Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2017-02-16
Pierre Carlsson Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2017/0118 KS-1 Diariekod: 020
Kommunstyrelsen
Centraliserad kommunal internservice
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar föreslå att kommunfullmäktige beslutar
1. Utredningen av hur internservicen i kommunen ska organiseras och finansieras ska genomföras i samband med renovering av
kommunhuset.
Sammanfattning
Kommunfullmäktige gav i samband med den effektivitetsutredning som genomfördes 2016 kommunstyrelsen i uppdrag att utreda omfång och finansiering av internserviceverksamheten. Kommunledningskontoret föreslår att en större översyn av internservicen genomförs i samband med en renovering av kommunhuset.
Bakgrund
I preliminär budget för 2017 fick kommunstyrelsen i uppdrag att utreda om det gick att effektivisera kommunens verksamhet genom att centralisera administrativa funktioner som finns spridda lokalt i den kommunala organisationen.
Kommunledningskontoret inledde utredningen med att göra en inventering av vilka funktioner som skulle kunna räknas in i gruppen administrativa funktioner. Inventeringen resulterade i följande lista:
• ekonomer/controllers
• internservicefunktioner
• kommunikatörer
• nämndsekreterare
• registratorer
• systemförvaltare
Ovanstående funktioner bedömdes inte vara kärnverksamhetsrelaterade och att det därmed inte förelåg hinder mot att placera dem centralt istället för lokalt. Skälen till att effektivisera verksamhet genom centralisering av funktioner kunde vara att
1. Minska kostnader 2. Skapa redundans 3. Höja kvaliteten
Godkänt dokument, 2017-02-22, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2017-02-16
Dnr 2017/0118 KS-1 Sidan 2 av 3
4. Undanröja lokala variationer
Utredningsarbetet genomfördes under senvåren av en grupp medlemmar i kommunens ledningsgrupp och med ledningsgruppen som styrgrupp.
Arbetet resulterade under hösten i ett beslut i kommunfullmäktige om att centralisera kommunikatörsfunktionen och omfördela medel från nämnd till kommunstyrelsen för detta ändamål. Kommunfullmäktige beslutade vid samma tillfälle att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda vidare omfång på och finansiering av internserviceverksamheten.
Internservice idag
Det finns idag ingen central kommunal internservice i bemärkelsen funktion som servar hela den kommunala organisationen. Inom administrativa
avdelningen inom kommunledningskontoret finns dock en internserviceenhet som har som primärt uppdrag att utföra en rad serviceuppgifter. Det handlar om
• konferens och mötesrumsservice
• pentry- och våningsservice
• vaktmästeri, fastighet och miljö
• utskrift och kopiering
• administration kring inpassering och säker identifiering
• administration vid arrangemang och chefsstöd
Inom vissa av ovanstående verksamhetsgrenar arbetar internserviceenheten med hela den kommunala organisationen som målgrupp, i andra fall är målgruppen medarbetarna på de olika kontoren i Turebergshuset, i ytterligare något fall är målgruppen medarbetarna inom
kommunledningskontoret.
Verksamheten finansieras delvis med anslag, delvis med intäkter genom ett internkommunalt köp- och säljsystem. Eftersom det inte har varit ett tvång att köpa tjänster från internserviceenheten så har det uppstått lokala
variationer. Vissa kontor har haft egen personal för internservicen, andra har köpt delar av internserviceenhetens tjänster, ytterligare några har köpt all sin internservice därifrån.
Kommunledningskontorets uppfattning är att en centraliserad
internserviceverksamhet med ett tydligt uppdrag och finansiering genom anslag skulle uppfylla de syften som var grunden för
effektiviseringsutredningen: kostnader kan sänkas, kvaliteten kan öka och lokala variationer undvikas. Det sker en standardisering av tjänster som är lika för alla medarbetare. Med en central funktion minskar också sårbarhet vid sjukdom och semestrar eftersom det finns medarbetare som kan täcka upp för varandra.
Kommunen står dock inför en totalrenovering av kommunhuset inom de närmaste åren. En totalrenovering kräver evakueringslösningar som kan innebär att kommunens kontor under en längre tid sitter geografiskt spridda.
Godkänt dokument, 2017-02-22, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2017-02-16
Dnr 2017/0118 KS-1 Sidan 3 av 3
En totalrenovering kommer också att innebära att analyser av nya arbetssätt efter genomförd renovering behöver genomföras. Kommunledningskontoret anser att uppdraget att se över organisering och finansiering av
internserviceverksamheten bör skjutas fram och kopplas till detta förändringsarbete.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Godkänt dokument, 2017-02-22, Anneli Tjäder