Granskning av intern kontroll inom kommunstyrelsen svar på revisionsskrivelse

POSTADRESS

Kommunstyrelsens förvaltning Administrativa avdelningen 141 85 HUDDINGE

BESÖKSADRESS

Kommunalvägen 28

TELEFON (VX) OCH FAX

08-535 300 00 08-535 301 70

E-POST OCH WEBB

huddinge@huddinge.se www.huddinge.se KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE

DATUM DIARIENR SIDA

2014-01-03 KS-2013/1430.912 1 (4)

HANDLÄGGARE

Mariam Yousif 08-535 31 366

Mariam.yousif@huddinge.se

Kommunstyrelsen

Granskning av intern kontroll inom kommunstyrelsen – svar på revisionsskrivelse

Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut

Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad 2013-10-21, åberopas innehållet i tjänsteutlåtande KS-2013/1430.912, daterat den 3 januari 2014.

Sammanfattning

EY har fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens internkontroll.

Internkontrollarbetet har analyserats utifrån COSO-modellen som består av fem komponenter. Efter genomförd granskning bedömer revisorerna att styrelsen säkerställer en god internkontroll. Kommunstyrelsens förvaltning bedömer granskningen som relevant och har genomfört flera av de

förbättringar som föreslagits redan i samband med Plan för intern kontroll 2014.

Beskrivning av ärendet

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun har EY granskat kommunstyrelsens interna kontroll ur ett verksamhetsperspektiv.

Granskningen tar avstamp i den så kallade COSO-modellen som är ett internationellt etablerat ramverk för utveckling och utvärdering av intern styrning och kontroll. Analys och utvärdering har genomförts av

verksamheten enligt COSO-modellens fem komponenter kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering.

Varje komponent har brutits ned i ett antal analysområden eller påståenden.

Dessa har i sin tur bedömts utifrån två olika perspektiv, dels struktur/formalia, det vill säga hur kontrollen är tänkt att fungera, dels hur den tillämpas i

praktiken.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE

DATUM DIARIENR SIDA

2014-01-03 KS-2013/1430 2 (4)

EYs bedömning baseras på en sammanvägning av de olika komponenterna och påståendena enligt följande kriterier:

 ”Tillräckligt” (grön) - minst 75 % av delbedömningarna får grönt och ingen får rött.

 ”Ej helt tillräckligt” (gul) - minst 75 % av delbedömningarna får minst gult.

 ”Otillräckligt” (röd) - inget av ovanstående kriterier är uppfyllt.

EYs sammanfattade bedömning för de fem komponenterna framgår enligt följande:

Inom ramen för kontrollmiljö bedöms styrelsen ha tillräcklig internkontroll. Styrelsen bedöms vara medveten om sitt ansvar för intern styrning och kontroll. Styrelsens mål bedöms ligga i linje med kommunens övergripande mål.

Ansvaret för riskanalys och internkontrollplan bedöms vara väl känt i organisationen och planen för internkontroll täcker in de väsentliga riskerna i verksamheten. Styrelsen

säkerställer att nödvändig kompetens finns för att uppnå uppsatt mål och verksamheten har inga problem med att rekrytera kompetent personal.

Inom ramen för riskhantering bedöms styrelsen ha tillräcklig internkontroll. Det finns en modell för riskhantering.

Förfarandet som innebär att alla medarbetare årligen blir involverade i riskanalysarbetet gör att modellen är känd i organisationen. Riskanalysarbetet sker dels med

utgångspunkt i ett målperspektiv dels från ett

förtroendeperspektiv. I syfte att skapa mer systematik och effektiv uppföljning/uppdatering av risker i kommande års arbete rekommenderar vi att styrelsen på ett tydligare sätt dokumenterar på vilken grund riskerna bedöms och värderas.

Inom ramen för kontrollaktiviteter bedöms styrelsen inte ha en tillräcklig internkontroll. Styrelsen fastställer årligen en internkontrollplan. Varken internkontrollplanen eller verksamhetsplanen omfattar dock riskreducerande åtgärder och innebär att riskreducerande åtgärder inte har hanterats på ett formellt korrekt sätt. Styrelsen ska enligt kommunens reglemente för internkontroll fastställa både verksamhetens risker och de riskreducerande åtgärderna. Vår

rekommendation är att internkontrollplanen framgent Kontrollmiljö

Riskhantering

Kontrollaktiviteter

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE

DATUM DIARIENR SIDA

2014-01-03 KS-2013/1430 3 (4)

innehåller en beskrivning av riskreducerande åtgärder som vidtas i syfte att förhindra oönskade händelser.

Inom ramen för information bedöms styrelsen ha tillräcklig internkontroll. Det finns en kommunövergripande

kommunikationspolicy. Förvaltningen har en

kommunikationsavdelning som ansvarar för att samordna, styra och stötta i informationsflödet både till medborgarena och till medarbetarna. Kommunikationsstrategin finns i kommunikationsavdelningens arbetsplan. Det finns flera etablerade processer för hur information kommuniceras, såväl intern som extern information. I en förstudie 2013 har framkommit att den interna kommunikationen via intranätet inte är effektiv. Beslut om nytt intranät har fattats.

Inom ramen för uppföljning och utvärdering bedöms

styrelsen ha tillräcklig internkontroll. Uppföljningsprocessen av såväl verksamhetens mål som styrelsen interna kontroll.

