Examensarbete på kandidatnivå i Informatik
Faktorer som bidrar till respektive hindrar nytta
vid elektronisk journalföring
Författare: Pia Stjerndorff & Cim Swärd Handledare: Hanna Danielsson
Termin: VT12
Sammanfattning
Denna studie utfördes för att undersöka vilka faktorer i elektronisk journalföring som bidrar respektive hindrar bidragandet till nytta. Detta utfördes med Kalmar kommun och dess anställda inom äldrevården som har behörighet till journalföring genom verksamhetssystemet Procapita. Det problem som tas upp är att den äldre delen av befolkningen växer i en hög takt medan gapet mellan tillgång och efterfrågan på sjuksköterskor och sjukgymnaster ökar. Detta kan i framtiden skapa problematik runt hur den äldre befolkningen ska få den vård och omsorg de kan behöva samtidigt som mängden behörig personal minskar. En lösning på detta kan vara att, med hjälp av eHälsa, underlätta arbetet för personalen och på så sätt göra detta arbete mer effektivt.
I denna studie har vi använt oss av en kombination med teorierna och perspektiven DeLone and McLean Information System Success Model, Task-Technology Fit, Handlingsbarhet samt Användbarhet. Kombinationen användes för att skapa de faktorer som senare tillämpades för att påvisa det som bidrar till, respektive hindrar nytta för personalen. De faktorer denna studie påvisade som bidrag till nytta för personalen var följande: icke förekommande dubbeldokumentation, gemensam struktur, relevanta kommunikationskrav, aktörstydlighet, tydlig notifikation, tydlig sökbarhet, goda kommunikationsförutsättningar samt kontinuerlig utbildning. De faktorer denna studie påvisar som motsatsen, alltså hindrande av bidrag till nytta, var: instabil systemåtkomst, otillräcklig behörighetsförordning, oklar navigering, ologiska begrepp, begränsad samverkan samt begränsad åtkomst.
Förhoppningen är att den forskning som här har påbörjats ska kunna utökas och utföras mot ett bredare urval, andra urval samt andra vinklar. Detta med förhoppningen att forskningen om effektiviteten inom informationssystem leds framåt och att problematiken med brist på personal mot den fortsatt stigande mängd äldre befolkning minimeras.
Abstract
This study was carried out in the purpose of investigating the factors in the electronic medical records system in Procapita that contributes to utility for the users and the factors that prevents the experience of utility for the users. The study was done within Kalmar County and its employees within the field elderly care. The problem that we brought up was that the elderly part of the population is growing quite rapidly whilst the gap between supply and demand on nurses and physiotherapists is increasing. This creates a problem of its own in regards to how we are going to care for the elderly when there’s not enough staff for it. A solution to this could be to ease the workload for the employees and make their work procedures more effective, through the help of eHealth.
In this study we use a combination of the DeLone and McLean Information System Success Model, Task-Technology Fit, Actability and Usability. The combination is used to create the factors that is later applied to show what contributes to utility and what prevents the experience of utility for the employees. The factors this study present that contribute to utility for the users were; no duplicated information, a joint structure, relevant demands on communication, the distinctiveness of participants, the distinctiveness of notifications, the distinctiveness of searchability, good conditions for communication and continuous education. The factors this study present that prevent the experience of utility for the users were; unstable access to the system, inadequate ordinance of authorization, obscure navigation, illogical concepts, constrained collaboration and constrained access.
Our hopes for the study is that what we have started will be built on through bigger selection of respondents, a different selection of respondents and different angles on the theme of the study. With this we hope that the research on the effectiveness in information systems continues forward and that the difficulties with the lack of employees compared to the growing elderly part of the population are minimized.
Förord
Då vi började skriva detta examensarbete hade vi en annan bild av dess resultat än det slutligen blev. Det resultat vi presenterar här är långt mer bättre än vad vi från början kunde tänka oss, vilket vi ser som personliga bevis på vår egen utveckling. Under arbetets gång har det troligtvis inte gått en dag utan att vi lärt oss något nytt, även om det vissa dagar bara har varit små detaljer. Men utan alla dessa små detaljer hade vi inte stått där vi gör idag.
Studien har, i det stora hela, gjorts av oss båda väldigt jämnt fördelat, men för att kunna peka ut något som vi åtskilt har gjort tog vi ansvar för varsitt viktigt kapitel. Det resulterade i att Pia fick ansvaret och har skrivit huvudparten av teorikapitlet, medan Cim fick samma ansvar för metodkapitlet. Inget kapitel är dock skrivet helt av en person trots det utan språk och innehåll är hela tiden kontrollerat av oss båda.
Vi vill tacka vår handledare för all konstruktiv kritik och de goda råd vi fått på vägen.
Hjälpen vi fick från dig gjorde att vi hela tiden fortsatte utvecklas till det bättre. Vi vill även rikta ett stort tack till de respondenter som ställde upp på intervjuer - utan er hade det inte blivit mycket till empiri! Tack även till Kalmar kommun som låtit oss ta kontakt med personal till vår datainsamling till att börja med. Tack till alla er andra som på något vis varit inblandade och hjälp oss med denna studie - ingen nämnd, ingen glömd.
Avslutningsvis vill vi rikta ett speciellt tack till våra respektive partners som de senaste månaderna har stått ut med det klickande ljudet av tangenter och tända lampor långt in på småtimmarna - och trots det har de stöttat oss genom hela processen. Tack!
Pia & Cim maj 2012, Växjö
Innehållsförteckning
...
1 Introduktion 8
...
1.1 Bakgrund 8
...
1.2 Tidigare forskning 9
...
1.3 Problemformulering 9
...
1.4 Syfte och frågeställning 10
...
1.5 Avgränsning 10
...
1.6 Målgrupp 10
...
1.7 Disposition 11
...
2 Teori 12
...
2.1 Nytta 12
...
2.2 DeLone and McLean Information System Success Model 13
...
2.3 Task-Technology Fit 16
...
2.4 Handlingsbarhet 16
...
2.5 Användbarhet 19
...
2.6 Användning av teorin 21
...
2.6.1 Bidrag av nytta enligt teorierna 21
...
2.6.2 Hindrar bidragande av nytta enligt teorierna 22
...
3 Metod 24
...
3.1 Vetenskaplig ansats 24
...
3.2 Datainsamling 24
...
3.2.1 Urval 25
...
3.2.2 Genomförande 25
...
3.3 Analys 26
...
3.4 Tillförlitlighet 27
...
3.5 Etiska överväganden 29
...
4 Resultat 30
...
4.1 Beskrivning av verksamheten 30
...
4.2 Beskrivning av användandet 30
...
4.3 Faktorer som bidrar till nytta 31
...
4.4 Faktorer som hindrar bidragandet av nytta 34
...
5 Diskussion 38
...
5.1 Resultatdiskussion 38
...
5.1.1 Diskussion runt de faktorer som bidrar till nytta 38
...
5.1.2 Diskussion runt de faktorer som hindrar bidragandet av nytta 43 ...
5.1.3 Kunskapsbidrag 47
...
5.2 Metodreflektion 48
...
6 Avslutning 49
...
6.1 Slutsats 49
...
6.2 Förslag till fortsatt forskning 49
...
Referenser 52
Figurförteckning
Figur 2.1 Information Success Model...14
Figur 2.2 Uppdatering av DeLone & McLeans Information Success Model... 14
Figur 2.3 Tre skikt av handlingskriterier... 19
Figur 2.4 Usability framework... 20
Figur 3.1 Steg för analys av data... 26
Figur 3.2 Analysmodell, från forskningsfrågor till svar... 27
Figur 4.1 Den del av resultatet som är relaterat till forskningsfråga 1... 31
Figur 4.2 Den del av resultatet som är relaterat till forskningsfråga 2... 34
Tabellförteckning Tabell 2.1 Våra faktorer som bidrar till nytta... 21
Tabell 2.2 Våra faktorer som hindrar bidragandet av nytta... 22
Bilaga
A Intervjuguide
B Faktorer för bidrag till nytta samt vilken teoretisk beprövad bakgrund de skapats av
C Faktorer för hindrande av bidrag till nytta samt vilken teoretisk beprövad bakgrund de skapats av
1 Introduktion
I detta inledande avsnitt beskrivs bakgrunden som påvisar varför denna studie är aktuell och vilket mervärde detta kan ge i kunskap till sitt område. En kort sammanfattning av tidigare forskning tas även upp innan studiens själva uppdrag presenteras. Därefter beskrivs även syfte och frågeställningar - vilka senare kommer besvaras i avslutningskapitlet - studiens avgränsning samt målgrupp. Avslutningsvis tar detta avsnitt upp dispositionen för den fortsatta rapporten. Bakgrunden i detta kapitel är kopplad till den problemformulering som presenteras. Delar av kapitlet kommer senare även ha viss koppling till det senare diskussionskapitlet.
