Fördjupad tillsyn av
elektronisk arkivhantering
Hantering av elektroniska handlingar
• Mängden elektronisk information ökar hos myndigheterna och därmed även behovet av att särskilt granska hur dessa
hanteras hos myndigheterna.
• Resultaten av systeminspektioner i samtliga* politikområden som har genomförts 2013-2019 visar att många
förelägganden har givits inom detta område.
*Myndigheter under
försvarsdepartementet återstår
Det kommer nya föreskrifter snart
• Tekniska krav vid framställning av elektroniska handlingar
Länken mellan dåtid-nutid-framtid
• När är digitalt överlämnande det vanligaste?
Det börjar närma sig
• Myndigheternas hantering i enlighet med föreskrifterna ska fungera hela vägen – både i drift, vid överlämnande och utlämnande
Objektsinspektioner
• Kontrollera regelefterlevnad med utgångspunkt från 1-3 system (objektet).
Vi vill veta OM ni gör rätt och HUR ni gör
• Finns handlingarna i system X i arkivredovisningen, går det att använda för återsökning? Hur kontrolleras att strategin för bevarande efterlevs, görs riskanalyser, vad leder de till, görs överförande mellan system, hur dokumenteras det, har
gallring genomförts, hur gick det, hur är dokumentation av elektroniska handlingar utformad, osv?
Mer än bara inspektioner
• Vunnen kunskap under arbetets gång tar vi tillvara genom
vägledande material med t.ex. förtydliganden och exempel för publicering på Riksarkivets hemsida.
• REDAN NU:
Arkivbildning i delade system
(https://riksarkivet.se/planera-och-styra)
Fler verktyg (inspektionsmetoder) ger högre framgångsfaktor
• Fler verktyg som ökar myndigheternas möjligheter till regelefterlevnad – anpassning
• Fler metoder: Översiktlig
Objekt elektroniska handlingar arkivlokaler
arkivredovisning styrning
