• No results found

Granskning av personalförsörjningen

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Granskning av personalförsörjningen"

Copied!
13
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

SLUTDOKUMENT 1(2) 2012-03-12

För kännedom; Kommunstyrelsen

Fullmäktiges presidium Miljö- och byggnämnden

Partiernas gruppledare Barn- och utbildningsnämnden

Socialnämnden

Fritids- och kulturnämnden

Granskning

av

personalförsörjningen

Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun granskat om kom- munens arbete med personalförsörjning/rekrytering är ändamålsenligt och den in- terna kontrollen tillräcklig. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från PwC.

Resultatet av vår granskning finns redovisat i bifogad revisionsrapport.

Vår sammanfattande bedömning är kommunens arbete med personalförsörjning är till stor del tillfredsställande. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser;

 Kommunens tidigare situation med god tillgång till personal och ibland be- hov av att reducera personal har förändrats . Nu förekommer brist på perso- nal samtidigt med påtaglig konkurrens från andra arbetsgivare på orten. På grund av de förändrade förutsättningarna är nu personalförsörjningsfrå- gorna i fokus i inom kommunkontoret, förvaltningarna och bolag. Styrdo- kument inom området uppdateras och personalförsörjning är ett område som regelbundet behandlas i olika ledningsgrupper Kommunen saknar dock en personalförsörjningsplan men en sådan är planerad att tas fram under in- nevarande år.

 Revisionsrapporten redovisar att rapporteringen om personalförsörjnings- frågor som politikerna får eller begär är sparsam. En mer djupgående, lö- pande och regelbundet återkommande rapportering till politikerna skulle stärka kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende per- sonalförsörjningen. Detta motiveras av att området är ett viktigt strategiskt område för Kiruna kommun när det gäller att upprätthålla en god service till medborgarna.

 Tillämpningen av de riktlinjer inom personalområdet som har en koppling till personalförsörjning/rekrytering är till stor del tillfredsställande. De för- ändringar som nyligen skett och planeras genomföras avseende styrande do- kument behöver förankras i förvaltningarna. Vi instämmer i den bedömning som görs i revisionsrapporten avseende betydelsen av att tillämpningen av riktlinjer för avgångssamtal blir väl förankrade i verksamheterna då dessa samtal kan ge värdefull information inför kommande rekryteringar.

(2)

 Det är av stor betydelse att kommunen har kompetenta chefer men även olika typer av spetskompetenser. Därför är det viktigt att kommunen fullföl- jer sina planer på att ta fram riktlinjer för sina chefsrekryteringar samt an- passar chefsavtal till rådande konkurrenssituation. Det planerade chefsut- vecklingsprogrammet bör även bidra till att framtida behov av chefer kan tillgodoses.

I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i bifogade revisionsrapport.

För Kiruna kommuns revisorer

Roger Aitomäki, ordförande Peter Scherman, vice ordförande

Bilaga: Revisionsrapport ”Personalförsörjning”, PwC, mars 2012

(3)

Revisionsrapport

Personalförsörjning

Kiruna kommun

Jan-Erik Wuolo Cert. kommunal revisor

Mars 2012

(4)

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer PwC

Innehållsförteckning

1.  Sammanfattande bedömning 1 

2.  Bakgrund och uppdrag 3 

2.1.  Revisionsfråga 3 

2.2.  Metod och avgränsning 4 

3.  Granskningsresultat 5 

3.1.  Strategier och mål för personalförsörjningen 5 

3.2.  Riktlinjer och rutiner för personalförsörjning/ rekrytering 7  3.3.  Rekryteringen och anställningsavtal avseende chefer 9 

(5)

Personalförsörjning av nya medarbetare och chefer

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 1 av 9

PwC

1. Sammanfattande bedömning

På uppdrag av revisorerna i Kiruna kommun har PwC granskat personalförsörj- ningen inom kommunen. Revisionsfrågan för granskningen är om kommunens ar- bete med personal-/kompetensförsörjning är ändamålsenligt och den interna kon- trollen tillräcklig?

Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk utgör grunden för valet av granskningsinriktning. Med utgångspunkt från granskningens kontrollmål är vår sammanfattande bedömning att kommunens arbete med personalförsörjning till stor del är tillfredsställande. Vår bedömning utgår från nedanstående iakttagelser.

