Personal- och kompetensförsörjning

Revisionsrapport

Maria Strömbäck Revisionskonsult November 2014

Personal- och

kompetensförsörjning

Pajala kommun

Innehållsförteckning

1. Sammanfattning och revisionell bedömning ... 1

2. Bakgrund och uppdrag ... 3

2.1. Metod och avgränsning ... 5

2.2. Revisionskriterier ... 5

3. Resultat ... 6

3.1. Vidtagna åtgärder efter tidigare granskning ... 6

3.1.1. Intern kontroll av personalpolitiska riktlinjer och policydokument är säkerställd och sker regelbundet ... 6

3.1.1.1. Ansvar, styrning och mål– personalpolitik ... 6

3.1.1.2. Uppföljning och intern kontroll av mål och riktlinjer ... 7

3.1.2. Intern kontroll av strategiskt kompetensförsörjningsarbete är säkerställd ... 8

3.1.2.1. Ansvar och styrning – mål för kompetensförsörjning ... 8

3.1.2.2. Uppföljning och intern kontroll av mål ... 9

3.1.2.3. Övriga aktiviteter inom området kompetensförsörjning ... 9

3.2. Följer socialnämnden personalpolitiska riktlinjer gällande kompetensförsörjning ... 10

3.2.1. Ansvar och mål för område kompetensförsörjning... 10

3.2.2. Kommunövergripande riktlinjer är kända och tillämpas gällande kortsiktig och långsiktig kompetensförsörjning. ... 11

3.2.3. Chefer har tillgång till stöd utifrån behov gällande aktiviteter inom kompetensförsörjningsarbete ... 11

3.2.4. Uppföljning av socialnämnd och information till kommunstyrelsen ... 12

2014-11-06

Hans Forsström Maria Strömbäck

Uppdragsledare Projektledare

1. Sammanfattning och revisionell bedömning

PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en uppföljande granskning avseende personal- och kompetensförsörjning. Tidigare granskning skedde i början av 2013 och då konstaterades att analysen av framtida

personalbehovet var tillräcklig, men att kommunstyrelens uppföljning och interna kontroll av policydokument endast delvis var säkerställd gällande personal- och kompetensförsörjning. Inom ramen för tidigare genomförd granskning gavs rekommendationer om att upprätta plan för uppföljning och revidering av personalhandboken, samt tydliggöra vilken metod som ska användas för att uppfylla vald strategi. Revisorerna har även i samband med ansvarsutövandet av socialnämnden efterlyst ett mer aktivt agerande från nämnden vad gäller bl.a.

kompetensförsörjningsfrågor.

Följande revisionsfrågor ska besvaras i granskningen:

 Har kommunstyrelsen vidtagit åtgärder mot bakgrund av revisorernas tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning

Vår bedömning är att kommunstyrelsen har vidtagit åtgärder mot bakgrund av tidigare granskning. Personalriktlinjer har varit uppe för beslut i styrelsen och har reviderats.

Samtidigt konstaterar vi att kommunstyrelsen, mot bakgrund av det ansvar de har för kommunens personalpolitik, bör arbeta för en tydligare styrning och uppföljning av det personalpolitiska området. Vi menar att ett sätt att säkerställa en god intern kontroll för området kompetensförsörjning är att fastställa mål med indikatorer som är möjliga att på ett tydligare sätt följa upp. En än tydligare personalpolitik från kommunstyrelsens sida anser vi även i ett långsiktigt perspektiv kan ge positiva effekter i form av ett starkare kommunalt varumärke vad gäller ett ”attraktiv arbetsgivare”- perspektiv.

Kommunstyrelsen har även ett ansvar att i sitt arbete verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas. Mot bakgrund av den information vi ser att styrelsen fått,

gällande socialnämndens prognostiserade personalbehov, anser vi att styrelsen även behöver ta initiativ till ett tydligare kommungemensamt arbete med kompetensförsörjningsfrågor. Vi menar att goda förutsättningar för ett sådant arbete finns, och det anser vi kan bidra till att säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig för att tillgodose medborgares behov av kommunala tjänster även i framtiden.

Vi uppmanar även kommunstyrelsen att ta initiativ för att säkerställa att

arbetsgivaren följer författningskrav vad gäller årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom kommunens verksamheter.

 Följer socialnämnden kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer gällande kort- och långsiktig kompetensförsörjning.

En kännedom om kommunövergripande riktlinjer för det kortsiktiga

rekryteringsarbetet bedömer vi finns. Samtidigt konstaterar vi att en strukturerad intern kontroll vad gäller efterlevnad av personalpolitiska riktlinjer inom

socialnämndens område inte sker. Här menar vi att nämnden bör ta initiativ till aktiviteter som stärker den interna kontrollen.

