Examensarbete på kandidatnivå, 15 HP
Beteendevetenskapliga programmet med inriktning mot IT-miljöer
SPB 2021.15
SPELAR DISTANS ROLL?
En kvalitativ studie om
distansarbete under Covid-19
2
Abstract
3
Begrepp och Definitioner
Begrepp Definition Referens
Distansarbete Arbete sker utanför en organisationens formella lokaler, huvudsakligen hemma. Arbetet förflyttas till distans.
Arbetsmiljöverket (2015)
Covid-19
En infektionssjukdom som orsakas av viruset
SARS-Cov-2 som ingår i familjen coronavirus
1177, (2020b) .
Digital work Handlar om arbete som blir justerad genom användning av digitala plattformar, algoritmer och bearbetning av många, mångsidiga typer av data
Orlikowski och Scott, (2016).
Digitalt arbete När det mesta av arbetet innefattar användning av någon typ av digital teknik
4
Innehåll 1.Inledning ... 8 1.1 Problemområde ... 9 1.2 Syfte ... 9 1.3 Frågeställning ... 9 1.4 Avgränsningar... 9 2. Relaterad Forskning ... 10 2.1 Digital transformation ... 102.1.1 Digital transformation under Covid-19 ... 11
2.2 Digital work ... 12 2.2.1 Digital arbetsmiljö ... 13 2.3 Distansarbete ... 13 2.3.1 Distance Matter ... 14 3. Teoretiskt ramverk ... 17 3.1. Uppbyggnad av ramverket ... 17
3.2 Distance matter - 5 parametrar ... 18
3.3. Digital work ... 20
3.4 Kritik mot Distance Matter - 5 parametrar ... 20
3.5. Översikt av huvudparametrar ... 21
3.6. Visualisering av teoretiskt ramverk ... 21
4. Metod ... 22 4.1 Forskningsstrategi ... 22 4.2 Sökord, databaser ... 23 4.3 Litteraturstudie ... 23 Tabell 4. Litteraturstudie ... 24 4.4 Val av metod ... 25 4.5 Intervjuer ... 25 4.5.1 Val av studieobjekt ... 26 4.5.2 Val av respondenter... 26 4.5.3 Design av intervjuguide ... 27
4.6 Dataanalys - Transkribering och Kodning ... 28
4.7 Etiska överväganden ... 29
5
5. Resultat ... 30
6. Diskussion och Analys ... 43
6.1 Analys ... 43 6.2 Diskussion ... 50 7. Slutsats ... 53 7.1 Studiens begränsningar ... 54 7.2 Framtida forskning ... 54 8. Referenser ... 55 9. Bilagor ... 57 Bilaga 1 - Litteraturtabell ... 57 Bilaga 2 - Intervjufrågor ... 58
6
Tabeller
Tabell 1. Visualisering av Olson och Olson (2000, 2014) 5 parametrar. ... 18
Tabell 2. Översikt av huvudparametrar för vårt teoretiska ramverk ... 21
Tabell 3. Litteraturstudie ... 24
Tabell 4. Översikt av intervjuer ... 27
Tabell 5. Intervjuguide ... 28
7
Figurer
8
1.Inledning
I följande kapitel presenteras studiens inledning, bakgrund samt problemdiskussion som senare leder till studiens syfte och frågeställning.
“A new survey finds that responses to COVID-19 have speeded the adoption of digital technologies by several years—and that many of these
changes could be here for the long haul.” (LeBerge et al. 2020).
En av de tekniska lösningar som implementerats på grund av Covid-19 pandemin är förmågan att jobba hemifrån. Att arbetstagare tvingats jobba hemifrån som krav från ledning, från landet, eller som rekommendation för att minska spridning, ser olika ut på olika platser, men resultatet är densamma. Förberedd eller inte på denna omställning, var många organisationer tvungna att hitta lösningar. Nu, över ett år sedan Covid-19 pandemin startade, blir det intressant att se hur denna omställning har bemötts. När många dessutom spekulerar kring att dessa förändringar kan bli långvariga (LeBerge et al. 2020), blir det ännu mer intressant att förstå konceptet. Om distansarbete har fungerat bra eller om konceptet behöver justeras, är av intresse, även inför hur framtidens arbetssätt kommer att se ut.
I en ny DMEXCO trendundersökning 1–2020 bland digitala ledare (Malev, 2020), tror 85%, respektive 78 % av DACH, och internationella respondenter att distansarbete kommer att bli mer accepterat än förut efter Covid-19 pandemin. Det är en digital förändring som sker i samhället och det blir då än mer relevant att sätta sig in och försöka förstå fenomenet. Om distansarbete blir det nya ”vanliga” finns det flera aspekter i upplevelsen av omställningen, som kan komma att behöva utvärderas. Att jobba på ett kontor och att ha sina kollegor nära är det naturliga för många, men om arbete på distans kommer bli allt vanligare i framtiden behöver konceptet undersökas för att förstå hur det upplevs i praktiken.
9
1.1 Problemområde
Covid-19 pandemin har inneburit att många människor har behövt arbeta hemifrån. LeBerge et al. (2020) påstår att många av de teknikerna som möjliggör ett distansarbete är här för att stanna. Universitetslektor Aleksandre Asatiani (2021) har studerat distansarbete i sex år och leder nu ett forskningsprojekt inom just det ämnet. I en intervju publicerad på Göteborg universitets hemsida uttalar han sig om området:
“Until the start of the pandemic the research about remote work implied that it was something exceptional reserved for specific industries. For
example, software developers got to work remotely in a temporary arrangement. Researchers on the subject talked about virtual teams and
cross-country collaborations. That was the definition of remote work.” (Asatiani, 2021)
Den här studien ämnar förstå det problem som Asatiani (2021) beskriver. Han berättar att ingen hade en realistisk förväntan på att hela världen plötsligt skulle ställa om till distansarbete. Fenomenet, som det ser ut idag. saknar forskning kring hur det tillämpas i praktiken (Asatiani, 2021). Det är i denna kontext som vår studie vill passa in, för att undersöka hur ett distansarbete kan se ut. Till vår hjälp, används koncept av forskning från den gamla kontexten av distansarbete (Olson och Olson, 2000), som kommer att prövas och utvecklas för att förstå fenomenet i dagens kontext.
1.2 Syfte
Syftet med vår studie är att undersöka hur omställningen till distansarbete, till följd av Covid-19 pandemin, kan ha påverkat arbetstagares inställning till ett fortsatt distansarbete. Till studiens syfte, hör även till att undersöka upplevelsen av hur ett mer digitaliserat arbetssätt har mottagits, genom att belysa arbetstagares upplevelser av digitalt arbete på distans. Upplevelser och inställningar hos arbetstagaren har undersökts för att dra lärdomar av pågående fenomen för att skapa mer förståelse för forskningsområdet.
1.3 Frågeställning
• Hur har omställningen till distansarbete, till följd av Covid-19 pandemin, påverkat arbetstagares inställning till ett fortsatt digitalt arbete på distans?
1.4 Avgränsningar
Uppsatsen avgränsar sig till att belysa respondenternas upplevelser av digitalt arbete på distans. Vi ser är att Covid-19 pandemin är den externa påverkande faktor som bidragit till denna omställning av distansarbete. Studien är av kvalitativ karaktär och innefattar upplevelser inom samma bransch. Däremot finns en skillnad i vart respondenterna befinner sig, i sin geografiska kontext till världen. Studien ämnar inte jämföra länder mot varandra, utan det krav som finns i avgränsningen är endast att studiens respondenter befinner sig inom samma bransch. En given omständighet inom studiens undersökningsområde är att respondenter även arbetar eller arbetat på distans under pågående Covid-19 pandemi.
10
tillämpas på vår studie, som påverkar vilket resultatet blir, och ett urval av dessa presenteras i tidigare forskning (2.1), samt i litteraturstudien (4.3). Eftersom studien bygger på ett teoretiskt ramverk som formats efter koncept från litteraturstudien (4.3), avgränsas analysdelen till att enbart förhållas till det teoretiska ramverket.