 Kiruna kommuns förutsättningar för att säkerställa personalförsörjningen inom kommunorganisationen och nå framgång i sina rekryteringar har för- ändrats radikalt under de senaste åren. Från en situation med god tillgång till olika personalkategorier vid rekryteringsbehov, men även tidvis behov av att reducera personal inom olika områden, råder nu brist på och stark kon- kurrens på orten om personal inom flera av kommunens verksamhetsområ- den. Detta har lett till att personalförsörjningsfrågorna har kommit i fokus inom kommunkontoret och flera förvaltningar. Medvetenheten bland che- ferna om att den strategiska personalförsörjningen måste säkerställas är tydlig.

Vi ser att det pågår ett arbete med att ta fram nya styrdokument inom per- sonalområdet och se över gamla. Någon övergripande personalförsörjnings- plan för kommunen finns f n inte men kommunkontoret uppger att en sådan ska tas fram under 2012. En omarbetad personalhandbok fastställdes i slutet av 2011 och nya delegationsregler omfattande bland annat beslut i personal- frågor kommer enligt uppgift att fastställas under våren 2012. I flera av för- valtningarna och inom Tekniska verken AB pågår arbeten med siktet att sä- kerställa den framtida bemanningen.

 Med en tydlig och dokumenterad styrning av personalförsörjning underlät- tas uppföljning och rapportering till politikerna i kommunstyrelsen och nämnderna. Efter genomgång av protokoll ser vi att rapporteringen som po- litikerna får eller begär är sparsam. Området personalförsörjning är tveklöst ett strategiskt viktig område för Kiruna kommun. En mer djupgående, lö- pande och regelbundet återkommande rapportering till politikerna skulle stärka kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende per- sonalförsörjningen. I detta sammanhang vill vi särskilt uppmärksamma barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde med det viktiga uppdraget att säkerställa den framtida tillgången på behöriga lärare av olika kategorier.

 När det gäller tillämpningen av de riktlinjer inom personalområdet som har en koppling till personalförsörjning/rekrytering bedömer vi att tillämpning- en av dessa inom förvaltningar överlag är tillfredsställande. Ett förhållande som säkerställer tillämpningen är att kommunkontorets personalspecialister ofta stödjer förvaltningarna vid deras rekryteringar. Riktlinjerna i den nylig- en omarbetade personalhandboken behöver nu förankras hos berörda vid förvaltningarna. Här vill vi särskilt understryka behovet av att tillämpningen avseende avgångssamtal får ett starkt genomslag eftersom kommunen ge-

(6)

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 2 av 9

PwC

nom detta verktyg kan få mycket värdefull information inför påföljande re- kryteringar.

 Det är vår bedömning att kommunen behöver riktlinjer för sina chefsrekry- teringar. Inte minst konkurrensläget kräver detta. Det är därför tillfredsstäl- lande att notera att beslut tagits att en sådan policy ska tas fram samt att kommunen planerar att starta ett internt chefsutvecklingsprogram som kan bidra till att framtida behov av chefer tillgodoses. Vårt intryck är att det finns efterfrågan på denna typ av riktlinjer och utbildning från förvaltning- arna.

(7)

Personalförsörjning av nya medarbetare och chefer

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 3 av 9

PwC

2. Bakgrund och uppdrag

Strategisk personal-/kompetensförsörjning är en fortlöpande och systematisk pro- cess för att med ett längre tidsperspektiv säkerställa att rätt kompetens finns i kommunen så att politikens fastställda mål uppnås av verksamheterna och att med- borgarna får en god service. Personalförsörjning är den process genom vilken en organisation med olika åtgärder, t ex intern och extern rekrytering, tillgodoser att det finns den personal som krävs. Personalförsörjning innefattar hela rekryterings- processen från vakant tjänst till avgångsomställning men även områden som t ex strategisk personalplanering, vidareutbildning, marknadsföring av kommunen som arbetsgivare och bedömning av konkurrenssituationen när det gäller attraktiva kompetenser. Marknadsföring av kommunen kan bland annat visa omvärlden kommunens attraktivitet som arbetsgivare och bostadsort

Utveckling av och följsamhet till fastställda strategier/planer och rutiner för rekry- tering, kompetensutveckling och personalavveckling är av betydelse för att säker- ställa att det finns tillräckligt med personal med rätt kompetens. Med en effektiv personalförsörjning skapas förutsättningar för kommunen att kunna fullgöra sitt ansvar och sina uppdrag enligt de krav och behov som kommuninnevånarna har.

