KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Kommundirektör Annette Andersson Lönehandläggare Eva Sjöstedt 2015-11-24 1 (14)
Personal - Arbetsmiljö Lön och ersättningar
Självservice - instruktion arbetstagare
Självservice - Arbetstagare
Din löneadministratör/personalredogörare kommer att gå igenom denna in- struktion med dig i samband med din introduktion.
Vad är - Självservice?
Möjlighet att rapportera in egen frånvaro, extra tid och tillägg/avdrag
Möjlighet att se innestående semester och komptid
Möjlighet att se din kommande lön
Möjlighet att se ditt schema
Möjlighet att rapportera om du skall ansöka om ersättning för att ha kört med egen bil
Möjlighet att rapportera endags- och flerdygnsförrättningar. Särskilda regler gäller.
Innehåll
Självservice - instruktion arbetstagare ... 1
Självservice - Arbetstagare ... 1
Vad är - Självservice? ... 1
Inloggning ... 3
Stämpling ... 4
Rapportering ... 5
Frånvaro... 5
Partiella ledigheter ... 6
Sjuk och tillfällig föräldrapenning ... 6
Enskild angelägenhet ... 7
Kompledighet ... 7
Semester betald ... 7
Tillfällig föräldrapenning/pappadagar... 7
Föräldrapenning semesterlönegrundande ... 7
Studieledighet 0 % lön ej semesterlönegrundande ... 8
Mer- och övertid ... 8
Tillägg och avdrag ... 9
Turbyte ... 10
Inrikes reseräkning ... 11
Fliken mina uppgifter ... 12
Fliken Min arbetstid ... 13
Tidutvärdering ... 14
Inloggning
Klicka på självservice
Detta är startsidan för arbetstagare.
Här får du information om din flex om du har det, kommande frånvaro där du ser om din ledighet är beviljad genom att färgen på ramen har ändrats från gul till grön, uppgifter om din anställning, uppgift om hur mycket semester du har tagit ut och eventuell övertid.
Du stämplar genom att klicka på den gröna klockan så öppnas inregistrerings- sidan Stämpling.
I rutan ”Ny stämpling” ser du de aktuella uppgifter som du vill stämpla in; da- tum, typ, kod och knappen Spara. Stämmer de, klicka på Spara. Här kan du ändra typ av stämpling, där finns In, Rast ut, Rast in, Ut samt Turbyte.
I rutan”Senaste stämpling” ser du vad som senast blivit registrerat.
Stämpling
Om du behöver korrigera din stämpling gå till mina uppgifter och fliken min arbetstid. Klicka vidare på Flex korrigeringar.
Klicka på raden för det datum du önskar korrigera för att öppna korrigeringsru- tan.
Rapportering
För att rapportera olika uppgifter; exempelvis frånvaro, turbyte, arbetat övertid, lägga in en inrikes reseräkning, rapportera km-ersättning när du kört med egen bil, klickar du på Rapportering högst upp på sidan. Klicka vidare på aktuell rad.
Obs kolla att du har valt rätt tjänst och rätt period.
Frånvaro
För att se en översikt av frånvarorapporteringen, ange rätt period och klicka på Hämta, så öppnas en översikt.
För att se och eventuellt ändra detaljer i en registrering klickar du i raden så öppnas mera detaljer och en ruta för att göra ändringar.
För att lägga till en registrering i efterskott, klicka på knappen Ny och ange da- tum och orsak.
För att lägga till ett meddelande till en rad, klicka i prickarna i slutet av resp. rad under rubriken Medd. Skriv in texten och spara.
Tryck på knappen Visa Semester/Komptid för att se en överblick över se- mesterdagar samt komptid.
Klicka på simulera semester så ser du dina aktuella saldon.
Partiella ledigheter
Partiella ledigheter, exempelvis om du har barn under 8 år och vill korta av din arbetstid gör du en ordinarie ledighetsansökan.
Det gäller också övriga partiella tjänstledigheter.
I samband med ansökan lämnar du ett schema, inkluderande tidsnedsättningen, till din löneassistent. Tänk på att aldrig fylla i fälten tim/dag eller omfattning semester faktor eller kal faktor.
Om du är ledig hel dag fyll inte i klockslag. Då blir det fel löneavdrag.
När du är ledig del av dag skriv klockslag. Tänk på att titta i menyn under tidut- värdering att du utgår från de klockslag som vi har i ditt schema.
Sjuk och tillfällig föräldrapenning
Frånvaro pg.ga sjukdom eller tillfällig föräldrapenning anmäler du till arbetsplat- sen. Vid sjukfrånvaro högst sju kalenderdagar rapporterar du i självservice när du kommer tillbaka. Om du fortfarande är sjuk, krävs läkarintyg från och med dag 8 och frånvaron rapporteras nu istället av din personalredogörare.
OBS! Om du är sjukanmäld på deltid, 25-75 %, rapporteras frånvaron av din löneassistent.
Semester under sjukfrånvaro kan registreras in som ”semester under sjukledig- het”. Meddela din enhetschef och löneassistent.