1.1 Bakgrund
För närvarande består Sveriges befolkning av ca 1,8 miljoner människor tillhörande den äldre befolkningen, vilket innebär personer med en ålder på 65 år eller äldre. Denna siffra uppskattas vara uppe i ungefär 2,1 miljoner människor så snart som år 2022, 10 år från nu, för att stiga ytterligare upp till ca 2,7 miljoner människor till år 2062, 50 år från nu.
(Statistiska Centralbyrån, 2012) Siffror från Socialstyrelsen 2008-2010 samt SKL 2008 visar att 40,9% av den äldre befolkningen har någon koppling till kommunens verksamheter för äldre, så som exempelvis särskilda boenden, hemtjänst, kommunal hemsjukvård samt trygghetslarm (Sveriges Kommuner och Landsting, 2011). Det handlar med andra ord om en väldigt stor del av Sveriges befolkning som har eller kommer ha behov av kommunens verksamheter för äldre och det är därför högst angeläget att omsorgen av dem sker med effektiva processer och stor fokus på människan.
Samtidigt som den äldre delen av befolkningen ökar blir även gapet större mellan tillgång och efterfrågan på professioner som sjuksköterskor och sjukgymnaster. Trots att efterfrågan växer följer inte tillgången av professionerna samma kurva. Bristen av sjuksköterskor och sjukgymnaster beräknas fortsätta öka åtminstone till år 2030.
(Statistiska Centralbyrån, 2011) Detta betyder att en mindre personalstyrka i framtiden kommer ta hand om ett större antal äldre än idag. För att klara av detta och samtidigt kunna fortsätta ha stor fokus på människan och dess omsorg är eHälsa ett relevant område att satsa på, exempelvis genom att implementera elektroniska journalsystem som skapar nytta till personalen. En effektiv journal som skapar nytta kan göra att personal får mer tid till omsorg och kontakt än de behöver lägga på att dokumentera eller söka information.
Vad nytta innebär beskrivs närmre under teorikapitlet.
eHälsa, eller IT-stöd inom vård, medicin och omsorg, innebär att möta behov, skapa mervärde och bidra till förbättrad hälsa för medborgare, patienter, beslutsfattare och yrkesutövare, inklusive vårdgivare, med hjälp av modern IT (eHälsoinstitutet, 2012).
Förenklat innebär eHälsa all användning av information- och kommunikationsteknologi inom vård och omsorg, exempelvis elektroniska patientjournaler (Regeringskansliet, 2011). Elektroniska journalsystem är ett exempel på eHälsa.
Journalen är en bok eller handling i fysisk eller elektronisk form med kontinuerliga anteckningar som görs i samband med patientvård. Journalen innehåller till exempel uppgifter om patientens hälsotillstånd eller om vårdaktiviteter. Elektroniska journalsystem införs med målet att effektivisera vård och omsorg, samt för att öka säkerheten. Genom att använda elektroniska journaler förbättras och ökas tillgången till informationen samtidigt som utbytet av information mellan olika professioner underlättas. (Edberg, et al., 2010) För att kunna implementera framgångsrika journalsystem som bidrar till nytta för
personalen är det hjälpsamt att isolera vilka faktorer i systemen som skapar denna upplevda nytta, samt undersöka vilka faktorer som hindrar nyttan från att uppstå.
1.2 Tidigare forskning
Gällande tidigare forskning har författarna valt att se till forskning runt elektronisk journalföring, eHälsa, nytta samt äldrevård. Författarna fann dock snabbt svårigheter med att hitta tidigare forskning med samma infallsvinkel de har i åtanke för denna studie - kombinationen av framförallt elektroniskt journalföring och äldrevård. Detta kan tolkas som ett tecken på att det inte finns mycket tidigare forskning genomförd med nämnd infallsvinkel.
Forskning som har genomförts involverar studier angående hur elektroniska journalsystem ska kunna minska dubbeldokumentation samt spara tid och minska arbetsbördan (Roubert, 2006), angående hur IT underlättar processen att följa upp patienter efter de har skrivits ut (Norberg & Svanberg, 2010), jämförelser mellan existerande journalsystem och nya journalsystem för att undersöka om det redan implementerade journalsystemet var det mest optimala för verksamheten i fråga (Friberg & Johansson, 2011) samt kartläggning vilken omfattar dubbeldokumentationens förekomst i tvärprofessionella, elektroniska journalsystem relaterat till sjuksköterskors dokumentation samt undersökning av personals uppfattning av dubbeldokumentation och värde av den egna och andra professionernas dokumentation (Lauridsen & Lundqvist, 2008). Författarna har även funnit forskning om IT-stöd i verksamheter där IT-stödet inte har fungerat som ett bra stöd för personalen och där detta har undersökt hur handlingsbarheten kan vidareutvecklas till mer verksamhetsanpassade IT-stöd, vilket undersöktes vid mobila IT-stöd för vård och omsorgsverksamhet (Broberg, 2006). En metod som används för behovsanalys och kravspecifikation i samband med systemutveckling av informationssystem inom hälsa är den kallad Multi-disciplinary Thematic Seminar (MdTS) vilken kan användas till att skapa mobila IT-stöd för hemvård som bland annat länkar samman de olika professionernas arbetsuppgifter (Scandurra, 2007). Tidigare forskning innefattar även en tidigare genomförd kartläggning gällande det nuvarande användandet av IT-stöd vid ett särskilt boende i Kalmar (Stjerndorff, 2012).
Sammanfattningsvis handlar den forskning författarna har påträffat om hur eHälsa och elektroniska journalsystem i stort påverkar arbetsplatsen samt vilka fördelar som kan uppstå då det journalsystem som används är väl implementerat och verksamhetsanpassat.
Författarna uppfattar därför att det har gjorts en del forskning angående de fördelar eller den nytta vilken är möjlig att få ut av ett journalsystem, men inte vad denna nytta specifikt kan vara inom äldrevård samt vad det innebär för användarna.
1.3 Problemformulering
Ett problem som börjar uppstå är att gapet mellan mängden äldre och behörig personal ökar. Medan den äldre befolkningen växer utbildas inte tillräckligt många till sjuksköterskor och sjukgymnaster. Detta innebär att fler människor i framtiden förväntas få vård från en minskande personalstyrka. Problemet skapar mer tryck på de anställda och ställer högre krav på effektiviteten i arbetet. Med hjälp av IT finns det möjligheter att minska på trycket samt underlätta arbetsbördor eller skapa tidsbesparingar och på så sätt effektivisera arbetet. eHälsa kan vara till hjälp för att effektivisera processer inom äldrevård. Om arbetsprocesser effektiviseras kan negativa effekterna av gapet mellan behov av personal och tillgången till personal minska.
Sökningar efter tidigare forskning har visat att det finns en kunskapslucka gällande studier av vad som gör en elektronisk journal effektivt samt vilka faktorer som bidrar med nytta för personalen. Detta kan vara viktigt att veta för framtida implementeringar av elektroniska journaler. Genom att belysa de olika faktorerna som bidrar eller inte bidrar till nytta får de som ska implementera systemet i fråga en överblick av de faktorerna som är mest hjälpsamma för personalen.
