Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB Antal sidor: 20

KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20

Eksjö kommun

Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar

Revisionsrapport

Innehåll

1. Inledning 1

1.1 Bakgrund

1.2 Syfte, metod och avgränsning

2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar 2

2.1 Posthantering och registrering/diarieföring

2.2 Arkivvård

2.2.1 Nämndernas ansvar

3. Iakttagelser från dokumentstudier och intervjuer 5

3.1 Styrdokument

3.2 Kommunens centrala arkivvård

3.3 Sektorsövergripande samarbete

3.3.1 Sektorsgemensam dokumenthanteringsplan

3.4 Kommunledningskontorets hantering av allmänna handlingar

3.5 Internserviceavdelningens hantering av allmänna handlingar

3.6 Samhällsbyggnadssektorns och tillstånds- och myndighetsnämndens

hantering av allmänna handlingar

3.7 Barn- och ungdomssektorns hantering av allmänna handlingar

3.8 Sociala sektorns hantering av allmänna handlingar

4. Kommentarer 16

1. Inledning

1.1 Bakgrund

Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för alla svenska medborgare att ta del av en myndighets¹ allmänna handlingar. Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 § är handlingsoffentligheten avsedd att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen.

Det grundläggande regelverket för hantering av en myndighets handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen.

Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering.

Med en fungerande ärenderegistrering skapas ordning och reda bland myndighetens handlingar.

Detta har myndigheten nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsuppföljning och återsökning av ärenden nu och i framtiden.

Diariet är en av myndighetens viktigare funktioner och dagens IT-miljö ha avsevärt förbättrat möjligheterna för samtliga anställda att ta del av diariet. Många elektroniska diarier möjliggör för alla inom myndigheten att söka efter handlingar och handläggare kan själva göra noteringar i diariet i sina pågående ärenden. De nya möjligheterna kräver dock ökade kunskaper om den offentligrättsliga lagstiftningen hos fler av myndighetens anställda än registrator.

1.2 Syfte, metod och avgränsning

KPMG har fått i uppdrag av Eksjö kommuns revisorer att granska kommunens hantering av allmänna handlingar. Övergripande är syftet att bedöma hur kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till denna princip.

Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen och tillstånds- och myndighetsnämnden.

Granskningen har koncentrerats kring dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän såsom registratorer, administrativa assistenter, arkivföreståndare och administrativa chefen.

Sammanlagt har elva personer intervjuats. Vid granskningen av samhällsbyggnadssektorn är räddningstjänsten undantagen. Några specifika intervjuer har heller inte genomförts vid fritidsavdelningen och kultur- och turismavdelningen.

1 Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning, t.ex. helägda kommunala bolag

Vidare har stickprover genomförts i respektive nämnds diarium för kontroll av efterlevnaden av sekretesslagen. Rapporten har faktakontrollerats av kommunstyrelsens och tillstånds- och myndighetsnämndens registratorer samt administrativa chefen vid kommunledningskontoret.

Våra kommentarer återfinns i det avslutande kapitlet, varför kommentarer i övriga delar av rapporten härstammar från de intervjuade och gjorda iakttagelser från stickprov.

2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar

2.1 Posthantering och registrering/diarieföring

Det grundläggande regelverket för hanteringen av kommunens allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar.

Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel.

Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig.

En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning t.ex. helägda kommunala bolag.

Begreppet ”förvarad hos myndigheten” innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder.

Med begreppet ”inkommen” menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan eller lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler.

När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s.

expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

Sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt – såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten

möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag.

Enligt sekretesslagen ska följande uppgifter framgå av registret för en diarieförd handling:

• datum då handlingen kom in eller upprättades

• en unik beteckning i form av diarienummer eller annan beteckning

• avsändare eller till vem den har skickats

• i korthet vad handlingen rör.

Hos kommunstyrelsen och tillstånds- och myndighetsnämnden har i föreliggande granskning stickprov gjorts för kontroll av att ovanstående finns i diariet för varje registrerad handling/ärende.

Utöver bestämmelserna i sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård.

De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar kommunens arkivreglemente att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav.

2.2 Arkivvård

Kommunens arkivvård styrs ytterst av tryckfrihetsförordningen. I tryckfrihetsförordning stadgas rätten för medborgarna att ta del av myndigheters allmänna handlingar som är en del av offentlighetsprincipen. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten eller har inkommit till myndigheten eller har upprättats där. Sekretesslagen innehåller bestämmelser för registrering av allmänna handlingar. Arkivlagen utgår från bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och från offentlighetsprincipen. I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov.

Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen.

Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen (1990:782) är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring inom kommunal verksamhet.

Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16 §.

Kommunfullmäktige anger den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag.

2.2.1 Nämndernas ansvar

I arkivlagens 4-6 §§ preciseras myndigheternas ansvar för den kommunala arkivvården. Enligt lagen åligger det de kommunala myndigheterna att vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Vidare ska myndigheten organisera sitt arkiv på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dessutom åligger det varje myndighet att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. Det är även myndighetens uppgift att se till att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar samt verkställa föreskriven gallring i arkivet.

Kommunstyrelsen fungerar som arkivmyndighet om inte fullmäktige har beslutat annat. I Eksjö kommun är kommunstyrelsen tillika arkivmyndighet. I egenskap av arkivmyndighet ska kommunstyrelsen ansvara för tillsynen av respektive myndighets arkivvårdande insatser. Enligt arkivlagen innebär tillsynsskyldigheten att kommunstyrelsen ska bevaka att kommunens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente.

Enligt arkivförordningen ska kommunstyrelsen också inspektera de olika nämndernas och de kommunala bolagens arkiv regelbundet. Kommunstyrelsen är skyldig att övervaka att kommunen följer bestämmelserna inom arkivområdet.

För att varje myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare.

Arkivansvarig är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. I den arkivansvariges uppgifter bör ingå att bevaka arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete, informera berörd personal om gällande bestämmelser, ansvara för att arkivbeskrivningar och arkivförteckningar upprättas, att rätt skrivmateriel används, att beslutad gallring sker samt att myndighetens arkiv förvaras betryggande. För det praktiska arbetet med myndighetens arkiv svarar arkivredogöraren.

