Ekonomistyrningens formella styrmedel: Användandet av formella styrmedel i små och medelstora företag

(1)

Examensarbete

Kandidatuppsats Företagsekonomi

Ekonomistyrningens formella styrmedel

Användandet av formella styrmedel i små och medelstora företag

The formal control systems of management accounting The use of formal control systems in small and medium-sized enterprises

Författare: Frida Dehlbom & Emelie Sundström Handledare: Carl Olsmats

Examinator: Martin Johanson

Ämne/huvudområde: Företagsekonomi Kurskod: FÖ2023

Poäng: 15hp

Examinationsdatum: 2020-05-26

Vid Högskolan Dalarna finns möjlighet att publicera examensarbetet i fulltext i DiVA.

Publiceringen sker open access, vilket innebär att arbetet blir fritt tillgängligt att läsa och ladda ned på nätet. Därmed ökar spridningen och synligheten av examensarbetet.

Open access är på väg att bli norm för att sprida vetenskaplig information på nätet.

Högskolan Dalarna rekommenderar såväl forskare som studenter att publicera sina arbeten open access.

Jag/vi medger publicering i fulltext (fritt tillgänglig på nätet, open access):

Ja ☒ Nej ☐

Högskolan Dalarna – SE-791 88 Falun – Tel 023-77 80 00

(2)

Förord

Till att börja med vill vi rikta ett stort tack till de informanter på respektive företag som tog sig tid att medverka och därmed gjorde studien möjlig. Tack till våra kontaktpersoner som hjälpt oss identifiera och komma i kontakt med potentiella företag. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Carl Olsmats som bidragit med vägledning och rådgivning under arbetets gång samt de opponenter som genom kommentarer och råd hjälpt oss att utveckla uppsatsen.

Slutligen vill vi rikta ett speciellt tack till vår familj och våra närstående för det ovärderliga stöd de givit oss under hela studietiden.

Borlänge, 2020-05-26

Frida Dehlbom Emelie Sundström

(3)

Sammanfattning

Titel Ekonomistyrningens formella styrmedel – Användandet av formella styrmedel i små och medelstora företag

Författare Frida Dehlbom och Emelie Sundström

Handledare Carl Olsmats

Syfte Syftet med denna studie är att skapa en djupare förståelse för ekonomistyrning hos små och medelstora företag genom att undersöka hur och varför de arbetar med ekonomistyrningens formella styrmedel.

Metod Studien har sin utgångspunkt i teori och använder en kvalitativ metod där data samlats genom semistrukturerade intervjuer med åtta olika företag. Vid val av informanter genomfördes ett strategiskt urval. En förklaring av studiens olika steg presenteras för att tydliggöra hur arbetet sett ut praktiskt.

Slutsats Studien visar att formella styrmedel används inom SMF, men att utformningen av praktiska arbetet kan variera. Vad för typ av verksamhets som bedrivs har en stor inverkan på hur arbetet ser ut.

Kontroll och uppföljning lyfts fram som huvudsakliga syften med styrningen.

Nyckelord Ekonomistyrning, Formella styrmedel, SMF, Budgetering,

Produktkalkylering, Prestationsmått

(4)

Abstract

Title The formal control systems of management accounting – The use of formal control systems in small and medium-sized enterprises Authors Frida Dehlbom and Emelie Sundström

Supervisor Carl Olsmats

Purpose The purpose of this study is to create a deeper understanding of management accounting in small and medium-sized enterprises by examining how and why they use the formal control systems of management accounting.

Method The study has its base in theory and uses a qualitive method where data is collected through semi-structured interviews. A strategic selection was used when choosing the informants for the study. All steps are explained and presented to clarify how the study was conducted.

Conclusion The study shows that formal control systems are used by SME, but how they are applied can variegate. The kind of business has a big impact on how the formal control systems are being used. Control and follow-up are presented as the main reasons for management accounting.

Keywords Management accounting, Formal control systems, SME, Budgeting,

Product costing, Performance measures

(5)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Problemdiskussion ... 2

1.3 Forskningsfrågor ... 4

1.4 Syfte ... 4

1.5 Avgränsningar ... 4

2 Referensram ... 5

2.1 Ekonomistyrning ... 5

2.2 Formella styrmedel ... 6

2.2.1 Budgetering ... 6

2.2.2 Produktkalkylering ... 8

2.2.3 Prestationsmått ... 9

2.3 Tidigare forskning ... 9

3 Metod... 12

3.1 Forskningsmetod ... 12

3.1.1 Metodval ... 12

3.1.2 Forskningsansats ... 12

3.2 Tillvägagångsätt... 13

3.2.1 Intervju ... 13

3.2.2 Urval ... 14

3.2.3 Pilotstudie ... 15

3.2.4 Dataanalys ... 16

3.3 Validitet, reliabilitet och trovärdighet ... 17

3.4 Etiska aspekter ... 18

4 Empiri ... 20

4.1 Företag A ... 20

4.1.4 Övrigt ... 23

4.2 Företag B ... 23

4.2.4 Övrigt ... 25

4.3 Företag C ... 25

4.3.4 Övrigt ... 27

4.4 Företag D ... 28

(6)

4.4.4 Övrigt ... 31

4.5 Företag E ... 31

4.5.4 Övrigt ... 34

4.6 Företag F & G ... 34

4.6.4 Övrigt ... 39

4.7 Företag H ... 39

4.7.4 Övrigt ... 41

5 Analys & Diskussion ... 42

5.1 Budget som styrmedel ... 42

5.2 Produktkalkyl som styrmedel ... 43

5.3 Prestationsmått som styrmedel ... 44

5.4 Varför styrning – anledningar och syften ... 45

6 Slutsats ... 47

6.1 Studiens bidrag ... 48

6.2 Studiens begränsningar ... 48

6.3 Förslag till fortsatta studier ... 49

Källförteckning ... 50

Bilagor... 52

Bilaga A - Informationsbrev ... 52

Bilaga B - Samtyckesblankett ... 53

Bilaga C – Intervjuguide ... 54

Figurförteckning

Figur 1 - Ekonomistyrningsmodell ... 6

Tabellförteckning

Tabell 1 - Intervjuöversikt ... 20

(7)

1 1 Inledning

Inledningskapitlet innehåller bakgrund följt av en problemdiskussion som leder till studiens forskningsfrågor och syfte. Även studiens avgränsningar behandlas i detta kapitel.

1.1 Bakgrund

Ekonomi handlar enligt företagsekonomer om att effektivt hushålla och använda resurser för att skapa värde och nytta. Om ekonomin i ett företag avses kallas detta företagsekonomi (Skärvad & Olsson, 2017). Som företagare är det många beslut som måste fattas, både för den dagliga verksamheten men även för planering inför framtiden. Saukkonen, Laine, & Suomala (2018) hävdar att en av de viktigaste funktionerna för ekonomistyrningen är att ligga som grund för de beslut som företagaren fattar gällande verksamheten och att användandet av ett ekonomistyrningsverktyg ibland kan rättfärdiga tidigare beslut.

Enligt Greve (2014) började styrning av företag komma på tal under 1970-talet och under denna tid började ekonomisystemet betraktas som ett viktigt styrsystem. Ekonomisystemet utgörs av olika delar bland annat budgetering, kalkylering och redovisning där olika uppgifter registreras, bearbetas, sammanställs och rapporteras. Det är ett företags användning av ekonomisystemet som styrsystem för att arbeta mot ekonomiska mål, som benämns ekonomistyrning (Greve, 2014). Ax, Johansson och Kullvén (2015) är inne på samma spår och menar att ekonomistyrning handlar om att få arbetet, som företagets personal och olika avdelningar gör, att sträva mot företagets uppsatta ekonomiska mål. Enligt Almqvist, Graaf, Jannesson, Parment och Skoog (2018) innebär ekonomistyrning att olika styrverktyg används för planering, uppföljning och utvärdering av företaget. Ekonomistyrningen och dess verktyg agerar som en bro mellan företagets historiska resultat och framtida planering (Uyar, 2019).