Studien ska öka kunskapen om hur journalföring genom elektroniska journaler bidrar till nytta, alternativt inte bidrar till nytta, för personal. Kunskapsbidraget ska belysa de olika faktorer i ett system som bidrar till nytta och faktorer som hindrar nytta från att uppstå.
Detta för att påvisa viktiga egenskaper som ett system bör respektive ej bör inneha.
1.4 Syfte och frågeställning
Syftet med denna studie är att med hjälp av kvalitativ datainsamling undersöka hur journalföring genom elektronisk journal bidrar till nytta, alternativt inte bidrar till nytta för sjuksköterskor och rehabpersonal (sjukgymnaster och arbetsterapeuter) inom äldrevård.
För att underlätta processen att identifiera dessa faktorer ska en modell utformas med teoretiskt beprövade grunder. Modellen skall vara generaliserbar samt fungera som ett kunskapsbidrag och stöd vid identifikation av vad som bidrar till nytta, respektive hindrar bidragande av nytta i system för journalföring. Målet är att besvara de forskningsfrågorna som vi har satt upp för denna studie.
Forskningsfrågorna för denna studie har avgränsats till:
• Vilka faktorer i det implementerade systemet där journalföring utförs bidrar till nytta för personalen?
• Vilka faktorer i det implementerade systemet där journalföring utförs hindrar bidragande av nytta för personalen?
• Hur kan befintliga teoretiskt beprövade grunder kombineras till en generaliserbar modell som kan användas som stöd till identifikation av vad som bidrar till nytta, respektive hindrar nytta i system för journalföring?
1.5 Avgränsning
Denna studie avgränsar sig till att endast undersöka vilka faktorer i journalförande med hjälp av informationsteknologi som bidrar till eller inte bidrar till nytta för personal inom äldrevård. Studien innefattar därmed inte hur mycket nytta personalen upplever att de får ut av systemet i fråga eller vilken nytta patienterna i slutändan får tillbaka genom möjliga effektiviseringar av personalens arbete eller andra faktorer som kan skapa nytta av annat slag. Avgränsningen görs för att studien ska kunna fokusera på vilka faktorer i den elektroniska journalföringen som bidrar till eller hindra nytta.
1.6 Målgrupp
Målgruppen för den kunskap denna studie resulterar i är bland annat kommuner, då kanske framförallt Kalmar kommun mot vilken studien utförs, men även Sveriges kommuner i stort. Resultatet är även i högsta grad intressant för regeringen, som har en verkställande makt över Sveriges kommuner, specifikt Socialdepartementet, som har hand om social omsorg och vårdfrågor vid regeringen.
Då denna studie kan ses som ett litet steg närmre bland annat bättre IT-användning i kommuner samt förbättrad informationsanvändning inom vård och omsorg är även samtliga som står bakom Nationell eHälsa (Socialdepartementet, 2010), vilket leds av Socialdepartementet i samarbete med Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting, Vårdföretagarna och Famna, en viktig målgrupp då detta är två av de målsättningar de har satt upp för kommuner för att se till att framtidens vård och omsorg ska fungera och utvecklas till det bättre med hjälp av IT.
Skattebetalare ser ofta ett intresse i att få en redovisande bild av vad pengar kommunen får in går till, vilket gör denna studie intressant även för dem. Med tanke på de som berörs av vård och omsorg, då gällande äldre, inom kommunen är den äldre befolkningen och anhöriga även dem en del av målgruppen.
Studien kan även vara intressant för studenter och forskare inom systemvetenskap, informatik och hälsoinformatik samt för forskargrupper som generellt ser till vård och omsorg eller till eHälsa, exempelvis eHälsoinstitutet i Kalmar, vilket gör även dem till en del av målgruppen.
Då visionen är att resultatet ska påvisa nytta inom ett system som i dagsläget används, bland annat av en del anställda inom just Kalmar kommun, är även användare av verksamhetssystemet Procapita en del av målgruppen. Resultatet kan även anses vara intressant för beställare av IT-stöd inom verksamheter med koppling till omsorg eller vård samt systemutvecklare vid systemutvecklingsföretag som utvecklar denna typ av system.
1.7 Disposition
Den fortsatta studien innehåller ett teoriavsnitt respektive ett metodavsnitt där de teorier och metoder som anser relevanta för denna studie presenteras och beskrivs. Detta följs av studiens resultat där data från datainsamlingarna - vilka beskrivs i metodavsnittet - presenteras. Resultatet följs av ett diskussionsavsnitt där vi diskuterar runt, i huvudsak, vårt resultat kopplat till den teori som valts ut, men här presenteras även en reflektion över metodvalen. Därefter kommer ett avslutningsavsnitt där vi lägger fram en slutsats för vår studie samt förslag till fortsatt forskning. Längst bak presenteras referenser som nämns i studien följt av relevanta bilagor, även dem nämnda i studien.
2 Teori
Vid detta avsnitt presenteras den bakgrund och teori som använts från lämpliga ämnesområden för denna studie. De teorier vi anser lämpliga är DeLone and McLean Information System Success Model, Task-Technology Fit, Handlingsbarhet samt Användbarhet. Det beskrivs även hur nämnda teorier används i studiens resultat samt, vilket sedan kommer diskuteras i diskussionskapitlet. Inledningsvis beskrivs begreppet nytta.
De utvalda teorierna DeLone and McLean Information System Success Model, Task- Technology Fit, Handlingsbarhet samt Användbarhet används vid denna studie för en sammanställning av vad som bidrar till nytta respektive vad som hindrar bidragande av nytta utefter faktorer från ovan nämnda teorier. DeLone and McLean Information System Success Model samt Task-Technology Fit är teorier vi ansåg tydligt visar vilken påverkan användare samt användares sätt att återanvända den data de får tillgång till i sin tur påverkar användandet av systemet i stort samt verksamheten de tillhör. Då denna koppling mellan användaren och dess sätt att använda systemet är något vi tycker är intressant och viktigt för verksamhetens tillväxt valdes de teorierna ut. Gällande Handlingsbarhet och Användbarhet är båda perspektiv på vad som sker vid användningen av informationssystem inom verksamheter samt hur bra detta system faktiskt stödjer de uppgifter användaren förväntas få stöd för. Dessa perspektiv innehåller teorier gällande faktorer som ett system bör eller inte bör inneha som användare själva verkar vara mer medvetna om, än dess påverkan på verksamheten i stort, vilket gjorde även dessa två perspektiv intressanta att använda sig av.
Teorin om begreppet nytta kommer till användning i datainsamlingen. Då studien kretsar kring att ta reda på faktorer som bidrar till nytta eller hindrar nyttan är begreppet nytta centralt i denna studie, och är därför viktigt att förstå innebörden av. Genom att samla in information om vad nytta är underlättas arbetet med att formulera intervjufrågor, se bilaga A, som ska svara på vilka faktorer som bidrar till nytta eller som hindrar nyttan.
2.1 Nytta
Nytta definierar vi här som något som har en fördelaktig, kvarstående verkan för användare av den elektroniska journalen, denna fördelaktiga verkan kan vara bland annat tidsbesparingar eller underlättat arbete (Nationalencyklopedin, 2012). Runt sammanhanget forskning skriver Vedung att “Nyttig är den forskning (F) som används för en positivt värderad sak (S) hos aktör (A) vid tidpunkten (T)” (Vedung, 1994). Vedung (1994) skriver även att nytta är den forskning som brukas av någon för positiva ändamål. Även om just Vedung kopplar ordet nytta till forskning och inte till själva användningen som i vårt fall är det möjligt att överföra samma mening av begreppet nytta även på vår studie. Cronholm
& Goldkuhl (2010) beskriver nytta med att IT-system skapas och införs i verksamheter för att systemen ska fylla vissa funktioner, det vill säga vara till nytta, för dess användare och andra aktörer (Cronholm & Goldkuhl, 2010).
