Revisionsrapport*
Fordonsekonomi och intern kontroll
Kalmar kommun
24 september 2009
Elisabeth Rye-Andersson Caroline Liljebjörn
*connectedthinking
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund och uppdrag ... 1
1.2 Revisionsfrågor... 1
1.3 Metod och avgränsning ... 1
2 Intern kontroll... 2
2.1 Policydokument ... 2
2.2 Ansvar och organisation ... 2
2.2.1 Försök med gemensam bilpool ... 3
2.2.2 Barn- och ungdomsförvaltningens fordon ... 3
2.2.3 Fastighets- och inköpskontorets fordon ... 3
2.2.4 Gatu- och park förvaltningens fordon... 4
2.2.5 Kultur- och fritidsförvaltningens fordon... 4
2.2.6 Omsorgsförvaltningens fordon ... 4
2.2.7 Samhällsbyggnadsförvaltningens fordon... 5
2.2.8 Socialförvaltningens fordon... 5
2.2.9 Södermöre kommundelsförvaltnings fordon ... 6
2.3 Arbetsmiljö ... 6
3 Fordonsekonomi... 7
3.1 Fordonspark ... 8
3.2 Transportplanering ... 9
3.3 Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle... 9
4 Sammanfattande revisionell bedömning ... 10
4.1 Revisionsfrågor... 10
1 Inledning
1.1 Bakgrund och uppdrag
Kommunen använder sig av en hel del transporter i sin verksamhet och kommunens revi- sorer har i sin årsplan lagt in en granskning av verksamheten.
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har Komrev inom Öhr- lings PricewaterhouseCoopers utfört granskningen.
1.2 Revisionsfrågor
Revisionsfrågorna är huruvida kommunen har en logistikplanering och en god intern kon- troll avseende sitt fordonsinnehav.
Kontrollfrågorna som ska besvaras är:
Vilka typer av tjänsteresor behöver utföras och till vilka volymer har kommunen beräknat dessa, uppdelat per förvaltning?
Vilka typer av fordon behövs?
Vilka villkor på fordon ställer kommunen ur arbetsmiljösynpunkt?
Hur är ansvar och organisation för verksamheten organiserad?
Hur ser nuläget ut avseende fordonsparken?
Hur hanteras upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle?
Hur hanteras transportplanering?
Vilken intern kontroll finns upplagd för verksamheten, ex körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil?
Får fordonen användas för privat bruk (hyras)?
1.3 Metod och avgränsning
Revisionen har utförts i form av granskning av dokumentation och intervjuer med berörda tjänstemän. Körjournaler från 10 personbilar har matchats mot bränsleförbrukning enligt fakturor.
Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän.
2 Intern kontroll
2.1 Policydokument
Kommunen har en rese- och tranportpolicy som antogs av kommunfullmäktige den 26 februari 2006. Syftet med policyn är att alla resor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade samtidigt som policyn ska ha jämställdhetsfokus. Policyn innehåller en övergripande beskrivning hur syftet ska uppnås, t ex genom att man får en hög nyttjan- degrad av kommunens fordon, att man uppmuntrar användning av cykel för korta resor och att man aktivt uppmuntrar användning av kollektivtrafik.
Det finns även specificerat vilka krav som ska gälla vid inköp/leasing av fordon, vid upp- handling av resor och transporter, när egna personbilar används i tjänsten, hur föraren av fordonet ska agera samt vilka hänsyn som ska tas vid planering av resa. I första hand bör alternativ till resan övervägas.
2.2 Ansvar och organisation
I Kalmar kommun är det transportcentralen som leasar och hyr ut större delen av fordonen inom kommunen. Transportcentralen ingår i fastighets- och inköpskontoret som ligger di- rekt under kommunstyrelsen. Vid granskningstillfället fanns det 313 interna hyreskontrakt för småbilar, skåpbilar, minibussar, lätta lastbilar, traktorer och andra arbetsredskap. De fördelar sig mellan förvaltningarna enligt följande:
Förvaltning Personbilar1) Skåpbilar2) Övrigt3) Totalt
Kommunstyrelsen 14 25 4 43
Varav kommunledningskontoret 11 1 12
Varav fastighets- och inköpskontoret 3 24 4 31
Samhällsbyggnadskontoret 4 4
Brandkåren 1 1
Gatu- och parkförvaltningen 2 27 32 61
Kultur- och fritidsförvaltningen 1 6 10 17
Barn- och ungdomsförvaltningen 3 2 5
Socialförvaltningen 34 1 35
Omsorgsförvaltningen 121 11 1 133
Södermöre kommundelsförvaltning 14 14
Totalt 194 71 48 313
1)Personbilar och minibussar.