Arkivredogöraren verkställer, efter samråd med ansvarig, de gallringsbeslut som finns, förtecknar arkivmaterialet och upprättar en arkivbeskrivning, ombesörjer leveranser till centralarkivet och medverkar vid upprättande av dokumenthanterings- och gallringsplaner. Arkivansvarig och arkivredogörare fungerar som kommunarkivets kontaktpersoner hos myndigheten.

3. Iakttagelser från dokumentstudier och intervjuer

3.1 Styrdokument

Eksjö kommun har ett flertal styrande dokument för hanteringen av allmänna handlingar. Vissa dokument avser endast kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar, men omfattar därmed merparten av kommunens verksamhet.

Kommunen har riktlinjer för hantering av e-post. Det framgår inte av dokumentet när riktlinjerna upprättades, dock att de antogs av fullmäktige i januari 2001. Riktlinjerna är omfattande och innehåller dels information om offentlighetslagstiftningen och vilka rutiner som bör upprättas i verksamheterna, dels information om den praktiska hanteringen av e-posten för att leva upp till offentlighetsprincipen. Som bilagor till riktlinjerna finns även ett exempel på hur en fullmakt för öppnande av personadresserad post kan utformas, en skriftlig rutin för att avslå en begäran att få ut en allmän handling samt exempel på besvärshänvisning.

Vidare har kommunen en IT-säkerhetsinstruktion upprättad 2007-03-29 som berör hanteringen av allmänna handlingar i den bemärkelsen att den behandlar rutiner för vad som gäller för utlämnande av allmän handling i form av e-post, diarieföring och gallring av e-post samt hur inkommande e-post ska hanteras vid frånvaro. Motsvarande information finns även i ovan nämnda riktlinjer för e-post.

Ett antal styrdokument för hanteringen av allmänna handlingar har också upprättats av administrativa avdelningen på kommunledningskontoret. Dokumenten fungerar som stöddokument för kommunens registratorer/motsvarande. Det framgår inte av dokumenten när de har upprättats. Följande dokument avses: ett dokument som klargör vad som är allmänna handlingar, tre dokument som ger övergripande information om varför kommunen diarieför och vad som ska diarieföras, ett kortfattat dokument om offentlighetsprincipen samt ett flödesschema för allmänna handlingar.

Ett styrdokument kallat ”Riktlinjer för akt- och ärendehantering fr.o.m. 2007-01-01” har också upprättats av administrativa avdelningen. Dokumentet ger sektorerna vägledning i akt- och ärendehanteringen och innehåller bl.a. rutiner för diarieföring av vissa specifika ärendetyper såsom motioner och medborgarförslag.

Administrativa samordnaren vid barn- och ungdomssektorn, en av assistenterna vid administrativa avdelningen på kommunledningskontoret samt en av assistenterna på samhällsbyggnadssektorn gick 2005 igenom diarieföringen i den nya organisationen.

Genomgången mynnade ut i dokumentet ”Diarium 9000”, som är en lathund för diarieföring i systemet och som bygger på leverantörens manual.

Kommunens arkivreglemente fungerar som stöddokument för såväl den centrala arkivvården som myndigheternas arkivvård. I föreliggande granskning ingår två myndigheter: kommunstyrelsen och tillstånds- och myndighetsnämnden. Arkivreglementet kommer att belysas ytterligare i kapitel 3.2.

3.2 Kommunens centrala arkivvård

Kommunens arkivreglemente antogs av kommunfullmäktige i juni 1995, då kommunen hade en traditionell nämndsorganisation. Reglementet är relativt kortfattat och innehåller skrivningar i form av bör, när det exempelvis gäller upprättande av dokumenthanteringsplan för nämnder och styrelser samt de kommunala bolagens tillämpning av arkivreglementet.

Kommunstyrelsen är tillika arkivmyndighet och ansvarar därmed för kommunens centralarkiv.

Arkivet är beläget i källaren i en fastighet i ett närliggande kvarter till stadshuset. Centralarkivet är brandklassat och samtliga arkivhandlingar är förtecknade. Någon arkivbeskrivning över centralarkivets handlingar har dock inte upprättats. Centralarkivet tar endast emot arkivhandlingar som ska bevaras.

En assistent vid administrativa avdelningen sköter det praktiska arkivarbetet i centralarkivet. Av intervjuerna framkommer att arbetsuppgiften är en av flera för assistenten och att den också har lägsta prioritet. Utöver assistenten kan även administrativa chefen utföra arbetsuppgifterna i centralarkivet. Enligt intervjuade finns mycket begränsade resurser till kommunens centrala arkivvård.

Enligt arkivreglementet ska centralarkivet vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Centralarkivet i Eksjö kommun är inte bemannat och har inga specifika öppettider. Någon information om centralarkivet finns inte att finna på kommunens hemsida. Enligt intervjuade har dock centralarkivet möjlighet att ta emot besökare. Enligt uppgift från intervjuade är det ytterst sällan som privatpersoner/forskare tar kontakt med kommunen för att få besöka arkivet. Av intervjuerna framkommer också att besökare till centralarkivet i vissa fall kan få sitta själva i arkivet, utan personals närvaro.

Enligt intervjuade har arkivmyndigheten tidigare bedrivit tillsyn gentemot kommunens övriga myndigheter såsom åvilar arkivmyndigheten enligt arkivlagen. För närvarande finns dock ingen kontinuitet i tillsynen. Av intervjuerna framkommer att det var flera år sedan någon inspektion eller liknande gjordes ute hos myndigheterna. Intervjuade uppger dock att centralarkivet ser till att informera berörd administrativ personal exempelvis om förändringar sker i lagstiftningen kring den kommunala arkivvården. Centralarkivet lämnar också muntliga riktlinjer om arkivbeständighet, gallring och rensning.

3.3 Sektorsövergripande samarbete

En sektorsövergripande administrativ ledningsgrupp, ALG finns för utskottssekreterarna och registratorerna. Gruppen leds av administrativa chefen vid kommunledningskontoret och sammanträder ca en gång i månaden. Ett av huvudsyftena med ALG är att utskottssekreterarna för de tre sektorerna lämnar över akter med diarieförda ärenden från sektorerna som ska behandlas vid nästkommande sammanträde med kommunstyrelsen. Vidare arbetar gruppen även med frågor som rör administrativa rutiner och systemutveckling. ALG består av ca sex personer.

