Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

(1)

Malmö stad

Stadskontoret ^{1 (1)}

Datum

Tjänsteskrivelse

2015-03-16

Vår referens

Mats Hansson Budgetchef

mats.r.hansson@malmo.se

Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

STK-2015-362

Sammanfattning

Förslag till nämndsbudget och intern kontrollplan för finansförvaltning

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslås besluta

att godkänna nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för finansförvaltning

Beslutsunderlag

• G-Tj skriv Nämndsbudget Intern kontroll Finansförv 2015

Beslutsplanering

KS Arbetsutskott 2015-03-23 Kommunstyrelsen 2015-04-01

Ärendet

Finansförvaltning är en förvaltningskod inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Finansförvalt- ningen bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att

budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag över- förstill verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande.

Ansvariga

Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

SIGNERAD 2015-03-18

(2)

INTERN KONTROLLPLAN 2015

Finansförvaltning

(3)

2

(4)

För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer.

Åtgärdsplan 2015

Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till

Internbanken - rutinbeskrivningar

Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också

överensstämmer med redovisningen

Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef

Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas

Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef

Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av

redovisningschef

DR 2, 2015 Redovisningschef

Internbanken - behörigheter

Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

Internbanken - organisation

Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

Internbanken - avstämning

Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

(5)

Internkontrollplan 2015 - fv99

Finansförvaltningens granskningsplan 2015

Kontroll nr Granskningsområde

Kontrollmoment och syfte

Omfattning Metod/frekvens Resultat rapporteras till Uppföljning rapporteras till

1 Granskning huruvida betalning via internetbank kan göras av en (1) person.

Syftet är att granska om det finns risk för felaktiga utbetalningar.

Kassan Genomgång av rutiner/en gång

under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

2 Granskning huruvida utbetalningsrutin följs och om det finns brister i

utbetalningsrutinen. Syftet är att se om det finns risk att vi betalar med felaktigt underlag och/eller till fel mottagare.

Kassan Genomgång av rutiner och

stickprov/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

3 Granskning av borgensförteckning, rutin för hantering av borgensåtaganden och huruvida hantering av underlag och beslut följer rutinen. Syftet är att undersöka om det finns risk att det finns eller uppstår fel i borgensförteckningen och om det finns risk för oavsiktliga borgensåtaganden.

Internbanken Genomgång av borgensförtecking och rutin/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

4 Granskning av rutiner och

ansvarsförhållanden kring utbetalningar av personalförsäkringar och pensioner. Syftet är att skapa underlag för framtida

riskbedömning då det i nuläget inte finns någon samlad bild av de moment som ingår i processen, vem som gör vad etc.

Personalförsäkringar och pensioner

Intervjuer med berörda

handlläggare inom…/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

5 Granskning av rutiner avseende hantering av social investeringsfond och hur dessa följs. Syftet är att undersöka huruvida det finns brister som kräver åtgärder.

Sociala investeringar Genomgång av rutiner/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

(6)

NÄMNDSBUDGET 2015 Finansförvaltning

-ekonomisk redogörelse

(7)

2

(8)

HELA FÖRVALTNINGEN, tkr

Kontogrupp Budget 2015 Budget 2014

Intäkter 80 350 212 934

Totala intäkter 80 350 212 934

Personalkostnader -409 841 -354 429

Övriga kostnader -581 333 -414 727

Avskrivningar -20 288 -114

Totala kostnader -1 011 462 -769 270

Nettokostnad -931 112 -556 336

Kommunbidrag -15 810 982 -15 220 820

Skatter 11 608 200 10 735 800

Generella statsbidrag och utj 4 694 000 4 449 300

Övriga finansiella intäkter 765 800 745 646

Övriga finansiella kostnader -325 894 -232 549

KB & finansiella poster 931 124 477 377

Resultat efter KB & fin poster 12 -78 959

Resultat 12 -78 959

Förvaltning 99 Finansförvaltning bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag överförs till verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande.