2)Större och mindre skåpbilar, pick-up och övriga lätta lastbilar.
3)Traktorer, släpvagnar och övriga arbetsredskap.
Transportcentralen anskaffar merparten av kommunens fordon inom ramen för upphand- lade avtal. Respektive förvaltning ansvarar för driften av fordonet, medan kommunens verkstad anlitas för service och reparation.
2.2.1 Försök med gemensam bilpool
De fyra förvaltningarna som har sina kontor vid kvarteret Magistern (fastighetskontoret, gatu- och parkförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontoret) inledde under hösten år 2008 ett försök med gemensam bilpool. Bilpoolen består av 10 personbilar som kan bokas via kommunens intranät. Nycklar och bensinkort hämtas i Stadshusets reception och återlämnas tillsammans med kvitto från tankningen. Körjourna- ler finns i bilarna och ska föras vid alla resor. Under försöksperioden har respektive för- valtning ansvarat för bilarnas skötsel.
Vid granskningstillfället höll försöksperioden på att utvärderas. Enligt preliminära uppgif- ter har syftet att öka utnyttjandet av kommunens bilar och samtidigt minska tjänsteresorna med privata bilar uppnåtts. Diskussioner pågår om att permanenta bilpoolen, men ansvars- och kostnadsfördelningen måste först lösas.
2.2.1.1 Stickprov
Körjournaler från 2 bilar har granskats och matchats mot bensinförbrukning enligt fakturor under 3 månaders tid. Bensinförbrukningen bedöms som rimlig under den granskade tids- perioden. Körjournalerna är i allt väsentligt ifyllda enligt instruktionerna.
2.2.2 Barn- och ungdomsförvaltningens fordon
Barn- och ungdomsförvaltningen har en personbil, två minibussar, en pick-up och en skåpbil. Fordonen används till verksamhetsbesök på de olika enheterna, elev- och mat- transporter, postturer till enheterna samt till externa postkontor. Barn- och ungdomsför- valtningen har en Toyota Yaris Verso som får hyras av personalen inom förvaltningen un- der vardagskvällar, helger och andra arbetsfria dagar.
2.2.3 Fastighets- och inköpskontorets fordon
Vid fastighets- och inköpskontoret finns tre personbilar varav två ingår i ovan nämnda bil- pool. Den tredje används av personalen på inköpsavdelningen. Enheten drift- och service, som ansvarar för drift, skötsel och underhåll av kommunens fastighetsbestånd, har 20 stycken skåpbilar, verkstaden har 2 och centralförrådet har en. Städavdelningen förfogar över en Citroën Jumpy.
Det finns inga dokumenterade instruktioner angående hanteringen av fordonen, men an- svaret för dem ligger hos respektive enhetschef. Uppföljning av kostnaderna görs mot
budget. Fordonen får inte användas för privata körningar. Eventuellt kan det medges att fordonet tas hem på kvällen om man har en tidig avresa inom tjänsten efterföljande dag.
2.2.4 Gatu- och park förvaltningens fordon
Gatu- och parkförvaltningens två personbilar tillhör bilpoolen vid Stadshuset. För övrigt finns inom förvaltningen 27 skåpbilar som främst används inom drift och underhåll.
Många är av typen pick-up. Det är enhetscheferna som har huvudansvaret för fordonen, men det finns även en ansvarig utsedd, per fordon, som svarar för tvätt, skötsel och lättare underhåll. Det finns inga dokumenterade riktlinjer för användandet av fordonen. Fordonen kan få tas hem över natten t ex vid jourtjänstgöring vintertid.
2.2.5 Kultur- och fritidsförvaltningens fordon
Inom kultur- och fritidsförvaltningen finns det en personbil, som bland annat används då personal från huvudbiblioteket besöker skolorna. Fritidsgårdarna har en minibuss som kommer att bli bokningsbar för att utnyttjas bättre. Den används i dagsläget till fritidsgår- darnas aktiviteter samt till sommarlägerverksamhet. För övrigt utgörs fordonsparken av fem skåpbilar som används vid skötsel idrottsanläggningar och fritidsgårdar. Personal vid respektive arbetsställe är ansvariga för skötsel av fordonen.
I kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetshandbok finns riktlinjer för användandet av personbilen vid huvudbiblioteket. För övriga leasingbilar anges endast att körjournal ska finnas och fyllas i vid varje körtillfälle.
Kultur- och fritidsförvaltningen planerar att se över resandet i förvaltningen inom kort.
2.2.6 Omsorgsförvaltningens fordon
Omsorgsförvaltningens fordon fördelar sig på de olika verksamheterna enligt följande:
Verksamhet Antal fordon
LSS 45
Hemtjänsten 30
HSL-enheten 23
Kommunrehab 22
Habteamet 6
Myndighetshandläggare 4
Administration 2
Totalt 132
Fordonen utgörs av personbilar, vissa med kombi, minibussar och skåpbilar för transport av mat. Hemtjänstgrupperna hjälper brukarna i centralorten och Smedby att beställa mat från vissa matvaruaffärer via Internet. Kommunens fordon används för att leverera varorna
till brukarna enligt ett förutbestämt schema. Inom hemtjänsten används fordon av typen Ford Focus och Toyota Corolla.
Inom LSS används fordonen främst för att transportera brukarna. En del fordon är statio- nerade vid särskilda boenden. Så är fallet bl a inom team autism och team psykiskt funk- tionshindrade. Team daglig verksamhet/sysselsättning har ett antal minibussar och skåpbi- lar ute i de olika verksamheterna.
I verksamhetshandboken anges att verksamhetscheferna tecknar lång- och korttidskontrakt för leasingbilar medan enhetscheferna har möjlighet att teckna korttidskontrakt. Riktlin- jerna anger även att det ska föras körjournal samt vilken intern kontroll som ska utföras.
Det är enhetscheferna som har ansvaret för fordonen, men det finns även en bilansvarig utsedd per fordon. Den personen har ansvar för den yttre skötseln, tankkort, att boka tider för service, däckbyten mm. Nycklar och bensinkort hålls inlåsta när de inte används. Vissa tankkort finns på bensinstationen Preem på Törnebyvägen i Kalmar. På bensinkvittot ska namn och registreringsnummer antecknas. Då fakturan kommer bockas alla poster av mot inlämnade kvitton. En bedömning görs huruvida den tankade volymen bränsle är rimlig.
2.2.6.1 Stickprov
Vi har granskat körjournaler från 6 bilar inom hemtjänsten och 2 bilar inom LSS. Bensin- förbrukningen har jämförts med körd sträcka enligt körjournalen under perioder av 3 till 6 månader från augusti 2008 till maj 2009. Körjournalerna har stämts av mot vägmätarställ- ningen vid senaste besiktning i transportstyrelsens bilregister alternativt mot avläst mätar- ställning vid senaste servicetillfälle.
Körjournalerna är i stort sett ifyllda enligt beskrivningen i förvaltningens riktlinjer, men i flera journaler saknas notering om när tankning har skett. Kvitton från tankningarna sak- nar ibland notering om namn och registreringsnummer, vilket försvårar uppföljningen.
Bensinförbrukningen har jämförts med tillverkarens rekommendationer för blandad kör- ning och bedöms som rimlig i samtliga fall.
2.2.7 Samhällsbyggnadsförvaltningens fordon
Utöver de 4 personbilar som hyrs av transportcentralen och används i den centrala bilpoo- len har samhällsbyggnadsförvaltningen 7 specialutrustade minibussar för lantmäteriverk- samheten. Bussarna har köpts in av förvaltningen.
2.2.8 Socialförvaltningens fordon
Socialförvaltningen har 34 personbilar inklusive minibussar varav 10 är stationerade vid Riskvarnen i Kalmar. Bilarna vid Riskvarnen används till hembesök, besök vid institutio-
långa resor behöver utföras. Förvaltningen ska se över rutiner kring bilarna och användan- det av dem som ett led i att bli mer kostnadseffektiva. Bland annat har man tittat på alter- nativkostnaden till användningen av kommunens bilar. För längre resor är det dyrare al- ternativ, t ex leasing av fordon externt eller taxi, som står till buds. För kortare resor inom Kalmar finns 6 kommuncyklar samt en el-cykel. Intresse finns att samverka med bilpoolen vid Stadshuset.
