• No results found

9 Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll RS160204

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "9 Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll RS160204"

Copied!
30
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

9

Revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

RS160204 Ärendet

Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetet med intern kontroll bedrivs ändamålsenligt. Revisorernas bedömning är att arbetet inte är helt ändamålsenligt och man ger i rapporten rekommendationer hur arbetet kan utvecklas.

Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och detta innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare

samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning. En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet.

Regionkontorets bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för

riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionkontoret att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till

tjänstemannaorganisationen.

Förslag till beslut

Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att

• översända svar på revisionsrapporten till revisorerna Handlingar i ärendet

Tjänsteskrivelse från regionkontoret (2016-05-03) Skrivelse från regionstyrelsen

Revisionsrapport

Ärende 9 RS 2016-06-01

(2)

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum Diarienummer

2016-05-03 RS160204

Regionkontoret Styrning och stöd Staffan Johansson kanslichef

1(7)

Regionstyrelsen

Svar på revisionsrapport Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

Förslag till beslut

Regionstyrelsen beslutar att

 översända svar på revisionsrapporten till revisorerna

Sammanfattning

Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetet med intern kontroll bedrivs ändamålsenligt. Revisorernas bedömning är att arbetet inte är helt ändamålsenligt och man ger i rapporten rekommendationer hur arbetet kan utvecklas.

Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och detta innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare

samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning.

En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet.

Regionkontorets bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller

(3)

2(7)

tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionkontoret att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till

tjänstemannaorganisationen.

Revisorernas bedömningar mot kontrollmålen

Revisorerna har ställt upp ett antal kontrollmål och som ligger till grund för svaret på revisionsfrågan. Nedan redovisas kontrollmålen och regionstyrelsens

kommentarer till respektive kontrollmål

Kontrollmål Revisionens kommentar

Regionkontorets kommentar Utövar

regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll?

Delvis uppfyllt.

Regionstyrelsen har säkerställt att alla nämnder antagit en internkontrollplan för 2015 samt att nämnderna avrapporterar resultaten i samband med

årsredovisningen.

Däremot har regionstyrelse, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas

återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015.

Nämnderna gör en

återrapportering i samband med årsbokslutet. Därefter görs en sammanställning som redovisas till regionstyrelsen. Under 2016 sker detta vid styrelsens juni sammanträde. Nämndernas inrapportering används som underlag för utarbetande av kontrollområden och

kontrollmoment. Regionstyrelsens uppdrag inom uppsiktsplikten kommenteras längre fram.

Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån

väsentlighet och risk

Delvis uppfyllt

Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade

riskanalyser för år 2016.

För övriga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av kontrollområden.

Endast risknivån för

Regiondirektören har fattat beslut om att samtliga förvaltningar ska genomföra sina riskanalyser och göra sina internkontroller inom ett verksamhetssystem. Under 2015 (inför 2016 års internkontrollplan) implementerades detta i samtliga förvaltningar utom två. De

förvaltningar som återstår är närsjukvården och psykatrin och dessa kommer att inordnas i

(4)

3(7)

granskningsområdena framgår av

internkontrollplanen.

Enligt uppgift har

kontrollmålen tagits fram genom resonemang och dialog.

samma system under 2016. De flesta nämnder samt styrelsen gör därför i dagsläget en samordnad riskanalys som resulterar i en intern kontrollplan.

Är

kontrollaktiviteter na enligt

internkontrollplan erna genomförda och rapporterade till nämnderna?

Delvis uppfyllt

Samtliga nämnder har genomfört

internkontrollplanerna och behandlat uppföljning av internkontrollplan 2015. Resultatet av genomförda

kontrollaktiviteter har rapporterats till regionstyrelsen.

Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte

sammanställts och behandlats av regionstyrelsen.

Se svar kontrollmål 1.

Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

Delvis uppfyllt Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och förbättringsområden som identifierats.

Detta område behöver utvecklas ytterligare. Genom

verksamhetssystemet finns standardiserade mallar

utarbetade som gör uppföljning men också redovisar planerade aktiviteter inom påtalade

förbättringsområden. Denna del av verksamhetssystemet kommer att implementeras i anslutning till återrapportering av nämndernas intern kontrollplaner. I dagsläget sker enbart rapporteringen för regionstyrelsen enligt utarbetad mall.

(5)

4(7)

Revisionens rekommendationer samt regionkontorets kommentarer

Revisorerna har också sammanställt ett antal rekommendationer som redovisas nedan. Regionkontoret har kommenterat varje rekommendation med förslag till åtgärder om bedömning görs att behov av förändring finns.

Rekommendation Kommentar Genomför bildandet av en

referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete

Ett nätverk på tjänstemannanivå är under

bildande. Det första mötet sker i juni månad och ska då gå igenom nämndernas återrapportering, gå igenom kontrollområden samt föreslå om det finns behov av gemensamma kontrollmoment med anledning av nämndernas

återrapporteringar. Denna genomgång blir därmed en regiongemensam komplettering till regionstyrelsens tidigare arbete med

kontrollområden och kontrollmoment.

I nämndernas planer för intern kontroll anges hur

kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte

omfattningen och mer precist vad som ska kontrollera

Denna möjlighet finns i verksamhetssystemet och ska implementeras.

Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som

tillämpningsanvisningarna.

Någon översyn har inte skett sedan 2006.

Bedömningen är att en viss revidering av

reglementet bör ske, men att de till största delen av redaktionell art. Däremot finns ett behov av att utarbeta nya tillämpningsanvisningar

lämpligtvis i form av ett direktiv från normerande direktör som i sin tur resulterar i rutiner för respektive förvaltning.

