Bilaga
Kommunstyrelsen
2020-04-15 Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Internet Kontaktcenter
Aniaraplatsen 2
191 86 Sollentuna
08-579 210 00 www.sollentuna.se Dnr 2020/0121 KS-4
Diariekod: 150
Svar på revisionsrapport, granskning ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten ”Uppföljande granskning av
kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet”.
Kommunstyrelsens yttrande Den övergripande revisionsfrågan är:
Har kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet?
Revisorernas bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna i stor utsträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet.
Den revisionella bedömningen är gjord efter bedömning av nedanstående kontrollmål:
1. Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet är uppfyllt. Kommunen har ramavtal som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster. Revisionens bedömning är baserad på att kommunen har fastställda anvisningar för detta som också följs. Vidare är leverantörstroheten 92 procent, vilket är tillfyllest. Denna uppfattning stöds också av verksamheterna.
2. Det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med utgångspunkt i det mål som finns i budget 2019
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet är uppfyllt. Revisorerna konstaterar att det finns planer för effektiviseringar bland annat införande av e-handel. Vidare utgör inköpsrapporterna ett gott underlag i arbetet.
3. Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet är
uppfyllt. Revisorerna konstaterar att uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.
Bilaga
2020-04-15
Dnr. 2020/0121 KS-4 Sidan 2 av 4
4. Analys sker kontinuerligt av inköpsmönster och inköpstrender för hela kommunkoncernen
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Inköpsenheten har rutiner för att följa upp köp utanför ramavtal. För detta ändamål har inköpsenheten tagit fram styrkort som visar inköpsmönster och inköpstrender. Dessa rapporter redovisas två gånger per år i ett möte mellan inköpsenheten och respektive förvaltning. Vid dessa möten redovisas den senaste periodens inköpsmönster och jämförelse görs med tidigare perioder. Diskussion sker hur respektive förvaltning ska komma till rätta med eventuella avvikelser.
Varje förvaltning ansvarar sedan för att göra fördjupade analyser av dessa
rapporter. Inköpscontrollern på inköpsenheten stöttar förvaltningarna i detta arbete.
Revisorerna påpekar att analyser saknas av leverantörer med liten omsättning samt att det saknas en sammanställning av inköp av samma slag. Inköpsenheten har en dialog med en konsult som hjälper kommunen att utveckla inköpsrapporterna.
Detta för att göra det möjligt att kunna göra urval på leverantörer med liten omsättning och på så sätt underlätta analyser av dessa. Vad gäller inköp av samma slag görs en sådan analys på förvaltningsnivå i samband med de årliga mötena med förvaltningarna.
Kommunen kommer under 2020 succesivt införa elektronisk handel vilket syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer.
Revisorerna påpekar också att inköpsrapporterna inte omfattar kommunens bolag.
Inköpsrapporterna omfattar endast kommunen. Anledningen till detta är att inköpsenheten inte har något sådant uppdrag. Skulle inköpsenheten ges ett sådant uppdrag är det förenat med mycket stort arbete. Det finns stora svårigheter med att utvidga aktuella rapporter så att de även omfattar bolagen. Anledningen är att alla bolag inte har samma ekonomisystem som kommunen. Vidare gör flera av bolagen sina egna upphandlingar och har egna upphandlingssystem och avtalskataloger.
Bolagen har dessutom egna regler och tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling. För att kunna göra dessa inköpsanalyser behöver inköpsenheten ha tillgång till vilka avtal och vilka direktupphandlingar som genomförs samt information från ekonomisystemet. Det krävs mycket manuella registreringar och uppdateringar. Att bygga upp dessa rapporter kräver stora resurser både initialt men även efteråt för att hantera registreringar och uppdateringar. Sammanfattningsvis kommer det krävas ett stort arbete för att kunna genomföra detta. Både
ekonomiska- och personella resurser saknas idag för detta.
Inköpsenheten har en kontinuerlig dialog med bolagen angående samarbete kring upphandlingar. Samarbetet har utvidgats inom detta område och bedöms fungera väl.
