Framtiden för e- förvaltningsarbetet

Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg • BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne

TELEFON 08-7068000• TELEFAX 08-7333836 kommunstyrelsen@sundbyberg.se • www.sundbyberg.se

SBG2000, v1.2, 2010-04-07

Sundbybergs stad

Framtiden för e-

förvaltningsarbetet

Underlag inför styrgruppsmöte den 20 januari 2011

Olof Junesjö Kommunkontoret 2010-12-29

Sammanfattning

 De första e-tjänsterna infördes november 2009

 48-49 % av inkommande ärenden går via e-tjänst

 E-tjänstarbetet har hittills kostat staden 2 670 631 kr

 Alla e-tjänster på den ursprungliga listan över e-tjänster som skulle införas 2009 och 2010 har utretts och 13 av 18 har införts

 Sundbyberg rankas som nummer 12 i Sverige på e-förvaltning och delad fjärdeplats vad gäller e-tjänster

 En översikt över de e-tjänster som finns i de andra medlemmarna i KSL samt de kommuner som ligger framför Sundbyberg på e-förvaltningsindexet har sammanställts

 Under mötet ska vi försöka få svar på/diskutera frågorna:

o Finns det några e-tjänster på bruttolistan vi redan nu kan börja utreda?

o Hur får vi billigare e-tjänster?

o Handlingsplan för e-förvaltningen o Bör vi utvärdera befintliga tjänster?

Bakgrund

Den första e-tjänsten i Sundbybergs stad lanserades november 2009 och sedan dess har ett antal e-tjänster tillkommit. Det ursprungliga beslutet om vilka e-tjänster som skulle införas togs av stadens ledningsgrupp 2009 och de beslutade även

inriktningen för 2009 och 2010. De tjänster som beslutades om i det skedet har nu antingen genomförts eller förkastats. Nu efter ett år så ser vi också vilka e-tjänster som används mest och vilka som inte används i så stor utsträckning. Vissa av e- tjänsterna hade funnits väldigt kort tid innan den här mätningen gjordes.

E-tjänst Start Antal Total Verkningsgrad Söka radonmätning nov 2009 oklart¹ oklart²

Synpunkt/felanmälan 2009-2010 157 234 67 % Medborgarförslag nov 2009 45 62 72,5 %

Bygglov nov 2009 20 264 7,5 %

Bygganmälan nov 2009 10 117 8,5 %

Serveringsansvarig personal

nov 2009 1 1 100 %

Ansökan serverings- tillstånd

Nov 2009 1 27 3,7 %

Skolval 2009 jan 2010 383 701 55 %

Musikskola mars 2010 36 276 13 %

Vuxenutbildning apr 2010 ?³ ?

Barnomsorg juli 2010 325 ?

Beställning av kart- och mätarbeten

nov 2010 0 7 0 %

Boendeparkering nov 2010 ^{Ca 185-}

215 305 60-70 %

Totalt 1163-

1193

48-49%

På den första bruttolistan över e-tjänster som skulle införas under 2009-2010 så fanns också:

 Tillstånd för livsmedelsanläggning – Skulle integreras med ECOS men det blev problematiskt då det inte gick att integrera mot Diabas.

 Praktikplatser (sommarjobb) – Sköts idag elektroniskt via Questback

 Kolloansökan – Volymen ansågs för liten

 Aktivitetsstöd och Föreningsbidrag – När utredningsarbetet pågick framkom det att reglerna skulle komma att göras om.

 Ansökan om parkeringstillstånd – nyttotrafik

 Handikapparkering – Volymen för liten, vinsterna för små.