Av intervjuerna framkommer att man ute på sektorerna har en uppfattning om att kommunledningskontoret bör ha störst kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar, men

att det i själva verket inte alltid upplevs så. Önskemål har kommit från sektorerna om att ta fram ytterligare rutiner/styrdokument för hanteringen av allmänna handlingar.

Enligt intervjuade diskuterade ALG en eventuell implementering av ett nytt ärendehanteringssystem för ca två och ett halvt år sedan. Av intervjuerna framkommer att den senaste tiden har kommundirektörens genomlysning (utvärdering av kommunstyrelsens verksamheter) varit i fokus och systemutvecklingen har därmed stått stilla. Av intervjuerna framkommer dock att ALG under administrativa chefens ledning ska ”ta tag i” förändringsarbetet igen avseende hanteringen av allmänna handlingar och systemutvecklingen. En av registratorerna vid administrativa avdelningen har exempelvis varit på utvecklingskonferens avseende kommunens diarieföringssystem, Diarium 9000 från EDP. Visioner finns på kommunledningskontoret om att ha ett utvecklat elektroniskt diarieföringssystem med elektroniska akter och inskannade dokument, kopplat till kommunens hemsida.

Intervjuade ute på sektorerna upplever att samarbetet mellan sekreterare och registratorer har blivit bättre i och med den nya organisationen och införandet av ALG. Av intervjuerna framkommer dock att sektorerna upplever att förändringsarbetet ibland står stilla och att sektorerna förväntar sig att kommunledningskontoret genom administrativa avdelningen i större utsträckning ska vara de som tar initiativ, ger direktiv och tydligt leder förändringsarbetet.

3.3.1 Sektorsgemensam dokumenthanteringsplan

För närvarande pågår också arbete med att upprätta en gemensam dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen och dess verksamheter. Uppdraget har givits till administrativa chefen vid kommunledningskontoret. Av intervjuerna framkommer att sektorerna lämnade in underlag till administrativa avdelningen redan våren 2007, det som återstår är en sammanställning till en gemensam plan. Enligt uppgift från administrativa avdelningen kommer planen att antas senast hösten 2008.

3.4 Kommunledningskontorets hantering av allmänna handlingar

Posthantering

Kommunledningskontorets administrativa avdelning sköter posthantering och registrering för ledningsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Administrativa avdelningen är fysiskt placerad i stadshuset. Två administrativa assistenter ansvarar för posthanteringen. Den post som kommer till stadshuset är adresserad till kommunstyrelsen, politiker, internationella samordnaren eller informatören. Post med adressat ”Eksjö kommun” kommer också till stadshuset. Post till övriga enheter på kommunledningskontoret hanteras på respektive enhet.

Post som inte är personadresserad stämplas in och läggs i en postkorg. Personadresserad post öppnas inte om namnet står före Eksjö kommun på kuvertet. Om någon är borta länge gör man en bedömning från fall till fall om administrationen ska öppna posten. Skriftliga medgivanden/fullmakter som ger administrationen rätt att öppna personadresserad post finns inte.

Enligt intervjuade finns dock en muntlig överenskommelse. Enligt uppgift skrivs dock fullmakter vid semestrar och det finns alltid tillgänglig personal som kan ta hand om posten. Av intervjuerna framkommer att flera personer på administrativa avdelningen kan hantera posten.

Postkorgen med dagens inkommande post lämnas till administrativa chefen för eventuella direktiv om hur den ska hanteras. Media kommer varje dag och tittar i postkorgen. De administrativa assistenterna för postlista över inkommande post som inte ska diarieföras och som inte är av ringa vikt. Tjänstemännen på kommunledningskontoret ansvarar för att lämna in sin personadresserade post som ska diarieföras till administrativa avdelningen.

De två administrativa assistenterna tar även hand om den post som kommer till kommunens officiella elektroniska myndighetsbrevlåda (info@eksjo.se). Fyra personer på avdelningen har tillgång till myndighetsbrevlådan och den öppnas varje dag. Till myndighetsbrevlådan kommer främst information, kursinbjudningar och reklam. Mycket av den inkommande e-posten vidarebefordras ut till de administrativa kontaktpersonerna ute på sektorerna. Den e-post som stannar hos kommunledningskontoret består till största del av allmänna handlingar av mindre vikt. Av intervjuerna framkommer att det uppskattningsvis ca varannan månad kommer ett e- postmeddelande som kräver diarieföring och eventuellt kan bli föremål för en anmälan till ledningsutskottet.

Av intervjuerna framkommer att tjänstemännen inte lämnar svarsmeddelande i sin e-postlåda vid eventuell frånvaro, eftersom kommunens IT-enhet bedömer att det kan medföra risker för den enskilde såsom risk för inbrott. Vid frånvaro läser tjänstemännen e-posten hemifrån eller lämnar över lösenordet till en kollega som går in och läser e-posten.

Få handlingar inkommer till kommunledningskontoret via fax. Kommunledningskontoret har en fax i stadshuset och en i växeln.

Några specifika dokumenterade rutiner för kommunledningskontorets posthantering finns inte.

Registrering/diarieföring

Administrativa avdelningen sköter diarieföringen för hela kommunledningskontoret.

Diarieföringen sker sedan 1995 i diarieföringssystemet Diarium 9000 från EDP.

Kommunstyrelsen har ett diarium som gäller för samtliga sektorers, kommunledningskontorets och internserviceavdelningens diarieföring. De funktioner som administrativa avdelningen nyttjar i systemet är registrering, koppling av protokollsutdrag, bevakning, remittering, sekretessbeläggning, avslutning av ärenden, utskrift av statistik samt handlingsregistrering på postlista. Varje diariefört ärende kodas efter ett ämnesord.

För varje dag kan en ärende- och postlista tas fram som innehåller dagens samtliga diarieförda handlingar samt handlingar registrerade på postlista. Handlingar som diarieförs läggs i akter av PH-neutralt papper. Dessa förvaras sedan i hängmappar på en av assistenternas tjänsterum.

Handlingarna som registrerats på postlistan förvaras i en pärm och gallras efter inaktualitet.

