PROTOKOLL
Protokoll fört vid styrelsens sammanträde 7/2020 (§64–76) Plats Kansliet Sundsvall
Datum 2020-10-05 Närvarande Styrelsen
Susanne Öberg - ordförande Pia Thoresson
Liselotte Pettersson Leif Johanson Tomas Berglund
Hans Rosengren - Teams Kristina Girhagen - Teams Tjänstepersoner
Elisabeth Byström – Distriktsidrottschef Lillemor – ekonom - Teams
§ 64 Öppnande
Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.
§ 65 Fastställande av dagordningen Beslutades att
Fastställa föreslagen dagordning.
§ 66 Val av två justerare Beslutades att
Utse Leif Johansson jämte ordförande att justera protokollet
§ 67 Föregående protokoll, styrelsen 6/2020 Beslutades att
godkänna föregående protokoll och lägga det till handlingarna.
§ 68 Ekonomigenomgång RF-SISU Västernorrland
Ekonomisk avstämning för tiden 2020-01-01 -- 2020-08-31.
Utifrån rådande omständigheter med pandemin har en del av den planerade verksamheten ställts in och de kostnader som budgeterats för har inte uppstått. Delar av verksamheten har kunnat ställas om från fysiska möten, konferenser och utbildningar till digitala som har resulterat i lägre kostnader för boende, mat och lokaler.
För de satsningar och projekt som bedrivs har det varit svåra utmaningar med att genomföra tänkta aktiviteter, framförallt i de två idrottssvaga områden där satsningarna bedrivs, även om verksamheten kommit igång bättre efter sommaren. Däremot har arbetsmarknadsprojektet i Örnsköldsvik kunnat fortsätta sin verksamhet utan nämnvärd påverkan.
Den prognos som gjordes per sista augusti och som avser hela året 2020, visar ett plus på 104 510 kr. Därtill tillkommer vinsten från vår försäljning av vårt Idrottsservice AB = 171 787 kr. Styrelsen efterfrågar lite enklare redovisningsunderlag som inte blir på en alltför detaljerad nivå och att avvikelser lättare kan följas.
Beslutades att
Lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna, och ge Elisabeth i uppdrag att börja arbeta fram en ny rapporteringsmodell. Hans R och Leif J har styrelsens uppdrag att se över rapportering och målbilder och kommer att boka ett möte för att gå igenom detta tillsammans med kansliet.
§ 69 Rapporter a. Styrelsen
1. Introduktionsdag för nya ledamöter hölls den 23 september
Leif Johanson, Kristina Girhagen och Susanne Öberg deltog. Samtliga tyckte att det var bra och viktig information och även bra med erfarenhetsutbyte.
2. Hallfrågan – rapport från Pia
Den 24 september var Kultur- och fritidsnämndens ordförande Niklas Evaldsson och kommunalråd Peder Björk inbjudna till ett möte för att prata om idrottshallar och träningsmöjligheter för framförallt barn och ungdomar i Sundsvalls kommun.
Från RF-SISU Västernorrland deltog Pia Thoresson, Elisabeth Byström och Håkan Melker.
Från Specialdistriktidrottsförbunden deltog Medelpads Fotbollförbund, Medelpads Ishockeyförbund, Västernorrlands Innebandyförbund, Mellannorrlands
Basketbolldistriktsförbund, Medelpads Friidrottsförbund och Gymnastikförbundet Mitt.
Frågeställningarna till kommunen inför mötet var;
- Vad kan Sundsvalls kommun och idrottsrörelsen göra tillsammans för att möta idrottens akuta behov av tränings- och tävlingsytor?
- Hur kan vi tillsammans skapa förutsättningar för en långsiktig och attraktiv idrottsmiljö i Sundsvall som säkerställer att idrottsföreningar kan ta emot alla de barn, unga, vuxna och äldre som vill idrotta på olika nivåer.
- Vad är status för arbetet med en idrottspolitisk strategi i Sundsvalls kommun.
Kommunens representanter var mycket positiva till inbjudan till dialogmötet och till att specialdistriktsidrottsförbunden samverkar och bildat en arbetsgrupp som företräder idrotterna och idrottsrörelsen.
b. Distriktsidrottschef
1. Dialogmöte med kommunerna
Den 4 september var fritidscheferna för våra sju kommuner inbjudna för att prata om nuläge och eventuellt kommande utmaningar för idrottsföreningarna i respektive kommun. Samtliga kommuner upplevde att det i nuläget var hanterbart och att verksamheten för idrottsföreningarna rullade på men att det inför senhösten och vintern kunde bli större problem när inomhusidrotterna ska dra igång.
Flera av kommunerna tog upp specialidrottsförbundens så kallade protokoll för hur verksamheten ska bedrivas utifrån rådande pandemi och att kommunerna inte alltid har förutsättningarna att erbjuda de möjligheterna. Flera uttryckte till exempel att det är finns stora krav på tillgång på tex omklädningsrum från ishockeyns sida då det finns med i ishockeyförbundets lista på åtgärder som ska till. Svårt att tillgodose det
behovet. Önskar mer samordning istället för alla olika tolkningar från olika idrotter.