Enligt Armitage, Webb, & Glynn (2016) är det troligt att större företag med flera produkter eller tjänster och flera segment, kommer ha ett större behov av en mer omfattande ekonomistyrning än små och medelstora företag (SMF)

¹

, som vanligtvis har en enklare verksamhet och struktur. I Sverige är det idag endast 0,1% av alla företag som har fler än 250

1

Små företag definieras som företag med en årsomsättning eller balansomslutning som inte överstiger

10 miljoner euro samt har mellan 10–49 anställda. Medelstora företag definieras som företag med

mellan 50–249 anställda och en balansomslutning som inte överstiger 43 miljoner euro eller en

årsomsättning som inte överstiger 50 miljoner euro. (Europeiska unionen, 2015)

(8)

2 anställda och klassas som stora företag. Resterande 99,9% är medelstora-, små-, mikro- eller soloföretag (Ekonomifakta, 2019). Dalsvall (2019) förklarar i sin artikel att skillnaden mellan små och stora företag är stor, framförallt på grund av att de små företagen inte har tillgång till de stödresurser som stora organisationer har att tillgå. Eftersom små organisationer har mindre resurser och stödfunktioner måste de ansvariga inom dessa organisationer, enligt Dalsvall (2016), ha bred kunskap som innefattar bland annat ekonomi, arbetsmiljö, IT och försäljning.

Han menar att detta inte är något som lagstiftning, styrsystem, utbildningar eller regelverk idag tar hänsyn till, trots att antalet stora företag idag minskar och de små företagen blir allt fler.

Bisbe och Otley (2004) diskuterar att det finns styrningssystem i form av olika processer och tillvägagångssätt som används med syfte att hjälpa företagen att nå deras uppsatta mål. De delar upp dessa i olika kategorier där formella styrmedel är en kategori. Även Ax et al. (2015) delar upp ekonomistyrningens styrmedel i olika kategorier: formella styrmedel, mindre formaliserad styrning och organisationsstruktur. Mindre formaliserad styrning innefattar verktyg som medarbetarskap och företagskultur medan organisationsstruktur bland annat handlar om organisationsform (Ax et al., 2015). De formella styrmedlen används för att försäkra att företagets planer och strategier efterföljs eller om ändringar av dem behöver genomföras. De består av informationsbaserade och detaljerade rutiner, strukturer, processer och tillvägagångsätt (Bisbe & Otley, 2004). Formella styrmedel är de styrmedel som generellt associeras med ekonomistyrning och sägs vara tekniker som bland annat budgetering, benchmarking, intern redovisning, prestationsmått samt olika former av kalkylering (Ax et al., 2015).

1.2 Problemdiskussion

I början av 1980-talet uppmärksammades något inom ekonomistyrning som brukar kallas gapet

mellan teori och praktik. Med detta menas att det finns skillnad mellan ekonomistyrningen i

praktiken och hur den presenteras i läroböcker (Ax et al., 2015). Lucas och Rafferty (2008)

förklarar att mycket har skrivits om detta påstådda gap mellan akademiska tidskrifter och

textböckers formulerade modeller för ekonomistyrning och den praktiska verkligheten. Ax et

al. (2015) beskriver att forskning som fokuserat på det praktiska arbetet har visat att vissa

metoder förekommer endast i en liten utsträckning i praktiken eller att metoder som enligt teori

sägs vara lämpliga i vissa situationer ändå inte används. Saukkonen et al. (2018) menar att

kunskapsnivå kan vara en faktor som spelar in vid användandet av ekonomistyrning. De menar

att låg kunskapsnivå kan leda till att verktygen används på ett felaktigt eller ineffektivt sätt och

(9)

3 ibland kan detta även innebära att de inte använder de verktyg som skulle behövas. Att uppmärksamma det så kallade gapet anser Ax et al. (2015) är viktigt och menar vidare att det finns en kunskapsbrist i dagsläget gällande förhållandena kring ekonomistyrning i praktiken.

Att förstå frågor som: hur företagen väljer mellan formulerade metoder eller varför enkla och

“oteoreriska” metoder används, är nödvändigt för att kunna göra uttalanden om vilka metoder som ska användas eller passar bäst i olika situationer (Ax et al., 2015).

Sedan början på 2000-talet har det talats om att SMF är motorn för ekonomisk tillväxt (Burke

& Jarratt, 2004). Även Uyar (2019) lyfter att SMF har en stor påverkan på den ekonomiska utvecklingen och tillväxten. Trots detta har tidigare forskning, enligt Armitage et al. (2016), fokuserat främst på större företags ekonomistyrning och menar att kunskapen om hur det praktiska arbetet med ekonomistyrning ser ut i SMF är bristfällig. Armitage et al. (2016) beskriver vidare att läroböckerna inom ekonomistyrning hittills inte gör någon distinktion gällande användning av ekonomistyrningsverktyg i små respektive stora företag och anser att deras resultat tyder på att denna distinktion kan vara berättigad och viktig. Det kan även vara berättigat utifrån Cuzdrioreans (2017) studie, som har identifierat att kapitalstruktur och storleken på företaget är viktiga faktorer som påverkar användandet av ekonomistyrningsverktyg. Storleken på företaget kan även specifikt ses påverka användandet av de formella styrmedlen (Chenhall, Kallunki och Silvola, 2011).

I och med att det sägs finnas ett gap mellan teori och praktik, att tidigare forskning hittills inte

fokuserat på mindre företag samt att Armitage et al. (2016) lyfter i sin studie att det finns ett

värde av forskning kring användningen av ekonomistyrning i SMF, anser vi att det är intressant

att undersöka hur ekonomistyrning ser ut i SMF. Specifikt har vi valt att inrikta oss på det som

Ax et al. (2015) samt Bisbe och Otley (2004) väljer att kalla formella styrmedel. Studien som

genomförts av Sousa, Aspinwall och Rodrigues (2006) kommer fram till att prestationsmått kan

vara ett viktigt styrmedel för SMF att använda. Budgetering är enligt Cuzdrioreans (2017)

resultat ett av de mest använda traditionella styrmedlen och Atrill, McLaney och Harvey (2015)

lyfter att företagsledare identifierat budget som ett av de viktigaste styrmedlen. Vidare ses

produktkalkylering enligt Ax et al. (2015) som ett styrmedel som de flesta företag nyttjar och

anses vara ett av de mest användbara. Utifrån detta har vi valt att avgränsa oss till dessa tre

formella styrmedel. Att fokusera på ett färre antal styrmedel ger oss även möjlighet att skapa

en djupare förståelse.

(10)

4 1.3 Forskningsfrågor

Utifrån problemformuleringen har vi utformat två forskningsfrågor:

▪ Hur arbetar små och medelstora företag med de formella styrmedlen budgetering, produktkalkylering och prestationsmått?

▪ Varför använder små och medelstora företag budgetering, produktkalkylering och prestationsmått?

1.4 Syfte

Syftet med denna studie är att skapa en djupare förståelse för ekonomistyrning hos små och medelstora företag genom att undersöka hur och varför de arbetar med ekonomistyrningens formella styrmedel.

1.5 Avgränsningar

Som nämnts tidigare har vi utifrån problemformuleringen avgränsat oss till att fokusera på

SMF, det vill säga företag som har mellan 10-249 anställda. Där har vi även gjort en ytterligare

avgränsning till att studera SMF som har sin verksamhet förlagd i Dalarnas län. Anledningen

är att de kontaktpersoner vi använder oss av för att komma i kontakt med företagen

huvudsakligen är verksamma i Dalarna. Kontaktpersonernas medverkan och kontaktnät har

även inneburit en begränsad spridning vad gäller företagens verksamhetsområden.

(11)

5 2 Referensram

Referensramen innehåller en redogörelse för studiens centrala begrepp samt tidigare forskning kring ämnet. Denna information används för utformningen av studiens intervjuguide och ligger även som grund för studiens analys.