Utöver diarieföring används också systematisk förvaring som registreringsmetod. Handlingar som förvaras systematiskt i pärmar vid kommunledningskontoret är exempelvis cirkulär, partistöd, protokoll, handlingar avseende varuhemsändning etc.

De in- och utgående handlingar som kommer in från tjänstemännen på kommunledningskontoret och som ska diarieföras är, enligt uppgift från intervjuade, handlingar som tillhör ärenden som ska behandlas politiskt i kommunstyrelsen eller lednings- och utvecklingsutskottet. Handlingar i

ärenden som upprättas på någon av de tre sektorerna och som ska behandlas i kommunstyrelsen lämnas över till administrativa avdelningen vid en s.k. aktöverlämning i samband med att ALG- gruppen träffas. Efter att ärendena har behandlats i kommunstyrelsen skickas dem tillbaka till den sektor som upprättade akten. Akterna till samtliga motioner och medborgarförslag förvaras dock på administrativa avdelningen. Intervjuade upplever att man har fått bättre kontroll över handlingar som ska diarieföras tack vare den nya organisationen då alla tjänstemän tillhör en och samma förvaltning. Tjänstemännen får kopior av de diarieförda handlingarna vid handläggning.

Av intervjuerna framkommer att rutinen för utlämnande av allmän handling upplevs fungera väl.

Kommundirektören beslutar om utlämnande av allmän handling i egenskap av sektorschef.

Några specifika dokumenterade rutiner för kommunledningskontorets diarieföring/registrering finns inte.

Stickproverna i kommunstyrelsens diarium visar att kommunledningskontorets diarieföring lever upp till sekretesslagens krav.

Arkivvård

Den arkivvård som bedrivs av administrativa avdelningen är att de administrativa assistenterna avslutar ärenden i EDP och kontrollerar så att innehållet i akten stämmer överens med det elektroniska diariekortet i datorn. Avslutade diarieförda ärenden mellanförvaras i ett dagarkiv i stadshuset i tre år innan de lämnas till slutförvaring i centralarkivet. Assistenterna gallrar postlistans handlingar efter inaktualitet. Anmälningsärenden till lednings- och utvecklingsutskottet gallras efter ett år. Beträffande gallring i övrigt följs SKL:s råd för att bevara och gallra.

Arkivansvarig för kommunstyrelsen och dess verksamheter är administrativa chefen vid kommunledningskontoret. Varken arkivbeskrivning eller arkivförteckning har upprättats eller antagits av kommunstyrelsen.

Några specifika dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens arkivvård finns inte.

3.5 Internserviceavdelningens hantering av allmänna handlingar

Posthantering, diarieföring och arkivvård

Post till internserviceavdelningens, ISA:s, enheter inköp, kost och städ sorteras i kommunens växel/reception. Avdelningens IT-enhet får sin post direkt. Posten fördelas ut på avdelningens enheter av personalen i receptionen. Personadresserad post lämnas direkt till berörd tjänsteman.

Några fullmakter för öppnande av personadresserad post har inte lämnats till personalen i receptionen. Varje enhet har egna överenskommelser för hur den personadresserade posten hanteras vid semestertider. Inköpsenheten har muntliga överenskommelser som ger rättighet att öppna personadresserad post. När det gäller e-post har avdelningens alla enheter fullmakter inlagda i systemet som medger att någon/några kan gå in och läsa inkommen e-post vid frånvaro.

ISA har ingen officiell e-postbrevlåda utöver info@eksjo.se.

En ekonom/inköpsassistent sköter avdelningens diarieföring/registrering. Ärenden som ska behandlas politiskt i lednings- och utvecklingsutskottet diarieförs i Diarium 9000 och läggs i aktomslag. Handlingar som exempelvis diarieförs vid ISA är tjänstetillsättningar, bredbandsanslutningar och skadeståndsanspråk. Sammanlagt diariefördes fem ärenden år 2007 och vid tidpunkten för granskningen har fem ärenden diarieförts år 2008. Stickprover på diarieföringen visar att hanteringen uppfyller sekretesslagens krav och att samtliga registrerade handlingar i ärendena gick att återfinna i akten.

Upphandlingsärenden förvaras systematiskt i pärmar med en pärm per upphandling. Under 2008- 2009 planerar enheten att köpa ett upphandlingssystem i vilket alla handlingar i en upphandling kommer att bli diarieförda.

Endast ekonomen/inköpsassistenten kan diarieföra vid avdelningen. De funktioner som används i systemet är registrering och sekretessbeläggning. Samtliga tjänstemän på avdelningen har dock

”tittfunktion”.

Rutinen för utlämnande av allmän handling upplevs enligt intervjuade fungera bra. Främst är det de tre tjänstemän vid avdelningen som gör upphandlingar som berörs av rutinen.

Avdelningen har ett brandklassat arkiv där de diarieförda handlingarna förvaras.

Ekonomen/inköpsassistenten ansvarar också för upprättande och revidering av avdelningens dokumenthanteringsplan. För närvarande inväntar avdelningen att kommunstyrelsens övergripande dokumenthanteringsplan ska bli färdig att antas.

Några specifika dokumenterade rutiner för ISA:s posthanterig, diarieföring/registrering och arkivvård finns inte.

3.6 Samhällsbyggnadssektorns och tillstånds- och myndighetsnämndens hantering av allmänna handlingar

Posthantering

Vid samhällsbyggnadssektorn arbetar anställd personal med handläggning av ärenden både gentemot samhällsbyggnadsutskottet/kommunstyrelsen och gentemot tillstånds- och myndighetsnämnden. Detta innebär att administrativ personal vid samhällsbyggnadssektorns administrativa enhet även ansvarar för posthantering, registrering av ärenden och arkivhantering för tillstånds- och myndighetsnämnden.

En assistent tar hand om all inkommande post till sektorns plan- och byggavdelning, mät- och exploateringsavdelning och miljöavdelning. Fritidsavdelningen och kultur- och turismavdelningen sköter sin posthantering och registrering, räddningstjänsten likaså. Assistenten sorterar och öppnar posten. När det gäller kuvert där personnamn står överst och aktuell mottagare är närvarande på kontoret öppnas dessa inte. Alla vid plan- och byggavdelningen, mät- och exploateringsavdelningen och miljöavdelningen har lämnat fullmakter så att personadresserad post kan öppnas vid frånvaro. Inkommande post som rör miljö och trafik lämnas till en annan assistent. Myndighetsärenden (tillstånds- och myndighetsnämnden) tas omhand av båda assistenterna vid administrativa enheten beroende på ärendetyp. De båda assistenterna täcker upp

för varandra vid semestrar och annan frånvaro. Även assistenten på kultur- och turismavdelningen kan täcka upp.

