2013-04-22 SID 1 (6) GFN/2013:5
Socialförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE
Björn Löfholm
Utökning av gemensamma familjerättsverksamheten för Solna och Sundbyberg med Ekerö kommun
Sammanfattning
Ekerö kommuns socialnämnd beslutade 2013-02-13 att dess familjerättsverksamhet önskar ingå i den gemensamma familjerättsnämnden för Solna och Sundbyberg. 2013- 04-09 ställde sig kommunstyrelsen i Ekerö bakom detta beslut och 2013-04-23 fattar kommunfullmäktige slutligt beslut i frågan. Ekerös socialkontors bedömning är att ett samgående med Solna och Sundbybergs gemensamma familjerättsverksamhet samman- taget kommer att bidra till en positiv utveckling av service och kvalitet vad avser de insatser som ska tillhandhållas för Ekerö kommuns invånare.
Enligt förvaltningen kvarstår i allt väsentligt de skäl som låg till grund för ett tidigare samgående. En utökning av den befintliga verksamheten med Ekerö kommun kommer enligt förvaltningens bedömning bidra till att ytterligare öka förutsättningarna för en fortsatt positiv utveckling och ge än bättre förutsättningar för verksamheten att möta framtida utmaningar.
Förvaltningen föreslår mot denna bakgrund att gemensamma familjerättsnämnden för Solna och Sundbyberg hemställer till kommunfullmäktige i Solna respektive Sundby- berg att from 1 januari 2014 inrätta en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet för Ekerö, Solna och Sundbyberg samt att godkänna föreliggande förslag till avtal och reg- lemente för en utökad gemensam nämnd och familjerättsverksamhet. Allt under förut- sättning att Ekerös kommunfullmäktige 2013-04-23 beslutat att godkänna föreliggande förslag till avtal för en utvidgad familjerättsverksamhet from 1 januari 2014 samt regle- mente för verksamheten.
Beslut
Gemensamma familjerättsnämnden för Solna och Sundbyberg hemställer att kommun- fullmäktige i Solna respektive Sundbyberg i enlighet med föreliggande tjänsteskrivelse from 1 januari 2014 inrättar en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet för Ekerö, Solna och Sundbyberg samt antar föreliggande förslag till avtal och reglemente för den gemensamma nämnden under förutsättning att likalydande beslut fattats av Ekerö kommunfullmäktige 2013-04-23.
Beslutet ska expedieras till:
Kommunstyrelsen, Sundbybergs stad
Kommunstyrelsen, Solna stad
Socialkontoret, Ekerö kommun
Bakgrund
Socialcheferna i de åtta nordvästkommunerna lät redan 2002 utreda förutsättningarna för ett samgående av kommunernas familjerättsverksamhet. Så småningom ledde detta till att Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby 2005 inrättade en gemensam nämnd med en samlad familjerättsenhet för dessa kommuner. I januari 2008 gjorde Upplands- Bro och Järfälla detsamma och i oktober 2009 inrättade även Solna och Sundbyberg en gemensam familjerättsnämnd med en samlad familjrättsenhet. Ekerö kommun erbjöds att ingå i den gemensamma familjerättsverksamhet som Solna och Sundbyberg inrättade 2009 men Ekerö valde då av olika skäl att inte ingå.
Avgörande skäl till formerandet av nämnda konstellationer för gemensamma verksam- heter har varit geografiska och behovet av att en gemensam verksamhet lokaliseras med god tillgänglighet för berörda kommuners medborgare. Erfarenheterna av dessa
kommungemensamma familjerättsverksamheter har hitintills varit överlag positiva.
Bakgrunden till det samgående som skett mellan kommunerna inom bl.a. det familje- rättsliga området har varit att kraven på socialtjänstens individ- och familjeomsorg ökar, bl.a. i fråga om nya uppdrag liksom förväntningar på verksamhetens tjänster och ser- vice. För att möta förändrade behov och nya målgrupper krävs nya arbetssätt. Ett vid- gat och förändrat ansvar inom ramen för befintliga resurser ställer krav kontinuerlig utveckling och effektivisering av verksamheten liksom väl övervägda prioriteringar.
Som ett led i arbetet med effektiviseringar driver nordvästkommunerna sedan en tid gemensamt flera olika verksamheter. Många kommuner har inom individ- och familje- omsorgens område svårt att på egen hand fullt ut leva upp till och möta alla de behov som finns och därmed av specialkompetens. Att gå samman i olika former av nätverk och formaliserat samarbete i projekt och i drift av reguljär verksamhet är ett sätt för kommunernas individ- och familjeomsorg att kunna möta kraven från medborgarna om verksamheter med god kvalitet och att dessa drivs effektivt.
