Arbetet med intern kontroll bygger på riskanalyser som genomförs inom respektive förvaltning och kommunalt bolag för att identifiera, värdera och föreslå hantering av risker

(1)

(2)

(3)

Intern kontroll är en del i Malmö stads kvalitets- och utvecklingsarbete och syftar till att säkerställa att lagar, policyer, rutiner och andra styrdokument följs och att allvarliga fel upptäcks och åtgärdas. En god intern kontroll tillser att verksamhetssystem och rutiner är ändamålsenliga, att redovisning är korrekt, att information rörande verksamheten är god och att verksamheten skyddas mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Intern kontroll är en process som bygger på en samverkan mellan såväl den politiska ledningen som ansvariga chefer och övriga medarbetare. Processen - som beskrivs i Malmö stads reglemente för intern kontroll [1] - syftar till att med en rimlig grad av säkerhet uppnå:

• att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv,

• att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, samt

• att lagar, förordningar och styrdokument följs.

Arbetet med intern kontroll bygger på riskanalyser som genomförs inom respektive förvaltning och kommunalt bolag för att identifiera, värdera och föreslå hantering av risker. För varje identifierad risk görs en skattning av sannolikhet och konsekvens, vilket ger ett sammantaget riskvärde. Med stöd i skattningen av riskvärde görs sedan en bedömning av huruvida befintliga rutiner och åtgärder bedöms vara tillräckliga eller ifall det finns behov av direktåtgärder eller granskningar. De risker som bedöms vara prioriterade omsätts i interna kontrollplaner bestående av planerade granskningar och direktåtgärder. Planerna antas av respektive ansvarig nämnd.

Utöver de granskningar och direktåtgärder som identifieras av respektive nämnd och styrelse så antar kommunstyrelsen sedan 2008 också kommungemensamma granskningsområden årligen. De gemensamma granskningsområdena riktar sig till samtliga eller flera av kommunens nämnder eller bolagsstyrelser och fungerar som komplement till de granskningsområden som nämnderna själva identifierat. Dessa granskningar ska avse processer eller gemensamma frågor av strategisk betydelse. För verksamhetsåret 2018 har kommunstyrelsen beslutat [2] att anta stadskontorets förslag till kommungemensamma granskningsområden [3] rörande a) felaktiga kontaktuppgifter, b) avsaknad av inventarieregister för elektronisk utrustning och c) fel pris fakturerat jämfört med avtal.

Uppföljning av internkontrollarbetet inom gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen sker vid tre tillfällen under året; den första uppföljningen avser januari-april, den andra uppföljningen avser januari- augusti och den tredje och sista uppföljningen avser hela året. Föreliggande rapport avser årsuppföljningen för 2018.

[1] KF 2016-12-20, §303, bihang 178 [2] KS 2017-09-13, §310

[3] STK-2017-984

(4)

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnder och bolagsstyrelser det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig inom dess ansvarsområden och ska se till att det finns en organisering och ett systematiskt arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll.

Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade i februari 2018 om en årsplan för arbetet med intern kontroll.

Respektive nämnd har enligt reglementet även ansvar för att för att det finns en fastställd rutin för hur planering och rapportering av intern kontroll ska gå till, samt att det finns en plan för introduktion om intern kontroll för nyanställda. Förvaltningen avser under 2019 att se över och uppdatera sina regler och anvisningar för intern kontroll.

Ansvarig för framtagande av metoder för kontrollerna är samordnare för intern kontroll vid avdelningen för ekonomi, IT och fysisk miljö. Under 2018 har det vid utbildningskontoret utsetts ansvariga vid respektive avdelning för att planera, genomföra och dokumentera avdelningarnas riskanalys och medverka i framtagande av metoder för granskning och direktåtgärd tillsammans med förvaltningens samordnare. Avdelningschef eller motsvarande säkerställer att medarbetare utses för genomförandet av varje granskning/direktåtgärd, informerar sig om resultatet av genomförda granskningar/direktåtgärder samt säkerställer att dessa rapporteras i tid. Förvaltningsdirektören ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas samt löpande rapporteras till nämnden.

Uppföljning av granskningar och direktåtgärder rapporteras varje tertial till nämnden. Nämnden fattar senast i februari beslut om en årsrapport avseende föregående års arbete med intern kontroll samt beslutar om innevarande års kontrollplan. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande

rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen.

(5)

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens olika avdelningar och områden har kompetens inom olika sakområden, vilket styr vilken avdelning eller vilket område som väljs ut att genomföra respektive granskning. Den medarbetare som utses till granskare ska ha tillräcklig kunskap om granskningsområdet, men inte stå i jävsförhållande till granskad process. Förvaltningens samordnare för intern kontroll tar tillsammans med avdelningarnas/områdenas internkontrollansvariga fram förslag till granskningsmetoder, förankrar dessa med ansvarig chef och bistår vid behov granskaren med stöd kring genomförande, analys och avrapportering.

Efter genomförda granskningar och direktåtgärder avrapporteras dessa till gymnasie- och vuxen- utbildningsnämnden. Uppföljning sker vid tre tillfällen; den första uppföljningen avser januari-april, den andra uppföljningen avser januari-augusti och den tredje och sista uppföljningen avser hela året.

