Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2013-10-31
Maria Sterner Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0627 KS-1 Diariekod: 015
Kommunstyrelsen
Policy för intern kommunikation
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande
1. Fullmäktige antar Policy för intern kommunikation i enlighet med bilaga 1 i kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-10-31
Sammanfattning
Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag på en policy för intern kommunikation. Framtagandet av policyn utgör en handlingsplan som kopplar till 2013-års mål i budget om att utveckla den interna
kommunikationen.
Framtagandet har skett genom bred involvering av medarbetare och chefer.
Policyn stöttar innehållet iden nya personalpolicyn/idén och ligger i
samklang med policyn för extern kommunikation, service och tillgänglighet.
Bakgrund
Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag på en policy för intern kommunikation. Framtagandet av policyn utgör en handlingsplan som kopplar till 2013-års mål i budget om att utveckla den interna
kommunikationen.
Syftet med policyn är att ge förutsättningar för att alla medarbetare och chefer i kommunen att känna delaktighet och lätt kunna ta del av den information de behöver.
Nu skapas en policy för intern kommunikation.
Kommunikationsavdelningen ska framöver ta fram tillämpningsanvisningar för att underlätta i arbetet med att dela och sprida information och skapa dialog.
Process för arbetet med att ta fram policyn har sett ut så här:
Nulägesbeskrivning Formulering och
förankring Beslut i KF Implementering
Tjänsteutlåtande
2013-10-17
Dnr 2013/0627 KS-1 Sidan 2 av 2
Nulägesbeskrivning – bestod av tre delar för att samla in underlag och material till en policy
1/ genomgång av befintliga regelverk på området
2/ en enkät skickades ut till 400 slumpvis utvalda medarbetare och chefer.
Enkäten innehöll frågor om nuläget och om eventuella önskemål när det gäller framtidens interna kommunikation och kanaler.
Svarsfrekvensen var 55%. En analys av svaren genomfördes. Konsultstöd för enkäten användes.
3/ Ett 10-tal djupintervjuer genomfördes för att borra vidare i nuläge.
Formulering och förankring har genomförts i olika steg i en iterativ process. Utifrån nulägesbeskrivningen formulerades ett förslag som på policy. Förslaget bearbetades vidare på tre olika workshops där deltagare från förvaltningarna fanns med.
Efter synpunkter som framkommit på workshoparna bearbetades policyn ytterligare.
Information och nyheter om arbetet med policyn publiceras regelbundet på intranätet.
Det slutgiltiga förslaget som här bifogas är resultatet av ytterligare en remissrunda ut till förvaltningarna där deras synpunkter har arbetats in Implementering av policyn sker efter beslut samtidigt som
tillämpningsanvisningar utarbetas.
Katarina Kämpe Maria Sterner
Kommundirektör Kommunikationschef
Bilaga 1 Förslag till Policy för intern kommunikation