Malmö stad
Kulturförvaltningen 1 (3)
SIGNERAD 2019-02-08
Datum
2019-02-082-04
Vår referens
Nathalie Skarin HR-konsult
nathalie.skarin@malmo.se
Tjänsteskrivelse
Uppföljning av arbetsmiljön 2018
KN-2018-4080 Sammanfattning
En uppföljning av arbetsmiljön görs årligen. Syftet är att säkerställa att nämnden ges kontinuerlig uppföljning kring arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet i förvaltningen.
Uppföljningen utgör också ett underlag för vidare åtgärder och fördjupningsområden.
Sammanfattningsvis visar uppföljningen avseende 2018 att kulturförvaltningen har en tillfredsställande arbetsmiljö avhängigt indikatorerna – anmälda tillbud och arbetsskador, sjukfrånvaro, chefstäthet, hållbart medarbetarengagemang, delade turer, pensionsålder, personalomsättning, samt företagshälsovård.
Förslag till beslut
Kulturnämnden godkänner rapporten.
Beslutsunderlag
G-Tjänsteskrivelse - Uppföljning av arbetsmiljön 2018
Beslutsplanering
Kulturförvaltningens Ärendeberedning 2019-01-21 Kulturförvaltningens Ärendeberedning 2019-01-28 Kulturförvaltningens Ärendeberedning 2019-02-04 Kulturnämndens Ordförandeberedning 2019-02-05 Kulturnämndens arbetsutskott 2019-02-12
Kulturförvaltningens Ärendeberedning 2019-02-18 Kulturnämnden 2019-02-25
Ärendet
Uppföljning av arbetsmiljön görs årligen. Dokumentet och är en tillbakablickande redogörelse arbetsmiljöarbetet under det gångna året. I uppföljningen redogörs för det arbetsmiljöarbetet som gjorts under 2018, dels löpande text och dels i form av presentation av sammanställd statistik samt statistik av denna. Nedan presenteras en kort sammanfattning av respektive område som följts upp. Under året vidtagna åtgärder presenteras i rapporten.
2 (3) Anmälda tillbud: Förvaltningens medarbetar- och besöksrelaterade avvikelser har rapporterats i Agera. Dessa inkluderar såväl arbetsmiljö som säkerhet. Under 2018 har totalt 203 avvikelser rapporterats. Av dessa har 113 styckenklassificerats som tillbud. Tillbuden som rapporterats har handlat om en rad olika avvikelser, exempelvis stökiga besökare, utlösta brandlarm, och allergier.
Avdelningen biblioteken i Malmö (BiM) är ansvarig för en klar majoritet (138 st) av de avvikelser som rapporterats under året. Efter dialog som förts med medarbetare på BiM framgår att
avvikelser oftast kan härledas till högljudda, utåtagerande och stökiga biblioteksbesökare vilket genererar en upplevd otrygghet. Kommentar angående avvikande resultat jämfört med förra året:
Antalet tillbud som rapporterats till följd av psykosociala orsaker är väsentligt lägre än
föregående år. Enligt vad som kan tas fram ur statistiken för 2018 har inga tillbud av denna typ rapporterats.
Anmälda arbetsskador: Under 2018 har totalt 203 avvikelser rapporterats och av dessa har 15 stycken klassificerats som arbetsskador. Av de 15 arbetsskador som rapporterats har 10
klassificerats som arbetsolycka, tre som olycka till eller från arbete och en som arbetssjukdom.
Exempel på arbetsskador som rapporterats är fallolyckor, kläm- och skärskador, cykelolyckor och allergisk reaktion.