Socialnämnden bör ta initiativ till aktiviteter som stärker nämndens interna kontollen vad gäller personalpolitiska riktlinjer för kort- och långsiktig kompetensförsörjning.

Kännedom om mål för kompetensförsörjning finns framförallt vad gäller ett

kortsiktigt perspektiv. För det långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet efterfrågas dock tydligare mål av intervjuade chefer. Trots tillgång till nya datastöd för

rekrytering upptas en stor del av enhetschefernas arbetsvardag av att tillsätta rekryteringsbehov. Planeringen inför sommaren 2014 beskrivs som ”det värsta året hittills” med liten tillgång till vikarier och ett sämre rekryteringsunderlag.

Vidare visar granskningen att Socialnämnden får information om

kompetensförsörjningsarbetet, och t.ex. de svårigheter som finns vad gäller vikarietillgång och att vikariebrist ger ökade verksamhetskostnader.

Vi anser att nämnden bör ta initiativ till ytterligare aktiviteter gällande

kompetensförsörjningsområdet och vi menar att goda förutsättningar finns bl.a.

genom chefers engagemang i frågan.

2. Bakgrund och uppdrag

Kompetens kan beskrivas som förmågan att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter. Begreppet kompetensförsörjning kan beskrivas som en organisations säkerställande att rätt kompetens finns tillgänglig för att utföra organisationens uppdrag och verksamhet. Kompetensförsörjningsprocessen bör utifrån ställda mål mynna i att organisationens samlade kompetens leds, utvecklas och upprätthålls, så att inte bara verksamhetens mål uppnås utan även en

utveckling av verksamheten både kort- och långsiktigt.

Kortsiktig kompetensförsörjning innebär bl.a. att tillgodose ett vikariebehov som ibland snabbt uppstår inom en verksamhet såsom ersättare för sjuk medarbetare.

Innebörden av långsiktigt kompetensförsörjningsarbete kan t.ex. utgöras av organisationens arbete för att upprätthålla eller öka sin attraktionskraft (attraktiv arbetsgivare) i förhållande till nuvarande men även nya, potentiella medarbetare.

En annan innebörd av begreppet är att säkerställa tillgång till kompetens utifrån verksamhetens kommande långsiktiga behov. Det med utgångspunkt från kunskap om ev. förändrade arbetssätt eller uppdrag, samt den påverkan det kan ha på kommande kompetensbehov.

Uppskattningsvis arbetar en halv miljon människor med vård och omsorg i Sverige enligt SKL (Sveriges kommuner och landsting), och många av dessa uppnår

pensionsålder under de närmaste tio åren. Behovet av undersköterskor och vårdbiträden inom landets äldreomsorg bedöms idag motsvara 7 700 personer årligen. Vad gäller antalet äldre medborgare, anger SKL att antalet förväntas öka med 35 procent mellan 2010 och 2030. Trots att äldres hälsa blir allt bättre ökar deras behov av äldreomsorg, och behovet av undersköterskor förväntas bli större i landets glesbygd än i storstadsområdena. ¹

Pajala kommun har landets fjärde högsta medelålder, 48,5 år (2013) vilket dock är en viss minskning mot föregående år (48,8). Männen i kommunen har en

medelålder på 48 år medan kvinnornas medelålder är 49, 1 år.² Socialstyrelsen anger att den första oktober 2013, fanns det i Pajala kommun 156 personer (äldre än 65 år, boende i ordinärt boende) som var beviljade hemtjänst och antalet personer, (äldre än 65 år) som bodde permanent i särskild boendeform var vid samma tidpunkt 127 stycken.³

I början av förra året genomfördes på uppdrag av kommunens revisorer en granskning gällande personalpolitik och kompetensförsörjning. Då konstaterades att analysen av det framtida personalbehovet var tillräcklig, men att kommun- styrelens uppföljning och interna kontroll av policydokument endast delvis var säkerställd gällande personal och kompetensförsörjning.

1 Här finns Sveriges viktigaste jobb. En rekryteringsprognos för välfärdssektorn. SKL, 2011.

2 http://www.scb.se/sv_/Hitta-statistik/Statistik-efter-amne/Befolkning/Befolkningens- sammansattning/Befolkningsstatistik/25788/25795/Topplistor-kommuner/290303/ (20140922)

3 Äldre och personer med funktionsnedsättning – regiform år 2013. Vissa kommunala insatser enligt socialtjänstlagen.

Socialstyrelsen, mars 2014.

