Document classification: KPMG Public

(1)

Konsulttjänster

Revisionsrapport Östhammars kommun

KPMG AB 2018-05-08 Antal sidor: 16

(2)

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning och rekommendationer 3

2 Bakgrund 4

2.1 Syfte och revisionsfrågor 4

2.2 Avgränsning 4

2.3 Revisionskriterier 4

2.4 Ansvarig nämnd/styrelse 5

2.5 Projektorganisation 5

2.6 Metod 5

3 Rutinbeskrivningar, riktlinjer etc 6

3.1.1 Kommentarer 8

4 Köpta konsulttjänster 9

4.1 Kommunledningsförvaltningen 9

4.1.1 Kommentarer 10

4.2 Tekniska förvaltningen 10

4.2.1 Kommentarer 11

4.3 IT-enheten 11

4.3.1 Kommentarer 11

4.4 Socialförvaltningen 11

4.4.1 Kommentarer 12

4.5 Barn- och utbildningsförvaltningen 13

4.5.1 Kommentarer 13

4.6 Bygg- och miljöförvaltningen 14

4.6.1 Kommentarer 14

4.7 Kultur- och fritidsförvaltningen 14

4.7.1 Kommentarer 15

5 Bedömning och rekommendationer 16

(3)

3

1 Sammanfattning och rekommendationer

KPMG har av Östhammars kommuns revisorer fått i uppdrag att granska omfattningen av köpta konsulttjänster samt den interna kontrollen i samband med att

konsultkostnader uppstår. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende köpta konsulttjänster i huvudsak är tillräcklig.

Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att stärka den interna kontrollen:

• Det finns behov att uppdatera de skriftliga policyerna, riktlinjerna och

rutinbeskrivningarna så att dessa till fullo återspeglar nu gällande lagstiftning kring upphandling.

• Vad gäller kommunens avtalsdatabas ska det säkerställas att samtliga av kommunen tecknade avtal finns med i denna databas. I samband med granskningen framgår att arbete med att lägga in avtal i databasen sker löpande.

• Det bör säkerställas att ramavtal löper på varandra då avrop sker, d v s så att det inte förekommer perioder då ramavtal saknas.

• I samtliga fall då konsulter anlitas ska det genomföras någon form av

upphandling. Efter upphandling ska ett skriftligt avtal tecknas med leverantören.

Det ska finnas en tydlig dokumentation kring hur konsulter anlitas och kommunens riktlinjer avseende direktupphandling ska följas.

• Den upphandling som görs och de avtal som skrivs i samband med att konsulter anlitas ska täcka samtliga delar som kan bli aktuella i förhållandet mellan parterna.

(4)

2 Bakgrund

KPMG har av Östhammars kommuns revisorer fått i uppdrag att granska omfattningen av köpta konsulttjänster. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018. Resultatet av vår granskning kan utgöra en del av ett underlag för kommunrevisorernas prövning om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt

tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig.

Inom kommunen köps årligen konsulttjänster för omfattande belopp. Det är viktigt att det finns tydliga beställningar av dessa samt att upphandlingar sker i de fall detta krävs eller i övrigt är önskvärt. Avtal ska även tecknas i de fall konsulter anlitas. Det är även viktigt att avstämningar och uppföljningar görs avseende det arbete som läggs ned och de fakturor som erhålls jämfört med de avtal som finns.

Östhammars kommuns revisorer vill granska om den interna kontrollen avseende köpta konsulttjänster är tillräcklig.

2.1 Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen avseende köpta konsulttjänster är tillräcklig. Frågeställningarna utgår från hur det fungerar i nuläget.

Vi har granskat:

• Omfattningen av köpta konsulttjänster från olika leverantörer.

• Att upphandling av konsulter har skett i de fall detta ska göras samt om det i övrigt är önskvärt. Förteckning över befintliga konsultavtal uppställda per ämnesområde?

• Skriftliga avtal finns med samtliga konsulter som anlitas.

• Att det finns tydliga beställningar avseende köp av konsulttjänster.

