ARKIVBESKRIVNING för Länsstyrelsen i Västmanlands län

Registratur och arkiv

Sara Adamsson Arkivarie

Telefon 0102249447

sara.adamsson@lansstyrelsen.se

ARKIVBESKRIVNING för Länsstyrelsen i Västmanlands län

Följande beskrivning motsvarar bestämmelserna om arkivbeskrivning i 6 § arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter om statliga

myndigheters utformning av arkivbeskrivningen (RAFS 2008:4, 6 kap 5 §).

Arkivbeskrivningen syftar till att ge en samlad överblick över Länsstyrelsens arkiv och arkivbildning.

Denna beskrivning ersätter tidigare arkivbeskrivning 2018-08-16, dnr 116-4269- 18 och gäller tillsvidare.

Länsstyrelsens organisation och arbetsuppgifter

Länsstyrelsens ansvar och uppgifter finns angivna i förordning med

Länsstyrelseinstruktion (SFS 2007:825) och myndighetsförordningen (SFS 2007:515). Centrala uppgifter för Länsstyrelsen, enligt Länsstyrelseinstruktionen är att:

 svara för statliga förvaltningen i länet, i den mån inte någon annan myndighet har ansvaret för särskilda förvaltningsuppgifter

 verka för att de nationella målen får genomslag i länet samtidigt som hänsyn skall tas till regionala förhållanden och förutsättningar

 utifrån ett statligt helhetsperspektiv samordna olika samhällsintressen inom myndighetens ansvarsområde

 främja länets utveckling

 noga följa länets tillstånd

I frågor som har betydelse också för angränsande län skall Länsstyrelsen främja länens gemensamma intressen.

Länsstyrelsens uppgifter omspänner flertalet av samhällets sektorer enligt följande:

 Förvaltningsfrågor som t.ex. allmänna val, trafikföreskrifter, deponeringar och delgivning

 Livsmedelskontroll, djurskydd och allmänna veterinära frågor

 Regional tillväxt

 Infrastrukturplanering

 Hållbar samhällsplanering och boende

 Energi och klimat

 Kulturmiljö

 Krishantering, skydd mot olyckor och civilt försvar

 Naturvård och miljöskydd

 Lantbruk och landsbygd

 Fiske

 Folkhälsa

 Jämställdhet

 Integration

Närmare bestämmelser om arbetsuppgifter, uppgifternas fördelning mellan avdelningarna, beslutsordning m.m. finns i Länsstyrelsens arbetsordning med tillhörande delegationsordningar. Arbetsordningen med delegationsordningar uppdateras varje år.

Länsstyrelsens organisation framgår av organisationsskissen i bilaga 1.

Historik

Länsstyrelsen är en av de äldsta statliga regionala myndigheterna. De första Länsstyrelserna inrättades 1634. Länsstyrelsen var t o m 1971 organiserad i ett landskansli och ett landskontor under ledning av landshövdingen. Den 1 juli 1971 genomfördes en partiell omorganisation av Länsstyrelserna. Omorganisationen innebar att Länsstyrelserna fick som en huvuduppgift att leda och samordna den samhällsplanering som bedrevs inom den statliga länsförvaltningen. Länsstyrelsen fick samtidigt en lekmannastyrelse med landshövdingen som ordförande.

Under 1970- och 1980-talet skedde flera organisatoriska förändringar av Länsstyrelsen, bl.a. 1979 när domstolsorganen (länsskatterätt,

fastighetstaxeringsrätt och länsrätt) bröts ut och bildade Länsrätten.

Socialkonsulentorganisationen överfördes till Länsstyrelsen 1981.

Skatteavdelningen bröts ut 1987 och bildade en självständig länsskattemyndighet.

Den nuvarande organisationen har sin grund i genomförandet av den s.k.

samordnade länsförvaltningen den 1 juli 1991 när verksamheterna vid dåvarande Lantbruksnämnden, Fiskenämnden och Länsvägnämnden överfördes till

Länsstyrelsen. Den 1 januari 1994 överfördes även Länsbostadsnämndens verksamhet till Länsstyrelsen.

