FALK 2015
FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND – HUR KAN VI SAMVERKA?
Johan Kjernald IT-samordnare
Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685
Richard Lindström Maria Nilsson Ann-Charlotte Klarén Siv Torstensson
Staffan Almhede
Maricel Zoll Johan Kjernald
Karl Fors Karl Fors
Samordnare för verksamhetsutveckling
med stöd av IT
Kommunalförbundens nätverk med de 49 kommunerna för socialtjänst-, hälso- och sjukvårds- och e-frågor
Politiska samrådsorganet VästKom-VGR
VästKoms styrelse Strategiska Styrgruppen för
Verksamhetsutveckling med stöd av IT
Arkitekturlednings- grupp
Styrgrupp IT i Väst
DelregionalRegionalMed VGR
Socité
VästKom
Organisation verksamhetsutveckling med stöd av IT
Tjänstemannagrupper Politiska grupper
GR
970 000
Boråsregionen
280 000
Skaraborg
258 000
Fyrbodal
260 000
VästKom
FÖRANKRING
E-arkiv
Ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid.
I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system, i vilka de skapats.
Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande.
Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna.
E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester.
Vad är ett e-arkiv
E-tjänster E-tjänster
Verksamhets system Verksamhets
system
Verksamhets system Verksamhets
system
Verksamhets system Verksamhets
system
E-arkiv
Myndighetens överföring till
e-arkivet
Mellanarkiv
Myndigheten har Ansvar för
verksamhetsinformationen
Slutarkiv
Arkivmyndigheten har Ansvar för
verksamhetsinformationen
Myndighetens Överlämnande till arkivmyndigheten Tjänsteman
Tjänsteman
Invånare
Vad är ett e-arkiv
Invånare
Verksamhet IT
Bevarande
NYTTA
NYTTA
Invånare
• Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid
• Underlättar för samhället att få ökad tillgång till offentlig information
• Snabbare och enklare åtkomst till information
• Ökad delaktighet och inflytande
• Förutsättning för en modern
e-förvaltning & informationshantering
• Tillgänglig och tillförlitlig information för både handläggare och allmänhet
• Obruten digital kedja
• Undvik höga kostnader och belastning på miljö
NYTTA
Verksamhet
• System kan ställas av med följd att kostnaden för drift och support försvinner
• En standardiserad lagring med ett öppet arkivsystem
NYTTA
IT
• Handlingarna bevaras i samma typ av medium som det är skapat
• Ett arkiv för alla system
• Minska antal utskrivna dokument som ska
bevaras vilket bl.a. minskar behovet av arkivlokaler
NYTTA
Bevarande
Exempel : Utan e-arkiv
Betyg skapas i original . Kopia
sparas i betygskatalog
Originalbetyg
Medborgare/
Elev
Skolan
Arkivet
Sökning görs i den analoga betygskatalogen
Betyg har kommit
bort
Betygskopia skannas eller
kopieras
Kopian skickas till eleven med
mail eller post Betygskopia
Betygskopia
Exempel : Med E-arkiv
Betyg skapas i original . Kopia sparas i digital betygskatalog.
Originalbetyg
Medborgare/
Elev
Skolan
Arkivet
Digital sökning inom e-arkivet
Begär kopia via e-tjänst
på kommunens
hemsida
FÖRANKRING
UTBILDNING
Kurs 1: Grundläggande kurs i informationshantering.
Kurs 2: Ansvar och roller – vem ska göra vad?
Kurs 3: Att kartlägga och klassificera information – den nya
informationsredovisningen
Kurs 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och utarbeta en dokumenthanteringsplan
Kurs 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det?
Kurs 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem 4 Juni
11 Juni
17 Juni
UTBILDNING
FÖRANKRING
UTBILDNING
GODA EXEMPEL
DRIVKRAFTER
• Akut behov
• Löser ett isolerat problem
• Byte/
uppdatering av system
• Passa på att
”ta med”
e-arkiv
• En del av en strategi
• Engagerade medarbetare och chefer
BÖRJA SMÅTT
FÖRANKRING UTBILDNING GODA EXEMPEL
PROJEKT
GEMENSAM KRAVSPECIFIKATION
Sakområde Bör involvera… Möte/arbetsgrupp
Generella ramavtalsvillkor Upphandlingsansvarig, jurist 4 tillfällen Tekniska krav IT-chef, IT-strateg, IT-tekniker 6 tillfällen Arkivspecifika krav Arkivarie, verksamhetsutvecklare 8 tillfällen
Identifiera utmaningar
Identifiera utformning
av krav
Specificera krav
Presentera resultat
Regionalt Möte Regionalt
Möte
Regionalt Distansmöte
Regionalt Distansmöte
Regionalt Distansmöte
Regionalt Distansmöte Regionalt
Möte Regionalt
Möte
Johan Kjernald IT-samordnare
Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685