• Att avstämning/uppföljning sker av det arbete som utförs och de kostnader som faktureras gentemot avtalen.

2.2 Avgränsning

Granskningen omfattar inköpta konsulttjänster under januari-oktober 2017.

2.3 Revisionskriterier

Vi har bedömt om rutinerna uppfyller

• Lag om offentlig upphandling (2016:1145)

• Lag om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146)

• Interna regelverk, policys och beslut

(5)

5

2.4 Ansvarig nämnd/styrelse

Granskningen avser Kommunstyrelsen och övriga nämnder.

2.5 Projektorganisation

Granskningen har utförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor.

2.6 Metod

Granskningen har genomförts genom:

• Genomgång av styrande och stödjande dokument

• Intervjuer med ansvariga handläggare i kommunen

• Verifiering genom stickprov av poster i ekonomisystemet och annat underlag avseende köpta konsulttjänster

(6)

3 Rutinbeskrivningar, riktlinjer etc

I kommunen finns följande skriftliga rutinbeskrivningar, riktlinjer etc som berör upphandlings- och inköpsområdet:

• Inköpspolicy, daterad 2017-06-13, Dnr KS-2017-6. Som en inledning framgår att policyn gäller för alla inköp som görs inom kommunen. Policyn beslutas och revideras av kommunfullmäktige. Med inköp menas alla handlingar och

händelser som kan relateras till köp av vara, tjänst eller entreprenad, från att behov uppstår tills att avtal upphör att gälla.

Inköpsprocessens mål styrs av fyra särskilt utpekade intressen; rättssäkerhet, effektivitet, näringsliv och företagsklimat samt ekologisk och social hållbarhet.

Inköpsprocessens mål är:

1. Inköpen ska vara rättssäkra och ske under god affärsetik.

2. Inköpen ska bidra till att minska kommunens samlade kostnader för köp av varor, tjänster och entreprenader. Detta sker främst genom

effektiviseringar av inköpsprocessen. Kommunen ska så långt det är möjligt digitalisera inköpsprocessen.

3. Kommunens upphandlingsarbete ska underlätta för nyetablerade, små och medelstora företag att delta i upphandlingar och verka för en ökad dialog med det lokala näringslivet.

4. Kommunens upphandlingar och avtal ska vara socialt och ekologiskt hållbara.

Under respektive mål ovan finns ytterligare förklaringar och beskrivningar i inköpspolicyn. Bl a framgår att all inköpsverksamhet ska följa gällande lagar om offentlig upphandling samt att utöver gällande rätt ska interna styrdokument, regler och riktlinjer alltid efterföljas. Upphandlingar och avrop ska bara utföras av personer som är särskilt utsedda för uppgiften (upphandlare och certifierade inköpare).

Det framgår vidare att uppföljningar av ingångna avtal ska ske löpande för att säkerställa att ingångna avtal följs och används på rätt sätt. Det är av största vikt att krav som ställts i upphandlingen även följs under avtalstiden.

Uppföljningar och eventuella avvikelser från avtal som kan leda till påföljder ska dokumenteras.

• Regler och anvisningar vid upphandling för Östhammars kommun.

Dokumentet är daterat 2010-01-15. Som en inledning framgår de lagar som gäller och vilka principer som ska tillämpas vid inköp/upphandling. Vidare framgår en rad definitioner som är viktiga och relevanta i samband med att upphandlingar genomförs. Vidare framgår ansvarsfördelning vad gäller upphandlingsfrågor i kommunen, regler kring s k tröskelvärden samt själva arbetsgången då en upphandling genomförs. Det framgår vidare att över tröskelvärdena ska ett öppet, selektivt eller förhandlat förfarande tillämpas.

Under tröskelvärdena blir det en förenklad upphandling eller en

urvalsupphandling (endast undantagsvis en direktupphandling, om kriterierna för en sådan upphandling är uppfyllda). Vidare framgår bl a regler kring

(7)

7

annonsering och hantering av anbud, tilldelningsbesked, avtal samt offentlighet och sekretess.

