Konsten att införa ett miljöledningssystem i en kommunal förvaltning
Man vet inte vad man kan…
…förrän man har försökt
Författare: Elin Bygg och Emilie Jönsson
Högskolan i Halmstad, sektionen för Ekonomi och Teknik Miljöingenjörsutbildningen, 120 p
Examensarbete, C-nivå, 10 p
Handledare: Landskrona, Thomas Hylén och Rainer Weich Halmstad, Marie Mattsson och Aron Chibba
1
Sammanfattning
Målet med allt miljöarbete är att bidra till en bättre omgivning och en hållbar utveckling.
Redan innan Agenda 21 skrevs så arbetade flera kommuner aktivt med miljöfrågor. För att strukturera och organisera miljöarbetet väljer många kommuner att införa ett
miljöledningssystem, vilket medför att uppsatta mål lättare kan nås.
Examensarbetet har utförts i samarbete med miljöförvaltningen i Landskrona Kommun, då ett miljöledningssystem (MLS), enligt en lokal kravstandard, skulle implementeras i vård-, äldre- och omsorgsförvaltningen (VÄO). Vi medverkade i den första fasen som innebar att en miljöutredning skulle genomföras.
Utredningens syfte var att utföra en nulägesanalys av
miljösituationen samt inventera och värdera miljöaspekterna allt för att kunna belysa miljöpåverkan och upprätta åtgärdsprogram i ett senare skede.
Vår miljöutredning avgränsades till några enheter inom VÄO som består av Daglig
verksamhet, Utflyttad daglig verksamhet och Rehabgruppen, även kallat block två. Bland de miljöaspekter som bedöms vara betydande återfinns transporter, kompetens/miljöutbildning och energiförbrukning. För dessa har vi arbetat fram ett förslag till handlingsplaner med övergripande och detaljerade miljömål. Genomförs åtgärderna kommer block två att minska sin miljöpåverkan väsentligt. Då examensarbetet påbörjades fanns ingen förvaltningsspecifik miljöpolicy, därför valde vi att ge ledningen ett förslag på policy. Intervjuer av anställda har gjorts för att undersöka om uppfattningen kring miljöarbetet skiljer sig beroende på vilken position man har inom förvaltningen.
Vid implementering av miljöutredningen har vi fått många nya erfarenheter om vilka svårigheter som kan uppkomma. Vi har även fått lärdom om hur man kan gå tillväga då ett ledningssystem ska införas i en kommunal förvaltning och vad man ska tänka på för att underlätta arbetet. En miljöutredning måste planeras och struktureras i god tid samt ha en klar strategi för tillvägagångssättet. Utredningen bör förankras i hela organisationen för att nå framgång, alla anställda måste få kunskap och engageras från början i miljöledningsarbetet.
Ledningens engagemang är en förutsättning om man vill uppnå ett effektivt miljöarbete.
2
Abstract
The aim with all environmental work is to combine a better environment and sustainable development. Before a local Agenda 21 even was defined, many communities worked with environmental issues. To create and maintain a good structure in the environmental work, many communities choose to initiate an environmental management system (EMS) based on ISO 14001 and/or EMAS. An EMS leads to that the predetermined aims will be reached easier.
This work is initiated in co-operation with Landskrona municipality. An EMS, based on a local standard, will be implemented in 3 areas: nursing, geriatric care- and care of the mentally retarded (VÄO). Our work focussed on the first step, the environmental impact assessment (EIA). The EIA should describe the environmental state of art and evaluate environmental key aspects, thereby illuminating important environmental impacts.
We delimit our environmental analyse to a few units within the VÄO. These units consist of daily activities, transferred activities and rehabilitate squad, also called “block two”. Among the important environmental aspects, transports, competence/environmental education and energy consumption were identified. For these, strategies were defined, that will result in various action plans. After these plans are realised, “block two” will reduce its environmental impacts. When this project was started, no environmental strategy was present. A part of this project was to suggest an environmental strategy for the management.
In order to get an overview on the perception of the environmental work at various levels in the organisation, interviews with a number of employees was carried out.
During this project, we received a lot of experiences about difficulties that might occur. In addition, we learned how to introduce and facilitate an EMS in a public administration. An EIA must be based on a strategy, planed carefully and has to be well structured. In order to be successful, it has to be anchored at all levels within the organisation. All employees must be kept informed and included in the practical work. For the success of the project, the
commitment and encouragement of the management is of vital importance.
3
Förord
Examensarbetet är utfört av Elin Bygg och Emilie Jönsson som studerar till miljöingenjörer (120p) på Halmstad Högskola. Arbetet omfattar 10 poäng, är på C-nivå och har genomförts på Vård-, Äldre och Omsorgsförvaltningen (VÄO) i Landskrona kommun. Marie Mattsson och Aron Chibba har varit våra handledare på Högskolan.
Arbetet är utfört i samarbete med våra handledare på miljöförvaltningen i Landskona kommun, Thomas Hylén (Agenda 21-samordnare) och Rainer Weich (Projektledare, MLS).
Arbetets syfte var att påbörja en miljöutredning inom VÄO enligt Landskronas kravstandard.
Examensarbetet har gett oss mycket värdefulla erfarenheter som vi kommer att ha stor nytta av i våra framtida yrkesroller. Genom arbetet har vi fått tillämpa våra teoretiska kunskaper praktiskt, vilket har lett till nya lärdomar. Vi har även fått insikt i hur en kommunal
verksamhet fungerar.
Vi vill rikta ett stort tack till Thomas Hylén och Rainer Weich som varit tillmötesgående och hjälpt oss ta fram den information vi behövt. Ni har inspirerat och fått oss att känna
delaktighet i det praktiska miljöarbetet. Genom era erfarenheter har vi fått en ny syn på miljöledningssystem och hur man praktiskt kan gå tillväga vid implementering. Våra
handledare på Högskolan i Halmstad, Marie Mattsson och Aron Chibba har varit till stor hjälp under arbetets gång. Vi har många personer att tacka inom VÄO för deras engagemang, positiva inställning till miljöarbetet samt hjälp med insamling av uppgifter. Ett särskilt tack vill vi rikta till alla er som tagit sig tid för att medverka i vår intervju.
Tack
Halmstad 2005-05-31
____________________ ___________________
Emilie Jönsson Elin Bygg
4
5
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 7
1.1 Syfte/Målsättning... 7
1.2 Avgränsningar... 7
1.3 Bakgrund ... 8
1.3.1 Historik kring miljöarbete ... 8
1.3.2 Vad är ett miljöledningssystem? ... 9
1.3.3 ISO 14001/EMAS ... 10
1.4 Landskrona Kommun ... 13
1.4.1 Miljöarbete ... 13
1.4.2 Nätverk för miljöarbete ... 18
1.4.3 Gröna nyckeltal ... 19
1.5 Vård-, Äldre- och omsorgsförvaltningen (VÄO) ... 19
1.5.1 Verksamhetsbeskrivning ... 19
1.5.2 Blockindelning ... 21
1.5.3 Block 2 ... 21
1.5.4 Målet med miljöutredningen ... 22
1.5.5 Framtida miljöarbete ... 22
2. Metod... 23
3. Resultat... 26
3.1 Arbetsgång ... 26
3.2 Resultat av Intervju ... 28
3.3 Betydande miljöaspekter ... 30
3.4 Handlingsplan ... 31
3.5 Miljöpolicy ... 31
4. Diskussion ... 31
5. Slutsats... 34
6. Referenser ... 37
7. Bilagor
7.1 Miljöutredningen 7.2 Miljöpolicy 7.3 Intervjufrågor
6
1. Inledning
1.1 Syfte/Målsättning Examensarbete
Syftet med examensarbetet var:
1, att få lärdom i hur man kan organisera införandet av ett ledningssystem i en kommunal förvaltning. Vi ville få kunskap om vad man ska tänka på för att underlätta arbetet och vilka svårigheter som uppkommer. Genom intervjuer eftersträvade vi en verklighetsförankring av hur miljöarbete har upplevts ute i verksamheten. För att få en uppfattning om hur Landskrona ligger i tiden med sitt miljöarbete, jämförde vi med andra kommuner som ingår i ett nätverk angående miljö.
2, att genomföra en miljöutredning både praktiskt och teoretiskt inom Vård-, Äldre- och Omsorgsförvaltningen (VÄO) i Landskrona kommun.