Socialchefen har det övergripande ansvaret och tecknar samtliga hyresavtal med transport- centralen. Sektionschefen ansvarar för fordonen inom respektive verksamhet. En vaktmäs- tare har hand om skötseln d v s tvätt och städ samt tar bilarna till service. En annan vakt- mästare gör en månadsvis uppföljning av hur mycket bilarna används baserad på uppgifter från verkstaden.
Verksamhetshandboken håller just på att uppdateras med avseende på hanteringen av so- cialförvaltningens leasingbilar. De uppdaterade riktlinjerna är inte antagna av nämnden ännu, men de omfattar körjournal, kvittohantering, tankkort och intern kontroll. I dagslä- get finns körjournaler i alla bilar och de gås igenom en gång per år. En rimlighetsbedöm- ning görs om tankningarna överensstämmer med körda mil.
Bilarna får inte användas privat och ska de tas hem över natten måste det godkännas av närmaste chef.
2.2.9 Södermöre kommundelsförvaltnings fordon
Södermöre kommundelsförvaltning har 14 bilar som används inom omsorgen vid Ljung- byhemmet, Möregården och Björkhaga. Det är främst hemtjänsten och sjuksköterskorna som använder fordonen. Utöver personbilarna finns det en buss som används vid mat- transporter.
En skriftlig instruktion angående rutiner och riktlinjer kring fordonen håller på att utarbe- tas. Intervjuer som gjorts med enhetscheferna vid de tre boendena visar att rutinerna i stort sett överensstämmer med de rutiner som används inom omsorgsförvaltningen. Fordonen får inte användas för privat bruk.
2.3 Arbetsmiljö
Enligt rese- och transporpolicyn ska fordon som köps in eller leasas uppfylla följande krav:
ha alkolås,
ha förstahjälpenutrustning och reflexväst,
vara säkerhetsklassade med minst 4 EuroNcap,
ha antisladdsystem (EPS); och
uppfylla Vägverkets miljöbilsdefinition alternativt miljöklass 5, Euro3 eller mot- svarande. Biogasbilar ska prioriteras.
Egna bilar (privatbilar) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhets- och miljö- krav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå gäller att bilen ska ha en tjänstevikt över 1 000 kg, ha trepunktsbälte som används, ha krockkudde på fö- rarplatsen och uppfylla minst 1989 års avgaskrav.
Vid anskaffning av arbetsfordon ska de vara utrustade för ändamålet samt i övrigt följa standarder och rekommendationer. Inom hemtjänsten är önskemålet ibland att fordonet ska ha fyrhjulsdrift.
3 Fordonsekonomi
Transportcentralen leasar alla fordon under 3,5 ton. Leasingtiden är 60 månader och rest- värdet sätts normalt till 20 %. I det interna hyresavtalet med förvaltningen ingår en må- nadskostnad som baseras på avskrivningstiden 8 år och 5 % ränta. Kostnaden inkluderar även skatt, försäkring, service, underhåll, däck, besiktning, reparationer som räknas till normalt slitage etc. I normalkalkylen beräknas den årliga körsträckan understiga
2 000 mil. En gång om året gör transportcentralen en uppföljning av verklig driftskostnad mot budgeterad per fordon. Avvikelser analyseras tillsammans med förvaltningen och be- ror oftast på att den årliga körsträckan överstiger 2 000 mil och/eller fler skador på bilen än normalt. Dessa fördyringar kan leda till att hyran höjs.
Fordonen används normalt under 8 år vilket leder till att kommunen äger fordonen under de tre sista åren. Därefter säljs de flesta fordonen via Kvarndammens Bilauktioner. Målet är att verksamheten vid transportcentralen ska vara självfinansierad och det har uppnåtts de senaste åren med endast mindre positiva avvikelser till följd av realisationsvinster vid avyttring av fordon.