• Riktlinjer för direktupphandling, Bilaga 3 till KS § 78/2015. Som en inledning anges att Lag om offentlig upphandling 2007:1091 (numera

2016:1145), Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transport och posttjänster 2007:1092 (numera Lag om upphandling inom

försörjningssektorerna 2016:1146) samt Lag om upphandling inom områdena försvar och säkerhet 2011:1029 ger grunderna för hur upphandling ska gå till för all offentlig verksamhet. Det framgår vidare att de grundläggande

principerna om likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande gäller även vid direktupphandlingar samt att all upphandling ska genomföras affärsmässigt, objektivt, effektivt och med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns.

Det framgår vidare att direktupphandling är tillåtet då nedanstående punkter är uppfyllda:

1. Det saknas avtal/ramavtal för det som ska köpas.

2. Direktupphandlingens värde inte överstiger beloppsgränsen för direktupphandling 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster i LOU (534 890 kr år 2017) och 26 % av tröskelvärdet för varor och tjänster i LUF (993 368 kr år 2017).

3. Det sammanlagda värdet av den direktupphandling som ska genomföras och de inköp av varor/tjänster av samma slag som gjorts i kommunen tidigare under året inte överstiger

beloppsgränsen för direktupphandling.

4. Utöver huvudregeln är det även tillåtet att direktupphandla om det vid en annonserad upphandling inte har inkommit några anbud eller endast ogiltiga anbud. Direktupphandling är också tillåtet om det finns synnerliga skäl såsom synnerlig brådska p g a oförutsedda omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlade enheten. Direktupphandlingar avser endast enstaka upphandlingar under ett år. Om kommunen vet att det kan bli upprepade

direktupphandlingar av samma slag, ska det övervägas att direktupphandla ett ramavtal eller upphandla med stöd av andra upphandlingsformer enligt LOU/LUF. En upphandling får inte delas upp i syfte att underskrida beloppsgränserna för direktupphandling.

Behörighet att direktupphandla är personer inom Östhammars kommun vars chef bemyndigat dem att göra avrop utanför befintliga ramavtal och som genomgått utbildningen certifierad inköpare. Om avtalsvärdet understiger 10 tkr väljer den som upphandlar hur inköpet ska konkurrensutsättas, om direktupphandlingen ska genomföras skriftligt eller muntligt och hur detta ska gå till samt om avtal ska tecknas eller inte. Om avtalsvärdet ligger i spannet 10 tkr upp till beloppsgränsen för direktupphandling ska minst tre

leverantörer skriftligen eller muntligen bjudas in att lämna anbud.

Undantag från regeln ska motiveras skriftligen. Vidare ställs formella krav för direktupphandlingen och det framgår även att vid

(8)

avtalsvärde överstigande 100 tkr bör annonsering av upphandlingen övervägas.

Kommunens avtal finns med i en Avtalsdatabas. Databasen är en del av Kommers, det system som kommunen använder sig av vid upphandling. Kommers tillhandahålls av ett företag som heter Primona. Avtalsdatabasen finns tillgänglig via kommunens intranät – INES. Databasen innehåller uppgifter om avtalsnamn, avtalsområde, leverantör, ev rangordning etc. Det går att klicka vidare för respektive avtal för att få mer information om t ex avtalet, ev prislistor och andra dokument som hör till.

Avtalsdatabasen har en sökfunktion där det går att söka fram de avtal man vill se, t ex avtal vad gäller olika konsulter. Det går även att söka bl a på avtalsområde, viss leverantör etc.

3.1.1 Kommentarer

Utifrån beskrivning ovan bedömer vi att kommunen har tillräckliga policyer, riktlinjer, rutinbeskrivningar etc för att inköp och upphandlingar ska ske på ett ändamålsenligt sätt. Det finns dock behov att uppdatera de skriftliga policyerna, riktlinjerna och rutinbeskrivningarna så att dessa till fullo återspeglar nu gällande lagstiftning kring upphandling.

