Järfälla 3 mars 2021
Järfälla Ryttarförening jarfallaryttarförening.se info@jarfallaryttarforening.se Säby gård
177 38 Järfälla
Skapa ekonomisk balans i föreningen - Handlingsplan
Bakgrund
Järfälla Ryttarförening har de senaste åren gått med totalt 2,7 MSEK i förlust. Ridskolan har startat från noll och varit tvungna att investera närmare 3 MSEK i hästar, maskiner och andra anläggningstillgångar.
För att klara likviditeten under uppbyggnadsskedet har man hittills lånat sammanlagt 2,8 MSEK i två olika omgångar vilket möjliggjorts av att Järfälla kommun tecknat en borgen på 4 MSEK. Trots detta har likviditeten varit ansträngd vid ett flertal tillfällen genom åren.
Den snabba expansionen i kombination med Coronapandemins effekter på ekonomin har gjort att vi återigen står inför en sommar med mycket ansträngd likviditet där problemen riskerar att bli akuta.
Vår auktoriserade revisor har reviderat föreningens ekonomiska redovisning för 2020. En revisor har också ett ansvar att bedöma förutsättningar för fortsatt drift de kommande 12 månaderna. Revisorn kommunicerade med ordföranden inför slutförandet av
revisionsberättelsen angående det ansträngda ekonomiska läget vad gäller bland annat likviditeten. Han rekommenderade då styrelsen att gå till årsmötet för att redovisa situationen tillsammans med en handlingsplan vad gäller ekonomin för att utifrån den få ett tydligt uppdrag från årsmötet att driva föreningen vidare. Ansträngd likviditet betyder förenklat att det inte finns någon ekonomisk buffert. De inkomster som kommer in går mer eller mindre direkt åt till utgifter. Under perioder när få inkomster kommer in riskerar kassan helt enkelt att bli tom och löner eller leverantörer kan inte betalas.
Budget 2021
I december lade styrelsen en budget utifrån underlag från föregående styrelse som är i balans och visar ett litet överskott på 1,3% på helår. Denna budget förutsätter dock att inga ytterligare intäktstapp uppkommer på grund av Corona eller andra oförutsedda händelser, att vi kan komma igång med mer ideella insatser för föreningen samt en mycket strikt kostnadskontroll. Vi skulle också behöva investera i ytterligare hästar för att kunna utöka verksamheten.
Vi i styrelsen ser därför behov av att göra en total genomlysning av verksamheten ur ett ekonomiskt perspektiv som en viktig del av en handlingsplan för att nå en ekonomi i balans och kunna satsa framåt.
Mål med handlingsplanen
att skapa förutsättningar för att driva föreningen vidare på ett långsiktigt hållbart sätt:
• Möjliggöra investeringar i nya hästar under året.
• Vid årsredovisningen för 2021 så har föreningen kontroll på ekonomin genom en tydlig kontinuerlig uppföljning varje månad med nyckeltal. Föreningen visar positivt resultat och likviditeten är på en trygg nivå som möjliggör en stabil drift av
föreningen och ridskolan. Att likviditeten är trygg betyder att det finns en buffert.
• Senast 2025 har vi en verksamhet som har en trygg ekonomi med ett mål på ett överskott på ca 3% som kan återinvesteras i verksamheten.
Intressenter till handlingsplanen
Medlemmarna, personalen, hästarna, styrelsen och även kommunen - vi blir alla
drabbade om vi inte lyckas genomföra denna handlingsplan. Det finns inga genvägar för oss i den situation som vi befinner oss i utan vi måste lyckas med detta för att kunna finnas kvar.
Påbörjade och planerade aktiviteter
1. Minskade kostnader
Innefattar en noggrann genomgång tillsammans med verksamhetschefen av varje enskild kostnadsrad i resultaträkningen och se vad förening och ridskoleverksamhet kan göra för att hålla nere/minska dessa kostnader samt skapa robusta nyckeltal som verksamheten kan styras utifrån. Styrelsen och medlemmarna behöver stödja
verksamhetschefen för att alltid kunna bemanna ridskolan optimalt så att arbetet kan utföras på ett bra sätt men också så konstnadseffektivt som möjligt.
Vi behöver också engagera medlemmarna mer i form av ideellt arbete och målet är att 10 % av medlemmarna ska engagera sig i frivilligt arbete vilket sköts systematiskt.
2. Ansökan av lån
Vi har ansökt om ytterligare 1,2 MSEK i lån, upp till taket på den kommunala borgen för att likviditetsmässigt “köpa” oss tid att få ekonomin i balans. Ett lån kan under en övergångstid ge den buffert som behövs. Ytterligare lån ställer dock krav på ökad lönsamhet då vi måste skapa utrymme för att amortera och betala räntor på även det nya lånet och då räcker inte de 1,3% i marginal som nu finns i budgeten. Marinalen, det vill säga “vinsten” måste vara högre för att räcka till att behålla en buffert och samtidigt klara alla kostnader.