1 Eftersom det är en sökfunktion skapas inga ärenden i Diabas

2 Det kommer fortfarande telefonsamtal med förfrågningar, men kanske något färre än tidigare – ingen statistik finns

3 Ingen säker uppskattning finns

Utöver den första bruttolistan har ett antal andra e-tjänster utretts och antingen skjutits på framtiden eller lagts ner:

 Lägenhetsregister – för liten volym för att det skulle bli lönsamt

 Ansökan om vigsel – för oregelbunden process

Vad har projektet kostat hittills och vad kostar det löpande⁴? Löpande

2010⁵

Löpande 2011

Investering 2010

Investering total

Läsa

mätarställning 14 931 kr 14 747 kr 21 320 kr 21 320 kr Ansökan Vux 33 825 kr 33 180 kr 75 000 kr 75 000 kr Barnomsorg 162 042 kr 159 514 kr 294 000 kr 294 000 kr Boendeparkering 80 726 kr 107 117 kr 303 400 kr 303 400 kr

Bygglov 77 628 kr 72 095 kr 0 kr 156 660 kr

Hjälp oss bli

bättre 103 720 kr 51 267 kr 50 000 kr 175 140 kr Kart- och mät 18 739 kr 38 451 kr 55 250 kr 55 250 kr Musikskola 43 172 kr 24 975 kr 106 550 kr 106 550 kr Serveringstillstånd 78 121 kr 60 433 kr 0 kr 131 320 kr Skolval 17 421 kr 17 017 kr 47 000 kr 47 000 kr Skolportal 291 600 kr 601 280 kr 1 200 000 kr 1 200 000 kr SMS-tjänster 2 430 kr 2 344 kr 10 000 kr 10 000 kr Söka

Radonmätning 2 344 kr 2 258 kr 0 kr 10 000 kr

Teknisk plattform

Sirius 184 105 kr 50 568 kr 23 996 kr 84 990 kr

Total 1 110 803 kr 1 235 246 kr 2 186 517 kr 2 670 631 kr

Nuläge

Då de flesta av e-tjänsterna på den gamla bruttolistan är genomförda måste vi komma fram till hur vi går vidare med e-förvaltningsarbetet i staden och vilka e- tjänster vi ska satsa på i framtiden. På individ- och omsorgsförvaltningen och äldreförvaltningen har vi för närvarande inga e-tjänster utöver synpunktstjänsten.

Kommunstyrelsen initierade den här processen och den har genom sina satsningar i budgeten gett oss mandat att fortsätta. Under januari månad kommer ett ärende att skrivas fram som målar upp riktningen för det framtida e-förvaltningsarbetet. Där bör vi besvara om vi i framtiden ska satsa på tjänster som kopplar direkt till verksamhetssystemet eller fristående tjänster som är oberoende av

4 Bifogat till det här ärendet finns uträkningarna som dessa siffror baserar sig på.

5 Kapitaltjänstkostnad + driftskostnader

verksamhetssystem. I dagsläget har vi satsat på att köpa huvudsakligen tjänster som inte kopplar direkt mot verksamhetssystemen men har i vissa fall tvingats göra det ändå. Detta gäller till exempel barn- och utbildningsförvaltningens tjänster och den senaste tjänsten avläsa mätarställning. Fördelen med att köpa tjänster som inte kopplar direkt till ett verksamhetssystem är att det då går att byta bakomliggande system utan att behöva göra en ny e-tjänst.

Hur ligger vi till?

Stockholms handelskammare har sedan 2008 genomfört en enkätundersökning bland Sveriges kommuner där de undersöker e-förvaltningsarbetet. Ett index har sedan framställts där de olika kommunerna rankas utifrån hur många procent av ett visst antal fastställda kriterier de uppfyller. I det senaste e-förvaltningsindexet har alla kommuner inbjudits att delta i motsats till tidigare år då enbart Stockholms- och Uppsalakommuner deltagit. Detta gör det svårt att jämföra vår position från år till år. Men vi kan konstatera att:

 Vi ökar vårt resultat från 49 procent år 2009 till 60 procent år 2010

 Vi låg på fjärdeplats av sex svarande kommuner 2008, fjortondeplats av 26 svarande kommuner 2009 och i år ligger vi på en delad tolfteplats av 81 svarande kommuner

 Vad gäller området e-tjänster ligger vi på delad fjärdeplats av 81 svarande kommuner

Vi har således en uppåtgående trend och är bland de främsta i Sverige på e-tjänster.

Kommun Resultat Stockholm 90 % Upplands

Väsby 88 %

Nacka 79 %

Ale 74 %

Helsingborg 73 % Katrineholm 69 %

Värmdö 69 %

Örebro 64 %

Lycksele 63 %

Tanum 63 %

Munkedal 61 % Filipstad 60 % Sundbyberg 60 %

Källa: Stockholms handelskammares e-förvaltningsindex 2010. Antalet svarande kommuner är 81

Framtid/diskussionsfrågor

Hur går vi då vidare med arbetet? Det finns ett antal strategiska frågor som vi måste besvara för att kunna föra arbetet in i sin nästa fas. Projektet har budgeterade medel för 2011 och vi måste se till så att vi gör det bästa vi kan för de pengarna. Vi måste också säkerställa att e-tjänstarbetet blir en integrerad del av den löpande

förvaltningen. Det gäller inte bara att förvalta de e-tjänster vi har utan också att ett medborgar- och e-förvaltningsfokus ska finnas hos anställda på alla förvaltningar.

Vilka e-tjänster ska vi ha som vi inte har?

Jag har här sammanställt en lista över alla de e-tjänster som övriga

Stockholmskommuner samt de kommuner som ligger framför oss i Stockholms handelskammares e-förvaltningsindex har som vi inte har. Detta kan vi ha som utgångspunkt i diskussionen kring hur vi går vidare. Jag har dessutom tagit fram en topplista över antalet nedladdade blanketter från blankettarkivet. Där kan man notera att de mest nedladdade blanketter Under mötet kan vi försöka komma fram till ett antal tjänster som vi anser värda att utreda vidare.

De tio mest nedladdade blanketterna i Sundbyberg

Blankett Antal nedladdningar

sedan blankettarkivets införande

Ansokan_om_bygglov_marklov_och_rivningslov.doc 1543

Ansokan_individuell_studieplan.doc 1383

Bygg_och_rivningsanmalan.doc 852

Inkomstforfragan_barnomsorg.doc 791

Abonnemangsanmalan_uppsagning_avfall.doc 749 Uppsagning_av_plats_inom_barnomsorgen.doc 638 Ansokan_om_parkeringstillstand_for_rorelsehindrad_t… 617 Abonnemangsanmalan_uppsagning_vatten_och_avlop… 609

Ansokan_om_aktivitetsbidrag.xls 574

Anmalan_om_inrattande_av_varmepumpsanlaggning.… 515

= redan införd

Andra kommuners tjänster VA och avfall

Tjänst Ungefärlig volym/år

 Anmäla gemensamt sopkärl ca 5

 Anmäla uppehåll i sophämtnig ca 2

 Hushållsavfall intressant

 Hämtning av el-avfall mot en kostnad 3

 Hämtning av grovavfall mot en kostnad 30 fasta kunder

 Hämtning av miljöbox 4

 Kostnadsfri hämtning av grov- och el-avfall på schema

 Räkna ut din VA-avgift ej mätbart

 Slamtömning inga ärenden

 Trädgårdskärl inga ärenden

Miljö

 Anmäl fukt & mögel Totalt 108 klagomål på Hälsoskydd

 Anmäl misstänkt matförgiftning -

 Anmäl problem med ventilation Totalt 108 klagomål på Hälsoskydd

 Anmäl störande lukter Totalt 108 klagomål på Hälsoskydd

 Anmäl temperatur och drag Totalt 108 klagomål på Hälsoskydd

 Anmäla ovårdad byggnad eller tomt -

 Anmälan om försäljning av öl (klass II) och tobak (kan vara intressant)

 Anmälan verksamhetslokaler 21

 Ansök om värmepumpstillstånd (anmälningar kan vara relevant)

 Ansöka om egensotning inga ärenden

 Ansökan om tillstånd för hantering av brandfarlig vara – fråga för storstockholms brandförsvar. Driva på?

 Beställa radonmätningsdosor inga ärenden

 Bullerstörning Totalt 108 klagomål på Hälsoskydd

 Cistern som tagits ur bruk, anmälan liten volym

 Cistern, anmälan liten volym

 Enskild avloppsanläggning, ansökan om installation inga ärenden

 Förmultningstoalett och latrinkompost, ansökan inga ärenden

 Djurhållning, ansökan 1

 Förorenade områden, anmälan ej relevant

 Kompostering av hushållsavfall intressant 2012

 Livsmedel – registrera din verksamhet 62 Barn och utbildning

 Anmälan till modersmålsundervisning

 Ansökan om ekonomiskt stöd till elevresor

 Ansökan om inackorderingstillägg

 Kostintyg

 Ledighetsansökan

 Placering utanför hemkommun

 Reducerad omsorgsavgift

 Räkna ut barnomsorgsavgift

 Utökad omsorgstid Bygglov och exploatering

 Anmäla olovligt byggande liten volym

 Beställning av detaljplan el. ritningar stor volym

 Cykelreseplaneraren ej mätbart

 Digital översiktsplan – vår ej mätbart(GIS)

 Sök gällande planer ej mätbart(GIS)

 Sök pågående planer ej mätbart(GIS)

 Tomtkö

 Visa lediga lokaler/mark – ett fåtal ärenden  Kompetens- och arbetsmarknad

 Välja karriärvägledare

Äldre och omsorg

 Anordnarwebben (för utförare)

 Anmälan till seniorbostadskö

 Ansökan om särskilt boende - äldreomsorg

 Ansökan om äldre- och handikappomsorg

 Beräkna din äldreomsorgsavgift

 Gör en förfrågan om äldreomsorg ingen statistik

 Visa omsorgsjournal (Omsorgsdagboken) finns ej

Kultur och fritid

 Aktivitetskort ett antal per ansökan

 Ansökan aktivitetsbidrag ca 50

 Ansökan om kulturstipendium för konstnärlig verksamhet 

 Boka bibliotekarie 74

 Boka kulturaktivitet ca 130 evenemang per år

 Evenemangstips till kalendern går ej att veta

 Hyresbidrag, ansökan ej relevant

 Ledarutbildningsbidrag, ansökan ej relevant

 Registrering nybildad förening ca 5

Övrigt

 Ansök om båtplats ej relevant

 Ansökan för god man

 Ansökan om anslutning till automatiskt brandlarm ej relevant

 Nyttoparkeringstillstånd 200

 Sök jobb -

Information och medborgardialog

 Beställa broschyrer och informationsmaterial ?

 Dialogportal -

 Frågepanelen -

I budgeten för nästa mandatperiod står det:

Politiken och politikerna ska bli tydligare och mer tillgängliga för medborgarna. Under mandatperioden ska arbetet med att stärka dialogen med medborgarna i staden utvecklas. Vi ska arbeta både med fysiska möten, exempelvis i form av en allmänhetens frågestund på fullmäktige, liksom med kommunikation över nätet, exempelvis genom möjlighet att chatta med politiker på stadens hemsida.

Budget 2011 med plan 2012-2013 samt budget för nämnderna 2011-2012, sida 6

Ett antal av de kommuner som finns med i bruttolistan har e-tjänster som

möjliggör medborgardialog och e-demokrati, bland annat Vallentuna och Södertälje.

Södertäljes Dialogportal Agora är ett initiativ där både politiker och andra framträdande Södertäljepersonligheter ges möjlighet att blogga på kommunens hemsida. Besökarna ges möjlighet att rösta på hur inlägget får dem att känna sig samt att kommentera artiklarna.