Aktuell verksamhet
Uppdraget för familjerätten i Ekerö och den gemensamma för familjerättsverksamheten i Solna och Sundbyberg är idag i stort sett detsamma. Däremot är verksamheten av naturliga skäl olika organiserad och dimensionerad. Detta ska ses mot bakgrund av bl.a.
följande uppgifter om folkmängd för berörda kommuner 1 november, 2012:
– Ekerö: 26 085 (19 % ) – Solna: 71 379 (52 %) – Sundbyberg: 40 621 (29 %) Familjerätten Ekerö
Verksamheten har idag följande bemanning (årsarbetare på heltid):
Ca 0,10 arbetsledare (delas med andra verksamheter)
2 familjerättssekreterare
0,40 administrativ assistent (handläggning av enklare faderskapsärenden) Gemensamma familjerätten Solna – Sundbyberg
Sedan 1 oktober 2009 har Solna stad och Sundbyberg stad inrättat en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet. Solna är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i stadens organisation. Den gemensamma familjerättsverksamheten ingår i Solna stads socialförvaltning och är en del av förvaltningens Barnenhet.
Sedan verksamheten startades i oktober 2009 har bemanningen utökats något så att den idag har följande bemanning (årsarbetare på heltid):
1 gruppledare
6 familjerättssekreterare
1,5 administrativ assistent (handläggning av faderskapsärenden)
0.25 socialsekreterare (rekrytering av kontaktpersoner vid umgängesstöd) Verksamhetsstatistik
Antalet ärenden inom kommunernas familjerättsverksamhet fördelar sig enligt följande för åren 2010 till 2012:
2010 2011 2012
Ärendetyper Solna Sundby- berg
Ekerö Solna Sundby- berg
Ekerö Solna Sundby- berg
Ekerö
1. Antal barn med föräldrar i samarb.samtal (1.11)
87 49 71 107 57 64 107 57 59
1. Totalt/år 207 228 223
2. S.k. snabb- yttranden till tingsrätten (2.1)
89 48 53 72 63 40 70 47 30
2. Totalt/år 190 175 147
3. Antal med- givandeutredn.
adoption (3.1)
13 13 5 11 5 4 4 9 4
3. Totalt/år 31 20 17
4. Antal barn i vårdn.utredn. etc.
(4.1)
34 36 17 43 32 19 30 33 18
4. Totalt/år 87 94 81
5. Antal avtal umgänge (5.1)
25 11 18 30 31 8 21 7 10
5. Totalt/år 54 69 38
Tot. antal 1- 5/kommun
248 157 164 263 188 135 232 153 121
Totalt 1-5/år 569 586 506
% fördelning 1-5 43 28 29 45 32 23 46 30 24
Andel (snitt)/kommun 2010-2012, dvs. en av utgångspunkterna för kostnadsfördelningen
Solna 45 %
Sundbyberg 30 %
Ekerö 25 %
S-protokoll etc.
(ej med i kostn.
fördelningen) 7.1 636 (55 %)
353 (30 %)
175 (15%)
601 (55%)
365 (34 %)
116 (11%)
616 (55%)
367 (33%)
139 (12%)
S-prot. etc/år 1164 1082 1122
Statistiken bygger på uppgifter som kommunerna årligen lämnar till Socialstyrelsen (SoS). Den totala ärendemängden har för Ekerös del, liksom för de tre kommunerna sammantaget, minskat något under åren 2010 till 2012 men ligger i stort på en relativt stabil nivå. För perioden har även enklare faderskapsärenden, s.k. S-protokollsärenden etc. minskat något. Denna typ av ärenden tas inte med när kostnaderna fördelas då detta skulle innebära en snedfördelning eftersom antalet dy. ärenden är relativt högt i relation till övriga ärenden. Dessutom handläggs dessa ärenden administrativt av hand- läggare som utgör en mindre del av verksamhetens personalresurser.
1 Ovan redovisas punkterna (1.1 osv.) i den statistikblankett som lämnas in till Socialstyrelsen (SoS)
Utökad gemensam verksamhet
Som ovan nämnts erbjöds Ekerö kommun att ingå i den gemensamma familjerättsverk- samhet som Solna och Sundbyberg inrättade 2009. Bland skälen till att inrätta en ge- mensam verksamhet nämndes bl.a. att det skulle innebära minskad sårbarhet, förbättrad tillgänglighet och samverkan samt möjligheter att stärka ledarskapet med ökade förut- sättningar att utveckla och effektivisera verksamheten. Det framfördes också att en större enhet skulle ge bättre möjligheter till kollegialt utbyte och professionalisering och därmed kunna möta medarbetarnas önskan om utveckling. Ett annat skäl till samgåen- det var att det skulle innebära ökade möjligheter att möta konkurrensen om personal, inte minst då samtliga övriga nordvästkommuner hade inrättat gemensamma familje- rättsenheter. Erfarenheterna av den gemensamma verksamhet som nu bedrivits i snart fyra år har inneburit att de förhoppningar som fanns på ett samgående i hög utsträck- ning infriats.
