Plats och tid Beslutande
Övriga närvarande
Utses att justera
Justeringens plats och tid
Underskrifter Sekreterare
Ordförande
Justerande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 1 (14) 2018-05-08
Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00
-
18.15733
mmmm
Ann Iberius-Orrvik, ordförande Rolf Skarin
Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) Göran Andersson
Ann-Christine Asp §§ 32-38d kl. 16.00-17.50 Tony Ragnarsson §§ 38e-4O kl. 17.50-18.10 Odd Malmberg §§
41-42
kl. 18.10-18.15E1' tiänstqöra nde ersätta re L Ulf Eriksson
Tjänstemän
Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom
Göran Andersson Kommunhuset, Kinna
.WWW
Tomasy'erssçn
Å/ /u /zÃ//p /1/4 i?"
Ån/n
Ib
%a/á/Ände/s/<áñ
W
Organ
Sammanträdesdatum
Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet
Underskrift
ANSLAG/ BEVIS
Protokollet
ärjusterat.
Justeringen har tillkännagivits genom anslag.Marks Fastighets AB
2018-05-08
2017-05-49
Datum för anslags20,? ,06,0%
nedtagande
Kommunledningskontoret
VÃMM
Justerande
3%
| UtdragsbestyrkandeParagrafer 32 -42
A
:1:: L ..\..
\
é- .
5 M ar k
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 2 (14) 2018-05-08
Innehållsförteckning
Fastställande av dagordning § 32
Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut § 33
Ekonomi § 34
a) Hyresfordringar b) Aprilrapport 2018 c) Budgetplan 2019-2022 d) Revisionsrapport 2017
Information från Spinnerskan i Mark AB § 35
Förslag fastighetsförvaltning TSF § 36
Utveckling av Rydalsfastigheten som besöksplats § 37
Fastigheten Rydal 2:11 § 38
a) Sprinkler, SARF b) Oljesanering c) Fönsterbyte d) ljyreskontrakt
e) Ovrigt
Fastigheten Assberg 1:82 § 39
Dataskyddsombud, dataskyddsassistent § 40
Attestordning § 41
Nästa sammanträde § 42
Utdragsbestyrkande
›
\=
14,»-
6:-|
=
5 M ar k
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 3 (14) 2018-05-08
§ 32
Fastställande
avdagordning
En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator till dagens styrelsemöte.
Ordföranden föreslår att dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende utnämning av dataskyddsombud och dataskyddsassistent samt punkt avseende attestordning.
Beslut
Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende utnämning av dataskyddsombud och dataskyddsassistent samt punkt avseende attestordning.
/M/w
Just?!
e“2%
Utdragsbestyrkande
.zzø
M k
5 ar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 4 (14) 2018-05-08
§ 33
Föregående
mötesprotokoll, uppföljning
avbeslut
Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 13 mars 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte.
Beslut
Protokollet läggs till handlingarna.
/1
Juster? i n Utdragsbestyrkande
:IC: .\\..
*2:
5
8 M ar k
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 5 (14) 2018-05-08
§ 34 Ekonomi
a) Hyresfordringar
Två hyresgäster resterar med hyra. Påminnelse har skickats.
b) Agrilrapgort 2018
Vd och ekonom redovisar aprilrapport per 2018-04-30. Resultatet för perioden är -20 tkr. Resultatprognosen efter finansiella poster för helåret 2018 är -668 tkr.
Ordföranden föreslår beträffande rapporten i Stratsys
att
den avslutande formuleringen avseende finansiella riktlinjer - ”vilket heller inte har efterfrågats från Spinnerskan iMark AB” - stryks.
Beslut
Aprilrapport per 2018-04-30 fastställs med föreslagna ändringar.
c) Budqetunderlaq 2019-2022
Vd och ekonom presenterar budgetunderlag 2019-2022.
Beslut
Budgetunderlag 2019-2022 fastställs.
d) RevisionsraQQort 2017
Vd och ekonom redovisar revisionsrapport från PwC för 2017.