Länsstyrelsen var länets högsta polismyndighet åren 1965-1996.

Genom medlemskapet i Europeiska unionen 1995 har Sverige fått tillgång till strukturfonder och jordbrukarstöd. Mål 2 Bergslagen, 1995-1999, utgör ett eget arkiv med samma namn och Mål 2 Norra, 2000-2006 arkiveras av Länsstyrelsen i

Gävle. Före 2013 arkiverades jordbrukarstöden i serie F9h (Länsstyrelsen som arkivbildare). Efter 2013 förvaras handlingarna digitalt i Jordbruksverkets system.

Från 2005 är Länsstyrelsen i Västmanland vattenmyndighet för Norra Östersjöns vattendistrikt, gruppnummer 537 i diarieplanen. För vattenmyndigheten finns en vattendelegation och ett kansli.

Den 1 september 2006 överfördes skyddsrumsverksamheten till Räddningsverket.

Den 1 januari 2007 bytte Heby kommun länstillhörighet till Uppsala län, varvid handlingar i pågående ärenden överlämnades enligt följande:

Förvaltnings- och körkortsärenden Förprövning av djurstallar

Ärenden rörande samhällsplanering och boende Byggnadsminnen

Dossierer inom naturvård och miljöskydd Stödärenden inom lantbruk

Tillsyns- och tillståndsärenden inom sociala enheten

Den 1 juli 2007 övertog Länsstyrelsen ansvaret för länets flyktingmottagande från Integrationsmyndigheten, gruppnummer 851 i VÄS.

Den 31 december 2007 upphörde Länsstyrelsens styrelse och ersattes den 1 januari 2008 av Länsstyrelsens insynsråd.

Den 1 januari 2009 överfördes den offentliga kontrollen av djurskydd samt livsmedel och foder i primärproduktion från kommunerna till Länsstyrelserna.

Den 31 december 2009 överfördes körkortsverksamhet och yrkesmässig trafik till Transportstyrelsen. Vid samma tidpunkt överfördes även den sociala tillsynen till Socialstyrelsen och Stiftelser till Länsstyrelsen i Stockholm.

Regeringen och riksdag beslutade 2009 om en ny rovdjursförvaltning. Som ett led fattade regeringen beslut om att inrätta regionala viltförvaltningsdelegationer, som trädde i kraft 1 maj 2010 (förordning om viltförvaltningsdelegationer 2009:1475).

2011 bildades etableringsrådet i syfte att lyfta etablerings- och integrationsfrågor.

Rådet består av chefstjänstemän i länets kommuner och i landstinget samt ansvariga chefer för Arbetsförmedlingen, Migrationsverket och

Försäkringskassan. Rådet bytte namn till integrationsrådet i november 2013.

Den 1 juni 2012 övertog Länsstyrelsen i Uppsala handläggning av

Miljöprövningsärenden från Länsstyrelsen i Västmanland. Detta i enighet med förordning (2011:1237) om miljöprövningsdelegationer.

Den 1 juli 2012 genomfördes genom regeringens ändring av Länsstyrelse- instruktionen (2007:825) en koncentration av ärenden där Länsstyrelsen i Stockholms län övertog handläggning av ärenden från Länsstyrelsen i

Västmanlands län. Uppdraget gällde verksamhet som finns inom ärendegrupperna medborgarskap, överförmyndare, begravningsfrågor, pantlåneverksamhet,

bilskrotning, ensamrätt till sjunket gods, lönegaranti, deponerade medel, Allmänna arvsfonden, häradsallmänningar, bevakningsföretag, lotterier och bitillsyn. Handlingar i öppna ärenden inom dessa ärendegrupper överfördes 1 juli 2012 från Västmanlands län till Stockholms län. Syftet var att åstadkomma en högre effektivitet och en mer rationell användning av resurser, såväl ekonomiska som personella. Ett ytterligare syfte var att säkerställa en väl fungerande

rättssäkerhet.