Inom ramen för granskningen gavs rekommendationer om att upprätta plan för uppföljning och revidering av personalhandboken, samt tydliggöra vilken metod som ska användas för att uppfylla vald strategi.

Revisorerna har i samband med ansvarsutövandet av socialnämnden efterlyst ett mer aktivt agerande från nämnden vad gäller bl.a. kompetensförsörjningsfrågor.

Mot bakgrund av ovan beskriven tidigare genomförd granskning samt risk- och väsentlighetsbedömning har kommunens revisorer uppdragit till PwC att genomföra en uppföljande granskning avseende personal- och

kompetensförsörjning. Följande revisionsfrågor ska i granskningen besvaras:

- Har kommunstyrelsen vidtagit åtgärder mot bakgrund av revisorernas tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning

- Följer socialnämnden kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer gällande kort- och långsiktig kompetensförsörjning.

Följande kontrollmål har utarbetats för att ge svar på ovanstående revisionsfrågor:

 Intern kontroll av personalpolitiska riktlinjer och policydokument är säkerställd och sker regelbundet

 Intern kontroll av strategiskt kompetensförsörjningsarbete är säkerställd

 Chefer har tillgång till stöd utifrån behov vad gäller aktiviteter inom kortsiktigt och långsiktigt kompetensförsörjningsarbete

 Kommunövergripande riktlinjer är kända och tillämpas gällande kortsiktig kompetensförsörjning, t.ex. gällande vikarieanskaffande och rekrytering

 Kommunövergripande riktlinjer är kända och tillämpas gällande långsiktig kompetensförsörjning, t.ex. inventering av medarbetares

arbetstillfredsställelse och trivsel hos medarbetar och deltagande vid arbetsgivaraktiviteter.

2.1. Metod och avgränsning

Granskningen har genomförts dels genom dokumentstudier och dels intervjuer.

Inläsning och analys av styrande dokument; Årsbudget 2014, rutin/riktlinjer, reglemente, delegationsordning, Årsredovisning 2013, Äldreomsorgens

verksamhetsberättelse 2013, Äldreomsorgens verksamhetsplan 2014 samt protokoll har skett. Insamling har skett genom kommunens förfrågan samt tillgång via

kommunens hemsida. Protokoll (vilka även finns tillgängliga på kommunens hemsida) som läst och analyserats är; kommunstyrelsen (2013-02 till 2014-05), personalutskott (2013-01 till 2014-09), socialnämndens arbetsutskott (2013-01 till 2014-04) samt socialnämnden (2013-03 till 2014-09).

Även kommunstyrelsens ”måldokument” och verksamhetsplan för personal- och löneenheten 2014 och måldokument för socialförvaltningen avseende 2014 har erhållits, lästs och analyserats.

Intervju har genomförts med kommunchef (vilken även i sitt uppdrag innehar rollen som personalchef i kommunen), administrative chefen (chef personal- och löneenheten), äldreomsorgschef samt fem enhetschefer inom äldreomsorgen.

Granskningen har genomförts under perioden maj 2014 – oktober 2014.

För besvarande av revisonsfråga avseende socialnämnden, har avgränsning skett till att omfatta äldreomsorgens verksamhet inom kommunen.

Intervjuade har beretts möjlighet att faktakontrollera utkast till granskningsrapport.

2.2. Revisionskriterier

Kommuninterna styrdokument såsom Årsbudget 2014, reglemente för kommunstyrelse och socialnämnden.

3. Resultat

3.1. Vidtagna åtgärder efter tidigare granskning

Tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning konstaterade att analysen av framtida personalbehov var tillräcklig, men att styrelsens uppföljning och interna kontroll av policydokument endast delvis var säkerställd gällande personal och kompetensförsörjning. Inom ramen för granskningen gavs även rekommendationer om att upprätta plan för uppföljning och revidering av personalhandboken, samt tydliggöra vilken metod som ska användas för att uppfylla vald strategi.

Revisorernas skrivelse utifrån granskningsrapporten, ”Uppföljande granskning avseende personalpolitik och kompetensförsörjning” var ställd till

kommunstyrelsen samt för kännedom till kommunfullmäktiges presidium samt partiernas gruppledare. I personalutskottets protokoll 130610 § 21, framkommer att utskottet fattat följande beslut gällande denna granskning;

”Arbetet med revidering av policydokument och personalpolitiska riktlinjer är ett pågående arbete samt att personalhandboken överförs till hemsidan.

I samband med detta arbete kan säkerställas att rätt riktlinjer används.

Uppdatering av personal- och kompetensförsörjningsprogrammet sker kontinuerligt. Revisorernas rapport läggs med beaktande till

handlingarna.”