Sjukfrånvaro: Kulturförvaltningens sjukfrånvaro 2018 var 4%. Sjukfrånvaron har ökat något sedan föregående år. Sjukfrånvaron ligger fortsatt markant lägre än vad den gör för Malmö stad som helhet. Enligt sjukfrånvaroredovisningen 2017 var Skåne läns medeltal för sjukfrånvaro 6,6% och kulturförvaltningens nivå 2018 kan i relation till detta anses låg. Kvinnors
sjukfrånvaro ligger stabilt medan männens har ökat. Chefers frånvaro ligger lägre i år än
föregående år. Både kort- och långtidsfrånvaro har minskat men nedbrutet ytterligare kan ses att frånvaro överstigande 91 dagar har ökat.
Företagshälsovård: Kulturförvaltningen har avtal om företagshälsovård med Feelgood.
Företagshälsovårdens tjänster har 2018 nyttjats till ett värde av 680 tkr vilket är en ökning med cirka 140 tkr sedan 2017.Vidare kan ses att 51% av insatserna varit förebyggande och 45% varit efterhjälpande. Samtliga rehabiliterande insatser som Feelgood involverats i har varit på
individnivå medan de förebyggande till största del har varit på gruppnivå. Positivt är att en del insatser (4%) även gjorts inom det främjande området, detta på gruppnivå. De tjänster som nyttjats på gruppnivå kan till stor del härledas till förvaltningens arbete mot sexuella trakasserier.
Feelgoods tjänster har övervägande nyttjats av kvinnliga medarbetare (81%). Fördelat per ålder kan ses att tjänsterna till största del nyttjats av medarbetare i ålder 40–49 år. De yngre
medarbetarna (18–29 år) är den grupp som i minst utsträckning nyttjat tjänsterna.
Personalomsättning: Kulturförvaltningen hade i snitt 509 anställda 2018. Det är en ökning med drygt 40 medarbetare jämfört med 2017, varav 28 kvinnor och 16 män. 2017
tillsvidareanställdes ett stort antal nya medarbetare på förvaltningen, varav de flesta under våren.
Detta var till stor del en följd av den omorganisation som då genomfördes i Malmö stad.
Sammanfattningsvis genererar detta en personalomsättning på 6,3% vilket är en ökning med knappt en procentenhet sedan förra året. Utfallet är betydligt lägre än för staden som helhet och den marginella ökningen som skett sedan föregående år ser förvaltningen som positiv. Det är fortsatt en högre omsättning bland kvinnor än män.
Chefstäthet: Chefstätheten har ökat sedan föregående år. Förvaltningen har vid årets slut totalt 56 chefer vilket medför en ökning med 8 chefer sedan 2017. En majoritet av dessa har 10 medarbetare eller färre, 23 av dem har 11–25 medarbetare och ett par har fler medarbetare än så.
3 (3) Kulturförvaltningen hade i snitt 509 anställda 2018 vilket genererar ett medeltal på tio
medarbetare per chef vilket är en förbättring sedan föregående år. Förvaltningen kommer fortsätta sin strävan att nå målet avseende antal medarbetare per chef (20 st). Arbetet väntas bidra till goda förutsättningar för en hållbar arbetssituation för förvaltningens chefer.
Hållbart medarbetarengagemang (HME): Medarbetarenkäten inom Malmö Stad benämns HME och mäter Ledarskap, Motivation och Styrning. Resultatet visar på en marginell minskning av det totala HME index. Förvaltningen har av tradition en hög svarsfrekvens och så även i år, än om den sjunkit något (från 90 % till 89 %). Resultaten för undergrupperna håller sig relativt stabila jämfört med föregående år, än om index för styrning och motivation sjunkit något. I undergruppen ledarskap har det totala index ökat från 78,4 till 79,0. Sett två år tillbaka har detta index ökat från 76,0 vilket kan tyckas vara en nämnbar positiv utveckling. En sammanställning av årets medarbetarenkät visar att kulturförvaltningens medarbetare upplever sitt arbete som meningsfullt. Det nära ledarskapet tycks också uppskattas av en stor del av medarbetarna. Ett område som upplevs behöver förbättras är hur arbetsplatsensmål följs upp och utvärderas.
Ansvariga
Pernilla Conde Hellman, Kulturdirektör