Dahlgren, et al. (2006) tar upp ett antal begrepp gällande nytta, vilka används vid tillämpning utav PENG-modellen, så som grön nytta, gul nytta, röd nytta, bruttonytta, nettonytta, hindersanalys, slutnytta samt nyttoeffekt. PENG står för Prioritera Enligt NyttoGrunder. Grön nytta definierar de som nytta vilken ger snabb och direkt resultatpåverkan eller “direkt resultatpåverkande nytta”. Gul nytta definierar de som nytta med något osäkrare värderingsunderlag och som kan kräva att vissa åtgärder vidtas för att
den ska kunna hämtas hem, eller “indirekt nytta”. Röd nytta definierar de som nytta med osäkert värderingsunderlag eller “svårvärderad nytta”. Vidare definierar de bruttonytta som summan av värdet för alla nyttoeffekter, samt nettonytta som bruttonyttan reducerad med kostnaden för nyttan ger nettonyttan. Hindersanalys är ett begrepp de använder vid sammanhanget nytta, vilket innebär att minska effekterna av eller eliminera hinder för att uppnå beskriven nytta. Slutnytta definieras som den verkliga nyttan vilken enskilda förbättringar kan medföra. Nyttoeffekter definierar de med de positiva och negativa effekter som genereras av en investering. Tänkvärt vid användandet av dessa uttryck är dock att PENG-modellen är en typ av analysmetod vilken används vid beslutsfattande gällande investeringar, eller vid värdering av konsekvenserna från en investering eller förändring. (Dahlgren, et al., 2006) Dahlgren, et al. (2000) menar även att PENG är ett strukturerat sätt att öka nyttan av IT-investeringar i verksamheten samt att genomförandet blir bättre genom ökad insikt och en samlad syn mellan verksamhet och IT. Vidare menar de även att en nyttovärdering i praktiken är ett bra sätt att utveckla verksamheten på.
(Dahlgren, et al., 2000)
Definitioner av begreppet nytta är med andra ord olika beroende på faktorer som sammanhang och syfte, men med hjälp av flera olika synsätt på begreppet går det att skapa sig en bild av vad nytta handlar om. Nedan går vi igenom fyra teorier som på olika vis påvisar hur nytta uppstår eller faktorer för och emot olika typer av nytta inom verksamheter och informationssystem.
2.2 DeLone and McLean Information System Success Model
DeLone and McLeans Information System Success Model är ett ramverk och en modell som kan användas för att mäta variabler så som framgång och effektivitet inom forskning av informationssystem. Att mäta variabler av dessa slag är viktigt för att skapa förståelse för exempelvis de administrativa åtgärder samt investeringar som kan ske i samband med användandet av ett informationssystem i en verksamhet. (DeLone & McLean, 2003) Ramverket presenterades för första gången under 1992 (DeLone & McLean, 1992), av William DeLone och Ephraim McLean, vilka sedan själva uppdaterade sitt ramverk under 2003 och presenterade även detta (DeLone & McLean, 2003). Tanken bakom skapandet av ramverket var att bilda en medvetenhet och struktur till variabler som ger informationssystem dess framgång inom forskningen av informationssystem, samt att ge framtida forskare vägledning. Anledningen till den uppdateringen DeLone och McLean själva sedan gjorde berodde på att ramverket de presenterade 1992 baserade sig på dels teoretisk men även empirisk forskning gjord under 1970- och 1980-talet. Då informationssystemen och dess förutsättningar, precis som metoder för att mäta dessa förutsättningar och variabler, har förändrats drastiskt sedan 1992 blev en uppdatering av ramverket och modellen nödvändig. (DeLone & McLean, 2003) Modellens ursprungliga utseende presenteras nedan i figur 2.1 (DeLone & McLean, 1992).
Figur 2.1 Information Success Model. Översatt från DeLone & McLean, 1992.
En definition av den tekniska nivån av kommunikation är den av Shannon & Weaver (1949) som definierar det till noggrannhet och effektivitet av kommunikationssystemet som framställer informationen. Vidare definierar de den semantiska nivån som framgången för information att förmedlas i den innebörd som var avsedd. Avslutningsvis definierar Shannon & Weaver (1949) den effektiva nivån till effekten som information ger till den som mottar denna information. (Shannon & Weaver, 1949) Detta är något DeLone &
McLean har använt sig av i sin ursprungliga modell där systemkvalitet mäter den tekniska framgången, informationskvalitet mäter den semantiska framgången och de resterande fyra kategorierna användande, användarnas tillfredsställelse, individuell påverkan samt organisationell påverkan mäter den effektiva nivån, se figur 2.1 ovan (DeLone & McLean, 1992).
Den ursprungliga modellen används som följer: ett informationssystem skapas och innehåller olika slags funktioner vilka kan kategoriseras och påvisa olika grader av system- och informationskvalitet. Därefter upplever användarna dessa funktioner genom användande av informationssystemet i fråga vilket skapar användarnas tillfredsställelse som kan innebära att användarna är antingen nöjda eller missnöjda med dessa funktioner, informationen eller informationssystemet i sin helhet. Användandet av systemet, och allt som hör där till gällande information och funktioner, skapar en individuell påverkan i den individuella användarens utförande av arbetet. Hur den individuella användaren använder systemet i sitt arbete skapar därefter en organisationell påverkan vilket då är en påverkan som kollektivt påverkar organisationen i stort. Modellen används för att studera om det finns ett samband mellan dessa olika variabler. (DeLone & McLean, 2003)
Figur 2.2 Uppdatering av DeLone & McLeans Information Success Model. Översatt från DeLone & McLean, 2003.
Gällande den uppdaterade versionen av ramverket (figur 2.2 ovan) förändrades formen en aning. Här innebär den inledande delen av ramverket förutom systemkvalitet och informationskvalitet även servicekvalitet. Vidare innebär denna version att ramverket sedan används för att se närmre på användande, för avsikt att använda, samt användarnas tillfredsställelse. För avsikt att använda är en attityd, medan användande är ett beteende eller en handling. En attityd anses svårare att mäta eller uppskatta vilket gör att många fortsätter hålla sig till enbart det äldre alternativet användande, men kanske med en numera bredare syn på denna variabel. Längst till höger i ramverket (figur 2.2 ovan) finns den största förändringen, nämligen en ensam variabel kallad nettoeffekter. (DeLone &
McLean, 2003)
Den uppdaterade versionen av ramverket används som följer: ett informationssystems information-, system- och servicekvalitet utvärderas. Resultatet av detta används för att utvärdera användande, för avsikt att använda samt användarnas tillfredsställelse. De tre faktorerna användande, för avsikt att använda samt användarnas tillfredsställelse i sig påverkar varandra starkt. Detta då positiva erfarenheter av användande kommer leda till en positiv effekt till användarnas tillfredsställelse vilket i sin tur leder till ökad effekt vid för avsikt att använda som leder oss tillbaka till användande igen. Resultatet av detta användande, för avsikt att använda samt användarnas tillfredsställelse blir i sin tur att nettoeffekter förekommer. Då informationssystemet i fråga fortsätter användas kan det antas att nettoeffekter är positiva, vilket i sin tur påverkar och kan förstärka användande, för avsikt att använda samt användarnas tillfredsställelse. Denna påverkan sker även då nettoeffekter inte är positiva, då även negativa effekter kommer att påverka användande, för avsikt att använda samt användarnas tillfredsställelse, men då alltså istället till det negativa. Minskad användning kan exempelvis leda till att informationssystemet tas ur bruk. Det uppdaterade ramverket kan alltså tydligare påvisa både positiva och negativa effekter. (DeLone & McLean, 2003)
2.3 Task-Technology Fit
Inom forskning av informationssystem är forskaren ofta ute efter att förstå kopplingen mellan informationssystemet och den individuella prestationen från användarna. Task- Technology Fit (TTF) är en övergripande teoretisk modell som försöker påvisa just denna koppling. Modellen presenterades för första gången under 1995 (Goodhue & Thompson, 1995) av Dale Goodhue och Ronald Thompson, men själva konceptet uppkom tidigare.
