RAMAVTAL. Handledningskonsulter. Leverantör AB

RAMAVTAL

Handledningskonsulter Leverantör AB

Diarienr XXXXXX-2012

n2.02011

Mellan Försäkringskassan organisationsnummer 202100-5521, och XX, orga- nisationsnummer 000000-0000, nedan kallad leverantören har träffats följande ramavtal (Avtalet) om köp av handledningstjänster. Avtalet har träffats efter genomförd upphandling med Dnr 010716-2012.

§ 1

Parternas åtagande regleras av

1. Avtalet med bilagor

2. Förfrågningsunderlag med bilagor

3. Försäkringskassans allmänna villkor avseende tjänster version 2011:2.

4. Avgivet anbud

Förekommer i ovan 1-4 nämnda kontraktshandlingar mot varandra stri- dande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i ovan angiven ordning.

Uppgifter i anbud som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget eller avviker från detta gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att dessa ska gälla.

§ 2

Avtalet gäller från och med 2012-10-01 – 2014-09-30. Försäkringskas- san har därefter rätt att förlänga Avtalet med ett (1) plus ett (1) år, dock längst t.o.m. (2016-09-30). Meddelande om förlängning ska vara leve- rantören tillhanda senast tre (3) månader före avtalstidens utgång.

Avtalet träder i kraft när det undertecknats av båda parter, dock under förutsättning att Försäkringskassan på grund av bestämmelserna i 16 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller beslut av dom- stol inte är förhindrad att ingå avtal.

Uppdrag kan fortgå även efter avtalstidens slut. För ej avslutade upp- drag och utestående förpliktelser ska Avtalet fortsätta att gälla i tillämp- liga delar till dess att uppdrag slutförts och slutreglering skett.

§ 3

Försäkringskassans kontaktperson avseende Avtalet är xxxx, (organisa- torisk tillhörighet Försäkringskassan), telefonnummer xxxx.

Försäkringskassans kontaktperson avseende uppdragen är xxxx, (orga- nisatorisk tillhörighet Försäkringskassan), telefonnummer xxxx.

n2.02011

Leverantörens kontaktperson avseende Avtalet är …………, telefon- nummer xxxx.

§ 4

Samtliga enheter vid Försäkringskassan som kan vara i behov av dessa tjänster, dock främst inom Försäkringskassans kundmötesorganisation- er.

Avrop ska ske hos leverantör för det aktuella området, se bilaga 4, av- ropsblankett.

För det fall att omorganisation eller dylikt sker som medför att uppgif- ter/områden som för närvarande tillhör Försäkringskassans verksamhet övergår till annan myndighet eller att verksamhet från annan myndighet alt. ny verksamhet tillkommer på Försäkringskassan, ska även dessa verksamheter omfattas av Avtalet.

§ 5

Avtalet omfattar processinriktad grupphandledning där medarbetaren får tillfälle att reflektera över sitt arbete, sitt förhållningssätt och vad som händer i mötet med kunder, samarbetspartners och kollegor. Hand- ledningen ska ge ett vidgat perspektiv, fokusera på lösningar och ut- veckla kommunikation och samarbete. Handledning är främst en före- byggande insats men ska även ge stöd och avlastning när något inträf- fat.

Avtalet omfattar inte individuella stödsamtal, ledningsfrågor, ledarut- veckling, coachning chefer/medarbetare, kris- och konflikthantering.

Leverantören är medveten om att organisatoriska förändringar inom Försäkringskassan kan påverka omfattningen av avrop.

Försäkringskassan har rätt att separat upphandla tjänster vilka Försäk- ringskassan bedömer ligga utanför Avtalets tillämpningsområde samt anlita annan leverantör för uppdrag där Försäkringskassan anser att sär- skild specialistkompetens behövs.

Om Avtalet under avtalstiden på något sätt bedöms vara oförenligt med gällande lagstiftning eller praxis på området samt vid situationer då för- utsättningarna vid avrop har förändrats eller är sådana att det inte är skäligt att avropa från Avtalet (exempelvis omfattningen av eller struk- turen på efterfrågade uppdrag) förbehåller sig Försäkringskassan rätten att anskaffa eller upphandla motsvarande tjänster separat.

n2.02011

§ 6

Leverantören ska tillämpa Avtalets villkor vid beställning/avrop även om Försäkringskassan inte uttryckligen åberopar Avtalet.