Den officiella elektroniska brevlådan för samhällsbyggnadssektorn är miljo&bygg@eksjo.se. Till denna kommer främst kursinbjudningar och reklam, men också information som berör de olika verksamhetsområdena. Av intervjuerna framkommer att det uppskattningsvis knappt en gång i månaden kommer ett e-postmeddelande som kräver diarieföring. Från kommunens officiella elektroniska brevlåda vidarebefordras också e-post till samhällsbyggnadssektorn. Denna vidarebefordras dock till assistentens personliga e-postlåda. Assistenterna får sällan in inkommande eller utgående e-post från tjänstemännen för registrering/diarieföring. Vissa tjänstemän har dock möjlighet att själva diarieföra i aktuellt diarieföringssystem.

Samhällsbyggnadssektorn har valt att inte använda postlista. Enligt intervjuade är anledningen att man har bedömt att det är så relativt få handlingar vid sektorn som skulle bli föremål för registrering på postlista, då flertalet handlingar går in i något av sektorns tre ärendehanteringssystem. Av intervjuerna framkommer dock att listor tas fram varje dag över inkommande ärenden som har diarieförts.

Några specifika dokumenterade rutiner för samhällsbyggnadssektorns posthantering finns inte i dagsläget. Av intervjuerna framkommer dock att sektorn har för avsikt att ta fram en handbok med administrativa rutiner som även kommer att omfatta rutiner för posthantering.

Diarieföring/registrering

Samhällsbyggnadssektorn har tre olika diarieföringssystem. I Diarium 9000 från EDP diarieförs ärenden till utskottet och kommunstyrelsen, dvs. ärenden som inte är myndighetsutövning och som sorterar under kommunstyrelsens ansvarsområde. Assistenten för miljösidan ansvarar för diarieföringen i Diarium 9000. I detta system diarieför även fritidsavdelningen och kultur- och turismavdelningen samt räddningstjänsten. Samhällsbyggnadssektorns ledningsgrupp får vid sina sammanträden en lista med nya diarieförda ärenden i Diarium 9000 sedan föregående sammanträde. I systemet ”Miljöreda” från EDP diarieförs handlingar i myndighetsärenden för miljöavdelningen. Här kan även administrativa ärenden avseende miljö förekomma.

Verksamhetsområdet sorterar under tillstånds- och myndighetsnämnden. I systemet Winbär diarieförs myndighetsärenden inom plan- och byggavdelningen och mätavdelningen såsom bygglov, trafikärenden, mätningsärenden och fastighetsbildningsärenden. I Winbär kan även administrativa ärenden diarieföras. Av intervjuerna framkommer att vissa ärenden som ska behandlas politiskt i kommunstyrelsen och tillstånds- och myndighetsnämnden kan vara diarieförda i samtliga tre system.

Sektorns handläggare har tillgång till myndighetssystemen och kan exempelvis skriva yttranden i Miljöreda och Winbär. En del handläggare har även tillgång till Diarium 9000. All diarieföring görs dock av de två assistenterna.

I Diarium 9000 nyttjas följande funktioner utöver diarieföring: koppling av beslut, sekretessbeläggning samt framtagande av ärendelistor och statistik. I Miljöreda nyttjas följande funktioner utöver diarieföring: koppling av beslut, sekretessbeläggning, upprättande av delegationsbeslut och samtliga tjänsteskrivelser samt debitering. I Winbär nyttjas följande funktioner utöver diarieföring: framtagande av listor och statistik, remittering, koppling till kartor

och fastighetsregister, upprättande av tjänsteskrivelser och beslut samt debitering. Assistenterna skriver också ut delegationslistor från systemet.

Allmänna handlingar som inte diarieförs är exempelvis skrivelser av mindre vikt som istället förvaras systematiskt i kronologisk ordning i pärm. Cirkulär lämnas till berörd eller diarieförs, samma rutin gäller för enkäter.

Rutinen för utlämnande av allmän handling upplevs av intervjuade fungera väl. Enligt intervjuade är det främst massmedia som önskar se handlingar, allmänheten begär sällan ut allmänna handlingar. Vid osäkerhet rådfrågar assistenterna handläggande tjänsteman. Därefter, vid fortsatt osäkerhet, hänskjuts prövningen till sektorschefen.

Dokumenterade rutiner för ärende- och dokumenthantering finns för miljösidan. Rutinerna har arbetats fram under våren 2008. Sektorn har även dokumenterade rutiner för diarieföring av planärenden. Vidare framkommer att sektorn ska bli försökskommun för systemet ByggR som är det system som kommer att ersätta Winbär på sikt.

Stickproverna i Diarium 9000, Miljöreda och Winbär visar att diarieföringen vid samhällsbyggnadssektorn lever upp till sekretesslagens krav.

Arkivvård

Assistenten som ansvarar för diarieföringen för miljöavdelningen ansvarar också för miljöavdelningens arkivhantering. Handlingar i ärenden som har behandlats i tillstånds- och myndighetsnämnden ligger i original som bilaga till protokollet. Handläggarna eller assistenten avslutar ärendet. Assistenten diarieför beslutsparagrafen. Tillstånds- och myndighetsnämndens protokoll och bilagepärmar förvaras i sektorns brandklassade närarkiv i fem år innan arkivhandlingarna lämnas för slutförvaring i centralarkivet.

För miljöärendena används objektregistrering, vilket innebär att en hängmapp (dossié) skapas för själva fastighetsbeteckningen där samtliga ärenden som rör fastighetsbeteckningen arkiveras. De olika ärendetyperna hålls isär med hjälp av olika färger på aktomslagen. Fastighetsärenden slutförvaras i sektorns närarkiv.

Diarieförda handlingar till Diarium 9000 förvaras i ett särskilt utrymme i närarkivet. Två år plus innevarande år förvaras i närarkivet, därefter lämnas arkivhandlingar till centralarkivet för slutförvaring.