Den 1 november 2013 tog Bolagsverket över hela ansvaret för handläggning av kallelse till bolags- och föreningsstämma, förordnanden av revisor med- och minoritetsrevisorer och särskilda granskare för bolag och föreningar, varvid handlingar i pågående ärenden överlämnades till Bolagsverket.

Den 21 juni 2016 bildades Miljö- och klimatrådet i syfte att samverka kring miljöfrågor i länet. Rådet drivs av Länsstyrelsen Västmanland och består av företrädare för länets myndigheter, kommuner, näringsliv, organisationer och akademi som genom sin verksamhet har stor betydelse för länets miljöutveckling.

I december 2016 bildades Regionalt Krishanteringsråd, U-Sam. Rådets syfte är att förankra arbetssätt, ge legitimitet och skapa förutsättningar för nätverk i

krishanteringsfrågor. Rådet leds av Länsstyrelsen Västmanland och består av kommunerna i Västmanland, Region Västmanland, Polismyndigheten, SOS Alarm AB, Sveriges Radio Västmanland, Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund, Mälardalens Brand- och Räddningsförbund och Västra Mälardalens

kommunalförbund. (Överenskommelsen har dnr 457-4166-16).

Den 1 januari 2017 överlämnade Länsstyrelsen det regionala

utvecklingsansvaret till Region Västmanland. Ärendegrupper som gick över till Regionen innefattade bland annat uppgifter inom regionalt tillväxtarbete och den regionala transportinfrastrukturen, 300, 301, 302 (med undantag från 3024), 303, 304, 305, 306, 307, 309, 340, 341 (med undantag från 3413 och 3419), 342, 343, 349, 8006 och 8015 i VÄS.

Uppdraget var en följd av ändringar i lagen (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar som trädde i kraft 2017-01-01.

Den 10 mars 2017 bildades Jämställdhetsrådet. Rådet leds av

Länsstyrelsen Västmanland och är ett samverkansorgan med syfte att vara

en pådrivande kraft i länets jämställdhetsarbete. Organisationerna består av representanter för länets myndigheter, kommuner, näringsliv, akademi, Region Västmanland, fackliga organisationer och

civilsamhällesorganisationer. Rådet arbetar med att verka gemensamt för att uppfylla regeringens jämställdhetspolitiska mål på regional nivå.

Den 1 maj 2018 inrättades den länsstyrelsegemensamma Nationella organisationen för dataskydd (NOD) för att leda och styra det gemensamma arbetet med dataskydd.

Den 1 juni 2018 flyttades polisens uppgift av lagen om tillsyn över hundar och katter och verkställighet av omhändertaganden av djur över till

Länsstyrelsen, 287 i VÄS. Detta som ett led i att renodla Polisens arbete.

Den 1 juli 2018 tog Datainspektionen över tillsynen av

kameraövervakning från Länsstyrelserna, detta i och med en ny Kameraövervakningslag som trädde i kraft 1 augusti 2018. Inga akter överlämnades i samband med detta utan finns arkiverade hos

Länsstyrelsen.

Länsstyrelsens arkivbildning

I samband med att Länsstyrelsen började tillämpa en ny diarie- och dossierplan 1989, avslutades den tidigare organisatoriska arkivbildningen (enhetsarkiv) och det påbörjades en arkivbildning som omfattade Länsstyrelsen i sin helhet, Länsstyrelsen som en arkivbildare.

Som en del av länssamordningen har en del verksamheter samlokaliserats med olika Länsstyrelser som värdlän;

 Länsstyrelsen i Kronobergs län är värdlän för Länsstyrelsernas lönehantering sedan 2009-06-01

 Länsstyrelsen i Västra Götalands län är värdlän för Länsstyrelsernas IT- verksamhet sedan 2009-01-01

 Länsstyrelsen i Örebro län är värdlän för ekonomisystemet AGRESSO sedan 2009-01-01.

