FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

2012-12-06 113-5297-2012

Förfrågningsunderlag 113-5297-2012 .doc

Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress

Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan 5 054-19 70 00 (växel) 054-19 73 00 varmland@lansstyrelsen.se

651 86 KARLSTAD

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Länsstyrelsen i Värmland inbjuder härmed

intresserade företag att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor avseende

Lokalvård

Sista dag för att inkomma med anbud: 2013-01-28

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER ... 4

1.1 Bakgrund ... 4

1.2 Mål och syfte ... 4

1.3 Omfattning ... 4

1.4 Upphandlande myndighet ... 5

1.5 Upphandlande myndighets kontaktperson ... 5

1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning ... 5

1.6.1 Förteckning ... 5

1.6.2 Frågor och svar ... 5

1.6.3 Ändringar/kompletteringar ... 6

1.6.4 Upphandlingsform ... 6

1.6.5 Formella krav på anbudet ... 6

1.6.6 Anbudets inlämnande ... 6

1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär ... 7

1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud ... 8

1.9 Utvärdering ... 8

1.10 Upphandlingssekretess ... 8

1.11 Kommersiell sekretess ... 8

1.12 Tilldelningsbeslut ... 9

2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE ... 10

2.2 Juridisk ställning ... 10

2.3 Teknisk förmåga och kapacitet ... 11

2.3.1 Yrkesmässig erfarenhet ... 12

2.3.2 Kvalitetsarbete ... 12

2.3.3 Miljö ... 13

2.3.4 Underleverantörer ... 14

3 KRAVSPECIFIKATION ... 15

3.1 Omfattning ... 15

3.2 Krav på personal ... 16

3.3 Kvalitetsuppföljning ... 17

3.4 Pris ... 17

3.5 Kommersiella villkor ... 18

4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD ... 19

1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1.1 Bakgrund

Länsstyrelsen är en viktig länk mellan människor och kommuner å ena sidan och regering, riksdag och centrala myndigheter å den andra. Vi arbetar för ett

långsiktigt hållbart samhälle genom kunskapsförmedling, tillsyn, stöd- och tillståndsgivning, utveckling och samordning inom många samhällsområden.

Vi förutsätter att våra leverantörer delar statens gemensamma värdegrund. Dess sex principer anger inriktningen för hur myndigheter och statsanställda ska ta sig an sina uppdrag.

– Demokrati - Legalitet

- Objektivitet, saklighet och likabehandling - Fri åsiktsbildning

- Respekt för alla människors lika värde - Effektivitet och service

Länsstyrelsen i Värmlands län (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade

entreprenörer att lämna anbud på lokalvård i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.

1.2 Mål och syfte

Lokalvårdsuppdraget ska bedrivas med upprätthållande av rätt kvalitet så att den mellan Länsstyrelsen och leverantören överenskomna hygiennivån uppnås och bibehålls.

Resultatet ska, av Länsstyrelsens personal och besökare, uppfattas svara mot vedertagna uppfattningar om renhet och en god hygien.

1.3 Omfattning

Uppdraget omfattar daglig städning och eventuella flytt- eller extrastädningar.

Lokalvården skall utföras enligt bifogade städinstruktioner (bilaga 1). Lokalytan beräknas till ca 6 731 m² varav av kontorsrummen utgör ca 2 458 m², kök- och lunchrum ca 132 m² och övriga utrymmen ca 4 141 m². Länsstyrelsens anställda uppgår till ca 230 personer.

Länsstyrelsen garanterar inga volymer. Ovanstående lokalvårdsyta presenterar endast nuläget.

Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna offerter överstiger den budget som är avsatt för arbetet.

Uppdraget avser gälla från avtalstecknandet och två (2) år framåt med möjlighet för Länsstyrelsen att därefter förlänga avtalet med upp till ett (1) plus ett (1) år.

Avtalsperioden beräknas påbörjas 2013-04-01.

1.4 Upphandlande myndighet Länsstyrelsen Värmland

Organisationsnummer 202100-2395 651 86 KARLSTAD

Besöksadress: Våxnäsgatan 5

1.5 Upphandlande myndighets kontaktperson Jan Nyrén

Tel: 054 – 19 73 13 Fax: 054 – 19 73 00

E-post: jan.nyrén@lansstyrelsen.se

1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning 1.6.1 Förteckning

Detta förfrågningsunderlag består av:

 Förfrågningsunderlag (denna skrift)

 Bilaga 1, Städinstruktioner

 Bilaga 2, Prisbilaga

 Bilaga 3, Referensuppdragsblankett

 Bilaga 4, Avtalsutkast

Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits.