Vid avrop ska leverantören tillhandahålla de tjänster som omfattas av Avtalet, i enlighet med de villkor och förutsättningar som anges i Avta- let.

Vid ramavtal med en leverantör:

Försäkringskassan får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Avtalet. Sådan återkommande underlåtenhet utgör hävningsgrund enligt

§ 199.

Vid ramavtal med flera leverantörer:

Leverantören får inte underlåta att återkommande frånsäga sig uppdrag (vid rangordnade ramavtal). Sådan återkommande underlåten-

het/frånsägelse utgör hävningsgrund enligt § 199.

Avropets omfattning bestäms av den skriftliga avropshandlingen.

Avrop görs av ansvarig chef med hjälp av Avropsblankett. Blanketten skickas via e-post till aktuell leverantör för området. Leverantören sva- rar i avropsblanketten och skickar in den via e-post till ansvarig chef, som i sin tur ger Inköpsenheten i uppdrag att skriva avropsavtal för handledningstjänsten.

I avropet ska ersättningen för uppdraget anges enligt priser och övriga villkor i Avtalet.

Avropsavtalet ska undertecknas av båda parter för att vara bindande.

§ 7

Uppdrag ska kunna inledas inom en (1) månad efter det att Försäk- ringskassan avropat handledningstjänsten.

§ 8

Försäkringskassan har ambitionen att under Avtalets löptid kontinuer- ligt arbeta med att förenkla beställningsrutinerna avseende avrop från Avtalet. Mot bakgrund av detta kan exempelvis ett elektroniskt stöd för beställningar komma att införas under avtalstiden. Den mer specifika utformningen av ett sådant stöd har vid tidpunkten för upphandlingen inte fastställts.

n2.02011

Leverantören ska stödja Försäkringskassans ambition att, ur ett bestäl- larperspektiv, löpande under avtalsperioden förbättra beställningsruti- nerna. Detta kan exempelvis innebära att leverantören ska avlämna be- kräftelser på beställningar enligt den rutin som Försäkringskassan anvi- sar vid Avtalets tecknande samt att under avtalstiden anpassa sig efter de förändringar som kan ske avseende beställningsrutinen.

§ 9

Organisation för genomförande av uppdrag specificeras i avropet. En överenskommen organisation får ändras först efter samråd mellan par- terna.

§ 10

Grupphandledningen ska genomföras i Försäkringskassan lokaler.

§ 11

Leverantören ska följa den tidplan som har upprättats i uppdragsspeci- fikationen/avropet. Leverantören har dock rätt till senare leverans om han försenas på grund av förhållanden som denne inte orsakat och vars effekt denne inte rimligen kunnat undanröja. Senareläggning får bara ske under tid när tvingande hinder föreligger. Leverantören ska aktivt arbeta för att undanröja hinder.

Försäkringskassan ska lämna underlag, granska mottagna handlingar och lämna besked så att avtalad tidplan kan följas.

Part ska utan dröjsmål skriftligen underrätta den andra parten sedan han fått kännedom om förhållanden som kan medföra en ändring av tidpla- nen eller på annat sätt kan påverka genomförande av uppdrag.

Om part inte lämnar någon sådan underrättelse, får part inte åberopa förhållandet annat än om den andra parten insett eller bort insett detta och att det inverkar på tidplanen.

Därutöver ska part, efter det att han kunnat bedöma vilken ändring av tidplanen som krävs, skriftligen underrätta den andra parten om änd- ringen. Underrättelsen ska ske utan dröjsmål.

Om Försäkringskassan begär att tidsplanen ska ändras eller att arbetet ska avbrytas eller forceras, har leverantören rätt till skälig ersättning för den merkostnad som uppstår med anledning av detta.

Uppdraget är, om inte annat avtalats, slutfört när uppdragsresultatet re- dovisats på det sätt parterna kommit överens om och godkänts av För- säkringskassan.

n2.02011

Försäkringskassans rätt till skadestånd och/eller vite p.g.a. försening är förverkad om anspråk på ersättning inte framställs skriftligt till leveran- tören senast tre (3) månader efter det att uppdraget slutförts eller annars upphört.

§ 12

Försäkringskassan ska till leverantören utge ersättning enligt Avtalet.

Ersättningen för respektive uppdrag fastställs i avropshandling med uppdragsspecifikation.

Ersättning utgår med arvode efter nedlagd tid enlig prismall, bilaga x, för det enskilda uppdraget.