2.1 Ekonomistyrning

Ekonomistyrningsverktyg refererar till olika typer av information, system och analytiska tillvägagångssätt inom ekonomistyrning som organisationer använder för planering, kontrollering, analysering och beslutsfattande (Armitage et al., 2016). Ekonomistyrning kan enligt Cuzdriorean (2017) ses influeras av regelverk, kultur, organisation och geografiskt område. Enligt Uyar (2019) skapar användandet av ekonomistyrning möjlighet för mer effektiv och produktiv planering och kontrollering av företagets verksamhet och det stärker företagets resultat, produktivitet och lönsamhet. Uyar menar vidare att olika styrningsverktyg kan vara ett stöd för kontrollering av att företagets målsättning och strategier är effektiva. Genom att visa skillnaden mellan prognos och verklighet, hjälper dessa verktyg företagen att välja vilka steg som bör tas och vilka prioriteringar som ska göras (Uyar, 2019).

Ekonomistyrningsbegreppet är brett och har historiskt definierats på flera olika sätt. Greve (2014) förklarar ekonomistyrning som:

“Avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare i avsikt att nå vissa ekonomiska mål.”

(Greve, 2014, s. 20)

Definitionen lyder enligt Amlqvist et al., (2015):

[…] användningen av olika typer av styrverktyg för att skicka styrsignaler om organisationens strategiska, taktiska och operativa ambitioner, samt följa upp konsekvenserna av verksamheten i syfte att dels erhålla beteenden som är i linje med organisationens övergripande strategier och mål, dels ge underlag för nya eller reviderade strategier. (Almqvist et al., 2018, s. 12)

Ax et al., (2015) använder sig av Nationalencyklopedins definiering som enligt dem lyder:

“Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare mot vissa ekonomiska mål.” (Ax et al., 2015, s.13)

Att hjälpa till i arbetet med att nå företagets målsättningar anser Ax et al. (2015) vara

ekonomistyrningens övergripande syfte. Ekonomistyrning kan anta många former och används

(12)

6 i flera olika nivåer inom ett företag (Greve, 2014). Ax et al. (2015) menar att ekonomistyraren har många olika arbetsuppgifter. Dessa innefattar bland annat att tillhandahålla underlag till beslutsfattare, planering, kontrollering och uppföljning när det kommer till företagets verksamhet samt uppföljning av fattade beslut. Som grund för att genomföra dessa uppgifter finns de så kallade styrmedlen som kan delas in olika kategorier.

2.2 Formella styrmedel

Som vi tidigare nämnt delar Ax et al. (2015) upp ekonomistyrningens styrmedel i tre olika kategorier som var för sig innefattar ett antal individuella styrmedel och vi har i denna studie valt att fokusera på det som kallas formella styrmedel. Formella styrmedel sägs vara ekonomistyrningens tekniker och innefattar bland annat produktkalkylering, budgetering och prestationsmått (Ax et al., 2015).

Figur 1 - Ekonomistyrningsmodell

(Baserad på: Ax, Johansson och Kullvén, Den nya ekonomistyrningen, 2015, s.41–42)

2.2.1 Budgetering

En budget kan enligt Ax et al. (2015) ses som en plats där planering för framtiden lagras eller

som en modell som beskriver planeringen. De beskriver vidare att budgetering är en form av

planering med fokus på nära framtid, vanligtvis det kommande året som delas upp i kortare

perioder. Budget är en beskrivning av en organisations åtaganden, förväntningar och strävanden

för de ekonomiska påföljder som kan uppstå under en kommande period (Ax et al., 2015). Ett

företags budget kan bestå av olika huvudbudgetar och det finns tre olika typer vilka är

likviditetsbudget, resultatbudget och budgeterad balansräkning (Almqvist et al., 2018; Ax et

(13)

7 al., 2015). En likviditetsbudget innefattar en plan över hur företaget anskaffar och använder likvida medel och kan utgöra en förutsättning för resultatbudgeten (Ax et al., 2015). Almqvist et al. (2018) förklarar att resultatbudgeten är en plan som beskriver de intäkter och kostnader som företaget beräknas ha inom en viss period och att det är den huvudbudget som företag vanligtvis menar när de diskuterar generellt om budget. De beskriver vidare att budgeterad balansräkning ses som en sammanslagning av resultat- och likviditetsbudgeten och visar företagets beräknade balansräkning vid en viss tidpunkt. Enligt Ax et al. (2015) är huvudbudgetarna en sammanställning av flera så kallade delbudgetar som till skillnad från huvudbudgetarna är mer utförliga och operativt inriktade. Några exempel på sådana är personalbudget, försäljningsbudget, projektbudget samt inköpsbudget och även dessa kan i sin tur delas upp i olika delbudgetar (Ax et al., 2015).

Det finns många olika syften till att företag budgeterar och det handlar ofta om delegering, enligt Greve (2014), som lyfter fram tidigare forskning som har identifierat sju syften till att företag använder budgetar. Dessa är prognostisering, planering, samordning, kontroll, ansvarsstyrning, kommunikation och motivation. Ax et al. (2015) nämner ytterligare några syften till budgetering som resursallokering, dimensionering, medvetenhet, målsättning och incitamentsystem. En budget kan innehålla en eller flera av dessa syften och vissa av dem kan ibland samverka med varandra samtidigt som det även kan uppstå konflikter sinsemellan (Greve, 2014). Utefter vilket budgetsyfte som företaget väljer att utgå ifrån kan det innebära att upprättningen av budgeten och därmed själva budgeteringsprocessen skiljer sig åt. Denna process kan bestå av tre olika faser som är upprättande, genomförande och uppföljning. Faserna överlappar varandra genom att företaget under en periodisk uppföljning kan genomföra åtgärder gällande budgetavvikelser under budgetåret, samt att de samtidigt som en budget genomförs och följs upp, även kan börja upprätta en ny budget för nästkommande år (Greve, 2014).

Vilken form av budgetering som är mest aktuell i ett företag kan se olika ut beroende på vilken

verksamhet företaget bedriver (Ax et al., 2015). Det talas om skillnader gällande tjänste-,

handels- och tillverkningsföretag där de som är mer vanligt förekommande för tjänsteföretag är

personal-, försäljnings- och administrationsbudget. Inom handelsföretag är det mer vanligt med

inköps-, lager-, försäljnings- och administrationsbudgetering medan tillverkande företag utöver

dessa även vanligtvis upprättar produktions- och investeringsbudgetar (Ax et al., 2015).

(14)

8 2.2.2 Produktkalkylering

Produktkalkylering definieras enligt Ax et al. (2015) som en sammanställning av intäkter och kostnader. Kalkylen är ett av de underlag som används vid uppföljning av redan fattade beslut och utvärdering av genomförda insatser. Den används även vid olika kalkylsituationer som prissättning, lönsamhetsberäkning, kostnadskontroll och produktval (Ax et al., 2015).

Produktkalkyler kan användas när ett företag vill beräkna kostnaden för sina produkter, det sker genom att de totala kostnaderna för produkten divideras med antalet produkter (Greve, 2014).

Ax et al. (2015) menar dock att begreppet produktkalkyl kan vara vilseledande eftersom det inte enbart upprättas kalkyler för företagets fysiska produkter. Produktkalkyler kan även omfatta andra kalkylobjekt som kund, vara, tjänst, aktivitet, projekt, order, avdelning och ansvarsenhet. Enligt Skärvad och Olsson (2017) delas en kalkyl upp i för- och efterkalkyler.

Förkalkyler har ett uppskattat värde av intäkter och kostnader och upprättas innan ett beslut tas.

Efterkalkyler upprättas efter att beslutet har genomförts som en uppföljning av de faktiska intäkterna och kostnaderna. Genom användningen av efterkalkyler kan ett företag utveckla sina framtida kalkyler till det bättre (Skärvad & Olsson, 2017).