3. Förbättra likviditeten
• Se över våra betalningsvillkor till leverantörer
• Se över om vi kan göra kursanmälningar bindande och fakturera dessa vid anmälningstillfället. Kan dock finnas lagstiftning att ta hänsyn till eftersom bokningar av kurser i regel sker via nätet.
• Ej ligga ute med pengar i form av lager av strö och hösilage för medlemsstallet om möjligt.
• Säkerställa att förfallna fordringar drivs in och hålla dessa på en minimal nivå
4. Bättre verktyg för administration och uppföljning
Vi har bytt ekonomisystem och har istället implementerat systemet Fortnox som dels ger oss lägre kostnader hos ekonomibyrån på grund av mer automatiserade flöden och dels ger oss betydligt bättre analysmöjligheter. Fortnox blir också billigare i drift då denna lösning inte ställer samma krav på IT-miljön i form av fjärrskrivbord och dylikt. Vi
kommer också införa elektronisk tidredovisning så snart det är möjligt för att minska det manuella och kostsamma arbetet med tidrapporter på papper. Under året kommer vi också sluta använda vårt eget löneprogram och gå över till att använda oss av
ekonomibyråns licens då det visat sig att detta redan ingår i priset och att vi inte behöver ha en egen licens och alltså betala dubbelt.
Xenophon som är systemet som finns bakom “min ridskola” har redan börjat användas av verksamhetschef och ridskolans personal för att ytterligare följa upp ridskola,
hästanvändning och hästkostnader. Ytterligare uppföljningsmöjligheter och effektivisering av annan administration som finns i Xenophon kommer att fasas in när det är praktiskt lämpligt.
Vi kommer också räkna fram nyckeltal som är branschspecifika för ridskolor och styra vår verksamhet mot dessa.
5. Bidragsansökningar, sponsring och kontakter med kommunen
Bidrag:
Föreningen har redan nu
- Sökt och beviljats hyres- och driftsbidrag för 2021 och reglerat 2020 som tyvärr innebar en återbetalning av 62 tsek pga för högt utbetalda bidrag under 2020 vilket påverkar likviditeten för 2021 negativt. (Not, föreningen har fått dessa hyresbidrag även tidigare)
- Sökt och beviljats Fritidsledarbidrag för 2021 (Not, har också beviljats tidigare) - Sökt och beviljats Aktivitetsbidrag för HT 2020 (Söks varje år)
- Sökt LOK bidrag HT 2020 (Söks varje år)
- Sökt Coronabidrag för Q4 2020 hos RF och beviljats 46 tsek.
- Sökt och fått beviljat bidrag från kommunen för Ungdomsledarkurser Ska söka snarast:
- Bidrag för Corona, förlorade intäkter för Q1 2021 från riksidrottsförbundet (RF) - om sådan ansökan blir möjlig
- Bidrag för extra utgifter kopplade till Corona från RF Sisu som inte täcks av sådant vi kan söka bidra från RF för.
- Bidrag eller stödinsatser för ekonomisk utredning "bättre föreningsekonomi" RF Sisu och/eller Svenska ridsportsförbundets Stockholmsdistrikt.
Sponsring
- Tagit kontakt med Sponsorhuset och NEH profilkläder för att få kontaktnamn - ICA Maxi kommer att kontaktas enligt deras förfrågan att stödja lokalt föreningsliv - Starta ett strukturerat sätt att söka sponsorer. Ett första steg är att söka bland
medlemmar och bland företag i närområdet.
Kommunen -
- Vi har kontakter med kommunen angående brister i lokaler och områden som gör att personalen i dagsläget behöver lägga tid på annat än kärnverksamhet.
- Kontakter med kommunen har också påbörjats för att se vilka ytterligare möjligheter till stöd som kan finnas från kommunen. Ansökan om förlängt borgensåtagande till kommunen planeras men har inte påbörjats. Målet med en sådan är att kunna förhandla fram längre amorteringstider på de lån föreningen har.
6. Ökade intäkter
Uppsuttet
Denna plan på hur intäkterna kan öka innefattar:
- Aktiviteter på lov och röda dagar - Drop in-ridning
- Ponnyridning
- Dressyrspecial för ponny - Nystartade ridgrupper
Exempel på annat som behöver undersökas (vad som kan genomföras beror på vad vi vill prioritera och framför allt på hur hästarnas arbete kan fördelas på ett bra sätt)
- Maximera terminslängden - Justera antal ridande i grupper Avsuttet
Det finns en hel del förslag på hur vi skulle kunna öka intäkterna genom avsutten
verksamhet. Vi försöker aktivt engagera medlemmarna med att hjälpa till med idéer och genomförande.