5. Rutiner för marknadsanalys och marknadsdialog finns etablerade.
Inom ramen för granskningen sker även en uppföljning av de rekommendationer som lämnats i samband med tidigare granskningar av inköps- och upphandlingsverksamheten.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Inköpsenheten har under hösten 2019 börjat en processkartläggning där ansvar och roller ska förtydligas både internt inom inköpsenheten och externt
Bilaga
2020-04-15
Dnr. 2020/0121 KS-4 Sidan 3 av 4
gentemot förvaltningarna. I detta arbete kommer rutinerna kring hur kommunen framöver kommer att arbeta med marknadsanalyser och dialoger förtydligas.
6. Dokumentation av direktupphandlingar.
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att utbilda och informera om att
dokumentationsplikt råder enligt lagstiftningen för köp över 100 000 kronor.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Inköpsenheten genomför vid minst fyra tillfällen per år utbildning för alla förvaltningar, där bland annat dokumentationsplikten av direktupphandlingar behandlas. Inköpsenheten har vidare tagit fram en inköpshandbok och mallar.
Vidare har ett redovisningsformulär tagits fram där alla direktupphandlingar över 100 000 kronor ska redovisas. Inköpsenheten sammanställer årsvis alla
direktupphandlingar som redovisats till enheten.
Revisorerna konstaterar att antalet anmälda direktupphandlingar har ökat de senaste åren. Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att det trots ökningen av anmälda direktupphandlingar finns utrymme för förbättringar.
7. Analys av leverantörer med liten omsättning.
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att analysera vilken typ samt kategori av inköp det är som görs i området 0 – 100 000 kronor per år. Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60 % av samtliga leverantörer rent numerärt, men för en mycket liten del av den totala inköpssumman.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kommunen behöver arbeta mer med inköpsanalyser av köp i området 0-100 000 kronor per år.
Inköpsenheten har en dialog med en konsult som hjälper kommunen att utveckla inköpsrapporterna. Detta för att göra det möjligt att kunna göra urval på
leverantörer med liten omsättning och på så sätt underlätta analyser av dessa.
Detta kommer i så fall att underlätta för respektive förvaltning att arbeta med aktuell fråga. Kommunen kommer också under 2020 succesivt införa elektronisk handel vilket syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kommunstyrelsen och nämnderna i stor utsträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender. Det som enligt revisorerna kan förbättras är analyserna av leverantörerna med liten omsättning. Inköpsenheten har en dialog med en konsult som hjälper kommunen att utveckla inköpsrapporterna. Detta för att göra det möjligt att kunna göra urval på leverantörer med liten omsättning och på så sätt underlätta analyser av dessa.
Vad gäller inköp av samma slag görs en sådan analys på förvaltningsnivå i samband med de årliga mötena med förvaltningarna.
Bilaga
2020-04-15
Dnr. 2020/0121 KS-4 Sidan 4 av 4
Kommunen kommer under 2020 succesivt införa elektronisk handel vilket syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer.
Revisorerna rekommenderar att inköpsrapporternas omfattning utökas till att också omfatta bolagen. Inköpsrapporterna omfattar endast kommunen. Anledningen till detta är att inköpsenheten inte har något sådant uppdrag. Detta arbete är dessutom förenat med stora svårigheter. En av anledningarna är att alla bolag inte har samma ekonomisystem som kommunen. Vidare gör flera av bolagen sina egna
upphandlingar och har egna upphandlingssystem och avtalskataloger. Arbetet med rapporterna kräver mycket manuella registreringar och uppdateringar. Det kommer därför krävas utökade ekonomiska- och personella resurser för att kunna
genomföra detta.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas rekommendationer att rutiner kring marknadsanalys och marknadsdialog behöver förtydligas. Inköpsenheten kommer förtydliga detta i samband med den processkartläggning som pågår under 2020.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas rekommendationer att fortsätta med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor.