Vad gäller kommunens avtalsdatabas ska det säkerställas att samtliga av kommunen tecknade avtal finns med i denna databas. I samband med granskningen framgår att arbete med att lägga in avtal i databasen sker löpande.

(9)

9

4 Köpta konsulttjänster

Nedan framgår för respektive förvaltning och enhet omfattningen och det urval av konsulttjänster som varit föremål för granskning. De kostnadskonton inom respektive förvaltning/enhet som granskats är Konto 74500 – Konsulttjänster och Konto 74510 – IT-konsulter. Granskad period är januari-oktober 2017.

4.1 Kommunledningsförvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom kommunledningsförvaltningen till ca 2 452 tkr. Totalt har köp skett från trettiofyra olika företag/organisationer. Tre av dessa köp har granskats, det avser Sokigo AB, ca 242 tkr, Matador Kommunikation AB, ca 349 tkr samt Front Advokater, ca 443 tkr.

Vad gäller Matador Kommunikation AB har ramavtal tecknats efter upphandling som omfattar reklam- och kommunikationsbyråtjänster samt grafiska produktionstjänster.

Det finns ett upphandlingskontrakt som är undertecknat av kommunens näringslivschef samt representant från företaget. Matadors kontrakt gäller hela kommunen och

Tillväxtkontoret stämmer kontinuerligt av med övriga förvaltningar vad de tycker och tänker när Matador har anlitats. Tillväxtkontoret har även löpande möten/avstämningar med ansvarig person på Matador då arbete och kostnader gås igenom vad gäller olika uppdrag. I slutet på varje månad gås det dessutom igenom vilka uppdrag som är pågående. Inför varje nytt halvår hålls möten/avstämningar kring hur samarbetet gått, vilka behov kommunen kommer att ha framöver, vilka kommunens prioriteringar är samt vad kommunen tror de kommer att behöva ha hjälp med.

Vad gäller Sokigo AB (fram till 2016 hette företaget Cartesia) har avrop skett mot ramavtal. Avtalet är undertecknat av chef för strategienheten i kommunen samt av representant från företaget och avser GIS-programvaror och GIS-tjänster.

Förlängningen av avtalet gick ut den 24 september 2017. Nytt ramavtal efter

upphandling har tecknats som gäller från 1 januari 2018. För perioden 25 september – 31 december 2017 fanns således inget avtal. Kommunen har anlitat leverantören även under denna tid då avtal saknades.

Vad gäller Front Advokater har avtal träffats avseende advokattjänster i

tillståndsprocessen om slutförvar av använt kärnbränsle, bl a avses vägledning och juridisk rådgivning, utbildning samt att biträda beställare vid huvudförhandling. Avtalet är undertecknat av chef för strategienheten samt representant från advokatbyrån och slöts i februari 2017. Kommunen har tidigare haft ett ramavtal med Gärde Wesslau (nuvarande Front advokatbyrå) gäller miljöjuridisk kompetens med huvudfokus på slutförvar av radioaktivt avfall. Med anledning av att processen gick in i ett nytt skede med aviserade huvudförhandlingar 2017 skedde upphandling på nytt av miljöjuridisk kompetens. Då den nödvändiga kompetensen är uppbyggd från ett extremt stort material där handlingar tillförts under lång tid och då kommunen var beroende av kunnigt biträde för att kunna föra bra förhandlingar i Mark- och miljödomstolen undantogs upphandlingen (som gjordes i januari 2017) med stöd av SFS 2016:1145 (nya LOU) 3 kap § 22 från konkurrensutsättning.

Kontroller sker löpande av det arbete som läggs ned och de kostnader som uppstår.

Om kommunledningsförvaltningen är av åsikten att det är felaktiga kostnader tas detta upp i samband med avstämningsmöten alternativt tas kontakt med leverantör då

(10)

faktura redan kommit. För implementeringen av det nya GIS-verktyget i kommunen har en särskild person projektanställts. Denne person kontrollerar fakturorna från Sokigo och att kostnaderna är korrekta. Front Advokater redovisar utförligt nedlagd tid då de rapporterar beställda uppdrag via pm eller då de fakturerar. Stickprovskontroller genomförs av nedlagd tid bl a avseende telefonsamtalstid.