Enligt Greve (2014) kan produktkalkylering ses vara en relativ enkel process tills ett företag bestämmer sig för att tillverka flera olika produkter under samma tak. Komplexiteten här blir att avgöra hur t.ex. lokalkostnaden ska fördelas på de olika produkterna, eftersom de ska fördelas korrekt. Han menar vidare att det finns olika synpunkter på vad en korrekt fördelning innebär. Det kan vara att kalkylen ska visa de verkliga kostnaderna varje produkt har gett upphov till eller att kalkylen ska vara rättvis gentemot kunden. Inom produktkalkylering är det viktigt att göra en uppdelning av direkta kostnader, det vill säga kostnader som direkt kan hänföras till kostnadsbärare samt indirekta kostnader, det vill säga kostnader som inte har någon direkt koppling till en specifik kostnadsbärare. Uppdelningen blir signifikant eftersom det till största del är de indirekta kostnaderna som skapar fördelningsproblematik (Greve, 2014).

Skärvad och Olsson (2017) förklarar att det kan finnas skillnad hur kalkylering används och

upprättas mellan handels-, tjänste- och tillverkningsföretag. I och med att det är olika typer av

verksamheter kan t.ex. innehållet variera gällande vilka direkta och indirekta kostnader som

prioriteras. För tillverkande företag är t.ex. de vanligaste direkta kostnaderna löner och material

medan i handelsföretag är det varans inköpspris. Ax et al. (2015) utvecklar att eftersom varje

kalkylsituation är unik kommer även varje produktkalkyls utformning vara unik. Det finns

därmed olika faktorer som påverkar produktkalkyleringens utformning, nämligen kostnader för

(15)

9 att ta fram kalkylen, tillgång till kalkyldata, relevanta ekonomiska förhållanden, användarkrav, väsentliga ekonomiska konsekvenser och andra slag av underlag.

2.2.3 Prestationsmått

Ax et al. (2015) förklarar att mätning av olika aspekter inom verksamheten är något som företag lägger mycket tid på. Även ett företags prestation inom olika aspekter mäts, så kallad prestationsmätning. Prestationsmåtten som används i detta avseende kan även benämnas styrmått, styrtal samt nyckeltal och används för mätning inom områden som t.ex. produktivitet, finans, kunder, personal, tid, kvalitet och hållbar utveckling. Prestationsmåtten ger bland annat information angående vad prestationen kostar, hur lång tid den tar att genomföra och vilken kvalitet verkställandet av prestationen hade. Enligt Ax et al. (2015) finns det ett stort antal prestationsmått i praktiken och de skiljer på finansiella och icke-finansiella prestationsmått, där de finansiella prestationsmåtten handlar om t.ex. resultat, lönsamhet, försäljning och kostnader.

Några grundläggande finansiella nyckeltal är enligt Almqvist et al. (2018) vinstmarginal, olika räntabilitetsmått, kapitalomsättningshastighet och soliditet. Exempel på icke-finansiella prestationsmått är antal klagomål från leverantörer, leveranstid, andel kasserade varor, återköpsfrekvens, kundtillfredsställelse och medarbetartillfredsställelse (Ax et al., 2015).

Det finns riktlinjer som ska tas i beaktning för att de prestationsmått som används ska vara lämpliga för sitt ändamål (Ax et al., 2015). Några exempel är att prestationsmål bör fastställas till de valda prestationsmåtten, att dessa mål är motiverande, att fokus ska läggas på både uppnådda och icke-uppnådda prestationsmål och att personalen förstår prestationsmåttens innebörd. Det finns operativa syften med användandet av prestationsmått exempelvis att se till att den löpande verksamheten arbetar mot att uppnå uppställda mål, att vara ett verktyg för att skapa motivation hos ansvariga och medarbetare samt att ligga som grund vid beslutsfattande.

Dessa syften är kopplade till företagets centrala system för prestationsmätning. Det finns även ett lokalt system för prestationsmätning som innebär att det enbart är det som är relevant för det egna arbetet som mäts och det är utifrån de olika arbetsförhållanden, snarare än företagets strategi, som valet av prestationsmått baseras (Ax et al., 2015).

2.3 Tidigare forskning

Enligt Collis och Jarvis (2002) har litteraturen under 1970 och 1980-talet haft fokus på teorin

kring ekonomistyrning för stora företag och även Armitage et al. (2016) menar att

ekonomistyrning i större företag har fått stort utrymme inom tidigare forskning. Lucas och

(16)

10 Rafferty (2008) lyfter i sin studie att det finns en skillnad mellan de teoretiskt formulerade styrmedlen och hur dessa ser ut och används i praktiken medan Collis och Jarvis (2002) anser att lite vikt lagts på att förstå det praktiska arbetet med ekonomistyrning. Även Wolmarans och Meintjes (2015) resultat visar att SMF inte alltid implementerar det som teorin anser vara de bästa metoderna.

Armitage et al. (2016) menar att stora företag vanligtvis har ett större behov av ekonomistyrning jämfört med SMF på grund av deras mer komplexa verksamhet och struktur. Stora företag har även mer resurser och information för att utveckla sin ekonomistyrning (Armitage et al., 2016).

Företagsstorlek är något som Chenhall et al. (2011) lyfter som en påverkande faktor även gällande de formella styrmedlen. Deras resultat visar att det finns större möjlighet att nyttja formella styrmedel hos större företag eftersom de har mer resurser att tillgå. Collis och Jarvis (2002) menar att stora delar av litteraturen som erbjuder råd gällande ekonomistyrning är baserade på modeller utformade för större företag och det finns därför forskare som är kritiska till hur relevant den är för mindre företag. Deras studie beskriver vidare att ekonomistyrning spelar en kritisk roll för mindre företags framgång och överlevnad. Det kan enligt Wolmarans och Meintjes (2015) anses viktigare för SMF att fokusera på kortsiktiga frågor, som t.ex.

kassaflöde, när det kommer till styrning av verksamheten snarare än att ha ett mer långsiktigt perspektiv. De argumenterar vidare att SMF som väljer ett mer kortsiktigt fokus blir mer framgångsrika på grund av just detta. Cuzdrioreans (2017) resultat visar att SMF idag fokuserar mer på finansiella analyser, kostnadskalkylering och budgetering snarare än strategi. Enligt Wolmarans och Meintjes (2015) är dock inte planering och analysering det viktigaste för SMF utan menar istället att ekonomistyrning gällande kassaflöde och lönsamhet är mer relevant.

Det finns flera ekonomistyrningsverktyg som används praktiskt i företag idag, dessa inkluderar

bland annat budgetering, kostnadskontroll, benchmarking och lönsamhetsanalyser

(Cuzdriorean, 2017; Uyar, 2019). Hyvönen (2005) presenterar i sin studie bevis som tyder på

att ekonomistyrningsverktyg som budgetering för kostnadskontroll och produktanalyser fortsatt

används och anses vara viktiga. Cuzdrioreans (2017) resultat indikerar att det finns några

ekonomistyrningsverktyg som används i mindre utsträckning eller inte alls. Anledningen till

detta kan enligt studien vara höga kostnader för implementering, finansiella begränsningar och

bristande ledningsengagemang. Saukkonen et al. (2018) lyfter att även kunskapsnivå hos de

ansvariga kan påverka ett företags användning av ekonomistyrning.

(17)

11 I en tidigare studie av Chenhall et al. (2011) har de olika kategorierna för styrsystem undersökts som inkluderar bland annat formella styrmedel. De förklarar formella styrmedel som de ekonomistyrningsverktyg företag kan använda vid planering, t.ex. produktkalkylering, ABC- kalkylering och budgetering, men även vid kontrollering, t.ex. kvalitetskontroll, intern redovisning och prestationsmätning. I studien som Sousa et al. (2006) genomfört visas att SMF förstår vikten av att använda prestationsmått men att de faktiskt används i låg omfattning. Detta kan enligt dem bero på svårigheter med att förstå hur processen går till och låg kunskap hos de anställda. För att kunna implementera nya prestationsmått måste företagen utbilda personal och komma över hinder som gör det svårt att identifiera nya prestationsmått. De prestationsmått som används i störst utsträckning är de finansiella (Sousa et al., 2006). Ax et al. (2015) menar dock att även om de finansiella prestationsmåtten är de som används mest i praktiken har intresset för de icke-finansiella prestationsmåtten ökat stort på senare år.