År 2002 infördes en ny verksamhets- och ärendestruktur, VÄS, som samtliga Länsstyrelser tillämpar.

Den 1 januari 2009 trädde Riksarkivets föreskrifter för en verksamhetsbaserad arkivredovisning i kraft (2008:4) och Länsstyrelserna tillämpar denna fr.o.m. 1 januari 2013. En verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär att handlingarna klassificeras och förtecknas efter processerna i myndighetens egen verksamhet.

Myndigheten har en länsstyrelsegemensam klassificeringsstruktur med tillhörande processförteckning.

I samband med införandet av verksamhetsbaserad arkivredovisning bröts Länsstyrelsens arkivbildning vid årsskiftet 2012/2013 och man avställde arkivet 1989-2012 och en stor del av Länsstyrelsens dossierer. Länsstyrelsens ärenden arkiveras efter VÄS-kod och avslutsdatum med undantag av personaldossiéer och protokoll, då många handlingar i dessa inte är diarieförda. Dossiébeteckning noteras som tidigare i Platina på en del kultur och miljö-ärenden men används inte vid arkivering.

Arkiv som Länsstyrelsen förvarar

Lantbruksnämnden -1991

Planeringsavdelningen utom försvarsenheten 1971-1988

Allmänna enheten 1971-1988

Administrativa enheten 1971-1988

Mål 2 Bergslagen Västmanlands län 1995-1999 Länsstyrelsen som en arkivbildare 1989- 2012 Länsstyrelsen i Västmanlands län 2013- 2013- Över samtliga arkiv finns arkivförteckningar.

Länsstyrelsen förfogar även över olika Fonder och Stiftelser.

Sökingångar i Länsstyrelsens arkiv:

- Diarie/dossieplan (t o m 31 december 2000)

- Verksamhets- och ärendestruktur VÄS (fr.o.m. 1 januari 2001) - Datorbaserade diarier (Diabas 1971-2013 och Platina 2009 - ) - Arkivbildningsplan (t o m 31 december 2012)

- Arkivbeskrivning - Arkivförteckning

- Klassificeringsstruktur med processförteckning (fr.om. 1 januari 2013) - Arbetsordning

- Förteckning över register som förs inom Länsstyrelsen - Förteckning över miljö- och naturvårdsdossierer

- Datorbaserade system för administration av stöd till jordbruket (IAKS, Ararat, Jorden, Atlas, E-handläggning, Kundakt)

- Registerförteckning enligt §39 Personuppgiftslagen - Beskrivningar av ADB-register

- Register Mål 2 Bergslagen – Excel

- Pärmar och aktsystem m.m. för handlingar som inte diarieförs

Myndighetens diarieföring

Myndighetens ärenden diarieförs huvudsakligen i Platina dokument- och ärendehanteringssystem. Diariet finns tillgängligt på internet på myndighetens webbplats. Alla ärenden klassificeras enligt länsstyrelsernas gemensamma Verksamhets- och ärendestruktur (VÄS). Grundstrukturen är på 3-siffernivå och

används för diarieföring, ekonomi- och tidredovisning. I stort sett samtliga handlingar finns elektroniskt i Platina fr.o.m. år 2013.

Några verksamheter registrerar sina ärenden i andra myndigheters

verksamhetsstöd. Det gäller EU-stöd till lantbruket som förs i Jordbruksverkets system och stödärenden till boende som registreras i Boverkets system Bofinc.

Ärenden som förs i Bofinc blir även registrerade i Platina.

Tekniska hjälpmedel och närmare upplysningar om de allmänna handlingarna Allmänheten har tillgång till myndighetens diarium genom publicering på webbplatsen. Det diarium som finns på webben är en kopia av Länsstyrelsens ordinarie diarium, där vissa uppgifter dolts. De uppgifter som dolts är

sekretessbelagda uppgifter, personnummer, namn i vissa fall, känsliga

personuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser och andra uppgifter som kan leda till intrång i den registrerades personliga integritet.

För upplysningar om arkiverade handlingar svarar diarie- och arkivfunktionen på avdelningen för stöd och utveckling.

