14.2 Verksamhetsplan för nämnd 2014- Kommunstyrelsen

Verksamhetsplan för nämnd 2014

Kommunstyrelsen

Innehållsförteckning

1 Mått och handlingsplaner till nämndens åtaganden ... 3

1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik ... 3

1.2 Utbildning ... 7

1.3 Omsorg ... 7

1.4 Miljö och klimat ... 7

1.5 Integration och kommunikation ... 8

2 Budget på nämndens rapporteringsnivå ... 11

3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling) ... 12

3.1 IT-åtgärder 2014 ... 12

3.2 Planering för IT 2015 och framåt ... 12

1 Mått och handlingsplaner till nämndens åtaganden

Fokusområden:

1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik

Nämndens åtaganden:

1.1.1 Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (Samtliga nämnder)

Handlingsplaner

Vidareutveckla den kommunövergripande kvalitetsredovisningen avseende miljöperspektivet.

Beskrivning Inför årsredovisning 2013 utvecklas en kommunövergripande kvalitetsredovisning (version 1.0). Under 2014 ska denna kommunövergripande kvalitetsredovisning utvecklas till en version 2.0 med särskilt fokus på att se över och utveckla miljöredovisningens innehåll och form.

Förväntat resultat En reviderad miljöredovisning som är väl integrerad i kommunens kvalitetsredovisning

Stötta förvaltningarnas utvecklingsinsatser 2014 kring kvalitetsuppföljning och ständiga förbättringar.

Beskrivning Kommunledningskontoret stöttar på tre sätt:

- möjliggör nätverk och erfarenhetsutbyte mellan förvaltningarna - utvecklar systemstödet för planering och uppföljning

- bidrar med specifika insatser som stöd på enskilda förvaltningar

Förväntat resultat Samtliga förvaltningar har en etablerad form för kvalitetsuppföljning och systematik i arbetet med ständiga förbättringar.

En kommungemensam synpunkts- och klagomålshantering etableras.

Beskrivning En kommungemensam synpunkts- och klagomålshantering ska etableras med

kontaktcenter som nav och med ett gemensamt verksamhetssystem som stöd. Kontaktcenter ska på ett regelbundet och strukturerat sätt återföra information till sina uppdragsgivande förvaltningar för att dessa ska kunna utnyttja informationen för kvalitetsförbättringar av den egna verksamheten.

Förväntat resultat Verksamhetssystemet ska vara driftsatt. En kommungemensam begreppsapparat och process för synpunktshanteringen ska vara fastställd.

Under året genomförs första steget i ett arbete som på sikt ska leda till att kommunens samtliga förvaltningar omfattas av den gemensamma synpunktshanteringen fullt ut.

Nämndens åtaganden:

1.1.2 Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet (Samtliga nämnder)

Mått Data

tillgängligt:

Utfall 2012

Utfall 2013

Typ av målvärde

Beskrivning målvärde

Målvär de 2014 Uppföljning IT-

planering ur e- förvaltningspersp ektiv

Kvalitativ bedömning om det finns en förbättring mellan 2013 och 2014 års IT- planer.

Handlingsplaner

Förstudie kommunens styrning inköpsverksamhet

Beskrivning Via en förstudie titta på förutsättningar att införa en utvecklad styrning av

inköpsverksamheten samt ta fram krav som ska ställas på ett inköpssystem för Sollentuna kommun.

Förväntat resultat Underlag för beslut omstyrning av inköpsverksamheten. Underlag krav specifikation inköpssystem.

Ny modell för internkontroll.

Beskrivning Under 2014 ska en ny modell för internkontrolls tas fram som ska stötta kommunalagens krav på: · Ändamålsenlig och effektiv verksamhet, Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m., Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten.Den nya modellen ska användas vid framtagande av internkontrollplaner för 2015.

Förväntat resultat Internkontrollen 2015 bedrivs enligt den nya modellen i hela kommunen.

Internkontrollen är breddad och uppfyller tydligare kommunallagens krav.

Förstudie kommunens interna serviceverksamhet.

Beskrivning Internservice ska med omvärldsbevakning som grund lämna förslag på hur en utvecklad serviceverksamhet inom kommunen skulle kunna se ut.

Omvärldsbevakningen omfattar undersökning av dels hur andra kommuner organiserar sin internserviceverksamhet, dels vilka tjänster förvaltningar och avdelningar inom Sollentuna kommun anser att internservice ska utföra.