Studiens tanke är att behålla ett fokus på hur det digitala arbetet på distans har upplevts och fungerat i praktiken för studiens respondenter. Med det förutsatt, har även upplevelserna av hur arbetsmiljön i hemmet fungerat beskrivits av respondenterna, men är inte något som ytterligare analyseras i denna studie. En ytterligare avgränsning som gjorts är att vi valt att endast förhålla oss till ett företag. Detta är inte ett val som baserats på något som påverkar studiens svar på frågeställningen, utan är endast en avgränsning som gjorts för tidsaspekten.
2. Relaterad Forskning
I följande kapitlet presenteras forskningen som ligger till grund för studien. För att underlätta för våra läsare, kommer relaterad forskning och begrepp inom ämnesområdet att presenteras för att ge en förståelse för ämnets bakgrund. Studien kommer senare att sammanställa koncept (se litteraturstudie 4.3) från relaterad forskning i det teoretiska ramverket som ligger till grund för behandlingen av empirin.
2.1 Digital transformation
Digital transformation har länge varit ett fenomen som diskuteras i organisatoriska sammanhang som ett nytt sätt att arbeta på. Saarikko et al. (2020) förklarar digital transformation som ett paraplybegrepp där både digitisering och digitalisering inkluderas. Digitisering är en process som innebär utvecklandet av det analoga till det digitala. Digitalisering definieras genom användningen och egenskaper av digitala teknologier för att förändra en specifik process (Saarikko et al. 2020). Digital Transformation blir det som fokuserar på hela den digitala omvandlingen av organisationen, och omfattar de utvecklingsmöjligheter som införande av digitaliserade teknologier innebär för att ersätta icke digitala processer (Saarikko et al. 2020). Utmaningen enligt Saarikko et al. (2020) ligger i att lyckas identifiera vilken teknik som är relevant för verksamhetens processer och hur de i sin tur kan förändra affärsutbudet. Saarikko et al. (2020) erbjuder fem rekommendationer för företag att överväga när de vill involvera digitala strategier och tekniker, dessa innehåller steg inom var del av paraplybegreppet; digitisering, digitalisering samt digital transformation. Rekommendationer är bland annat; börja litet, samarbeta och skapa konkurrensfördelar, delta i standardiseringsarbete, ta ansvar för dataägandet samt att äga den förändring man vill åstadkomma och se till att hela organisationen engagerar sig (Saarikko et al. 2020).
11
transformation behöver verksamheter utveckla övergripande strukturer för det digitala att frodas inom. Strukturen måste vara mer omfattande än att endast implementera digitala innovationer. Skog (2019) föreslår att en speciell enhet för digital transformation på företaget kan vara nyckel för att skapa framgång.
En förutsättning som båda Saarikko et al. (2020) och Skog (2019) är tydliga med i sin forskning är att arbetet med digital transformation bör vara något som drivs och motiveras av organisationens egen vilja att utvecklas till det bättre och kräver en genomtänkt lösning med strategier och struktur.
2.1.1 Digital transformation under Covid-19
Dobrica Savić (2020) har undersökt hur Covid-19 pandemin har påverkat människans sätt att arbeta på, och vilken effekt det har haft på digitala transformationer i organisationer. Savić (2020) framhäver att även fast digitala transformationer har varit något som ansetts trendigt och oundvikligt, har det varit en långsam process för organisationerna att ta tag i att transformera sig. Det Covid-19 pandemin orsakade var att många företag ställdes inför ett allvarligt beslut; att dåligt förberedda behöva ingå i en digital transformation. Savić (2020) uttrycker att nödvändigheten av digital transformation har gått från trendigt till absolut kritiskt avgörande för företagets överlevnad. Många organisationer har behövt förändra sig till det mer digitala under Covid-19 pandemin, vilket Savić (2020) menar innebär mer än att bara implementera ny teknik. Det krävs en omvandling av strategier inom organisationer för att lyckas med digital omvandling, något många forskare inom digital transformation även påpekat (Savić, 2020; Saarikko et al. 2020; Skog, 2019). Savićs (2020) resultat visar på att omvandlingen av att arbeta mer digitalt som skett under Covid-19 pandemin är ett viktigt steg framåt för att lyckas hantera en digital transformation. Organisationer som har förbättrat sina färdigheter av digitala tekniker, genom att arbeta mer i dem, behåller en bättre position för att överleva dessa omständigheter och övervinna utmaningar som oundvikligen kommer följa (Savić, 2020).
12
2.2 Digitalt arbete
Begreppet digitalt arbete antyder att det finns en skillnad mellan digitalt arbete och vad som inte är det (Orlikowski och Scott, 2016). Författarna argumenterar i stället att, för att förstå konceptet, behöver definitionen uppdateras. Digitalt är inte längre en tillräckligt tydlig gräns att dra för att förstå skillnaden, när det mesta arbete använder någon typ av digital teknik (Orlikowski och Scott, 2016). Författarna hävdar i stället att digitalt arbete handlar om arbete som blir justerad genom användning av digitala plattformar, algoritmer och bearbetning av många, mångsidiga typer av data (Orlikowski och Scott, 2016).
“The workplace of the future focuses on how and what work is done, not where and when it is done.” (Dittes et al. 2019, p. 649).
Utifrån ett annat perspektiv på fenomenet, fokuserar författarna på framtiden och diskuterar hur det kommer vara fritt från fysiska begränsningar och ske när som helst på dygnet. I en undersökning av tre företag och hur de implementerade digitalt arbete använder de tre steg i hur man kan utforma konceptet (Dittes et al. 2019). Man kan kolla på IT och infrastruktur som har målet att tillåta samarbete var som helst och när som helst. Man kan undersöka sociala IT som har målet att skynda på samarbete och stödja skapande av nya idéer. Till sist kan man även undersöka IT och infrastruktur som har målet att stödja samarbete och skapa nya interpersonella kontakter. Författarna följer implementeringen och kommer fram till fyra olika utmaningar som företag står inför i en övergång till digitalt arbete. Dessa är att 1: undvika digital överbelastning, 2: hur man bäst genomför implementationen, 3: hur man möter olika förväntningar och att 4: ledning både kan leda och samtidigt följa (Dittes et al. 2019).
13
2.2.1 Digital arbetsmiljöDigital arbetsmiljö är ett begrepp som vuxit fram i och med digitaliseringens framfart på arbetsplatser. I en rapport från Arbetsmiljöverket (2015:17, 15) definieras begreppet digital arbetsmiljö som; “Den arbetsmiljö med dess problem och möjligheter av såväl fysisk,
psykosocial som kognitiv art, som blir resultatet av att arbetets stödsystem och verktyg digitaliseras.” Haddud och McAllen (2018) menar att en arbetsmiljö blir digital när
arbetstagare använde sig utav teknik för att genomföra sina tilldelade arbetsuppgifter. Tekniken ska möjliggöra att ett arbete kan utföras så bra som möjligt, och ska tillhandahållas av verksamheter i syfte att ge sina arbetstagare rätt förutsättningar (Haddud och McAllen, 2018). Digitaliseringen av arbetsplatser skapar möjligheter till förbättringar, men att arbeta med digitala teknologier har sina följder på människans hälsa, menar Arbetsmiljöverket (2015:17). De lyfter bundenhet som en negativ aspekt för hälsan. Med bundenhet menas de stillasittande arbetet vid datorn som oftast sker statiskt och i icke-ergonomiska arbetsställningar (Arbetsmiljöverket, 2015:17). De lyfter även problematiken med att digitala teknologier skapar en större flexibilitet för arbetstagare att alltid ha åtkomst till sitt arbete, vilket gör att privatliv och arbetsliv kan flyta samman.