1.6.2 Frågor och svar

Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart skall frågor ställas skriftligen, via e-post till kontaktperson under punkten 1.5.

Sista dag för att ställa frågor (anbudsgivaren): 2013-01-15 Sista dag för att svara på frågor (Länsstyrelsen): 2013-01-17

Frågor med vidhängande svar kommer att publiceras på Länsstyrelsens webbplats och i databasen OPIC. Svaren utgör en del av förfrågningsunderlaget. Det åligger leverantören att hålla sig löpande informerad om upphandlingen på någon av dessa webbplatser och kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar publiceras.

1.6.3 Ändringar/kompletteringar

Om förfrågningsunderlaget behöver ändras eller kompletteras, kommer att detta publiceras på Länsstyrelsens webbplats och i databasen OPIC.

1.6.4 Upphandlingsform

Detta är en upphandling som sker enligt ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling.

1.6.5 Formella krav på anbudet Ett giltigt anbud förutsätter

 Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.

 Anbudet skall vara skrivet på svenska

 Anbudet skall vara bindande till och med 2013-12-31 vilket bekräftas nedan.

Anbudets giltighetstid bekräftas. Ja Nej

1.6.6 Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att:

 Anbudet skall vara inkommet senast 2013-01-28. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej.

 Anbudet innehåller företagsnamn, adress, besöksadress, organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress.

 Länsstyrelsen kan komma att kontrollera leverantörens samtliga

uppgifter. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudet förkastas.

 Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson:

Företagsnamn

Organisationsnummer

Adress, besöksdress, telefonnummer, e-postadress

Kontaktperson

Telefonnummer

E-post till vilket

tilldelningsbeslut kan skickas (om annan än ovan)

Behörig förträdare

 Anbudet är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren ombeds att nyttja dubbla kuvert.

 Anbudet är tydligt märkt med ”Anbud i upphandling Lokalvård” och dnr. 113-5297-2012. Observera att anbud som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen.

 Anbudet inlämnas i ett (1) original och en (1) komplett kopia

 Anbudet bör även bifogas som filer på CD-skiva eller USB-minne läsbara i MS Office-, pdf-format eller annat väletablerat standardformat.

Vid eventuella skiljaktigheter mellan det skriftliga anbudet och det digitalt erhållna underlaget gäller det skriftliga originalanbudet.

 Förfrågningsunderlagets disposition följs.

 Observera att anbud via fax eller e-post accepteras ej.

Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud.

Länsstyrelsen Värmland Verksamhetsstöd/Ekonomi Våxnäsgatan 5

651 86 Karlstad

Öppettider är måndag – fredag 08.00 – 15.00 lunchstängt mellan kl. 12.00 – 13.00. Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången. Observera att brevinkastet endast är 32 x 3 cm och är för litet för exempelvis en pärm.

1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär

För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombedes använda bifogade svarsmallar.

Bekräftelse av att ställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan. I vissa punkter förekommer flera olika skall-krav i ett och samma stycke/avsnitt.

I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger Länsstyrelsen Värmland rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det

uttryckligen anges att svar inte skall lämnas på grund av att kravet inte är

tillämpligt. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. Markering av kryssruta ”Ja” eller

”Nej” som svar på frågan ”Är kraven uppfyllda?” avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav.

Textrutan används för att lämna efterfrågade uppgifter och redovisningar. Om redovisningen är omfattande kan anbudsgivaren lämna den i separat bilaga.

Textrutan ska då innehålla uppgift om bilagan och en tydlig referens till denna.

1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud

Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav. Skall-kraven avser formella krav på anbudet (1.6.5 och 1.6.6), krav på leverantören (kapitel 2) och krav på tjänsten (kapitel 3). Skall-krav är ovillkorliga krav som skall vara uppfyllda för att anbud skall kunna prövas vidare.

1.9 Utvärdering

De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen (se ovan 1.8) kommer att utvärderas enligt nedan.

Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ”lägst pris”, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat pris kommer att antas som leverantör i denna upphandling.

1.10 Upphandlingssekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra

uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.