Förväntat resultat Underlag för beslut om kommunens interna serviceverksamhet.

Skapa ett kommungemensamt synsätt och en modell för utveckling av e-förvaltning och it- planering förankrad i e-strategin.

Beskrivning Utveckla och implementera en modell som ger förvaltningarna verktyg och stöd i

utvecklingen av e-förvaltning. Modellen säkerställer verksamheternas strategiska planering och styrning av utvecklingen samt beaktar såväl kommungemensamma som enskilda verksamheters behov.

Förväntat resultat Gemensamt synsätt etablerat samt en utvecklad och förankrad modell på plats.

Synsättet har börjat återspeglas i verksamheternas IT-planer.

En ny kommungemensam plattform och karta för att möjliggöra ökad kvalitet på information till medborgare.

Beskrivning Etablera en kommun-gemensam plattform för geografisk information och webbkarta samt förvaltnings-etablera geodata

Förväntat resultat Etablerad plattform

Nämndens åtaganden:

1.1.3 Med ett särskilt fokus på samhällsbyggnadsfrågorna, underlätta företagens kontakter med kommunen samt kvalitetssäkra kommunens hantering av näringslivsrelationerna.

Handlingsplaner

Genomföra kursen Förenkla - Helt Enkelt!

Beskrivning Utbildningen syftar till att få tillstånd bättre och effektivare kontakt mellan kommunen och företagen. Genom utbildningen ska kommunen hitta verktyg som utvecklar arbetssätt och ett positivt förhållningssätt till företagande inom förvaltningarna. Kursen vänder sig till politiker, chefer och handläggare.

Förväntat resultat När kursen är avslutad ska vi ha en tydlig bild av vad vi behöver arbeta vidare med i kommunens bemötande gentemot näringslivet. På sikt ska kursen också leda till att vi får ett bättre NKI- värde avseende bemötande inom de verksamhetsområden som utvärderas i NKI-undersökningen.

Öka näringslivets kunskap om vad kommunen gör inom ramen för samhällsbyggnadsfrågor samt trafik- och fastighetsfrågor.

Beskrivning Det behöver bli tydligare för näringslivet vem som gör vad och varför inom kommunen i hela kedjan plan – exploatering – bygglov. Vid ett tematiskt seminarie"Samhälls-byggnad samt Trafik och fastighet - Vem gör vad och varför inom kommunen?" informeras berörda förvaltningar tillsammans

Handlingsplaner

om detta. I förberedelsearbetet ingår en intern workshop för att synkroniseringen mellan berörda förvaltningar ska vara klar och tydlig. En tydlig informationsprodukt som kan användas både på hemsidan och i tryckt form tas fram. Förebild är den s k ”Ormen” som Stockholm stad arbetat fram för att beskriva flödet.

Förväntat resultat Det ska bli tydligare för näringslivet vem som gör vad inom samhällsbyggnadsfrågor och trafik- och fastighetsfrågor. Det ska ske genom ett särsklit semnarie samt en informationsprodukt som beskiver detta (pappersversion och digital för hemsidan). Det ska också bli tydligare internt vem som gör vad så vi hänvisar företagare rätt. Kommunens arbete med dessa frågor ska upplevas tydligt och tillgängligt.

Nämndens åtaganden:

1.1.4 Aktivt arbeta med att skapa möjligheter och stödja nämnderna i dialogen med näringslivet inom nämndernas olika ansvarsområden

Handlingsplaner

Utveckla och systematisera förvaltningarnas vardagskontakter med näringslivet.

Beskrivning Förvaltningarna möter näringslivet på olika sätt och med olika intensitet. Tillsammans med förvaltningarna ses befintliga kontaktytor över för att se på möjliga utvecklingspotentialer. Det kan också framkomma att en förvaltning behöver utöka kontakterna med näringslivet. Områden som kan ha utvecklingspotential är hur förvaltningen informerar på hemsidan, deltar i externt eller internt arrangerade möten där målgruppen är kommunens företag, rutiner för förfrågningar med mera (exempelvis ledig mark och lokaler).

Förväntat resultat Mycket eller lite kontakt med näringslivet, oavsett vilket ska kontakterna vara professionella och kontaktvägarna ska vara tydliga och ge korrekt information som gör att näringslivet upplever att kommunen ger dem bra service. I nästa steg ska de leda till högre ranking på Svenskt Näringslivs mätning och högre NKI för kommunen (Nöjd-Kund-Index).