Den andra assistenten ansvarar för arkivering av bygglov. Efter att det s.k. slutbeviset har diarieförts avslutar assistenten ärendet i Winbär och gallrar det inför arkivering. Assistenten skriver listor över de gallrade ärendena som läggs i arkivet. Byggloven sorteras in efter församling och därefter i bokstavsordning. Tidigare har samtliga bygglovshandlingar microfilmats, men skickas numera iväg till ett företag i Västerås för skanning för att sedan återkomma i CD-format. Originalhandlingarna förstörs efter inskanning. För byggloven finns därmed ett digitalt arkiv. Trafikärenden avslutas i Winbär och läggs sedan i arkivkartonger.

Trafikärenden fr.o.m. 2003 finns förvarade i sektorns närarkiv. Mätningsavdelningen arkiverar själva. Fastighetsbildningsärenden anmäls till tillstånds- och myndighetsnämnden och arkiveras

som en bilaga till protokollet, men förvaras också i pärm i närarkivet. Ärendena slutförvaras på sektorn.

Varken arkivbeskrivning eller arkivförteckning har upprättats för tillstånds- och myndighetsnämnden.

Äldre arkiveringsplaner finns för tidigare miljö- och hälsoskyddsnämnden och byggnadsnämnden och stämmer därmed inte överens med nuvarande organisation. Några specifika dokumenterade rutiner för samhällsbyggnadssektorns arkivvård finns inte.

3.7 Barn- och ungdomssektorns hantering av allmänna handlingar

Posthantering

Vid barn- och ungdomssektorn finns en administrativ samordnare som sköter diarium och arkiv vid sektorns administrativa enhet. Vid sektorns familjeenhet sköts posthanteringen och diarieföring av en assistent. Beträffande postöppningen vid sektorns administrativa enhet köps den tjänsten in från individ- och familjeomsorgens reception på sociala sektorn. Personalen där öppnar och stämplar in posten. Samordnaren vid barn- och ungdomssektorns administrativa enhet avgör vilka av de inkommande handlingarna som ska diarieföras eller registreras på postlistan.

Samtliga tjänstemän vid barn- och ungdomssektorns administrativa enhet utom skolpsykologen har skrivit på fullmakter som ger receptionspersonalen rätt att öppna posten.

All post lämnas efter instämpling till den administrativa samordnaren. Internposten delas ut direkt medan övrig inkommande post utifrån läggs i en låda. Lådan med inkommande post cirkulerar sedan på den administrativa enheten och samtliga tjänstemän signerar att de har tagit del av posten. Den administrativa samordnaren kan också skicka med eventuella meddelanden om vilka eventuella åtgärder som handläggarna ska vidta. Av intervjuerna framkommer att posten till stor del består av tidningar, reklam och kursinbjudningar.

Familjeenhetens post går också till sociala sektorns reception som öppnar och stämplar in posten.

Familjeenheten för ingen postlista. Fullmakter har inte lämnats av tjänstemännen vid sektorns familjeenhet. Den inkommande posten diarieförs i verksamhetssystemet Procapita och fördelas sedan ut till tjänstemännen. Inkommande kursinbjudningar lämnas till avdelningschefen. Någon cirkulation likt den på administrativa enheten förekommer inte.

Vid den administrativa samordnarens frånvaro kan ytterligare tjänstemän se till att posten kommer ut på cirkulation. Någon diarieföring eller registrering på postlista sker dock inte. Vid familjeenheten öppnas också posten och fördelas även vid assistentens frånvaro. Diarieföringen i Procapita får handläggarna dock göra själva.

Administrativa samordnaren tar hand om de inkommande handlingarna till sektorns elektroniska myndighetsbrevlåda; barn-ungdomssektorn@eksjo.se. Enligt intervjuade består uppskattningsvis 95 % av den inkommande e-posten av ”spam” och reklam. Då och då kan dock förfrågningar om barnomsorg inkomma. Enligt intervjuade diarieförs ca ett e-postmeddelande i månaden. Till familjeenheten kommer sällan e-post som ska diarieföras i Procapita. Enligt intervjuade är det snarare till den personliga e-postbrevlådan som administrativa samordnaren får e-post som behöver diarieföras. Till den personliga e-postlådan vidarebefordrar bl.a.

kommunledningskontoret meddelanden från kommunens officiella myndighetsbrevlåda. Av intervjuerna framkommer att somliga tjänstemän är bättre än andra på att lämna in inkommande och utgående e-post som ska diarieföras till administrativa samordnaren. Vid familjeenheten diarieför tjänstemännen själva sin e-post i Procapita i den utsträckning som det behövs.

Några specifika dokumenterade rutiner för barn- och ungdomssektorns posthantering finns inte.

Diarieföring/registrering

Administrativa enheten diarieför i diarieföringssystemet Diarium 9000. De funktioner som nyttjas utöver diarieföringen är avslutning av ärenden, koppling av protokoll, sekretessbeläggning, framtagande av statistik i form av rapporter, etikettfunktion mm. Den administrativa samordnaren innehar systemansvar för programmet. Ute på sektorns skolenheter finns manuella diarier i pärmar. Administrativ personal ute på enheterna sköter diarieföringen och vänder sig till samordnaren för råd och stöd i hanteringen av allmänna handlingar. Samordnaren deltar också i regelbundna assistentträffar för samtliga registratorer inom barn- och ungdomssektorn.

Familjeenheten diarieför i verksamhetssystemet Procapita. Funktionen som assistenten i första hand nyttjar är aktualisering av ärende och registrering av handling i befintligt ärende.

Tjänstemännen får kopior på diarieförda handlingar vid handläggning av ärenden.

Några specifika dokumenterade rutiner för barn- och ungdomssektorns diarieföring/registrering finns varken för administrativa enheten eller vid familjeenheten. Av intervjuerna framkommer dock att merparten av de handlingar som hanteras inom familjeenheten ska registreras i Procapita eftersom det rör sig om handlingar i personärenden.

Rutinen för utlämnande av allmän handling upplevs av intervjuade fungera väl. Vid osäkerhet hänskjuts prövningen av utlämnandet till sektorschefen. Enligt intervjuade är det dock sällan som någon begär ut allmänna handlingar vid sektorn.

Stickproverna i kommunstyrelsens diarium visar att diarieföringen vid barn- och ungdomssektorn lever upp till sekretesslagens krav.

Arkivvård

Beträffande sektorns arkivhantering upprättar administrativa samordnaren akter till de diarieförda ärendena. Postlistans handlingar som internt går under namnet ”smånummer” förvaras systematiskt i pärmar, kodade efter ämnesområden. Postlistans handlingar läggs i arkivkartonger och gallras efter fem år. Samordnaren avslutar ärenden i Diarium 9000 och skriver ut diariekort som läggs i akten. Handlingar i diarieförda ärenden förvaras i två år plus innevarade år i sektorns brandklassade närarkiv. Därefter sker överlämning till centralarkivet. Utskottsprotokollen binds in och förvaras i fem år i närarkivet. Av intervjuerna framkommer att skolorna ansvarar den egna arkivhanteringen och arkivkapacitet finns ute på skolorna. Skolorna har egna kontakter med centralarkivet.

Vid familjeenheten läggs en dossié upp på klienten. Dossién utgörs av en hängmapp. Dossiéerna förvaras i fem år i brandklassat närarkiv, därefter sker överlämning till centralarkivet för slutförvaring.

Några specifika dokumenterade rutiner för barn- och ungdomssektorns arkivvård finns inte.

En dokumenthanteringsplan för tidigare barn- och utbildningsnämnden, beslutad 2001-10-05 finns, men stämmer inte överens med nu gällande organisation.

3.8 Sociala sektorns hantering av allmänna handlingar

Posthantering

Inkommande post går till sociala sektorns reception. Receptionen sorterar posten och lämnar inkommande handlingar i personärenden till socialsekreterarna för registrering i Procapita.

Receptionen öppnar all personadresserad post. Samtliga tjänstemän på sektorn har lämnat fullmakter som ger receptionen rätt att öppna personadresserad post. Receptionen registrerar inkommande handlingar som inte diarieförs på postlista. Vissa av postlistans handlingar lämnas i original till berörd tjänsteman, medan andra förvaras av utskottssekreteraren. Enligt intervjuade har postlistan vissa dagar inga registrerade handlingar. Tidningarna kommer dagligen och tittar på postlistan.

De inkommande handlingar som receptionen bedömer ska diarieföras (ej handlingar i personärenden) lämnas till utskottssekreteraren. Receptionen ansvarar även för sociala sektorns elektroniska myndighetsbrevlåda. Inkommande handlingar till myndighetsbrevlådan som ska diarieföras skrivs ut och lämnas till utskottssekreteraren. Av intervjuerna framkommer att e-post som ska diarieföras i huvudsak utgörs av tjänsteansökningar. Tjänstemännen ställer om sina personliga e-postbrevlådor till receptionen eller en kollega vid frånvaro. Enligt uppgift är det ytterst sällan som sektorns tjänstemän lämnar in inkommande eller utgående e-post till utskottssekreteraren för diarieföring. Uppskattningsvis förekommer det ca två gånger i månaden handlingar som ska diarieföras, oftast i ärenden som ska behandlas politiskt av utskottet.

Via fax kommer tjänstgöringsrapporter från ordningsvakter och avgifter inom äldreboenden.

Dessa handlingar förvaras systematiskt i pärmar.

Några specifika dokumenterade rutiner för sociala sektorns posthantering finns inte.

Diarieföring/registrering

Utskottssekreteraren och en assistent kan diarieföra. Enligt intervjuade ska ytterligare en personal i receptionen lära sig att diarieföra. De funktioner som sektorn nyttjar i Diarium 9000 är utöver diarieföring, koppling av beslut, avslutning av ärenden, sekretessbeläggning, framtagande av statistikuppgifter och samt systemets etikettfunktion. Önskemål finns hos intervjuade om att börja koppla tjänsteskrivelser digitalt. Det är ytterst sällan som personärenden förekommer i diariet.

Tjänstemännen får kopior av de diarieförda handlingarna vid handläggning av ärenden.

Vissa handlingar diarieförs inte utan förvaras systematiskt i pärmar, exempelvis anmälningar om folköl- och tobaksförsäljning, närvarolistor vid sammanträden, serviceavtal för kopieringsmaskiner, debiteringsunderlag för tillsynsavgifter, restaurangrapporter, anmälningar om serveringsansvarig personal etc. Enligt intervjuade är det ofta handlingar som är specifika för en handläggares tjänst som registreras genom systematisk förvaring.

Rutinen för utlämnande av allmän handling upplevs fungera väl. I första hand är det receptionen som berörs. Receptionen rådfrågar utskottssekreteraren vid osäkerhet. Utskottssekreteraren hänskjuter i sin tur prövningen till sektorschefen om oklarheter uppstår.

Några specifika dokumenterade rutiner för sociala sektorns diarieföring finns inte.

Stickproverna i kommunstyrelsens diarium visar att diarieföringen vid sociala sektorn lever upp till sekretesslagens krav. Dock visade stickprovet att vissa diarieförda handlingar inte var försedda med diarienummer.

Arkivvård

Sektorns arkivhantering sköts av en assistent vars tjänst är förlagd i receptionen. Assistenten upprättar akter, dvs. gör aktomslag till ärenden och placerar dessa i hängmappar i närarkivet, skriver diariekort, lägger avslutade ärenden i arkivmappar och arkivkartonger, upprättar pärmar till den systematiska förvaringen av protokoll etc. Diarieförda handlingar för två år plus innevarande år förvaras i ett brandklassat närarkiv på sektorn. Hittills har sektorn endast levererat arkivhandlingar en gång till centralarkivet. De kontakter som sektorn har och har haft med centralarkivet har skett genom ALG-gruppen. Av intervjuerna framkommer att omflyttningar inom sektorn har bidragit till att arkivfrågor har diskuterats frekvent.

Sektorn har en dokumenthanteringsplan som inte stämmer överens med gällande organisation.

Dokumentet arbetades fram av utskottssekreteraren 2003-2004. Dokumentet ska enligt intervjuade finnas hos samtliga tjänstemän på sektorn. Av intervjuerna framkommer dock att implementeringen av dokumenthanteringsplanen var dålig och att någon uppföljning av efterlevnaden inte har gjorts. För närvarande inväntar sektorn den gemensamma dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen.

