Flyktingsituationen 2015/2016
Linda Nordgren
Kommunikationsavdelningen Stadskontoret
linda.nordgren@malmo.se
I KRIS:
Bra på att ta beslut, identifiera insatser, strukturera och leda
17,5 miljarder
till personal- kostnader förvaltningar
24 000 medarbetare
chefer
Mångfald, möten och möjligheter
Malmöbor
under
35 år nationaliteter
Jobbannonser
Ansökningar
14 600 pendlar över bron
14 500 2 000
2 500
Malmö stads ansvar
Antalet nyanlända ensamkommande barn per månad till Malmö 2006 - 2015
0 500 1 000 1 500 2 000 2 500 3 000 3 500 4 000 4 500
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
2006, 156 barn 2007, 343 barn 2008, 391 barn 2009, 701 barn 2010, 1056 barn 2011, 1186 barn 2012, 1540 barn 2013, 889 barn 2014, 1567 barn
2015 (1/1-30/11, 12855 barn)
Antalet nyanlända till Malmö,SRF 2006-2015
Krisorganisationen aktiveras 2015
Maj 2015
Ensamkommande barn ökar kraftigt, nu runt 40 barn/vecka.
Augusti 2015
Från 40 barn/vecka till 40 barn/dygn. Läget är ansträngt.
12-13 september 2015
Social jour larmar om att ensamkommande barn får missvisande information.
Malmö stad Krisnivå 1 = Störning över helgen och den centrala krisledningen aktiveras
14 september 2015
Sociala resursförvaltningen meddelar att de inte längre klarar hantera situationen med personal och boenden för ensamkommande barn. Sociala resursförvaltingen aktiverar sin egen krisorganisation. Kommunen befinner sig fortsatt i krisnivå 1 = störning
6 oktober 2015
Fler än 100 ensamkommande barn/dygn. Malmö stad Krisnivå 2 = Allvarlig händelse
Hur allvarlig var händelsen?
• Krisläge 1: Störning – Kris som huvudsakligen hanteras inom berörd förvaltnings krisledningsorganisation, men som kräver stöd och/eller samordning på central nivå.
• Krisläge 2: Allvarlig händelse – Kris som inte hanteras inom berörd förvaltnings krisledningsorganisation på ett tillfredsställande sätt. En allvarlig händelse kräver stöd och/eller samordning på central nivå.
• Krisläge 3: Extraordinär händelse – Kris som drabbar många människor och stora delar av samhället, avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt kräver skyndsamma
insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens krisledningsorganisation och kräver stöd och/eller samordning på central nivå.
Stödorganisation: Kriskommunikation
Stödorganisation: Kriskommunikation
Bemanning Kommunikationsplanering:
Linda Nordgren, stadskontoret (gruppledare)
Annika Abrahamson, gatukontoret (bitr. gruppledare) Lisa Janzon, stadskontoret
Helene Persson, stadskontoret
2 – 2,5 resurser i tjänst åt gången
Press och media:
Jenny Ränzlöw, förskoleförvaltningen Thobias Ligneman, serviceförvaltningen Johan Edgren, gatukontoret
Kajsa Sigvardsson, grundskoleförvaltningen
1 heltids resurs i tjänst åt gången
Innehållshantering:
Caroline Franzén, fastighetskontoret Linda Kapusta, kulturförvaltningen Mikael Hellman, stadskontoret Daniel Skog, miljöförvaltningen Emma Ricci, kulturförvaltningen Tina Fransson Krook, stadskontoret Åsa Björklund, kulturförvaltningen
1,5 – 2,5 resurs i tjänst åt gången
Kommunikationen
Strategisk nivå och konsekvenser för
helheten
Ensam- kommande
barn
Ankomstcentral Vintergatan Ankomst-
central Posthus-
platsen
Ankomstcentral Posthusplatsen öppnar 8 oktober
Ett tryggare, värdigare och mer rättssäkert flyktingmottagande
Migrationsverket Polisen Malmö stad Hjälporganisationer Frivilliga aktörer
Samverkansmöten
Malmö stad
Migrationsverket Polisen
Region Skåne
Skånetrafiken Trafikverket Jernhusen SJ
Räddningstjänst Syd Röda korset
Frälsningsarmén
Refugees Welcome to Malmö
Hur går det till?