Nämndens åtaganden:

1.1.5 Aktivt arbeta för att implementera reviderad personalpolicy (Samtliga nämnder)

Handlingsplaner

En aktivitetsplan för att implementera och tydliggöra personalpolicyn tas fram.

Beskrivning Planen består i att arbeta fram verktyg och instruktioner för att arbeta med implementeringen och förankring av personalpolicyn i verksamheterna. Omarbeta mallar för medarbetarsamtal och utarbeta chefsstöd för att arbeta fram lokala lönekriterier för att tydliggöra personalpolicyns intentioner.

Förväntat resultat Alla verksamheter har fått verktyg och stöd för att på ett likvärdigt sätt implementera personalpolicyn.

Internt och externt sprida den profil som framtagits för arbetsgivarmärket.

Beskrivning Lyfta fram profilen för arbetsgivarmärket i olika kanaler. Genom att stärka sambandet mellan identitet, image och profil skapar sollentuna kommen ett starkt arbetsgivaremärke.

Förväntat resultat Ökar möjligheten att attrahera och behålla kompetens.

Nämndens åtaganden:

1.1.6 Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (Samtliga nämnder)

Mått Data

tillgängligt:

Utfall 2012

Utfall 2013

Typ av målvärde

Beskrivning målvärde

Målvär de 2014 Nöjdhet

samverkan/apt

Medarbetarna säger sig vara mer nöjda med APT-träffarna jämfört med

Mått Data tillgängligt:

Utfall 2012

Utfall 2013

Typ av målvärde

Beskrivning målvärde

Målvär de 2014 situationen

under 2013.

Handlingsplaner

Alla medarbetare, chefer och fackliga förtroendemän utbildas i samverkansavtalet.

Förväntat resultat Öka kunskap och förståelse för samverkansavtalets möjligheter.

Fokusområden:

1.2 Utbildning

Fokusområden:

1.3 Omsorg

Fokusområden:

1.4 Miljö och klimat

Nämndens åtaganden:

1.4.1 Tillgängliggöra kunskap och information om olika konsumtionsvals klimatpåverkan (KS, MBN)

Nämndens åtaganden:

1.4.2 Minska klimatpåverkan från trafiken inom kommunen (KS, TFN)

Handlingsplaner

Inom ramen för arbetet med trafikstrategi och trafikplan föreslå prioriteringar i gaturummet som kan bidra till att gång- och cykeltrafiken ökar

Beskrivning Trafikstrategi och Trafikplan kommer att utgöra viktiga styrdokument för kommunens kommande arbete med prioriteringar i gaturummet, både i planeringsarbete och inom drift- och förvaltningen.

Förväntat resultat Beslutsunderlag till politikerna.

Nämndens åtaganden:

1.4.3 Minska klimatpåverkan från kommunens fastigheter (KS, TFN)

Nämndens åtaganden:

1.4.4 Minska mängden koldioxid i luften genom att öka natur- och parkmarkens förmåga att långsiktigt binda kol (KS, TFN)

Handlingsplaner

Sammanställning nettoinlagring av kol gällande Kappetorp, Kronåsen och Väsjön.

Beskrivning Sammanställning nettoinlagring av kol från materialet gällande Kappetorp, Kronåsen och Väsjön där denna information finns.

Förväntat resultat Kunskapsuppbyggnad kring nettoinlagring av kol

Nämndens åtaganden:

1.4.5 Minska klimatpåverkan från avfallshanteringen

Nämndens åtaganden:

1.4.6 Kunskapsuppbyggnad om kommunens klimatpåverkan i syfte att minska den

Handlingsplaner

Genomföra pilotutbildningar inom klimatområdet för några prioriterade verksamheter.

Beskrivning Utbildningen ska rikta sig till kommunanställda och bidra till ökad kunskap och ökat engagemang i klimatfrågor. Pilotubildningar för verksamheter där klimatbelastningen antas vara hög.

Förväntat resultat Kunskapsuppbyggnad inom pilotverksamheterna

Förstudie avseende kostnader och resurser för klimatcertifiering.

Beskrivning Utreda vad en klimatcertifiering av kommunen kräver i form av resurser såsom personal och kostnader genom att samla in kunskaper om vad andra kommuner har åstadkommit.

Förväntat resultat Ett diskussionsunderlag för om kommunen ska fortsätta arbetet mot en klimatcertifiering.