Den regionala och nationella konkurrensen om de kompetenser som behövs inom kommunerna blir allt mer påtaglig inte minst gäller det Kiruna kommun. En kom- muns agerande och framgångar i konkurrensen om personalen inte är givna utan kräver planering och ett aktivt systematiskt arbete med personalfrågorna.

Pensionsavgångarna bland 40-talisterna har tagit fart och kommer att skapa ett ökat rekryteringsbehov för kommunen. Kommunens verksamhet är starkt perso- nalintensiv med krav på personal med mångsidig och hög kompetens. Inom ramen för kommunens personalförsörjning ligger även att med ett aktivt personalutveck- lande arbete öka förutsättningarna för att ha nöjda medarbetare och därmed be- hålla redan anställd personal som även kan fungera som ambassadörer för kommu- nen.

Det finns uppenbara risker för försämrad kommunal service i framtiden om kom- munen inte på tillfredsställande sätt klarar av personalförsörjningsfrågorna.

2.1. Revisionsfråga

Revisionsfrågan för granskningen är om kommunens arbete med personalförsörj- ning/rekrytering är ändamålsenligt och den interna kontrollen tillräcklig?

Följande kontrollmål är styrande för granskningen:

 Det finns en av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen fastställd stra- tegi för personal- och kompetensförsörjningen och den är känd och tilläm- pad i organisationen.

 Det finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och dessa tillämpas och följs upp.

 Kommunen säkerställer att rekryteringen av ledare inklusive de anställ- ningsavtal som skrivs med förvaltningschefer och andra högre chefer sker på ett ändamålsenligt sätt.

(8)

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 4 av 9

PwC

2.2. Metod och avgränsning

Faktainsamlingen har skett via personliga intervjuer och genomgångar av relevant och befintlig dokumentation som styrande riktlinjer och förekommande uppfölj- ningar. Utöver egna sökningar avseende dokumentation som t e x planer, be- slut/protokoll, uppföljningar har vi vid våra intervjuer med nedan nämnda chefer ombett dessa att informera revisionen om dokument som har en koppling till granskningens inriktning. På dessa sätt har vi fått till oss den dokumentation som utgör en del av grunden för resultatredovisningen och våra bedömningar.

Revisionen omfattar följande enheter: Kommunkontoret, Barn- och utbildningsför- valtningen, Fritids- och kulturförvaltningen, Miljö- och samhällsbyggnadsförvalt- ningen, Socialförvaltningen samt det kommunala bolaget Tekniska verken i Kiruna AB.

Intervjuer har genomförts med kommunchefen, personalchefen vid kommunkon- toret, förvaltningscheferna vid ovan nämnda förvaltningar samt Vd för Tekniska verken. Sammanlagt har sju personer intervjuats.

(9)

Personalförsörjning av nya medarbetare och chefer

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 5 av 9

PwC

3. Granskningsresultat

3.1. Strategier och mål för personalförsörjningen

Ett strategiskt personalförsörjningsarbete innebär att med ett långsiktigt perspektiv samla information internt i kommunen men även från omvärlden om förhållanden som är av betydelse för att kunna bedöma, planera och vidta åtgärder som innebär att kommunen säkerställer tillgången på kompetenta medarbetare och chefer. Det innebär t ex att beräkna och bedöma pensionsavgångar, konkurrenssituationen, efterfrågan på kommunens service (t ex framtida elevantal i skolan), kommunens attraktivitet att bo och arbete i osv. Dessa olika aspekter och bedömningar brukar sammanställas i olika strategidokument t ex en personalförsörjningsplan.

Från våra intervjuer får vi en samstämmig bild om att förutsättningarna avseende personalförsörjning i Kiruna har förändrats radikalt de senaste åren. Detta beror inte minst på gruvans expansion och den därtill kopplade samhällsomvandlingen.