TTF har sin grund i uppgift, teknologi samt anpassning och menar att för teknologi ska kunna ha en positiv inverkan på den individuella prestationen, samt användas, måste teknologin utnyttjas och vara väl anpassat till de uppgifter den ska stödja. Modellen har framgångsrikt använts för att påvisa betydelsen av anpassningen mellan informationsteknologi och användarnas uppgifter för att informationsteknologin i fråga ska kunna påverka den enskilda användares utförande. Det anses även att TTF kan användas i mindre komponenter för att utgöra grunden i ett diagnostiskt verktyg som då utvärderar om informationssystem och tjänster inom en organisation möter användarnas behov från teknologin. (Goodhue & Thompson, 1995)
TTF, alltså anpassningen av teknologin mot den uppgift som ska utföras, presenteras med hjälp av faktorerna nedan, vilka är en kombination av det som kallas för Task-Technology Fit’s åtta slutliga faktorer samt de 16 ursprungliga dimensionerna för Task-Technology Fit fördelade vid de åtta faktorerna. (Goodhue & Thompson, 1995)
• datakvalitet, vilket exempelvis handlar om nödvändig data samt att detaljnivå på den är tillgänglig
• hur lätt det är att hitta data samt betydelsen av den
• behörighet för användning av data
• datakompatiblitet, hur väl data från olika källor kan sammanställas, jämföras och användas
• användning samt utbildning av systemet
• aktualitet för systemet
• reliabilitet för systemet
• relation mellan användare och system
Faktorerna används i åtanke för vad användaren behöver gällande data eller systemet självt för att lösa de uppgifter systemet ska stödja vid användning. Detta gäller även hur dessa faktorer kan tänkas påverka användarens prestation. De åtta faktorerna anses ha en förklarande förmåga för hur användaren uppfattar sitt användande. (Goodhue &
Thompson, 1995)
Det finns även en väl använd modell kallad Technology-to-Performance Chain (TPC) vilken utgår från TTF gällande användandet at av användarnas inställning för att se till utnyttjandet samt av TTF för att se till utförandet av informationsteknik. TPC anses ge en starkare teoretisk grund än TTF gällande frågor så som att förstå effekten av användarens verkan gällande utförandet samt utvecklandet av bättre diagnostik för problem runt informationssystem. (Goodhue & Thompson, 1995)
2.4 Handlingsbarhet
Handlingsbarhet är inte fullt en teori utan ett perspektiv som används för att påvisa vad som görs vid användning av IT-system i verksamheter. Ett IT-system skall vara handlingsbart, det vill säga att det ska stödja användarens handlande. Med detta perspektiv ligger IT-systemets roll för användarens handlande i fokus. IT-system har som uppgift att
fungera likt ett verktyg då en användare vill utföra handlingar, genom att tillhandahålla denna användaren med information samt skapa förutsättningar för interaktion och kommunikation mot andra användare. Handnlingsbarhet innebär även att IT-systemet ska ses som en del av verksamheten. Med handlingsbarhet anses IT-stöd vara ett instrument för teknikbaserad verksamhetskommunikation. Genom att stödja användarnas handlande stödjs även verksamheten samt ger nytta till den. (Cronholm & Goldkuhl, 2010)
Ett IT-systems handlingsbarhet definieras som följer: ”Ett IT-systems förmåga, i en verksamhetskontext, att utföra handlingar och att därigenom befrämja, möjliggöra och underlätta för användare att utföra handlingar både genom systemet och utifrån systemet baserat på dess information.” vilket kan sammanfattas med det tidigare nämnda, att ett IT- system skall stödja användarens handlingar (Cronholm & Goldkuhl, 2010).
För att stödja användarnas handlingar behöver IT-systemet i fråga vara lätt att använda samt ha förmågan att automatiskt utföra vissa typer av handlingar, genom fördefinierade regler. Detta innebär även att IT-systemet inte är ansvarigt för handlingar som utförs då det alltid finns någon mänsklig aktör som har ansvar för automatiska handlingar samt skapar de fördefinierade reglerna. (Cronholm & Goldkuhl, 2010)
Handlingsbarheten av ett IT-system är relaterat till den verksamhetskontext där just detta IT-system används, så som användarnas förkunskaper gällande IT-systemet, men även den uppgift de utför med hjälp av IT-systemet. Detta innebär att handlingsbarheten är beroende av de förutsättningar som skapas. (Cronholm & Goldkuhl, 2010)
Cronholm & Goldkuhl (2002), enligt Cronholm & Goldkuhl (2010) beskriver att ett IT- system, ur ett handlingsbarhetsperspektiv, består av:
• en handlingspotential
• handlingar som utförs i interaktion mellan användare och IT-system samt handlingar som utförs automatiskt av IT-system
• ett verksamhetsminne vilket innehåller förutsättningar för handlingar samt information om tidigare utförda handlingar
• dokument så som handlingsresultat och handlingsförutsättningar
• ett strukturerat verksamhetsspråk
För att stödja utvärdering och utveckling av handlingsbara IT-system har det formulerats upp arton principer, eller kvalitetsideal, vilka representerar ett IT-system som är handlingsbart. Dessa är som följer:
• tydlig handlingsrepertoar
• tillgodosedda kommunikationsbehov
• lättnavigerbart
• handlingstransparent
• tydlig feedback
• tydligt och lättåtkomligt verksamhetsminne
• aktörstydlighet
• känd och begriplig vokabulär
• intentionellt tydligt
• stöd för efterföljande handlingar
• begrepps- och handlingskonsistens
• handlingstillgänglighet
• handlingsöversiktligt
• ändringsbart
• relevanta kommunikationskrav
• goda kommunikationsförutsättningar
• adressatrelevant kommunikation
• adressatanpassad kommunikation
Det har även formulerats upp arton principer, eller kvalitetsideal, vilka representerar ett IT- system som inte är handlingsbart. Dessa är som följer:
• oklar handlingsrepertoar
• icke kommunicerbart
• svårnavigerat
• ogenomskinligt
• dålig feedback
• ofullständigt verksamhetsminne
• aktörsotydligt
• oklar vokabulär
• intentionellt otydligt
• svagt handlingsstöd
• inkonsistens
• svårtillgängliga handlingsalternativ
• ej handlingsöversiktligt
• svårändrat
• irrelevanta kommunikationskrav
• otillräckligt skapande av kommunikationsförutsättningar
• ej adressatrelevant kommunikation
• ej adressatanpassad kommunikation
Exempel på detta är att ett IT-system inte är handlingsbart då användaren har svårt att förstå vad som ska göras (oklar handlingsrepertoar), inte kan få fram det som önskas genom systemet eller inte får klartecken att det som har utförts faktiskt är gjort i systemet (dålig feedback). Ett IT-system är handlingsbart då användaren till exempel kan förstå vad som ska göras (tydlig handlingsrepertoar), kan få fram det som önskas genom systemet eller direkt får feedback på att det som har utförts har registrerats i systemet (tydlig feedback). (Cronholm & Goldkuhl, 2010)
När det handlar om handlingsbarhet går det även att tala om tre skikt av handlingskvaliteter, vilka presenteras i figur 2.3 nedan. Interaktionskvalitet innebär samspelet mellan en användare och IT-systemet, kommunikationskvalitet innebär IT- system ett instrument för verksamhetskommunikation medan processkvalitet innebär användningen av IT i verksamhetsprocesser. (Cronholm & Goldkuhl, 2010)
Figur 2.3 Tre skikt av handlingskriterier. Cronholm & Goldkuhl, 2010.
2.5 Användbarhet
Användbarhet kan beskrivas med hjälp av ett antal olika definitioner. Perspektivet är ofta att en användare interagerar med ett IT-system. Begreppet användbarhet kan förklaras med att det syftar till hur ändamålsenligt, effektivt och tillfredsställande specificerade användare anser att ett verktyg, exempelvis ett IT-stöd, är då verktyget i fråga används för att utföra specifika uppgifter i ett visst sammanhang av användning (ISO 9241-11, 1998) vilket illustreras i figur 2.4 nedan. Det går även att beskriva begreppet i sammanhanget att ett användbart informationssystem är ett system som tillfredsställer användarens behov (Preece. et al., 1994) vilket även syftar till att det behövs en förståelse för hur användarna utför eller vill utföra förekommande arbetsuppgifter för att kunna utveckla ett användbart system. Användbarheten kan definieras som en förmåga, den att användas av människor enkelt och effektivt (Shackel, 1984). Enligt Cronholm (1998) är användbarhet något som uppstår i samband med användning, samt är ett verktygs förmåga att användas - därigenom även förstås - av användarna på ett konstruktivt vis arbetet då de utför olika specifika uppgifter med ett bestämt syfte (Cronholm, 1998).