Vallentunas tjänst ”Frågepanelen” går ut på att medborgarna ges möjlighet att ställa frågor direkt till politikerna på ett öppet forum. Alla partier i kommunfullmäktige ges sedan möjligheten att svara på frågan och svaret syns sedan för alla.

Problemen med dessa elektroniska anslagstavlor brukar vara att det krävs en viss moderering för att städa bort inlägg som bryter mot riktlinjerna. Nuförtiden finns dock möjligheten att tvinga den som kommenterar att knyta kommentaren till ett konto i något socialt medium (facebook, twitter, myspace etc.). På så sätt går det att begränsa möjligheten att vara helt anonym samtidigt som vi inte kräver inloggning via e-id vilket möjliggör en acceptabel samtalston.

Upplands Bro kommer också ge möjlighet för medborgarna att chatta om 2011 års budget under en dag. Även detta är ett sätt att öka medborgardialogen.

Detta måste i så fall kopplas till internbudgeten Hur får vi billigare e-tjänster?

Sirius IT som har varit vår huvudsakliga e-tjänstleverantör var en av två leverantörer som fanns på det gamla ramavtalet för infratjänster. Det har nu kommit ett nytt ramavtal för E-förvaltningsstödjande tjänster. Det möjliggör att vi eventuellt kan pressa priserna på de löpande avgifterna hos Sirius IT. Det gör också att vi kan köpa fler tjänster från fler företag. Utöver Sirius IT har vi nu möjlighet att avropa

från Cybercom Group AB, IDA Infront AB, Logica AB, Modul 1 Data AB och Tieto Sweden AB. Vid en snabb översikt av priserna i ramavtalet så ligger dock dessa leverantörer en bra bit över Sirius prisnivå. Dock så går det eventuellt att få bättre prisnivåer genom att konkurrensutsätta tjänsterna.

Enstaka tjänster går också att direktupphandla. Problemet är att vi måste säkerställa integration mot ett antal system och då finns risken att investeringskostnaden överstiger den tillåtna nivån.

Handlingsplan för e-förvaltningen

Flera kommuner, bl.a. Stockholm och Järfälla, har en e-förvaltningsstrategi. Alltså ett dokument där kommunen målar upp en vision och en målsättning med sitt e- förvaltningsarbete. Järfälla har t.ex. målet att ”utvecklingen måste samordnas bättre så att insatserna ger störst utdelning, att målgruppsfokus beaktas samt att

kommunens IT-organisation för både drift och utveckling anpassas till dagens och morgondagens behov”. Sundbybergs stads strategi har inte funnits i något

dokument men rent konkret har den varit att vi inte bygger några ointegrerade tjänster och att det måste vara en viss volym för att vi ska satsa på en tjänst. Dock så står vi inför ett antal strategiska val och för att e-förvaltningen ska bli en integrerad del av stadens processer behövs kanske ett ännu mer taktiskt tänk.

Hur initiativet att satsa på olika e-tjänster tas bör idealiskt sett komma från

handläggarna och cheferna på de respektive förvaltningarna. Vi måste besluta hur vi går vidare med e-tjänstarbetet framåt. Förslagsvis kan vi arbeta mer med workshops och återlansera arbetet med e-tjänster för ett antal förvaltningar.

Bör vi utvärdera befintliga tjänster?

Utvärderingar av hur e-tjänsterna upplevs av stadens anställda görs löpande och är en del av utvecklingsarbetet. Dock så har det kommit signaler om att vissa anställda inte är nöjda med delar av e-tjänsterna. Detta är något vi måste ta tag i under 2011.

Dessutom så har ingen utvärdering gjorts hittills av hur medborgarna uppfattar e- tjänsterna. Det är ett steg som är nödvändigt för att vi ska kunna förbättra de befintliga tjänsterna och göra dem ännu mer medborgartillvända. Detta är ett möjligt projekt för 2011.