Enligt uppgift har uppföljande granskning även tagits upp i chefsrapport till kommunstyrelsen.

3.1.1. Intern kontroll av personalpolitiska riktlinjer och policydokument är säkerställd och sker regelbundet

3.1.1.1. Ansvar, styrning och mål– personalpolitik

Iakttagelser: Enligt sitt reglemente har kommunstyrelsen ansvaret för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Styrelsen har även ett ansvar för att leda och samordna kommunens personal- politik. Kommunstyrelsens styrfunkton innebär enligt 3 § i reglementet bl.a. att leda arbetet och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för hela den kommunala verksamhetens styrning, övervaka att fullmäktiges fastställda mål och planer för verksamheten följs, samt verka för en god personalpolitisk kompetens och personalförsörjning. Utifrån delegation fungerar personalutskottet som kommunens centrala organ för personal-, löne- och pensionsärenden.

Pajala kommun arbetar sen en kortare tid tillbaka utifrån en styrmodell med fem målområden som kommunfullmäktige antagit (bostäder, näringsliv, hållbart samhälle, kommunal service samt kommunal ekonomi). I styrdokumentet Årsbudget 2014 Verksamhetsplan 2015-2016 Investeringsbudget framkommer bl.a. skrivningen; ”ett strategiskt fokus med omvärldsanalyser krävs för att säkerställa servicen i ett långsiktigt perspektiv.” I dokumentet återfinns inga angivna målsättningar för området personal- och kompetensförsörjning med utskrivna målindikatorer.

Vid intervju med kommunchef och administrativ chef redogörs för kommunstyrelsens dokument, ”Måldokument”. Här framkommer hur kommunstyrelsen brutit ner fullmäktiges mål som har koppling till

personalområdet. Ett är att” flerspråkighet bör vara en tillgång vid rekryteringar”

och det andra är; ”en ansvarsfull och modern personalpolitik”. Bägge målen saknar angivet målvärde och angiven beskrivning av utvärdering.

Kommunen har flertalet personalriktlinjer, bl.a. personalpolicy, delegationsordning för personalärenden, rekryteringsriktlinjer och arbetsmiljöpolicy. Samtliga

dokument för personal- och kompetensförsörjningsområdet finns samlat och tillgängliga i kommunens personalhandbok. Denna är tillgänglig via kommunens externa webb⁴ (vilket inte var möjligt vid föregående granskning). Av protokoll framkommer även att kommunstyrelsen beslutat om riktlinjer för fritidsstudier.

Revidering av riktlinjer bl.a. delegationsordning i personalärenden,

rekryteringsriktlinjer, pensionsriktlinjer har skett sedan föregående granskning. I personal- och löneenhetens verksamhetsplan framkommer att översyn av riktlinjer är en aktivitet för år 2014.

I personalutskottets protokoll (§ 20, september 2014) anges att utskottet antagit förslag till personalpolitiska mål 2014, och föreslås att kommunstyrelsen antar dem.

Ett personalpolitiskt mål är; ”Ansvarsfull och modern personalpolitik – Kvalitetssäkring av samverkansavtalets tillämpning och efterlevnad”.

3.1.1.2. Uppföljning och intern kontroll av mål och riktlinjer

Iakttagelser: Plan för revidering av personalriktlinjer med viss regelbundenhet uppges vid intervju inte finnas, utan revidering sker oftast på förekommen

anledning, d v s utifrån ett identifierat revideringsbehov. En plan för intern kontroll där någon kontroll omfattar personal- och kompetensförsörjningsarbetet uppges inte finnas. Vid förfrågan uppges att någon strukturerad insamling inte sker avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet som bedrivs inom kommunens olika verksamheter, utan att uppföljning sker inom ramen för huvudskyddskommitténs arbete.

Årligen sammanställs uppskattade personalbehov inom kommunernas

verksamheter. Dels i Personalekonomisk redovisning med hälsobokslut (vilken ingår som en bilaga till Årsredovisning 2013), och dels i dokumentet

Personalavgångar och rekryteringar i Pajala kommun – En utmaning för framtiden.

4 http://www.pajala.se/Pajala-kommun/Om-kommunen/Personalsidan/Personalhandboken/

Antalet medarbetare som förväntas gå i pension varje år från 2014-2022 inom kommunstyrelsens, kultur- och utbildningsnämnden samt socialnämndens verksamheter anges. Störst andelen personer finns inom socialnämnden, 105 personer. I det senare nämnda dokumentet framkommer även ”att samarbete med utbildningsanordnare inom vård och omsorg, distansstudier, marknadsföring samt aktivt locka till oss högskolepraktikanter är verktyg för att lyckas rekrytera”.