Införande av miljöledningssystem inom VÄO
Enligt Landskronas kravstandard är en miljöutredning det första steget i
miljöledningssystemet. Förvaltningen skall vid en miljöutredning fastställa sin aktuella miljöposition genom:
• Identifiering av förvaltningens miljöaspekter1 (direkta och indirekta).
• Att välja ut de mest betydande miljöaspekterna2 genom en värdering mot bakgrund av de nationella miljömålen.
• Identifiering av lagar och andra krav som berör verksamheten (En laglista tas fram centralt inom förvaltningen).
• Granskning av nuvarande miljöarbete.
• Att ta lärdom av eventuellt tidigare miljötillbud som har orsakat negativ miljöpåverkan.
Ambitionen och målsättningen är att förvaltningen ska vara klar med miljöutredningen till årsskiftet 05/06. Vår uppgift bestod av stöd och utbildning till personal samt sammanställning av en miljöutredning, för ett begränsat antal enheter inom förvaltningen. Målet var också att de anställda inom förvaltningen skulle få insikt i dagligt miljöarbete och bli medvetna om hur deras verksamhet kan påverka miljön.
1.2 Avgränsningar Miljöutredningen/Block 2
Landskrona kommuns egen kravstandard är ett kombinerat system av ISO 140013 och EMAS4. Vi deltog vid den första delen av miljöutredningen som innefattar en nulägesanalys av miljösituationen, inventering och värdering av miljöaspekterna. Ett förslag på miljöpolicy och handlingsplaner med övergripande/detaljerade miljömål har arbetats fram.
1 Miljöaspekt: del av organisationens verksamhet, produkter eller tjänster som kan inverka på miljön.
2 Betydande miljöaspekt: En miljöaspekt som orsakar eller kan orsaka betydande miljöpåverkan.
3 ISO 14001är en internationell standard för miljö
4 EMAS är en europeisk förordning om miljö
7
Fysisk avgränsning
Den fysiska avgränsningen avser block 2 som är en del av fyra block i VÄO och består av Daglig verksamhet, Utflyttad daglig verksamhet och Rehabgruppen. Dessa tre verksamheter skiljer sig från VÄO:s övriga på grund av att det inte sker någon dygnet runt verksamhet som vid ett äldreboende. Block 2 ansågs vara ett lagom stort område för vårt examensarbete.
Organisatorisk avgränsning
Vi arbetade med ett samordnat system vilket innebär att separata ledningssystem utnyttjar överensstämmande delar för att möjliggöra en överlappning av systemen. Förvaltningen har separata ledningssystem för miljö, arbetsmiljö (AFS 2001:1) och ekonomi. Dessa kommer att kombineras eftersom många av aspekterna som är viktiga för miljön även är betydelsefulla för arbetsmiljön.
1.3 Bakgrund
1.3.1 Historik kring miljöarbete Brundtlandkommissionen
1987 presenterade Gro Harlem Brundtland sin rapport ”Vår gemensamma Framtid” under en FN-kommission. Rapporten visar att de resurser som är nödvändiga för liv på jorden så som mark, vatten och luft, är hotade. Förbrukningen överstiger återväxten av naturrikedomar som olja och skog. Det är främst industriländerna som producerar och konsumerar mycket vilket medför utsläpp av föroreningar som i längden inte kan tillåtas. I rapporten nämns även begreppet ”hållbar utveckling”. Det innebär en utveckling som möjliggör för dagens
generation att tillfredställa sina behov utan att därigenom försvåra för kommande generationer att tillfredställa sina behov. Brundtlandkommissionen föreslog att en världskonferens skulle hållas. Uppmaningen resulterade i FN: s konferens om miljö och utveckling som hölls i Rio de Janeiro 1992.
Riokonferensen
Vid konferensen samlades 181 stater, EG samt omkring 120 stats- och regeringschefer. Tre dokument antogs vid konferensen; Riodeklarationen, Skogsprinciperna och Agenda-21.
Riodeklarationen
Riodeklarationen om miljö och utveckling innehåller 27 principer som staterna uppmanas att följa i det långsiktiga miljö- och utvecklingsarbetet. De mest omtalade är:
• Alla stater har rätt att utnyttja sina naturtillgångar men har också ansvar för att inte skada andra staters miljö.
• ”Förorenaren betalar.” Principen, kallad PPP (Polluter, Pays, Principal), innebär att de som förorenar ska betala för den miljöskada som förorsakas.
• Försiktighetsprincipen. Processer där man inte kan överblicka miljökonsekvenserna ska inte startas. Osäkerhet är tillräckligt skäl och vetenskapliga bevis inget krav.
Skogsprinciperna
Dessa principer ger riktlinjer om hur världens skogar ska användas utan att miljön skadas.
Både en konvention om klimatförändringar och biologisk mångfald fanns tillgängliga för underskrift i Rio.
8
Agenda 21
Målet med Agenda 21 är att uppnå en hållbar utveckling på jorden. Agenda 21 är ett
handlingsprogram för hur vi på jorden ska undanröja hoten mot miljön, utrota fattigdom och uppnå ett hållbart samhälle. Agendan innehåller rekommendationer till världens länder. De är inte juridiskt bindande, men Sveriges riksdag har lovat att tillämpa och verka efter dem.
Agenda 21 står för åtgärdslista för nästa århundrade, det 21: a, och innebär att man lägger stor vikt vid det lokala arbetet. Det är i nära relation till människorna, som miljöfrågorna skall drivas. Ansvaret för en hållbar utveckling vilar inte bara på stat och myndighet utan på var och en av oss. Utifrån detta perspektiv åtog Sveriges kommuner sig att senast vid årsskiftet 1995/96 ha påbörjat det lokala Agenda 21-arbetet. Många länder har nu skapat lokala program som bygger på ”Agenda 21” i kommuner och företag [Lokal Agenda 21 för Helsingborg, 2001].
I Sverige har Agenda 21 fungerat som en kraftfull katalysator för nya och ofta innovativa lokala satsningar. En allt vanligare satsning inom kommuner som en följd av lokalt Agenda 21-arbete, är uppbyggnad av miljökompetens och miljöledningssystem för att åstadkomma god miljö och en hållbar utveckling. Om inte Agenda 21 hade antagits vid Riokonferensen så hade troligen inte miljöarbetet i den kommunala sektorn utvecklats i dagens takt.
[Magnusson, 1997]
1.3.2 Vad är ett miljöledningssystem?
Ledningssystem är ett hjälpmedel för att effektivt uppnå organisationens mål och kan utformas med hjälp av standarder. Miljöledningssystemet är till för att minska
miljöbelastningen, men kan också ge andra fördelar då man analyserar sin verksamhet.
Genom att strukturera sitt miljöarbete finns det möjligheter att effektivisera sitt arbetssätt och ge en värdefull kompetensutvecklig för de anställda. Arbetet skapar också gemenskap när man samarbetar och hjälps åt att lösa problem.
Varför MLS?
Idag är det viktigt för företag och organisationer att ha ett fungerande miljöarbete, eftersom allmänheten börjar få upp ögonen för de miljöproblem som modern teknik och civilisation ställer till med. Miljötänkandet är numera en naturlig del av våra liv. Producentens kvalitet på produkter och varor blir därmed viktigare ur miljösynpunkt. I samband med
produktutveckling har aktörerna på marknaden sett sin chans att tjäna pengar eller väcka uppmärksamhet. Detta har lett till massproduktion av vissa varor så som leksaker och
elektriska apparater. Denna omvärdering har medfört att kvaliteten på varorna har blivit sämre vilket påverkar miljön negativt. Bristfälliga analyser och viss optimism kan leda till mindre genomtänkta beslut. Ett exempel på det är när PCB5 började användas, vilket inledningsvis var bra, men visade sig få förödande konsekvenser för miljön. Genom ett ledningssystem för miljön kan företag motverka hastiga och felaktiga beslut eftersom miljöpåverkan alltid ska beaktas vid produktutveckling.
Idag bedriver flera företag ett framgångsrikt miljöarbete utan att ha ett MLS, men med ett ledningssystem kan det vara lättare att marknadsföra sitt miljöarbete. Ett sådant system skapar trovärdighet och bekräftar hur miljösituationen ser ut på företaget/organisationen [AB
Svenska Miljöstyrningsrådet].
5 PCB: polyklorerade bifenyler, organiska föreningar som framställs genom klorering av bifenyl.
9
Det finns en rad olika motiv bakom en kommuns intresse för MLS:
• Att få struktur på miljöarbetet.