Regionstyrelsen bör ta

ställning till vilken information och återrapportering de anser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt

Enligt kommunallagens paragrafer och

regionens reglemente för intern kontroll så ligger det övergripande ansvaret att det finns en god intern kontroll på regionstyrelsen. I detta ligger också att ge sådana riktlinjer så att en god organisation för intern kontroll kan finnas.

(6)

5(7)

Nämnderna har å andra sidan det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde.

Gränsdragningen mellan uppsiktsplikt och ansvar kan här bli svårdefinierad.

Regionkontoret anser att den organisation som tillämpas i dag, om än inte fullt ut

implementerad, ger underlag för att

uppsiktsplikten uppfylls. Nämnderna gör en återrapportering genom att de skickar in sin rapport över intern kontroll. Dessa rapporter tillsammans med regionstyrelsens egna rapport bildar sedan underlag för revidering av

kontrollområden och eventuellt behov av gemensamma kontrollmoment i kommande riskanalyser. Genom denna organisation bibehålls nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen samtidigt som regionstyrelsen, via styrning av kontrollområden och

kontrollmoment utövar sin uppsiktsplikt utan att gränsen för ansvar flyttas.

Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till

samordnare och andra nyckelpersoner i internkontrollarbetet

Rekommendationen är relevant, inte minst vad gäller utbildning för samordnare och andra nyckelpersoner. I ett första skede bör dock informationsinsatser vara prioriterat för de förtroendevalda.

Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll

samordnas. Goda exempel på planering, genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna utnyttjas mer effektivt.

Detta kommer att ske via det nätverk som etablerats.

Uppföljning och

återrapportering av den

interna kontrollens tillämpning behöver förbättras.

Återrapportering ska ske i enligt med uppföljningsanvisningarna och detta sker i dagsläget. Däremot kommer implementeringen i ett gemensamt verksamhetssystem att

(7)

6(7)

Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas interna kontroll löpande under året.

Regionstyrelsen, har vid tidpunkten för denna

granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015.

underlätta återapporteringen. Den nämnd som upptäcker avvikelser i den interna kontrollen ska omedelbart rapportera detta till styrelsen och detta system finns ingen anledning att förändra.

Däremot kan det vara tveksamt att systematiskt följa upp nämndernas interna kontroll löpande under verksamhetsåret eftersom detta skulle innebära att uppsiktsplikten riskerar att ta över nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen. Rekommendationen om så pass frekventa uppföljningar ligger inte heller i linje med nuvarande reglemente och

tillämpningsanvisningar där styrelsens skyldighet är att utvärdera det samlade systemet för intern kontroll och föranstalta förbättringar. Styrelsen ska också besluta om förbättring av

gemensamma rutiner.

Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna.

Regiongemensamma kontrollmoment bör övervägas.

Regiongemensamma kontrollområden har införts i riskanalysen och styrelsen har via

arbetsutskottet pekat ut att i riskanalysen inför 2017 års riskanalys ska det inom

kontrollområdet ”hot och våld” utarbetas regiongemensamma kontrollmoment.

Regionens styrelse- och nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker.

För regionstyrelsens del så har en väl

fungerande rutin utarbetats vilket innebär att arbetsutskottet i samband med utarbetandet av förslag till den årliga internkontrollplanen även ger direktiv till regionkontoret över vilka

kontrollområden och eventuella kontrollmoment man anser ska ingå i den kommande

riskanalysen.

Regionkontoret genomför sedan en riskanalys som i sin helhet redovisas till arbetsutskottet som pekar ut vilka kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollen. Detta arbete har de senaste åren skett vid två sammanträden och prioriteringen har helt skett utifrån de

(8)

7(7)

förtroendevaldas prioriteringar. Regionkontoret har utifrån dessa prioriteringar sedan utarbetat förslag till en intern kontrollplan som antagits av regionstyrelsen. De förtroendevalda har därför vid flera tillfällen mycket goda möjligheter att påverka både kontrollområden och

kontrollmoment i riskanalysen såväl som i den färdiga interna kontrollplanen.

Den modell som tillämpas för regionstyrelsen är därför rekommenderad att användas även i nämndernas arbete med intern kontroll.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet

Det finns inga ekonomiska konsekvenser med anledning av beslutet

Regionkontoret

Catarina Dahlöf Nina Mårtensson

Regiondirektör Administrativ direktör

Bilaga:

Revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll Förslag till svar till revisorerna

Styrelsens/nämndens beslut delges Revisorerna

Nämnderna för kännedom

(9)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

1(7)

Datum Diarienummer

2016-06-01 RS160204

Region Hallands revisorer

Svar på revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

Regionstyrelsen har behandlat revisionsrapporten Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll vid sitt sammanträde den 1 juni 2016 och vill avge följande svar.

Revisorerna har gjort granskningen utifrån 2015 års intern kontrollplan och det innebär att det är de rutiner som användes vid utarbetandet som kommit att analyseras. Under 2015 kom det regiongemensamma verksamhetssystemet att implementeras ytterligare och därigenom har det åstadkommits ett tydligare

samband mellan riskanalys och intern kontroll. Det arbetssätt som etablerats inom regionstyrelsen har förfinats men i gengäld så har det aktiva arbetssätt som valts visat sig påverka planeringen för antagande av intern kontrollplan och uppföljning. En revidering av tidsplaneringen behöver därför ske inför utarbetandet av 2017 års intern kontrollplan. Under våren 2016 kommer också ett nätverk för den interna kontrollen att etableras och träffas med kontinuitet.