Figur 2.4 Usability framework. Översatt från ISO 9241-11, 1998.
Användbarheten är beroende av produktens utformning i relationen till dess användare, uppgift, omgivning samt kvaliteten på användarstöd så som utbildning och hjälpsystem (Shackel, 1984) och handlar om de möjligheter användaren har att interagera med verktyget i fråga, samt hur denna interaktion kan utföras (Cronholm, 1998). Cronholm menar även att användbarhet innebär både hur användare interagerar med verktyget samt funktionaliteten av verktyget då något utan funktionalitet inte kan vara användbart.
Vad begreppet användbarhet omfattas av för kriterier definieras inte likadant av olika forskare. Löwgren (1993) menar att användbarhet består av relevans, effektivitet, attityd och lärbarhet, medan Preece, et al. (1994) menar att användbarhet istället består av flexibilitet, effektivitet, attityd och lärbarhet. Cronholm (1998) har sammanställt en sammanfattande lista av ett flertal olika forskares olika kriterier vilka ska ha betydelse för en produkts grad av användbarhet, vilket han då menar är:
• användarnas attityd
• effektivitet
• fleranvändarfunktionalitet
• flexibilitet
• funktionalitet
• lärbarhet
• lättanvänt
• mätbart
• relevans
Att mäta användbarheten är viktigt med tanke på att det finns ett samspel mellan användare, dess mål, uppgiftens egenskaper samt andra komponenter som kan uppkomma i samband med användningen. Det är dock svårt att kalla ett IT-stöd mer eller mindre användbart då det är olika användbart i olika sammanhang. (ISO 9241-11, 1998)
Det är möjligt att sammanfatta begreppet användbarhet med att besvara frågan: ”Arbetar användarna framgångsrikt med verktyget?”. Vid ett “ja” som svar till denna fråga bör det gå att i breda drag kalla systemet för användbart. I likhet till handlingsbarhet (se avsnitt 2.4) kan frågor ställas som exempelvis berör hur lätt det är för en nybörjare att lära sig att använda verktyget, hur lätt det är att komma ihåg hur olika handlingar utförs genom verktyget då det görs ett uppehåll i användandet av produkter samt hur många eller få fel användarna gör i sitt användande av verktyget.
2.6 Användning av teorin
Användandet av de utvalda teorierna är i form av att faktorer som ovan teorier tagit upp återanvänds och kombineras där vi anser att de har en samhörighet med varandra, utanför de olika teoriernas egna gränser. Sammanställningen innebär en blandning av faktorer från de olika ovan nämnda teorierna och resulterar i 16 nya faktorer på vad som bidrar till nytta, samt 16 nya faktorer på vad som hindrar bidragande av nytta för användare med hänsyn till vad de ovan nämnda teorierna tillsammans kan påvisa. Samtliga faktorer som återanvänds från teorierna används inte i varje ny faktor, men samtliga teorier som ovan tagits upp återfinns kontinuerligt genom sammanställningen. Samtliga faktorer som ingår i denna modell återfinns inte under resultatkapitlet då de helt enkelt inte är relevanta för denna datainsamling. Med hjälp av vår sammanställning menar vi att det går att påvisar den nytta som elektronisk journalföring skapar till användare och verksamhet.
Sammanställningen presenteras nedan samt med hjälp av bilaga B och C. Användningen av denna diskuteras mer djupgående i det senare diskussionskapitlet, där även den empiri som läggs fram i resultatkapitlet diskuteras mot denna sammanställning. I resultatkapitlet återanvänds de faktorer vi här har skapat, där de stämmer överens med den empiri som samlats in, vilket skapar en förtydligad röd tråd mellan detta kapitel, resultatkapitlet samt diskussionskapitlet.
2.6.1 Bidrag av nytta enligt teorierna
I tabell 2.1 nedan presenterar vi de faktorer vi skapat som bidrar till nytta. Faktorerna är skapade genom en kombinationen av de ovan nämnda teorierna.
Tabell 2.1 Våra faktorer som bidrar till nytta
Våra faktorer Faktorer enligt teori
Aktörstydlighet Tydligt att se vem som gjort vad.
Bra feedback Systemet ger bra återkoppling till vad som sker.
Bra samverkan Samarbete fungerar väl över gränser som system, verksamhet, kommun och dylikt.
Gemensam struktur Strukturen ser ut och fungerar likadant för alla.
Goda kommunikations- förutsättningar
Bra förutsättningar för enkel och fördelaktig kommunikation mellan användare inom systemet.
Icke förekommande dubbeldokumentation
Risken för dubbeldokumentation är obefintlig eller låg.
Våra faktorer Faktorer enligt teori
Klar navigering Enkel och tydlig navigering i systemet
Kontinuerlig utbildning Utbildning över tid i samband med systemförändringar Logiska begrepp Begrepp och ordval som känns logiska för sammanhanget Mobil åtkomst Åtkomst till systemet är inte bundet till en specifik plats Relevanta
kommunikationskrav
Kraven på kommunikation med systemet är rimliga och känns logiska för sammanhanget
Stabil systemåtkomst Systemet är tillgängligt konstant och avbrott i åtkomst är mycket ovanliga om inte icke-existerande
Tillräcklig
behörighetsförordning
Alla som bör ha åtkomst till systemet har det
Tydlig notifikation Nyheter och meddelanden visas tydligt för användaren i systemet
Tydlig sökbarhet Sökning, förvaring och kategorisering är logiskt och/eller enkelt att använda
Tydligt handlingsutförande Det är tydligt och enkelt att i systemet förstå samt genomföra de handlingar användaren vill utföra
2.6.2 Hindrar bidragande av nytta enligt teorierna
I tabell 2.2 nedan presenterar vi de faktorer vi skapat som hindrar bidragandet av nytta.
Faktorerna är skapade genom en kombinationen av de ovan nämnda teorierna.
Tabell 2.2 Våra faktorer som hindrar bidragandet av nytta
Våra faktorer Faktorer enligt teori
Aktörsotydlighet Svårt att urskilja vem som har gjort vad.
Dålig feedback Systemet ger dålig återkoppling eller ger ingen återkoppling.
Begränsad samverkan Samarbete är dålig eller obefintlig över gränser som system, verksamhet, kommun och dylikt.
Uppdelad struktur Strukturen i systemet ser olika ut för olika användare.
Dåliga kommunikations- förutsättningar
Dåliga förutsättningar för enkel och fördelaktig kommunikation genom systemet.
Förekommande dubbeldokumentation
Risken för dubbeldokumentation är hög.
Oklar navigering Svårt att förstå hur navigering i systemet görs.
Våra faktorer Faktorer enligt teori
Diskontinuerlig utbildning Utbildning av systemet sker inte kontinuerligt med uppdateringar och förändringar.
Ologiska begrepp Begrepp och ordval som känns ologiska eller fel för sammanhanget.
Begränsad åtkomst Åtkomst till systemet är platsbundet eller begränsat till en specifik plats eller hårdvara.
Irrelevanta
kommunikationskrav
Kommunikationskraven är orimliga och känns ologiska för sammanhanget.
Instabil systemåtkomst Systemet är inte konstant tillgängligt, avbrott i åtkomsten är återkommande eller vanligt.
Otillräcklig
behörighetsförordning
Alla som bör ha åtkomst till systemet har inte det.
Otydlig notifikation Nyheter och meddelanden visas inte tydligt för användaren.
Otydlig sökbarhet Sökning, förvaring och kategorisering är ologiskt och/
eller svåranvänt.
