6. Styrelsens förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi

Protokoll årsstämma för Geddebergsvägens Lednings och

Garagesamfällighetsförening

2019-09-03

1. Val av ordförande för stämman

Stämmanvalde Charlotte Flanagan till ordförande.

2. Val av sekreterare för stämman

Stämman valde Lena Hedin till sekreterare.

3. Val av justeringsmän

Stämman valde Henrik Steiner och Jan Ekberg.

4. Fråga om kallelsetill stämman utsänts i behörig tid

Stämman godkände att kallelse har gått ut i behörig tid innan stämman.

5. Upprättande av röstlängd

Fastställande röstlängdentill de 76 representerade fastigheterna.

6. Styrelsens förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi

Ordförande Charlotte Flanagan redogjorde för styrelsens verksamhet.

Styrelsen har under verksamhets år bestått av följande ledamöter e Charlotte Flanagan ordférande,Talltunet 15

e Lena Hedin sekreterare, Idetunet 12 e Berndt Wallin, Entunet 8

e Anders Geijer, Furutunet 11

e Ulrika Alonso Ostberg, Grantunet 10

e Jons Buddgard, Larktunet 13

Styrelsen har genomfört 14 protokollförda styrelsemöten som finnstillgängliga pa www.geddebergsvagen.se

Kassör Kristina Geijer, Furutunet 7

Revisor Jan Ekberg, Grantunet

Forvaltningsberadttelse Ledningssamfalligheten

Styrelsen har aktivt jobbat med projektet att förnya avloppsledningarna för att säkerställa framtida drift.

Styrelsen har fattat beslut att anlitat Flando AB för att genomföra en förundersökningsrapport gällande relining som presenterades på extrastämman.

o Stämman fattade beslut på extrastämman 2019-02-13 att genomföra relining samt finansieringsform (egen finansering) för relining

Styrelsen har fattat beslut att anlita Flando AB för att få hjälp med

upphandling gällande relining. Utvärdering av anbudenhar funnits tillgänglig på vår hemsida och presenterades på dagens årsstämma.

Styrelsen har fattat beslut och har även genomfört att ge möjligheten för samtliga fastigheter att kompostera avfall.

Förvaltningsberättelse Garagesamfälligheten

Styrelsen har fattat beslut att anlita Lidingö Rental AB för snöröjning och sandsopning som har genomförts med gott resultat

Styrelsen har arbetet med en översyn av förnyelse av elen i garagetunen, samt möjlighetentill laddning av el-bilar. Denna fråga kommeratt arbetas vidare med nästa år.

Förvaltningsberättelse

Styrelsen har fattat beslut om att utse tre firmatecknare för

Geddebergsvägens Lednings och Garagesamfällighetsföreningar och attill firman skall tecknas två i förening

o Charlotte Flanagan o Berndt Wallin o Jonas Buddgård

Styrelsen har blivit kontaktade av EZ Gruppen AB som på uppdrag av Lidingö stad sköter upprusning av lekplatser på tunen

Styrelsen uppdaterar kontinuerligt den hemsidan för lednings &

garagesamfälligheten, www.geddebergsvagen.se

7. Faststallande av resultat och balansrakning for garage och ledningssamfalligheten

Ordförande redovisade årets resultat och balansräkning för Lednings- och

Garagesamfälligheten. Stämman beslöt att fastställa resultat och balansräkning och lägga dessa till handlingarna.

Stämman beslutade att vinstmedel från Ledningssamfälligheten ska överföras i ny räkning, total 1 312 237kr.

Stämman beslutade att vinstmedel från Garage samfälligheten ska överföras i ny räkning, total 177 558 kr.

8. Revisorns berättelse

Revisor Jan Ekberg föredrog revisorsberättelsen. Revisorn yrkade på att stämman skulle bevilja ansvarsfrihet för föreningens styrelse för det gångna verksamhetsåret.

9. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen

Stämmanbeslutade bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret 2018-04-01 — 2019-03-31 for både för Lednings- och Garagesamfälligheten.

10.Motion

Inför årsstämman har det inkommit 1 motion av Ulrika Eidenstam som yrkar att:

e styrelsentar in ytterligare offerter fran t ex Stockholm Relining och darefter aterkommer med en ny handlingsplan ochstrategi for reliningen.

Ulrika Eidenstam presenterade motionen för stämman.