Regionstyrelsen bedömning är dock att vissa förbättringsområden finns. Bland annat bör samtliga nämnder använda det gemensamma verksamhetssystemet för

riskanalys och intern kontroll och de standariserande moment som finns däri bör användas mer frekvent. Nämnderna bör också etablera samma arbetssätt för riskanalys och intern kontroll som regionstyrelsen har etablerat. Det finns också ett behov av att göra justeringar i reglementet för intern kontroll men främst vad gäller tillämpningsanvisningarna. Vidare ser regionstyrelsen att det finns ett behov av fler utbildnings- och informationsinsatser till de förtroendevalda såväl som till

tjänstemannaorganisationen.

Regionstyrelsens kommentarer till revisionsens kontrollmål

Revisorerna har ställt upp ett antal kontrollmål och som ligger till grund för svaret på revisionsfrågan. Nedan redovisas kontrollmålen och regionstyrelsens kommentarer till respektive kontrollmål.

(10)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

2(7)

Kontrollmål Revisionens kommentar

Regionstyrelsens kommentar

Utövar

regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det

samlade systemet för intern kontroll?

Delvis uppfyllt.

Regionstyrelsen har säkerställt att alla nämnder antagit en internkontrollplan för 2015 samt att

nämnderna

avrapporterar resultaten i samband med

årsredovisningen.

Däremot har regionstyrelse, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas

återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015.

Nämnderna gör en

återrapportering i samband med årsbokslutet. Därefter görs en sammanställning som redovisas till regionstyrelsen.

Under 2016 sker detta vid styrelsens juni sammanträde.

Nämndernas inrapportering används som underlag för utarbetande av

kontrollområden och kontrollmoment.

Regionstyrelsens uppdrag inom uppsiktsplikten kommenteras längre fram.

Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk

Delvis uppfyllt Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade riskanalyser för år 2016.

För övriga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av

kontrollområden. Endast risknivån för

granskningsområdena framgår av

internkontrollplanen.

Enligt uppgift har kontrollmålen tagits fram genom

resonemang och dialog.

Regiondirektören har fattat beslut om att samtliga förvaltningar ska genomföra sina riskanalyser och göra sina internkontroller inom ett

verksamhetssystem. Under 2015 (inför 2016 års

internkontrollplan) implementerades detta i

samtliga förvaltningar utom två.

De förvaltningar som återstår är närsjukvården och psykatrin och dessa kommer att inordnas i samma system under 2016.

De flesta nämnder samt

styrelsen gör därför i dagsläget en samordnad riskanalys som resulterar i en intern

kontrollplan.

(11)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

3(7)

Är

kontrollaktiviteterna enligt

internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnderna?

Delvis uppfyllt

Samtliga nämnder har genomfört

internkontrollplanerna och behandlat

uppföljning av

internkontrollplan 2015.

Resultatet av genomförda

kontrollaktiviteter har rapporterats till regionstyrelsen.

Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen.

Se svar kontrollmål 1.

Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

Delvis uppfyllt Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och förbättringsområden som identifierats.

Detta område behöver utvecklas ytterligare. Genom verksamhetssystemet finns standardiserade mallar

utarbetade som gör uppföljning men också redovisar planerade aktiviteter inom påtalade

förbättringsområden. Denna del av verksamhetssystemet kommer att implementeras i anslutning till återrapportering av nämndernas intern

kontrollplaner. I dagsläget sker enbart rapporteringen för

regionstyrelsen enligt utarbetad mall.

(12)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

4(7)

Regionstyrelsens kommentarer på revisionens rekommendationer

Revisorerna har sammanställt ett antal rekommendationer som redovisas nedan.

Regionstyrelsen har kommenterat varje rekommendation med förslag till åtgärder om bedömning görs att behov av förändring finns.

Rekommendation Kommentar

Genomför bildandet av en referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete

Ett nätverk på tjänstemannanivå är under bildande. Det första mötet sker i juni månad och ska då gå igenom nämndernas

återrapportering, gå igenom kontrollområden samt föreslå om det finns behov av

gemensamma kontrollmoment med anledning av nämndernas

återrapporteringar. Denna genomgång blir därmed en regiongemensam komplettering till regionstyrelsens tidigare arbete med kontrollområden och kontrollmoment.

I nämndernas planer för intern kontroll anges hur

kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte omfattningen och mer precist vad som ska kontrollera

Denna möjlighet finns i

verksamhetssystemet och ska implementeras.

Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som tillämpningsanvisningarna. Någon översyn har inte skett sedan 2006.

Bedömningen är att en viss revidering av reglementet bör ske, men att de till största delen av redaktionell art. Däremot finns ett behov av att utarbeta nya

tillämpningsanvisningar lämpligtvis i form av ett direktiv från normerande direktör som i sin tur resulterar i rutiner för respektive förvaltning.

Regionstyrelsen bör ta ställning till vilken information och

återrapportering de anser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt

Enligt kommunallagens paragrafer och regionens reglemente för intern kontroll så ligger det övergripande ansvaret att det finns en god intern kontroll på regionstyrelsen. I detta ligger också att ge sådana riktlinjer så att en god organisation för intern kontroll kan finnas.

(13)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

5(7)

Nämnderna har å andra sidan det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde.

Gränsdragningen mellan uppsiktsplikt och ansvar kan här bli svårdefinierad.

Regionkontoret anser att den organisation som tillämpas i dag, om än inte fullt ut implementerad, ger underlag för att

uppsiktsplikten uppfylls. Nämnderna gör en återrapportering genom att de skickar in sin rapport över intern kontroll. Dessa rapporter tillsammans med regionstyrelsens egna rapport bildar sedan underlag för revidering av kontrollområden och eventuellt behov av gemensamma kontrollmoment i kommande riskanalyser. Genom denna organisation bibehålls nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen samtidigt som

regionstyrelsen, via styrning av

kontrollområden och kontrollmoment, utövar sin uppsiktsplikt utan att gränsen för ansvar flyttas.

Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till samordnare och andra nyckelpersoner i

internkontrollarbetet

Rekommendationen är relevant, inte minst vad gäller utbildning för samordnare och andra nyckelpersoner. I ett första skede bör dock informationsinsatser vara prioriterat för de förtroendevalda.

Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll samordnas. Goda exempel på planering,

genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna utnyttjas mer effektivt.

Detta kommer att ske via det nätverk som etablerats.

Uppföljning och återrapportering av den interna kontrollens

tillämpning behöver förbättras.

Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas interna kontroll löpande under

Återrapportering ska ske i enligt med uppföljningsanvisningarna och detta sker i dagsläget. Däremot kommer

implementeringen i ett gemensamt verksamhetssystem att underlätta återapporteringen. Den nämnd som

(14)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

6(7)

året. Regionstyrelsen, har vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern

kontroll 2015.

upptäcker avvikelser i den interna kontrollen ska omedelbart rapportera detta till styrelsen och detta system finns ingen anledning att förändra.

Däremot kan det vara tveksamt att

systematiskt följa upp nämndernas interna kontroll löpande under verksamhetsåret eftersom detta skulle innebära att uppsiktsplikten riskerar att ta över

nämndernas ansvar för den egna interna kontrollen. Rekommendationen om så pass frekventa uppföljningar ligger inte heller i linje med nuvarande reglemente och tillämpningsanvisningar där styrelsens skyldighet är att utvärdera det samlade systemet för intern kontroll och föranstalta förbättringar. Styrelsen ska också besluta om förbättring av gemensamma rutiner.

Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande

kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna.

Regiongemensamma

kontrollmoment bör övervägas.

Regiongemensamma kontrollområden har införts i riskanalysen och styrelsen har via arbetsutskottet pekat ut att i riskanalysen inför 2017 års riskanalys ska det inom kontrollområdet ”hot och våld” utarbetas regiongemensamma kontrollmoment.

Regionens styrelse- och

nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker.

För regionstyrelsens del så har en väl

fungerande rutin utarbetats vilket innebär att arbetsutskottet i samband med utarbetandet av förslag till den årliga internkontrollplanen även ger direktiv till regionkontoret över vilka kontrollområden och eventuella

kontrollmoment man anser ska ingå i den kommande riskanalysen.

Regionkontoret genomför sedan en riskanalys som i sin helhet redovisas till arbetsutskottet som pekar ut vilka

kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollen. Detta arbete har de senaste åren skett vid två sammanträden och

(15)

Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad . Besöksadress: Södra vägen 9 . Tfn: 035-13 48 00 . Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se . Webb: www.regionhalland.se . Org.nr: 232100-0115

7(7)

prioriteringen har helt skett utifrån de förtroendevaldas prioriteringar.

Regionkontoret har utifrån dessa

prioriteringar sedan utarbetat förslag till en intern kontrollplan som antagits av

regionstyrelsen. De förtroendevalda har därför vid flera tillfällen mycket goda möjligheter att påverka både

kontrollområden och kontrollmoment i riskanalysen såväl som i den färdiga interna kontrollplanen.

Den modell som tillämpas för

regionstyrelsen är därför rekommenderad att användas även i nämndernas arbete med intern kontroll.

Regionstyrelsen

Mats Eriksson Catarina Dahlöf

Regionstyrelsens ordförande Regiondirektör

(16)
(17)
(18)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Kerstin Sikander Cert kommunal revisor Mars 2016

Regionstyrelsens och

nämndernas arbete med intern kontroll

Region Halland

(19)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

1

Innehåll

1. Sammanfattning och bedömning ... 2

1.1. Bedömningar mot kontrollmål ... 2

1.2. Revisionell bedömning ... 3

1.3. Rekommendationer ... 3

2. Inledning ... 5

2.1. Bakgrund ... 5

2.2. Syfte och Revisionsfråga ... 5

2.3. Revisionskriterier ... 5

2.4. Kontrollmål ... 5

2.5. Avgränsning ... 5

2.6. Metod ... 5

3. Iakttagelser ... 6

3.1. Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för intern kontroll? ... 6

3.1.1. Övergripande styrdokument... 6

3.1.2. Nämndernas styrdokument ... 7

3.1.3. Organisation ... 7

3.1.4. Stödsystem ... 7

3.2. Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån väsentlighet och risk? ... 7

3.3. Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna för 2015 genomförda och rapporterade till nämnderna? ... 8

3.4. Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? ... 8

(20)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

2

1. Sammanfattning och bedömning

PwC har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av Region- styrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll.

Revisionsfrågan för denna granskning är:

Är regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll ändamålsenligt.

1.1. Bedömningar mot kontrollmål

Följande bedömning av kontrollmålen ligger till grund för svaret på revisionsfrågan:

Kontrollmål Kommentar

Utöver regionstyrelsen det övergripande ansvaret för in- tern kontroll samt utvärderar det samlade systemet för in- tern kontroll

Delvis uppfyllt

Regionstyrelsen har säkerställt att samtliga nämnder har antagit en internkontroll plan för 2015 samt att nämnderna avrapporterar resulta- tet i samband med årsredovisningen. Däremot har Regionstyrelsen, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas åter- rapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015

Har beslut om internkontroll- plan föregåtts av en dokumen- terad bedömning utifrån vä- sentlighet och risk

Delvis uppfyllt

Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har dokumenterade riskanalyser för år 2015. För öv- riga nämnder saknas dokumenterad riskanalys som visar vad som ligger till grund för urval av kontrollområden. Endast risknivån för gransk- ningsområdena framgår av internkontrollplanen.

Enligt uppgift har kontrollmålen tagits fram ge- nom resonemang och dialog.

Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna ge- nomförda och rapporterade till nämnderna?

Delvis uppfyllt

Samtliga nämnder har genomfört internkontroll- planerna och behandlat uppföljning av internkon- trollplan 2015. Resultatet av genomförda kon- trollaktiviteter har rapporterats till Regionstyrel- sen. Regionstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen.

(21)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

3

Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

Delvis uppfyllt

Beslut om konkreta åtgärder med anledning av resultatet saknas för flera av de brister och för- bättringsområden som identifierats.

1.2. Revisionell bedömning

Vår samlade bedömning är att regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kon- troll inte är helt ändamålsenligt.

Utifrån granskningens iakttagelser är det vår bedömning att arbetet med hur den interna kontrollen ska organiseras, planeras och genomföras behöver fortsatt utveckling. Vi kan konstatera att regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll i viss mån har utvecklats efter granskningen som PwC genomförde år 2012. Numera tar samtliga drift- nämnder fram en årlig internkontrollplan och resultatet rapporteras tre gånger per år.

Internkontrollplaner som vi har tagit del av är utformade på lite olika sätt. I våra inter- vjuer har det framkommit att nämnderna kommit olika långt med att arbeta med intern kontroll på ett systematiskt sätt. Granskningen har exempelvis visat att det inte finns nå- gon gemensam samlad bild av hur processen fram till fastställande av internkontrollplan ska bedrivas och dokumenteras.

Ett område med stor förbättringspotential är, enligt vår bedömning, arbetet med att iden- tifiera och värdera verksamheternas risker. Det är i risk- och väsentlighetsanalyser det kommer fram vilka förutsättningar det finns för en god intern kontroll och hur kontrollsy- stemet är uppbyggt för att hantera olika risker. Den slutliga internkontrollplanen ska om- fatta kontroller av kvarstående risker. I dag är flera kontrollmoment som ingår i intern- kontrollplanerna löpande avstämningsrutiner. Det förkommer också kontrollmoment inom områden med bedömd låg risk.

1.3. Rekommendationer

Vi bedömer några områden som särskilt viktiga för regionstyrelsens och driftnämndernas fortsatta arbete med intern kontroll.

Genomför bildandet av en referensgrupp med uppdrag att utveckla ett enhetligt och organiserat arbete med den interna kontrollen i ett koncernperspektiv.

I nämndernas planer för intern kontroll anges hur kontrollmomentet inom ett visst kontrollområde ska genomföras men inte omfattningen och mer precist vad som ska kontrolleras. Vi föreslår att nämnderna utvecklar internkontrollplanerna genom att konkretisera metod för och omfattning av kontrollerna.

Regionstyrelsen bör revidera och förnya såväl reglementet som tillämpningsanvis- ningarna för intern kontroll. Någon översyn har inte skett sedan 2006.

Regionstyrelsen bör ta ställning till vilken information och återrapportering de an- ser sig behöva för att uppfylla sin uppsiktsplikt.

(22)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

4

Utbildningsinsatser bör riktas till förtroendevalda i nämnder och styrelse samt till samordnare och andra nyckelpersoner i internkontrollarbetet.

Regionstyrelsen bör ställa krav på att förvaltningarnas arbete med intern kontroll samordnas. Goda exempel på planering, genomförande, mallar etc som finns inom regionen bör kunna nyttjas mer effektivt.

Uppföljning och återrapportering av den interna kontrollens tillämpning behöver förbättras. Regionstyrelsen bör som en del i uppsikten följa upp nämndernas in- terna kontroll löpande under året. Regionstyrelsen har, vid tidpunkten för denna granskning, inte sammanställt nämndernas återrapportering och utvärderat det samlade systemet för intern kontroll 2015.

Regionstyrelsen kan bli tydligare i sin roll som övergripande ansvarig för den in- terna kontrollen genom att ge återkoppling till nämnderna. Regiongemensamma kontrollmoment bör övervägas.

Regionens styrelse- och nämndsledamöter bör involveras i processen att identifiera och värdera verksamhetens risker.

(23)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

5

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Av kommunallagen framgår att nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Det inne- bär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamhet- en bedrivs på ett effektivt sätt. Det innebär också att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig samt att de regler och riktlinjer som finns för verksamheten följs. Regionstyrelsen har ett övergri- pande ansvar för att den interna kontrollen fungerar och ska utarbeta styrande och stöd- jande dokument i form riktlinjer för intern kontroll.

Revisorerna ska varje år uttala sig om ansvarsfrågan i revisionsberättelsen. En viktig del i ansvarsutövandet är att bedöma regionstyrelsens och nämndernas sätt att utöva kontroll.

2.2. Syfte och Revisionsfråga

Syftet med granskning är att översiktligt bedöma hur dessa politiska organ arbetar med kontroll och uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet.

Revisionsfrågan som ska besvaras är:

Är regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll ändamålsenligt?

2.3. Revisionskriterier

Revisionskriterierna för granskningen hämtas ur:

Reglementet för intern kontroll

Tillämpningsanvisningar

Kommunallagen

2.4. Kontrollmål

Utövar regionstyrelsen det övergripande ansvaret för intern kontroll samt utvärde- rar det samlade systemet för intern kontroll?

Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning uti- från väsentlighet och risk?

Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnderna?

Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

2.5. Avgränsning

Granskningen avgränsas till att omfatta regionstyrelsens övergripande arbete med intern kontroll samt driftnämnders arbete med intern kontroll inom respektive verksamhetsom- råde.

2.6. Metod

Genomgång av styrande dokument samt planer och uppföljning för intern kontroll. Ar- betsutskotten för Regionstyrelsen och driftnämnderna har svarat på, i förväg utskickade frågor, i samband med revisorernas träffar. Intervjuer har genomförts med förvaltningar- nas tjänstemän som rapporterar till nämnderna om intern kontroll.

(24)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

6

3. Iakttagelser

3.1. Utövar regionstyrelsen det övergripande ansva- ret för intern kontroll samt utvärderar det sam- lade systemet för intern kontroll?

En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner. Kontrollen ska förebygga, upptäcka och åtgärda.

3.1.1. Övergripande styrdokument

I samband med ny mandatperiod uppdaterades reglemente för Regionstyrelsen samt reglementen för driftnämnderna (Regionfullmäktige den 5 nov 2014, § 108). I reglemen- tena framgår att driftnämnderna ska svara för att verksamheten utförs på ett rationellt och ekonomiskt sätt, att räkenskaperna är rättvisande och att den interna kontrollen är tillräcklig. Regionstyrelsen ska följa upp att nämndernas interna kontroll är tillräcklig.

Regionens reglemente för intern kontroll med tillhörande tillämpningsanvisningar upp- daterades senast år 2006 (Landstingsfullmäktige 13 nov 2006). Nämnderna ska enligt reglementet för intern kontroll se till att en organisation upprättas och att regler och an- visningar antas för den interna kontrollen. Varje nämnd ska som grund för sin styrning av det interna kontrollsystemet genomföra riskanalyser för sin verksamhet. I reglementets tillämpningsanvisningar tydliggörs att en risk- och sårbarhetsanalys ska ligga till grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av internkontrollarbetet. Vi- dare ska nämnderna anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Re- sultatet av uppföljningen ska löpande rapporteras till nämnden. Nämnden ska senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen till styrelsen.

I Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2015 anges att internkontrollplanen ska föl- jas upp i samband med uppföljningsrapport 1 och 2 samt årsredovisning. Årets resultat från uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras till Regionstyrelsen. Inrap- porteringen ska ske via stödsystemet Stratsys. Rapporten ska innehålla information om vilka kontrollområden som styrelsen/nämnden har valt för 2015, sammanfattat resultat av denna uppföljning och eventuellt vidtagna åtgärder. I de fall det finns förslag på åtgär- der för förbättringar av regiongemensamma rutiner så ska dessa redovisas. Återrapporte- ring ska ske senast den 27 januari 2016.

I reglementet för intern kontroll framgår att regionstyrelsen har ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom regionen. Som ett led i detta arbete har Regionkon- toret kontrollerat att samtliga nämnder har antagit interna kontrollplaner för 2015. Ären- det har behandlats av Regionstyrelsen 2015-05-27.

Regionstyrelsens egen återrapportering samt nämndernas resultat från uppföljning av den interna kontrollen 2015 har vid tidpunkten för denna rapport inte sammanställts och behandlats av regionstyrelsen. Regionstyrelsen har därmed inte heller gjort någon samlad bedömning av nämndernas interna kontroll för år 2015.

(25)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

7

3.1.2. Nämndernas styrdokument

Driftnämnd Hallands sjukhus samt Driftnämnd ADH har fastställt nämndspecifika regler och anvisningar för den interna kontrollen. (DN Hallands sjukhus 2015-01-21, DN ADH 2015-03-03).

Nämndernas styrdokument för uppföljning av olika ledningssystem är också en del an det samlade kontrollsystemet. Det är oklart hur nämndernas planer för internkontroll ska förhålla sig till annan form av styrning och uppföljning som nämnderna bedriver.

3.1.3. Organisation

Regionens organisation för arbetet med intern kontroll har under 2015 blivit mer tydligt än tidigare. Varje förvaltning har en utsedd person med ansvar för att samordna plane- ring, genomförande och rapportering. I dagsläget finns inte något uttalat nätverk för erfa- renhetsutbyte.

3.1.4. Stödsystem

Regionen har infört stödsystemet Stratsys som ett verktyg i arbetet med intern kontroll.

Med Stratsys kan arbetet ske i samma system för alla nämnder. Det är enkelt att följa alla steg i processen på övergripande nivå. I systemet finns i viss mån beskrivningar av ar- betsmoment och mallar för dokumentation. Samtliga nämnder utom Närsjukvården, Psy- kiatrin och Regionservice har kommit igång i Stratsys.

3.2. Har beslut om internkontrollplan föregåtts av en dokumenterad bedömning utifrån

väsentlighet och risk?

En riskbedömning syftar till att identifiera var verksamhetens risker finns. Analysen bör ta hänsyn till både externa och interna risker. Ny lagstiftning eller organisations- och personalförändringar kan exempelvis medföra att verksamhetens risker förändras från ett år till ett annat. Riskanalysen är framåtblickande och är en del av det förebyggande arbetet.

I reglementets tillämpningsanvisningar förtydligas att en risk och sårbarhetsanalys ska ligga till grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av internkon- trollarbetet. Nämnderna har kommit olika långt i detta arbete.

Driftnämnderna ADH och Hallands sjukhus har en dokumenterad riskanalys för år 2015.

I prioriteringen har kontrollmomentet, att säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan, bedömts ha risknivå 1. Kontrollmomentet ingår inte i internkontrollpla- nen 2015 med motiveringen låg risk.

Övriga nämnder har inga dokumenterade riskanalyser för år 2015 som visar vad som lig- ger till grund för urvalet av kontroller. Endast risknivån för granskningsområdena fram- går av internkontrollplanen. I arbetet med framtagande av internkontrollplan har det skett ett resonemang inom förvaltningarna om vilka kontrollområden och kontrollmo- ment som ska väljas ut. Revisorerna har i tidigare granskningar konstaterat att nämnder- na inte varit involverade i processen att identifiera och värdera risker. Inför 2015 har en- staka nämnder (arbetsutskott) varit delaktiga på något sätt men i de flesta fall är riskbe-

(26)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

8

dömningen en tjänstemannaprodukt. Inför framtagandet av kontrollområden 2016 har nämndernas medverkan blivit mer aktiv. Vi har tagit del av dokumenterade riskanalyser för 2016 som dokumenterats i Stratsys. Där ingår inte Närsjukvården, Psykiatrin samt Regionservice.

3.3. Är kontrollaktiviteter enligt internkontrollpla- nerna för 2015 genomförda och rapporterade till nämnderna?

Ett sätt att motverka och minimera de risker som identifierats i riskbedömningen är att utforma kontrollaktiviteterna. Kontrollaktiviteterna sammanställs i en internkontroll- plan. Genomförandet av kontrollaktiviteterna innebär en granskning av den verksam- het som har bedrivits eller bedrivs.

Nämnd Datum för rapportering i nämnd

Regionstyrelsen Enligt uppgift på ett kommande sam-

manträde.

Driftnämnd Hallandssjukhus 2016-03-01

Driftnämnd ADH 2016-03-01

Driftnämnd Närsjukvård 2016-02-18

Driftnämnd Psykiatri 2016-02-16

Driftnämnd Regionservice 2016-01-26

Driftnämnd Kultur och skola 2016-02-08

Nämndernas redogörelse i UR 1, UR 2 och årsredovisning har följt med riktlinjerna för Region Hallands uppföljning 2015. Återrapportering till Regionstyrelsen senast 27 januari 2016 har inte uppfyllts av samtliga nämnder. Regionstyrelsen har inte uttalat någon sammantagen slutsats och bedömning av hur regionens system för intern kontroll funge- rar på en övergripande nivå. Enligt uppgift kommer Regionstyrelsen att behandla

driftnämndernas rapporter om uppföljning av intern kontrollplan 2015 på ett kommande sammanträde.

I samband med årsbokslutet rapporterar förvaltningarna resultatet av genomförda kon- trollaktiviteter till respektive nämnd. Driftnämnderna Hallands Sjukhus samt ADH gör en samlad bedömning av den interna kontrollen i sin rapportering till regionstyrelsen. För övriga driftnämnder saknas en samlad bedömning i rapporteringen.

3.4. Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

Regionstyrelsen

Internkontrollplanen omfattar 6 kontrollområden med totalt 11 kontrollmoment.

Som tidigare nämnts har uppföljning av Regionstyrelsens internkontrollplan inte behand- lats av styrelsen.

(27)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

9

Redovisningsenheten har upprättat en internkontrollplan som omfattar fyra ruti-

ner/system för den regiongemensamma ek0nomiska redovisningen. I rapporteringen är kontrollmoment, urval, resultat och förslag på åtgärder presenterade.

Åtgärder med anledning av resultatet är:

 GAS har arbetet fram en rutin som ska säkerställa korrekt kontering av moms på konto 7070 Representation samt att det ska finnas nödvändig information om syfte och deltagare.

Översyn av att attestordning och registrerade attestanter i Agresso samstämmer.

Gjort förtydliganden i process och rutinbeskrivning vid kontering av utbildning.

Infört återkommande kontroller av stora periodiseringsposter.

Redovisningsenhetens internkontrollplan har inte varit ett ärende som behandlats av sty- relsen.

DN Hallands sjukhus

Internkontrollplanen omfattar 8 kontrollområden vara 7 kontrollområden återrapporte- ras. Kontrollmomentet ”Säkerställa att organisation finns för kontroll av medicinteknisk säkerhet” har inte återrapporterats. I återrapporteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller.

Angivna kontrollmoment är i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verk- samheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt. Genomförda ”kontroller” ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräckligt väl eller inte.

Några förbättringsområden har identifierats:

Behov av att utveckla utdatarapporter för att säkra uppföljningen av kvalitet, som del i den månatliga uppföljningen av verksamheten.

Samarbetet mellan Medicinsk Teknik Halland, Logistikservice och Regionupp- handling behöver utvecklas och stärkas för att säkra följsamhet till gällande upp- handlingsavtal och uppdateringen av Mediq web shop.

Av nämndbeslutet framgår att de förbättringsområden som har identifierats i uppfölj- ningen behöver fortsatta att utvecklas och förbättras.

Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment.

DN ADH

Internkontrollplanen omfattar sju kontrollområden. Samtliga kontrollområden, kon- trollmoment och kontrollmetoder är gemensamma med DN Hallands sjukhus. I återrap- porteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller.

I likhet med Hallands sjukhus är angivna kontrollmoment i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verksamheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt.

(28)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

10

Genomförda ”kontroller” ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräck- ligt väl eller inte.

Brister har framkommit angående dokumentation vid upphandling. Förvaltningen avvak- tar regiongemensamma riktlinjer. Av nämndsbeslutet framgår att bristerna behöver bli åtgärdade.

Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment.

DN Närsjukvård

Internkontrollplanen omfattar 19 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap- porteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning 2015.

I återrapporteringen beskrivs kontrollsystem för respektive kontrollområde, genomförda aktiviteter, uppföljningar enligt certifieringskrav samt resultatet av genomförda kontroller i de fall kontroller genomförts. Flera kontrollmoment har karaktären av aktivite-

ter/rutiner som är delar i den löpande verksamheten.

Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen:

Rapporteringen till nämnden gällande delegerade beslut. Inga åtgärder redovi- sade.

Följsamhet till upphandlings- och samavtal. Nya kontrollmoment kommer att ingå i internkontrollplanen för 2016

Rutiner för bisysslor. Återkoppling ha skett till närmaste chef.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

DN Psykiatri

Internkontrollplanen omfattar 14 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap- porteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning 2015.

I återrapporteringen beskrivs resultatet av genomförda kontroller eller kommentar till uppföljningen. En del kontroller som har utförts inom ramen för intern revision av led- ningssystem ingår i rapporteringen.

Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen:

Inköp av hyrläkartjänster följer inte fastställda rutiner. Avvikelsen beror delvis på att upphandlade leverantörer inte kunnat leverera verksamhetens behov. Kon- trollområdet kommer att kvarstå även 2016.

Vid systemkontroll av årshjulet med aktiviteter för det systematiska arbetsmiljöar- betet har uppmärksammats aktiviteter som inte fullgjorts. Inga åtgärder redovi- sade.

Loggkontroller fungerar inte tillfredsställande. Åtgärder har vidtagits med att utse loggkontrollanter samt genomförd utbildning i loggkontroll VAS.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

(29)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

11

DN Regionservice

Internkontrollplanen omfattar 11 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap- porteras.

I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts samt resultatet av genomförda kontroller.

Brister att åtgärda:

3 av 12 serviceområden visar negativa resultat 2015. Inga åtgärdsplaner är upprät- tade.

Bristande avtalstrohet inom områdena frukt och grönt, kolonial samt kaffe.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

DN Kultur och skola

Internkontrollplanen omfattar 3 kontrollområden avseende Kultur i Halland samt 3 kon- trollområden avseende skolförvaltningens verksamhet. Samtliga kontrollområden åter- rapporteras. Därutöver redovisas ett kontrollområde i internkontrollplanen 2014.

Kontrollerna har genomförts av medarbetare från regionservice och regionkontoret. I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts, resultatet av ge- nomförda kontroller samt förslag till åtgärder med anledning av resultatet. Flera kon- trollmoment har genomfört med intervjuer. Av resultatet inom skolverksamheten framgår att köptroheten har förbättrats sedan 2013 men är på fortfarande på låg nivå samt att det finns brister i rutinerna för inventarieförteckning.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

Förslag till åtgärder för att öka avtalstroheten och som redovisas i rapporteringen:

Använda, så långt som möjligt, de befintliga avtal som idag är upphandlade av Region Halland.

Förbättra inköpsrutinerna inom förvaltningen.

Starta med att utbilda samtliga beställare inom förvaltningen i inköp, regionens policys och riktlinjer samt att hitta i avtalskatalogen.

Gå igenom möjliga varor/tjänster att upphandla utifrån internrevisorns samman- ställning.

Förslag till åtgärder att förbättra rutiner för inventarieförteckning:

Blankett tas fram som ska fyllas i av inventarieansvarig i respektive verksamhet när inventarier införskaffas som inte når upp till villkoren för investering. Blanket- ten lämnas tillbaka till administrationen för registrering i sidoordnat register i Agresso. Stöldmärkning är att rekommendera för stöldbegärlig egendom, såsom t.ex. musikinstrument.

Kriterier för vad som ska stöldmärkas och upptas i inventarieförteckning beslutas inom förvaltningen.

Förslaget är att ovan rutiner gäller för nya inventarier från den 1 januari 2016. Be- fintliga inventarier behöver inventeras och bör innan 2016 års utgång ha komplet- terats i det sidoordnade registret.

(30)

Regionstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll

12

Utbildning i registret kan anordnas av ansvarig person på Regionkontoret för alla som behöver det.

Ett antal mindre åtgärder har förslagits för att stärka den interna kontrollen inom för- eningsstöd, konsthantering samt projekthantering.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

2016-03-28

Kerstin Sikander

Uppdragsledare/Projektledare

References

Related documents

kommunfullmäktige kommer att fatta beslut om under sitt första sammanträde 2020. Programmet ska 

Vid kontrollen av om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen framkom mindre avvikelse?. De flesta

Av den totala andelen ledighet för studier avser ledighet med lön 34 medarbetare inom HS-förvaltningen gällande antingen vidareutbildning eller forskning med bibehållen

Vår sammanfattade bedömning är att båda nämnderna i det fortsatta målarbetet och arbetet med intern kontroll bör framarbeta rutiner och riktlinjer för hur dessa system ska följas

Vi bedömer att nämnden för folkhälsa och sjukvård behöver fortsätta arbetet och vidta åtgärder för att komma tillrätta med att nettokostnaden för den specialiserade

Avvik- else mellan nu- varande struktur och till- gängliga tjänster. Avvikelse mellan nuvarande tillgängliga och tillgängliga om

Socialdepartementets delegation har haft fem avstämningar med Regionen fram till juni månad där frågor som berör tillgänglighet, uppskjuten vård, kort och långsiktiga planer för

Arbetsmarknads-och funktionsrättsnämndens rapportering 2019 består av sex kontrollmoment där ett kontrollmoment inte har utförts, avser risk för jävsliknande situationer,