Vår bedömning är dock att det finns ett utvecklingsområde vad gäller riskreducerande åtgärder som för flera risker är mycket omfattande. En åtgärd kan t.ex. handla om att ta fram ny arbetsmodell eller etablera ny process. Vår rekommendation är att bryta ned riskreducerande åtgärder till flera delmoment så att kontroll (mätning) av huruvida aktiviteten genomförs enligt plan möjliggörs.

Sammanfattningsvis gör EY bedömningen att styrelsen säkerställer en god internkontroll. De har efter genomförd granskning identifierat följande huvudsakliga förbättringsområden för vilka kommunens förtroendevalda revisorer vill ha en redovisning:

 Internkontrollplanen bör framgent, i enlighet med kommunens reglemente för internkontroll, omfatta en beskrivning av

riskreducerande åtgärder som ska genomföras under planperioden i syfte att förhindra oönskade händelser.

 Styrelsen bör på ett tydligare sätt dokumentera på vilka grunder risker bedöms, värderas och prioriteras i internkontrollplanen med syfte att skapa mer systematik och effektiv uppföljning i kommande års arbete. I bruttorisklistan, inför framtagandet av 2013 års

internkontrollplan, finns åtta risker som värderas till risknivå 8 varav två har prioriterats att ingå i internkontrollplanen utan beskrivning hur prioriteringen är gjord.

 För flera risker bedöms riskreducerande åtgärder vara omfattande.

Det kan t.ex. handla om att ta fram nya modeller eller etablera nya processer. Styrelsen bör försöka bryta ned omfattande åtgärder till Information

Uppföljning och

utvärdering

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE

DATUM DIARIENR SIDA

2014-01-03 KS-2013/1430 4 (4)

flera delmoment så att kontroll (mätning) av huruvida aktiviteten genomförs under planperioden möjliggörs.

Förvaltningens synpunkter

Kommunstyrelsens förvaltning anser att EYs granskning är relevant och rättvisande. Vad gäller de rekommendationer som lyfts fram ser förvaltningen på dem på följande sätt:

1. Från och med Plan för intern kontroll 2014 redovisas de

riskreducerande åtgärderna i anlutning till riskredoviningen. Ansvarig för åtgärderna anges i planen.

2. Riskerna bedöms enligt kommunens modell för riskvärdering. Alla risker dokumenteras i riksbruttolistan. Varje risk poängbedöms utifrån sannolikhet och konsekvens av oönskade händelser. De risker som får högst värden prioriteras i Plan för intern kontroll. Dock kan

prioriteringen påverkas av ytterligare faktorer och dessa bör i enlighet med rekommendationen dokumenteras tydligare i Plan för intern kontroll och förvaltningen ämnar göra det inför 2015.

3. Ofta är de riskreducerande åtgärderna av omfattande karaktär och för att tydliggöra olika delåtgärder delas ett antal risker i Plan för intern kontroll 2014 upp i flera delar. Detta kan utvecklas ytterligare till för plan för intern kontroll 2015.

Vesna Jovic Toralf Nilsson

Kommundirektör Administrativ direktör

Mariam Yousif Handläggare

Bilagor

1. Revisionsskrivelse Granskning av intern kontroll inom kommunstyrelsen.

2. Revisionsrapport 12/2013 Huddinge kommun Granskning av

internkontroll inom kommunstyrelsen.

HUDDINGE KOMMUN Revisorerna

Revisionsskrivelse 2013-11-11

Till Kommunstyrelsen ^{I(•H••I••' ' 1}

1

-- ^l

fl. ').

i

Granskning av intern kontroll 2013 , · ·, ·· \ Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kd,mmun genomfört en granskning av interna kontroller kopplade till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.

Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har därmed inriktats på de mest vasentliga riskområdena i redovisningen. Dessa är planer för intern kontroll, bokslutsprocessen,

inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/ kundfakturering/ inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Granskningen ar således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem.

Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbattringsområden som syftar till att stärka den interna kontrollen enligt följande:

; '' Barn- och utbildningsförvaltningen samt social-och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som bilaggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav .

. ~-:: Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera

genomförda förandringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förandringar i bank- och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen .

.... ,: Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn-och utbildningsförvaltningen.

f:i• Kommunstyrelsen bör förstarka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det ar av vikt att

säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet.

',;, Samhällsbyggnadsnamnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de ar

fardigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att sakerstalla ett korrekt resultat för redovisningsperioden .

.:+

, ·· Kommunstyrelsen bör införa en rutin som säkerstaller att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör.

Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla styrelsens svar på rapporten senast den 15 februari 2014.

För Huddinge kommuns revisorer

-~ '//~

Kurt Karlsson Ordförande

För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Samtliga nämnder

4~

Lars Blomkvist

\

\

Revisionsrapport nr 11 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2013

Huddinge kommun

Granskning av intern kontroll

llllll11¹''

Building a better worl<inq world

FltJd:li:lfj '''"'tl·~· work111q world

Innehåll

Sammanfattning och rekommendationer ... 2

1. lnledning ... 4

2. Intern kontrollplan ... 5

3. Bokslutsprocessen ... 5

4. Leverantörsfakturor och utbetalningar ... 6

4.1 Manuella utbetalningar ... 8

4.2 Granskning av ledningsnära kostnader ... 9

5. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar ... 11

6. Materiella anläggningstillgångar ... 11

6.1 Exploateringsprojekt ... 12

7. Internbanken-samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner 13 7.1 Pensionsportföljen ... 13

8. PA· lön ... 14

8.1 Pensioner ... 15

9. Inköp och upphandlingsprocessen ... 15

01Jtldln<J d b~:tl·~<

work1nq wori!J

Sammanfattning och rekommendationer

Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden.