• Att redovisa resultaten i miljöarbetet på ett sätt som gör det möjligt att följa utvecklingen år från år.
• Att höja kunskapsnivån om miljöfrågor
• Att förnya Agenda 21-arbete, så att gjorda framsteg kan befästas och utvecklas vidare.
• Att skapa samverkan och samsyn i den organisation som en kommun är, och samtidigt öppna för miljösamverkan med näringsliv samt med andra kommuner, vilket
underlättas av att alla ”talar samma språk”.
• Att kommunen genom att föregå med gott exempel inspirerar det lokala näringslivet till att införa miljöledningssystem och på så sätt höjer sin kompetens och
konkurrenskraft.
• Ekonomiska besparingar [Svenska kommunförbundet, 1998]
1.3.3 ISO 14001/EMAS
ISO, International Organization for Standardization, är en världsomspännande
sammanslutning av nationella standardiseringsorgan med 151 länder. 1993 tog ISO fram en internationell standard för miljöfrågor efter påtryckning av framstående internationella företagsledare. Standarden kallas för ISO 14000-serien och är grundläggande standarder för miljöledningssystem. Arbetet med serien pågår kontinuerligt och idag finns det nitton standarder för vägledning och tolkning samt sex tekniska rapporter. ISO 14001 utgör ett paraply under vilket alla andra standarder och tekniska rapporter finns. Det Svenska miljöledningsprojektet bedrivs av SIS, Swedish Standards Institute. I december 2003 fanns det 66 070 ISO 14001 certifierade organisationer i världen varav 3404 var etablerade i Sverige [ISO 14001, 2005]. 2005 var 3116 organisationer EMAS-registrerade i Europa varav 99 i Sverige [EMAS, 2005].
ISO 14001
Standarden ISO 14001 riktar sig till alla företag och organisationer oavsett storlek och verksamhetsinriktning. Miljöledningssystemet ska utgå från den egna verksamheten och vara en hjälp i att effektivisera och organisera miljöarbetet. Detta leder till att företaget gör
ständiga förbättringar samt att omvärlden får ett mått på hur väl miljöarbetet fungerar.
Momenten som finns beskrivna i ISO 14001 kan samordnas med andra ledningssystem för till exempel kvalitet och arbetsmiljöfrågor. Standarden syftar till att kontinuerligt minska
verksamhetens totala miljöbelastning. Den ger även ledningen en god kontroll över
miljöarbetets utveckling när det gäller både resultat och kostnader. Utifrån detta får företaget eller organisationen en trovärdighet i miljöarbetet och en förbättrad kommunikation gentemot kunder och andra företag.
Standarden bygger på fem grundelement som följer en logisk struktur vid införandet av miljöledningssystemet. Strukturen är uppbyggd enligt PDCA-cykeln. PDCA står för Plan-Do- Check-Analyse, på Svenska planera, genomföra, följa upp och utvärdera. En kort beskrivning på de fem olika grundelementen följer nedan.
10
Figur av PDCA- Cykeln
Steg 1: Upprätta en miljöpolicy
Miljöpolicyn är ledningens redskap för att visa vad som är viktigt och är det högsta styrande dokumentet i miljöarbetet. Företaget har en stor frihet att utforma policyn efter egna
önskemål, men det finns dock några fastställda krav som måste uppfyllas. Policyn bör återge hur företaget ska efterleva lämplig lagstiftning och innefatta uppgifter om ständiga
förbättringar. Policyn ska vara offentlig och peka på företagets betydande miljöaspekter.
Steg 2: Planera verksamheten
Företaget ska identifiera, värdera och prioritera miljöaspekterna. Med en miljöaspekt avses aktiviteter som har eller kan ha inverkan på miljön. Det vill säga omgivningen där
förvaltningen verkar vilket omfattar luft, mark, vatten, naturresurser, flora, fauna, människan samt samspelet mellan dessa. För de aspekter som anses vara betydande ska det sedan upprättas konkreta och mätbara miljömål. Därefter formuleras övergripande och detaljerade mål samt handlingsprogram för hur dessa ska uppnås.
Steg 3: Genomförandet
Vid genomförandet kan företaget börja tillämpa handlingsprogrammen för miljömålen. Där ska det anges en tidplan och vem som ansvarar för att miljömålet blir uppfyllt. All personal ska vara utbildad i ledningssystemet och känna till miljöpolicyn. Företaget ska fastställa och säkerställa styrning och dokumentation av miljöledningssystemet. Det ska även finnas en nödlägesplan för oförutsägbara händelser.
Steg 4: Följa upp och kontrollera arbetet
För att arbetet ska vara fruktsamt och utvecklas ska företaget skapa rutiner för att följa upp och utvärdera det som tidigare planerats och införts. Att övervaka och mäta resultaten är en förutsättning för att kunna reagera snabbt om t ex lagstiftningen ändras eller om verksamheten överskrider uppsatta gränser. Regelbunden revision är därför en viktig stöttepelare i
miljöledningssystemet. Revisionen är en periodisk kontroll av att alla gör som det har bestämts i handlingsplanerna. Kontroll och uppföljning ska ske kontinuerligt för att en årlig utvärdering av miljöarbetet ska kunna genomföras. Det ska även skapas rutiner för utredning och åtgärder om fel upptäcks så att de inte begås igen.
11
Steg 5: Utvärdera och ständigt förbättra arbetet
Det sista steget är ledningens genomgång av utvärderingen från revisionen som bör resultera i åtgärder. Här skapas förutsättningarna för att företaget ska kunna leva upp till sitt åtagande om ständig förbättring. [SIS, Swedish Standards Institut]
EMAS
EMAS är en förkortning av Eco Management and Audit Scheme som på svenska översätts till EU:s miljöstyrnings- och miljörevisionsordning. EMAS och ISO 14001 är mycket lika
varandra men inte helt identiska. Skillnaden är att EMAS förutom de fem grundelementen kräver en miljöutredning samt en årlig miljöredovisning. Initiativtagandte till EMAS kom från myndigheter på det europeiska planet och till ISO 14001 från det internationella planet.
Båda strävar dock efter samma mål, att förse näringslivet med ett effektivt verktyg i miljöarbetet. ISO 14001 ställer inga krav på tredjepartscertifiering6 men EMAS kräver
däremot att miljöledningssystemet, revisionen och miljöredovisningen granskas och godkänns av ett ackrediterat certifieringsorgan. EMAS ställer krav på funktioner som måste efterlevas i varje EU-land. I Sverige är AB Svenska Miljöstyrningsrådet registreringsorgan, SWEDAC ackrediteringsorgan och NUTEK har som uppgift att hjälpa företag att införa MLS. ISO 14001 är huvudsakligen avsett som ett internt ledningsverktyg för att kvalitetssäkra det egna miljöarbetet. EMAS är, förutom detta, också avsett som ett kommunikationsmedel då företaget publiceras offentligt i EMAS - registret.
Förordning EMAS antogs den 29 juni 1993 av EU:s miljöministrar och trädde i kraft som Svensk lag i april 1995. Ursprungligen är EMAS ett inslag i EU-kommissionens femte
aktionsprogram ”mot en hållbar utveckling”. Syftet är att stimulera organisationer att utveckla sitt miljöarbete på ett organiserat och enhetligt sätt utöver de krav som lagstiftningen ställer.
EMAS arbetar utifrån principen ”hellre förekomma än förekommas”. Det vill säga att aktivt ta itu med de miljöproblem man har istället för att passivt vänta tills krav från lagstiftning eller kunder kommer. Företag som ansluter sig till EMAS kan få en bättre relation med sina kunder, investerare och aktieägare. Det brukar också ge ett starkt engagemang bland de anställda eftersom gemensamma mål sätts upp i miljöarbetet. Ett effektivt MLS leder ofta till mindre slöseri av råmaterial och energi vilket också medför att avfall minskar. Allt detta ger besparingar och sänker den totala kostnaden för företaget.
Inställningen till företag som är EMAS-registrerade är positiv, vilket är fördelaktigt och kan ge ett försprång på en marknad som har en allt hårdare konkurrens. Vid införandet av ett MLS länkas olika aktörer samman och företag kan ställa krav på miljöarbetet hos sina underleverantörer, distributörer och entreprenörer. Företag som har tillstånd för sin verksamhet och årligen har tillsyn, brukar bli positivt bemötta och relationen till tillsynsmyndigheten brukar underlättas.