Tabellen visar kommunens kostnader för fordon under 3,5 ton för åren 2003 till 2008:
Kostnad (kkr) 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Bilersättning 2 236 2 198 2 087 2 142 2 066 2 011
Leasing fordon, internt
enligt avtal 10 971 11 703 12 248 13 196 14 118 15 842
Drivmedel 4 984 5 426 6 421 7 029 6 589 7 345
Summa 18 191 19 327 20 756 22 367 22 773 25 198
Sett över de senaste 6 åren har kostnaderna för bilersättningar minskat i linje med kom- munens rese- och transportpolicy. Kostnaderna för drivmedel har ökat totalt sett medan
bensinkostnaderna legat i stort sett stilla. Ökningen kan istället tillskrivas bränsleslagen biogas, diesel och etanol.
Vid varje servicetillfälle noterar verkstaden mätarställningen på fordonen. Baserat på upp- gifter om 224 fordon som har varit inne på service vid mer än två tillfällen under de senas- te åren har den årliga körsträckan per fordon beräknats.
Beräknad genomsnittlig årlig körsträcka
0 10 20 30 40 50 60 70
0-500 501- 1000
1001- 1500
1501- 2000
2001- 2500
2501- 3000
3001- 3500
3501- 4000
4001- 4500
4501- 5000
5001- 5500
5501- 6000 Antal mil
Antalfordon
De framräknade värdena är baserade på perioder sträcker sig från ca 100 dagar till över 600 dagar, men kan ändå ses som en indikation på hur mycket kommunens bilar utnyttjas.
3.1 Fordonspark
Av kommunens 194 personbilar är 109 stycken av märket Ford, 32 är från Opel, 30 är från Toyota, 12 är från VW koncernen, 3 från Skoda, ytterligare 3 från Subaru och resterande representeras av bilar från Fiat, Renault, SAAB, Seat och Volvo.
Bland fordon som skåpbilar, minibussar och lätta lastbilar med en totalvikt under 3,5 ton, som totalt utgör 71 fordon, är det vanligaste märket VW där 29 stycken kommer ifrån.
Andra vanliga märken är Ford och Opel.
År 2008 var 114 av ovanstående fordon klassade som miljöbilar. Av dessa fordon drevs 104 stycken med etanol och 8 med biogas. 2 stycken var miljöklassade dieselbilar. Det är en ökning med 34 fordon jämfört med året innan.
Minibussar har alkolås som standard. I övriga personbilar sätts alkolås in när förvaltningen så önskar.
Den genomsnittliga åldern på de fordon som hyrs ut via transportcentralen är ca 4 år.
Vissa fordon köps in direkt av förvaltningarna. Det rör sig oftast om specialfordon som t ex brandbilar, bokbussar, utrustade bussar till samhällsbyggnadsförvaltningen, släpvag- nar och redskap inom gatu- och parkförvaltningen.
3.2 Transportplanering
Inom både omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns det ansvariga utsedda som har till uppgift att samordna så att förvaltningens fordon utnyttjas optimalt. I hemtjänsten sker planering utifrån personalens scheman samt diskuteras på morgonmöten. Kommunen har cyklar som används inom tätorterna. Fordon som används av hemtjänsten, utnyttjas även av kvälls- och nattpatrullerna.
Socialförvaltningen har 10 fordon som kan bokas elektroniskt. Användningen av dessa ska styras av vissa riktlinjer som håller på att utarbetas. Bland annat vill man fastställa vilka principer som ska gälla vid bokning så att fordonen utnyttjas maximalt.
3.3 Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle För småbilar finns ramavtal med Råbergs Bil när det gäller Ford, Rydbergs Motor för Skoda och Mats Strömberg Bil AB för Citroën. Dessa ingick in en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 stycken leverantö- rer. Transportcentralen arbetar i samarbete med inköpsavdelningen.
Bränsle betalas av förvaltningarna, men bensinkort från Preem kan beställas hos Trans- portcentralen eftersom kommunen har avtal med dem. Om kunden önskar ett annat ben- sinbolag får de ordna kortet på egen hand. Service och underhåll utförs av kommunens egen verkstad och ingår i månadshyran. Vid skadereparationer köps ibland tjänster från märkesverkstäder. Kommunen har ett storkundsavtal med Länsförsäkringar när det gäller fordonsförsäkringar.
Transportcentralens fordon ska täcka kommunens basbehov. Om tillfälliga behov uppstår hyrs fordon genom Hertz, som kommunen har ett prisavtal med.