• Intern kontrollplan

• Bokslutsprocessen

• Leverantörsfakturor - utbetalningar

• Manuella utbetalningar

• Intäkter- kundfakturering- inbetalningar

• Materiella anläggningstillgångar

• Finansiella anläggningstillgångar

• PA/Iöneprocessen

• Inköp och upphandlingsprocessen

Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen.

Rekommendationer:

.,. Barn -och utbildningsförvaltningen samt social -och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav .

.,. Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av att kontrollmomentet utförts .

.- Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya

leverantörer, förändringar i bank- och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen .

.- Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen .

.,. Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ny finansiering tillfaller projektet.

.,. Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden .

.,. Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.

2

8uildinq il hettot workinq world

.,. Löneavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. stickproven bör dokumenteras.

~> Löneavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i

lönesystemet Herorna genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet.

.,. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp.

1> Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom

upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster.

,. Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan .

.,. Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s.k "tittbehörigheter"

.,. Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen .

.,. Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör.

fhnldhH)

EV

work in q wor Id

1. Inledning

Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen.

Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördju- pade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.

1.1 Metod

Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområ- dena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal på följande funktioner; ekonomienheten, HR-avdelningen samt upphandlingsenheten på kommunstyrelsens förvaltning, lnternbanken, handläggare för administration och utbetalning av försörjningsstöd på Socialnämnden samt ekonomiassistenter på barn och utbildningsförvaltningen samt miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen.

Vi har tagit del av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. l rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive process. Föregående års rekommendationer följs upp och kommenteras i anslutning till processerna. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2013 har varit:

• Intern kontrollplan

• Bokslutsprocessen

• Leverantörsfakturor- utbetalningar

• Manuella utbetalningar

• Intäkter- kundfakturering - inbetalningar

• Materiella anläggningstillgångar

• Finansiella anläggningstillgångar

• PA/Iöneprocessen

• Inköp och upphandlingsprocessen

4

8u•ldinoJ ·l bett l! r work1nq world

2. Intern kontrollplan

Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitets- ledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det

reglemente som finns.

Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige 2003 (dock har den blivit reviderad under 2011 ). Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Respektive nämnd har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet.

Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser utifrån de områden som anges och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsbokslutet. Anvisningar för nämndernas internkontrollplaner ingår i anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner kan skilja sig åt till innehåll. Reglementet anger inte hur internkontrollplanerna formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som impulser till att göra något, avsikten är inte att exakt ange vad och hur detta ska göras.

Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de har även ansvar för att informera övriga medarbetare.

Bedömning

Vi anser att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Kommunen vidareutvecklar även sina planer för intern kontroll för att kunna utvärdera vilka risker som är mest väsentliga att arbeta med och enligt vår bedömning kommer detta att stärka det interna kontrollarbetet ytterligare.

3. Bokslutsprocessen

Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti 2013. Även stickprovsgranskning av manuella bokföringsorder har genomförts.

Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen.

Ekonomiavdelningen ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton, vilket i princip innebär samtliga konton som inte är interimskonton. För interimskonton finns ansvaret istället hos respektive förvaltning. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma.

Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid uppföljning av verksamheterna.

Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp mer sällan. l likhet med föregående år pågår en generell översyn av nyckeltal, då det finns många och vissa inte

fhn!dirHJ d bctl\•r work•llq world

används för utvärdering. Antalet nyckeltal har minskat och målet är att enbart ha nyckeltal som är jämförbara med framförallt kommuner inom länet.

Vi har stickprovsvis granskat manuella bokföringsorder för att kontrollera att kommunen uppfyller dokumentationskraven som krävs. Ytterligare granskning kommer att göras i samband med bokslutet. Granskningen har inriktats på tre av förvaltningarna; social- och äldreomsorgsförvaltningen, barn - och utbildningsförvaltningen samt kommunalstyreisens förvaltning. l likhet med föregående år noteras brister i ett antal stickprov avseende dokumentationen av bokföringsorder. stickproven som bedömts vara bristfälliga är hänförliga till social - och äldreomsorgsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen.

Gemensamt är att bifogade underlag till bokföringsorder inte varit tillräckliga, alternativt svåra att härleda till belopp. För de stickprov som vi anser att bifogade underlag inte har varit tillräckliga, innebär det att inga externa underlag i form av fakturor, formella beslut eller avtal har funnits bifogade till bokföringsordern.

Av Lag (1997:614) om kommunal redovisning framgår att "en verifikation ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. l förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning

om

handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga." Enligt kommunens ekonomihandbok ska en bokföringsorder innehålla fullständiga uppgifter om orsaken till ordern och, i de fall det innebär en rättelse i bokföringen, hänvisning till den verifikation omföringen avser.

Vår granskning visar att kommunen har generellt sett blivit bättre på att bilägga dokument vid upprättande av bokföringsorder, dock kvarstår viss förbättringspotentiaL Noterade awikelser indikerar att fastställda dokumentationskrav fortfarande inte uppfylls helt. Samtliga granskade bokförings-orders uppfyller kommunens krav på attester.

Rekommendationer:

.,. (20 11) Vi rekommenderar barn - och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav.

status 2013: Genomförd granskning visar att en övergripande förbättring har skett, dock förekommer det fortfarande att adekvata underlag saknas för ett antal

bokföringsorder. Rekommendationen kvarstår därmed.

4. Leverantörsfakturor och utbetalningar

Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov.

l april 2011 anskaffade kommunen ett nytt system, Proceedo, som ska användas från beställning till betalning. Kommunen har anlitat ett nytt inscanningsföretag för leverantörsfakturor och använder sedan mars 2013 företaget Visrna Services AB i Fagersta.