Vid gränsen VäntplatsVäntplats
Tillfälligt Boende Migrations-
verket
9 oktober 2015
Sociala resursförvaltningen har 1 200 transitplatser i drift och anställt över 700 nya medarbetare till boenden för ensamkommande barn. Som jämförelse fanns det i april 2015 endast 73 transitplatser i Malmö. Samma kväll tas en första idrottshall i bruk som temporärt boende.
6 november 2015
Sociala resursförvaltningens bemanningsenhet har flyttat till Östergatan och där arbetar nu 14 rekryterare, en chef och två timavlönade. Över 1000 personer rekryteras.
22 november 2015
Cirka 2300 transitplatser för ensamkommande barn är i drift av Malmö stad.
December 2015
Malmö stad har cirka 2500 transitplatser för ensamkommande barn i drift och för bemanningen har runt 1400 personer rekryterats.
Tillfälliga boenden
• Skolor
• Idrottshallar
• Före detta sjukhus
• Förskolor
• Hotell/vandrarhem
Sekretessmarkering för boende
Hur påverkades vår organisation?
• Omprioritering av arbetsuppgifter
• Många nyrekryteringar + personalbrist
• Ökade kostnader
• Nya samarbeten
• Svara på frågor och bemöta irritation
• Känsla av otillräcklighet, trots stora ansträngningar
• …när blir allt som vanligt igen?
Kommunikationsplanering
• Kommunikationsplan (levande dokument – tre versioner)
• Gruppledare och bitr. gruppledare
• Schemaplanering
• Representant i staben
• Ta fram beslutsunderlag
• Ta fram underlag till stadsdirektörens brev till chefer
• Dokumentation
• Flödesschema
• Avstämningsmöten med kriskommunikations- funktionen
Pressfunktion
• Egen sida för pressen på malmo.se (pressbilder, statistik, kontaktinfo, frågor och svar)
• Funktionsmejl och funktionstelefonnummer enbart för press kopplat till flyktingsituationen – dygnet runt!
• Utsedda talespersoner
• Dagliga medierapport med kort analys till stab, krisledningsgrupp och kriskommunikatörer
Internationell press
Antal artiklar:
3 900
Total räckvidd:
124 300 000 (124 miljoner lästillfällen)
Impression score: mäter kvalité baserat på medievinkling, förekomst och frekvens i artikeln, placering i tidningen och storlek på artikeln. Tillsammans utgör det sannolikheten för att artikeln blev läst och budskapen ihågkomna på ett neutralt/positivt sätt.
Innehållsfunktion
• Planering
• Nyheter / artiklar
• Webb / intranät
• Inlägg i sociala medier
• Frågor och svar till webben / intranät / volontärer
• Skyltar
• Broschyr / infoblad
• Filmer
• Presentationsmaterial med talarmanus till chefer
30 000 unika visningar
Egen sida till cheferna
• Sidan under arbetsfält Chef som samlat ihop information kring flyktingsituationen riktad direkt till Malmö stads chefer har haft totalt 1200 unika sidvisningar
• Sidan på arbetsfält Chef där presentationsmaterialet fanns för nedladdning, hade cirka 400 besök den 9 november.
• Lästoppar vid publicering av brev från stadsdirektören riktat till alla chefer
Sociala medier
Störst räckvidd på Malmö stads Facebooksida 2015
Observera få länkklick jämfört med räckvidden. Användare vill inte gärna klicka på länkar. Lägg
så mycket information som möjligt i själva inlägget.
3:e största räckvidd på Malmö stads
Facebooksida 2015
Årets Twitterinlägg på Malmö stads
Twitterkonto
Växeln är viktig
Volontärernas
betydelse
Uppföljning och utvärdering
• Enkät till chefer
• Medieanalys
• Statistik webb
• Statistik sociala medier
• Utvärderingsworkshop
• Debriefing
Lärdomar
• Kontakta registratorer och växel tidigt
• Våra checklistor och rutiner inte anpassade för långvariga högintensiva kriser
• Viktigt med överlämningar vid byte av personal
• Bra presservice – många hämtar sin info från traditionell media. Förse dem med statistik, kontakt med
talespersoner, bilder, FAQ m.m. Var tillgänglig
• Semantiken är oerhört viktig
• Kommunikationen hade för lång väg till krislednings- gruppen
• Vi borde sitta fysiskt tillsammans med sociala resursförvaltningen
• Behövs kommunikatörer med språkkompetens
• Debriefing viktigt och behövs löpande
Vad händer nu?
Linda Nordgren
Kommunikationsavdelningen Stadskontoret
linda.nordgren@malmo.se