Ett EMAS-godkänt företag får ett registreringsnummer i det officiella svenska och europeiska registret och publiceras internationellt på Internet. Där finns information om företaget och dess miljöarbete. Därmed får företaget använda den officiella EMAS logotypen i samband med information och
marknadsförning. Figur av EMAS logotypen
12
6 Certifieringen genomförs av en fristående och oberoende part.
I EMAS-förordningen ingår de grundelement som enligt ISO 14001 ska ingå i ett MLS (se stycket om ISO 14001). Företaget ska även genomföra en miljöutredning, vilket ger en heltäckande analys av miljöförhållande som förknippas med verksamheten. Den ger också en bra bild över företagets miljöpåverkan och vilket arbete som måste tillföras. EMAS-
förordningen kräver också att företaget årligen lämnar in en miljöredovisning. Redovisningen ska innehålla företagets mål om ständiga förbättringar, policy, miljöprogram samt resultatet av föregående års miljöarbete. Den ska granskas och godkännas av en miljökontrollant som är ackrediterad av SWEDAC och dessutom är helt oberoende av företaget. Genom
miljöredovisningen kan andra företag och kunder följa hur det enskilda företaget prioriterar och bedriver sitt miljöarbete. [Piper et al, 2002]
1.4 Landskrona Kommun 1.4.1 Miljöarbete
Lokal Agenda 21
Kommunfullmäktige i Landskrona beslutade 1994 att man skulle anta de principer som gäller för att arbeta med lokal Agenda 21. Kommunens övergripande mål är ett uthålligt och
bärkraftigt samhälle, kretsloppssamhället. Det betyder att kommunen i all sin verksamhet ska minimera de negativa effekterna på miljön och sträva efter en hållbar utveckling. Långsiktiga mål har upprättats för energi, transporter, hantering av avfall, avlopp och vatten för att kunna uppnå det övergripande målet. Arbetet med Agenda 21 leds av kommunstyrelsen, men varje kommunal nämnd, styrelse och förvaltning har ansvar för att målen förverkligas inom sitt område [Landskornas miljöpolicy].
Kommentar: Om inte kommunfullmäktige hade antagit principerna för lokal Agenda 21 så hade miljöarbetet troligtvis inte nått så långt som idag.
Agenda 21-samordnare
Kommunen projektanställde en Agenda 21-samordnare 1994 som arrangerade Agenda 21- utbildningen som var tänkt till alla kommunanställda. Utbildningen var en grundutbildning i miljö. När projektanställningen 1998 löpt ut så avstannade miljöarbetet inom kommunen.
r t på en bred front.
Kommentar: Det är viktigt att en person har ett övergripande ansvar för Agenda 21- arbetet vilket förhindrar att varje förvaltning tolkar Agenda 21 på olika sätt. Detta påpeka även Sara Emilsson i sin doktorsavhandling, om kommuners arbete med
miljöledningssystem [Emilsson, 2005]. Att miljöutbilda alla kommunanställda är ett bra initiativ då det ökar miljömedvetande
13
Kommunfullmäktiges beslut
Landskrona kommuns Agenda 21-beslut utgör grunden för kommunens miljöpolicy som fastställdes av kommunfullmäktige 1999. Där angavs att MLS enligt EMAS/ISO 14001 bör vara infört senast 2002-12-31 i kommunens förvaltningar [Hylén, 2005].
Kommentar: Kommunfullmäktiges beslut om införande av MLS var avgörande för att påbörja ett så stort projekt i förvaltningarna. Att känna stöd från politikerna är oerhört viktigt menar Thomas Hylén som är Agenda 21-samordnare.
Kommunens miljöpolicy
Utdrag ur Landskrona kommuns miljöpolicy ”I Landskrona strävar vi mot ett samhälle med hög livskvalitet för alla och en miljö som är hälsosam för alla. Landskrona kommun skall i sin verksamhet vara förebild och underlätta för andra att pröva nya vägar. Arbetet för en hållbar utveckling ska kontinuerligt förbättras”. Landskronas miljöpolicy innehåller även miljömål för den kommunala verksamheten. Målen grundar sig på åtta utvalda område (kompetens, avfall, energi, biologisk mångfald, papper, transporter, inköp av varor och tjänster samt vatten och avlopp) och är satta fram till 2008 med basåret 1998. För att underlätta arbetet med att uppnå målen, har miljöledningsgruppen fastställt etappmål för 2004 och 2006. Med etappmålen ser kommunen möjligheten att arbeta med miljön på en bred front och ett kontrollerat sätt. Exempelvis så kan etappmålet för energin 2004 vara en inventering av temperaturen i lokalerna samt att man ska upphöra med elförbrukningen när miljövänligare alternativ finns. Etappmål 2006 kan vara att minska elanvändningen för uppvärmning av lokaler. Målen fram till 2008 är lite mer konkreta till exempel att kommunens verksamheter bör vara fossilfria och att el- och vattenförbrukningen bör ha minskat med 20 %. Efter 2008 så kommer kommunen att upprätta nya miljömål på en 10 års period men de tidigare målen som ej är uppnådda i tid behålls. Varje förvaltning i kommunen ska upprätta en egen miljöpolicy som ska grunda sig på kommunens policy [Landskronas miljöpolicy, 1999].
Kommentar: Syftet med miljöpolicyn är att upprätta mål för miljöarbetet och visa i vilken riktning kommunen ska sträva. Kommunen ska säkerställa att miljöpolicyn innehåller åtagande om ständiga förbättringar, att miljölagstiftning och andra krav efterlevs.
Planering och förberedelser för införande av MLS
I kommunen hölls i november 1999 ett chefsseminarium som följd av beslutet om införande av miljöledningssystem. Vid det tillfället bjöds alla förvaltningschefer in för att öka
kunskapen om miljö. Där togs bland annat kommunens miljöarbete upp och man berörde även begreppet miljöledningssystem.
Kommentar: Om förvaltningscheferna ska kunna uppmuntra och stödja
miljöledningsarbetet så krävs kunskap och medvetenhet. Det kan även vara värdefullt för cheferna att utbyta erfarenheter och framtidsplaner av miljöarbetet.
14
Planeringsarbetet för införande av miljöledningssystem kallades ”Projekt Miljöledning i Landskrona kommun”. En ledningsgrupp som bestod av kommundirektör, Agenda 21- samordnare och förvaltningscheferna stod för samordning, övergripande arbete och ansvaret inför kommunstyrelsen. Denna grupp fick namnet miljöledningsgruppen.
Miljöledningsgruppen beslutade att fortsatt planering skulle utformas enligt en metod, som innebar att man genomför ett övergripande MLS med kompletterande delar för
förvaltningsspecifik verksamhet. Projektet delades in i två skeden.
delaktighet.
Kommentar: För att uppnå ett framgångsrikt MLS krävs en väl planerad och organiserad process anser Thomas Hylén. Att förvaltningscheferna är med i den centrala
miljöledningsgruppen och styr processen gör att förvaltningarna får en naturlig
Skede 1- Övergripande miljöledningssystem. Förvaltningarna skulle utse två MLS-
handledare, som utgjorde stödresurs för projektledningen och säkerställde sin förvaltnings delaktighet i projektet. Handledarna och Agenda 21-samordnaren fick utbildning under arbetets gång och träffas regelbundet inom sitt nätverk. Skede 1 planerades att pågå januari 2002-juni 2003. Den inledande miljöutredningen, som ger grunden för det fortsatta arbetet, beräknades ta 4-5 månader.
Kommentar: Att utse MLS-handledare på varje förvaltning är ett bra sätt att skapa
engagemang inom organisationen. Handledarna är väl insatta i sin organisation och kan se möjligheterna och effektivisera arbetet för att nå bästa resultat.
Skede 2 - Verksamhetsspecifika kompletteringar. Då skulle förvaltningarna genomföra kompletteringar till det övergripande miljöledningssystemet för att täcka sin specifika verksamhet. De två MLS-handledarna från varje förvaltning hade i detta läge erfarenhet av hela processen. Större förvaltningar behövde troligen utse ytterligare någon eller några personer till MLS-handledare i sin projektgrupp. Handledarna skulle vara organisatorisk, ha administrativ insikt och kunskap om verksamheten samt ha god förmåga att kommunicera (muntligt och i skrift) [Hylén, 2005].