Nämndsbudgeten är uppställd per kostnadsställe vilka också är uppföljningsobjekt i den löpande uppföljningen i utfallsprognoser och delårsrapporter.

I följande avsnitt redovisas resultaträkning per kostnadsställe per den 31 mars 2015:

(9)

1325 Räntor och utdelningar

Intäkter

Totala intäkter 0 0

Personalkostnader

Avskrivningar

Totala kostnader -4 000 -4 000

Nettokostnad -4 000 -4 000

Kommunbidrag Skatter

Generella statsbidrag och utj

Övriga finansiella intäkter 765 800 745 646

KB & finansiella poster 471 272 516 632

Resultat efter KB & fin poster 467 272 512 632

Resultat 467 272 512 632

Kostnadsstället innefattar kommunens externa in och utlåning från finansmarknaden. Utdelningar från kommunens bolag ingår. Här ingår också räntekostnader för den pensionsskuld som

intjänats från och med 1998. Internräntor som debiteras förvaltningarna intäktsredovisas här.

2869 Skatter och generella statsbidrag

Intäkter

Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar

Totala kostnader 0 0

Nettokostnad 0 0

Kommunbidrag

Skatter 11 608 200 10 735 800

Generella statsbidrag och utj 4 694 000 4 449 300

Övriga finansiella intäkter Övriga finansiella kostnader

KB & finansiella poster 16 302 200 15 185 100

Resultat efter KB & fin poster 16 302 200 15 185 100

Resultat 16 302 200 15 185 100

Kommunens intäker från skatter o generella statsbidrag redovisas här. Intäkterna har budgeterats

utifrån SKL:s prognos från oktober 2014.

(10)

3516 Bolag och kommunalförbund

Intäkter 80 350 78 200

Totala intäkter 80 350 78 200

Personalkostnader

Avskrivningar

Nettokostnad -260 168 -248 332

Generella statsbidrag och utj Övriga finansiella intäkter Övriga finansiella kostnader

KB & finansiella poster 0 0

Resultat efter KB & fin poster -260 168 -248 332

Resultat -260 168 -248 332

Bolag och kommunalförbund innefattar basfinansiering enligt skatteväxlingsavtalet med Region Skåne. Bidragen till Malmös regionala kulturinstitutioner kostnadsförs här.

Basfinansieringen och bidragen har räknats upp med 2,75 %. Därtill har bidraget till Malmö Stadsteater ökats med 1.750 tkr för Unga Teatern.

Bidraget till Medeon AB räknas upp med 3,5 % enligt särskilt avtal.

Bidraget till Malmö Incubator har räknats upp med 2,8 %.

Medlemsavgiften till Räddningstjänsten Syd fastställs av kommuanlförbundet.

4331 Kommungemensamma kostnader o intäkter

Intäkter 134 734

Totala intäkter 0 134 734

Personalkostnader

Övriga kostnader -686 -1 222

Avskrivningar

Totala kostnader -686 -1 222

Nettokostnad -686 133 512

Resultat efter KB & fin poster -686 133 512

Resultat -686 133 512

Budgeterade kostnader 2015 är avrundning från budgetarbetet

År 2014 omfattade kostnadsstället de statsbidrag som kommunen erhöll som kompensation

för maxtaxa i förskolan. Från år 2015 budgeteras dessa statsbidrag hos förskolenämnden.

(11)

4540 Fördelade kommunbidrag

Intäkter

Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar

Totala kostnader 0 0

Nettokostnad 0 0

Kommunbidrag -15 810 982 -15 220 820

Skatter

KB & finansiella poster -15 810 982 -15 220 820

Resultat efter KB & fin poster -15 810 982 -15 220 820

Resultat -15 810 982 -15 220 820

De kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutat om för att finansiera nämndernas netto- kostnader utbetalas och kostnadsförs på detta kostnadsställe.

5031 Anslag till KS förfogande

Intäkter

Personalkostnader -39 545

Avskrivningar -20 174

Nettokostnad -227 844 -25 229

Generella statsbidrag och utj Övriga finansiella intäkter

Övriga finansiella kostnader -26 898

KB & finansiella poster -26 898 0

Resultat -254 742 -25 229

Kommunfullmäktige har på detta kostnadsställe avsatt medel till kommunstyrelsens förfogande där kommunstyrelsen under året kan överföra kommunbidrag till nämnder efter särskilt beslut.

Per den 31 mars återstår 254 742 tkr att fördela till följande ändamål:

FN Investeringar Klagshamns sporthall 4 206

FN Hyllie IP omklädnad 1 542

FN Ridanläggning Kvarnby (helår 4.100 tkr) 2 107

FN Ridanläggning Klagshamn (Helår 4.900) 3 778

FN Hylliebadet (helår 36000) 28 200

FN Konstgräsplan Tygelsjö IP 400

FN Konstgräsplan Kroksbäcks IP 600

FN Rosengårds ishall Ombyggnation 300

FN Bäckagårds IP utökning av omkldningsutrymme (helår 640 tkr) 320 KS Driftkostnader Malmö Live (Helår 56 812 tkr) 38 936

KS Kostnader för information Malmö Live 411

(12)

KS Kostnader för invigning Malmö Live 6 682

KS Kostnader för utvidgat uppdrag Malmö Live 4 000

KN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser 488

FskN/GrN/GyVN Permanent skolsatsning 10 000

SkolFam reserv om anslaget var tänkt att ökas från 2050 till 4100 2 050

Anslagsökning 5 000

E-arkiv 650

Ensamkommande flyktingbarn avrop 10 100

Mötesplatser områdesprogrammen 5 000

Koncernbildning -10 000

Resultat av lägre kostnader för ekonomiskt bistånd 30 000

Reserv för lägre befolkning 1 november 10 000

Kompensation för höjd arbetsgivaravgift ungdomar 25 000

SRN LSS-utbyggnad 3 632

TN Utbyggnadsinvesteringar TN 67 245

TN Skateevenemang 947

TN Malmö City Horse Show 2 629

TN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser 519

5579 Personalförsäkringar och pensioner

Intäkter

Personalkostnader -370 296 -329 200

Avskrivningar

Nettokostnad -375 096 -334 000

Resultat -375 096 -334 000

Kostnader för arbetsgivaravgifter och avtalsförsäkringar redovisas här. Kommunens samlade pensionskostnader (exklusive ränta på skulden) ingår också i kostnaderna.

Verksamheterna debiteras ett personalomkostnadspålägg för att täcka de kostnader som inte är

direkt lön eller arvode. Summan av detta po-pålägg (cirka 2,7 miljarder) minskar kostnaderna

på detta kostnadsställe.

(13)

6406 Lokaler och anläggningar

Intäkter

Personalkostnader

Avskrivningar -114 -114

Nettokostnad -63 318 -69 329

Generella statsbidrag och utj Övriga finansiella intäkter

KB & finansiella poster -4 468 -3 535

Resultat -67 786 -72 864

Här redovisas kostnader som servicenämnden har för att förvalta kommunens så kallade utvecklingsfastigheter. Dessa är fastigheter som undantagits från det ordinarie lokalförsörj- ningsarbetet i avvaktan på ett nytt utvecklingsområde. Fastigheterna är Forskaren 2, Pildammskolan, Lärarhögskolan, Rönnen, Segepark, Heleneholm och ambulansstationen Kostnader för markutfyllnader i hamnen samt några hamnanläggningar redovisas också här.

Kostnader för att åtgärda eftersatt underhåll i kommunens lokaler budgeteras här.

6939 Sociala investeringar

Intäkter

Personalkostnader

Övriga kostnader -8 958

Avskrivningar

Totala kostnader 0 -8 958

Nettokostnad 0 -8 958

Resultat efter KB & fin poster 0 -8 958

Resultat 0 -8 958

Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

Stadskontoret 1 (1)

Tjänsteskrivelse

2015-03-16

Mats Hansson Budgetchef

mats.r.hansson@malmo.se

Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

Förslag till nämndsbudget och intern kontrollplan för finansförvaltning

Kommunstyrelsen föreslås besluta

att godkänna nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för finansförvaltning

• G-Tj skriv Nämndsbudget Intern kontroll Finansförv 2015

KS Arbetsutskott 2015-03-23 Kommunstyrelsen 2015-04-01

Finansförvaltning är en förvaltningskod inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Finansförvalt- ningen bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att

budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag över- förstill verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande.

Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

INTERN KONTROLLPLAN 2015

Finansförvaltning

2

Åtgärdsplan 2015

Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till

Internbanken - rutinbeskrivningar

Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också

överensstämmer med redovisningen

Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef

Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas

Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef

Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av

redovisningschef

DR 2, 2015 Redovisningschef

Internbanken - behörigheter

Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

Internbanken - organisation

Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

Internbanken - avstämning

Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance

Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

Finansförvaltningens granskningsplan 2015

Kontrollmoment och syfte

1 Granskning huruvida betalning via internetbank kan göras av en (1) person.

Syftet är att granska om det finns risk för felaktiga utbetalningar.

Kassan Genomgång av rutiner/en gång

under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

2 Granskning huruvida utbetalningsrutin följs och om det finns brister i

utbetalningsrutinen. Syftet är att se om det finns risk att vi betalar med felaktigt underlag och/eller till fel mottagare.

Kassan Genomgång av rutiner och

stickprov/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

Internbanken Genomgång av borgensförtecking och rutin/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

4 Granskning av rutiner och

ansvarsförhållanden kring utbetalningar av personalförsäkringar och pensioner. Syftet är att skapa underlag för framtida

riskbedömning då det i nuläget inte finns någon samlad bild av de moment som ingår i processen, vem som gör vad etc.

Personalförsäkringar och pensioner

Intervjuer med berörda

handlläggare inom…/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

5 Granskning av rutiner avseende hantering av social investeringsfond och hur dessa följs. Syftet är att undersöka huruvida det finns brister som kräver åtgärder.

Sociala investeringar Genomgång av rutiner/en gång under året

Förvaltningschef Kommunstyrelsen

NÄMNDSBUDGET 2015 Finansförvaltning

-ekonomisk redogörelse

2

HELA FÖRVALTNINGEN, tkr

1325 Räntor och utdelningar

Kostnadsstället innefattar kommunens externa in och utlåning från finansmarknaden. Utdelningar från kommunens bolag ingår. Här ingår också räntekostnader för den pensionsskuld som

intjänats från och med 1998. Internräntor som debiteras förvaltningarna intäktsredovisas här.

2869 Skatter och generella statsbidrag

Kommunens intäker från skatter o generella statsbidrag redovisas här. Intäkterna har budgeterats

utifrån SKL:s prognos från oktober 2014.

3516 Bolag och kommunalförbund

Bolag och kommunalförbund innefattar basfinansiering enligt skatteväxlingsavtalet med Region Skåne. Bidragen till Malmös regionala kulturinstitutioner kostnadsförs här.

Basfinansieringen och bidragen har räknats upp med 2,75 %. Därtill har bidraget till Malmö Stadsteater ökats med 1.750 tkr för Unga Teatern.

Bidraget till Medeon AB räknas upp med 3,5 % enligt särskilt avtal.

Bidraget till Malmö Incubator har räknats upp med 2,8 %.

Medlemsavgiften till Räddningstjänsten Syd fastställs av kommuanlförbundet.

4331 Kommungemensamma kostnader o intäkter

Budgeterade kostnader 2015 är avrundning från budgetarbetet

Stadskontoret ^{1 (1)}