Enskild angelägenhet
Man har möjlighet att ansöka om ledighet p.g.a. särskild angelägenhet med bibe- hållen lön vid nära anhörigs svåra sjukdom eller bortgång, begravning, boupp- teckning mm. Vid sådan ansökan ska du också ange i ett meddelande för vilken anhörig ansökan gäller. Med nära anhörig avses make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor och farföräld- rar. Frånvaro p.g.a. enskild angelägenhet med bibehållen lön kan beviljas för max 10 dagar per år.
Kompledighet
Om du är ledig hela dagar ange uppgifter from datum och tom datum. Vid del av dag anges from klockslag när du går hem, rutan tom klockslag skall då inte fyllas i.
Om du är ledig under dagen anges klockslag from och klockslag tom. När klock- slag tom fylls i betyder det att jag kommer tillbaka och jobbar samma dag efter ledigheten.
Om du går vid lunchtid ange det klockslag när lunchen är slut. T.ex. from 12:15 för de som har ett generellt kontorsschema.
Semester betald
Här rapporterar du bara hela semesterdagar.
Om du önskar ta ut semester under deltidssjukfrånvaro, dvs. 25-75 %, anges Semester under sjukledighet som orsak.
Tillfällig föräldrapenning/pappadagar
Här rapporteras frånvaro när du är hemma för att vårda sjuka barn. Om du är nybliven pappa så rapporterar du dina 10 pappadagar här. I rutan barn klickar du fram ditt barns personnummer.
Föräldrapenning semesterlönegrundande
Denna orsak anges när du ska vara hemma med föräldrapenning.
Väntar du barn och ska vara ledig en längre tid, gör du en ledighetsansökan för hela perioden.
Enstaka dagar eller veckor lägger du in i din självservice.
Kolla med din arbetsplats hur de vill ha det.
Studieledighet 0 % lön ej semesterlönegrundande
Anges när du vill söka om studieledighet kortare eller längre tid.
Mer- och övertid
Bilden visar exempel på deltagande i utbildning utanför ordinarie arbetstid.
OBS glöm ej att lägga till Meddelande om vilken kurs du deltagit i.
Om du blir beordrad att jobba övertid registrerar du enligt exemplet nedan.
Du anger hur du önskar ta ut övertiden, extratid i ledighet eller i pengar.
Fyll i datum och klockslag och lämna i meddelandet uppgift om vad övertiden avser.
Tillägg och avdrag
Under tillägg och avdrag registrerar du t.ex. förskjuten arbetstid eller registrerar att du kört med egen bil i tjänsten.
När det avser förskjuten arbetstid, tänk på att skriva ett meddelande om din gamla arbetstid, den nya och när du fick reda på när bytet skulle ske.
Har du kört med egen bil i tjänsten fyller du först i en körjournal. Det totala antalet km registrerar du i denna bild. Körjournalen ska lämnas till arbetsledaren.
Den ska sparas då den är underlag för utbetalningen.
Turbyte
Detta gör du när du byter din arbetstid till andra klockslag och när du förskjuter din arbetstid.
Om turbytet gäller jour markera pricken för jour.
Skulle du vara ledig på ditt ordinarie pass så anger du Ledig i rutan nytt.
Inrikes reseräkning
Utrikes reseräkning ska inte fyllas i här. Det finns en särskild blankett för detta.
Viktigt är att veta att flerdygnsförrättning avser förrättning utanför kommun- gränsen och minst 5 mil från arbetsplats eller hemmet.
Endagsförrättning ska vara utanför kommungränsen och vara i minst 6 timmar.
Dessa räkningar ska alltid skrivas ut och eventuella kvitton ska vara med. Dessa ska sparas på arbetsplatsen för en eventuell revison.
Kolla alltid att det har markerats om frukost, lunch och middag har ingått.
Detta är skattepliktiga förmåner och ska därför markeras.
Fliken mina uppgifter
Mina uppgifter
Lönespec
Här ser du din kommande lönespec och du kan söka fram lönespecar för tidi- gare månader.
Namn och adressuppgifter Fyll i dina aktuella uppgifter.
Anhörigadresser
Här fyller man i kontaktuppgifter på anhörig person/personer, som din chef kan kontakta om det händer dig något.
Uppgifter om barn
Till grund för ersättning vid frånvaro p.g.a. sjuka barn skall man här fylla i om man har barn under 12 år; namn och de första siffrorna i personnumret.
Inställningar
I rutan Inställningar bockar du i rutan för Tidutv minuter.
Saldon
Här kan du se en översikt över dina semesterdagar. För att uppdatera läget angå- ende semesterdagarna, tryck på Simulera.
Fliken Min arbetstid
Flex
Här gör du dina stämplingar, korrigeringar och du kan se din flexrapport
ARBETSTID
Bemanningsöversikt
Under fliken arbetstid, bemanningsöversikt, ser du din arbetstid och om marke- rar samtliga ser du hela din arbetsgrupp.
Tidutvärdering
Här väljer du vilken månad du vill se. Tryck hämta när du har gjort valet.
Denna bild är bra då du vill verifiera att det är rätt schema.
Bocka för skriv ut placering och lediga dagar och tryck vidare hämta.