Kommentar: Det ligger ett stort ansvar på MLS- handledarna att driva hela förvaltningens miljöarbete framåt. Handledarnas egenskaper spelar en stor roll för att kunna organisera och förmedla utåt i organisationen. Det är vid detta skede viktigt att man känner stöd från ledningen och att ledningen är medveten om att tid måste avsättas till miljöarbetet.
15
Lokal Kravstandard
Miljöförvaltningen i Landskrona bestämde sig 2001 för att utarbeta ett förslag till en lokal kravstandard för MLS som bygger på den internationella standarden ISO 14001 och den europeiska förordningen EMAS. Kommunens kravstandard är en förenklad version av miljöledningssystemen med samma struktur som följer förbättringscykeln PDCA. Dessa två system grundar tillsammans kravstandardens 7 steg som leder till ett komplett
ledningssystem, vilket gör det möjligt att senare gå vidare till certifiering [Landskronas kravstandard, 2001].
Kommentar: En lokal kravstandard kan utformas efter kommunens behov och förmåga utan att för den sakens skull få en lägre kvalitet gentemot EMAS och ISO 14001. Det poängterar Sara Emilsson i sin doktorsavhandling [Emilsson 2005].
EMAS
• Miljöutredning
• Miljöredovisning ISO 14001
• Upprätta en miljöpolicy
• Planera verksamheten
• Genomföra
• Följa upp och kontrollera arbetet
• Åtgärda och ständigt förbättra Landskronas kravstandard
Figuren illustrerar sambandet mellan ISO, EMAS och den lokala kravstandarden
16
Agenda 21- samordnare
Landskorna anställde 2002 en Agenda 21-samordnare Thomas Hylén (TH) på heltid i kommunen. Agenda 21-samordnarens uppgift var främst att hjälpa förvaltningarna med att implementera ett miljöledningssystem.
Kommentar: Det var ett viktigt initiativ från kommunens sida att anställa en Agenda 21- samordnare. Vill kommunen nå ett framgångsrikt miljöledningsarbete i förvaltningarna så måste resurser avvaras.
Etappmål
Miljöledningsgruppen fastställde 2002 etappmål för de åtta miljömålen som angavs i
miljöpolicyn vilket skulle underlätta miljöledningsarbetet. Etapperna är uppdelade för år 2004 och 2006 med nyckeltal för uppföljning och framtida jämförelser. Etappmålen för de
förvaltningsgemensamma områdena har ambitionen att vara uppnådda tills 2008.
Kommentar: Att sätta upp etappmål är ett bra sätt att jobba för rimliga mellanstationer som leder till miljöförbättringar.
Miljöutbildning
Under 2002 skulle all personal i kommunen erbjudas att delta i två halvdagskurser inom miljöarbete och MLS. Kurserna baserades på filmerna Hot, Hopp, Handling7,
diskussionsfrågor samt övningar. Utbildningspaketet handlar om att skapa insikt och förståelse för miljöproblematiken och att det faktiskt går att göra något. Syftet är också att skapa engagemang och ett strukturerat miljöarbete.
Kommentar: Ju fler som får kunskap om miljöarbete och MLS, desto fler känner sig delaktiga och kan på det sättet förändra sitt beteende.
Utbildningsmaterial
Självstudiematerial har tagits fram av TH och Rainer Weich (RW) på miljöförvaltningen i form av en broschyr som ger en introduktion till miljöledningsarbetet. De har även arbetat fram ett multimediaprogram på CD-skiva om miljöledning som alla förvaltningar kan ta del av. Självstudiematerialet ska underlätta förståelsen och införandet av miljöledningssystemet [Hylén, 2005].
Kommentar: Självstudiematerial är ett bra komplement till utbildningsträffar. Ett sådant material måste vara lättförståligt och övergripande. Detta argument styrks av Emilsson och Hjelm [Emilsson och Hjelm, 2004].
17
7 Hot, Hopp och Handling är ett utbildningsmaterial bestående av tre filmer som ska ge information om miljö.
1.4.2 Nätverk för miljöarbete
Landskrona kommun ingår i ett nätverk med andra kommuner runt om i Skåne. Dessa kommuners Agenda 21-samordnare träffas kontinuerligt för att utbyta erfarenheter och framtidsplaner. Denna kontakt mellan kommunerna bidrar till inspiration och motivation till miljöarbetet. I nätverket ingår kommunerna Lund, Eslöv, Malmö, Lomma, Burlöv,
Helsingsborg och Landskorna. Lunds kommun var tidig med att införa MLS och har agerat som förebild åt de andra kommunerna. Nätverket har lett till att kommunernas miljöarbete numera ligger mer i fas med varandra än tidigare. Mycket av det material som Lund arbetat fram används som en grund för flera kommuners miljöarbete inom nätverket. För att visa likheten i miljöledningsarbete mellan en kommun som ingår i nätverket och Landskorna har vi valt att åskådliggöra hur Lund gått tillväga [Hylén, 2005].
Lunds kommuns miljöarbete
Under mitten av 90-talet påbörjades miljöarbetet i kommunen. Alla anställda erbjöds då en grundutbildning i miljökunskap, förvaltningarna utsåg miljöombud som tillsammans med Agenda 21-samordnare drev det kommunala miljöarbetet. 1997 antog Lunds
kommunfullmäktige ett beslut om att jobba med Agenda 21. Kommunstyrelsen
rekommenderade 1999 nämnder och styrelser att införa ett miljöledningssystem för att systematisera sitt miljöarbete. Miljöutskottet beslutade att projektanställa två personer och en första plan för arbetet antogs av miljöutskottet 2000. Projektledarna arbetar centralt med miljöledning, med inriktning att hjälpa kommunens förvaltningar och bolag. De utför
handledning, utveckling av systemen, miljöledningsutbildning, miljöredovisningar och gröna nyckeltal. Sedan mars 2000 pågår arbetet med att införa MLS i förvaltningar och bolag inom kommunen. Som kriterier för miljöledningssystemet används en kravlista som bygger på de grundkrav som den internationella standarden ISO 14001 ställer. Denna är anpassad efter förutsättningarna i Lunds kommun. Dessutom vill man komplettera med en miljöutredning och miljöredovisning i enlighet med de regler som EMAS ställer. Allt fler förvaltningar har MLS som tar form på pappret och man har även börjat implementera det i sin organisation. I de fall miljöarbetet inte har kommit i gång på frivillig basis har man beordrat till exempel Vård- och Omsorgsförvaltningen att tillsätta resurser och ta tag i frågan. Enligt projektledarna så har alla förvaltningar genomfört miljöutredning, antagit miljöpolicy, mål och
handlingsplaner. 11 av 17 förvaltningar har tagit fram en förstaversion av
verksamhetsstyrande rutiner. Internrevision har genomförts vid 13 förvaltningar och fyra är klara med externrevisionen. Många förvaltningar börjar bli klara med att bygga sina system.
Ett stort arbete kvarstår dock för att implementera systemet i verksamheten och få det att fungera. Bland de förvaltningar som kommit längst i miljöarbetet kan man se en påtaglig nytta av arbetet både ekonomiskt och marknadsmässigt [Utvärdering av miljöledning i Lund, 2004].
18
1.4.3 Gröna nyckeltal
Gröna nyckeltal är ett verktyg för att synliggöra miljöfrågorna för politiska diskussioner och beslut. Svenska kommunförbundet tog tillsammans med 15 kommuner fram en uppsättning med 25 gröna nyckeltal 2002, som utgår från de nationella miljömålen. Tanken är att dessa nyckeltal ska vara jämförbara mellan kommuner. Användandet av nyckeltal skall ses som ett instrument för att lämna information samt ett stöd för uppföljning. Gröna nyckeltal är ett instrument för att sätta fokus på frågor om resursförbrukning, miljöarbete och miljötillstånd i enskilda kommuner. I slutet av 1998 uppgav 45 % av kommunerna i Sverige att gröna nyckeltal ingår i kommunens Agenda 21-arbete [Svenska kommunförbundet, 2005]. Sedan miljöredovisningen år 2000 tillämpar Landskrona kommun gröna nyckeltal, men har även kompletterat med nyckeltal som har koppling till kommunens egna miljömål [Intranät].
Genom nätverket förstärks samarbetet vilket kan underlätta uppföljningen och jämförandet av nyckeltalen kommunerna emellan.