RF-SISU har lyft önskemålet om bättre samordning vidare till RF.
2. Information från RF angående stödpaket 2
RF-SISU Västernorrland har påbörjat planeringen för både interna och externa informationsmöten för att informera om stödet, hur man söker och vad man kan och inte kan söka för. Så snart kriterierna för stödet är klara kommer inbjudningar till informationsmötena att skickas ut.
3. Personalförändringar Örnsköldsvik
En av de två konsulenter som är anställda som konsulent i Örnsköldsvik har sagt upp sin tjänst så från årsskiftet kommer Jonas Lindgren att anställas som konsulent i Örnsköldsvik. Jonas arbetar sedan två år tillbaka redan som projektledare på 50% i organisationen för projektet Idrott och arbetsmarknad och som vikarie som konsulent på 50%.
§ 70 Coronaeffekter för länets idrottsrörelse
Det ser olika ut för hur hårt de olika idrotterna och föreningarna drabbats av coronapandemin och de restriktioner det medfört. Föreningarna har ställt om sin verksamhet och kreativiteten har varit stor för att hitta olika lösningar och för att se möjligheter.
RF-SISU Västernorrland har
- vid 4 tillfällen bjudit in föreningar och SDF till webbaserad information om Projektstödsmedel för att utveckla idrottsrörelsen där ca 80 deltagare deltog.
- vid 2 tillfällen bjudit in till webbaserad information om kompensationsstöd för Corona, med totalt 50 deltagare.
Vår kommunikation under Corona sker via;
- Hemsida - Facebooksida - Nyhetsbrev
- Digitala informationsmöten - Utbildningsmaterial
Vi har en tät dialog med Riksidrottsförbundets kommunikationsavdelning där det är RF som är huvudkanal vad gäller informationen. Vi har en länk överst på vår hemsida till det absolut senaste som uppdateras via RF. Vi gör även en avvägning och presenterar de viktigaste coronanyheterna som nyheter på vår hemsida. Informationen sprids även via Facebook, oavsett om det är dag, kväll eller helg. Vår allmänna hållning är att vi informerar löpande om det senaste som händer inom coronapandemin som rör idrottsrörelsen. Vi ger inte råd i enskilda frågor utan hänvisar till respektive specialidrottsförbund som har sina egna rekommendationer kring tävling och träning.
Förutom löpande information via hemsidan och Facebook har vi också skickat ut fem nyhetsbrev via e-post som haft fokus på coronapandemin, nya digitala mötesformer och vilka krisstöd som
finns. Dessa har synkats med RF:s utskick så långt det varit möjligt.
Utöver detta erbjuder vi också föreningar en hjälp med att jobba med kriskommunikation i sin förening, det finns ett särskilt material framtaget för detta.
Därtill bär alltid konsulenter och projektledare med sig frågan i det dagliga utåtriktade arbetet gentemot föreningarna.
§ 71 Samarbete med valberedningen
Ordförande har träffat valberedningens ordförande och pratat om valberednings roll och viktiga arbete med att få in nomineringar inför årsmötet och analysera vilken kompetens som behövs i styrelsen.
§ 72 Program för styrelsedagar 20–21 november
Tommy Nordmark, RF/SISU riks, med ansvar för ledningsgrupps- och styrelseutveckling i distrikten, kommer att hålla i vissa delar av programmet. På eftermiddagen den 20:e kommer ledningsgruppen att berätta mer djupgående om RF-SISU Västernorrlands uppdrag och verksamhet. Därefter kommer vi att ägna eftermiddagen åt att gemensamt titta på arbetsformer och ansvarsfördelning inom styrelsen.
Den 21:a är det styrelsemöte, 11-12.
§ 73 Övriga frågor
73.1.1. Arvoden och ersättningar Beslutades att
Ge uppdraget till Pia Thoresson och Kristina Girhagen att se över arvoden och ersättningar för förtroendevalda, tillsammans med Elisabeth som kommer att kontakta andra distrikt för att se hur det ser ut hos dem.
73.1.2. Avtackning för avgående styrelsemedlemmar
På grund av pandemin genomfördes årsmötet i april digitalt och de avgående styrelseledamöterna kunde därför inte avtackas utan fick istället blommor hemskickade.
Beslutades att
Bjuda in de styrelseledamöter som avgick vid årsmötet till middag på Höga kusten 20 november i samband med styrelsedagarna.
§ 74 Utvärdering av styrelsemöte
Hans Rosengren presenterade ett förslag på struktur för utvärdering av styrelsemötet efter varje möte. Förslag på frågor var bland annat punkterna på dagordningen, sitt eget engagemang och hur påläst man varit inför mötet.
Beslutades att
Samtliga ledamöter funderar över vilka frågor som man tycker ska vara med i utvärderingen tills nästa styrelsemöte den 21 november.
§ 75 Nästa möte
Nästa möte den 21 november på Höga kusten hotellet, 11.00-12.00.
§ 76 Avslutning
Ordförande tackade alla och förklarade mötet avslutat.
Justeras Justeras
Susanne Öberg Leif Johanson
Vid protokollet
--- Elisabeth Byström