Finansiella prestationsmått som produktlönsamhet kommer enligt Hyvönen (2005) sannolikt

vara fortsatt viktiga för företag generellt. Det är emellertid tydligt att de icke-finansiella

prestationsmåtten, som kundnöjdhet och medarbetartillfredsställelse, får mer och mer plats

inom företagens ekonomistyrning (Hyvönen, 2005). Ax et al. (2015) menar att det ökade

intresset för icke-finansiella prestationsmått kan vara de finansiella prestationsmåttens

svagheter, som t.ex. att de inte tar hänsyn till företagets interaktion med omvärlden och att de

har för stort fokus på händelser som redan har inträffat.

(18)

12 3 Metod

Metodkapitlet inleder med en beskrivning av metodval och forskningsansats följt av studiens tillvägagångssätt som inkluderar insamlingsmetod, pilotstudie, urval och analysmetod.

Därefter diskuteras validitet, reliabilitet och trovärdighet samt etiska aspekter.

3.1 Forskningsmetod

3.1.1 Metodval

Beroende på vad vi vill få fram med vår studie måste vi ta ställning kring om en kvantitativ eller kvalitativ metod ska tillämpas eller en eventuell kombination av dessa. Enligt Johannessen och Tufte (2003) kännetecknas en kvantitativ metod av “hårda” data som kan mätas med hjälp av siffror eller talkoder och som kan bidra till en statistisk generalisering. En kvalitativ metod kännetecknas av “mjuka” data i form av textutsnitt, där tolkning av datamaterialet är en viktig process och istället för att kunna göra en statistisk generalisering talar författarna om överförbarhet (Johannessen & Tufte, 2003). Ormston, Spencer, Barnard & Snape (2014) nämner flera kännetecken som gör att en studie identifieras med den kvalitativa metoden, t.ex.

forskningsfrågor som innehåller orden “vad”, “varför” och “hur”. Eftersom denna studie undersöker hur och varför SMF arbetar med ekonomistyrningens formella styrmedel, används en kvalitativ metod. Johannesson och Tufte (2003) förklarar att en kvalitativ metod ger en mer nyanserad och detaljerad information samt fylligare beskrivningar av ett fenomen. De menar vidare att denna metod anses ha större flexibilitet än den kvantitativa, då den ger informanten möjlighet att styra sina svar och forskaren kan därmed bli upplyst om andra situationer som inte har reflekterats över innan. Observationer och intervjuer är två vanliga metoder för att samla in kvalitativ data och för att uppfylla syftet med vår studie valde vi att genomföra intervjuer. Detta eftersom vi anser att det skapar möjlighet att få förståelse för hur företagens arbete med ekonomistyrning ser ut genom att de får förklara med egna ord.

3.1.2 Forskningsansats

Johannessen och Tufte (2003) beskriver att det finns en samverkan mellan den empiri som

samlas in och den teoretiska referensramen samt att ett mål med forskningen är att integrera

dessa två med varandra. Detta görs genom deduktion eller induktion. Deduktion innebär att

undersökningen går från teori till empiri där generella teorier som identifieras testas mot den

empiriska data som samlats in (Johannessen & Tufte, 2003). Blomkvist, Hallin och Lindell

(2018) beskriver en induktiv ansats som en process där forskaren börjar med att samla in data

(19)

13 och därmed går från empiri till teori. Avsikten med insamlingen av data är att identifiera mönster som kan skapa generella begrepp eller teorier (Johannessen & Tufte, 2003).

Denna studie har sin utgångspunkt i teori vilket innebär att vi läst in oss på centrala begrepp, tidigare forskning och teoretiska ekonomistyrningsmodeller, dessa beskrivs i vår referensram.

Efter insamling av empiri ställs det insamlade materialet mot referensramen. Detta tillvägagångsätt skulle kunna kopplas till den deduktiva ansatsen, även om vi inte ställt upp explicita hypoteser. Blomkvist et al. (2018) menar att deduktion vanligtvis innebär att hypoteser ställs upp för att sedan testas och därmed antingen verifieras eller förkastas.

Hypotesprövning är inte vanligt förekommande i kvalitativ forskning utan ses oftare i kvantitativ forskning (Bryman & Bell, 2013).

3.2 Tillvägagångsätt

3.2.1 Intervju

Vid insamling av data genomfördes semistrukturerade intervjuer. Detta är enligt Blomkvist et al. (2018) den vanligaste intervjumetoden och innebär att forskaren på förhand bestämmer och organiserar olika teman eller frågeområden utifrån studiens forskningsfrågor som sedan kommer behandlas under intervjun. Johannessen och Tufte (2003) förklarar att istället för att formulera ett frågeformulär skapas en intervjuguide där frågorna inte behöver tas upp i den ordning som de är nedskrivna, utan de anpassas utefter den ordning som faller sig mest naturligt utifrån vad informanten säger. Syftet med dessa frågor är att få informanten att bidra med fördjupande information (Johannessen och Tufte, 2003). Vi anser att detta passar vår studie i och med att vi vill undersöka hur och varför SMF arbetar med de utvalda formella styrmedlen. Vi vill därför inte begränsa informanterna allt för mycket genom för snäva frågor och då inte lämna plats för dem att utveckla sina svar och göra egna kopplingar till våra teman.

Tanken inför intervjuerna var att dessa skulle utföras genom att vi träffar informanterna och

håller personliga möten, gärna på deras arbetsplats för att de ska känna sig bekväma. Enligt

Johannessen och Tufte (2003) är platsen för intervjun viktig, den ideala platsen bör vara en

plats där informanten kan känna sig avslappnad och att det inte förekommer störningsmoment

under intervjun. Om det inte var möjligt för oss att möta informanterna för ett fysiskt möte

förberedde vi oss även på intervjuer digitalt på distans via telefon eller dator. Vi insåg att det

kan vara svårare att få godkännande till personliga möten då hela samhället begränsar sin

kontakt med andra människor på grund av den rådande situationen med covid-19.

(20)

14 För att få bästa möjlighet till korrekt tolkning av den insamlade empirin bad vi våra informanter om samtycke att spela in intervjuerna. Detta för att sedan transkribera intervjuerna ord för ord och på detta sätt inte gå miste om detaljer som speciella uttryck och fraser. Enligt Bryman och Bell (2013) är detta tillvägagångsätt vanligt och ofta nödvändigt inom kvalitativa studier då de kräver en detaljerad analys. Inspelningarna ger möjlighet att vid tolkningen utgå från informanternas egna formuleringar i svaren (Bryman & Bell, 2013). Bell och Waters (2016) förklarar också att inspelning ger forskaren möjlighet att fokusera helt på informanten och intervjun snarare än att lägga fokus vid att anteckna.

3.2.2 Urval

Enligt Johannessen och Tufte (2003) är det som regel inte angeläget att använda sig av slumpmässiga urval när det kommer till kvalitativ forskning. De menar att avsikten med kvalitativ forskning är mer kopplat till att införskaffa överförbar kunskap snarare än att möjliggöra statistiska generaliseringar. Vi genomför därför ett så kallat strategiskt urval, som enligt Johannesson och Tufte (2003) innebär att forskaren medvetet väljer informanter till undersökningen. Eftersom det finns en risk att mikro- och soloföretag inte arbetar med ekonomistyrning i den utsträckning som krävs för att få våra forskningsfrågor besvarade har vi valt att exkludera dessa från studien och enbart kontaktat SMF. Johannesen och Tufte (2003) menar att utgångspunkten för val av informanter i kvalitativa undersökningar är lämplighet. Vi anser alltså att de minsta företagen inte blir lämpliga för att vi ska ha möjlighet att besvara våra forskningsfrågor.

För att identifiera företag för studien valde vi att vända oss till vårt kontaktnät för att få tips.