1.5 Vård-, Äldre- och omsorgsförvaltningen (VÄO) 1.5.1 Verksamhetsbeskrivning
Nämnd
Vård-, äldre- och omsorgsnämnden är den politiska nämnd8 som ansvarar för verksamheter och insatser som rör äldre personer, personer med funktionshinder och vuxna i behov av stöd.
Förvaltning
VÄO ger äldre och personer med fysiska och psykiska funktionshinder service och omvårdnad. Förvaltningen9 ansvarar för deras dagliga verksamhet och boende på
ålderdomshem, sjukhem, gruppboende och servicelägenheter. Denna förvaltning ansvarar även för vård i hemmet samt färdtjänst. [Landskrona kommun]
Organisationsstruktur inom VÄO
Förvaltningen är uppdelad i fyra områden; Handikappomsorg, Rehabgruppen, Äldreomsorg samt Myndighetsenheten. Hela VÄO består av ca 1100 anställda och är därmed en av de två största förvaltningarna i Landskrona kommun tillsammans med Barn- och utbildnings- förvaltningen (BUN).
8 Varje kommunal förvaltning styrs av en nämnd som består av valda politiker.
9En kommun består av förvaltningar som berör olika verksamheter.
19
Vård-, äldre, och omsorgsnämnden Förvaltningschef
Ekonomienhet Utvecklingsenhet Verksamhetsstöd Personalstöd
Områdeschef
Handikappomsorg Chef
Myndighetsenheten Chef
Rehabgruppen Områdeschef Äldreomsorgen
- Specialister:
- Sjukgymnaster - Arbetsterapeuter - Heminstruktör
Handläggare - Bistånd - LSS
- Socialpsykiatri - Färdtjänst
Enhetschefer Enhetschefer
Korttidsvård (träningsenhet)
- Särskilda boenden
(äldreboende/demensboende) - Korttidsvård
(Omvårdnad/demens) - Hemvård
- Sjuksköterskor - Boendestöd
- Bostäder med särskilt stöd - Daglig verksamhet
- Utflyttad dagligverksamhet - Korttidsboende/eftermiddagstillsyn - Personliga assistenter
- Specialister
Figur av Vård-, Äldre och Omsorgsförvaltningen i Landskrona, 2005.
Äldreomsorgen:
Äldreomsorgen består av särskilda boenden, korttidsvård och hemvård. Genom hemvården kan man exempelvis få hjälp med personlig omvårdnad och färdiglagad mat hemkörd.
Hemvårdens ambition är att göra det möjligt för äldre att bo kvar i det egna hemmet så länge som möjligt. I Landskrona finns bland annat 15 hemvårdsgrupper och 14 hus för äldreboende.
Inom äldreomsorgen är ca 800 anställda varav 22 är enhetschefer som ansvara för 37 olika enheter.
Handikappomsorgen:
Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, ger personer som har stora funktionshinder rätt till olika typer av stöd. Målet med dessa insatser är att man vill uppnå goda levnadsvillkor. Det kan vara till exempel personlig assistans, korttidsvistelse utanför hemmet eller kontaktperson. Inom handikappomsorgen jobbar 17 enhetschefer fördelat på 28 olika enheter och totalt är ca 300 anställda.
20
Rehabgruppen:
VÄO bedriver rehabilitering inom ramen för kommunal ansvarsnivå, det vill säga för den som på grund av funktionshinder och/eller omvårdnadsbehov inte kan anlita primärvårdens
rehabilitering. Rehabilitering utförs såväl i den egna bostaden som på korttidsenheterna och särskilt boende. Deras uppgift är bland annat att bedöma och prova ut rätt hjälpmedel som exempelvis rullatorer och rullstolar till personer som har behov av det.
Myndighetsenheten:
Organisatoriskt är Myndighetsenheten en fristående enhet under förvaltningschefen.
Verksamheten består av chef, LSS-handläggare, socialpsykiatrisk handläggare, biståndshandläggare samt färdtjänsthandläggare. Det huvudsakliga målet med
Myndighetsenheten är att verka för att de människor som bor i Landskrona får den vård och omsorg de har rätt till. Detta sker individuellt, generellt och förebyggande. Målgruppen är äldre människor och människor med olika funktionshinder. I huvudsak arbetar verksamheten med ansökningar som bedöms, utreds, beslutas och följs upp.
1.5.2 Blockindelning
För att göra det möjligt att bedriva ett miljöarbete i en så stor förvaltning som VÄO, där utbildning och handledning erbjuds, delas hela organisationen in i fyra block. Där varje block motsvarar olika verksamheter:
• Block 1; Förvaltningsledningen, Barnhabiliteringen, Bemanningen, Myndighetsenheten och Sjuksköterskeorganisationen.
• Block 2; Daglig verksamhet, Utflyttad Daglig verksamhet och Rehabgruppen.
• Block 3; Äldreomsorgen.
• Block 4; Handikappomsorgen.
1.5.3 Block 2
Examensarbetet är enbart inriktat på Block 2 för att ha möjlighet att slutföra en
miljöutredning. Blocket är i sin omfattning mindre än de övriga tre blocken och anses därför bäst lämpad för vårt examensarbete. Block 2 består av tre verksamheter som var och en har lämnat in uppgifter till en gemensam miljöutredning som vi sammanställt.
Verksamhetsbeskrivning av Block 2
Daglig verksamhet och den Utflyttade dagliga verksamheten har som syfte att ge en varierad daglig verksamhet för personer som inte har arbete eller utbildar sig. Målet är även att tillgodose utveckling av arbetsförmågan och förbereda individen för eventuell delaktighet i arbetslivet. Verksamheten riktar sig till vuxna individer med förståndshandikapp, autism eller en förvärvad hjärnskada.
Daglig verksamhet även kallat Dagcenter omfattar tre enheter Borgmästargatan, Varggatan och Pilgläntan. Borgmästargatan bedriver en affärsverksamhet i form av försäljning av begagnade leksaker samt hantverk gjort av bland annat läder, broderi, trä som tillverkas inom dagcenter. Varggatan är den största enheten och har sju olika inriktningar. De tillverkar bland annat fågelholkar, klädhängare, ljus samt utför sinnesträning och gymnastik. Pilgläntans verksamhet är inriktad på färg och form. Där utförs trädgårdsarbete, keramikarbete, screentryckning på tyg, vävning av mattor, teckning och målning av tavlor.
21
Utflyttad daglig verksamhet omfattar dels Caféverksamhet. Där bakas och säljs fikabröd och smörgåsar. Stabs verksamhet består av ett snickeri som tillverkar träprodukter och en datagrupp som utför uppgifter till föreningar i form av reklambladskopiering. Det ingår även en servicegrupp som sorterar återvinningsmaterial och gör inköp till caféerna. Läderman tillverkar slipsar, flugor och skärp på ett företag. De enskilda platserna är också en företagsintegrerad verksamhet som är förlagd ute på företag.
Rehabgruppen ska enligt hälso- och sjukvårdslagen erbjuda habilitering, rehabilitering och hjälpmedel till personer över 20 år. Rehabgruppen består av arbetsterapeuter, sjukgymnaster, rehabiliteringsassistenter och heminstruktörer. Gruppen arbetar för att bibehålla vårdtagarens funktions- och aktivitetsnivå, självständighet och livskvalitet för att öka möjligheten att bo kvar i sitt hem.
1.5.4 Målet med miljöutredningen
Miljöutredningen är en del av kravstandarden och en förberedelse för att arbeta med ledningssystemet. I utredningen fastställer man den aktuella miljöposition och skapar en gemensam grund för det kommunala miljöledningssystemet. Arbetet går ut på att inventera och analysera miljöpåverkan inom samtliga kommunala verksamheter. Årets miljöutredning kommer därför att utgöra ett viktigt avstamp och en nulägesbeskrivning av förvaltningen. Till hösten ska övergripande och detaljerade miljömål samt handlingsplaner skapas för
verksamhetens miljöaspekter. Genom aspekterna får verksamheten reda på vilka områden som påverkar miljö mest och var åtgärder måste göras. I utredningen ska det undersökas hur förvaltningen lever upp till lagar och andra krav inom miljöområdet.
Miljöutredningens resultat kommer att styra det fortsatta arbetet och det är därför viktigt att den genomförs omsorgsfullt, utan att man för den skull kör fast i detaljer och småsaker.
Ledningen inom förvaltningen har som mål att alla ska vara delaktiga och uppleva miljöarbetet som en naturlig del i vardagen.