Ekerö kommuns socialnämnd beslutade 2013-02-13 att dess familjerättsverksamhet önskar ingå i den gemensamma familjerättsnämnden för Solna och Sundbyberg. 2013- 04-09 ställde sig kommunstyrelsen i Ekerö bakom detta beslut och 2013-04-23 är plane- ringen att kommunfullmäktige fattar slutligt beslut i frågan. Ekerös socialkontors be- dömning är att ett samgående med Solna och Sundbybergs gemensamma familjerätts- verksamhet sammantaget kommer att bidra till en positiv utveckling av service och kva- litet vad avser de insatser som ska tillhandhållas för Ekerö kommuns invånare. Enligt kontoret blir verksamheten genom ett samgående mindre sårbar och förutsättningarna för att bevara och kunna utveckla kompetens inom området bedöms öka. Ett samgå- ende bedöms också ge större möjligheter att möta de krav på utveckling och effektivise- ring som ställs på verksamheten utifrån den fortsatta befolkningsökningen i kommu- nen.
Enligt förvaltningen kvarstår i allt väsentligt de skäl som låg till grund för ett tidigare samgående. En utökning av den befintliga verksamheten med Ekerö kommun kommer enligt förvaltningens bedömning bidra till att ytterligare öka förutsättningarna för en fortsatt positiv utveckling och ge än bättre förutsättningar för verksamheten att möta framtida utmaningar.
När det gäller frågan om tillgänglighet för en utökad verksamhet med Ekerö kan näm- nas att befintlig verksamhet, liksom större delen av Solnas socialförvaltning, är lokali- serad i Solna Business Park, ett område som ligger i nära anslutning till Sundbybergs Centrum med T-bana och pendeltåg. Under 2013 öppnas dessutom tvärbanans för- längning med en station i Solna Business Park. I direkt och nära anslutning till området finns flera busshållförbindelser varav ett par till Ekerö. Att ta sig med buss mellan Solna Business park och Ekerö centrum tar ca 30 minuter och med bil ca 15-20 minuter.
Dessutom kan nämnas att den gemensamma familjerättsverksamheten för Solna och Sundbyberg i Solna socialförvaltnings senaste övergripande brukarundersökning fick bäst resultat av alla verksamheter, bl.a. i fråga om tillgänglighet.
Totalt är verksamheten i de tre berörda kommunerna idag bemannad med sammanlagt ca 11.25 tjänster varav ca 1 arbetsledare, 8 familjerättssekreterare, ca 2 administrativa assistenter och 0,25 socialsekreterare för rekrytering av kontaktpersoner avseende um- gängesstöd.
I och med en utökning med Ekerö planeras verksamheten att bemannas enligt följande:
– 1 gruppledare
– 8 familjerättssekreterare – 2 administrativ assistent
– 0.25 socialsekreterare för rekrytering av kontaktpersoner
För en ny gemensam verksamhet innebär det en planerad bemanning med totalt 11.25 tjänster för verksamhetsåret 2014.
En utökad verksamhet kommer även fortsättningsvis att organiseras som en arbets- grupp tillhörande Barnenheten inom Solna socialförvaltning. Barnenheten som består av flera arbetsgrupper leds av en enhetschef med budget- och personalansvar. Familje- rättsgruppens gruppledare har i första hand att ansvara för arbetsledning och handled- ning i den löpande ärendehandläggningen. Inga förändringar av nuvarande uppdrag för den gemensamma verksamheten är i nuläget planerade för 2014 och framöver.
Utökad gemensam nämnd
En gemensam nämnd är den samverkansform som i första hand kommer ifråga för den myndighetsutövning som utövas inom familjerättens område. Härigenom ges de lagliga förutsättningarna för att sköta den myndighetsutövning som de samverkande kommu- nerna har att ansvara för inom området. En gemensam nämnd kan inte vara en egen juridisk person utan ingår i en av de samverkande kommunerna, den s.k. värdkommu- nen, som en av övriga nämnder. Förutsättningarna för en gemensam nämnd regleras i kommunallagen.
För en gemensam nämnd skall det finnas avtal och ett nämndreglemente. Inflytandet säkras genom att ingående kommuner har representanter i den gemensamma nämnden.
Budget skall enligt kommunallagen upprättas av värdkommunen i samråd med övriga samverkande kommuner och fördelningen av kostnader regleras i avtal. I nu gällande avtal för den befintliga gemensamma familjerättsnämnden och i förslaget till avtal för en utökad gemensam nämnd med Ekerö kommun (bifogas), liksom i förslaget till nytt justerat reglemente (bifogas), regleras bl.a. representationen i den gemensamma nämn- den. Hur berörda kommuner ska samverka regleras närmare i reglemente och i avtal.