- Aktiv barnverksamhet med enkla aktiviteter tillsammans med ponnyerna - Kurser för barn och ungdomar – uppsuttet och avsuttet (uppsuttet har
begränsningar se ovan) - Mer kurser för vuxna - Fler sponsorer - Klubbtävlingar
- Sälja lotter, sport- underkläder
- Se över stallhyra och beläggning i medlemsstallet och användning av utrymmen och lokaler
- Hyra ut ridhusen för externa träningar då dessa står tomma - Hyra ut konferenslokalen i nya stallet
7. Undvika utbetalning av vite
Ett arbete pågår för att yrka att vi inte ska behöva betala vite till arbetsmiljöverket eller åtminstone minska det. (För information om föreläggande med vite från
arbetsmiljöverket se Verksamhetsberättelsen. Ett föreläggande är ett tvingande beslut från en myndighet och ett vite är en sorts böter om inte beslutet genomförs i tid).Arbetet innefattar att vi ska ta fram ett ledningssystem för vårt arbetsmiljöarbete och genomföra dokumenterade riskanalyser systematiskt på det sätt som krävs i arbetsmiljöverkets föreläggande.
8. Ökad kompetens
Vi har kompletterat affärs/ekonomikompetensen genom - Delar av personalen affärsutbildad q1 2021
- Tillskott av affärs- och ekonomikompetens i styrelsen som sätter sig in i förutsättningarna för att driva en föreningsdriven ridskola.
För att till fullo få nytta av denna påfyllnad av ekonomi och affärskompetens så planerar vi att knyta till oss branschspecifik kompetens, med stor erfarenhet från föreningsdrivna ridskolor för att snabbt få hjälp med att genomlysa vår verksamhet och få tips på
förbättringsåtgärder genom benchmark och erfarenhet. Vi har i dagsläget tagit kontakt med:
a. RF Sisu angående möjligheter att söka bidrag för föreningsutveckling kopplat till föreningens ekonomi
b. Besöksgruppen från SvRF Stockholmsdistriktet, möte planeras i mars
c. Utifrån analys tillsammans med besöksgruppen ta ytterligare kontakter med Lotta Hillbom och Lars-Gösta Naucler om möjlig finansiering via RF Sisu går att erhålla.
Initiala kontakter har tagits och avvaktar resultat av punkt b.
9. Faktabaserade beslut och transparent verksamhet
Med hjälp av våra nyckeltal som vi tar fram och den ekonomiska uppföljningen via ekonomisystemet kan vi systematisk få fram kontinuerlig fakta som hjälper oss att vara mer framåtriktade och flexibla. Med hjälp av dessa nyckeltal kommer vi att ha
regelbundna uppföljningar med representanter från både styrelsen och verksamheten för att säkerställa att vi alla har samma bild av verkligheten, för att gemensamt kunna ta förebyggande beslut framåt och skapa en förståelse för varför beslut tas.
10 . Kommunikation och engagemang
Vi har skapat ny Facebookgrupp - Medlemshörnan med syfte att kommunicera och engagera medlemmarna. Hemsidan ses över för att göra den mer lättillgänglig och levande.
Vi har tillsammans med styrelsen, ridskolans personal, ungdomssektionen, tävlingskommittén och valberedningen genomfört en workshop för att skapa en
gemensam bild mot 2025. Denna kommer vi arbeta vidare med regelbundet under året och gärna engagera fler medlemmar för att vi ska ha samma bild om vart vi är på väg så att vi kan stötta varandra i att lyckas mot ett gemensamt mål.
Med flera kanaler för kommunikation mellan styrelse, ridskoleverksamhet och
medlemmar kan engagemanget öka och medlemmarnas möjlighet att stötta och hjälpa till med det som behövs öka.
Tidplan
Vi ser att vi gör detta i två steg:
Fas 1 - mars – maj
Vi ska ha genomfört aktiviteter 1-8 samt ha påbörjat aktiviteterna 9-10 Fas 2 - maj – oktober
Vi arbetar systematiskt med aktiviteterna 9-10
- systematisk styrning på plats med regelbundna avstämningar mot våra 10 nyckeltal - gemensam bild på hur vi ligger till.
- Tydlig ansvarsfördelning
Förslag till beslut
Styrelsen önskar att :
Årsmötet 13 mars 2021 beslutar att uppdra åt styrelsen att arbeta med åtgärderna i den presenterade handlingsplanen med syfte att driva förening och ridskola vidare
innevarande och kommande år och uppnå en ekonomi i balans under året.