1.5.5 Framtida miljöarbete
När miljöutredningen är klar för hela VÄO och de betydande miljöaspekterna är identifierade, kommer förvaltningen att upprätta övergripande och detaljerade miljömål för dessa aspekter.
Miljöledningssystemet följer sedan ordningen i PDCA-cykeln.
• För att inte miljöledningsarbetet ska avstanna så ska ledningsgruppen träffas kvartalsvis och diskutera miljöarbetet.
• Miljöredovisningen lämnas in årligen den 15: e mars till miljöförvaltningen som då kan sammanställa miljöpåverkan för alla förvaltningar i kommunen, genom så kallade gröna nyckeltal. Gröna nyckeltal kan även användas för att jämföra Landskona kommuns miljöpåverkan i förhållande till andra kommuners påverkan.
• Innan miljöredovisningen lämnas in så ska ledningen ha en genomgång av miljöarbetet.
• Medel till miljöåtgärder skall avsättas i påföljande årsbudget. Budgeten för 2006 är redan planerad och därmed har inte pengar till miljöförbättrande åtgärder på VÄO reserverats. [Ledningsmöte, 2005]
Ett miljöledningsdiplom delas ut då en förvaltning eller verksamhet uppfyllt kommunens kravstandard. Genom framtida kompletteringar av Landskronas kravstandard är en ISO 14001-certifiering eller EMAS-registrering möjlig. [Intranätet]
22
2. Metod
Teori Intervju
Satte oss in i verksamheten
Planering Miljö- utbildning
Miljö- utredning
Identifiering &
värdering av miljöaspekter
Handlings- planer
Miljöpolicy
Satte oss in i VÄO:s verksamhet
Examensarbetet inleddes med att sätta sig in i hela organisationen genom att bli informerad av områdeschefer för äldre- och handikappomsorgen. Samordningsgruppen redogjorde för den uppdelning som finns i VÄO. Detta gav oss en uppfattning om hur strukturen såg ut samt vilka verksamheter som finns och deras omfattning. Under arbetets gång har vi haft en kontinuerlig kontakt med anställda inom VÄO.
Teori
Vi har under hela vårt examensarbete haft bra kontakt med våra handledare på
miljöförvaltningen, som har kunnat informera om tidigare beslut samt miljöarbete både inom kommunen och VÄO. Vetenskapliga artiklar och rapporter inom ämnet MLS i kommuner har granskats. Litteratur som behandlar Agenda 21, lokal kravstandard och Landskrona kommuns utbildningsmaterial har också studerats.
Planering av miljöutredningen och miljöutbildning
Kommunala MLS anpassas och modifieras i regel för att passa kommunernas behov, även Landskrona kommun har antagit en egen kravstandard. VÄO har utsett en samordningsgrupp där vi och våra handledare ingick för att fatta beslut om det fortsatt miljöarbetet. För att kunna genomföra ett miljöarbete inom VÄO så delades förvaltningen in i fyra block. Vi hjälpte TH och RW vid uppstarten av miljöarbetet i de olika blocken genom ett antal utbildningsträffar (fyra utbildningsträffar per block) om tre timmar per gång.
23
Miljöutbildning
TH och RW har arbetat fram olika hjälpmedel avsedda för självstudier till handledare, ombud och annan personal. Vi använde oss av ett utbildningsmaterial (CD och broschyr) som bygger på kommunens kravstandard. Multimediaprogrammet förklarar steg för steg hur ett MLS är uppbyggt på ett överskådligt sätt. I materialet ingår blanketter för statistikunderlag,
checklistor och en värderingsmodell för miljöaspekter. CD:n kommer att användas vid internutbildning under ledning av TH och RW. Broschyrer har tryckts upp som en introduktion till miljöledningsarbetet. Mycket av materialet från CD-romskivan och
broschyren finns även utlagt på Landskronas intranätssida. Vid utbildningstillfällena delades uppgifter ut till nästkommande träff. Mellan träffarna fungerade vi som handledare då enheterna kunde nå oss på telefon, e-post eller så kom vi ut på plats och hjälpte till.
Miljöutredning
Vi har sammanställt en miljöutredning utifrån de uppgifter som vi har tagit del av. De inskickade uppgifterna har granskats av oss och kompletteringar har gjorts vid behov. Under utredningens gång har vi väglett enheter och hjälpt dem att ta fram information samt fyllt i checklista och statistikunderlag.
Identifiering och värdering av miljöaspekter
Genom checklistan och statistikunderlaget har enheterna identifierat sina miljöaspekter.
Det huvudskaliga målet med miljöutredningen är att belysa organisationens betydande miljöaspekter. Värderingsmodellen för miljöaspekter bygger på ett poängsystem, där en stor miljöpåverkan leder till ett ökat antal poäng. Modellen är uppdelad i två delar miljömässig värdering och icke miljömässig värdering. Ett antal bedömningsgrunder för miljömässig värdering så som, absoluta och relativa mängder, miljöpåverkan och miljörelaterad hantering ska tillämpas. Bedömningsgrunderna för icke miljömässig värdering är tekniska möjligheter, intressenter/förebilder och ekonomi. Dessa bedömningsgrunder ska vägas mot varandra.
Miljömässiga grunder väger tyngre i förhållande till ekonomiska, tekniska och andra grunder.
Modellen tar även hänsyn till de nationella miljömålen som berörs av miljöaspekterna.
Värderingen har gjorts genom att varje miljöaspekt diskuterats och tilldelats ett värde för alla bedömningsgrunder. Bedömningen sker efter en tregradig skala, där en låg siffra eftersträvas.
Då man exempelvis bedömer miljöaspektens relativa mängd i verksamheten, ges en 1:a om aspektens mängd är relativt liten i verksamheten. Om aspekten bedöms vara en medelstor mängd av verksamheten ges en 2:a och en 3:a sätts om aspekten anses utgöra en relativt stor mängd. Parametrarna för miljömässig värdering och icke miljömässig värdering summeras med varandra och ger det slutgiltiga värdet av aspekten.
Det är mycket viktigt att komma ihåg att samtliga miljöaspekter bör bedömas vid samma tidpunkt och av samma bedömningsgrupp, för att resultatet ska bli rättvisande. När alla miljöaspekter är bedömda ser man tydligt vilka som fått flest poäng. Dessa miljöaspekter kallas betydande miljöaspekter och blir de som miljöarbetet inriktas på i första hand. Skulle ett stort antal miljöaspekter bli betydande får man prioritera vilka man först tar itu med och vilka som sparas till ett senare tillfälle.
24
Handlingsplaner
Förslag på åtgärder för de betydande miljöaspekterna har tagits fram i form av
handlingsplaner. Dessa planer har förvaltningsledningen möjlighet att anta förutsatt att ansvarsfördelning och tidsramar upprättas.
Intervju
För att få en verklighetsförankring av miljöarbetet har vi intervjuat några som sitter med i ledningsgruppen och enhetschefer, miljöombud samt personal som inte är insatt i miljöarbetet.
Det finns öppna och strukturerade intervjumetoder. Vid öppna intervjuer söks
sammanhangsbestämd kunskap om ett fenomens kvaliteter medan man vid strukturerad intervju söker kunskap om relationen mellan begrepp [Lantz, 1993]. Vi använde oss av en strukturerad intervjuform som bygger på att alla svarar på samma frågor i en bestämd följd (bilaga 7.3). Intervjuerna har sammanställts och belyser bl.a. vad som har varit bra/mindre bra i hela organisationen för att driva fram miljöarbetet och hur man uppfattar
miljöledningsarbetet.
Miljöpolicy
Ett av kraven för att införa ett miljöledningssystem är att upprätta en förvaltningsspecifik miljöpolicy. Vi har i enighet med kommunens miljöpolicy tagit fram ett förslag som visar förvaltningen miljöstrategi. Policyn bygger på förvaltningens betydande miljöaspekter och är relevant för verksamhetens aktiviteter.
25
3. Resultat
3.1 Arbetsgång
Från och med årsskiftet 04/05 påbörjade vi vårt examensarbete inom VÄO som bestod i att hjälpa till vid uppstarten av det praktiska miljöledningssystemet. Vår uppgift har främst varit att fungera som samordnare för hela VÄO:s miljöarbete.
Vi ingick i VÄO:s samordningsgrupp som diskuterade hur miljöarbetet skulle bedrivas. Då blockindelning hade gjorts erbjöds fyra utbildningsträffar för att få kontinuitet i miljöarbete.