Otydligt
handlingsutförande
Det är otydligt och svårt att i systemet förstå samt genomföra de handlingar användaren vill utföra.
3 Metod
I metodavsnittet beskrivs det vetenskapliga tillvägagångssättet, så som vetenskaplig ansats, analys och etiska övervägande. Avsnittet beskriver även urval och genomförande för datainsamlingen samt motiverar valet av de tillvägagångssätt som har använts i studien. Den metod som beskrivs är använd för insamlande av den data som finns att tillgå i resultatavsnittet.
3.1 Vetenskaplig ansats
Vi valde att ha ett deduktivt angreppsätt för studien, vilket betyder att teoretiskt material samlades in på förhand som stöd till utformandet av studien. Det material som samlades in berörde tidigare forskning runt äldrevård och elektronisk journalföring, teorier gällande bland annat användning av informationssystem samt metoder för utformning av datainsamling. Baserat på de insamlade teorierna kunde en intervjuguide sammanställas.
Anledningen till att en deduktiv ansats valdes framför induktiv var för att kunna använda teorin och den tidigare forskningen i skapandet av en intervjuguide som ställer “rätt”
frågor. Detta för att få ut den information vi var intresserade av utan att behöva ställa frågor som redan har besvarats genom tidigare forskning. (Jacobsen, 2009)
Vi valde även att göra en kvalitativ studie. Det kvalitativa tillvägagångssättet valdes för att den empiri som skulle samlas in baserar sig på hur människor uppfattar och känner för olika delar av journalföringen. Känslor är svåra att numeriskt värdera, vilket gör att en kvalitativ insamlingsmetod att föredra, då intervjuer gav oss möjlighet att direkt höra vad respondenterna tycker om journalföringen genom det verksamhetssystem som används.
(Jacobsen, 2009)
Det kvantitativa tillvägagångssättet kändes inte lika tilltalande för denna studie. Detta för att studien inte går ut på att ta reda på numeriska värden, som antal anställda eller antal inloggningar per dag. För en studie med fokus på numeriska värden hade en kvantitativ ansats varit bättre men i denna studie ville vi belysa hur användarna av ett system känner för dess funktioner. Detta är lättare att ta reda på med ett kvalitativt tillvägagångssätt.
(Jacobsen, 2009)
3.2 Datainsamling
Primärdata har samlats in genom intervjuer, vilka genomfördes individuellt samt i grupp med respondenter ur följande arbetsgrupper; sjuksköterska och rehabpersonal (sjukgymnaster och arbetsterapeuter) vilka i resultatkapitlet även kallas för användare.
Dessa intervjuer gjordes efter intervjuguiden, se bilaga A, och syftade till att samla in empiri om hur respondenterna upplevde att olika faktorer i journalföringen genom verksamhetssystemet Procapita bidrog till upplevd nytta eller minskade möjligheterna till upplevd nytta. Informationen bidrog till vår möjlighet att förstå vad som bidrar till att göra en elektronisk journalföring effektivt och användbart för de involverade.
Då primärdata var möjligt att samla in direkt från användare kändes dokumentstudier som överflödiga. Utöver det kan nedskrivna upplevelser och känslor för systemet vara förvrängda eller förfalskade för att ge ett speciellt intryck. Ett dokument kan också vara mer genomtänkt och bearbetat vilket hade kunnat vara en fördel för vår studie, men utifrån de intervjuer som gjordes verkade det som att inget liknande hade gjorts tidigare, vilket innebär att det inte har funnits någon anledning att dokumentera känslor för systemets
funktioner. Dessa aspekter bidrog till valet av att utesluta dokumentstudier som datainsamlingsmetod. (Jacobsen, 2009)
Observationer var en datainsamlingsmetod som vi under en längre tid övervägde att använda, men valde att utesluta. I slutändan kändes det dock som att en observation på användning av systemet hade varit intressant men inte nödvändigtvis skapat någon användbar empiri för att besvara forskningsfrågorna. Om undersökningen hade berört det faktiska användandet av systemet snarare än känslor kring systemets olika funktioner hade observation varit mer rimligt att använda för datainsamlingen. Av dessa anledningar valde vi dock att inte genomföra någon observation. (Jacobsen, 2009)
Efter övervägande beslutades vi oss även för att inte använda enkäter för ytterligare datainsamling. Detta då det anses svårt att mäta hur personalen känner för och upplever journalföringens olika funktioner med hjälp av en datainsamlingsmetod som enkäten. Av denna anledning begränsades datainsamlingsmetoden till intervjuer. (Jacobsen, 2009)
3.2.1 Urval
Urvalet av användare att intervjua begränsades till de i Kalmar kommun som journalförde genom verksamhetssystemet Procapita. Anledningen till valet av Kalmar kommun var tillgänglighet. Detta då en av författarna haft kontakt med Kalmar kommun samt utfört en studie inom äldreomsorg där tidigare. Utöver det är Kalmar dessutom geografisk tillämpligt från Växjö, där utbildningen vi går håller till, då det är möjligt att ta sig till Kalmar över dagen om någon intervju passar bättre på plats. Genom omsorgsförvaltningen fick vi kontakt med verksamhetschefen HSL, se resultatkapitlet avsnitt 4.1 för förklaring av HSL, som ledde oss vidare till enhetschefer genom vilka vi fick kontakt med personal inom arbetsgrupperna sjuksköterska och rehabpersonal. Personal ur dessa arbetsgrupper arbetar dagligen med att föra in samt hämta data ur Procapita och dess journalföringsfunktion, vilket gjorde dem till bra respondenter för att uttala sig om hur de upplever systemet. Då de arbetar mot systemet på daglig basis kan de uttala sig om utifall de upplever vissa faktorer eller funktioner i systemet som extra hjälpsamma eller om vissa funktioner istället försvårar arbetet.
Undersköterskor i Kalmar kommun är en arbetsgrupp som arbetar med äldreomsorg, men som inte har behörighet till Procapita. De som faktiskt hämtar och för in information i den journal som finns i Procapita är därför sjuksköterskorna och rehabpersonalen. Detta betyder att om vi även skulle intervjuat undersköterskor inom Kalmar kommuns äldreomsorg skulle den empirin inte ge oss information vi behöver angående systemets funktioner, eftersom undersköterskor inte har tillgång till systemet. Av den anledningen har vi inte inkluderat undersköterskor i vår studie. Av liknande anledning har inte verksamhetschefen HSL eller enhetscheferna för sjuksköterskor och rehabpersonal inkluderats, då de inte använder systemet på samma vis som sjuksköterskor och rehabpersonal gör då de inte journalför något om patienterna. (Stjerndorff, 2012)
3.2.2 Genomförande
Intervjuguiden, se bilaga A, utformades för att besvara forskningsfrågorna och ge nyttig bakgrundsinformation kring hur systemet fungerar och vilka funktioner det innehar.
Intervjuerna genomfördes över lite mer än en veckas tid. Respondenterna kontaktades för intervju via telefon och intervjun spelades in med hjälp av en mikrofon kopplad till dator och inspelningsmjukvara. Denna inspelning gjordes för att vi skulle kunna säkerställa en korrekt transkribering. I början av varje intervju klargjordes det för respondenten eller
respondenterna i fråga att vi önskade spela in intervjun och varför. Detta godkändes av samtliga respondenter och intervjuerna kunde därefter fortsätta som planerat.
Efter genomförandet av den första intervjun gjordes justeringar i intervjuguiden. Frågor samt följdfrågor som uppstått naturligt under den första intervjun lades till i intervjuguiden medan frågor som kändes onödiga eller repetitiva istället togs bort. Detta gjordes för att säkerställa att samtliga intervjuer hade en så lik struktur som möjligt och att alla viktiga frågor stod med i intervjuguiden. Intervjuguiden genomgick därefter inte några fler ändringar.
Efter genomförandet av den första intervjun genomfördes de intervjuer som följde med den uppdaterade intervjuguiden som grund. Intervjuerna genomfördes via telefon eller på plats i Kalmar. Redan efter den tredje intervjun började vi känna av mättnad i vår datainsamling. Vi märkte att de svar som samlades in var väldigt lika varandra och på grund av detta kunde vi urskilja de faktorer som respondenterna samlat ansåg vara mest hjälpsamma i form av bidragande av nytta och de som stod mest i vägen för bidragandet av nytta.