Flexibilitet i arbetet ställer även kravet för arbetstagaren att själva ansvara för att arbetet blir utfört. Därmed sker ett skifte i vart värdet av ett utfört arbete hamnar, prestationen av ett arbete visas i outputs och inte i närvaro menar Haddud och McAllen (2018). Det kan leda till att människor arbetar mer, eller väljer att ta hem arbetet, vilket i sin tur gör det svårt att koppla bort arbetet och återhämta sig. Återhämtning är viktigt för att inte drabbas av arbetsrelaterad stress (Arbetsmiljöverket, 2015:17). En ökad flexibilitet kan enligt Finney, Stergiopoulos, Hensel, Bonato och Dewa (2013) orsaka arbetsrelaterad stress. Stress i arbetssituationen sker på grund av en obalans mellan de krav som ställs på arbetstagaren och deras förmåga att hantera de kraven (Finney et al. 2013). Den typen av yrkesmässig stress bli ett svar på hur arbetsmiljön fysisk, psykiskt eller kontextuellt förändrar arbetstagarens välbefinnande. Dobrica Savić (2020) påpekar i sin artikel att Covid-19 pandemin har orsakat organisatoriska förändringar vad gäller arbetets variation, utformning, geografiska arbetsplats, arbetets mängd, effektivitet och värde. Arbetsmiljöverket (2015:17) menar att förändringar inom organisationen kan orsaka eller öka stressfaktorer hos arbetstagaren genom ökade krav, sämre kontroll och ett sämre socialt stöd från arbetsgivare. Arbetsmiljöverket (2015:17) tar även de upp stress som de kopplar till tekniska problem som kan uppstå. Oplanerade avbrott som dålig internetuppkoppling kan orsaka eller förlängda svarstider från kollegor kan skapa stress genom känslan av kontrollförlust (Arbetsmiljöverket, 2015:17).
2.3 Distansarbete
14
från det mer fasta arbetssättet är hur arbetsvillkoren ser ut gällande arbetstid, plats eller arbetsuppgift. Det är inte lika strikta och blir snarare till varje enskild att planera på eget bevåg (Allvin, 2006).
Något som möjliggjort ett mer effektivt distansarbete, är användningen av digitaliseringens tekniker. Att digitaliseringen finns på en arbetsplats innebär oftast att en digital kommunikation och interaktion mellan medarbetare, verksamheter eller kunder och är ett etablerat arbetssätt (Arbetsmiljöverket, 2015:17). Internetuppkoppling är en viktig faktor som har möjliggjort att mestadels av arbetsuppgifter kan utföras på distans genom digitala teknologier. Den nya eran av distansarbete går inte att nämna utan att tala om digitala teknologins mening för det (Brynjolfsson och McAfee, 2015). Tekniken skapar därmed mer valmöjligheter och en frihet åt arbetaren att utföra sitt arbete på. När Covid-19 pandemin startade, utlöste den en snabb reaktion på att vilja bemöta restriktionerna kring social distansering (Folkhälsomyndigheten 2020c; World Heath Organization, 2021). Detta innebar att flera verksamheter över hela världen skickade hem sina anställda för arbete hemifrån. Detta nya sätt som människor världen över nu var tvungna att arbete på, kom att ge distansarbete en direkt koppling till digitala teknologier. Utan internetuppkoppling, digitala teknologier och resurser hade flertalet arbetssätt inte kunnat bemöta kraven om social distansering.
2.3.1 Distance Matter
Olson och Olson (2000) har undersökt fenomenet distansarbete med en koppling mot samarbete mellan människor, genom teknologier. I deras studie från 2000 är distansarbete genom teknologier ett relativt nytt sätt att arbeta på, och de belyser viktiga aspekter kring hur man på bästa sätt skapar ett samarbete på distans. Författarna undersöker 10 års värt av fält – och laboratorieundersökningar kring samlade och spridda, synkrona gruppsamarbeten, för att undersöka distansarbete, i hur det jämför med samlat arbete och hur det kan se ut i framtiden (Olson och Olson, 2000). Utifrån deras studie skapar de olika faktorer för ett lyckat samarbete på distans. Detta ramverk resulterar i 5 viktiga parametrar för analysering av hur ett distansarbete med samarbete fungerar smidigast. Dessa är Common Ground, Collaboration Readiness, Collaboration Technology Readiness, Coupling of Work/Nature of Work och Organizational Management (Olson och Olson, 2000).
Som svar på denna studie, tar författarna Bjørn et al. (2014) Distance matter -ramverket och sätter det i ett modernare kontext, än originaltexten. Om originaltexten påstod att distans spelar en roll, så frågar i stället Bjørn et al. (2014) ifall så fortfarande är fallet. Författarna utför fyra etnografiska studier på fyra globala företag som arbetar med mjukvaruutveckling. Resultaten, eller definitionerna, av det olika parametrarna från de båda studierna (Bjørn et al. (2014, Olson och Olson, 2000) kommer att jämföras löpande enligt nedan.
15
för missförståelse är hög mellan deltagarna. Risken ökar betydligt när kommunikationen mellan deltagarna innehåller åtskilliga språk eller kulturella aspekter, samt att deltagarna befinner sig på olika platser geografiskt (Olson och Olson, 2000). Olson och Olson (2000) skriver om att när teams arbetar utifrån samma plats geografiskt, på exempelvis ett kontor, är det relativt enkelt att skapa en common ground. De delar bara inte den geografiska kontexten, men även kontexten att veta vem som gör vad vid det exakta tillfället och vad som behöver göras härnäst. Dessa kontexter skapar en förutsättning för att kommunikation förblir enklare och mer familjär mellan deltagarna än vid geografiskt spridda distansarbeten.
“The more common ground people can establish, the easier the communication, the greater the productivity” (Olson och Olson, 2000, p.
161).
Resultatet bekräftas även av Bjørn et al. (2014) som konstaterar att veta hur sin kollega på distans fungerar och arbetar, var en viktig del i samarbetet i alla fyra fall, och därför en viktig aspekt i att förstå samarbete på distans.
Collaboration readiness - Arbetsstrategier, -fält och - processer kräver olika typer av informationsflöden mellan deltagare och olika typer av närvaro i samarbeten för att arbetsuppgifterna ska lyckas att utföras korrekt (Olson och Olson, 2000). Collaboration readiness handlar om hur pass samarbetsvillig deltagare är mellan varandra i dessa arbetsuppgifter. Distansarbete i sig, ställer vanligtvis krav på att informationsflödet mellan olika funktioner, deltagare eller avdelningar ska fungera väl för att gynna samtliga delar av en organisation. Distansen i sig blir en barriär för snabba informationsflöden i och med den geografiskt spridda positionen (Olson och Olson, 2000). Ett informationsflöde inom ett kontorslandskap anses mer effektiv då den platsbundna kontexten för en direkt påverkan för hur effektivt och snabbt information kan utbytas mellan parterna. Olson och Olson (2000) menar att hur samarbetsvillig deltagare är skiljer sig när deltagarna befinner sig på samma geografiska plats eller sitter på distansarbete. Det användningen av digitaliseringens teknologier har lyckats erbjuda är dock ett mer effektivt informationsflöde i ett geografiskt spritt distansarbete (Olson och Olson, 2000). Collaboration readiness är ett koncept som ursprungligen skapades för att fånga upp de motiverande aspekterna som behövs vid ett samarbete (Bjørn et al. 2014). Däremot har det visats att det är viktigt att även fånga upp andra aspekter som mer handlar om hur pass redo deltagarna är att engagera sig med andra på en mer allmän nivå (Olson och Olson, 2000). Det kan röra sig om aspekter som tillit, öppenhet, engagemang, konflikter som kan forma hur inställningen till hur ett samarbete ser ut.
Eftersom Bjørn et al. (2014), i deras studies kontext, fokuserade på samarbeten mellan olika teams på spridda geografiska platser, fann det en högre samarbetsvilja inom det egna teamet. På grund av variationen mellan fall, så föreslår författarna att man även ska överväga organisationsstruktur, klientkrets, kärnverksamhet och storlek av företag, om man vill förstå komplexiteten av avstånd. I annat så konstaterar även de att det finns tydligt bevis på vikten av collaboration readiness.
16
skrivborden, projektor-utrustning i mötesrum och att börja använda sig av e-mail för informationsutbyten (Olson och Olson, 2000). Denna typ av konkret erfarenhet av collaboration technology var betydligt mindre vanlig vid den tiden då artikeln publicerades.
I Olson och Olson (2014) beskriver de collaboration technology readiness som en nödvändig förutsättning för organisationer att behöva vara på en viss samarbetsvillig nivå för att lyckas med en framgångsrik användning av lämplig teknik för distansarbete. Tekniker fyller olika funktioner, utmaningen är att hitta rätt teknik för rätt situation och hur lämpade dessa tekniker är för att ersätta den fysiska processen.
När det kommer till mjukvaruutveckling visar empirin att medarbetarna hade tekniken, visste hur man använde den, och behövde inte något nytt (Bjørn et al. 2014). Författarna kan bara konstatera att arbetet som gick åt att se till att tekniken fungerade, handlade om andra parametrar än själva tekniken i sig. Författarna erkänner däremot att detta kan bero på de tekniskt kapabla anställda som studerats inom deras kontext.
Coupling of work/Nature of work handlar om hur och till vilken längd man behöver kommunicera i arbetet (Olson och Olson, 2000). Coupling of work förklaras som antingen tätt eller löst kopplat arbete där tätt kopplat arbete beror starkt på arbetares kompetenser och ligger utöver vanliga rutiner. Detta kan vara om man är starkt beroende av kollegor för att göra sitt arbete eller om man har ett speciellt projekt som behöver lösas tillsammans och snabbt. Tätt kopplat arbete kan därför kräva att man lägger extra tid på förmedling, koordinering och språk (Bjørn, et al., 2014). Till kontrast, så är löst kopplat arbete mindre beroende av kollegor och kan vara mer rutin. Olson och Olson (2000) påstår att löst kopplat arbete kräver antingen mindre frekvent eller mindre komplicerade interaktioner mellan kollegor.
I författarnas forskning kommer de fram till att tätt kopplat arbete är väldigt svårt att göra på distans (Olson och Olson, 2000). Detta på grund av att tekniken, när artikeln skrevs, inte tillät den typ av kommunikation som tätt kopplat arbete kräver. Vidare så ledde detta till att tätt arbete, vid flera tillfällen, omorganiserades så att det hamnade på team som var på samma plats, vilket leder till slutsatsen att tätt arbete var för svårt att utföra på distans (Olson och Olson, 2000). I kontrast till detta fann Bjørn et al. (2014) att tätt kopplat arbete var enklare att utföra på distans. Konsekvenserna av tätt kopplat arbete innebar att medlemmarna var tvingade att lära känna varandra och varandras rutiner ganska väl, vilket var positivt för arbetet och kunde tas med till vanligt samarbete. Vidare så visade empiri att löst kopplade arbete gjorde att medarbetarna kände sig mer distanserade från gruppen. Utan vidare forskning går det inte att veta vilken är att föredra men det blir tydligt att löst kopplat arbete inte är ett krav för lyckat samarbete på distans, utan att både sätt har stöd i empiri, och att det då beror på situationen.
17
Organizational management- hänvisar till de metoder som ledningen är en del av när de formar de grundläggande förutsättningarna för ett samarbete på distans (Olson och Olson, 2014). Huvudfokuset ligger på att förstå vad en ledare kan göra för sina medarbetare för att säkerställa att ett samarbete blir lyckat. Vilka ramar och förutsättningar som ett samarbete är organiserat inom blir avgörande för dess framgång. Förutom initiativ från ledning inom resterande parametrar för ramverket innefattar detta också specifika utmaningar som kommer med att leda på distans (Olson och Olson, 2014).
En av aspekterna som gör det svårare att leda på distans är förtroende (Olson och Olson, 2014). Detta kan i sin tur beror på att många vanliga teknologier gör det svårt att visa på social närvaro, svårare att visa uppmärksamhet, värme och förstående, vilket är aspekter som påverkar förtroendet (Olson och Olson, 2014). Vidare aspekter som handlar om ledning är hierarki (Olson och Olson, 2014). Författarna kommer fram till att en tydlig hierarkisk struktur lämpar sig bättre för team på distans. Platt hierarki lämpar sig bättre där det är enklare att kommunicera och dela kontext och implicit information (Olson och Olson, 2014). Fördelen med en hierarkisk struktur är att man vet vem som är ansvarig för vad och vem då man ska vända sig till eller lyssna på. Fördelade roller och ansvar underlättar därför distansarbete enligt Olson och Olson (2014). Annat än detta, visar även Bjørn et al. (2014) att en av utmaningarna att leda på distans handlar om att skapa gemensamma villkor för arbetet i sig, så att tid inte behövde spenderas på saker som tillåter arbetet.
3. Teoretiskt ramverk
I följande kapitel presenteras studiens teoretiska ramverk som grundats i koncept utifrån befintliga studier, litteraturstudien (4.3) och perspektiv som återfinns i tidigare forskning (2.0).
3.1. Uppbyggnad av ramverket
18
distansarbetet men för att belysa hur digitala arbetet på distans, behövdes ytterligare en tillämpning. Därav valde vi med hjälp av litteraturstudien (4.1) att ta med konceptet Digital
work. Nedan följer alla de koncept, vi valt kalla parametrar, som det teoretiska ramverket är
byggt på och hur de valt att tillämpas på vår studie.
3.2 Distance matter - 5 parametrar
Nedan redovisas Olson och Olsons (2000, 2014) 5 parameter för att studera ett distansarbete. De 5 parametrarna är Common ground, Collaboration readiness, Collaboration technology readiness, Coupling of work/Nature of work och Organizational management.
Parameter 1 Common ground Parameter 2 Collaboration readiness
Parameter 3 Collaboration technology readiness Parameter 4 Nature of work / Coupling of work Parameter 5 Organizational management
Tabell 1. Visualisering av Olson och Olson (2000, 2014) 5 parametrar.
Common ground
Parameter 1 Common ground
Common ground uppnås när kommunikationen mellan deltagarna skapar en gemensam förståelse kring kommunikativa aspekter (Olson och Olson, 2000).
För denna studie tittar vi på hur common ground kan komma till uttryck mellan arbetstagare via digitala teknologier. Vi fokuserar på hur kommunikativa aspekter mellan arbetstagare kan påverkar arbetssituationen i sin helhet, när den sker digitalt och på distans och hur detta påverkar framtida inställning till fenomenet. Samt om de teknologier de använder har rätt förutsättningar för att skapa eller upprätthålla common ground mellan arbetstagare digitalt och på distans. Vi är även valt att inkludera hur väl common ground etableras när det kommer till arbetstagarens arbetsuppgifter i att kommunicera med kandidater. Detta för att fånga alla kommunikativa aspekter som arbetstagaren har under sin arbetsdag.
Collaboration readiness
Parameter 2 Collaboration readiness
Collaboration readiness handlar om hur pass samarbetsvillig deltagare är mellan varandra i dessa arbetsuppgifter. Distansen i sig blir en barriär för snabba informationsflöden i och med den geografiskt spridda positionen (Olson och Olson, 2000).
19
även vikten av ett samarbete som en viktig funktion för geografiskt distribuerat arbete. Vi fångar även upp en framtidsperspektivet genom att undersöka om samarbete är viktigt för ett fortsatt arbete på distans. Eftersom kontexten även har tvingats att övergå till denna situation där arbetarna inte hade ett val, annat än att börja jobba på distans, så ställs även frågan om hur viktigt samarbetet är i att genomgå denna övergång.
Collaboration technology readiness
Parameter 3 Collaboration technology readiness
Collaboration technology readiness handlar om utmaningarna med att anpassa och adaptera teknologin för att få det att fungera i praktiken (Olson och Olson, 2000). I Olson och Olson (2014) beskriver de collaboration technology readiness som en nödvändig förutsättning för organisationer att behöva vara på en viss samarbetsvillig nivå för att lyckas med en framgångsrik användning av lämplig teknik för distansarbete.
För denna studie blir det relevant att undersöka om nivån av samarbete mellan deltagare spelar roll inför hur pass frekvent användning är av collaboration technology. Vi undersöker hur väl arbetstagarna upplever att tekniken lämpar sig för arbetet samt upplevelsen kring den egna förmågan att arbeta i teknikerna. För att jämföra med hur arbetet går att göras på ett kontor ställs även frågan om det är några aspekter av kontoret som inte går att översättas digitalt.
Nature of work / Coupling of work
Parameter 4 Nature of work / Coupling of work
Nature of work handlar om hur olika typer av arbete lämpar sig bättre att utföra på distans (Olson et al. 2008; Olson och Olson, 2014). Där är coupling of work en av aspekterna av arbetet som påverkar om arbetet blir enklare, eller svårare att utföra på distans. Coupling of work handlar om hur och till vilken längd man behöver kommunicera i arbetet (Olson och Olson, 2000).
För att förstå hur olika typer av arbete lämpar sig, har det i denna studie undersöks om det är någon skillnad i hur vissa arbetsuppgifter har översatts till att göras digitalt och på distans. Kärnan i arbetet är rekrytering, och därför är det av intresse att förstå hur just detta fungerat att göras på distans.
Organizational management
Parameter 5 Organizational management
Organizational management hänvisar till de metoder som ledningen är en del av när de formar de grundläggande förutsättningarna för ett samarbete på distans (Olson och Olson, 2014). Huvudfokuset ligger på att förstå vad en ledare kan göra för sina medarbetare för att säkerställa att ett samarbete blir lyckat.
20
3.3. Digital work
Nedan redovisas konceptet Digital work, som vi fann i vår litteraturstudie (4.3). Digitalt arbete är det koncept som vi anser är ett tilläggande sjätte parameter för Olson och Olson (2000, 2014) ramverk. Tillämpning anses ge ytterligare förståelse av hur digitalt arbete på distans kan förstås.
“...most respondents are convinced that the COVID-19 crisis will contribute to technological progress in the long term and that, all in all, the digital economy will emerge from the current situation even stronger
than before (…) (Malev, 2020).
Det som liknande spekulationer som ovan undrar är; oavsett hur framtiden kommer att se ut så kommer distansarbete bli mer vanligt och teknik kommer att användas mer. Digitalt arbete är ett fenomen som handlar om hur och vad folk gör i sitt arbete, inte var och när (Dittes et al. 2019). För att kunna svara på syftet, för denna studie, och förstå hur fenomenet, distansarbete, ser ut i en tid när vi genomgått stora förändringar och många ser mot framtiden, behövs ett perspektiv som bemöter detta. Om framtiden nu kommer vara digital, och det kommer vara andra sätt man arbetar på, lämpar det sig därför att ta med ett perspektiv på distansarbete som kan bemöta just dessa spekulationer. För att göra detta används en artikel av Dittes et al. (2019) som heter Toward the workplace of the future: how organizations can facilitate digital
work. Denna artikel ger både ett perspektiv på hur arbete kan komma att se ut i framtiden,
men också ett fokus på just hur tekniskt anpassat arbete upplevs, och är något som denna studie även kommer fokusera på. Artikeln belyser möjligheter och utmaningar med att arbeta digitalt, och är även något om kommer bemötas i denna studie.
3.4 Kritik mot Distance Matter - 5 parametrar
“Although there is no doubt that the paper was first in bringing together research on collaboration across distance, much has happened since 2000
in terms of collaboration technologies, as well as in terms of people’s experiences in working remotely and enacting collaboration technologies
in their work.” (Bjørn, et al., 2014)
21
3.5. Översikt av huvudparametrar
Nedan definieras fokusområdet från ovanstående (3.1.2, 3.1.3) beskrivningar av parametrarna som återfinns i vår litteraturstudie (4.3) samt i relaterad forskning (2.1).
Tabell 2. Översikt av huvudparametrar för vårt teoretiska ramverk
3.6. Visualisering av teoretiskt ramverk
Figur 1. Teoretisk ramverk med kontexten för fenomenet
22
ramverk. Utanför den röda fyrkant finns den kontext som påverkar vår studie. Kontexten består av Covid-19 pandemin som är den bidragande faktor till att digitalt arbete på distans inträffade i vår bransch, och blir studiens fenomen. Det som syns inom den röda fyrkanten är det angreppssätt som används för att studera kontexten utanför den röda fyrkanten.
Figur 2. Vårt teoretiska ramverk
Detta är en förtydligande visualisering av ovanstående visualisering (figur 1). Vårt teoretiska ramverk kommer att fokusera på följande koncept (se figur 2) som funnits med hjälp av litteraturstudien (4.3) baserat på Webster och Watson (2002). Koncepten från Olson och Olson (2000, 2014) distance matter - ramverk och är markerade med färgen blå, och konceptet Digital work (Dittes et. al 2019) är markerad i färgen orange. Digitalt arbete på distans beskriver studiens fenomen som undersöks.
4. Metod
I följande kapitel presenteras studiens metodval. Det omfattar studiens forskningsstrategi, metodansats, litteraturstudie, datainsamlingsmetod, urvalsprocess samt transkribering och kodning av data. Vi diskuterar även etiska överväganden som studien tagit.
4.1 Forskningsstrategi
“A review of prior, relevant literature is an essential feature of any academic project” (Webster och Watson, 2002, p. xiii).
23
ansågs mest relevant för vår frågeställning och sattes sedan in i litteraturtabellen (bilaga 1), som inspirerats av Webster och Watson (2002). Litteraturtabellen (bilaga 1) organiserades sedan enligt de delar i artikeln som ansågs mest relevanta för ett andra urval. Dessa delar är Titel, Länk, Författare, År, Nyckelord, Abstrakt, Metod, Teori och Slutsats. Tabellen är gjord i Microsoft Excel vilket både tillåter mycket information inom varje ruta, men det tillåter också att föra egna anteckningar vid sidan av själva modellen för att hjälpa i förståelse och organisering. Under studiens gång kan artiklarna finnas lättillgängliga och ny information kan enkelt tilläggas.
Litteraturtabellen (bilaga 1) innehåller de artiklar som passerat ett första urval av relevans, och dessa resulterar i 49 stycken artiklar och böcker. Desto mer som studien har utvecklats desto mer har vi som forskare kunnat välja ut de artiklar som är mest relevanta för vår frågeställning, denna lärdom inspirerade det andra urvalet och formade vår litteraturstudie (4.3).
4.2 Sökord och databaser
Nedan presenteras sökord och databaser som använts för inhämtning av litteratur. Sökorden användes ofta tillsammans i de databaser som tillät denna typ av sökning, och orden anpassades i samband med att syftet utarbetades. Databaserna som använts är de som relaterar till ämnet i fråga, informatik, vårt universitet eller Google Scholar, för att få ett större omfång. Sökorden är remote work, digital transformation, framework, covid-19, working remotely, remote working, DT, CSCW och digital work. De databaser som använts är ACM, Google Scholar, Umu UB och AIS.