Beslut
Revisionsrapport från PwC för 2017 läggs till handlingarna.
Justerandes si
/
UtdragsbestyrkandeSAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 6 (14) 2018-05-08
§35
Information från Spinnerskan
iMark
ABSedan förra styrelsemötet har det inte varit något möte i Spinnerskan i Mark AB. I samband med nästa möte i Spinnerskan i Mark AB den 17 maj hålls koncernens samtliga bolagsstämmor.
/7
/l/j
Justerand /s/
%
v UtdrangestVrkande
114,,
Justera
1r
I
åäl Mark
n
/
/SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 7 (14) 2018-05-08
§ 36
Förslag
fastighetsförvaltning
TSFEtt avtalsförslag för fastighetsförvaltning av Rydalsfastigheten har lämnats av teknik- och serviceförvaltningen.
Styrelsen diskuterar ärendet.
Ordföranden föreslår att Vd får i uppdrag
att
förhandla ytterligare med teknik- och servicenämnden utifrån avtalsförslaget. Vd får mandat att, efter förhandling och egen bedömning av utfallet, teckna ett avtal fram till 2018-12-31. Under hösten 2018 görs en utvärdering av avtalet bl a i relation till vaktmästarens arbete, varefter Vd omförhandlar avtalet med teknik- och servicenämnden inför 2019.Beslut
Vd får i uppdrag att förhandla ytterligare med teknik- och servicenämnden utifrån avtalsförslaget. Vd får mandat att, efter förhandling och egen bedömning av utfallet, teckna ett avtal fram till 2018-12-31. Under hösten 2018 görs en utvärdering av avtalet
bl a i relation till vaktmästarens arbete, varefter Vd omförhandlar avtalet.
'7
,då/gagn
%
Utdragsbestyrkande:
M k
*5 ar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 8 (14) 2018-05-08
411.- ...\.
§ 37
Utveckling
avRydalsfastigheten
sombesöksplats
Vd informerar om åtgärder för
att
utveckla Rydalsfastigheten som besöksplats.En broschyr har arbetats fram av Marks kommun, som ska finnas både i pappersformat och digitalt. I broschyren informeras om vilka lokaler som finns att hyra, hur lokalerna ser ut, priser etc. Arbetet med broschyren ska fortsätta i syfte att göra ytterligare förbättringar.
Justerandes s'
%
UtdragsbestyrkandeSAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 9 (14)
2018-0508
§38
Fastigheten
Rydal 2: 1 1a) Sprinkler, SÄRF
Vd informerar om underhåll av Sprinkleranläggningen samt kontakter med SÄRF.
Ett antal åtgärder har genomförts och rapporterats till SÄRF. En konsult har kontaktats som ska skicka en servicetekniker för att åtgärda återstående anmärkningar. Därefter ska en provtryckning av sprinkleranläggningen genomföras. Konsulten ska också upprätta en skötselbeskrivning av sprinkleranläggningen.
b) Oljesanering
Vd informerar om Oljesaneringen på fastigheten.
För saneringen av den konstaterade oljeföroreningen på fastigheten i Ryda] har beskedet från Länsstyrelsen först varit att något statligt bidrag inte beviljas för 2018, men att Rydalsfastigheten är det högst prioriterade objektet att genomföra en
kartläggning/förstudie under 2019.
Därefter har Länsstyrelsen lämnat ett nytt besked som anger
att
Länsstyrelsen via Naturvårdsverket kan bevilja en förstudie med full ersättning under förutsättning att Marks kommun tar på sig projektledaransvaret och garanterar att förstudien kanslutföras under 2018, med rapportering i början av 2019. Målsättningen med förstudien är
att
skapa ett underlag för att kunna påbörja sanering.Marks kommun svarade länsstyrelsen 2018-05-04 att förstudien ska slutföras under 2018. En intern projektledare har utsetts för projektet. Länsstyrelsen finansierar projektet som ska upphand|as via Statens Geotekniska
Institut
(SGI) alt. Sveriges Geologiska Undersökning (SGU).c) Fönsterbyte
Vd informerar om byte/renovering av fönster på fastigheten.