Nämndens åtaganden:

1.4.7 Villkor vid markanvisning som bidrar till att minska klimatpåverkan

Handlingsplaner

Sammanställa slutsatser från markanvisningarna för kv. Utsikten, kv. Tabellen och kv. Eldkulan Beskrivning Genom att analysera slutsatser från tidigare markanvisningar kan kommunen ställa tydligare villkor i kommande markanvisningar.

Förväntat resultat Sammanställning av erfarenheter från markanvisningarna.

Nämndens åtaganden:

1.4.8 Integrera dagvattenfrågan i den planerade fördjupningen av översiktsplanen för den urbana grönstrukturen ("blågröna planen")

Handlingsplaner

Utreda dagvattenhantering i urban miljö.

Beskrivning En av utredningarna med underlag till den urbana grönstrukturplanen ska fokusera på dagvattenhantering i urbana miljöer. Arbetet ska samordnas med SEAB:s pågående framtagande av en dagvattenplan. Möjliga ytor ska pekas ut för att lyfta upp dagvatten i den urbana miljön och ytor som kan användas för dagvattenhantering - i första hand i instängda områden och områden med risk för

översvämning.

Förväntat resultat En tydligare bild av hur våra befintliga grönytor i den urbana miljön kan användas även till funktionen dagvattenhantering

Fokusområden:

1.5 Integration och kommunikation

Nämndens åtaganden:

1.5.1 Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (Samtliga nämnder)

Mått Data

tillgängligt:

Utfall 2012

Utfall 2013

Typ av målvärde

Beskrivning målvärde

Målvär de 2014

Begripliga beslut Öka Mätning vid 2014

års slut visar en förbättring jämfört med den grundmätning som görs vid inledningen av

Mått Data tillgängligt:

Utfall 2012

Utfall 2013

Typ av målvärde

Beskrivning målvärde

Målvär de 2014 2014.

Webbundersökni ng: Är

informationen på er webbplats tydlig och enkel att förstå?

58 66 Öka

Handlingsplaner

Öka flödet av välformulerat och lätt begripligt nyhetsflöde kring händelser/goda exempel och beslut.

Beskrivning Ett aktivt arbete med att öka nyhetsflödet på webben och journalistkontakter, samt att kommunledningskontoret stödjer förvaltningarna i att åstadkomma fler och mer lättförståerliga nyheter.

Förväntat resultat Mer välinformerade invånare som förstår vår information kring beslut och händelser.

Nämndens åtaganden:

1.5.2 Underlätta för invånarna att kunna jämföra alternativen i valsituationer (BUN, KS, VON)

Handlingsplaner

Säkerställa och utveckla den kommungemensamma lösningen för jämförelsetjänster.

Beskrivning Under senhösten/vintern 2013 införs ett kommungemensamt systemstöd för jämförelsetjänster. Under 2014 vidareutvecklas på kommungemensam nivå:

- den generella integrationen med övriga e-tjänster samt stödet när själva valet av tjänst ska göras - löpande systemförvaltningen

- uppsättning av nya jämförelseområden med ambitionen att samtliga val ska stöttas av samma jämförelsetjänst om inte särskilda skäl föreligger att ha annan jämförelsetjänst.

Förväntat resultat En kommungemensam form för jämförelse på webbplatsen som är väl integrerad i e-tjänsteplattformen och hanteringen av alla enskilda val.

Nämndens åtaganden:

1.5.3 Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som

kommuniceras (Samtliga nämnder)

Handlingsplaner

Implementera policyn för den interna kommunikationen.

Beskrivning För att policyns innehåll ska få genomslag i organisationen ska kommunledningskontoret ta fram ytterligare konkreta råd och riktlinjer för hur vi använder våra interna kanaler samt utveckla solsidan och dess funktioner.

Förväntat resultat En väl fungerande intern kommunikation gör det enklare för medarbetare att göra rätt och känna delaktighet.

Nämndens åtaganden:

1.5.4 Med de nya IT-verktyg som står till buds ska stadsbyggnadsprocessen skapa nya arbetsytor för en intern kommunikation av hög kvalitet

Handlingsplaner

Möjligöra för kontaktcenter att få tillgång till Antura för en "titta" funktion.

Beskrivning Kontaktcenter ska kunna använda Antura som en "första-linjens-informationskälla".