Merparten av alla leverantörsfakturor skickas till Visma, som scannar in alla fakturor. Visrna skapar en fakturafil som sänds till Rumänien för korrekt kodning av filen, varefter filen skickas till Visrna Commerce AB som ansvarar för att filinläsningen sker korrekt.

l Proceedo sker ankomstregistrering samt attest av fakturorna. Attest sker två i förening, en granskningsattest och en kontrollattest Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner. Attesträtter kan endast läggas upp av systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. För att en ny attestant ska läggas upp krävs signerade

6

Uuildi!lfJ

EV

workinq wo r Id

blanketter från de olika förvaltningarna. Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar, kontrollera att erforderliga underlag till representation bifogats samt att moms vid billeasing hanterats korrekt. De fakturor som inte passerar en administratör är fakturor från leverantörer där stora mängder inköp görs av många enheter. Det är mestadels förbrukningsmaterial, till exempel inköp av livsmedel från Servera och Arla. Vi bedömer att detta är rimligt.

överföring från Proceedo till ekonomisystemet Agresso sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet har kommunen under hela 2013 utfört en dokumenterad avstämningskontroll för att säkerställa att informationen som överförs från Proceedo till Agresse är fullständig. Dokumentationen av kontrollen har dock inte sparats löpande, vilket innebär att det inte finns någon spårbarhet av att kontrollen varit på plats hela året.

Vid betalning av fakturor måste först ett betalningsförslag upprättas som sedan ska godkännas, vilket sker hos förvaltningarna. Utanordnaren på respektive förvaltning ansvarar för att genomföra stickprov att betalningsförslaget är korrekt innan det godkänns för definitiv betalning. Uppgiften roteras bland förvaltningarna enligt ett schema. Slutlig hantering, att skicka definitiv betarfil till bank, genomförs dock alltid centralt hos kommunstyrelsens förvaltning. Avstämning görs då att totalbeloppet i betalfilen överensstämmer med det betalningsförslag som respektive utanordnare har godkänt för sin förvaltning.

Det har även införts ett kontrollmoment i samband med att betalfilen skickas iväg.

Kommunen har köpt en tjänst av ett externt företag som innebär att innehållet i betalfilen kontrolleras innan den går iväg till banken med avseende på exempelvis eventuella bluffakturor, dubbla betalningar, samt betalning till företag som saknar F-skattsedel. Även fakturabelopp som överstiger 3 mnkr noteras. Inom en minut efter att betalfilen har skickats erhåller kommunen en rapport om betalfilens innehåll. Rapporten skrivs ut, sparas i pärm och eventuella avvikelser hanteras. Vid fakturabelopp överstigande 3 mnkr skickas fakturan till ansvarig förvaltning för en slutlig bedömning.

Behörighet att göra förändringar i fasta data i leverantörsreskontra, exempelvis i form av registrering av nya leverantörer, tillägg av nya - eller förändring i befintliga bank- eller postgironummer är begränsat till ca fem personer på respektive förvaltning. För tillfället genomförs ingen efterkontroll av att förändringar i fasta data i leverantörsreskontra har skett på korrekta grunder.

Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelse- tillhörighet och kontering. Granskningen har genomförts utan anmärkning.

Rekommendationer:

~> (2011) Vi rekommenderade att en avstämning genomfördes mellan Proceedo och

Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor överfördes samt att korrekt totalbelopp överfördes. Denna typ av kontroll säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura "fastnar" i systemet och medför förseningsavgifter.

Status 2013: Genomförd granskning 2013 visar en förbättring då kontrollen har genomförts under hela 2013. Dock har inte kontrollbevisen sparats löpande vilket medför en brist i spårbarheten av att kontrollen genomförts. Vi rekommenderar att kontrollbevisen sparas för att kunna verifiera att kontrollen utförts.

E

.- (2012) Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant.

Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad.

,.. (NY) 2013: Vi rekommenderar att respektive förvaltning löpande tar ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.

4.1 Manuella utbetalningar

Granskning har skett av manuella utbetalningar av försörjningsstöd. En förståelse för processen har erhållits genom intervju med ansvarig personal inom Socialnämnden. Den genomförda intervjun har syftat till att identifiera vilka risker som finns i processen för utbetalning av försörjningsstöd, vilka kontroller som finns för att minimera riskerna samt identifiera eventuella förbättringsområden.

Socialnämnden ansvarar för utbetalningar av försörjningsstöd. r genomsnitt betalar kommunen ut försörjningsstöd till cirka 2 200 hushåll per år. Personer kan söka försörjningsstöd av olika anledningar, men för att erhålla stöd går alla som söker i huvudsak genom samma flöde. Vi har fokuserat på att granska processen utifrån ett finansiellt perspektiv.

Socialnämnden har upprättat ett dokument avseende vilka rutiner som finns i samband med en ansökan, vilka kontrollmoment som finns samt vem som är ansvarig. Ett led i att ha god intern kontroll är att ha ovan nämnda dokumentation, vilket vi bedömer vara positivt.

Dokumentet redogör för att det finns ett antal kontroller på plats i organisationen som ska förhindra att eventuella felaktigheter uppstår. Vi har dock identifierat ett antal områden där det bedöms finnas förbättringspotentiaL En redogörelse för dessa lämnas nedan.