Det beslutades vid styrelsemöte 2017-10-17
att
beställa byte/reparation av fönster tillen beräknad kostnad av 300 tkr. Hittills har leverantören fakturerat 70 tkr. Offerten ska kontrolleras och följas upp.
/7//
JusterandesW
%
Utdragsbestyrkandeqi:\\:
|.
M k
' E
ar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 10 (14) 2018-05-08
d) Hyreskontrakt
Vd informerar om nya hyreskontrakt.
e) Ovrigt
Under 2017 gjordes investering i en ny pannanläggning i panncentralen. Den nya anläggningen började användas i oktober. I revisionsrapporten från PwC anger
auktoriserade revisorn att en uppföljning bör göras av panncentralens avkastning, för
att
utvärdera om något nedskrivningsbehov föreligger.Ordföranden föreslår att vid decembermötet görs en särskild rapportering om panncentralen, för perioden oktober 2017-oktober 2018, med tillhörande frågor. Vid mötet ska personal från Mark Kraftvärme AB informera om pannanläggningen.
Beslut
Vid decembermötet görs en särskild rapportering om panncentralen, för perioden oktober 2017-oktober 2018, med tillhörande frågor. Vid mötet ska personal från Mark Kraftvärme AB informera om pannanläggningen.
/M A.
Justerandes sign
% ä W
1Utdragsbestyrkande:4:
m\--
3
5 M ar k
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 11 (14) 2018-05-08
é“
§ 39
Fastigheten
Assberg1:82
Vd informerar om användningen av skurmaskinen som Marks Fastighets AB bekostar för rengöring av betonggolvet.
Vd har kontakt med fastighetsmäklare i syfte att sälja fastigheten.
Jus s sign
W
Utdragsbestyrkande
|
Z
DJ "'57:
'1:e'
Q
'5
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 12 (14) 2018-05-08
§ 40
Dataskyddsombud, dataskyddsassistent
Enligt nya regler för dataskyddsbehandling ska Marks Fastighets AB utse ett
dataskyddsombud. Marks Fastighets AB köper tjänster från Marks kommun som har informerat att kommunjurist Marielle Neander är tänkt som dataskyddsombud för bolaget.
Enligt riktlinjerna från Marks kommun ska varje organisation också utse en s k dataskyddsassistent som ska bistå dataskyddsombudet med information om verksamheten.
Styrelsen diskuterar ärendet.
Beslut
Styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Neander till dataskyddsombud för Marks Fastighets AB.
Styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för Marks Fastighets AB.
“An Justerat?
g/%
Utdragsbestyrkande/
11': -\\.›
a
M k
WE
ar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLMARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 13 (14) 2018-05-08
§ 41
Attestordning
Enligt nuvarande attestordning, beslutad vid styrelsemöte 2017-12-05, § 82 gäller följande:
”Attestering av fakturor sker genom
att
Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen / Marks kommun, Lena Arvidsson.Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, p/aneringsekonom vid
kommunledningskontoret.
Från och med 2018-01-01 ges Vd Mats Lilienberg
rätt att
utse ytterligare attestanterför
ekonomiska transaktioner.”
Marks Fastighets AB avser att teckna avtal med teknik- och serviceförvaltningen för förvaltning av fastigheten Rydal 2:11. Attestordningen bör därför ändras så att fastighetsförvaltare med teknisk kunskap attesterar fakturor och Vd Mats Lilienberg därefter utanordnar fakturorna.
Beslut
Vd Mats Lilienberg bemyndigas att ändra Vd:s attestering från mottagningsattest till utanordning av fakturor. Vid styrelsemötet i september presenterar Vd ett nytt förslag på attestordning.
Utdragsbestyrkande
A
nä! Mark
ages
Q SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
MARKS FASTIGHETS AB
Sammanträdesdatum Sida 14 (14) 2018-05-08
§ 42
Nästa
ordinarie sammanträde
Nästa ordinarie sammanträde är den 4 september kl 16.00. Lokalen är Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna.