Procapita Vård och Omsorg
2013-10-23
Innehållsförteckning
1 Om Lifecare Utförare...4
1.1 Övergång till Lifecare Utförare ...4
1.2 Inloggning ...4
2 Systemadministration ...5
2.1 Systemadministration Procapita ...5
2.1.1 Procapitas handläggarregister ...5
2.1.2 Procapitas TSS ...6
2.1.2.1 Roller ...6
2.1.2.2 Dataurval för användaren ECWeb ...6
2.1.3 CDS-administration ...7
2.1.3.1 Läs och skrivrättigheter på anteckningar ...7
2.1.3.2 Märkord till genomförandeplanen ...7
2.2 Systemadministration i molntjänsten ...9
2.2.1 Utförare ...9
2.2.1.1 Ny Utförare ...9
2.2.1.2 Ändra Utförare ... 10
2.2.1.3 Inaktivera Enhetschef ... 11
2.3 Utförarpersonal ... 12
2.3.1 Ny utförarpersonal ... 12
2.3.2 Ändra Utförarpersonal ... 14
2.3.3 Ta bort Utförarpersonal... 14
2.4 Insatsrubriker ... 15
2.4.1 Ny insatsrubrik ... 15
2.4.2 Ändra ordning på insatsrubriker ... 16
2.4.3 Ta bort insatsrubrik ... 16
2.5 Loggning ... 17
3 Användaranvisning ... 18
3.1 Administration enhetschef ... 18
3.1.1 Profilering ... 18
3.2 Utförarpersonal ... 19
3.2.1 Ny utförarpersonal ... 19
3.2.2 Ändra Utförarpersonal ... 20
3.2.3 Ta bort Utförarpersonal... 20
3.3 Lifecare Utförare- startsida ... 21
3.3.1 Beställningar ... 22
3.3.2 Sök kund ... 24
3.3.3 Kundöversikt ... 25
3.3.6.2 Pausa insatser ... 31
3.3.6.3 Planera insatser- ändra insatsens detaljer ... 34
3.3.6.4 Meddelande ... 36
3.3.7 Genomförandeplan ... 38
3.3.7.1 Ny genomförandeplan... 38
3.3.8 Anteckningar ... 41
3.3.8.1 Ny anteckning ... 41
3.3.8.2 Felmarkera anteckning ... 42
3.3.8.3 Ändra anteckning ... 43
3.3.8.4 Filtrera anteckningar ... 43
3.4 Tillval ... 45
3.4.1 HSL-uppdrag ... 45
Lifecare Utförare
1 Om Lifecare Utförare
Lifecare Utförare är en molntjänst som utföraren når enkelt genom en webbläsare.
Syftet med Lifecare Utförare är att utförare inom privat och kommunal regi på ett enkelt sätt ska kunna ta emot sina uppdrag genom och hantera de beställningar som skickas från kommunens handläggare.
När beställningarna är accepterade kan utföraren sedan jobba vidare med kundens insatser, upprätta genomförandeplaner och dokumentera.
Utföraren har också möjlighet att skicka meddelande till användare i Procapita.
Utföraren kan administrera de anställda som ska kunna logga in och jobba med kunden i Lifecare Utförare.
I Lifecare Utförare finns också möjligheten att lägga upp en företagsprofil, denna profil visas för medborgaren i de fall kommunen använder Tietos tjänst ”Ansökan om” med kundval.
1.1 Övergång till Lifecare Utförare
När man bestämmer att en verksamhet ska gå över till att arbeta i Lifecare Utförare så ska man samtidigt se till att användarna inte längre har behörighet att arbeta och göra förändringar i Procapitas verkställighet. Anledningen till detta är att i Lifecare Utförare utvecklas nya funktioner som inte hanteras i Procapita verkställighet och därför ska parallellt arbete undvikas.
1.2 Inloggning
Lifecare Utförare är en tjänst och nås via en webbläsare. För att säkra identiteten på
användaren så behövs någon form av autentisering och detta sker vanligtvis med någon form av integration till kundens säkerhetsplattform med autentiseringstöd för eLegitimation (BankID m fl), katalogtjänst (Microsoft Active Directory m fl), engångslösenord (SMS, dosa el dyl.) m m.
För de kunder som ska använda börja Lifecare så utreds kundens autentiseringsmetod i samband med införandet.
2 Systemadministration
Systemadministratörens arbete innebär att vissa uppgifter administreras i Procapita och vissa i molntjänsten.
2.1 Systemadministration Procapita 2.1.1 Procapitas handläggarregister
De utförare som ska ta emot beställningar i Lifecare Utförare måste finnas upplagda i Procapitas Handläggarregister.
I handläggarregistret ska utföraren på Typ av handläggare vara markerad som Utförare och även ha en koppling till organisationsträdet.
2.1.2 Procapitas TSS 2.1.2.1 Roller
De roller som ingår i Lifecare Utförare är:
EC.SystemResponsible- systemansvarigroll som kan certifiera utförare, administrera användare, lägga upp insatsrubriker mm.
EC.ProviderAdministrator- enhetschefsroll som kan administrera sina egna användare, lägga upp företagsprofil, acceptera beställningar, dokumentera, upprätta genomförandeplaner mm EC.Provider- en roll för baspersonal som kan dokumentera, upprätta genomförandeplaner mm
2.1.2.2 Dataurval för användaren ECWeb
För att kunna acceptera beställningar behöver användaren ECWeb dataurval på de utredningar där beställningar ska accepteras.
Användaren ECWeb behöver också dataurval på verkställigheter som ska hanteras i Lifecare
2.1.3 CDS-administration
2.1.3.1 Läs och skrivrättigheter på anteckningar
De roller som ska kunna läsa cds-texter från Procapitas verkställighet eller skriva nya texter behöver få läs och skriv rättigheter till de rubriker som berörs.
Om rollen enbart ska ha läsbehörighet så markeras checkboxen vid rollnamnet. Om rollen ska kunna skriva på rubriken så sätt ytterligare rättigheter, ex Skapa nya texter.
2.1.3.2 Märkord till genomförandeplanen
De rubriker i handläggarens utredning som skall visas i Genomförandeplanen i Lifecare Utförare markeras i cds- administrationen med märkordet P-Plan. Rollen ECWeb skall ha läsrättigheter till de rubriker som skall visas i Lifecare Utförare.
2.2 Systemadministration i molntjänsten 2.2.1 Utförare
Utförare presenterar en lista med certifierade utförare. Här kan nya utförare läggas till, ändras eller inaktiveras. En utförare är ett privat företag eller den kommunala utförarorganisationen.
Utföraren kan ha en eller flera enheter, på varje enhet kopplas enhetschefen och organisationsenheten från Procapita.
2.2.1.1 Ny Utförare
För att lägga till nu utförare tryck på knappen
Företagsnamn- ange namn på utförarorganisationen
Enhetsnamn- ange namn på enheten, ex Hemtjänstområde1
Enhetschefer- välj handläggare, listan visar namn som har markering utförare i Procapitas handläggarregister. Det är bara faktiska enhetschefer som ska väljas och inte eventuella samordnare/gruppledare.
Organisation- markera den/ de organisationer som ska tillhöra Enheten. De organisationer som visas och är valbara, är de som finns kopplade för enhetschefen i Procapitas handläggarregister.
Välj insatskategori- markera insatskategori, denna uppgift är bara aktuell om man använder Tietos molntjänst ”Ansökan om” med kundval.
Genom att klicka på , så kan man lägga till flera enheter till Företaget eller flera enhetschefer till en Enhet.
Spara genom att trycka på
Om du vill avsluta utan att spara tryck på
2.2.1.2 Ändra Utförare
Om du vill ändra uppgifter på en befintlig utförare, ex lägga till ny enhetschef eller enhet.
Markera Utförare i listan och tryck på
2.2.1.3 Inaktivera Enhetschef
Om en enhetschef slutar på enhet så ska enhetschefen inaktiveras från enheten.
Inaktivera enhetschefen från enheten genom att klicka på knappen Inaktivera.
Fyll i det datum då enhetschefen inte längre ska vara aktiv på denna enhet.
På enheten så syns det nu att enhetschefen är inaktiverad samt med vilket datum.
Enhetschefen kan aktiveras på enheten igen genom att klicka på knappen
2.3 Utförarpersonal
Utförarpersonal presenterar en lista med de användare som finns administrerade. Här kan nya användare läggas till, tas bort och ändra uppgifter befintlig användare.
Systemansvarig administrerar de användare som är enhetschefer men kan även administrera övriga användare.
Enhetschefen har också åtkomst till funktionen Utförarpersonal vilket medför att enhetschefen kan administrera sin personal.
2.3.1 Ny utförarpersonal
Tryck på knappen
Fyll i de obligatoriska uppgifterna:
-Personnummer
-Enhet, välj den Enhet där användaren ska arbeta (fältet endast synligt för systemansvarig) -Signatur (3-9 tecken)
-Titel, fyll i användarens titel ex enhetschef, undersköterska -Förnamn
-Efternamn
-Roll, markera den roll som ska tilldelas användaren
När uppgifterna är ifyllda, spara
Om du inte vill spara uppgifterna, ångra
Om användaren arbetar på flera enheter, tryck på knappen
2.3.2 Ändra Utförarpersonal
Om du vill ändra uppgifter på en befintlig användare,
Markera användaren i listan och tryck på
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
2.3.3 Ta bort Utförarpersonal
Om användaren läggs upp av misstag så kan den tas bort. Däremot ska användare som redan arbetet i Lifecare Utförare inte tas bort.
Markera användaren i listan och klicka på knappen
2.4 Insatsrubriker
Insatsrubriker presenterar en lista med rubriker som används för att beskriva insatserna.
Insatsrubrikerna hur, vem, vad, när och mål ingår men här kan också nya insatsrubriker skapas och tas bort. Det går också att ändra insatsrubrikernas ordningsföljd.
2.4.1 Ny insatsrubrik
För att lägga till ny insatsrubrik tryck på knappen
Skriv in den nya insatsrubriken, spara den nya insatsrubriken, tryck på
Om du vill avsluta utan att spara tryck på
2.4.2 Ändra ordning på insatsrubriker
Det går att bestämma i vilken ordning insatsrubrikerna ska presenteras.
Tryck på
Markera rubriken och använd knapparna eller
När uppgifterna är ifyllda, spara
Om du inte vill spara uppgifterna, ångra
2.4.3 Ta bort insatsrubrik
Markera insatsrubriken i listan och tryck på knappen
2.5 Loggning
Systemansvarig kan i loggen se vem som har haft åtkomst till en viss person och när. I loggen kan systemansvarig sätta parametrar för vad som ska sökas fram och presenteras i
loggrapporten.
Från- välj datum Till – välj datum
Person- skriv in namn eller personnummer Användare- namn eller användarid
Typ av aktivitet- välj aktivitet
Sök fram loggrapporten, tryck på knappen
Om du ångrar din senaste parametersättning, tryck på knappen
3 Användaranvisning
3.1 Administration enhetschef
I Lifecare Utförare kan enhetschefen administrera Profil och Utförarpersonal.
3.1.1 Profilering
Denna profil läggs in av de som är enhetschefer hos den certifierade utföraren.
Profilen visas hos de kommuner som använder Tietos medborgartjänst ”Ansökan om” med kundval.
För att fylla i Profilen, tryck på
När profilen är ifylld, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
3.2 Utförarpersonal
Utförarpersonal presenterar en lista med de användare som finns administrerade. Här kan nya användare läggas till, tas bort och ändra uppgifter befintlig användare.
Systemansvarig administrerar de användare som är enhetschefer men kan även administrera övriga användare
3.2.1 Ny utförarpersonal
Tryck på knappen
Fyll i de obligatoriska uppgifterna.
-Personnummer
-Titel, fyll i användarens titel ex enhetschef, undersköterska -Signatur (3-9 tecken)
-Förnamn -Efternamn
-Roll, markera den roll som ska tilldelas användaren
När uppgifterna är ifyllda, spara
Om du inte vill spara uppgifterna, ångra
Om användaren arbetar på flera enheter, tryck på knappen
3.2.2 Ändra Utförarpersonal
Om du vill ändra uppgifter på en befintlig användare,
Markera användaren i listan och tryck på
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
3.3 Lifecare Utförare- startsida
När man loggar in i Lifecare Utförare så hamnar man på startsidan. Startsidan kan se olika ut för olika användare.
I vänsterkanten finns en menyrad med ikoner, dessa ikoner kan användas för att navigera mellan olika vyer och är alltid synliga. Menyraden kan se olika ut för olika användare.
Om användaren arbetar på flera enheter så kan användaren byta enhet genom att klicka på expanderknappen så att listan med enheter visas.
Klicka på aktuell enhet så visas startsidan för den valda enheten.
Nästa gång användaren loggas in så visas automatiskt startsidan på den senast valda enheten.
3.3.1 Beställningar
Listan beställningar visar automatiskt upp nya beställningar. Man kan också filtrera och visa accepterade beställningar. De beställningar som visas är de som skickats till de enhetschefer som finns kopplade mot enheten.
För att komma till beställningar, tryck på ikonen eller på beställningar i rutan Att göra på startsidan.
Markera den beställning som du vill läsa.
En beställning innehåller information om hur länge beställningen gäller, kundens insatser, insatsens omfattning och eventuell beställningstext som handläggaren har skrivit.
Beställningen kan skrivas ut genom att trycka på knappen
Acceptera beställningen genom att trycka på knappen
Verkställ from- välj datum då beställningen verkställs
Organisation- välj den organisation från Procapita, där kundens verkställighet ska skapas.
Tryck på knappen
Om du ångrar dig, tryck på knappen
När beställningen är bearbetad visas denna dialog.
Tryck på OK.
3.3.2 Sök kund
Utförarens alla kunder visas i en lista men det går också att söka en specifik kund
För att komma till en kund, tryck på ikonen .
Markera kunden direkt i listan eller skriv in hel/del av namn eller personnummer i sökfältet och klicka på
3.3.3 Kundöversikt
När du sökt fram kunden i listan så kommer du till kundöversikten. Kundöversikten visar boxar som innehåller information om kundens insatser, beställningar mm.
Det går att maximera och minimera en box, genom att klicka på eller .
Det går också att navigera mellan de olika boxarna genom att klicka rubrikerna som visas i nederkant på skärmen. Dessa rubriker är alltid synliga när man är i kundöversikten.
3.3.4 Uppgifter
Uppgifter visar kundens personliga information, viktig information, anhöriga och kontakter. Det går att lägga till, ändra och ta bort dessa uppgifter. Det som skrivs under viktig information kommer med på genomförandeplanen.
Personlig information, anhöriga och kontakter är uppgifter som uppdateras i Procapita och Lifecare Utförare.
3.3.4.1 Personlig information
För att ändra på kundens personliga information, tryck på
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
För att lägga till eller ändra viktig information, tryck på
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
3.3.4.2 Avsluta kund
När kunden inte längre ska ha några pågående insatser hos utföraren, ska kunden avslutas.
Avslut görs i vyn Uppgifter under Personlig information.
Tryck på knappen
Välj avslutsdatum
Spara, tryck på knappen
Om du inte vill spara, tryck på knappen
3.3.4.3 Närstående och Professionella kontakter
Lägg till ny uppgift, tryck på
Fyll i uppgifterna
Spara, tryck på
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
Ta bort Anhörig eller professionell kontakt, tryck på vid den uppgift som ska bort.
Tryck på knappen som visas i rutan med uppgifterna på den anhörige eller kontakten.
3.3.5 Beställningar
I kundöversikten så kan man se kundens alla beställningar, både nya beställningar och accepterade beställningar
Om man vill titta på en specifik beställning så kan man maximera boxen och sedan markera den beställning som man vill se.
3.3.6 Insatser
I vyn insatser visas kundens insatser med information om kvantitet, period, status och eventuell beskrivning hur insatserna ska utföras. Det går att ändra insatsernas datum, pausa insatser, planera insatserna och dokumentera hur insatserna ska utföras. Det går också att skicka ett meddelande.
3.3.6.1 Beskriva insatser
Varje insats kan få en detaljerad beskrivning. Denna beskrivning kommer med på kundens genomförandeplan i Lifecare Utförare.
Markera insatsen och klicka på
3.3.6.2 Pausa insatser
Om kunden exempelvis åker in på sjukhus eller reser bort så kan en eller samtliga insatser pausas under den aktuella perioden.
Perioden som insatsen varit i paus syns på insatsens tidslinje.
Starta paus
Markera aktuell insats och klicka på knappen
Välj pausdatum och skriv ev in orsak
Gör markering om pausen ska gälla för samtliga insatser.
Spara pausen, tryck
Om du inte vill spara pausen, tryck Justera pausens startdatum
Pausens startdatum kan justeras med ett tidigare datum.
Markera aktuell insats och tryck på knappen , välj nytt datum, skriv in orsak, välj om det gäller samtliga insatser, tryck sedan OK.
Om pausens start ska justeras med ett senare startdatum så visas följande dialogruta.
Välj istället att ta bort pausen och lägg in pausens uppgifter på nytt.
Återuppta insatsen
Pausen avslutas genom att återuppta insatsen med ett datum.
Markera aktuell insats och tryck på knappen
Välj datum då insatsen återupptas igen
Justera pausens avslut
Det går bara att justera pausens avslut genom att återuppta insatsen med ett tidigare datum.
Markera aktuell insats och tryck på knappen , välj nytt datum, välj om det gäller samtliga insatser, tryck sedan OK.
Om pausens avslut ska justeras med ett senare datum så visas följande dialogruta:
Välj istället att ta bort pausen och lägg in pausens uppgifter på nytt.
Ta bort paus
Om en paus läggs in av misstag eller behöver justeras så kan den tas bort. Ta bort pausen genom att återuppta insatsen med samma datum som pausens startdatum.
3.3.6.3 Planera insatser- ändra insatsens detaljer
Det finns möjlighet att göra en grovplanering av insatserna genom att ändra insatsens detaljer, ex välja veckodag och när på dygnet insatsen ska utföras
Ändra befintlig detalj
Markera insatsen i listan och klicka på
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
Lägga till ny detalj
Markera insatsen och klicka på
Fyll i de obligatoriska fälten
När ändringarna är genomförda, spara
Om du inte vill spara dina ändringar, ångra
Ta bort detalj
Om en ny detalj har sparats av misstag, så kan den tas bort.
Var uppmärksam på om insatsen har flera detaljer.
Ta bort den felaktiga detaljen genom att klicka på
3.3.6.4 Meddelande
Från Lifecare Utförare kan man skicka ett meddelande till en användare i Procapita, ex biståndshandläggen, avgiftshandläggare.
OBS! I dagsläget är meddelandet bara envägskommunikation. Du kan inte ta emot något
Ämne- skriv vad det gäller
Meddelande- skriv ditt meddelande
Handläggare- markera den som ska ta emot meddelandet
Spara, tryck på
Om du inte vill spara uppgifterna, tryck på
3.3.7 Genomförandeplan
I genomförandeplanen presenteras informationen om kundens insatser, uppgifter, anhöriga och eventuellt text från kundens utredning. Om det finns sparade genomförandeplaner så visas dessa i en lista.