En person ansöker om försörjningsstöd genom att lämna in en ansökan. En utredningsassistent skapar med hjälp av ansökan ett så kallat "hushåll" i verksamhetssystemet Procapita där information i form av adress, antal i hushållet, hushållets inkomster och dylikt rapporteras in. En socialsekreterare träffar därefter den sökande och påbörjar en utredning som ska mynna ut i beslut om personen kan beviljas försörjningsstöd. l hälften av alla ärenden utför socialsekreteraren hela utredningen själv och för resterande fall är en utredningsassistent behjälplig med delar av utredningen. l ovanstående rutin har vi identifierat risker. Exempelvis kan en socialsekreterare behandla ett helt ärende själv, från att utredning påbörjas till att utbetalning genomförs. Den dualitet som finns är att en utredningsassistent i ett första led måste skapa det så kallade "hushållet" i verksamhetssystemet Den kontroll som finns för att minimera risken att det uppstår felaktigheter/oegentligheter är att enheten gör stickprovsvisa kontroller av gjorda utbetalningar. Kontrollen är ursprungligen tänkt som en preventiv kontroll som ska göras inför utbetalning där utredning, grund till beslut och beslutad summa granskas men eftersom utbetalningar görs dagligen finns inte utrymme för ansvarig att hinna göra det inför utbetalning, varför den utförs som en upptäckande kontroll.

Utredningsassistenter ansvarar för kompletteringsersättningar vilket exempelvis kan avse utbetalningar av ersättningar till en föråldraledig som behöver extra stöd utöver sin föräldrapenning. l detta fall finns det en total avsaknad av dualitet i hanteringen vilket ökar risken för att eventuella fel eller oegentligheter uppstår. En avvikelse skulle kunna upptäckas 8

EV

workinq world

i den dagliga stickprovskontrollen men vi bedömer att risken kvarstår när en och samma person kan ansvara för hela flödet från registrering av ett ärende till utbetalning.

När ett hushåll inte längre är i behov av försörjningsstöd har kommunen en intern riktlinje om att hushållet skall avslutas inom tre månader. Ett avslut innebär att "hushållet" blir stängt i Procapita för ytterligare ändringar.

Vid genomgång av verksamhetssystemet Procapita noterade vi att användarnas behörigheter i systemet är relativt omfattande. Vi kan inte uttala oss om huruvida det är nödvändigt att behörigheterna är utformade på detta vis för att möjliggöra det praktiska arbetet. Dock bedömer vi att det är av vikt att initiera en genomgång av befintliga behörigheter samt utreda huruvida det finns möjlighet att begränsa ett antal behörigheter för att minimera risken för felaktigheter i hanteringen.

Vi har erhållit information om att ekonomiavdelningen inom Socialnämnden genomför stickprovsvisa kontroller som syftar till en genomgång av utredningen, grund för beslut samt ekonomisk beräkning. Vidare kontrolferas även utbetalningar av ovanligt höga belopp för att säkerställa att de är korrekta. Vi har i revisionen inte haft möjlighet att granska de stickprovsvisa kontrollerna, varför vi inte kan uttala oss om huruvida stickprovskontrollerna fungerar i enlighet med den beskrivning vi har erhållit.

Vi har i vår granskning genomfört stickprovsvisa kontroller av utbetalning av försörjningsstöd genom att granska utbetalda medel mot genomförd beräkning, beslut, att medel har utbetalats till det bankkontonummer som finns angivet i ansökan respektive till det bankgiro- /plusgironummer som står på fakturan. Vidare har vi kontrollerat att vissa av enhetens kontroller har dokumenterats. Den genomförda granskningen har inte visat på några avvikelser.

Rekommendationer:

.,. (2013) Tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar finns dualitet i någon del av kedjan.

~ (2013) Vi rekommenderar Socialnämnden att se över behörigheterna i Procapita för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s.k "tittbehörigheter"

~ (2013) Vi rekommenderar att Socialnämnden löpande tar ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.

4.2 Granskning av ledningsnära kostnader

Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader, vilket inkluderar representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter.

Kommunen har fastlagt regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra belöningar till utomstående. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige 2012 och redogör för de regler som gäller i samband med intern och extern representation. Bland annat anges att all representation ska ha "ett tydligt samband med verksamheten" samt att det krävs "ett gott omdöme när det gäller vad som anses vara rimligt och skäligt i varje situation".

l vår stickprovsgranskning av ledningsnära kostnader har vi i år noterat en förbättring gällande den dokumentation som bifogas vid representation och dylikt. Dock har vi för en förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen, noterat att det saknats underlag vid något

EV

tillfälle. Vi vill poängtera vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga, då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner, vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen.

Barn - och utbildningsförvaltningen har under året haft en konferens för samtlig personal.

Fakturan uppgår till 46 940 kr och omfattar kostnad för administration av konferens samt förtäring i anslutning till denna. Ingen agenda eller dylikt har bifogats för konferensen.

Rekommendationer:

... (2011) Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen.

status 2013: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av representationskostnader. Det förekommer fortfarande brister i dokumentaUonen, framförallt i underlagen som bifogas konferenskostnader.

1> (2012): Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga

förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant.

Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad.

lO

AuildinrJ ,, IJcttN worksnq world

5. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar

l samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika verksamhetsområden varje år. 2011 granskades social- och äldreomsorgsförvaltningens fakturering och intäkts-redovisning av äldreomsorgsavgifter och allmänfakturering. Granskningen genomfördes utan anmärkningar. 2012 granskades intäktsprocessen på miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Även denna granskning genomfördes utan anmärkningar.

Arets granskning har fokuserats på intäkterna inom miljö- och samhälls- byggnadsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen.

Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar mot två nämnder, miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsförvaltningen erhåller intäkter för bland annat administration av bygglov, markupplåtelser och arrendeavtal, timmerförsäljning samt framtagande av kartor, flygfotografier och dylikt. Miljöförvaltningen erhåller främst intäkter genom hälsoinspektioner i restauranger och skolbespisningar. Vi har stickprovsvis granskat en intäkt erhållen för bygglov. Kommunen erhåller en ansökan om bygglov vilken initierar intäktsprocessen. Fakturering sker enligt kommunfullmäktiges fastställda taxa. Taxan baseras på omfattning och typ av byggnation samt administrationen av ärendet. Fakturering sker i efterskott efter att ärendet har handlagts.

Vår granskning av intäktsprocessen hos miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har inte föranlett några anmärkningar.

Merparten av intäkterna hos barn-och ungdomsförvaltningen genereras via förskoleavgifter.

Kommunen erhåller en ansökan om färskoleplats av vårdnadshavare. Vanligtvis sker ansökan digitalt via kommunens hemsida. När en ansökan erhållits skickas ett erbjudande om färskoleplats ut vilken vårdnadshavarna ska bekräfta och i samband med detta registrerar vårdnadshavarna uppgift om inkomst samt antal timmar barnet ska tillbringa på förskolan. Vårdnadshavares inkomst, antal timmar och barnets ålder ligger till grund för den avgift som ska debiteras. l de fall hushållets inkomst överstiger 42 000 kr i månaden före skatt debiteras maxtaxa. l datasystemet Procapita registreras alla uppgifter som ligger till grund för fakturering. Fakturering sker för innevarande månad. En gång om året uppmanas vårdnadshavare att uppdatera uppgifterna.

Barn och ungdomsförvaltningen erhåller även ersättningar från andra kommuner när en elev som tillhör en annan kommun går i för-, grund- eller gymnasieskolan i Huddinge kommun.

Kommunerna har möjlighet att upplåta en plats åt en elev som är hemmahörande i annan kommun. Fakturering sker sedan utifrån elevlistor vilka specificerar de elever vars hemkommun är en annan, därefter skapas manuella fakturor som faktureras respektive kommun. Förskolan fakturerar halvårsvis medan grundskolan och gymnasieskolan fakturerar månadsvis.

Vår granskning av intäktsprocessen hos barn- och ungdomsförvaltningen har inte föranlett några anmärkningar.

6. Materiella anläggningstillgångar

Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef, systemkonsult och budgetansvarig vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är i allt' väsentligt oförändrad jämfört med föregående år. Kommunen arbetar decentraliserat vilket avspeglar sig i processen för anläggningstillgångar. Stor del av ansvaret ligger på respektive

A111ldinq '' bt>tl•?r work1nc1 world

förvaltning avseende inventering, utrangeringar och rapportering gällande aktivering av projekt.

l samband med granskning av bokslutet görs uppföljning av årets anskaffningar och pågående projekt.

Föregående år rekommenderades kommunen att förbättra rutinen för när anläggningstillgångar aktiveras. Vid granskningen framkom att det fanns ett antal projekt som fanns färdiga och där anläggningarna hade tagits i bruk men där de fortfarande redovisades som pågående projekt. Arets genomgång av processen visar att kommunen har förbättrat rutinerna för aktivering av anläggningstillgångar, men att det fortfarande finns ledtider mellan projektslut och aktivering. För att minska den resultateffekt som dessa ledtider kan innebära till följd av att avskrivningar påbörjas senare än de borde, rekommenderas kommunen att tillämpa retroaktiv avskrivning. Denna metod ger ett rättvisande resultat för året.

Alla samhällsbyggnadsprojekt har en projektbudget som projektledaren ansvarar för. Om ett projekt väsentligt överskrider budget skall ett tilläggsäskande uttryckas i ett tjänsteutlåtande.

Den stickprovsvisa granskningen av investeringsprojekt visar att detta ej har gjorts. Så snart det finns indikationer på att ett projekt kommer att överstiga budget bör ett nytt beslut tas avseende om projektet beviljas ytterligare medel.

Rekommendationer:

... (2013) Vi rekommenderar kommunen att förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ny finansiering tillfaller projektet .

.,. (2013) Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.

6.1 Exploateringsprojekt

Liksom föregående år har vi i år valt att fokusera ytterligare på kommunens hantering av exploateringsprojekt

Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år expolateringsprojektet färdigställs.

Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt.

Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas.

Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker även i samband med delårs- och årsbokslut.

Exploateringsintäkter redovisas per färdigställd etapp.

Vi har gjort en övergripande granskning av två pågående exploateringsprojekt Det ena projektet är pågående och beräknas bli klart 2014 medan det andra projektet har besiktigats och det som återstår är åtgärder efter besiktning. Föregående år lämnades en rekommendation om att kommunen bör förbättra rutiner avseende avslut av projekt för att

12

f! tidding il b~tt<)r workinq world

säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Utifrån den gjorda granskningen bedömer vi att rekommendationen ska kvarstå med anledning av att vi ej har identifierat någon ändring av rutinerna för att detta ska förbättras.

Rekommendationer:

... (2012) Kommunen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar fillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.

status 2013: Genomförd granskning visar att rutinerna inte har förbättrats.

Rekommendationen kvarstår därmed.

... (2013) Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigsfällda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.

7. Internbanken-samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och södertälje kommuner

Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar genom intervju med finans- ansvarig på internbanken.

Den externa upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge och Söderenergi uppgick till 6 166 mnkr där 5 176 mnkr avser Huge och 990 mnkr för energikoncernen.

Månatligen rapporterar Internbanken en riskrapport till kommunstyrelsen och Huges VD.

Rapporten syftar till en uppföljning av det finansiella innehavet samt en utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs. Rapporten redogör för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefattar en riskanalys över Huges innehav.

Under 2013 har Internbanken under ledning av Kommuninvest börjat förbereda inför ett byte av finanssystem. Kommuninvest ansvarar för upphandling av programvaran, varefter ett nära samarbete sker med Internbanken och ett ytterligare antal kommuner för att säkerställa att programvaran anpassas enligt den kravbild som kommunerna har. Grundtanken är att detta finanssystem ska användas för samtliga av Kommuninvests medlemskommuner. Prognosen är att en första testkörning av programmet kommer att genomföras under början av 2014.

7.1 Pensionsportföljen

Pensionsmedelsförvaltningen sköts av Söderberg & Partners som månatligen inkommer med en riskkontrollrapport över innehavet. Enligt ett beslut i kommunfullmäktige den 13 maj 2013, har en ny placeringspolicy avseende "Riktlinjer för förvaltning av pensionsmedel i Huddinge kommun" antagits. Riktlinjerna i policyn fokuserar på att undvika onödiga marknadsrisker och kostnader, varför pensionsmedlen istället ska placeras internt inom ramen för internbankens löpande skuldförvaltning. Med anledning av detta har merparten av värdepappersinnehavet avyttrats under året.

Avyttrat innehav uppgår till ett bokfört värde om 238 mkr fördelat mellan aktiefonder, aktieindexobligationer, obligationsfonder och obligationer. Avyttringen resulterade i en

EY

realisationsvinst om 17 mkr, merparten hänförlig till försäljningen av realräntaobligationerna som emitterats av svenska staten. Ett värdepappersinnehav om 20,5 mkr återstår, vilket kommer att avyttras framöver. För detta värdepappersinnehav understiger marknadsvärdet det bokförda värdet vid tidpunkten för avlämnandet av denna rapport, varför internbanken har valt att avvakta med denna försäljning och invänta ett mer gynnsamt marknadsläge.

Det likvidmässiga överskott som uppstod i samband med avyttringen av värdepapperna avser således kommunens pensionsmedeL För vidare förvaltning av pensionsmedel har 300 mkr därefter omplacerats internt inom ramen för internbankens löpande skuldförvaltning enlighet med de nya riktlinjerna.

Rekommendationer:

~> (2012) Vi rekommenderar att placeringspolicyn för långa placeringar utvidgas för att

även omfatta riktlinjer för transaktioner och köp mellan kommunerna inom internbanken.

.,. status 2013: Med anledning av att merparten av innehavet i pensionsportföljen har avyttrats är inte denna rekommendation tillämplig längre. Kvarvarande innehav avser köp från extern part och involverar således ingen motpart inom lnternbanken.

8. PA- lön

Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns lönaprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Vi har även översiktligt granskat kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren KPA. Under 2013 har KPA övertagit SPP:s uppdrag att administrera kommunens pensionssparande. Detta innebär att vi har intervjuat personal vid löneadministration samt stickprovsvis granskat registrering av fast lönedata mot anställningsavtal, godkännande av avvikelserapporter i personalsystemet Heroma.

l likhet med tidigare år har vår granskning av lönaprocessen inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Vi har dock noterat att lönerevisionen omfattar ett betydande antal individer och önskvärt är därför att en efterkontroll genomförs efter att uppdatering har skett i lönesystemet efter lönerevisionen för att säkerställa korrekta uppgifter har registrerats i lönesystemet. Vidare har vi noterat att ingen efterkontroll genomförs av förändringar i fast data i lönesystemet. Detta är en viktig kontroll som säkerställer att förändringar i fasta data har skett på korrekta grunder och av behöriga individer.

Rekommendationer:

1> (2012) Vi rekommenderar att kommunen tar ett antal stickprov på den första

löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Slickproven bör dokumenteras.

status 2013: Genomförd granskning visar att stickprov inte genomförs.

Rekommendationen kvarstår därmed.

1> (2013) Vi rekommenderar att löneavdelningen på respektive nämnd löpande tar ut en

logglista från Herorna för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data,

14

Buildinq

EY

framförallt avseende förändringar i månadslöner, förändringar bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.

8.1 Pensioner

Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den formella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner.

Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pensioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade kontroller för pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel. Kommunen genomför stickprovsvis granskning av att inrapportering till KPA är korrekt och sedan 2012 dokumenteras även denna granskning.

Huddinge kommun har från och med 1 juli ett avtal med KPA som innebär att KPA levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen. Kommunen ska tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Detta innebär att det ställs stora krav på de uppgifter som kommunen skickar till KPA, att dessa är relevanta och korrekta i förhållande till de pensionsavtal som gäller. Kommunen behöver ha kontroller på plats som säkerställer att uppgifterna endast omfattar anställda och endast de lönearter och belopp som är pensionsgrundande.

Inrapportering till KPA sker en gång per år, i januari året efter intjänandeåret, genom att en pensionsfil skapas från lönesystemet. All pensionsgrundande lön på årsbasis för respektive anställd registreras i filen genom en utsökning i lönesystemet. Uppgifterna utgör grunden för pensionsförvaltarens beräkning av pensionsskulden. Innan filen skickas görs en rimlighetsbedömning av lönssummorna för kommunen som helhet. stickprov genomförs i samband med inrapportering en gång per år. Det är endast lönsadministratörerna som har åtkomst till pensionsfilen. Inga korrigeringar av uppgifter kan göras i pensionsfilen.

Löpande under året, i april, september och november, rapporteras förändringar, det vill säga nyanmälda och avslutade anställningar. Detta görs för att KPA ska kunna skicka ut valpaketet till nyanställda. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionsskulden.

Vi har stickprovsvis granskat inrapporterade uppgifter till KPA. Avseende att kommunens inskickade uppgifter överensstämmer med vad som är registrerat i KPA:s egna datasystem.

Vidare har granskningen innefattat en rimlighetsbedömning av att den inrapporterade pensionsgrundande årslönen överensstämmer med den utbetalade årslönen enligt kommunens lönesystem Heroma.

Vår granskning av pensioner har ej föranlett några väsentliga anmärkningar.

9. Inköp och upphandlingsprocessen

Den centrala upphandlingsenheten administrerar merparten av upphandlingarna men agerar även stöd till miljö - och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) samt social - och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) som även genomför egna upphandlingar för sina respektive förvaltningar i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) respektive lagen om valfrihetssystem, LOV (2008:962). Huddinge kommun har en central ramavtalsdatabas, från vilken samtliga förvaltningar/nämnder ska avropa mot.

All upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, icke diskriminering, transparens, proportionalitet samt följa uppsatta lagar och regler. Kommunstyrelsen har fastställt ett reglemente, HKF 9420, för Huddinge kommuns upphandling som beslutades i

f3wldin~ ,l bGtler work i•1q wo r 1(1

kommunfullmäktige 1995 (reglementet har dock reviderats under 2013). Dokumentet beskriver att Huddinge kommun ska följa lagen om offentlig upphandling, LOU (2007: 1091) samt beskriver processgången och de riktlinjer som finns för hur upphandlingar ska genomföras. Vidare framgår det av dokumentet att Huddinge kommun ska efterleva den miljöpolicy, HKF 4330, som fastställdes av kommunfullmäktige 1994. Av miljöpolicyn framgår det att en behovsanalys ska göras innan en upphandling/inköp påbörjas och som ska innehålla såväl en ekonomisk- som miljömässig bedömning av det planerade inköpet.

För årets granskning av intern kontroll i inköps - och upphandlingsprocessen har vi valt att fokusera granskningen på den centrala upphandlingsenheten och har i samband med detta intervjuat kommunens upphandlingschef. En översiktlig genomgång har gjorts av tillämpade rutiner i den dagliga upphandlingsverksamheten samt efterlevnad av policys och fastställt reglemente. Vi har genomfört en stickprovsgranskning av fakturor, som syftar till att kontrollera huruvida det finns tillämpliga avtal till grund för köpet samt att fastställda riktlinjer har efterlevts. Genomförd granskning har påvisat att det för ett stickprov har genomförts inköp från en leverantör till ett sammanlagt belopp om 1 407 140kr utan att något ramavtal ligger till grund för inköpen. Inköpen har genomförts från flera olika förvaltningar inom kommunen.

Upphandlingsavdelningen har under året arbetat med att se över upphandlingsprocessen där kommunen bland annat ska ta fram ett nytt reglemente avseende upphandling. Kommunen har arbetat med att harmonisera det interna reglementet ytterligare enligt LOU samt att tydliggöra respektive förvaltnings roll i processen. Detta är en pågående process som förväntas färdigställas under hösten.

Precis som föregående år har vi noterat att det saknas formulerade ansvarsområden som reglerar vilken förvaltning som ska ansvara för att kontrollera och säkerställa att ramavtal i ramavtalsdatabasen är fortsatt aktuella samt bevaka när ramavtalet löper ut och det är tid för ny upphandling. Denna brist kan medföra att viktiga ramavtal löper ut och får ersättas av alternativa lösningar, exempelvis genom direktupphandling eller genom inhyrda konsulttjänster. l förlängningen kan detta medföra att kostnadseffektiviteten inte kan garanteras, samt att det finns en risk att Huddinge kommun genom detta agerande gör avkall på kvaliteten i sina upphandlade tjänster.

Vidare har vi noterat att det vid initiering av upphandlingar inte dokumenteras någon separat behovsanalys, vilket inte är i enlighet med Huddinge kommuns framtagna miljöpolicy vid upphandling och inköp. Istället genomförs en dialog mellan upphandlingsenheten och den framtagna referensgruppen i vilken en ekonomisk - och miljömässig bedömning genomförs av det planerade inköpet. Dialogen mellan upphandlingsenhet och referensgrupp ligger senare till grund för det förfrågningsunderlag som skapas för upphandlingen.

Rekommendationer:

,.. (2012) Det är av vikt att definiera en ansvarsfördelning för administrationen av ramavtalen. Tydliggör vilka ramavtal som lyder under respektive förvaltning och vad detta ansvar innebär för förvaltningen. Dokumentera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och ljänster.

status 2013: Genomförd granskning visar att denna rekommendation kvarstår . ., (2012): Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med

initieringen av en upphandlinglinköp samt att denna dokumenteras. Att utvärdera hur

16

- Y

fl•11ldinq ~ IJ•~lt~.­

wo;kinq world

varan/tjänsten har nyttjats historiskt samt vad det framtida behovet förväntas bli bedöms vara en viktig grund vid initiering av en upphandling.

status 2013: Genomförd granskning visar att denna rekommendation kvarstår .

.,. (2013) Vi rekommenderar upphandlingsenheten att införa en rutin som säkerställer att ramavtalligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör.

Stockholm den 11 november 2013

w

Rebecca Ersryd

l kd; ^}J

Rebecka

H;nss~

Auktoriserad revisor Revisionsmedarbetare Revisionsmedarbetare