4 Sammanfattande revisionell bedömning
Med underlag av den granskning vi genomfört bedömer vi att de granskade nämnderna har en god intern kontroll över sina fordon. Det grundar vi på att det finns ett kommunöver- gripande policydokument som tydligt styr verksamheten. Transportcentralen samordnar anskaffandet av de flesta av kommunens fordon. De tar hänsyn till de krav som ställs på fordonen utifrån trafiksäkerhet och miljöpåverkan vilket stämmer överens med kommu- nens policydokument.
Av de granskade förvaltningarna har flertalet dokumenterade riktlinjer kring hanteringen av fordonen. Baserat på de granskade fordonen anser vi att riktlinjerna följs. Vi rekom- menderar samtliga nämnder att genomföra stickprovskontroller avseende antal körda mil i förhållande till förbrukade liter för att bedöma rimligheten i bränsleförbrukningen.
Vidare bedömer vi att granskade nämnder har en god uppföljning av sin fordonsekonomi och att de har en relativt ny och ändamålsenlig fordonspark. Enligt rekommendationen från Transportcentralen ska fordonen servas en gång per år. Detta ingår i internhyran och medför inte någon ökad kostnad för förvaltningarna. Vi anser att det är viktigt att denna rekommendation följs för att bilparken ska vårdas optimalt.
4.1 Revisionsfrågor
Vilka typer av tjänsteresor behöver utföras och till vilka volymer har kommunen be- räknat dessa, uppdelat per förvaltning?
Omsorgsförvaltningen använder 61 % av kommunens personbilar och tillsammans med socialförvaltningen når de upp till 80 %. Fordonen används främst av hemtjänsten, men även av sjuksköterskor inom hemsjukvården och kommunrehab. Inom LSS används de flesta fordonen till att transportera brukare som inte kan åka kollektivt. Socialförvaltning- en besöker institutioner, familjehem och myndigheter samt gör hembesök.
Förvaltningarna identifierar ett behov och kontaktar Transportcentralen som går igenom verksamhetens önskemål enligt en ISO-certifierad mall. Det är förvaltningarnas behov som styr Transportcentralens dimensionering. Enligt deras policy ska de inneha fordon för att klara kommunens basbehov. Vår bedömning är att planeringen av transportbehovet är relevant.
Vilka typer av fordon behövs?
Transportcentralen hyr ut 194 personbilar och minibussar, 71 fordon av typen skåpbilar, lätta lastbilar etc samt 48 traktorer, släpvagnar och övriga arbetsredskap. Utöver det finns vissa specialfordon som köps in direkt av förvaltningarna t ex räddningsfordon, bokbussar etc.
Vilka villkor på fordon ställer kommunen ur arbetsmiljösynpunkt?
Enligt rese- och transportpolicyn ska fordon som leasas eller köps in ha alkolås, vara sä- kerhetsklassade med minst 4 EuroNcap, ha antisladdsystem (EPS) samt uppfylla Vägver- kets miljöbilsdefinition alternativt miljöklass 5, Euro 3 eller motsvarande. I policyn anges även krav på egna personbilar som används i tjänsten. Vår bedömning är att bilparken an- passas till kraven. När det gäller alkolås sätts det in i alla minibussar samt i övriga person- bilar när förvaltningen så önskar. Kostnaden för alkolås är ca 13 000 kronor per bil i inköp och ca 1 000 kronor per år i driftskostnader för bland annat kalibrering.
Hur är ansvar och organisation för verksamheten organiserad?
Transportcentralen leasar merparten av kommunens fordon och hyr i sin tur ut dem till förvaltningarna. Respektive förvaltning ansvarar för driften av fordonet, men internhyran inkluderar service och normala reparationer som utförs av kommunens verkstad. Flera förvaltningar använder sig av MobilCenter för tvätt och bilvård.
Hur ser nuläget ut avseende fordonsparken?
Fordon med en totalvikt under 3,5 ton används i ca 8 år. I nuläget är genomsnittsåldern på fordonsparken drygt 4 år. Ca 5 % av fordonen är äldre än 8 år. 36,3 % av fordonen är klas- sade som miljöbilar.
Hur hanteras upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle?
För leasing av småbilar används en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. Tre märken och bilfirmor ingår i upphandlingen: Ford, Skoda och Citroën. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 leverantörer. Kommunen har avtal med bensinbolaget Preem.