Detta innebar dock i förlängning att spridningen gällande företagens verksamhetsområden begränsades. På grund av rådande situation med covid-19 valde vi att ändå använda oss av de företag som våra kontakter föreslog. Detta då vi ansåg att våra kontakter gav oss en ingång som ökade chansen att få företag att delta i studien. Nästa steg blev att kontrollera och bekräfta att företagen faller inom urvalsramen. För kontrollen använde vi oss av databasen Retriever, som finns tillgänglig via Högskolan Dalarnas bibliotek. I Retriever finns bland annat årsredovisningar som hämtats hos bolagsverket som gav oss möjlighet att se antalet anställda, nettoomsättning och balansomslutning i företagen och jämföra detta mot kriterierna för SMF.

Informationen som hämtades från Retriever sammanställdes sedan i en lista där företagen

delades upp i små respektive medelstora för sedan välja ut ett antal inom varje kategori att

kontakta angående medverkan.

(21)

15 I nästa steg undersöktes vem på företaget som var lämplig att kontakta, där målet var att få kontakt med den person som ansvarar för styrningen på företaget. Den första kontakten skedde per telefon för att undersöka möjligt intresse att delta i studien. Om intervjutid bokades direkt skickades en bekräftelse på bokningen via mail tillsammans med informationsbrev och samtyckesblankett (se bilaga A och B). De företag som inte kunde ge svar direkt och önskade mer information fick det via mail för att i lugn och ro kunna sätta sig in i studiens syfte och vad deltagandet skulle innebära. Fortsatt kontakt och bokning av intervjutid skedde sedan via mail eller telefon. Även dessa företag fick ta del av studiens informationsbrev samt samtyckesblankett. Totalt kontaktades nio företag och det slutgiltiga urvalet består av totalt åtta företag. Det var ett företag som valde att inte delta i studien. Av de slutgiltiga åtta företagen är fem medelstora och tre små företag som bedriver verksamhet inom främst bygg men även inom el, VVS, detaljhandel och fastighetsförvaltning. Johannessen och Tufte (2003) menar att det i kvalitativa studier handlar om att antalet informanter ska vara lämpligt för att belysa studiens forskningsfrågor. Vi anser att detta urval är tillräckligt för att besvara studiens syfte och forskningsfrågor. Informanterna är delägare och/eller har befattningar som bland annat verkställande direktör (VD), ekonomichef och ekonomiansvarig. De informanter som valde att träffa oss fysiskt gavs möjlighet att signera samtyckesblanketten på plats innan intervjun påbörjades medan de informanter som skulle intervjuas digitalt ombads signera, skanna och skicka tillbaka samtyckesblanketten i förväg.

3.2.3 Pilotstudie

Som en förberedelse inför våra intervjuer genomfördes en pilotstudie. Det innebar att vi

intervjuade en person på ett företag inom våra avgränsningar, men som inte ingår i studiens

slutgiltiga urval. Pilotintervjun gav oss möjlighet att undersöka om våra intervjufrågor kunde

ge de svar vi efterfrågade. Enligt Blomkvist et al. (2018) kan pilotstudien ge svar på om nya

frågor behöver formuleras och om studiens syfte är rimligt. Vi använde även pilotintervjun som

ett tillfälle att träna på att genomföra en intervju samt undersöka hur lång tid våra intervjuer

skulle komma att ta. En pilotstudie kan, enligt Blomkvist et al. (2018), ses som just en övning

i att utveckla sina metodfärdigheter. De menar vidare att genomförandet av en intervju med en

person som är insatt inom det valda forskningsämnet kan ge tips om andra intressanta

frågeställningar för att förbättra studien. Bryman och Bell (2013) menar att en pilotstudie ska

genomföras om möjligt, både för att säkerställa att intervjufrågorna ger svar på det som

undersöks, men också för att säkerställa att helheten av studien blir bra.

(22)

16 Pilotföretaget valdes ut efter att sammanställningen av potentiella företag för studien var avklarad. Det var flera faktorer som spelade in vid val av pilotföretag, men främst handlade det om bekvämlighet. Då en av våra kontaktpersoner arbetar på ett av de företag som fanns på vår lista, valde vi att fråga detta företag angående pilotintervju och de var generösa nog att avvara en timme. I och med vår koppling till företaget kände vi som intervjuare oss mer avslappnade i situationen och anser därmed att vi kunde dra större nytta av pilotintervjun. Efter pilotintervjun kunde vi konstatera att våra intervjuer troligen skulle ta mellan 40–60 minuter, detta blir självklart att påverkas av informanterna och i vilken omfattning ekonomistyrning används på det aktuella företaget. Vi kunde också konstatera att våra teman i intervjuguiden var lämpliga för studiens ändamål.

3.2.4 Dataanalys

Vid analysering av vårt insamlade intervjumaterial använder vi oss av en tematisk analys.

Rennstam och Wästerfors (2015) beskriver att denna analysmetod handlar om vad som beskrivs eller sägs i den valda empirin, det vill säga innehållet. En fördel med denna analysmetod är att den kan användas för analysering av de flesta kvalitativa data och att den är lättanvänd (SAGE, 2019). Enligt Blomkvist et al. (2018) är den också en av de vanligare analysmetoderna att använda inom samhällsvetenskaplig forskning och innebär att det är med hjälp av identifierade teman som studiens frågeställningar besvaras. Tematisk analys är en form av innehållsanalys där den insamlade empirin sorteras, reduceras och delas upp i de teman som tagits fram (SAGE, 2019). Eftersom vi utgår från teori identifieras fem teman ur studiens referensram, dessa är: bakgrundsinformation, budget, produktkalkyl, prestationsmått samt anledningar och syften.

När transkriberingen var färdigställd kodade vi materialet separat för att ha möjlighet att

diskutera och jämföra våra olika kodningar. Varje tema fick en egen färg under kodningen,

detta är enligt Rennstam och Wästerfors (2015) ett sätt att sortera materialet. Syftet är att de

teman som valts ska bilda ett mönster som forskaren ska kunna använda för att identifiera något

intresseväckande med studien (Blomkvist et al. 2018). Då SAGE (2019) menar att forskaren

även ska ta med de teman som anses vara meningsfulla, men som inte förekommer i all för stor

utsträckning, kommer vi att lyfta fram den information som vi anser är mest relevant för vår

studie.

(23)

17 3.3 Validitet, reliabilitet och trovärdighet

Validitet och reliabilitet är två begrepp som används vid bedömning av en studies kvalitet.

Kortfattat innebär dessa begrepp att forskaren har studerat rätt sak på rätt sätt (Blomkvist et al., 2018). Bryman och Bell (2013) lyfter fram att forskare anser att det är svårt att tillämpa dessa begrepp på kvalitativa studier, eftersom begreppen utgår från att studien kan framställa en enda definitiv bild av den sociala verkligheten. Även Trost (2012) hävdar att begreppen reliabilitet och validitet hör hemma i kvantitativ forskning och att vid kvalitativ forskning bör det istället pratas om trovärdighet.

Bryman och Bell (2013) delar upp begreppet trovärdighet i fyra delkriterier: tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och konfirmering. Begreppen tillförlitlighet och överförbarhet anses vara en motsvarighet till validitet och begreppet pålitlighet ses motsvara reliabilitet.

Tillförlitlighet i resultaten uppnås bland annat genom att forskare säkerställer att de regler som finns för forskningen efterföljs. Ett annat vanligt sätt är deltagarvalidering där syftet är att informanterna verifierar att forskarens tolkning och beskrivning av den insamlade empirin är riktig (Bryman & Bell, 2013). För att stärka tillförlitligheten har informanterna därför fått tagit del av vår sammanställning av empirin för deras företag. Genom detta gavs de möjlighet att bekräfta och godkänna våra tolkningar av deras intervju. För kvalitativa studier handlar överförbarhet om att visa att undersökningens resultat kan ha betydelse och ger mening även i andra sammanhang utanför den aktuella studien. (Johannessen & Tufte, 2003). Bryman och Bell (2013) menar att överförbarhet handlar om i vilken omfattning som studiens resultat kan ses hålla i en likartad situation eller i samma situation vid en annan tidpunkt. I vår studie har vi genom att bifoga vår intervjuguide (se bilaga C) och våra försök att vara tydliga i förklaringar och beskrivningar eftersträvat att ge framtida forskare möjlighet att avgöra informationens överförbarhet till andra studier samt att ge dem möjlighet till liknande förutsättningar.