4.3 Litteraturstudie
Nedan visas vår litteraturstudie som är utformad av Litteraturtabellen (bilaga 1). Litteraturstudien resulterade i de 16 artiklar som presenteras, enligt nedan (Tabell 3). De artiklar som ingår i litteraturstudie är det som återfinns i relaterad forskning (2.) och teoretiska ramverket (3.1)
Titel: Författare: År: Tema:
Does Distance Still Matter? Revisiting
the CSCW Fundamentals Bjørn, Esbensen, Jensen och Matthiesen 2014 Remote Work
COVID-19 and Work from Home:
Transformation of the Workforce Savić 2020 Digital Transformation
The influence of the COVID-19 pandemic
on the digital transformation of work Nagel 2020 Digital Transformation
Digital Work: A Research Agenda Orlikowski och Scott 2016 Digitalt arbete
Toward the workplace of the future: How organizations can facilitate digital
work Dittes, Richter, Richter och Smolnik 2019 Digitalt arbete
A Theory of Remote Scientific Collaboration
Olson, Hofer, Bos, Zimmerman, Olson,
Cooney och Faniel 2008 Remote work
24
Working Together Apart: Collaboration
over the internet Olson och Olson 2014 Remote Work
Locked-down digital work Richter 2020 Digitalt arbete
Digital arbetsmiljö Arbetsmiljöverket 2015 Digital arbetsmiljö
Den andra maskinåldern - Arbete, utveckling och välstånd i en tid av
lysande teknologi. Brynjolfsson och McAfee 2015 Digitalisering
Digital Workplace Management: Exploring Aspects Related to Culture,
Innovation, and Leadership Haddud och McAllen 2018 Digital Arbetsmiljö
Organizational stressors associated with job stress and burnout in correctional officers: a systematic review
Finney, Stergiopoulos, Hensel, Bonato och
Dewa, 2013 Arbetsmiljö
Gränslöst arbete—Socialpsykologiska
perspektiv på det nya arbetslivet Allvin 2006 Distansarbete
The Dynamics of Digital
Transformation: The Role of Digital Innovation, Ecosystems and Logics in
Fundamental Organizational Change Skog 2019 Digital Transformation
Digital transformation: Five recommendations for the digitally
conscious firm. Saarikko, Westergren och Blomquist 2020 Digital Transformation
Tabell 3. Litteraturstudie
Med litteraturstudie, enligt ovan, har vårt teoretiska ramverk arbetats fram. Grunden i detta vårt teoretiska ramverk togs inspiration från artikeln av Bjørn et al. (2014). Artikeln anses både vara aktuell för syftet, användbar på kontexten av denna studie, och erbjuder en version av ett teoretiskt ramverk som kan appliceras på studieobjektet. För att undersöka den akademiska validiteten av artikeln gjordes även en vidare sökning. Ramverket som används av Bjørn et al. (2014) är skapat av Olson och Olson (2000) vilket, enligt författarna, är en av de mest citerade författarna inom sitt ämne. Ramverket hos författarna, har i sig uppdaterats i flera omgångar (Olson, et al., 2008, Olson och Olson, 2014). Vidare sökning visar även att författarna fortfarande skriver och citeras inom ämnet, och allt detta ger ytterligare grund till varför deras forskning och ramverk valts att gå vidare med inom vår studie. Fenomenet som Olson & Olson (2000) studerar är distansarbete, och för att även erbjuda förståelse för de digitala resurser som förutsätter distansarbete har detta också sökts efter i litteraturstudie. Vad som hittades i litteraturtabellen (se Bilaga 1), och som ansågs som ett kompletterande koncept för att förstå det digitala, är digitalt arbete. Digitalt arbete ger både ett perspektiv på hur arbete kan komma att se ut i framtiden, men också ett fokus på just hur tekniskt anpassat arbete upplevs.
25
dessa teman i kombination med liknande kontexter som vår befinner sig i, vilket är Covid-19 pandemin. Artiklarna som återfinns i relaterad forskning (2.1) har tagits med för att visa på ett sammanhang för denna studie och ge läsaren en förståelse för forskningsområdet. De artiklar som valts att ta med till vårt teoretiska ramverk är de som ansetts mest relevanta och användbara för att uppfylla studiens syfte och besvara frågeställningen.
4.4 Val av metod
Vi har valt att använda oss av en kvalitativ metod under denna studie. En kvalitativ studie innebär att den som intervjuar inte styr den information som samlas in;
”Den kvalitativa forskningsintervjun söker förstå världen från undersökningspersonernas synvinkel, utveckla mening ur deras erfarenheter, avslöja deras levda värld som den var före de vetenskapliga
förklaringarna.” (Kvale & Brinkmann, 2014, p. 17).
För att svara på vår studies forskningsfråga är det denna ovanstående beskrivning som ligger närmast idén om hur vi valt att svara på frågan. Vidare diskuterar Hjerm, Nilsson och Lindgren (2014) att största skillnaden mellan kvantitativa data och kvalitativ är att den senare samlar information i ord, hellre än siffror och att kvantitativ kan gå miste om möjligheten att nå en ”djupare kunskap”. Det är denna djupare kunskap som vill nås och användas för att svara på forskningsfrågan. Kvantitativa data hade också kunnat svara på frågan men då går man miste om respondenternas unika erfarenhet av ämnet och förlorar möjligheten att ställa följdfrågor och ta reda på varför de svarar som de gör. Hjerm, Nilsson och Lindgren (2014) påstår att detta kan bidra till en djupare förståelse av komplexa händelser och fenomen, vilket är det som ämnas göras inom ramen för denna studie.
”I allmänhet kan kvalitativa intervjuer vara ett lämpligt sätt att närma sig många obesvarade forskningsfrågor där det saknas grundläggande
kunskap om fältet.” (Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014, p. 149).
Bakgrunden till vår studie är den unika situationen av distansarbete, orsakad av Covid-19 pandemin. Även om det finns grundläggande kunskap om delar av fenomenet, så är kombinationen för denna kontext en obesvarad forskningsfråga där det inte finns en enhetlig väg framåt. En kvalitativ forskningsintervju ämnar söka förståelse för upplevelse utifrån intervjupersonens synvinkel för att sedan bilda en egen uppfattning kring situationen (Kvale, 2009). Kvalitativ metod lämpar sig därför bäst för att få en fördjupad förståelse för vår studies unika kontext.
4.5 Intervjuer
26
(Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014). Motsatsen av detta blir då ostrukturerad, vilket innebär att intervjun får alldeles för stor variation och att man riskerar att spåra i väg från essensen av studien. Graham (2008, citerad i Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014) påstår att en forskares förmåga att göra systematisk analys av data underlättas om data också samlas in systematiskt. För att tillåta flexibilitet men också tillåta göra systematisk analys, kommer halvstrukturerade intervjuer genomföras, för att få det bästa av båda världar – ostrukturerad och strukturerad (Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014).
Intervjufrågorna har tagits fram genom en intervjuguide (se tabell 5) för att stödja intervjuobjektet att tala om det vår studie ämnar undersöka. Detta innebär att det finns centrala huvudfrågor under var tema i intervjun samt följdfrågor som ställs ifall det upplevs att svaren av respondenterna behöver nyanseras ytterligare. Dessa följdfrågor är utformade genom att ställa frågor med “varför”, “hur” och “utveckla” (se bilaga 2).
Eftersom Covid-19 pandemin var aktuell under studiens undersökningstillfälle, där social distansering var ett av myndigheternas restriktioner (Folkhälsomyndigheten, 2020c), var möjligheten till fysiska intervjuer på plats begränsade. Restriktionen försvårar även möjligheten till att studera människan i sitt sociala sammanhang, och kunde inte vara ett alternativ för vår studie. Därmed gjorde vi valet att utföra vår datainsamling på distans, där våra intervjuer med respondenterna genomfördes på Microsoft Teams via video-funktionen. Intervjuerna med våra respondenter spelades in för att underlätta insamlandet av material och transkriberingen.
4.5.1 Val av studieobjekt
Datainsamlingen för vår studie har baserats på kvalitativa intervjuer hos respondenter inom branschen för Volvo Group Recruitment. Volvo Group Recruitment är en del av Volvokoncernen, även kallad Volvo Group och har över 100 000 anställda med en produktion i 18 länder (Volvogroup , 2021). Val av bransch baserades på att vi hade en god kontaktperson som möjliggjorde att vår studie kunde studeras på det företaget. Vi finner avgränsning mot rekrytering inom företaget intressant för vår studie eftersom det är en avdelning som behövt arbete fullt på distans, till följd av Covid-19 pandemin. Branschen i sig, verkade efter vårt första möte med företaget (4.1), drabbats hårt av de restriktioner som utfärdades av World Health Organization (Who, 2021) och (Folkhälsomyndigheten, 2020c). Intresset väcktes i att undersöka hur deras rekryteringsavdelning påverkats av restriktioner, eftersom vår kontaktperson befann sig inom den avdelningen och uppgav, vid ett första möte, väldigt märkbara upplevelser av distansarbetet. Något som även är intressant för rekryteringsavdelningen är att inom deras arbetsuppgifter ingår fysiska intervjuer med kandidater. Denna funktion i rekryteringsprocessen är något som påverkats av social distanserings-restriktionerna (Folkhälsomyndigheten, 2020c) genom att behöva förflyttas till det digitala hemifrån. Denna anpassning kändes intressant och blev avgörande för att vi ville studera den mer, därav bidrog det till val företag och avdelning.
4.5.2 Val av respondenter
Covid-27
19 pandemin. Anledning till att distansarbetet bör ha skett under Covid-19 pandemin var för att studien ämnar skapa förståelse kring kontexten som fenomenet befinner sig inom. Därmed efterfrågades det att respondenterna skulle befinna sig på distansarbete som följd av Covid-19 pandemin. Detta resulterade i att vi fick förfrågan om vi ville ha tillgång till respondenter som befinner sig geografiskt spridda i andra länder, men som någon gång under Covid-19 pandemin har arbetat på distans. Respondenterna befann sig fortfarande inom samma företag, och bransch. Eftersom vårt fenomen inte befinner sig inom ett lands kontext, utan är något som alla länder världen över på något vis drabbats av, valde vi att följa tillgången av geografisk spridda respondenter. Detta tror vi skapar mer bredd och ytterligare förståelse av fenomenet, samt bidrar med mer empiri för att besvara studiens syfte. Respondenter har blandade roller inom företaget, men alla med erfarenhet mot rekrytering. Skillnaden i roller är inget som tas hänsyn till inom denna studie. Det handlar fortfarande om samma företag och samma organisationskultur, där fokus kommer ligga på den gemensamma upplevelsen av distansarbete under Covid-19-pandemin, som överskrider yrkesroller.
Avgränsningen av respondenter sker i första avseende till tidsaspekten för vår studie, men även med avseende för de resurser som vår kontaktperson har hjälpa oss komma i kontakt med. Nedan i tabell 4 beskrivs respondentens geografiska plats samt längd på intervju och det digitalt medium på vilket intervjun utfördes.
Tabell 4. Översikt av intervjuer
4.5.3 Design av intervjuguide
I vårt utformande av intervjuguide valde vi att förhålla oss till vårt teoretiska ramverk (3.1). För att besvara samtliga 5 parametrar som ingår i Olson & Olson (2000, 2014) distance matter
- ramverk samt vårt sjätte tilläggande koncept digitalt arbete, utformades tre teman. Dessa tre
28
Några av studiens respondenter talade ett annat språk än svenska, och därmed hölls deras intervjuerna på engelska. Intervjufrågor översättes då till den engelska språket (se bilaga 2). Nedan i tabell 5 beskrivs innehållen i de olika teman och hur de uppfyller innehållet av vårt teoretiska ramverk, samt intervjuernas inledande och avslutande frågor, på svenska.
Tabell 5. Intervjuguide
4.6 Dataanalys - Transkribering och Kodning
För att förbereda den data som samlats in för analys behöver man göra en transkribering (Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014). När våra intervjuer med respondenterna var färdiga transkriberades därför innehållet i sin helhet innan vi gick vidare med kodning.
29
Ett sätt att göra detta på är genom att ha utgångspunkt i teorier när man kodar, vilket innebär att man redan har ett kodningsschema innan man börjar jobba med data (Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014). Detta arbetssätt benämns som tematisk kodning och är det som kommer inspirera behandlingen för denna studie.
Teorin har kontrollerat intervjuguiden, vilket i sin tur i kontrollerar den data man besitter. Genom att följa tematisk kodning ser man även till att teorin har en stark påverkan även in i resultatet (Hjerm, Nilsson och Lindgren, 2014). Det teoretiska ramverket som används för denna studie behandlar fem parametrar för att undersöka distansarbete. Vidare behandlas även ett koncept som anses kunna komplettera det teoretiska ramverket. Varje parameter har utsetts var sin färg, vilket gjort att man lätt kan markera vad i transkriberingen som passar till vilket koncept. När varje intervju behandlats plockades koderna ut till ett nytt dokument för att kunna se samband. Detta urval baseras på det koncept som ingår i det teoretiska ramverket och därför har bara de koder som passar dit, tagits med. Vi har i vår kodning använt oss av datareduktion för att korta ner respondenternas svar, detta är enligt Hjerm, Nilsson och Lindgren (2014) ett sätt att skapa tydlighet för att underlätta för resultat och analys. Intervjuerna var halvstrukturerade för att kunna fånga upplevelsen av fenomenet. Det innebär också att respondenterna är fria att prata utanför ramarna av denna studie och därför har ett urval gjorts i kodningen för att bedöma relevans i koppling till det teoretiska ramverket. Dessa koder är det som tas med och presenteras i resultatet. Vi har i vår kodning använt oss av datareduktion för att korta ner respondenternas svar, detta är enligt Hjerm, Nilsson och Lindgren (2014) ett sätt att skapa tydlighet för att underlätta för resultat och analys.
4.7 Etiska överväganden
Eftersom vår studie har baserats på respondenternas egna upplevelser för att skapa förståelse har vi valt att förhålla respondenterna anonyma. Med anonymitet menas att det inte ska vara möjligt att koppla personlig information till något av våra respondenter (Vetenskapsrådet, 2002). För att bemöta respondenternas anonymitet presenterades även resultatet av studien på ett sådant sätt att det inte gick att identifiera vem av respondenterna som svarat vad. Detta görs via att benämna respondenterna med bokstaven R (respondent) och följande nummer 1, 2, 3, 4, 5, 6 eller 7 (Resultat, 5.0).
Vår studie har även tillämpat att arbeta utifrån Vetenskapsrådets (2002) forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning. Dessa principer består av fyra
huvudkrav: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och
30
undersökning. Detta informerades skriftligt till respondenterna i det mail vi skickade ut samt sades till respondenterna i vår inledning av intervjun (se bilaga 3). Vi förvarade allt material oåtkomligt för obehöriga och använde inte heller materialet till något annat än att besvara studiens syfte och frågeställningar, vilket möter konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet.
4.8 Metoddiskussion
Utmaningen med en kvalitativ metod är att skapa en mening ur de massiva mängder data som kan tänkas samlas in (Fejes och Thornberg, 2015). Svårigheter kan uppstå i att skilja på det som är betydelsefullt och det triviala för att kunna identifiera de mönster som är mest betydelsefulla för studien (Fejes och Thornberg, 2015). En inriktning inom kvalitativa studier kan vara subjektiva erfarenheter; att beskriva upplevelser, uppfattningar eller föreställningar (Fejes och Thornberg, 2015). Denna inriktning är den som passar bäst in på vår studie och dess metodansats. Med subjektiva erfarenheter kan man applicera en jämförande analys för att se skillnaderna eller likheterna av fallen som studeras men det är inte ett måste. Fejes och Thornberg (2015) menar att en kvalitativ studie kan vara på både gott och ont eftersom varje kvalitativ studie är unik, vilket innebär att det analytiska tillvägagångssättet även kommer vara unikt. Forskaren behöver vara noga med att analysera de subjektiva erfarenheterna i den mån det kan förhållas subjektivt (Fejes och Thornberg, 2015).
I kontexten för vår studie finns det en skillnad i var respondenterna befinner sig geografiskt. Respondenternas subjektiva erfarenheter av deras arbetssituation kan ha påverkats olika, beroende på vilket land de befinner sig i. Det som kan ha påverkat upplevelserna är det egna landets lagar och regler, landets förutsättningar gällande ex. internetuppkoppling och landets hantering av Covid-19 pandemin. Upplevelserna från respondenterna på studiens fenomen kan därmed skilja sig åt, på grund av omständigheter i deras land, som de själva inte styr över. Däremot är respondenterna inom samma företagskultur inom Volvo Group Recruitment oavsett vilket land de finner sig i. Vi har avgränsat oss till perspektivet att delar företagskultur, och finner det därför inte intressant att ha jämförande perspektiv mellan länderna (1.4).
5. Resultat
I följande kapitel presenteras studiens resultat. Resultat redovisas enligt det teoretiska ramverkets 6 parametrar som tagits fram genom litteraturstudien (4.3), där relevant information kring respondenternas svar presenteras enligt koncepten. Nedan (tabell 6) definieras koncepten som parametrar enligt vårt teoretiska ramverk (3.1).
Parameter 1 Common ground Olson och Olson (2000)
31
Parameter 6 Digital work Dittes et.al. (2019)
Tabell 6. Översikt av det teoretiska ramverkets 6 parametrar
Common ground
Parameter 1 Common ground
För vår kontext i rekrytering, innebär common ground, både hur man samarbetar genom kommunikation mellan kollegor, men också hur man utför kommunikationen digitalt till en kandidat i en rekrytering. Det vanligaste vi har sett, gällande våra respondenter, är att rekrytering i majoritet brukade ske fysiskt, innan Covid-19 pandemin. Att arbeta hemifrån har inneburit att våra respondenter har behövt ändra deras rekrytering till att utföra den digitalt och hemifrån. Det innefattar att intervjuerna, som anses vara en viktig del inom rekrytering, nu utförs via video-funktioner. Tekniken fanns sedan innan pandemin, men den har använts på olika sätt och i olika mängd hos de olika respondenterna. Resultatet visar hur respondenterna anpassat sig själva i möten och i rekryteringen för att göra sig förstådd när kommunikationen förflyttats till digitalt.
En aspekt som flertalet respondenterna upplever att de har behövt anpassa sig till, är sättet de kommunicerar på i deras intervjuer med kandidater. De upplever att de behöver visa värme, skapa en positiv atmosfär och förmedla ett välkomnande, genom skärmen, för att göra kandidaten mindre stressad. Detta gör en respondent genom att förklara att de kan känna igen sig i situationen som kandidaten befinner sig i medan en annan respondent anpassar sin intervju till att lägga mer tid på socialt kallprat innan intervjun:
R6: “(...) it's all about nonverbal communications, so my tone of voice, my smile, my, me being, like warm, welcoming person, and sometimes I use
jokes, especially when candidate is a little bit stressed or worried about technical stuff, so usually I say something about.. well, we, we’ve got the same, we all know about that... oh, would you like to see my cat? Because he's just here so everybody is laughing, so it reduces the stress a lot for the
candidate…”
R5: “(...) försöka liksom visa värme genom skärmen, som är mycket enklare att göra när du träffas och så... men jag tycker vi har, uhm, ja,
ändå gjort det bra (…) också att man lägger tid på lite socialt, liksom kallprat, även om man är på datorn, så egentligen handlar det väl om att
överföra det personliga mötet från IRL till datorn, helt enkelt (...)
Det resultatet visar är även att några av våra respondenter har anpassat kommunikationen när den sker digitalt. Detta för att möjliggöra en förståelse på ett så bra sätt som möjligt. Det har visats genom att förbereda sina kandidater genom att förklara ramarna för intervjun. När det sker digitalt anser vissa respondenter att det behövs tydliga instruktioner kring hur intervjun kommer att gå till för att säkerställa att kandidaten är förberedd.
R5: “...vad vi kommer prata om och vad vi inte kommer att prata om - inte det tekniska - inte det privata utan personliga egenskaper kopplat till
32
förväntningar så man inte blir liksom besviken att det inte kommer en viss typ av varför frågade du inte vem jag är privat eller så”. R5: “(...) då känner att jag gärna vill ge en potentiell nervös person i en intervju den känslan av trygghet, att den vet vad det är som kommer att
hända, vad ramarna är, så att den kan slappna av och vara helt närvarande i själva mötet (...)”
R6: “Plus as I'm kind of a host for many interviews, so it's my job to create, I mean to present agenda for the meeting. So, it, it's also very
helpful, candidate appreciate a such agenda.”
Några av respondenterna upplever även att de tekniska aspekterna kräver en tydlighet och att man innan intervjun hjälper till med instruktioner.
R1: “When we inform the candidate also, we make sure that no, we should share the details, that ok, this is through Microsoft Teams, this is through skype and this is how you should click on, this is the link which is provided
to you.”
En intressant upplevelse som en av respondenterna har uppmärksammat är att eftersom kandidaten också sitter digitalt i intervjuerna så slipper respondenterna fastna i trafiken vilket kan skapa missförstånd.
R1: “...earlier we used to feel that, okay, the candidate doesn’t turn up or on time, so they get a little irritated and I think that this person is not punctual (due to traffic) this and that, and, but then now I see that okay,
they say that ok, we understand that these kind of glitches happen”.
Det som har blivit märkbart efter att möten behövts förflyttas till det digitala är att missförstånd kan ske, och när de väl sker blir åtgärderna för att hantera dem något mer komplicerade att utföra på distans. När ett samarbete sker fysiskt på plats upplevs det att man har mer tid till att vara upprepande och säkerställa vad som sagts.
R3: “(...) men just de kulturella utmaningarna man kan (...), ibland så kommer man längre i processen med, i vissa samarbeten och sådär, vi har
ju som ändå affärsplan gemensamt och sådär såna saker och det blir lättare att komma framåt i dom frågorna när man ses fysiskt en liten längre tid liksom för då hinner man vara upprepande och ta det igen och då känner man att det verkligen inte bara är orden vi säger i möten, utan
det är mycket annat runt omkring som, man måste kanske ta det flera gånger och man måste ibland argumentera för vissa saker (...)” R3: “(...) man säger ju aldrig nej i (other country) det är mycket yes yes yes yes yes yes yes och när han säger yes yes yes yes yes i ett möte och sen
gör dom precis vad dom har lust med då många gånger, och det är då väldigt intressant då och såna saker kan man börja komma igenom lite mer med när man ses fysiskt, satt ja, där upplever jag verkligen att det är
ett litet handikapp att vi inte ses live mer (...)”
33
respondenten som en del av att vara i ett mindre team som är goda vänner med varandra sedan innan.
R6: “(...) morning meeting we have quite small team in recruitment so it might be different with huge group of team members, but in a small circle
it works pretty fine to connect via teams and we don't use camera vert often we only use our audio mode, and we need are screen to share some
information.”
R6: “(...) laziness I believe, because it is not important I think, so no one wants to put make-up, we can work in the pajamas plus we know each other very good so voice is enough.. I don't feel like I am missing a lot of information not seeing the face of my colleagues so it is natural for us to
use voice only (...)”
Collaboration readiness
Parameter 2 Collaboration readiness
Collaboration readiness handlar om att vara på en viss samarbetsvillig nivå för att lyckas i ett samarbete (Olson och Olson, 2000). Det som kan påverka hur pass väl ett samarbete går till är anknytningen och förtroendet man känner till sina kollegor. Våra respondenter jobbar oftast i team med andra, där olika starka kopplingar har beskrivits. I vår kontext med att våra respondenter sitter hemifrån och arbetar så finns en naturlig isolering från sina kollegor. Detta i och med att det förut geografiska anknutna kontoret, som fungerat som en samlingspunkt, inte längre är tillgänglig att befinna sig på.
Innan Covid-19 pandemin var gemensamma lunchraster och fikastunder, något som respondenterna menar skedde dagligen, och däremellan togs det en drink på en pub eller firades en födelsedag. De vardagliga träffarna har behövts förflyttas till det digitala, där olika åtgärder har tagits till.
R1: “...so, we made it a point in our team that we meet and talk and see each other on a weekly once or twice, like that and also we had some kind
of fun day where we used to have some fun activities on, mostly on a Friday on video, yeah. So, I think that kept us going, I think that’s makes a
life more easy.”
R4: “Because you know when we are working from home from office, we have this during the lunch when we are drinking a coffee or a tea, and we
were just chatting about everything and it also make us feel more united and more as a time itself so it i good to remember about having that also
in a more digital environment.”
Andra typer av digitala aktiviteter som att skapats är en chattgrupp där bilder från kollegorna kan delas. Respondenterna beskriver att detta gjorts för att stärka den sociala biten av att vara kollegor och att de fortfarande ska behållas en “vi-känsla”.
R5: “... men vi har även startat lite såna, på avdelningen, lite så att, sociala utmaningar, eller så där man kanske, för att lära känna varandra bättre så där, man lägger upp en bild på sin hemma arbetsplats och… hur ser det ut hos dig när du jobbar och så man får lite inblick och lite känslan