3.3 Analys
Vi har valt att följa specifika steg, vilka presenteras och illustreras i figur 3.1 nedan, för analys av den data som samlats in.
Figur 3.1 Steg för analys av data. Baserad på Jacobsen, 2009.
Inledningsvis gjorde vi en beskrivning av den empiri vi samlat in under datainsamlingen, vilket gjordes genom transkribering och sammanfattning av intervjuerna. Vi var i denna process noga med att inte blanda in egna känslor vilket gjorde att vi bibehöll en objektiv syn på den data som beskrevs. Nästa steg var att kategoriserade informationen, detta för att förenkla läsbarheten och få en samlad överblick. Detta steg underlättar processen att i diskussionskapitlet senare förmedla vad vi funnit. Sista steget var att börja tolka den insamlade empirin. I detta steg tog vi i beaktning allt vi hört från intervjuerna för att försöka hitta orsaker eller förhållanden. (Jacobsen, 2009)
Nedan, med figur 3.2, presenteras den analysmodell som ska påvisa de avsnitt där resultatet, kopplat till forskningsfrågorna, återfinns samt hur dessa resultat mynnar ut i en slutsats för forskningsfrågorna.
Figur 3.2 Analysmodell, från forskningsfrågor till svar.
Med hjälp av de teorier som ansågs lämpliga, och därför valdes ut för denna studie, skapades egna faktorer för bidrag till nytta respektive hindrande av nytta, vilka presenterades i teorikapitlet. I resultatkapitlet kategoriseras empirin efter lämpliga faktorer för att skapa en tydlig tråd mellan teorikapitlet och resultatkapitlet även om resultatet inte analyseras direkt med hjälp av någon teori. Samtliga faktorer används därefter även i diskussionskapitlet för att påvisa vilka faktorer i journalföringen genom Procapita som bidrar till nytta, respektive hindrar bidragandet av nytta.
3.4 Tillförlitlighet
Kvaliteten på den data som samlats in är en viktig del av studien och den bör därför även hålla god kvalitet gällande validitet och reliabilitet. Validitet kan delas upp i två delar:
intern validitet och extern validitet. Intern validitet handlar om resultatets giltighet, vid vilken frågan ställs gällande om vi verkligen fått fram den data och de resultat vi behövde för studien. Extern validitet handlar om utifall vi kan överföra de resultat vi fått fram till andra sammanhang. Reliabilitet, eller tillförlitlighet som det också kallas, handlar om det går att lita på den data som samlats in - eller inte. (Jacobsen, 2009)
För att säkerställa att den data vi använder i resultatet är giltig kommer vi skicka det sammanfattade resultatet till respondenterna och be dem svara om de känner att resultatet stämmer överens med det de har uppgivit under intervjuerna. Detta görs för att säkerställa
att den information vi återger är den information vi faktiskt har samlat in från respondenterna. (Jacobsen, 2009)
De två arbetsgrupper vi intervjuade respondenter ur var sjuksköterskor samt rehabpersonal och vår uppfattning var att eftersom de arbetar med det fenomen vi vill undersöka, nämligen den elektroniska journalföringens funktioner, var de bra kandidater för vår datainsamling. Eftersom de arbetar med stöd av systemet kan de delge upplevelser de har haft med systemet som en förstahandskälla, istället för att få upplevelser återgivna från en andrahandskälla. Detta gör det mindre troligt att historien om upplevelsen har “färgats” av återberättandet av historien. (Jacobsen, 2009)
Dem vi inte har intervjuat är verksamhetschefen HSL, enhetschefer samt undersköterskor och vårdbiträden (baspersonalen). Anledning till att intervjuer inte gjordes med personal ur dessa grupper är för att de inte jobbar med systemet på det vis som sjuksköterskorna och rehabpersonalen gör. Baspersonalen har ingen tillgång till verksamhetssystemet Procapita och även om enhetscheferna och verksamhetschefen HSL har tillgång till systemet arbetar de inte med att journalföra i Procapita (Stjerndorff, 2012). Detta betyder att de inte kan besvara de frågor vi har utformat, vilka ska besvara forskningsfrågorna, eftersom intervjufrågorna kretsar kring hur användarna av den elektroniska journalföringen genom Procapita upplever att de olika funktionerna kring journalföringen fungerar.
Slutligen säkerställs den interna validiteten genom att undvika vinklade frågor under datainsamlingen. Detta för att inte locka fram svar vi vill höra. Genom att istället ställa öppna frågor ges respondenten utrymme att utveckla sitt svar ohindrat. (Jacobsen, 2009) Den externa validiteten ska visa hur bra överförbarhet studien har. Med det menas till vilken grad resultaten vi kommer fram till kan generaliseras. Eftersom det var en kvalitativ studie är den inte direkt menad att kunna generaliseras, men däremot kan mer generella teorier utvecklas ur resultaten om hög extern validitet uppnåtts. Eftersom vi har uppnått mättnad i vår datainsamling har vi argument som kan användas för att hävda ett resultat som kan generaliseras, men det kan inte bevisas. Eftersom den typen av datainsamling, med intervju, vi valde att genomföra går på djupet och tar lång tid att utföra blir det väldigt komplicerat att involvera en stor del av populationen. Detta innebär att vi avgränsade oss till några respondenter ur de grupper vi var intresserade av vilket i sin tur betyder att det blir svårt att bevisa ett generaliserat resultat. (Jacobsen, 2009)
Eftersom båda författarna har ansvarat för intervjuer på egen hand kan vi påvisa att undersökareffekten inte har påverkat respondenterna, eftersom båda författarna har fått snarlika svar från olika respondenter. Det är osannolikt att två personer intervjuade vid olika tillfällen skulle ge respondenterna så lika stimuli att vi skulle få två likadana, men då felaktiga, resultat. Detta tyder på att resultaten vi har fått från intervjuerna är korrekta.
(Jacobsen, 2009)
Intervjuerna har genomförts via telefon samt på plats i respondenternas egen arbetsmiljö i Kalmar. Respondenterna har därför haft möjlighet att befinna sig i en bekväm miljö vid samtliga genomförda intervjuer. Vid en av intervjuerna blev vi vid ett tillfälle avbrutna, vilket löstes genom att vi pausade intervjun och fortsatte en tag senare. Utöver detta har inga störningsmoment upplevts under intervjuernas gång som hade kunnat distrahera eller störa respondenten under intervjun.
Intervjuerna har planerats flera arbetsdagar i förväg och respondenterna har haft tid att förbereda sig på att bli intervjuade, vilket de inte hade kunnat om de blivit placerade i en för dem onaturlig miljö eller om intervjun hade kommit som en överraskning för dem. Vi
klargjorde även att de inte behövde läsa på något i förhand utan att vi bara var ute efter användarnas egna upplevelser med systemet. Allt detta pekar på att kontexten som intervjun utfördes i inte har påverkat respondenterna.
3.5 Etiska överväganden
Då vi inte ska se någon faktisk data i den elektroniska journalen, så som patienters personliga uppgifter eller åkommor, utan endast undersöka de funktioner systemet har samt hur respondenterna upplever dessa funktioner. Eftersom vi jobbar med att undersöka aspekter av ett system innehållande känslig data samt de som använder systemet bör en egengranskning enligt Etikkommittén Sydost ändå genomföras. Detta för att fastställa om studien kräver godkännande vid en etikprövning, vilket i sådant fall görs av en regional etikprövningsnämnd (EPN).
Vi har genomfört en etisk egengranskning för att se till att det inte uppkommer några tvetydigheter runt studiens etik. Då datainsamlingarna inte innebär någon inkräktning på respondenternas integritet eller berör någons privatliv kan vi sammanfattningsvis dra slutsatsen att studien uppfyller de etiska krav den bör och ska därför inte behöver genomgå någon etisk prövning.