Förslaget togs upp med ledningen inom VÄO och godkändes. Miljöledningsgruppen diskuterade även uppbyggnad av VÄO:s intranätsida för att förmedla och underlätta kommunikationen.
Kommentar: Man valde att anordna 4 utbildningsträffar per block för att miljöarbetet hela tiden skulle hållas levande och inte avstanna. Att använda intranätet för att förmedla information har fungerat väldigt bra i många avseende, där det funnits datortillgång. För att kommunikationen via intranätet ska vara optimal krävs mycket bra struktur.
Innan utbildningsträffarna påbörjades fick vi i uppdrag att skriva ihop en lathund för verksamhetsbeskrivning och tidigare/nuvarande miljöarbete, som skulle skickas ut till alla enheterna via e-post. Ambitionen var att enheterna skulle vara färdiga med sin
verksamhetsbeskrivning och tidigare/nuvarande miljöarbete till det första utbildningstillfället.
Kommentar: När man inför ett MLS ska projektledarna göra allt för att underlätta arbetet ute på enheterna. Därför gjordes en lathund för att konkretisera de uppgifter som skulle görs.
Utbildningsträffarna för 120 personer hölls av TH, RW och av oss. Vid första träffen gick vi grundligt igenom hur ett MLS är uppbyggt, genom PowerPoint-presentation. En mall på en miljöutredning visades för att de skulle få en uppfattning om vad som ska ingå i utredningen.
Miljöförvaltningen har tagit fram en checklista och ett statistikunderlag som ska omfatta den information som en miljöutredning kräver.
Kommentar: Miljöledningssystemets uppbyggnad gicks igenom vid utbildningen för att deltagarna skulle få en insikt i vad ett MLS innebär och för att få förståelse för det fortsatta arbetet. Checklista och statistikunderlag är material som används för att rikta utredningen åt rätt håll.
26
Checklista och statistikunderlag har TH och RW sammanställt genom exempel från andra kommuner, bland annat från Lund. Statistikunderlag och checklistan har behandlats under utbildningarna. Vid varje träff delades uppgifter ut till enheterna som skulle vara gjorda till nästa tillfälle. De första uppgifterna som delades ut var vatten, energi och avfall. Tanken var att enheterna skulle fylla i checklistan och statistikunderlag samt att utforma en liten brödtext om varje område. Allt material som enheterna fått fram e-postades eller skickades till oss via internposten. Vi vidarebefordrade allt material till TH som publicerade det på intranätet.
Kommentar: Att dela ut uppgifter vid varje träff medför att enheterna måste vara
engagerade och vilja förstå. Alla färdiga uppgifter som inkommer till oss bokförs för att kunna följa deras arbete.
För att underlätta kommunikationen så använde vi oss av kommunens intranät. Där fanns information till miljöarbetet och miljöutredningen, bland annat lathund, Räddningstjänstens miljöutredning, miljöombudslista för hela förvaltningen, schema över utbildningsdagarna samt ett bildspel om MLS. VÄO:s intranätssida delades in efter de olika blocken, där möjlighet fanns att länka sig vidare till varje enhets påbörjade miljöutredning.
Kommentar: Anledningen till att varje enhets miljöarbete läggs ut på intranätet är att de ska känna att deras material faktiskt skapar en miljöutredning. Därmed finns det även möjlighet för enheterna att få idéer till sin egen miljöutredning genom att studera andras, vilket kan underlätta arbetet.
Många av enheterna är inhysta i stora fastigheter och har på det sättet svårt att få tag på uppgifter om fastigheten. Förbrukningslistor angående avfallsmängd, vatten-, värme-, och energiförbrukning har tagits fram centralt och lagts ut på intranätet.
Kommentar: Att ta fram förbrukningslistor centralt ansågs nödvändigt, för att bespara enheterna tid och tålamod. Man ville även undvika alla enheters telefonsamtal till kundtjänst, för att få tag i uppgifter.
Vi erbjöd handledning till de enheter som kände att de var i behov av extra stöd. De har då haft möjlighet att fråga oss om något varit oklart i exempelvis statistikunderlag och
checklistan.
Kommentar: Många enheter föredrar den personliga kontakten som är möjlig vid
handledning. Oftast upplever de att arbetet med miljöutredningen är stort och komplicerat, men efter att vi gått igenom checklista och statistikunderlag så tydliggörs bilden av vad som skall göras och det känns då genomförbart.
27
Vid värderingen av miljöaspekterna som sker till hösten skall samordningsgruppen och två (miljöintresserade) personer från varje block ingå. Då planeras att man även ska ta fram övergripande- och detaljerade miljömål samt handlingsplaner. Samordningsgruppen ska arrangera två träffar, den första för redovisning av miljöutredningen och den andra träffen för att komma med förslag till handlingsplaner. Vid dessa två träffar delas hela organisationen in i två grupper. Grupp1 omfattar hela Handikappsomsorgen, Rehabgruppen och
Myndighetsenheten. Grupp 2 omfattar hela Äldreomsorgen.
3.2 Resultat av Intervju
För att få en verklighetsförankring av hur miljöledningsarbetet upplevs ute i verksamheten har vi intervjuat fyra personer från ledningen, tre enhetschefer, tre miljöombud och tre i
personalen som inte var insatta i miljöarbetet.
Ledningen
Ledningen förknippar ordet miljö med miljöledningsarbetet som bedrivs, naturen, resurser och tillgångar. Ledningssystemet sätts i samband med ett strukturerat och systematiskt arbetssätt samt att man kan styra och kvalitetssäkra miljöarbetet. Två av fyra ser ingen
skillnad på miljöarbetet i hemmet respektive på arbetet. Resterande tar mer ansvar hemma och känner att det är mer hanterbart där. Samtliga instämmer i att det är viktigt att arbeta med miljöfrågor för att vi ska ta ansvar för våra handlingar och ha en bra värld att lämna över till våra barn och barnbarn. Alla fyra har besökt VÄO:s intranätssida för att studera miljöledning.
Det negativa med att införa ett MLS är att arbetsbelastningen ökar, men samtliga är ändå positiva till införandet och anser att det är bra med ett enhetligt ledningssystem i kommunen.
Samtliga känner sig delaktiga i miljöarbetet och skulle vilja satsa mer på det om resurser fanns. Två av fyra tycker att kunskaperna om miljöledningsarbetet har förändrat deras vanor vid inköp av varor både till förvaltningen och till hemmet. Samtliga ser positivt på det fortsatta arbetet inom förvaltningen men endast en har fått insikt om hur det ska bedrivas.
Organisationen runt om miljöarbetet har fungerat bra och att en samordningsgrupp har funnits till hjälp har underlättat arbetet. Tre av fyra känner till kommunfullmäktiges beslut om
införandet av ledningssystemet som togs 1999 och samtliga var positiva till det. Alla känner ett stort ansvar att miljöarbetet kommer in i det normala arbetet och att det inte tar för mycket tid av verksamhetens tilltänkta uppgifter. Vinsten med miljöarbetet anses vara att enheterna känner samhällsnytta och att det är en nödvändighet för vår överlevnad. Tre av fyra har fått Agenda 21-utbildning och hälften har sett filmerna hot, hopp och handling.
Enhetschefer
Enhetscheferna tänker på arbetsmiljö, luftföroreningar, vatten och natur när de hör ordet miljö. Ett MLS uppfattas som ett styrsystem, kretslopp samt ett redskap att värna om miljön.
Cheferna ser en viss skillnad på miljöarbetet i hemmet och på arbetet. Två anser att man kan påverka flera på arbetet och anses därför viktigare. Alla tycker att arbetet med miljöfrågor är viktigt för att våra barn och barnbarn ska få en bra miljö att vistas i. Man måste börja tänka mer globalt och påverka tekniken i rätt riktning. Samtliga har besökt VÄO:s intranätssida och tycker att den har varit till stor hjälp. Införandet av MLS är positivt eftersom det gör oss medvetna och är ett instrument för att aktivt kunna arbeta med miljön. Alla känner sig delaktiga i miljöarbetet och medarbetarna tycker att det är intressant men kräver mycket tid.
Miljöarbetet har gjort samtliga mer medvetna vid inköp privat men på arbetet styrs de av upphandlingsavtal. Två av tre ser positivt på det fortsatta miljöarbetet inom förvaltningen och känner till hur det fortsatta arbetet ska bedrivas. De tycker att utbildningens längd, innehåll
28