Förut karaktäriserades kommunens situation av god tillgång på personal och att kommunen avvecklade personal. Med nuvarande konjunkturuppgång är läget att konkurrensen om personal har ökat, inte minst från de privata arbetsgivarna/

industrin på orten. Inom vissa områden är det stora svårigheter att rekrytera t ex inom områdena bygglov, byggnadsinspektion, biståndshandläggare, mekaniker, chaufförer. Men det är också mer vanligt att kommunanställda går över till anställ- ning inom LKAB och de privata arbetsgivarna. Samtidigt kan även bostadsbristen i Kiruna vara ett hinder vid rekryteringar av inflyttande till kommunen.

De vi har intervjuat förutser att det kommer att bli problem med personalförsörj- ningen i framtiden. Någon av dem uttrycker att ”Det räcker inte med att känna till antalet pensioneringar, vi måste som kommun bli mer planerande, aktiv och attrak- tiv i dessa frågor”.

De dokument som delgetts oss och som vi gått igenom och som har en koppling till styrning och uppföljning av området personalförsörjning redovisas i sammanfatt- ning nedan:

Kommunövergripande finns det Personalpolitiska handlingsprogrammet som in- nehåller bland annat ett avsnitt om Policy för personal- och kompetensförsörjning.

Där lyfts fram att det ska finnas en flexibel personalförsörjning som utgår från verk- samhetens förändrade behov och att kommunen ska uppfattas som en god arbetsgi- vare. Planering av personalförsörjning ska ingå i den årliga budget- och verksam- hetsplaneringen. Verksamhets- och omvärldsanalyser samt medarbetarsamtal ska bilda underlag för kompetensutvecklingsåtgärder. Årliga medarbetarsamtal och avgångssamtal ska genomföras.

Det finns framtaget en analys av personalbehov på lång sikt med utgångspunkt från beräknade pensionsavgångar. Kommunen har även låtit göra en utredning, Per- sonalförsörjning och arbetsgivarmarknadsföring 2011. I rapporten görs personal- prognoser med utgångspunkt från kommande ålderspensioneringar och när det gäller skolan även i förhållande till kommande elevunderlag. Rapporten framhåller vikten av att kommunen kan bedöma de interna och externa krav som ställs för att bedriva till en effektiv kommunal verksamhet, samt vilken inverkan detta har på

(10)

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 6 av 9

PwC

t ex personalförsörjningen. Rapporten nämner att de som intervjuats uttrycker att de känner sig dåligt förberedd för de framtida nyrekryteringar som ska genomföras.

Någon övergripande personalförsörjningsplan för kommunen finns fn inte. Enligt uppgift har ett arbete inletts med att ta fram en sådan plan samt att kommunkon- toret arbetar med att skapa ett arbetsgivarvarumärke för kommunen med syfte att lyfta fram kommunens attraktivitet. Bedömningen är att det ska vara klart med en personalförsörjningsplan under 2012. Avsikten är att förvaltningarna ska involveras i arbetet med denna plan.

Det kan i sammanhanget nämnas att kommunstyrelsens delegationsordning som bland annat omfattar beslutsregler vid anställning har setts över och den nya dele- gationsordningen beräknas politiskt fastställas under våren 2012. Översiktligt be- skrivet innebär det att kommunstyrelsen kommer att besluta om anställning av kommunchef och förvaltningschefer, medan förvaltningschefer har att besluta avse- ende underställda chefer och dessa i sin tur beslutar om tillsvidareanställningar av övriga medarbetare.

I kommunens Årsredovisning 2010 och Personalredovisning och hälsobokslut 2010 finns i viss omfattning uppföljningsområden med koppling till personalför- sörjningsarbetet. I årsredovisningen beskrivs dock endast antalet personer (200) som beräknas gå i ålderspension fram till 2015. En nyligen framtagen uppgift från personalkontoret visar på att drygt 600 kommer att gå i pension inom den kom- mande 10-årsperioden. Det är till den största delen vårdpersonal (220) och barnomsorgspersonal (115) det gäller, men även lärarna (80) är en jämförelsevis stor grupp.

Den årliga personalredovisningen är mer utförlig och här beskrivs personalens åldersstruktur, avgångar och rekryteringsbehov men endast med beaktande av an- talet pensioneringar. Inga andra bedömningar av relevanta faktorer som t ex för- ändrade medborgarbehov/förändringar inom verksamhetsområdena, teknikut- veckling, tillgången på och konkurrens om arbetskraften, samhällsomvandlingens påverkan på kompetensförsörjningsbehovet osv.

Vi har gjort en genomgång av kommunstyrelseprotokollen för 2011 för att se i vilken omfattning och i vilka avseende politikerna följer upp och behandlar området per- sonalförsörjning. Det visar sig att det sker i sparsam omfattning, och inte alls på samma sätt som rapporteringen av t ex ekonomiska frågor, vilket sker systematiskt och återkommande. Det som har behandlats/protokollförts och som mest har en koppling till området personalförsörjning är rapporteringen av Personalredovis- ning och hälsobokslut för år 2010. Därutöver finns ett antal ärenden som i viss mån berör personalförsörjningen; arbetsmarknadsläget i Kiruna i allmänhet, ökade möj- ligheter för kommunens personal till heltidsanställning, introduktion av personal samt behovet av att se över rekryteringsriktlinjerna.

Enligt våra intervjuer är det främst i kommunstyrelsens arbetsutskott som frågor om personalförsörjning behandlas. Den information och rapportering som lämnas där protokollsförs inte, utan det förs en kommunövergripande och problemlösande dialog i utskottet som fungerar som kommunens personalutskott. Någon dokumen- terad och systematiserad information om strategisk personalförsörjning har vi hel- ler inte sett är behandlat i de övriga nämnderna.

Stor del av personalarbetet sköter förvaltningarna själva men de stöds även i många fall från kommunkontorets personalavdelning. T ex vid rekrytering biträder perso- nalhandläggare förvaltningarna med sin specialistkompetens. Förvaltningarna är

(11)

Personalförsörjning av nya medarbetare och chefer

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 7 av 9

PwC

till stor del nöjda med stödet från personalavdelningen. Eftersom rekryteringsrikt- linjerna är framtagna vid personalavdelningen samt att avdelningen har gjort in- formationsbesök avseende dessa vid förvaltningarna och dessutom deltar vid rekry- teringar ser vi att riktlinjerna är kända och tillämpade i verksamheterna.

3.2. Riktlinjer och rutiner för personalförsörjning/

rekrytering

Inom kommunen finns Strategiska ledningsgruppen (SLG) som består av kommun- chefen, biträdande kommunchefen, personalchefen, ekonomichefen, IT-chefen, förvaltningscheferna samt bolagens Vd:ar. Vid SLGs möten är personalfrågor en stående punkt på dagordningen. När det gäller rekryteringsfrågor behandlas främst de som avser chefer eller specialistkompetenser. Syftet är att informera och i vissa fall samordna dessa rekryteringar. T ex kan förvaltnings- och avdelningsövergri- pande rekryteringsgrupper bildas för att genomföra rekryteringsprocessen.

Personalpolitiska handlingsprogrammet ger grunden för de mer detaljerade Rikt- linjerna för hantering av personalfrågor. Dessa riktlinjer har varit styrande fram till 2011-12-12 då en reviderad version fastställdes av kommunstyrelsen. I samband med detta beslut ändrades dokumentets namn till Personalhandbok för Kiruna kommun. Det beslutades även att komplettera de nya riktlinjerna med att avslut- ningssamtal ska genomföras när anställningar avslutas. Kommunkontoret fick även uppdraget att utarbeta en policy för rekrytering av chefer och nyckelpersoner.

Personalhandboken innehåller på detaljnivå bland annat ett avsnitt om riktlinjer vid anställning. Här behandlas områden som– återbesättningsprövning, rekryte- ringsförberedelser, annonsering (internt och externt), meritvärdering, referenstag- ning, anställningssamtal, och anställningsavtal. Under denna granskning har som nämnts dessa riktlinjer omarbetats. Denna förändring är, som vi märkt vid våra intervjuer, inte ännu känd vid alla förvaltningar eftersom personalhandboken är så nyligen fastställd. Det finns även ett avsnitt med riktlinjer för kompetensutveckling som innehåller områden som bland annat internutbildning och vidareutbildning.

I samband med denna granskning har man även från förvaltningarna hänvisat till vissa förvaltningsspecifika styrdokument avseende personalförsörjning/rekrytering:

Fritids och kulturförvaltningen tillämpar de kommunövergripande styrdokumenten avseende personalförsörjning och rekrytering. Vid behov får man stöd från perso- nalavdelningens specialister i samband med rekrytering och tillhörande fackliga förhandlingar. I Fritids- och kulturnämndens måldokument 2011 berörs personal- försörjningsområdet genom att det anges att förvaltningschefen en gång per år ska rapportera till nämnden. I övrigt följer förvaltningen de av nämnden fastställda delegationsreglerna och tillämpar den kommunövergripande mallen för anställ- ningsavtal för chefer.

Även Miljö- och samhällsbyggnads-, Social- och Barn- och utbildningsförvaltning- arna tillämpar de kommunövergripande styrdokumenten avseende personalför- sörjning och rekrytering. Förvaltningarna får vid behov stöd från personalavdel- ningens specialister vid rekrytering mm. Med undantag för Tekniska Verken i Ki- runa AB (se nedan) har ingen av förvaltningarna tagit fram någon form av doku- menterad långsiktig personalförsörjningsplan.

Barn- och utbildningsförvaltningen har dokumentet Kvalitetsredovisning/

årsredovisning 2010 och där nämns att kompetensutvecklingen styrs främst av att

(12)

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 8 av 9

PwC

chefer och personal ska kunna möta nya reformer inom skolans område. Fn sker inom Barn- och utbildningsförvaltningen en kartläggning av personalstrukturen som kommer att vara klar under 2012. Förvaltningen ser behov av att förbättra per- sonalplanering och få ett bättre grepp om personalbehovet och vilka åtgärder som behöver vidtas, särskilt när det gäller skolverksamheten i glesbygden. Aktuellt är de nya behörighetskraven på lärare men även kommande pensioneringar som genom kartläggningen kommer att klarläggas. Konkurrensen om personal inom skolområ- det upplevs som påtaglig. Flera lärare har sagt upp sig och tagit jobb hos LKAB och privata arbetsgivare.

Socialförvaltningen upplever ökande problem med att rekrytera olika kompetenser.

Man har bildat en marknadsföringsgrupp inom förvaltningen som arbetar t ex med besök och information i skolor om socialt arbete för att intressera eleverna för verk- samhetsområdet. Förvaltningen ser ett starkt behov av långsiktig planering för att klara personalbehoven. En åtgärd som pågår är att via utveckling av den interna kontrollen förbättra rapporteringen till nämnden.

Inom Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen pågår ett arbete med att ta fram en verksamhetsstrategi per avdelning där det i ett 3-5 års perspektiv ska göras bedöm- ningar avseende pensioneringar, föräldraledigheter, effekter av stadsomvandlingen, konkurrens m m. Syftet är att ta fram ett underlag för en analys av vilka åtgärder som behöver vidtas exempelvis avseende kommande rekryteringar. Förvaltningen ser även outsourcing1 av delar av verksamheten som ett alternativ om rekrytering- arna inte blir framgångrika.

Förutom sitt deltagande i SLG har man från Tekniska verken koncernledningsmö- ten (alla Vd:ar från bolagen samt kommunens politiska ledning) och uppdragsdia- log med kommunledningen (politiker, Vd samt bolagsstyrelsens presidium). Vid dessa tillfällen kan personalförsörjningsfrågor tas upp för information eller dialog på en övergripande nivå.

Tekniska verken har, enligt våra erfarenheter, en unikt omfattande och väl täckande dokumentation när det gäller personalförsörjning. I Affärsplan 2012 finns en stra- tegi i form av en personalförsörjningsplan som innehåller delar som t ex behovsana- lys och olika externa faktorer som påverkar personalförsörjningen. Det finns även redovisat åtgärder för att rekrytera, utveckla och behålla personal. Årsberättelse 2010 återkopplar dock inte till affärsplanens delar om personalförsörjning.

Bolaget har även tagit fram en mer djupgående processbeskrivning av Anställnings- förfarande vid Tekniska verken i Kiruna AB. Bolaget tillämpar den kommunöver- gripande mallen för anställningsavtal för chefer och har även utvecklat en egen mo- dell avseende Avgångsintervju mall till frågeunderlag (både för arbetsgivaren och den anställde). Bolaget ser avgångsintervjuerna som en viktig del avseende hur och om en befattning ska återbesättas. Från bolagets sida strävar man efter att styrdo- kumenten ska harmoniera med kommunens övergripande riktlinjer.

Inom Tekniska verken ser man bland annat två områden som viktiga för att klara den framtida personalförsörjningen. Det ena är att bättre nå ut till ungdomar via nya sociala media för att kunna visa på bolaget som en god och attraktiv arbetsgi- vare. Vidare ser man att tillgången på bostäder måste öka på orten för att inte detta ska vara ett hinder som kan leda till att rekryteringar inte blir framgångsrika.

1 Outsourcing betyder att en organisation låter t ex ett företag sköta en eller flera processer för sin räkning.

(13)

Personalförsörjning av nya medarbetare och chefer

Februari 2012

Kiruna kommuns revisorer 9 av 9

PwC

3.3. Rekryteringen och anställningsavtal avseende chefer

Det finns inga separata riktlinjer för rekrytering av chefer, chefsförsörjningsplan eller internt chefsutvecklingsprogram. Men som nämnts ovan har kommunkontoret fått ett uppdrag att ta fram en policy för rekrytering av chefer och nyckelpersoner.

Enligt personalavdelningen ska kommunen även starta ett internt chefsutvecklings- program för att bland annat säkerställa återväxten av kommande chefer. Flera av de intervjuade från förvaltningarna uttrycker ett behov av ett sådant chefsutvecklings- program.

Vissa rutiner som gäller och tillämpas är t ex att chefsavtal upprättas för kommun- chef, förvaltningschefer och enhetschefer samt att chefrekryteringar tas upp som en punkt på SLGs dagordning. Inför att ett avtal ska tecknas med en chef ska förvalt- ningarna samråda med personalchefen vid kommunkontoret. Enligt personalavdel- ningen har rekryteringarna av chefer hittills varit framgångsrika. Rekryteringarna har i många fall skett internt inom kommunen.

Chefsavtal har tillämpats i kommunen sedan 1994. Det finns en mall för chefsavtal som förvaltningarna tillämpar. De avtal som förekommer vid förvaltningarna kan i viss mån variera t ex avseende avtalstiden (2-5 år). Chefsavtal används för merpar- ten av cheferna. När rutinen om chefsavtal började användas fick dåvarande chefer välja om de villa teckna avtal eller om de ville kvarstå i en tillsvidareanställning.

Flera chefer valde att stå kvar i en tillsvidareanställning. Vårt intryck är att man från chefernas sida anser att chefsavtalen är ett bra stöd för både arbetsgivare och be- rörd chef. Det finns även uppfattningar att avtal även borde kunna tecknas för vissa spetskompetenser som inte är chefer men som är svåra att rekrytera. Ett par av de intervjuade cheferna anser att det behöver föras en dialog kring möjligheterna att i avtalen kunna lägga in vissa förmåner för att kunna attrahera svårrekryterade kom- petenser.

2012-03-12

Jan-Erik Wuolo Projektledare

Hans Forsström Uppdragsledare

References

Related documents

vardagsekonomin. Det finns en särskild rutinbeskrivning för nybesök. Av dokumentet framgår att det avsätts cirka 90 minuter för nybesök, 60 minuter för besöket och 30 minuter

Vi har inte tagit del av några uppgifter som tyder på att det finns en kommunövergripande samordning kring kompetensutveckling inom områdena för tillgänglighet

Kultur- och fritidsnämnden överlämnar tjänsteutlåtande, daterat den 31 juli 2020, till Huddinge kommuns revisorer som svar på revisionsrapport Granskning av kommunens arbete med

Ett arbete har inletts i förvaltningen för att genom intervjuer samt tillhörande workshops med rektorer och medarbetare ta reda på orsaken/orsakerna till arbetsrelaterad

● Säkerställa implementering och utveckla former för att systematiskt tillgo- dose barns rätt till delaktighet i samtliga arbets- och beslutsprocesser som direkt eller indirekt

Vår bedömning är att effekterna av att kommunens e-styrgrupp inte bedrivit ett aktivt arbete under en längre period inneburit att efterlevnaden av de mål som finns fastställda

Överlag upplevs det vara känt vilket stöd som personalenheten kan erbjuda, men framförallt upplever de chefer vi intervjuat inom ramen för granskningen att det alltid är möjligt

Utifrån ovanstående samt avsaknaden av tydligt utpekat ansvar för arbetet med Agenda 2030, både politiskt och inom förvaltningsorganisationen, bedömer vi att kommunstyrelsen