Inskränkningar i tillgängligheten i personuppgiftsbehandling, sekretess och gallring Personuppgiftsbehandling:

Personuppgifter behandlas då det är nödvändigt för Länsstyrelsens ärende- handläggning, för att fullgöra avtal och överenskommelser. Den tidigare personuppgiftslagen (1998:204) ersattes den 25 maj 2018 av

dataskyddsförordning, GDPR, detta innebär bland annat att Länsstyrelsen är skyldig att ha en förteckning över alla behandlingar av personuppgifter som sker på myndigheten.

Sekretess:

Större delen av Länsstyrelsens arkiv består av allmänna och offentliga handlingar men tillgängligheten till Länsstyrelsens arkiv är i vissa fall inskränkt genom sekretessbestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen, OSL.

Sekretessbelagda uppgifter förekommer i ärenden angående utredning, planering, tillståndsgivning, tillsyn och stöd som avser produktion, hotade arter, handel, transportverksamhet eller näringslivet i övrigt.

Myndigheten hanterar även handlingar som omfattas av sekretess med hänsyn till rikets säkerhet. Det finns särskilda rutiner för hantering av handlingar av den digniteten. Handlingarna registreras i myndighetens diarium med kopplas aldrig digitalt. Arkiveringen sker i ett särskilt arkiv.

Bevarande och gallring:

Alla Länsstyrelsens allmänna handlingar ska arkiveras och grundregeln är att de ska bevaras för all framtid.

Undantag från bevarande är rutinartade ärenden och i viss mån ärenden som avser tidsbegränsade eller tillfälliga tillstånd. Ej diarieförda ärenden, t ex

ekonomihandlingarna, gallras till största delen. Diariet och andra register som utgör sökingångar till arkivet bevaras.

Gallring sker i enlighet med Riksarkivets generella- och myndighetsspecifika föreskrifter.

Dessutom tillämpas för handlingar tillkomna i samband med allmänna val och folkomröstningar bestämmelser i vallagen (2005:837) och i folkomröstningslagen (1979:369).

Arkiverade handlingar förvaras normalt på diariets närarkiv under tre år, varefter handlingarna överförs till Länsstyrelsens centralarkiv. Handlingar som rör rikets säkerhet förvaras i säkerhetsskåp på funktionen för samhällsskydd och beredskap under handläggningen, därefter slutarkiveras de i ett särskilt arkiv.

Arkivorganisation och ansvar

Arkivorganisationen består av en arkivansvarig som i första hand rapporterar till ansvarig enhetschef. Arkivansvarige svarar för vården och tillhandahållandet av Länsstyrelsens arkiv. Det övergripande ansvaret för arkivet har chefen på avdelningen för stöd och utveckling.

Arkivarien ansvarar för att Länsstyrelsens arkiv bevaras, hålls ordnade och vårdas. I detta ingår att se till att arkivbildningen fortlöpande planeras och styrs, svara för att arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättas och kompletteras samt att se till att gallringstidpunkter fastställs och genomförs.

Arkivarien har också ansvar för hantering och vård av handlingar i

Länsstyrelsens slutarkiv och att arkivet förvaras i sådan ordning att sökning i arkivet är möjlig.

I detta ärendes slutliga handläggning har deltagit avdelningschef Åsa Halldorf, beslutande, arkivansvarig Sara Adamsson, föredragande.