Som beskrivits tidigare har kommunen en styrmodell som är ett relativt nytt

arbetssätt, och vid intervjutillfället är det oklart för intervjuade hur verksamhetsmål ska utvärderas.

Kommunchef har under den tid som denna granskning avgränsats till informerat kommunstyrelsen i ett antal personalpolitiska ärenden, och förfrågan från

kommunstyrelsen har även kommit gällande lämnande av specifik information i vissa ärenden.

3.1.2. Intern kontroll av strategiskt kompetensförsörjningsarbete är säkerställd

Vid tidigare genomförd granskning av revisorerna noterades att kommunen aktivt arbetade med att öka intresset för Pajala kommun som arbetsgivare. Granskningen kunde dock inte med säkerhet bedöma om aktiviteterna var tillräckliga i förhållande till kommunens kommande behov, inga speciella strategier fanns för att locka till sig viss specifik kompetens och kompetensförsörjningsfrågor behandlades i olika former på förvaltnings- och politisk nivå.

3.1.2.1. Ansvar och styrning – mål för kompetensförsörjning

Iakttagelser: Mål finns formulerat av kommunstyrelsen som tidigare beskrivits, avsnitt 3.1.1.1, om att kommunen ska ha en ”ansvarsfull och modern

personalpolitik” samt att ”flerspråkighet bör vara en tillgång vid rekryteringar”.

Enligt intervju finns i nuläget ingen (vilket även tidigare granskning funnit) utöver

”Måldokument”, personalpolicy och övriga personalriktlinjer, uttalad strategi med utskrivna målvärden för kort- och långsiktig kompetensförsörjning formulerad av kommunstyrelsen.

I den av kommunfullmäktige antagna personalpolicyn, avsnitt Förnyelse och

utveckling återfinns dock följande text: ”I Pajala kommun värnar vi den kompetens som finns i organisationen genom att främja intern rörlighet och synliggöra karriärvägar. Genom olika former av kompetensutveckling blir vi bättre på det vi gör, samtidigt som vi skapar förutsättningar för att utföra våra uppgifter när krav och behov förändras. Kompetens är en kombination av kunskap, förmåga och vilja; tre delar som alla behöver stödjas och underhållas. Kompetenta och engagerade medarbetar skapar professionella och förtroendefulla möten med dem som bor och verkar i Pajala kommun”.

Vidare framkommer följande beskrivning:

”Som medarbetare: -tar du initiativ för att utveckla din kompetens utifrån verksamhetens behov, -medverkar du aktivt till att utveckla den egna

verksamheten, -söker du information och kunskap som du behöver för ditt dagliga arbete och i mötet med medborgarna.

Som chef: -ansvarar du för att hålla medarbetarsamtal med dina anställda minst en gång per år, -skapar du möjligheter och inspirerar till lärande, kreativitet, utveckling och ansvarstagande”.

3.1.2.2. Uppföljning och intern kontroll av mål

Iakttagelser: Som tidigare beskrivits är det vid intervjutillfälle oklart hur

utvärdering av de mål som kommunstyrelsen antagit inom personalområdet ska ske, och dessa mål saknar även utskrivna målvärden. Uppgift ges även om att det inte heller inom ramen för en internkontrollplan finns något som tangerar personal- och kompetensförsörjningsområdet.

Information om medarbetarundesökning som genomförts har enligt protokoll delgivits personalutskottet.

3.1.2.3. Övriga aktiviteter inom området kompetensförsörjning

Iakttagelser: Vid intervju framkommer att en del externa aktiviteter har genomförts inom det långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet. Exempelvis beskrivs deltagande vid mässor där möten med ungdomar skett. Deltagare vid mässorna har varit kommunalstyrelsens ordförande, kommunchef samt ibland har även administrativa chefen deltagit.

Vidare har personalutskottet enligt protokoll handlagt frågor som kan ses ur ett kompetensförsörjningsperspektiv. De har handlagt frågan gällande ”projekt heltid/deltid” som påbörjats inom socialnämndens ansvarsområde. Projektet har beslutats att vidare utredas av förvaltningen (personal- och löneenheten). Beslut har även fattats gällande ersättningar till ordinarie personal inom social-

förvaltningen som flyttar semesterveckor under sommarperioden. Det senare mot bakgrund av förväntade svårigheter med vikarierekryteringar.