Pris ska innehålla samtliga för uppdraget förenade kostnader såsom administrativa, resekostnader, restidskostnad, traktamente och logi etc.

§ 13

Priserna ska vara fasta fram till 30 september 2014. Vid eventuell av- talsförlängning får indexreglering ske om endera parten önskar, i enlig- het med förändringar i konsumentprisindex, KPI, mellan juni 2012 basmånad) och juni 2014 (jämförelsemånad) respektive juni 2012 (basmånad) till juni 2015 (jämförelsemånad). Understiger förändringen enligt index 2 % enheter, sker ingen prisjustering. Indexförändringen räknas fram med två (2) decimaler. Beräkningsgrund för prisföränd- ringens storlek ska vara högst 80 % av anbudspriset. Vid fastställande av nytt pris ska priset alltid avrundas neråt till närmaste hela SEK.

Prisjustering av ovanstående anledning ska skriftligen påkallas av leve- rantören eller Försäkringskassan senast (4) veckor innan ändringstill- fället för att bli aktuell. Eventuell prisjustering sker årsvis och ändrings- tillfället ska vara 1 oktober.

Till dess att nytt pris överenskommits gäller vad som senast avtalats.

Retroaktiva prishöjningar godkänns inte.

§ 14

Leverantören ska vara beredd att under avtalstiden övergå till elektro- nisk fakturering enligt SFTI standard för Svefaktura, specifikation SFTI Basic invoice version 1.0. Under en övergångsperiod kommer skanning av fakturorna att kunna ske. För ytterligare information se Ekonomi- styrningsverkets webbsida. http://www.esv.se

n2.02011

§ 15

Avtalsbestämmelser om tystnadsplikt finns i Försäkringskassans all- männa villkor avseende tjänster. Leverantören erinras om bestämmel- serna om sekretess och förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift i det allmännas verksamhet som finns i offentlighets- och sekre- tesslagen (2009:400). Enligt 2 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen gäller lagen även för person som på uppdrag av myndigheten deltar el- ler har deltagit i myndighetens verksamhet.

§ 16

Leverantören åtar sig att regelbundet samverka. Uppföljningsmöten bör ske en gång per år, med Försäkringskassan, under förutsättning att be- hov för detta finns. Denna uppföljning ska göras för att följa upp par- ternas avtalsförhållande med ambitionen att utveckla det till det bättre.

Leverantören ska vid dessa möten redovisa genomförda och planerade uppdrag och parterna ska framföra inkomna synpunkter från beställar- na.

Möten ska hållas och protokoll föras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana mö- ten.

§ 17

Försäkringskassan har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte har genomförts.

Om avbeställning beror på myndighetsbeslut som Försäkringskassan inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Försäkringskassans rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja upp- draget, har leverantören rätt till ersättning för utfört arbete och nedlagd styrkt kostnad.

Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovi- sas och överlämnas till Försäkringskassan senast när Försäkringskassan fullgjort sin betalningsskyldighet.

Efter överlämnandet får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts.

§ 18

Leverantören ansvarar för skada som denne orsakat Försäkringskassan genom vårdslöshet eller försummelse.

n2.02011

Leverantören ansvarar för skador som upptäckts inom sex (6) månader från den dag leverantörens uppdrag slutförts eller annars upphört.

Krav på skadestånd ska för att kunna medföra rätt till ersättning framfö- ras skriftligen snarast efter att skadan upptäckts, dock senast tre (3) må- nader efter utgången av tidsfristen enligt ovan, gällande när Leverantö- ren ansvarar för skador.

§ 19

Endera parten har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet om motparten brister i förpliktelse enligt Avtalet, under förutsättning att detta skriftligen meddelats motparten och att motparten underlåter att, inom trettio (30) dagar från erhållet meddelande, vidta rättelse.

Försäkringskassan har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet i följande fall.

Leverantören vid upprepade tillfällen har frånsagt sig uppdrag/inte offe- rerat eller underlåtit att leverera tjänster som omfattas av Avtalet i en- lighet med § 6, eller

Uppdraget har utförts av konsult som inte är godkänd av Försäkrings- kassan med avseende på de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt.

Stockholm den XX den

För Försäkringskassan För leverantören X

……… ………..

XXXXX Firmatecknare Titel

Bilagor

1. Försäkringskassans allmänna villkor för tjänster, ver 2011:2 2. Prismall

3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud

5. Förteckning över områden 6. Avropsblankett