Iakttagelser har noterats enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att det bör säkerställas att ramavtal löper på varandra då avrop sker, d v s så att det inte förekommer perioder då ramavtal saknas. Detta har varit fallet vad gäller Sokigo AB enligt ovan.

4.2 Tekniska förvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom tekniska förvaltningen till ca 1 399 tkr. Totalt har köp skett från tjugotvå olika

företag/organisationer. Fyra av dessa köp har granskats, det avser PÅ i Stockholm AB, ca 104 tkr, ECS-Teknik AB, ca 157 tkr, Ingenjörsgruppen Ståhlkloo AB, ca 231 tkr samt Aktiv projektledning Uppland AB, ca 289 tkr.

Vad gäller PÅ i Stockholm AB avser detta konsultkostnader i samband med införande av förvaltningsstyrningsmodellen PM3 som utvecklats av nämnda företag. Ett flertal förvaltningar har varit delaktiga i detta. För tekniska förvaltningens del avser arbetet området ”Arbeta och Boende”. En upphandling gjordes som annonserades via Kommers upphandlingssystem. IT-enheten ansvarade för denna upphandling.

Avtal/upphandlingskontrakt finns som är undertecknat av IT-chefen respektive representant från företaget.

Vad gäller ECS Teknik skedde aldrig någon upphandling. Det finns heller inget avtal med leverantören. Konsultinsatsen avser fasadrenovering av Knutmassomuséet i Gimo. Företaget hade redan uppdrag på kulturhuset Storbrunn och fråga ställdes om de även kunde genomföra detta arbete.

Vad gäller Ingenjörsgruppen Ståhlkloo AB rör det sig om avrop mot ramavtal avseende VVS-konsulttjänster i större och mindre projekt. Ramavtalet är undertecknat av teknisk chef och gatu- och fastighetschef från kommunens sida samt av

representant från företaget.

Vad gäller Aktiv projektledning Uppland AB rör det sig om avrop mot ramavtal avseende arkitekttjänster. Konsultinsatsen består av arkitekttjänster och projektledning i större och mindre projekt. Det ursprungliga ramavtalet hade kommunen med

Byggkonsult Adam Andersson. Avtalet var undertecknat av teknisk chef och gatu- och fastighetschef från kommunens sida samt av representant från företaget. Byggkonsult Adam Andersson förvärvades av Aktiv projektledning Uppland AB i början på 2017. Det finns ett överlåtelseavtal angående ramavtalet som är undertecknat av teknisk chef samt representant från Aktiv projektledning Uppland AB.

För fakturor från På i Stockholm AB sker avstämning av avtal och kontroll av utfört arbete inom IT-enheten (beskrivning finns nedan vilka rutiner som finns kring fakturor inom IT-enheten). Tekniska förvaltningen har en löpande kontakt med IT-enheten vad gäller kostnader etc. För ECS Teknik har avstämning/kontroll skett av fakturerade

(11)

11

kostnader gentemot det som beställts/utförts. För Ingenjörsgruppen Ståhlkloo AB avropas konsulterna inför ett projekt och upprättar sedan en budget för uppdraget.

Tekniska förvaltningen följer upp kostnaderna mot den upprättade budgeten, uppföljning sker även mot den tidsplan som upprättas för varje projekt. För Aktiv

projektledning Uppland AB avropas konsulterna inför ett projekt och upprättar sedan en budget för uppdraget. Tekniska förvaltningen följer upp kostnaderna mot den

upprättade budgeten och dessutom mot den upprättade tidsplan som tas fram för varje projekt.

Iakttagelser har noterats enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att det i samtliga fall då konsulter anlitas ska genomföras någon form av upphandling. Efter upphandling ska ett skriftligt avtal tecknas med leverantören. Upphandling har inte genomförts vad gäller anlitandet av ECS-Teknik enligt ovan, där för övrigt också avtal saknas. Kommunens riktlinjer avseende direktupphandling har inte följts i detta fall.