Revisionell bedömning: Vi konstaterar att revidering av ett antal personal- riktlinjer, i kommunens personalhandbok, varit uppe för beslut i kommunstyrelsen samt att personalhandboken gjorts tillgänglig via webb sedan föregående

granskning, Samtidigt som vi ser att Ks fattat en del beslut inom personalområdet anser vi att Ks bör arbeta för en än tydligare styrning och uppföljning gällande det personalpolitiska området. Ett sätt att uppnå det kan vara att styrelsen fastställer mål med indikatorer som är mer tydliga ur ett uppföljningsperspektiv.

Tydligare styrning och uppföljning menar vi skulle synliggöra hur styrelsen tar sitt ansvar för kommunens personalpolitik. Samtidigt menar vi att styrning och

uppföljning i sig möjliggör en bättre internkontroll av området från styrelsens sida.

Det kan därigenom bidra till en än tydligare personalpolitik. Det tror vi även ur ett långsiktigt perspektiv kan ge positiva effekter i form av ett starkare kommunalt varumärke vad gäller ett ”attraktiv arbetsgivare”- perspektiv.

Vi noterar att en strukturerad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppges ske. Här vill vi uppmärksamma det ansvar arbetsgivare har enligt arbetsmiljöverkets författning⁵ om att en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske. Denna uppföljning ska även dokumenteras skriftligt om arbetsgivaren har mer än 10 arbetstagare.

3.2. Följer socialnämnden personalpolitiska riktlinjer gällande kompetensförsörjning

Personalförsörjning inom Socialnämndens verksamhetsområde beskrivs enligt Årsredovisning 2013, avsnitt verksamhetsberättelse, bli allt svårare. Detta gäller främst tillgången till vikarier för vård- och omsorgspersonal. Behov av

personalförstärkningar har varit nödvändigt inom hemtjänsten mot bakgrund av ökade behov. Inom socialförvaltningen har tidigare funnits en ”vikariepool” som sedan våren 2014 är avslutad och datastödet, ”Time Care Pool”, har införts under 2014 för vikariehanterande.

3.2.1. Ansvar och mål för område kompetensförsörjning

Iakttagelser: Kommunstyrelsen ansvarar enligt reglemente för att leda och

samordna kommunens personalpolitik. Reglementet anger även att styrelsen har ett ansvar att uppmärksamt följa socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas. Socialnämnden har ett ansvar enligt Reglemente för Socialnämnden

§ 6 att till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

I Årsbudget 2014 Verksamhetsplan 2015-2016 Investeringsbudget framkommer socialnämndens vision och mål för 2014. De skrivningar som har en koppling till kompetensförsörjningsområdet är följande; ”- som arbetsgivare säkerställa en trygg och stimulerande arbetsmiljö och kompetens till personalen” samt ”de människor som kommer i kontakt med Socialnämnden ska mötas av trygghet, respekt, integritet och kompetens. Engagemang och gott bemötande ska genomsyra verksamheternas uppdrag.” Angivna åtgärder som ska ske under år 2014 är bl.a.

”Arbete med att säkra personal- och kompetensförsörjningen.”

Även Verksamhetsplan år 2014, Äldreomsorgen i Pajala kommun anger verksamhetsmål med koppling till kompetensförsörjning. ”Äldreomsorgens personal ska få utbildning i bemötande av hot- och våldssituationer, men även andra inslag som höjer personalens beredskap och kompetens att hantera hot och våld”. Målet anges vara kopplat till Socialnämndens inriktningsmål 4:

”Socialnämnden ska som arbetsgivare säkerställa en trygg och stimulerande arbetsmiljö och kompetens till personalen.

Vid intervju med enhetschefer inom äldreomsorgen, vilka samtliga har flerårig chefserfarenhet, framkommer att de saknar en tydlig uttalad riktning för

kompetensförsörjningsarbetet från politiken. Tveksamhet finns även hos flera om vilka antagna mål som finns gällande personal- och kompetensförsörjning.

3.2.2. Kommunövergripande riktlinjer är kända och tillämpas gällande kortsiktig och långsiktig kompetensförsörjning.

Iakttagelser: Kännedom finns hos enhetschefer om befintliga riktlinjer vad gäller kortsiktig kompetensförsörjning. Samtidigt beskrivs en pressad vardag vad gäller tillsättning av personalbehov inom deras verksamheter. En osäkerhet upplevs kring vad det är som avgör vilken personal som erbjuds vikariat via datastödet ”Time Care Pool” och synpunkter ges om den påverkan personalkontinuiteten hos vårdtagare eventuellt kan ha. Datastödet beskrivs vidare i nästa avsnitt.

Vad gäller aktiviteter inom långsiktig kompetensförsörjning beskrivs att det inom socialförvaltningen tidigare funnits en ”Framtidsgrupp” som arbetade med riktade aktiviteter gällande rekrytering inom det sociala området.