Avtalet om en gemensam nämnd för familjerättsliga frågor löper på treårsperioder. Som värdkommun har Solna stad det fulla ansvaret för verksamheten inkl. fullständigt ar- betsgivaransvar.
Ekonomi och avtal
Kostnadsfördelningen mellan ingående kommuner i nuvarande och i kommande avtal utifrån ett samgående med Ekerö utgår i princip från samma modell för fördelning av kostnaderna som används för övriga nordvästkommuners gemensamma familjerätts- verksamheter. Modellen innebär att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invå- nare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhets- och budgetår. Den andra hälften fördelas utifrån det genomsnittliga antalet ärenden (enligt officiell SoS-statistik) under tre år t.o.m. två år före aktuellt verksamhets- och budgetår.
För en gemensam familjerättsverksamhet omfattande Ekerö, Solna och Sundbyberg beräknas budgeten för 2014 preliminärt uppgå till totalt 6 800 000 kr. I förslaget till driftbudget ingår kostnader för 11,25 årsarbetare, administration samt övriga driftskost- nader. Investeringsbudgeten för 2014 uppgår preliminärt till 100 000 kr och avser möb- ler, installation av IT, telefon, larm etc. Kostnader för kontaktpersoner vid umgänge bärs av respektive kommun liksom kostnader avseende arvoden till nämnledamöter.
Detta innebär följande fördelning av kostnaderna för en gemensam verksamhet:
Folkmängd 1 november, 2012: Ekerö: 26 085 (19 % ), Solna: 71 379 (52 %), Sund- byberg: 40 621 (29 %)
– Ärendefördelning 2010 - 2012: Ekerö 25 %, Solna 45 %, Sundbyberg 30 %
– Slutlig kostnadsfördelning (dvs. 50 % ärenden 2009-2011 och 50 % befolkning):
Ekerö 22 %, Solna 48,5 %, Sundbyberg 29,5 %
Utifrån den modell för kostnadsfördelning som enligt avtal gäller i nuvarande gemen- sam verksamhet och som även föreslås gälla enligt förslaget till avtal för en ny utökad verksamhet blir den preliminära kostnaden för 2014 per kommun, räknat med helårsef- fekt, följande:
– Ekerö: 1 496 000 kr – Solna: 3 298 000 kr – Sundbyberg: 2 006 000 kr – Summa: 6 800 000 kr
Värdkommunen Solna debiterar övriga ingående kommuner för verksamhetens faktiska kostnader enligt nämnd fördelningsmodell. Eventuellt underskott eller överskott förde- las årligen utifrån samma modell som för kostnadsfördelningen. De utredningskost- nader som Solna socialförvaltning haft för att lämna underlag till Ekerö kommun och samtliga kostnader för projektering av en utvidgad verksamhet bekostas av Ekerö.
Inför en utökning med Ekerö har ett förlag till nytt justerat avtal tagits fram i samver- kan med Ekerö och Sundbyberg (bifogas). Förslaget till nytt avtal har justerats vad avser nämndens sammansättning. Dessutom har avtalet justerats så att Ekerö kommun själv står för vissa reskostnader pga. merkostnader för hembesök och andra besök på Ekerö som ett samgående kommer att innebära. Härutöver har inga ytterliga justeringar av befintliga avtal gjorts förutom vissa anpassningar utifrån att Ekerö kommer att ingå i verksamheten och den gemensamma familjerättsnämnden.
Genomförande
Mot bakgrund av vad som ovan sagts föreslår förvaltningen att gemensamma familje- rättsnämnden för Solna och Sundbyberg hemställer till kommunfullmäktige i Solna respektive Sundbyberg att i enlighet med föreliggande tjänsteskrivelse from 1 januari 2014 inrätta en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet för Ekerö, Solna och Sundbyberg. Dessutom föreslås gemensamma familjerättsnämnden hemställa att kom- munfullmäktige i Solna och Sundbyberg antar föreliggande förslag till avtal och regle- mente för en utökad gemensam nämnd och familjerättsverksamhet. Allt under förut- sättning att Ekerös kommunfullmäktige 2013-04-23 beslutat att godkänna föreliggande förslag till avtal för en utvidgad familjerättsverksamhet from 1 januari 2014 samt regle- mente för den utökade verksamheten.
Ann-Charlotte Fager socialchef
Bilagor:
– Reglemente för Gemensamma familjerättsnämnden för Ekerö, Solna och Sundbyberg
– Avtal om gemensam nämnd och verksamhet för familjerättsliga frågor i Ekerö kommun, Solna stad och Sundbybergs stad