Bilagor:

1. Organisationsskiss

2. Förteckning över levererade arkiv till Landsarkivet

• Samhällsskydd och beredskap

• Social hållbarhet

• Landsbygds- utveckling

• Veterinär och djurskydd

• Jordbrukarstöd

• Skydd och förvaltning

• Tillsyn och prövning

• Viltförvaltning

• Miljöskydd

• Vatten

• Klimat

• Planering och boende

• Kulturmiljö Diarie- och internservice-

enheten

Vattendelegation

Viltförvaltningsdelegation Regionalt krishanteringsråd

Miljö- och klimatråd Integrationsråd Jämställdhetsråd Insynsråd

Avdelningen för landsbygds- utveckling

Avdelningen för samhälls- byggnad Avdelningen för

miljö Avdelningen för

naturvård Avdelningen för samhälls- utveckling

Vattenförvaltning i Norra Östersjöns vattendistrikt

Vatten-

myndighetens kansli

Länsstyrelsernas gemensamma kansli Personal (HR) Länsledningens stöd

Utredning

Ekonomienheten

Kommunikationsenheten

Juridikenheten

Avdelningen för stöd och utveckling

Levererade länsstyrelsearkiv

Landskansli 1900-1952

Landskontoret 1900-1957

Sektionernas arkiv:

 Allmänna sektionen I 1953-1971

 Socialsektionen II 1953-1971

 Planeringssektionen III 1953-1971

 Civilförsvarssektionen IV 1944-1971

 Civilförsvarssektionen IV, hemligt arkiv 1952-1971

Volymerna A1:6-16, B:4-9, CI:1-2, CII:1 och D1a:29-59 samt en

oförtecknad volym märkttotaltförsvarets regionala ledning, nr 2, 1963 och en volym märkt diverse hemliga handlingar tillhörande civilförsvaret 1966-1970.

 Länspolischefens expedition V 1965-1971

 Naturvårdssektionen VI 1945-1971

 Kameralsektionen X 1942-1971

 Prövningsnämndens kansli XI 1936-1971

 Taxeringssektionen XII 1958-1971

 Länspolischefens expedition 1965-1988

 Länspolischefens expedition, hemligt arkiv 1965-1990

 Länsstyrelsen som arkivbildare (regionalekonomiska enheten) LUP serie

F3b:254-350 1960-1991

Bilregistret -1972

Handlingar till bilregistret, mikrokort (2 kortlådor)

Ransoneringsenheten 1973-1974

Priskontoret 1941-1986

Kommisionärsarkivet 1934-1975

Regionalekonomiska enhetens LUP-system 1960-1991

Länsnykterhetsnämnden 1939-1981

Länsbostadsnämnden 1948-1993

Fiskenämnden 1977-1991

Länsveterinären 1962-1971

Barnvårdsnämnden 1932-1975

Socialvårdskonsulenten 1919-1981

Företagsnämnden 1960-1972

Överexekutor Köping 1953-1957

Överexekutor Sala 1939-1959

Överexekutor Västerås, rättsstatistik

Länsvägnämnden 1964-1988

Socialvårdsförbundet 1952-1997

Naturvårdsrådet 1953-1972

Landsfogdens arkiv 1918-1964

Länsstyrelsens sektion 1, depositionsdiarium Riktvärdeskartor, AFT 81

Enhetsarkiv:

 Taxeringsenheten 21 1971-1986

 Revisionsenheten 22 1971-1986

 Mervärdeskatteenheten 23 1970-1986

 Uppbördsenheten 24 1970-1986

 Dataenheten 25 1969-1986

 Besvärsenheten 26 1979-1986

 Skatteavdelningens kansli 29 1979-1986

 Rättsenheten 31 1971-1979

 Länsrätten 33 1971-1979

 Uppbördssektionen XIII 1958-1967

 Datasektionen XIV 1966-1971

 Försvarsenheten 1971-1988

 Försvarsenheten, hemligt arkiv 1971-1988 Fonder:

 Rotehållarnes i Västmanland besparingsfond 1844-1995

 Sagströmska/Indelningsverkets

besparingsfond 1907-1959

 Janseska fonden 1897-1980

 Bomanska testamentsfonden 1850-1994

 Näfska pensionsinrättningen

 Syster Ebba Mannerstråles fond

 Länsstyrelsens understödsfond, f d Mellansundets brobyggnadskassa

 Per Forsius den äldres fond

 Josefine och Per August Cassels fond

 Västmanlands enskilda vägfond

 Kungliga Västmanlands Regementes Officerskårs minnesfond