Innan sommaren 2014 fick intervjuade enhetschefer besked om att

sommarersättning för anställd som flyttar på sina semesterveckor kan erbjudas, vilket är en ny form av ersättning inom socialförvaltningen. Synpunkter ges om att besked om detta upplevdes komma nog så sent utifrån planeringsperspektiv av sommarens personalbemanning. Utvärdering och uppföljning av

sommarersättningen uppges ska ske under november månad 2014.

3.2.3. Chefer har tillgång till stöd utifrån behov gällande aktiviteter inom kompetensförsörjningsarbete

Iakttagelser: Enhetscheferna ger uttryck för ett stort engagemang vad gäller området kompetensförsörjning, och en stor del av deras arbetsvardag åtgår till personalrekrytering och tillsättande av personalbehov inom deras verksamheter.

Stöd för personalbemanning och planering finns i form av datastöd och stöd från personal- och administrativa enheten. Enheten hjälper bl.a. till med annonsering vid rekrytering, förfrågningar om medarbetares arbetstid samt frågeställningar som kan finnas i samband med förflyttning av personal. Beskrivning ges även att de, mot bakgrund av att de har längre chefserfarenhet, har utvecklat ett arbetssätt och metod för att arbeta med kompetensförsörjning.

Datastödet ”HR- supporten” är ett rekryteringsverktyg som införts i kommunen under sommaren 2013. Införandet uppges ha inneburit en del inkörningsproblem men positiva synpunkter ges också. Planeringen med årets sommarbemanning beskrivs som -”det värsta året hittills”, och förklaras delvis bero på att

rekryteringsunderlaget varit av annan karaktär än tidigare år. Inför sommaren har planeringsmöten hållits där enhetschefer, äldreomsorgschef samt medarbetare från personal- och löneenheten deltagit.

Enhetscheferna har även tillgång till datastödet, Time Care Planering och Time Care Pool. Systemen ger möjlighet till schema- och personalplanering och synpunkter ges av både positiv och negativ karaktär. Time Care Pool, vilket infördes i början av år 2014, är ett datastöd för arbete med tillsättande av vikariebehov inom

verksamheterna. Systemet beskrivs innebära att personer som är intresserade av arbetspass, viss tid och dag, kan lägga sig som ”tillgänglig” och sedan sker en matchning utifrån det rekryteringsbehov verksamheterna har. Systemet omfattar endast verksamheter inom socialförvaltningen och det finns utsedda

huvudadministratörer som arbetar dagtid för att tillsätta vikariebehov. Dessa administratörer samt enhetschefer fick i samband med att systemet infördes i kommunen utbildning av leverantören. Kommunspecifika riktlinjedokument, utöver den manual som medföljde datastödet, är under utarbetande. En utvärderingsgrupp av datastöden uppges finnas inom förvaltningen

Intervjuade enhetschefer har sen en tid tillbaka deltagit i en tvåårig ledarutbildning som arrangeras av Umeå Universitet. Beskrivning ges även om att chefernas arbetsgrupper, i lite olika utsträckning, utbildats vad gäller värdegrund, har fått handledning samt har möjlighet till webbutbildningar gällande demens.

Kommunen har genomfört medarbetarundersökning under år 2013 där bl.a.

medarbetares upplevda trivsel på sin arbetsplats var möjlig att utläsa. Kommentarer ges gällande utformningen av vissa frågor, och det mot bakgrund av att

medarbetare misstolkat vad som egentligen avsågs i några frågor.

Deltagande i forum, där kompetensförsörjning som område tas upp och är ett tema, sker bl.a. av socialchef och äldreomsorgschef. Det inom ”Programrådet” där

representanter för skolan (gymnasium och vuxenutbildning) möts, samt inom Lapplands kommunalförbund.

3.2.4. Uppföljning av socialnämnd och information till kommunstyrelsen

Iakttagelser: I Årsredovisning 2013 i avsnitt verksamhetsberättelse anges, vilket även tidigare beskrivits, att tillgången på vikarier för vård- och omsorgspersonal blivit allt svårare. Dessutom framkommer att hemtjänsten visar på ett underskott som förklaras av ökat behov av insatser.

Även i Verksamhetsberättelse år 2013 för Äldreomsorgen framkommer att

timvikariekostnaderna för året var högre än budgeterat, att förstärkning av personal vid ett äldreboende krävts, samt att det fortsatt är svårt att rekrytera vikarier och att det finns områden som har större svårigheter än andra.