4.3 IT-enheten

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom IT- enheten till ca 2 131 tkr. Totalt har köp skett från sex olika företag/organisationer. Två av dessa köp har granskats, det avser ATEA Sverige AB, ca 765 tkr och Network Services Norden AB, ca 859 tkr.

Vad gäller Atea har avrop skett via Region Uppsalas ramavtal. Östhammars kommun är avropsberättigande vad gäller detta avtal. Det har löpande funnits behov av olika typer av kompetenser från Atea. Det rör sig om tjänster inom kompetensområde systemutveckling och systemförvaltning samt informationssäkerhet. Det finns upprättade avtal i olika omgångar som undertecknats av IT-chefen respektive representant från Atea.

Vad gäller Network Services Norden AB finns ett huvudavtal som tecknades 2015- 06-01. Det löper t o m 2018-03-01, förlängningsoptionen på 12 månader utnyttjades inte då kommunen numera sköter dessa frågor själva. Under 2016-2017 skedde avrop även vad gäller support och servicetjänster för den nya nätverkslösningen. Avtal är undertecknat av IT-chefen samt representant från Network Services Norden.

Upphandlingen av Network Services Norden AB genomfördes som ett avrop från Kammarkollegiets ramavtal avseende ”Nätverksprodukter”.

För fakturor från leverantörer finns ytterligare fakturaspecifikationer med som underlag där nedlagd tid framgår. IT-enheten har dessutom en löpande avstämning med

leverantörerna för att följa upp leveranserna. Detta sker genom kontakter/olika möten.

Eventuella oklarheter reds då ut.

Iakttagelser har noterats enligt ovan.

4.4 Socialförvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom socialförvaltningen till ca 7 457 tkr. Totalt har köp skett från tjugoen olika

(12)

företag/organisationer. Fyra av dessa köp har granskats, det avser Time Care AB, ca 271 tkr, PÅ i Stockholm AB, ca 459 tkr, Frontit Stockholm AB, ca 1 245 tkr samt Pulsen Omsorg AB, ca 3 793 tkr.

Vad gäller Time Care AB avser detta konsultinsatser i form av stöd

bemanningsakademi, applikationsutbildning chefer, bemanningscontroller/chefsstöd, införande Time Care Pool samt komplettering med moduler för effektivare schema och bemanningsarbete. I samband med granskningstillfället är det oklart hur upphandlingen gick till. De handläggare som var ansvariga för upphandlingen har slutat i kommunen och upphandlingsdokumentationen har inte återfunnits. Det finns ett huvudavtal samt även ett tilläggsavtal. Avtalen är underskrivna av socialchef i kommunen samt av representant från företaget.

Vad gäller PÅ i Stockholm AB avser detta konsultkostnader i samband med införande av förvaltningsstyrningsmodellen PM3 som utvecklats av nämnda företag. Ett flertal förvaltningar har varit delaktiga i detta. En upphandling gjordes som annonserades via Kommers upphandlingssystem. IT-enheten ansvarade för denna upphandling.

Avtal/upphandlingskontrakt finns som är undertecknat av IT-chef respektive representant från företaget.

Vad gäller Frontit Stockholm AB har avropsförfrågan skett gentemot SKL

Kommentus Inköpscentrals ramavtal. Detta avser konsulttjänster för projektledning samt ledning och styrning för nytt verksamhetssystem avseende socialförvaltningens verksamheter. Styrgrupp i kommunen har haft en kontinuerlig uppföljning med

projektledare under projekttiden. Avtal finns som är undertecknat av socialchef och av representant från företaget.

Vad gäller Pulsen Omsorg AB avser detta konsultkostnader i samband med nytt verksamhetssystem inom socialförvaltningens verksamheter. En upphandling skedde i samband med detta. Från och med 2018 genomförs en kontinuerlig avtalsuppföljning som har tagit vid efter den projektuppföljning som kommunen haft med avtalsparten under projekttiden. Avtal finns som är undertecknat av socialchef samt av representant från företaget.