Styrelsen svar till motionen

Styrelsen anser att vi har antagit en strategi för relining, som vi varit transparanta med och kommunicerattill våra medlemmar:

e Expertutlåtanden om våra ledningar (presenterades vid årsmöte 2018-06-07) o Stämman fattade beslut att gå vidare med att genomföra relining e Finansieringsalternativ (presenterades vid arsm6te 2019-02-13)

o Stämman fattade beslut om att finansiering skall göras av respektive fastighetsägare och inte genom lån via samfällighetsföreningen e -Förundersökningsrapport genomförs av Flando AB (presenteradesvid

extrastämma 2019-02-13)

o Stämman fattade beslut att genomföra relining

e Upphandling och utvärdering av anbud har genomförts av Flando AB

(utvärdering av anbud harvarit tillgängligt innan och presenteras vid årsmöte 2019-09-03)

Styrelsen har lyssnat pa experter och baserat pa deras uttalanden har vart motivtill att genomföra relining så snart som möjligt varit att minimera risk och extra

kostnader för våra medlemmar.

Styrelsens mål har varit att säkerställa underhåll och förnyelse av våra

gemensamhetsanläggningar och anser därföratt vi följer ”Föreningsförvaltning — Allmänna bestämmelser om samfällighetsförening”

19 $ Föreningenskall vidförvaltningen tillgodose medlemmarnas

gemensammabästa. Varje medlems enskilda intressen skall även beaktasi skälig omfattning. En samfällighetsförening som förvaltar en

gemensamhetsanläggning skall avsätta medeltill en fondför att säkerställa underhåll och förnyelse av gemensamhetsanläggningen.

Styrelensförslagtill beslut var att:

e Anse motionen besvarad mot bakgrund av det genomförda arbetet som beskrivs i punkterna ovan.

Stämman beslutade att:

Bordlägga motionenoch ge styrelsen i uppdrag att återkomma med svar på obesvarade frågor vid den återupptagna stämman:

e Ska relining genomföras som totalentreprenad för hela föreningens rörsystem (för samtliga fastigheter) i ett svep eller ska genomförandet göras länga för länga alternativt tun för tun över ett antal år och med prioritering där behoven är som störst?

e Finns det möjlighet att dela upp fonderingen på ett annat sätt?

11.Presentation av upphandlingsprocessen

Ordförande summerade upphandlingsprocessen, där styrelsen har anlitat Flando AB för upphandling av relining:

e Flando AB tog fram upphandlingsunderlag som presenteradesför styrelsen e Flando AB skickade offertförfrågan 2019-02-04till fyra tilltänkta leverantörer

med anbuds deadline 2019-05-15

e Flando AB utvärderade anbuden som sammanställdes i en rapport

”jämförelse anbudsförfrågan” och presentation för styrelsen 2019-04-06 e Efter att enbart två av fyra tilltänkta leverantörer inkommit med anbud,

beslutade styrelsen att flytta fram årsmöte samt att ytterligare en offertförfrågan skulle gå ut

e Flando AB skickade offertförfrågantill tre nya tilltänkta leverantörer med anbudsdeadline 2019-08-05

e Flando AB utvarderade de tva nya inkommana anbuden och uppdaterade rapporten ”jämförelse anbudsförfrågan” och presentation för styrelsen

G

e Styreslen 6nskade f6rorda en av de fyra inkomna leverant6rsanbuden for stämman och bad Flando AB om råd (där priset inte enbart skulle vara avgörande)

12.Proposition från styrelsen

Styrelsen hade önskat att ta beslut om val av leverantör för genomförande av relining av de fyra anbud som inkommit.

Stämman beslutade att denna punkt skall bordläggas och återremitterastill den återupptagna stämman. Styrelsen får i uppdrag att återkomma med svar kring frågor som dykt upptill följd av motionen. Frågorna är:

e Ska relining genomföras som totalentreprenad för hela föreningens rörsystem (för samtliga fastigheter) i ett svep eller ska genomförandet göras länga för länga alternativt tun för tun?

e Tydligg6ra medlemmarnas ansvarsfördelning av föreningens rörsystem.

13.Budget för kommande verksamhetsår

Förslag på budget för både Lednings- och Garagesamfälligheten för verksamhetåret 2019/2020 presenterades.

Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag på budget för

Ledningssamfälligheten samt att bordlägga frågan om kostnadförrelining.

Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag på budget för Garagesamfälligheten.