Pålitlighet uppnås enligt Bryman och Bell (2013) när forskare antar ett granskande synsätt, det

kan bland annat åstadkommas genom att forskaren redogör för forskningsprocessens alla faser

på ett fullständigt sätt. För att uppfylla detta delkriterium kommer vi genomgående vara så

tydliga som möjligt i våra beskrivningar och val. Det innefattar då t.ex. urvalsprocessen,

problemdiskussion och beslut som fattas under arbetets gång. Genom att redogöra för detta ges

läsaren tillfälle att på egen hand avgöra om studien kan anses pålitlig. Vi har även genom

handledning och de seminarier som genomförts tagit del av konstruktiv kritik och därigenom

(24)

18 ökat graden av pålitlighet samt förbättrat studien. Konfirmering handlar om forskarens insikt att fullständig objektivitet är ouppnåeligt i samhällelig forskning och därmed arbetar för att inte medvetet påverka undersökningen genom t.ex. sina personliga värderingar. Vi inser att vår förförståelse kan ha kommit att påverka studien men har genom reflektion under arbetets gång alltid försökt varit uppmärksamma och undvika detta.

3.4 Etiska aspekter

Enligt Johannessen och Tufte (2003) måste forskning lyda under etiska principer, regler och riktlinjer som anger om forskarens tillvägagångsätt är riktiga eller felaktiga. Som forskare är det därför viktigt att ta etisk hänsyn genom att reflektera över hur ett ämne kan upplysas utan att det skapar etiskt oförsvarliga konsekvenser för hela samhället, grupper av människor eller den enskilda individen.

Det svenska Vetenskapsrådet har utarbetat det så kallade individskyddskravet som är en självklar utgångspunkt för forskningsetiska överväganden (Johannessen & Tufte, 2003).

Individskyddskravet delas in i fyra allmänna huvudkrav som är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Johannessen & Tufte, 2003). Vi har under vår studie tagit hänsyn till och rättat oss efter dessa krav. Informationskravet efterföljs genom att informanterna i studien informeras om forskningsuppgiftens syfte, vad deras deltagande innebär samt att deltagandet är frivilligt och att de har rätt att avbryta sin medverkan (Bryman & Bell, 2013). För att uppfylla detta krav sammanställde vi ett informationsbrev som varje informant fick ta del av innan intervjun. Detta informationsbrev beskriver bland annat studiens syfte och vad som gäller för de som deltar. Vi har även utformat en samtyckesblankett för att inhämta samtycke från de deltagande informanterna som de signerar innan intervjun för att godkänna hanteringen av personuppgifter. Genom detta efterföljs även samtyckeskravet.

Konfidentialitetskravet innebär enligt Johannesson och Tufte (2003) att de personer som ingår

i studien ska ges största möjliga konfidentialitet och att personuppgifterna som insamlas ska

behandlas på ett sådant sätt att obehöriga inte kan få tillgång till dem. Detta är något vi lägger

vikt vid och arbetar på ett sätt att det endast är vi som har tillgång till de delar av materialet som

klassas som personuppgifter och som kan identifiera informanterna. Det gäller också de

inspelade intervjuerna. Vi ser även till att materialet inte används på något annat sätt än

för forskningsändamålet för att därigenom uppfylla nyttjandekravet. Deltagarna i denna studie

(25)

19 har informerats om att de är anonyma i den skrivna studien och att den insamlade information enbart kommer att användas för studiens ändamål och inte i andra sammanhang.

Under maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen GDPR i kraft. Denna förordning är en

gemensam lagstiftning inom EU gällande personuppgifter och ersatte då den svenska

personuppgiftslagen (Högskolan Dalarna, 2018). GDPR innebär att all information som

kan kopplas till en fysisk person räknas som personuppgifter och stärker den enskildes

rättigheter när det kommer till personlig integritet. Vidare innebär GDPR att det krävs en rättslig

grund för att få hantera personuppgifter (Högskolan Dalarna, 2018). Denna studie följer

Högskolan Dalarnas direktiv när det kommer till behandling av personuppgifter och GDPR.

(26)

20 4 Empiri

I detta kapitel presenteras den insamlade empirin från de genomförda intervjuerna. Kapitlets underrubriker inleds med kortfattad information om företaget samt informanten för att sedan gå in på hur företagen använder sig av formella styrmedel inom organisationen. Företagen och informanterna har tilldelats pseudonymer för att säkerställa anonymitet.

4.1 Företag A

Företag A är idag ett medelstort företag som under 2018 hade ett medelantal anställda på ca 70.

Det är ett installations- och entreprenadföretag som bedriver plåt- och ventilationsarbeten samt utföring av VVS- och el-arbeten. Sedan 2016 ingår företaget i en större börsnoterad koncern.

Företaget är verksamma främst i Dalarna och Gävleborgs län och arbetar ofta med större projekt med en löptid på ca ett år. Informanten A har ingen ekonomisk utbildning utan är plåtslagare i grunden som tidigare har haft titlar som ventilationsmontör, servicetekniker samt projektledare och blev 2013 anställd i Företag A som VD. Även företagets ekonomiansvarig var närvarande vid intervjun som har varit anställd sedan 2004 och har en treårig ekonomisk utbildning.

4.1.1 Budgetering

Informant A förklarar att de inte arbetar med budgetering utan använder något liknande som de kallar prognoser. Informant A menar att detta beror på att budgetering är svårt att applicera inom deras bransch då förutsägbarheten är betydligt kortare för de som säljer tjänster och förklarar vidare:

Vi kan omöjligt veta när vi går in i ett år, vad kommer det finnas för jobb att vara med och räkna på och få, det finns ingen, man kan ha ett mål och en idé, men sen är det marknaden som styr helt och hållet var det slutar.

Prognostiseringsprocessen inom företaget sker i tre steg. I slutet på november sätts första prognosen (P0) för kommande år, sedan modifieras den en gång i april (P1) och en gång i

Tabell 1 - Intervjuöversikt

(27)

21 september (P2) där förhoppningen är att den sista prognosen ska var så nära årsresultatet som möjligt. Informant A menar också att prognosen inte behöver vara så detaljerad eller avancerad och att det handlar om uppskattad omsättning, förväntade marginaler och hur stora fasta kostnader företaget har som leder till en förväntad vinst. Samtidigt säger informant A att prognoser på projektnivå kan brytas ner mer i detalj.

Företag A har fyra olika kostnadsställen de aktivt följer upp. Dessa läggs ihop till en helhet av företaget för att sedan rapporteras till moderbolaget månadsvis. Prognoserna följs upp i samband med månadsbokslut där resultatet skickas in till moderbolaget samtidigt som avstämningar i samtliga projekt utförs. Vid uppföljningen ställs utfallet mot den senaste upprättade prognosen: ”Så att vi har månadsvis uppföljning av, mot först och främst P0 då, sen så blir det P1 [...]”. Månadsbokslutet är till för moderbolagets möjlighet till uppföljning av verksamheten samt för att företaget ska kunna vidta åtgärder om det börjar gå åt fel håll.

Informant A menar vidare att inom företaget är prognoserna grunden till allting. Eftersom projektledarna styr projekten själva och att ett projekt som börjar gå dåligt snabbt kan få en stor påverkan, är det viktigt att de gör prognoser och att de följs upp månadsvis för respektive projekt. Varje projekt har en mall där kostnadstyper av olika slag delas upp för att kunna följa upp prognoserna på ett bra sätt. Informant A anser att det viktigaste inom projekten är att ha koll vilket uppnås genom prognoser och uppföljning av dem.

