Budgetuppföljning januari 2019

(1)

Beslutande ledamöter Magnus Ståhl (S) Ulrika Lindh (C) Eddie Forsman (M)

Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare

Maria Svanborg, verksamhetschef ÄO och HSV Beatrice Solhjort, verksamhetschef IFO och AME My Nilsson, ekonom

Justerare Ulrika Lindh

Justeringens plats och tid Socialkontoret i Borgholm 2019-02-18 kl 14.00

Underskrifter

Sekreterare ………...

Therese Åhlander

Ordförande ………...

Magnus Ståhl

Justerare ………

Ulrika Lindh

ANSLAGSBEVIS

– anslås på kommunens digitala anslagstavla www.borgholm.se Protokollet anslås

Datum då anslaget sätts upp 2019-02-18 Datum då anslaget tas ned 2019-03-14

(2)

Upprop

Nytillkomna ärenden

Godkännande av dagordningen Anmälan om jäv

Val av justerare

§ 9 Budgetuppföljning januari 2019 2019/13 792 3 - 4

§ 10 Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad

boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende.

Beslut från KF

2018/92 730 5

§ 11 Sjukfrånvaroanalys tertial 3 2018 2018/71 700 6

§ 12 Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder

2018/88 730 7 - 9

§ 13 Revidering av delegationsbestämmelser för ärenden inom socialförvaltningen.

2019/16 700 10

§ 14 Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden 2019/19 700 11

§ 15 Dialog med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN.

2018/89 750 12

(3)

§ 9 Dnr 2019/13 792 SN

Budgetuppföljning januari 2019

Beslut

Socialnämndens arbetsutskott beslutar

att lämna över budgetuppföljningen för januari månad 2019 med en avvikelse på 0,5 mkr och en helårsprogonos på – 4,2 mkr till socialnämnden.

Ärendebeskrivning

My Nilsson, ekonom informerar att budgetuppföljningen för januari är framtagen av enhetschefer, verksamhetschefer och förvaltningschef tillsammans med ekonom.

Förvaltningen uppvisar en avvikelse på - 0,5 mkr efter perioden. Avvikelsen härleds främst till individ- och familjeomsorgen där kostnaden för externa placeringar är högre än budgeterad ram. Kostnaden för hemmaplansinsatser som genomförs av verksamheten stöd och insatser har också varit betydligt högre under perioden än vad budgeten tillåter. Kostnaden för försörjningsstöd är också högre än budget vilket bidrar till verksamhetens totala avvikelse.

Hemtjänsten har haft fler hemtjänsttimmar än budgeterat för månaden. Däremot har särskilt boende haft flertalet tomma platser under månaden vilket, tack vare att samarbetet mellan enheterna ökat och extrapersonal kunnat undvikas genererar i en positiv avvikelse för perioden.

Omsorgen om funktionsnedsatta visar också en positiv avvikelse för januari vilket beror till stor del på att de flesta verksamheter anpassats efter behov och budgeterad ram. Arbetsmarknadsenheten tillhör från och med januari 2019 socialförvalt- ningen, det innebär att även integrationsenheten som drivs av arbetsmarknadsenheten har flyttats över. Integrationsenheten bidrar mycket till att sänka periodens avvikelse då deras kostnader varit betydligt lägre än utbetalningarna från Migra- tionsverket.

Förvaltningens helårsprognos uppgår till - 4,2 mkr. Prognosen baseras på att de åt- gärder/ effektiviseringar som förvaltningen listat under punkten åtgärder genom- förs. Flertalet av de effektiviseringar som togs i beslut under 2018 ingår i budgeterad ram, utöver dessa ska verksamheterna genomföra ytterligare åtgärder för att minska avvikelsen.

Det som trots detta bidrar till den negativa avvikelsen i prognosen är externa placeringar inom individ- och familjeomsorgen, dessa beräknas fortgå under större delen av året. Även antalet hemtjänsttimmar förväntas öka vilket medför en högre kostnad för verksamheten. Kostnaden för hjälpmedel förväntas inte sjunka jämfört med föregående år utan kommer leda till en ökad kostnad. Särskilt boende och integra- tionsverksamheten förväntas uppvisa ett överskott vilket genererar en lägre avvikelse för förvaltningen totalt.

(4)

Beslutsunderlag

Budgetuppföljning för januari 2019.

______________

(5)

§ 10 Dnr 2018/92 730 SN

Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende. Beslut från KF

Beslut

Att godkänna informationen och lägga till handlingarna.

Socialnämnden beslutade 2018-11-28 § 153 att hos kommunstyrelsen tilläggsäska 2 mkr för ökad kostnad relaterat till utökade platser i särskilt boende.

Beslutsunderlag

Beslut från kommunfullmäktige 190121, § 13, där kommunfullmäktige godkänner ut- ökad budgetram för socialnämnden 2019 med 2 mkr.

______________

(6)

§ 11 Dnr 2018/71 700 SN

Sjukfrånvaroanalys tertial 3 2018

Beslut

Socialnämndens arbetsutskott beslutar Att godkänna informationen.

Socialnämnden får löpande information i form av statistik och analys gällande sjuk- frånvaro. Till dagens sammanträde är inte analysen klar utan presenteras i sin hel- het till socialnämnden 190227.

______________

(7)

§ 12 Dnr 2018/88 730 SN

Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamåls- enligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktions- hinder

Beslut

Socialnämndens arbetsutskott föreslår socialnämnden besluta

att godkänna redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport för verksamheten inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder.

att överlämna redogörelsen för åtgärder kopplade till ovan nämnda granskningsrapport till kommunens revisorer.

Revisorerna i Borgholms Kommun har uppdragit PWC att granska huruvida social- nämnden säkerställer en ändamålsenlig verksamhet samt en ändamålsenlig myn- dighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten.