Sök fram kund och klicka på rubriken för att komma till Genomförandeplan
3.3.7.1 Ny genomförandeplan
Tryck på knappen
Skapad datum- välj datum Uppföljningsdatum- välj datum Deltagare- skriv in deltagare
Insatser- markera insatser som ska ingå i genomförandeplanen
Professionella kontakter- markera de kontakter som ska ingå i genomförandeplanen Anhöriga- markera de anhöriga som ska ingå i genomförandeplanen
För att granska genomförandeplanen, tryck på knappen
Skriv ut genomförandeplanen, tryck på ikonen
Spara genomförandeplanen, tryck på knappen
OBS! En sparad genomförandeplan går inte att ändra.
För att ta bort uppgifter som inte ska ingå i genomförandeplanen, tryck på knappen och gör dina ändringar.
Om du inte vill spara genomförandeplanen, tryck på knappen
3.3.8 Anteckningar
Här dokumenteras journalanteckningar. Journalanteckningar kan sparas och felmarkeras. Det finns också en filterfunktion för att söka fram vissa anteckningar.
Sök fram kund och klicka på rubriken Anteckning
3.3.8.1 Ny anteckning
Tryck på
Välj Lagrum (endast valbart om person har insatser som tillhör olika lagrum), Insatskategori, Rubrik och Händelsedatum, ställ sedan markören i fältet Anteckning och skriv din anteckning.
Anteckningen signeras genom att göra markering i checkboxen Signera.
När anteckningen är klar, spara
Om du inte vill spara din anteckning, ångra
3.3.8.2 Felmarkera anteckning
Klicka på vid den anteckning som ska felmarkeras.
3.3.8.3 Ändra anteckning
Om anteckningen har symbolen , så innebär det att information på anteckningen kan uppdateras, ex fortsätta dokumentera på anteckningen, felmarkera, signera, ta bort osv.
Klicka på vid anteckningen
När ändringen är genomförd, spara
Om du inte vill spara din ändring, ångra
3.3.8.4 Filtrera anteckningar
Genom att använda filterfunktionen så går det att välja vilka anteckningar som ska presenteras.
För att öppna filterfunktionen, klicka på
Filtret innehåller lagrum, insatskategori, rubrik och händelsedatum.
De val du kan göra i filtret är beroende av vad som är dokumenterat på respektive kund.
När du gjort ditt urval, så presenteras bara de anteckningar som passar enligt ditt urval Stäng filterurvalet, klicka på
I vyn kan du se om du har valt något filter, filtret kan tas bort genom att klicka på .
3.4 Tillval
3.4.1 HSL-uppdrag
Om ni använder tillvalet HSL-uppdrag i Procapita, så kan HSL-uppdragen skickas till Lifecare Utförare. Utföraren tar emot och accepterar HSL-uppdraget.
HSL-uppdraget visas i listan med beställningar Markera HSL-uppdraget.
HSL-uppdraget kan skrivas ut, tryck på knappen
Acceptera HSL-uppdraget, tryck på knappen
Organisation- välj organisation från Procapita
Insatskategori- välj den insatskategori som HSL-uppdraget ska kopplas till
Tryck på knappen
De accepterade HSL-åtgärderna visas i insatsvyn tillsammans med övriga insatser.
Om ett HSL-uppdrag uppdateras med nya åtgärder så kommer de gamla åtgärderna vara synliga i insatsvyn tills det nya HSL-uppdraget är accepterat.
Om HSL-uppdraget ändras exempelvis får ett annat slutdatum, så skickas en notifiering till meddelandefunktionen i Lifecare Utförare.
I notifieringen kan man se namnet på den kund där HSL-uppdraget ändrats.
Markera notifieringen och då visas kundens HSL-uppdrag som har ändrats.