1.11 Kommersiell sekretess

Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan

sekretessbeläggas.

Begäran om kommersiell sekretess

Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap. 16 § Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.):

Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs):

Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut.

Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast

undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

1.12 Tilldelningsbeslut

Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas.

Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda.

2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE

För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör skall

nedanstående krav uppfyllas. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har.

2.1 Gemensamt anbud

Detta krav gäller endast om anbudet är ett gemensamt anbud enligt LOU. Kryssa i rutan ”Ej aktuellt” om det inte är fråga om ett gemensamt anbud.

Med gemensamt anbud avses här situationen att flera juridiska eller fysiska personer tillsammans avger ett anbud. Se vidare LOU 1 kap 11 §.

Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud, skall anbudsgivaren vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. I anbudet skall anges vilka leverantörer som ingår i anbudet och hur man avser uppfylla kravet på avtalstecknande med en juridisk person.

Ett samarbetsförhållande skall kunna påvisas genom skriftligt avtal som uppvisas på begäran.

Samtliga anbudssökande som lämnar gemensamt anbud skall uppfylla kraven i 2.2.

Observera att om anbudsgivaren avser använda underleverantörer är detta ej att betrakta som ett gemensamt anbud. Ange ev. underleverantörer enligt punkt 2.3.4.

Ovanstående krav accepteras/uppfylls: Ja Ej aktuellt

Ytterligare information alternativt hänvisning till bilaga:

2.2 Juridisk ställning

10 kap 1§ i LOU kommer att beaktas för det fall Länsstyrelsen får kännedom om däri beskrivna omständigheter.

Enligt LOU 10 kap. 2 § får anbudsgivare ej:

 Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud.

 Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.

 Vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraftvunnen dom

 Ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen

 Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter

Vidare kontrolleras att:

 Anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret

 Anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger.

 Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter.

Länsstyrelsen kommer i denna upphandling samarbeta med Skatteverket såväl vid upphandlingstillfället som löpande under avtalstiden. Kontroll av ovanstående punkter kan komma att göras.

Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga utdrag ur officiellt register eller annan likvärdig handling från behöriga myndigheter i det egna landet enligt följande:

 Att LOU 10 kap. 6 § enligt ovan föreligger

 Att registrering i yrkes – eller handelsregister föreligger.

 Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter.

Anbudsgivare skall på heder och samvete genom kryssmarkering till höger intyga att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt ovan ej föreligger.

Ja

Nej

2.3 Teknisk förmåga och kapacitet

Anbudsgivaren skall ha förmåga och kapacitet att leverera tjänster i den omfattning och komplexitet som upphandlingen omfattar. Anbudsgivaren ska bifoga en kort företagspresentation för att beskriva sin kapacitet att tillgodose

Länsstyrelsens behov av lokalvård enligt de förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag.

Anbudsgivaren ombeds ange följande i sin presentation:

 Verksamhetsbeskrivning

 Personalstyrka

 Leveranskapacitet för uppdraget

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till bilaga:

2.3.1 Yrkesmässig erfarenhet

Anbudsgivaren ska ha gedigen och identifierbar erfarenhet av att utföra lokalvård för externa kunder. Anbudsgivaren ska utföra eller ha utfört minst tre (3)

referensuppdrag avseende lokalvård likvärdigt det som efterfrågas i denna

upphandling. Anbudsgivaren skall redovisa uppdragen i referensuppdragsblankett, bilaga 3. Uppdragen får inte vara äldre än fem år. Referensblanketterna ska

innehålla uppgifter om kontaktperson hos kunden och vara underskriven av kunden.

För att betraktas som likvärdigt ska följande kriterier vara uppfyllda 1. Ha utförts i offentlig miljö eller i kontor med pågående verksamhet.

2. Avse lokalvård om minst 4 000 m²

3. Uppdragen får inte vara äldre än fem är räknat från sista anbudsdag.

4. Uppdragen ska vara utförda enligt avtalade villkor och därmed enligt uppdragsgivaren på ett godtagbart sätt.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 2.3.2 Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt kvalitetsarbete.

Anbudsgivaren ska ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras.

Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering, INSTA 800 eller motsvarande eller i form av ett eget

dokumenterat kvalitetssystem.

För att verifiera att ovanstående krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga antingen

 Intyg om certifiering. Intyget skall vara giltigt vid tidpunkten för ansökans undertecknande och även vid tidpunkten för Länsstyrelsen förfrågan om intyg. Vidimerad kopia går bra.

eller

 en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten som minst innehåller:

 Kvalitetspolicy

 Hur anbudsgivaren följer upp att resultat motsvarar ställda krav

 Hur man arbetar med förbättringar

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Beskrivning av kapacitet alternativt hänvisning till bilaga:

2.3.3 Miljö

Anbudsgivaren skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete.

Anbudsgivaren skall arbeta systematiskt för att minimera sin miljöbelastning.

Anbudsgivaren ska ha en organisation för att bedriva ett effektivt miljöarbete och ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras.

Anbudsgivaren skall beskriva hur denne arbetar med miljöfrågor.

Ange om företaget arbetar efter miljöledningssystem EMAS, ISO14001, FR2000 eller liknande.

För att verifiera ovanstående krav skall anbudsgivaren bifoga antingen intyg om certifiering enligt EMAS, ISO14001, FR2000

eller

 en manual som minst skall visa:

 företagets miljöpolicy

 företagets övergripande miljömål

 rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet

 rutiner och kriterier för inköp av miljöpåverkande insatsvaror

 om miljökrav ställs på egna leverantörer Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Beskrivning av kapacitet alternativt hänvisning till bilaga:

2.3.4 Underleverantörer

Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet.

Leverantören har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av delar av anbudet under förutsättning att underleverantörer redovisas i anbudet. Det ska redovisas vilket eller vilka områden som respektive underleverantörer kommer att engageras. Med underleverantörer avses samtliga företag och organisationer etc.

som anlitas av leverantören för att delta i leveransen av tjänsten. Leverantörer som avser att använda underleverantör ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs föra att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som

upphandlingen omfattar. Leverantör svarar för underleverantörers arbete så som för sitt eget.

Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2. Länsstyrelsen ska godkänna varje underleverantör.

För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och

organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för.

Namn Org. nr Beskrivning

Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Underleverantörer ej aktuellt

3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Omfattning

Anbudsgivaren skall utföra uppdraget i enlighet med bifogad städinstruktion (bilaga 1).

Lokalerna

Lokalvården skall fortgå utan avbrott i åtagandet.

Lokalerna har en lokalyta enligt hyreskontraktet på ca 6 443 m², exklusive väggar.

Lokalerna har linoleumgolv utom i trapphus, pelarhav, hisshall, huvudentré där det är skifferplattor. I vissa sammanträdesrum är det parkettgolv.

Lokaluppgifter och ritningar skall hanteras med sekretess och handlingarna får inte kopieras och/eller spridas. Länsstyrelsen reserverar sig för eventuella lokalförändringar som inte justerats på ritningarna.

Visning av lokalerna

För att anbudsgivaren ska kunna bilda sig en uppfattning om lokalerna och den kvalité som krävs så kan anbudsgivaren infinna sig för en visning av lokalerna.

Visning av lokalerna beställs hos kontaktpersonen under punkt 1.5.

Observera att inga frågor kommer att besvaras under visningen. Frågor skall ställas skriftligen till kontaktperson under punkt 1.5.

Närmare specifikationer av lokaler, städfrekvenser och förväntat resultat framgår av bifogad städinstruktion (bilaga 1).

Tider

Lokalvårdsarbetet skall i huvudsak utföras på Länsstyrelsens arbetstid vilket innebär måndag – fredag 07.00 – 17.00. Undantag kan komma att göras efter särskild överenskommelse, exempelvis vid golvvård, flytt- eller extra städning.

Maskiner och förbrukningsmateriel

Anbudsgivaren skall tillhandahålla bekosta och underhålla alla maskiner, redskap och annan utrustning samt kemikalier och förbrukningsmateriel för lokalvård som behövs för att genomföra uppdraget.

Anbudsgivaren skall endast använda miljömärkta produkter vid utförandet av lokalvård. Dessutom skall anbudsgivaren använda doftfria produkter p.g.a.

allergirisk. Redovisning av de produkter som anbudsgivaren kommer att använda för den dagliga underhållningsstädningen skall bifogas anbudet.

Redovisning av produkter som kommer att användas i den dagliga underhållsstädningen alternativt hänvisning till bilaga:

Förbrukningsartiklar

Länsstyrelsen tillhandahåller vissa förbrukningsartiklar och hygienartiklar så som toalettmateriel, pappmuggar, hushållspapper, plastpåsar till papperskorgar, flytande tvål, diskmateriel m.m..

Det åligger leverantören att distribuera ut ovanstående materiel samt vid anskaffningsbehov rapportera till utsedd kontaktperson vid Länsstyrelsen.

Personal och förrådsutrymmen för städpersonal

Länsstyrelsen tillhandahåller låsbar lokal och städförråd med tillgång till varmt och kallt vatten. För närmare beskrivning av dessa lokaler hänvisas till visningen av lokalerna och till ritningar som delas ut då.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.2 Krav på personal

Arbetsledare

Arbetet skall ledas och kontrolleras av arbetsledare med SRY-utbildning eller annan utbildning som kan anses likvärdigt. För samtliga lokaler skall en ansvarig arbetsledare leda och ansvara för den löpande driften samt kvalitetssäkring av lokalvårdsarbetet. Kontaktperson gentemot Länsstyrelsen ska finnas tillgänglig på telefon då städning pågår och vara ytterst ansvarig för kontroller.

Lokalvårdare

Leverantören skall inneha personella resurser med adekvat utbildning avseende städmetoder, städredskap och kemisktekniska produkter samt kompetens och erfarenheter att utföra förekommande städuppgifter så att uppsatta mål och avtalade villkor nås.

Möten

Leverantören arbetsledare skall medverka på möten med Länsstyrelsen. Dessa möten skall hållas en gång i månaden. Leverantören skall kalla till dessa möten.

Påkallar Länsstyrelsen ytterligare inspektionsbehov skall leverantören erbjuda detta, utan extra kostnader.

Personal

Tjänstgöringslistor med fullständiga namn och personnummer för personal som arbetar i Länsstyrelsens lokaler skall lämnas vid uppdragets början. Leverantören ansvarar för att denna förteckning uppdateras löpande under avtalstiden.

Personalen skall ha enhetlig klädsel, dvs. profilklädsel samt namnbricka med eget och företagets namn.

Språkkunskaper

Personal skall tala och läsa det svenska språket för att kunna tillgodo göra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar m.m. som är en del av lokalvårdsarbetet.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.3 Kvalitetsuppföljning

Leverantörens egenkontroll

Leverantören skall fortlöpande kontrollera städkvalitén mot städinstruktionen (bilaga 1). Leverantören skall utföra egen kvalitetskontroll minst en gång per månad, eller med den frekvens som är överenskommet mellan parterna. Dessa skall dokumenteras och redovisas till Länsstyrelsen vid månatliga möten.

Egenkontrollen ska minst omfatta kontroll av:

 Städresultat

 Att städinstruktionen är uppdaterade och aktuella

 Städmetoder, utrustning och kemikalier

 Personalens komptens och klädsel

 Eventuell vikarietillsättning under perioden

Länsstyrelsens kontroll

Utöver leverantörens löpande kontroller kommer Länsstyrelsen att göra kontroller av att lokalvården utförts enligt städinstruktionen (bilaga 1). Dessa görs på

Länsstyrelsens initiativ och i den utsträckning som Länsstyrelsen bedömer att det finns behov av. Dessa kontroller dokumenteras av Länsstyrelsen. Arbetsledare eller dennes ställföreträdare kommer att bli kallad för genomgång av resultaten.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.4 Pris

Anbudsgivaren skall använda det prisformulär (bilaga 2) som bifogats anbudet.

Anbudsgivaren skall fylla i samtliga uppgifter för att anbudet skall vara komplett.

De volymer som Länsstyrelsen anger i prisbilagan är endast ämnade för

anbudsutvärdering. Objekts städytor kan komma att reduceras eller utökas under avtalstiden. Pris som lämnats ska användas som underlag vid reducering eller utökning av städytor.

Priset skall omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader. Länsstyrelsen accepterar inte några administrativa avgifter såsom fakturerings- eller

expeditionsavgifter.

Anbudsgivarna skall räkna på angivna ytor (punkt 1.3) för objektet, oavsett om anbudsgivaren kommit fram till annat vid egen kontroll.

Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

3.5 Kommersiella villkor

Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD

Anbud är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan.

Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande.

……….(ort) den ……….(datum)

_________________________

Namnförtydligande

Titel och företag