Vad gäller kontroll/avstämning av fakturor gentemot det som levererats är rutinen inom socialförvaltningen som sådan att fakturan granskas av handläggare som har kunskap om vad som beställts och levererats innan slutlig attest sker. Då det är frågetecken kring en faktura utreds detta genom att kontakt tas med leverantör. Med Frontit och Pulsen hade socialförvaltningen dessutom veckovisa avstämningsmöten under projekttiden.

Iakttagelser har noterats enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att det ska finnas en tydlig dokumentation för hur konsulter anlitas i samtliga fall så sker. För Time Care AB enligt ovan har vi inte fått något svar hur upphandlingen gick till då de handläggare som var ansvariga för upphandlingen slutat i kommunen och

upphandlingsdokumentationen inte återfunnits.

(13)

13

4.5 Barn- och utbildningsförvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom barn- och utbildningsförvaltningen till ca 1 285 tkr. Totalt har köp skett från tolv olika företag/organisationer. Fyra av dessa köp har granskats, det avser Kreativ Idé, ca 141 tkr, Sweco Architects AB, ca 194 tkr, LeEva AB, ca 230 tkr samt PÅ i Stockholm AB, ca 539 tkr.

Vad gäller Kreativ Idé togs en direkt kontakt med företaget då de erbjuder ett unikt koncept/genomförande. Någon formell upphandling gjordes aldrig. Uppdraget avser grupputveckling genom värdegrundstrateg vid Öregrunds och Gräsö skolor under våren 2017. Det finns en uppdragsbeskrivning upprättad, dock inget avtal.

Vad gäller Sweco Architects gjordes en direktupphandling. Det avser ett arkitektuppdrag i form av lokalutredning på Olandsskolan i Alunda. Barn- och utbildningsförvaltningen stod för halva kostnaden och tekniska förvaltningen för den andra halvan. Avtal finns som är undertecknat av barn- och utbildningschef samt av representant från företaget.

Vad gäller LeEva AB gjordes en direktupphandling. Det avser inhyrning av

skolsköterska till tre skolor; Frösåkerskolan, Kristinelundsskolan samt Österbyskolan.

Avtal finns som är undertecknat av verksamhetschef samt av representant från företaget.

Vad gäller PÅ i Stockholm AB avser detta konsultkostnader i samband med införande av förvaltningsstyrningsmodellen PM3 som utvecklats av nämnda företag. Ett flertal förvaltningar har varit delaktiga i detta. En upphandling gjordes som annonserades via Kommers upphandlingssystem. IT-enheten ansvarade för denna upphandling.

Avtal/upphandlingskontrakt finns som är undertecknat av IT-chef respektive representant från företaget.

För fakturor från Kreativ Idé gjordes en kontroll av att tjänsterna var utförda i samband med att fakturor ankom. En utvärdering/uppföljning av tjänsten har även gjorts genom kontakt med de bägge skolorna. För fakturor från Sweco Architects skedde en muntlig uppföljning av kostnader och nedlagd tid mellan förvaltningen, Olandsskolan och leverantören. För fakturor från LeEva skedde en muntlig uppföljning av kostnader mellan förvaltningen, skolorna och leverantören. Vad gäller fakturor från På i

Stockholm AB sker avstämning av avtal och kontroll av utfört arbete inom IT-enheten (beskrivning finns ovan vad gäller IT-enheten vilka rutiner som finns kring fakturor).

Barn- och utbildningsförvaltningen har en löpande kontakt med IT-enheten vad gäller kostnader etc.

Iakttagelser har noterats enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att det i samtliga fall då konsulter anlitas ska genomföras någon form av upphandling. Efter upphandling ska ett skriftligt avtal tecknas med leverantören. Upphandling har inte genomförts vad gäller anlitandet av Kreativ Idé enligt ovan, där för övrigt också avtal saknas. Kommunens riktlinjer avseende direktupphandling har inte följts i detta fall.