Hanteringen bedöms som ändamålsenlig.
Hur hanteras transportplanering?
Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns det ansvariga som har till upp- gift att på ett övergripande plan samordna utnyttjandet av förvaltningens fordon. Den dag- liga planeringen sker ute i verksamheterna av planeringsansvariga inom hemtjänsten, ar- betsledare inom gata/park och fastighetsavdelningen. På den administrativa sidan används elektroniska bokningssystem och försök med bilpool för att underlätta samordningen.
Vår bedömning är att transportplaneringen håller på att anpassas för att optimera nyttjan- det och att man utvecklar samverkan där så kan ske.
Vilken intern kontroll finns upplagd för verksamheten, t ex körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil m fl?
Transportcentralen gör varje år en uppföljning per fordon där budgeterad driftskostnad jämförs med verkligt utfall. Vid avvikelser kontaktas respektive förvaltning för att disku- tera vad som orsakat differensen samt vilka åtgärder som behöver vidtas.
Riktlinjer som bland annat anger att körjournaler ska användas finns inom de flesta för- valtningar. För de som saknar skriftliga riktlinjer bör sådana upprättas för personbilar.
Socialförvaltningen överväger att införa att personalen ska registrera mätarställning och registreringsnummer vid tankning på Preem. Detta kan göras i samband med betalning med kortet och uppgifterna finns sedan med på fakturan. Det kan med fördel användas som ett sätt att stärka den interna kontrollen även inom övriga förvaltningar.
Vi bedömer att den interna kontrollen på de granskade nämnderna är tillfredsställande.
Får fordonen användas (hyras) för privat bruk?
Barn- och ungdomsförvaltningen har en Toyota Yaris Verso som får hyras av personalen inom förvaltningen under vardagskvällar, helger och andra arbetsfria dagar. Skriftliga ru- tiner finns och uthyrningen strider inte mot den centrala policyn
Vid övriga förvaltningar får fordonen inte hyras för privat bruk. Under vissa förutsättning- ar kan de få tas hem under natten t ex vid jourtjänstgöring eller tidig avresa påföljande dag.
Bilaga
Cyklar
Enligt Kalmar kommuns rese- och transportpolicy ska kommunen aktivt uppmuntra an- vändning av cykel för korta resor samt skapa förutsättningar för att använda cykeln som transportmedel i tjänsten.
Förvaltningarna har tillfrågats om det finns möjlighet för de anställda att låna cyklar och alla har svarat att så är fallet. Ungefärligt antal cyklar per förvaltning framgår av tabellen nedan.
Förvaltning Cyklar
Kommunstyrelsen 5
Varav kommunledningskontoret 4
Varav fastighets- och inköpskontoret 1
Samhällsbyggnadskontoret 5
Brandkåren 2
Gatu- och parkförvaltningen 2
Kultur- och fritidsförvaltningen 5
Barn- och ungdomsförvaltningen 2
Socialförvaltningen 11
Omsorgsförvaltningen 100
Södermöre kommundelsförvaltning 2
Totalt 134
Samhällsbyggnadskontoret och socialförvaltningen har båda nyligen anskaffat varsin el- cykel, som går ca 6 mil på en laddning.
Skulle cykel kunna ersätta bilresor i större utsträckning?
Gatu- och parkförvaltningen menar att fler skulle välja cykel om det fanns en cykelpool som var känd och där man visste att cyklarna var hela och fungerande. Fritid- och kultur- förvaltningens cyklar utnyttjas flitigt och de uppger att det vanligaste alternativet till cykel inom centrala Kalmar är promenad. Barn- och ungdomsförvaltningens två cyklar används ungefär en gång/vecka så det finns utrymme att nyttja dem mycket mer. Användandet av socialförvaltningens cyklar ökar hela tiden och får de god erfarenhet av el-cykeln bedömer de att antalet bilresor kommer att reduceras ytterligare. Inom omsorgsförvaltningen är det en ambition att ersätta fler bilresor med cykel. Frågan är aktuell inom förvaltningen. Sö- dermöre kommundelsförvaltning är främst verksam på landsbygden och i många fall är cykel inget alternativ. Det finns dock en cykel vid förvaltningskontoret och en i hem- tjänstgruppen i Ljungbyholm.