Genom att ta del av den visualierade information som finns ständigt aktuell i Antura kan Kontaktcenter alltid ge ut relevant information, alternativt hänvisa till rätt person inom PLEX.

Förväntat resultat Snabba och korrekta svar från kontaktcenter.

Möjliggöra för politiker att få tillgång till Antura för en "titta"funktion som ska vara tillgänglig via webben.

Beskrivning Politiker kan använda Antura som uppslagsverk för att nå visualierad och ständigt uppdaterad information i när frågor om pågående projekt uppstår.

Förväntat resultat Effektivt, kvalitativt och transparent informationsflöde till politiken.

2 Budget på nämndens rapporteringsnivå

Kommentar

Poster som omfördelas avser kontaktcenter (A09) och skydd och säkerhet (A05) som integreras i kommunledningsverksamheten (A04) 2014. Därmed försvinner

kontaktcenter och skydd och säkerhet som rapporteringsnivå hos kommunstyrelsen som nämnd.

Verksamheten för samarbetsorgan omfördelas från kommunledningsverksamheten (A04)och integreras i rapporteringsnivån övrig verksamhet (A08) från 2014.

Kommunstyrelsens (A03) ram minskas med ca 1,3 miljoner kronor som en följd av att projektet papperslösnämndhantering övergått till löpande drift och resursen överförs till kommunledningsverksamheten (A04), justering av ramen för borgliga förrättningar samt att interndebiteringen av vissa kostnadsposter helt försvinner 2014.

Nämndens budgetram för 2014 kan för närvarande inte fördelas på brutto kostnader och

intäkter, detta görs först i arbetet med internbudget.

3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling)

3.1 IT-åtgärder 2014

I budgetprocessen för 2014 används en ny modell för IT-planering. Samtliga

förvaltningar har inledningsvis listat planerade IT-åtgärder 2014 samt de som finns på längre sikt. En kommungemensam planering har därefter genomförts för att säkerställa att tänkta IT-åtgärder 2014 är möjliga att genomföra inom ramen för kommunens samlade resurser. Vid behov har kommungemensam prioritering skett för att säkerställa den samlade IT-planen.

Samtliga avdelningar inom KLK har en mängd it-åtgärder planerade för 2014.

De stora it-aktiviteterna på kommunledningskontoret under 2014 är förstudie, upphandling och införande av ekonomisystem med tillhörande försystem samt integrationer mot ett antal system. Dessutom kommer en ny kodplan införas vilket innebär ändringar i ett antal system. Vidare har upphandling slutförts av system för synpunkter och felanmälningar tillika verksamhetssystem för kontaktcenter och it, detta kommer att implementeras under året.

Fler avdelningar kommer att digitalisera äldre material som endast finns på papper.

Detta kommer att öka sökbarheten och tillgängligheten till kommunens material samtidigt som mängden lagrat material kommer att öka och därmed även

lagringskostnader.

För att öka möjligheterna till god styrning kommer kontorets system att förvaltningsetableras enligt den tydliga modell som kommunen har.

Kommunledningskontoret kommer att arbeta vidare med utveckling av vissa

kommungemensamma funktioner som berör andra förvaltningar. Första hälften av ett projekt för uppgradering av kommunens externa hemsida kommer att göras vilket kommer att ge bättre möjligheter till mobil åtkomst och hantering av e-tjänster. En ny upphandlad geodataplattform med en modern webbkarta kommer att implementeras i kommunens alla verksamheter.

E-tjänsteplattformen kommer att implementeras i etapp två med utökad funktionalitet och möjligheter för kommunen till effektiviseringar i verksamheterna och ökad service till medborgare och näringsliv. Ett antal åtgärder kommer att genomföras inom

telefoniområdet med syfte att förbättra och effektivisera telefonin inom kommunen.

Arbetet med att förbättra styrning inom it och e-förvaltning kommer att fortsätta.

3.2 Planering för IT 2015 och framåt

I det längre perspektivet, 2015 och framåt kommer kommunledningskontoret lyfta kommande utvecklingsbehov i samband med budgetarbetet 2015.

Kommunledningskontoret påbörjar under 2014 ett antal stora projekt inom it. Under

2015 kommer dessa att konsolideras och slutföras och ekonomisystemet kommer att

kompletteras med en modul för e-handel. Den nya stora aktiviteten som för närvarande

planeras till 2015 är införande av e-arkiv. För åren efter 2015 har ännu inga aktiviteter

angivits i planerna.