4.1.2 Produktkalkylering

Företaget har tre kalkylatorer och projektledare som upprättar kalkyler. En kalkyl upprättas

tidigt för alla projekt Företag A åtar sig. Exakt när i processen kalkylen upprättas är olika

beroende på vad det är för projekt. Vid så kallade fastprisentreprenader kommer kalkylen först,

sedan lämnas ett anbud. Vid entreprenader med löpande räkning sätts inget fast slutpris utan

parterna kommer överens om ett visst påslag på nettokostnaderna. Informant A menar dock: ”

[…] man hinner inte jobba mer än två månader i ett projekt så börjar ju slutkunden vilja veta,

vad kommer det här kosta”. Vilket innebär att en kalkyl ändå tidigt behöver upprättas men att

det inte är det första som görs. Alla projekt stäms av mot kalkylen och justering av den kan bli

nödvändigt om det tillkommer eller försvinner delar i uppdraget. Vid avstämningen görs

därmed efterkalkyler på varje projekt. Enligt Informant A ligger kalkylerna som grund för

prognoserna eftersom varje prognos förutsätter att en kalkyl har skapats, ”annars har man

gissat och då har man lika gärna kunnat ta fram piltavlan och kasta pil då, skriver ner så här

blev det, utan man måste ha en egen kalkyl”. Exempelvis förklarar informant A att den kostnad

(28)

22 som har kalkylerats för inköp är ett maxbelopp som företaget strävar efter att understiga genom att förhandla om lägre priser och därmed få bättre marginaler. Prognoserna som sätts för hela bolaget kan även ses som en kalkyl. Där tittar informant A på föregående år, vad hen tror om marknaden framöver samt vilka projekt hen vet att de redan har kontrakterade.

4.1.3 Prestationsmått

Företag A har ett resultatmål där koncernen har kommunicerat att de bör ha en vinst på 8%. I och med att de ingår i en koncern följs andra nyckeltal upp och jämförs med de andra företagen i koncernen. De mäter och jämför bland annat andelen fasta kostnader och omsättning per anställda. Detta är dock inte ett arbete som utförs frekvent. ”Det är inget vi jobbar jätteaktivt med, det är det inte. Men det förekommer”. De använder även olika nyckeltal i deras projekt, bland annat kostnaden per kvadratmeter för att utföra en viss arbetsuppgift.

Sedan de blev en del av koncernen har de alltid utfört medarbetarundersökningar som följs upp.

De kommer även att börja med ett hållbarhetsarbete som koncernen har tagit fram. Där kommer de bland annat arbeta med att vara en trygg medarbetare, handla material och tjänster av etiska riktiga leverantörer, bedriva energieffektiva projekt och bidra till samhällsnyttan. Detta är dock något som informant A menar att de på företaget redan arbetar med men att det nu är något som koncernen vill mäta och marknadsföra. Orsaken till hållbarhetsarbetet är enbart för att

”investera på börsen” samt att det är ett försäljningsargument för att sälja entreprenader. ” […]

det är ingen som ska tro något annat att vi ska vara så väldigt miljöriktiga eller så utan det är striktat”.

Företag A mäter även andelen service och sjukskrivning. Enligt koncernen är service ” […]

uppdrag som inte har en tydlig start och tydligt slut [...] Det kan också vara felsökande underhåll och ja, och så mindre typ av projekt”. Genom detta mäter de hur stor andel av omsättningen som är service. Informant A menar att detta mäts för att service enligt marknaden ses som en trygghet och återkommande kunder. Sjukskrivningar är något som informant A personligen är intresserad av att mäta för att veta om personalen mår bra. Detta är något de följer upp och jämför men det rapporteras också till moderbolaget. I dagsläget är de nöjda med antalet styrmått och fokuserar istället på att förbättra dem de använder nu.

Vi vill nog egentligen inte ha nå mer att mäta så utan, vi är nog i en fas där vi ska bli bättre på

att mäta och bli ännu mer träffsäkra och veta att vi träffar där vi vill, så att vi känner inget

behov av att ha mer saker.

(29)

23 Informant A menar även att det finns andra mål som mäts och statistik som tas fram som de inte har någon stor nytta av men som står med i årsbokslutet.

4.1.4 Övrigt

Under hela informant A:s karriär har styrningen varit sig lik i den aspekten att grunden är att det mäts på projektnivå. För informant A är ekonomistyrning jätteviktigt, syftet med mycket av den styrning hen bedriver är att säkerställa att de har koll på läget, veta vart de är på väg samt att driva företaget framåt. ”De tycker jag är skitdryg som tycker att man ska mäta men jag vill också veta, är man på väg ner i diket då vill jag veta det tidigt”. Informant A lyfter ändå att det säkert finns både bättre och sämre sätt att arbeta med styrningen.

4.2 Företag B

Företag B som 2018 hade ett medelantal anställda på ca 30, klassas som ett småföretag. Idag bedriver företaget verksamhet inom bland annat bygg- och anläggning runt om i Sverige, det kan då handla om större projekt men även ett antal mindre uppdrag, de arbetar dock inte mot privatpersoner. Informant B som har grundat företaget är VD och ägare. Informant B har en gymnasieutbildning inom el och tele i grunden och har under sin karriär arbetat upp sin kompetens genom praktisk erfarenhet och internutbildningar, någon formell ekonomisk utbildning finns inte.

4.2.1 Budgetering

I Företag B arbetar de med årsbudget som främst handlar om ”så här mycket måste vi omsätta för att vi ska gå runt”. På företagsnivå menar informant B att de inte budgeterar för kostnader, detta arbete sker snarare på projektnivå där budgetarbetet blir detaljerat ner på kontonivå och mynnar ut i en förväntad vinst för projektet. De budgeterade kostnaderna för varje projekt ser informant B som maxbelopp ” […] budgeterade materialkostnader där brukar jag säga åt dem att så här vill jag ha […] sen vill jag att ni gör en 5% inköpsvinst på det”. Informant B förklarar även att företaget måste budgetera för sina administrativa kostnader som uppstår i samband med att de ska följa befintliga lagar och regler samt beställarens olika krav.

Anledningen till att företaget arbetar med budget är för att skapa möjlighet för uppföljning,

varje projekt stäms av och följs upp var fjortonde dag. Samtidigt brukar informant B då passa

på att kolla hur företaget i stort ligger till. ”Då ser jag ju hur vi ligger till men man får ju ändå

inte in sanning man måste ha lite koll på hur mycket leverantörsfakturor ligger in i systemet

och sådana här saker också”.

(30)

24 4.2.2 Produktkalkylering

När informant B berättar om produktkalkylering förklarar hen att det inför varje projekt skapas en kalkyl och nämner vidare delar som produktionskalkyl, nettokalkyl samt omkostnadskalkyl.

” […] nettokalkylen då pratar man oftast om att utföra och sen kommer produktionskalkylen och då får du även med omkostnadskalkylen”. I omkostnadskalkylen ingår kostnader för bland annat tjänstemän, kranar och handverktyg. Dessa kalkyler slås sedan samman till en slutsida där de gör pålägget, hur mycket företaget ska tjäna på projektet och det är den slutsidan som sedan blir projektets budget. Informant B förklarar att ” […] just det här med budget och kalkyl […] man kan säga att det går i varandra kan man ju säga, det är ju ungefär samma sak.”

Innan projektet påbörjas hålls ett så kallat startmöte där man går igenom kalkylen med beställare och platsledning för att stämma av hur jobbet är planerat och hur mycket pengar som är avsatt för varje del. Informant B menar att det är viktigt att gå igenom kalkylen då de kan ha olika syn på hur projektet bör drivas. ” […] så här måste vi jobba”, ”Ja men det går ju att förenkla det här, så att vi kan jobba på det här viset istället”. Kalkylerna och uppföljningen av dem blir centrala i företaget för att hitta rätt prisbild. Informant B lyfter att det under arbetets gång är viktigt att följa och stämma av utfallet mot kalkylen ”vad har du för pengar? Hur går jobbet?

Hur går de här delarna?”. En återkoppling på hur projektet går måste framföras till framförallt kalkylatorn för att ge möjlighet att dra lärdom inför framtida jobb. Om en del av en kalkyl gått dåligt och kalkylatorn inte får återkoppling om detta kan samma misstag upprepas i kommande projekt.