Revisorerna har begärt redogörelse för åtgärder med anledning av resultat från granskningsrapporten. Svar ska vara revisorerna tillhanda senast den 31 mars 2019.

Beslutsunderlag

- Missivbrev; Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730)

- Granskningsrapport, Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730)

- Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-23, av verksamhetschef Johanna Karlsson Bedömning

Den sammanfattade bedömningen är att verksamheten delvis säkerställer en än- damålsmässig myndighetshandläggning som delvis bedrivs ekonomiskt tillfreds- ställande. Brister finns gällande avsaknad av vissa rutiner och att bedömningsstöd saknas i tillräcklig utsträckning i utredningsarbetet. Vidare bedöms att väsentliga kontrollmoment gällande områden rörande myndighetshandläggning saknas samt att mål i biståndsbeslut och genomförandeplaner behöver individualiseras och tyd- liggöras.

Konsekvensanalys

Revisionen rekommenderar socialnämnden att;

- Enhetschefer skriver prognoser på utfall för verksamheten varje månad och redovisar årsprognos och eventuell åtgärdsplan skriftligt, vilket bör biläggas officiell prognos till nämnden.

(8)

Åtgärd för detta är vidtaget. From 1 januari 2019 skriver varje enhetchef prognos för året i månadsuppföljningen i Stratsys. Kopplat till prognos redovisar även enhetschefer åtgärder i syfte att enheten ska hålla sig inom befintlig budget. Ekono- miavdelningen arbetar just nu med att anpassa systemet så att enhetschefernas prognoser kan biläggas den officiella prognosen till nämnden. Detta förväntas fär- digställas under våren 2019.

- Ta fram bedömningsinstrument för tydlig bedömning av LSS-ärenden. Speciellt viktigt för ärenden som berör barn.

Under 2019 kommer IBIC (Individens behov i centrum) att implementeras med start i myndighetsutövningen. IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt som bidrar till ökad likvärdighet och rättssäkerhet, samt gör det lättare att följa upp behov och mål.

Individ- och familjeomsorgen har påbörjat en kompetensförsörjningsplanering för utredning enligt BBIC (Barns behov i centrum) där nya medarbetare ges utbildning av BBIC utbildare. Även om inte beslut finns idag om att (LSS) utredningar gällan- de barn ska göras enligt BBIC så kommer dock biståndshandläggare att medverka vid dessa utbildningstillfällen för att ta med sig grundprinciperna för arbetssättet in i utredningsarbetet.

- Införa regelbundna kontroller av myndighetsverksamheten vilka bör redovisas till nämnden årligen.

From 1 januari 2019 kommer egenkontroller att utföras per tertial avseende likvär- dighet i beslut. Fokus 2019 är främst rättsäkerhet. År 2020 riktas egenkontrollen till en granskning av innehållet av utredning/ beslutsunderlaget kopplat till beslut och beviljade insatser.

Egenkontrollerna kommer att utföras gemensamt av socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef och biståndshandläggare i syfte att öka samsyn och främja ett gemensamt lärande. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Stratsys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten.

Då egenkontroller av myndighetsverksamheten kommer att ske gemensamt i ett kollegialt lärande, och med socialt ansvarig samordnares deltagande, sker inga ytterligare kontroller under 2019. Om egenkontroller i ett senare skede kommer att utföras enskilt av respektive enhetschef lyfts myndighetskontroller även in i Intern- kontrollen.

- Myndighetshandläggarna får utbildning i att individualisera mål.

Genomgående ser förvaltningen arbetet med individualiserade och konkretiserade mål som ett förbättringsarbete inom samtliga verksamhetsdelar. Extern utbildning kommer att ske för myndighetshandläggare inom LSS och socialpsykiatri under vå- ren 2019 som ett led i implementeringen av IBIC där kvalitén av mål och uppfölj- ning är av stor vikt.

- Årligen kontrollera genomförandeplaner såväl gällande kvalitet som antal, vilket bör redovisas till nämnden årligen.

(9)

pletteras detta med egenkontroller avseende kontroll av genomförandeplaners in- nehåll med fokus på mål. Egenkontrollerna kommer att utföras per tertial och sker liksom egenkontrollerna för myndighetsbeslut gemensamt med socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef samt enhetschefer. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Strat- sys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten.

Skickas till

Kommunens revisorer Socialchef

Verksamhetschef OFN

______________

(10)

§ 13 Dnr 2019/16 700 SN

Revidering av delegationsbestämmelser för ärenden inom socialtjäns- ten i Borgholms kommun.

Beslut

att anta reviderade delegationsbestämmelser för ärenden inom socialtjänsten för Borgholms kommun

Delegationsbestämmelserna revideras årligen av socialchef, verksamhetschef och enhetschef.

Beslutsunderlag

Delegationsbestämmelserna för socialförvaltningen i Borgholms kommun.

______________

(11)

§ 14 Dnr 2019/19 700 SN

Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden

Beslut

att till socialnämnden 190227 bjuda in Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tukia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvården.

Socialnämnden kommer under året att bjuda in enhetschefer till nämnden för en kort information om verksamheten, utmaningar, nulägesanalys och framtidspla- ner.

Dagens sammanträde

Förslag är att bjuda in Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tu- kia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvår-

den.

______________

(12)

§ 15 Dnr 2018/89 750 SN

Dialog med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN.

Beslut

att bjuda in Tommy Nyberg, PwC, till socialnämndens arbetsutskott.

PwC har under hösten 2018 granskat Individ- och familjeomsorgen (IFO) och Han- dikappomsorgen (OFN). Utifrån de rapporter som PwC har tagit fram gällande IFO och OFN känns det angeläget att ha en dialog med Tommy Nyberg, PwC.

______________