(14)

4.6 Bygg- och miljöförvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom bygg- och miljöförvaltningen till ca 1 503 tkr. Totalt har köp skett från sexton olika företag/organisationer. Två av dessa köp har granskats, det avser PÅ i Stockholm AB, ca 130 tkr och ÅF Infrastructure AB, ca 259 tkr.

Vad gäller PÅ i Stockholm AB avser detta konsultkostnader i samband med införande av förvaltningsstyrningsmodellen PM3 som utvecklats av nämnda företag. Ett flertal förvaltningar har varit delaktiga i detta. En upphandling gjordes som annonserades via Kommers upphandlingssystem. IT-enheten ansvarade för denna upphandling. För bygg- och miljöförvaltningens del omfattar arbetet framtagande av

förvaltningsstyrmodell för området ”Arbeta och Boende”. Avtal/upphandlingskontrakt finns som är undertecknat av IT-chef respektive representant från företaget.

Vad gäller ÅF Infrastructure har avrop skett mot ramavtal. Avtalet är undertecknat av bygg- och miljöchef samt plan- och byggchef från kommunens sida samt representant från företaget. Avtalet avser arkitektkonsult detaljplanering d v s framtagande av detaljplaner från programsamråd till antagningshandling efter behov. De granskade underlagen avser dagvattenutredning Prästgårdshöjden, trafikbullerutredning inför nybyggnation av bostäder Gammelbyn 1:62 samt arbete med detaljplan avseende Ed 23:1.

Vad gäller fakturor från På i Stockholm AB sker avstämning av avtal och kontroll av utfört arbete inom IT-enheten (beskrivning finns ovan vad gäller IT-enheten vilka rutiner som finns kring fakturor). Bygg- och miljöförvaltningen har en löpande kontakt med IT- enheten vad gäller kostnader etc. Vad gäller fakturor från ÅF Infrastructure sker kontroll av planarkitekt att fakturan överensstämmer med beställning. Om så inte är fallet tas kontakt med konsulten/företaget för utredning.

Iakttagelser har noterats enligt ovan.

4.7 Kultur- och fritidsförvaltningen

Under perioden januari-oktober 2017 uppgår kostnaderna vad gäller konsulter inom kultur- och fritidsförvaltningen till ca 322 tkr. Totalt har köp skett från nio olika

företag/organisationer. Ett av dessa köp har granskats, det avser Kapitän, ca 103 tkr.

Vad gäller Kapitän avser detta konsultkostnader i form av inredningsarkitekttjänster i samband med om-/tillbyggnaden av Storbrunn. En upphandling gjordes inför denna om-/tillbyggnad (av tekniska förvaltningen) som företaget Thyréns vann.

Upphandlingen avsåg projektering och framtagande av handlingar.

Avtal/beställningsskrivelse finns som är undertecknat av teknisk chef samt gatu- och fastighetschef från kommunens sida och av representant från företaget. Thyréns anlitade i sin tur Kapitän som underkonsult. Kapitän tog fram underlag vad gäller inredningen och dessutom hölls en träff där genomgång/presentation skedde av olika lösningar och materialval. Det sistnämnda ingick inte i den ursprungliga upphandlingen.

(15)

15

Kontroll av fakturorna från Kapitän skedde genom jämförelse av timpriser mot avtal samt att en bedömning gjordes av totalkostnaden, d v s att nedlagda timmar var rimliga. En kontroll sker således av att fakturan motsvarar beställt och utfört arbete.

Iakttagelser har noterats enligt ovan. Efter genomförd granskning bedömer vi att den upphandling som görs och de avtal som skrivs i samband med att konsulter anlitas ska täcka samtliga delar som kan bli aktuella i förhållandet mellan parterna.

(16)

5 Bedömning och rekommendationer

Iakttagelser i samband med granskningen har noterats löpande ovan. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende köpta

konsulttjänster i huvudsak är tillräcklig.