14. Fastställande av årsavgifter

Förslag på årsavgifter (avgift 200 kr och VVS-fondering 98 000 kr) för Ledningssamfälligheten för verksamhetåret 2019/2020 presenterades.

e Stämman beslutade att fastställa årsavgiften till 200 kr per delägarfastighet för Ledningssamfälligheten.

e Stämman beslöt att bordlägga beslut om VVS-fonderingen till den aterupptagna stamman.

e I och med dessa beslut sa fastställde stämman debiteringslängden för Ledningssamfälligheten, med reservation för en uppdatering gällande VVS- fondering.

Förslag på oförändrade årsavgifter (avgift 1600 kr och el-fondering 200 kr) for Garagesamfalligheten for verksamhetaret 2019/2020 presenterades.

e Stämman beslutade att fastställa arsavgiften till 1600 kr per delagarfastighet for Garagesamfalligheten med sista betalningsdag den 31 oktober.

e Stämman beslutade att faststalla fonderingentill 400 kr per delagarfastighet for Garagesamfalligheten gallande elsakring av garagen medsista

betalningsdag den 31 oktober 2019.

e I och med dessa beslutså fastställde stämman debiteringslängden för Geddebergsvägens garagesamfällighet.

15. Val av styrelseordförande och övriga ledamöter

Stämman godkände förslagtill styrelse under kommande verksamhetsår:

e Charlotte Flanagan Talltunet 15 Ordförande

e Ulrika Sandgren Grantunet 10 Ledamot

e Berndt Wallin Entunet 8 Ledamot

e Anders Geijer Furutunet 11 Ledamot

e Lena Hedin Idetunet 12 Ledamot/Sekreterare

e Jonas Buddgard Larktunet 13 Ledamot

16.Val av kassor, revisor och revisorssuppleant

Stämman godkände förslagen för det kommande verksamhetsåret av:

Kassör:

e Kristina Geijer Furutunet 11 Kassör

Revisorer:

e Jan Ekberg Grantunet 12 Revisor

e Jakob Stening Larktunet 12 Revisorssuppleant

17.Val av valberedning

Stämman godkändeförslagen valberedning för det kommande verksamhetsåret:

e Björn Edström Entunet 3 Valberedning

e Asa Wallin Furutunet 2 Valberedning

18. Ovrigt

18.1. Fakturerings, Paminnelse och Inkasso process

Styrelsen förtydligade Geddebergsvägens Lednings- och Garagesamfallighets faktureringsprocess:

Fakturans belopp och sista betalningsdag beslutas på årsstämman Sista betalnings dag, 30 dagar efter faktura datum

Påminnelsefaktura

Påminnelse faktura 1, skickas ut efter 10 dagar från första fakturans förfallodatum, med påminnelseavgift på 60 kr och 10 dagars förfallodatum Påminnelse faktura 2, skickas ut efter 10 dagar från första påminnelse fakturans förfallodatum, med påminnelseavgift på 60 kr och 10 dagars förfallodatum

Har betalningen inte inkommit efter andra påminnelse fakturans

förfallodatum, skickas fakturan till inkasso, med påminnelseavgift på 180 kr Dröjsmålsränta, 18940 per ar

Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag på faktureringsprocess trots att denna inte var med i form av proposition.

18.2.

Arbetsgrupp garagesamfälligheten

Styrelsen önskade en arbetsgrupp som tar fram ett förslag för förnyelse av el och möjliggöra laddning av elbilar vid garagelängorna för Garagesamfälligheten.

Stämman beslöt att Jonas Buddgård, Tomas Lagerhed, Manfred Händler och Lars

Öhman ingår i arbetsgruppen.

18.3.

Arbetsgrupp översyn stadgar

Styrelsen önskade en arbetsgrupp som ser över båda samfälligheternas stadgar för att säkerställa att det är uppdaterade enligt ev. nya lagar och förutskrifter.

Stämman beslöt att Jan Ekberg, Anna Rheyneuclaudes och Elisabet Larsson ingår i arbetsgruppen.

18.4.

Uppgift om var stämmoprotokollet kommerhållas tillgängligt Stämmoprotokollet kommer finnas tillgängligt på www.geddebergsvagen.se arbetsgruppen.

18.5. Ajournerade arsstamman

Ordförande ajournerade årsstämman och tackade för visat intresse. Kallelse till den återupptagna årsstämman kommeratt skickas ut stadgeenligt.

Iffa _(| (MA

Charlotte Flanagan/

Ley

Lena Hedin

Ordförande Sekreterare

^{Justera Vij,}

Henrik Steiner Jan Ekberg