Några specifika dokumenterade rutiner för sociala sektorns arkivvård finns inte.

Av intervjuerna framkommer att utskottssekreteraren ingår i ett länsnätverk för nämndsekreterare i socialnämnder. Nätverket träffas en gång om året för erfarenhetsutbyten. Vid dessa träffar har också arkivfrågor diskuterats. Inom sociala sektorn finns även en intern administrativ grupp under utskottssekreterarens ledning där hanteringen av allmänna handlingar ofta diskuteras. Tanken med gruppen är att försöka få en enhetlig hantering inom den egna sektorn. Enligt intervjuade är ambitionen att gruppen ska träffas en halvtimme i månaden.

4. Kommentarer

Övergripande syftet med granskningen är att bedöma huruvida kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till denna princip.

Sammanfattningsvis bedömer vi att såväl kommunstyrelsen som tillstånds- och myndighetsnämnden lever upp till offentlighetsprincipen. Nedan följer våra huvudsakliga kommentarer och rekommendationer.

Posthantering

Vi konstaterar att samtliga tre sektorer har väl fungerande fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post samt att flera personer kan sköta sektorernas posthantering. Vi anser dock att samtliga tjänstemän vid kommunledningskontoret, internserviceavdelningen och barn- och ungdomssektorns familjeenhet också bör lämna skriftliga fullmakter till registratorsfunktionen.

Vi konstaterar att ett flertal personer vid granskade enheter och avdelningar kan hantera såväl den traditionella posthanteringen som den elektroniska vilket bidrar till att kvalitetssäkra hanteringen.

Vi rekommenderar dock att e-post från info@eksjo.se vidarebefordras till sektorernas officiella e- postlådor istället för till kontaktpersonerna för att minska sårbarheten.

Diarieföring

Stickproverna i kommunstyrelsens och tillstånds- och myndighetsnämndens diarium visar att diarieföringen hos granskade myndigheter lever upp till sekretesslagens krav. Vi rekommenderar dock sociala sektorn att förse samtliga handlingar i diarieförda ärenden med diarienummer för att undvika sårbarhet i hanteringen. Vidare bedömer vi att kommunledningskontoret ska förvara samtliga akter med diarieförda handlingar i närarkivet.

Myndigheternas akivvård

Vi konstaterar att kommunstyrelsen och tillstånds- och myndighetsnämnden inte har beaktat arkivlagens föreskrifter då erforderliga dokument för myndigheternas arkivvård såsom arkivbeskrivning och arkivförteckning inte har upprättats. De båda myndigheterna behöver snarast upprätta och anta arkivbeskrivning och arkivförteckning.

Vi anser det vara av yttersta vikt att kommunstyrelsen snarast fastställer den sektorsgemensamma dokumenthanteringsplanen och att ansvar och roller för revidering och uppdatering av planen är klargjorda vid datum för antagandet. Likaså bör kommunstyrelsen hitta former för att hålla dokumentet levande och tillgängligt hos förvaltningens tjänstemän.

Styrdokument

Vi konstaterar att kommunen har ett flertal styrdokument vilka bidrar till att kvalitetssäkra hanteringen av allmänna handlingar. Vi noterar dock att samma information finns att återfinna i flera av dokumenten, såsom i riktlinjerna för e-post och kommunens IT-säkerhetspolicy. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att utöka riktlinjerna för e-post till att även omfatta hantering av handlingar i form av SMS. Likaså noterar vi att de styrdokument i form av stöddokument för administrativ personal saknar datum för upprättande samt information om vem som har upprättat dokumenten. Vi anser att dessa stöddokument tillsammans med övriga befintliga kommunövergripande styrdokument med fördel kan utvecklas till en kommunövergripande handbok i dokumenthantering för Eksjö kommun. Vi vill i sammanhanget dock understryka

vikten av att hålla samtliga styrdokument levande och uppdaterade samt lättillgängliga genom exempelvis publicering på kommunens intranät.

Vi ser med tillfredsställelse på de nämndsspecifika dokumenterade rutiner som har upprättats av samhällsbyggnadssektorn för tillstånds- och myndighetsnämndens hantering av allmänna handlingar och vill i sammanhanget uppmana övriga sektorer att dokumentera befintliga sektorsspecifika rutiner som ett led i kvalitetssäkringen av hanteringen av allmänna handlingar.

Kommunens centrala arkivvård

Vi konstaterar brister i kommunens centrala arkivvård. Kommunstyrelsen avsätter få resurser, vilket tenderar att göra den centrala arkivvården ytterst eftersatt på sikt. Vi anser att kommunens arkivreglemente bör uppdateras och anpassas efter utskottsorganisationen samt utvecklas på samtliga punkter. Vidare behöver arkivmyndigheten se till att en arkivbeskrivning upprättas för centralarkivet samt att kontinuerlig tillsyn av sektorernas arkiv och arkivvård bedrivs av arkivmyndigheten. Vi noterar att information om centralarkivet saknas på kommunens hemsida och att arkivet ytterst sällan har besökare. Vi vill därför poängtera vikten av att arkivmyndigheten ser till att främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning.

Sektorsövergripande samarbete och systemutveckling

Vi anser att kommunstyrelsen efter organisationsförändringen har hittat former för samverkan och sektorsövergripande samarbete för hanteringen av allmänna handlingar. Vi bedömer att ALG- gruppens arbete underlättar för hanteringen av allmänna handlingar inom de tre sektorerna.

Vidare anser vi det vara av yttersta vikt att det finns en kontinuitet i ALG-gruppens arbete och att administrativa avdelningen vid kommunledningskontoret tydligt driver och utvecklar gruppens arbete i förvaltningsorganisationen.

En eventuell systemutveckling mot ett alltmer omfattande digitalt ärendehanteringssystem kräver sannolikt en projektgrupp med en sammansättning av gruppmedlemmar som representerar flera olika funktioner och verksamhetsaspekter avseende hanteringen av allmänna handlingar, för att på så sätt uppnå största möjliga legitimitet i förvaltningsorganisationen. Projektgruppens arbete bör genom en styrgrupp vara förankrat högt upp i förvaltningsorganisationen samt arbeta efter tydliga projektdirektiv.

KPMG, dag som ovan

Lisa Åberg Revisor