För år 2014 prognostiseras enligt delårsuppföljningen ett underskott (protokoll Socialnämnden september 2014) inom Socialnämndens verksamhetsområde. Det beskrivs till viss del bero på ökade kostnader inom äldreomsorgen och förklaras bero på personalförstärkningar inom äldreboenden, ökade hemtjänstinsatser inom visst område samt en brist på vikarier vilket i sig medför ökade kostnader. Av protokollet framkommer även att en arbetsgrupp tillsatts för att se över

Ytterligare exempel på åtgärder som vidtagits av socialnämnden utifrån information om personalbrist inom hemtjänsten finns i protokoll (juli 2013).

Socialnämnden får enligt protokoll (september 2014) information och redovisning av antalet beslut vad gäller bl.a. hemtjänst redovisat till sig via verksamhets- uppföljning för januari – september. Inför sommaren 2014 fick enligt protokoll (maj 2014) socialnämnden information av socialchef om personaltillgången inför sommarens semesterperioder. Vid intervju beskrivs nämnden ha ett intresse för kompetensförsörjningsområdet. Information har efterfrågats av nämnden och information har även lämnats till nämnden på initiativ av chefer inom

förvaltningen. Tillgång till kompetens inom äldreomsorgen är en högst aktuell fråga och rekryteringsläget avseende vikarier uppges ha blivit svårare för social-

förvaltningen sen några år tillbaka. Förändrad omvärld med ny verksamhet på orten anses vara en förklaring samtidigt som ett, i likhet med övriga landet, minskande intresse för arbete inom området.

Ingen strukturerad intern kontroll av efterlevnad av personalpolitiska riktlinjer sker inom äldreomsorgen på ett regelmässigt sätt. En strukturerad uppföljning sker dock från centralt håll inom personalområdet och det gäller, t.ex. statistik över tillbud, frisk- och sjukfrånvaro.

Strukturerad utvärdering av sommarens rekryteringsarbete uppges inte ske.

Däremot anges att äldreomsorgschef i samband med möte med enhetschefer lyfter frågan. Enhetschefer anger att de var och en för sig själv gör en uppföljning av sitt eget rekryteringsarbete för sin verksamhet.

Kommunstyrelsen har enligt protokoll fått information avseende socialnämndens verksamhetsmässiga samt ekonomiska uppföljning i samband med årsredovisning och delårsrapportering. Bl.a. framkommer i protokoll att underskott beror på förstärkning av personalresurser inom äldreboenden samt en ökad ärendemängd inom hemtjänsten. Dessutom har kommunstyrelsen enligt protokoll fått

information om att Socialnämnden har stora pensionsavgångar och ett stort behov finns av att rekrytera undersköterskor men även om att en förväntan finns om att sjuksköterskor kommer bli ett bristyrke. De nya föreskrifter som är på gång gällande demensvård i äldreomsorgen omnämns även i förhållande till kompetensförsörjningen.

Revisionell bedömning: Intervjuade enhetschefer har stöd i sitt arbete med rekrytering genom datastöd och i viss utsträckning även från personal- och

administrativa enheten. En kännedom om kommunövergripande riktlinjer för det kortsiktiga rekryteringsarbetet bedömer vi finns.

Samtidigt konstaterar vi att en strukturerad intern kontroll vad gäller efterlevnad av personalpolitiska riktlinjer inom socialnämndens område inte sker. Här menar vi att nämnden bör ta initiativ till aktiviteter som stärker den interna kontrollen.

Granskningen visar dock att Socialnämnden på ett flertal sätt får information om kompetensförsörjningsarbetet, och t.ex. de svårigheter som finns vad gäller vikarietillgång och att vikariebrist ger ökade verksamhetskostnader. Nya datastöd har införts inom förvaltningen gällande rekrytering vilket vi uppfattar som en aktiv åtgärd för att underlätta rekryteringsarbetet.

Samtidigt menar vi att det finns signaler som synliggör ett behov av att socialnämnden även arbetar för att fastställa tydligare målsättningar ur ett långsiktigt kompetensförsörjningsperspektiv.

Vi noterar även att kommunstyrelsen fått kännedom om prognostiserade och nuvarande personalbehov inom socialnämndens område. Vi menar att Ks, mot bakgrund av sitt ansvar för kommunens personalpolitik, bör än mer aktivt arbeta så att långsiktiga kompetensbehov inom äldreomsorgen kan tillgodoses. Även

styrelsen har ju ett ansvar att i sitt arbete att verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas.

Vi kan se att behov finns av att kommunstyrelsen tar initiativ till aktiviteter som stärker det kommungemensamma arbetet med kompetensförsörjningsfrågor. Vi anser att goda förutsättningar finns för ett sådant arbete.