Föreliggande rapport avser helåret 2018. Notera att rapporteringen av granskningar och direktåtgärder vilka slutförts i samband tertial 1 och tertial 2 kan innehålla mindre uppdateringar i samband med årsanalysen. Rapporteringen till nämnd innehåller information om; vilken risk som ligger till grund för granskningen, vilket område som ska granskas, syftet med granskningen, beskrivning av granskningsmetod, resultat och analys av granskningen samt förslag till åtgärder.

(6)

Stadskontoret bereder årligen förslag till kommungemensamma granskningsområden. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 2017-09-13 att anta stadskontorets förslag (STK-2017-984) om tre gemensamma granskningsområden för Malmö stads nämnder. Granskningarna avser:

1. felaktiga kontaktuppgifter

2. avsaknad av inventarieregister för elektronisk utrustning 3. fel pris fakturerat jämfört med avtal

Dessa granskningarna är obligatoriska i samtliga nämnders internkontrollplaner för 2018 och har granskats på sätt som beskrivs i kommunstyrelsens ärende och stadskontorets anvisningar. För resultaten av dessa granskningar hänvisas till avsnittet "Granskningar".

(7)

Risk för felaktiga elevuppgifter gällande upphandlad vuxenutbildning på grund av omfattande manuell elevadministration, vilket kan leda till felaktig resurstilldelning och felaktig hantering av personuppgifter.

Vad ska göras

Ett pilotprojekt initieras med en extern anordnare av vuxenutbildning som bereds tillgång till Dexter (e-tjänst för delar av elevadministrationen) för att kunna hantera närvaro, frånvaro, betyg, avbrott och för att kunna säkerställa rätt antal elever direkt istället för via Komvux Centrums administration. Faller pilotprojektet väl ut så ska samtliga externa anordnare beredas tillgång till Dexter.

Genomförda åtgärder

Från att ursprungligen ha planerat ett pilotprojekt har förvaltningens ambition under 2018 utökats till att verkställa att alla externa utbildningsanordnare ska kunna sköta registreringen i Dexter från januari 2019.

Projektet startades upp vecka 41 med ett planeringsmöte mellan myndighetsavdelningen och Komvux Malmö Centrum. Vid mötet sattes tidplan och ansvarsfördelning för planerade aktiviteter. Uppföljning av tidplan och aktiviteter har skett löpande under hösten.

Under vecka 43 höll rektor för Komvux Malmö Centrum och chefen för myndighetsavdelningen informations-/dialogmöte med leverantörer av upphandlad vuxenutbildning. I mötet framkom önskemål och synpunkter på föreslagna rutiner, vilket ledde till viss revidering och tillägg av aktiviteter i tidplanen.

Under vecka 46 lades grunden för systemleverantörens uppdrag att skapa ny funktionalitet för att stödja rapportuttag för utbetalning baserat på de uppgifter som upphandlade leverantörer registrerar i elevsystemet. Denna nya funktionalitet levererades av systemleverantören under januari 2019. Från och med 1 februari 2019 kan rapportuttag göras baserat på de externa utbildningsanordnarnas registrering.

Problem som uppstått vad gäller system, rutiner och annat har kunnat lösas efterhand genom samarbete mellan förvaltningens myndighetsavdelning och Komvux Malmö centrum. De externa utbildnings- anordnarna kommer att påbörja registrering i Dexter i mitten av januari 2019.

(8)

Risk för osäker hantering av dokument/filer på grund av bristande kunskap om den nya plattformen, vilket kan leda till oönskade konsekvenser.

Vad ska göras

Utbildningsinsats kring den nya IT-plattformen (Windows 10 och Office 365) riktas till kansliets personal i form av webinarer (inspelade eller i realtid) som tillhandahålls genom Malmö stads utbildningscenter för den digitala arbetsplatsen. Avdelningschefer och områdeschefer med kanslipersonal ansvarar för att deras medarbetare tar del av utbildningsinsatsen inom ramen för APT eller annat möte.

Webinarerna är uppdelade på fyra teman som var och ett är cirka 20 minuter långt:

1. Övergripande 2. Samarbeta digitalt 3. Arbeta mobilt

4. Kryptera e-post och dokument Genomförda åtgärder

Varje avdelnings- och områdeschef med kanslipersonal har fått till uppdrag att säkerställa att deras medarbetare tar del av utbildningsinsatsen kring den nya IT-plattformen i form av de fyra ovanstående webinarierna. Samtliga berörda chefer rapporterar att utbildningsinsatsen genomfördes under våren 2018.

De flesta avdelningarna valde att dela upp webinarierna på ett antal mötestillfällen, istället för att gå igenom hela underlaget vid ett tillfälle. Generellt har APT-möten använts till att gå igenom utbildningen.

(9)

Risk för att elektronisk utrustning hamnar på villovägar på grund av avsaknad av eller brister i register eller bristande rutiner, vilket kan leda till ekonomisk skada och förtroendeskada.

Områden och tillhörande rutiner som ska granskas

Granskning av förekomst av rutiner och register för kontroll över elektronisk utrustning.

Syfte med granskningen

Syftet med granskningen är att undersöka om och säkerställa att det finns register och rutiner för att hålla reda på elektronisk utrustning.

Omfattning/avgränsning

Granskningen ska genomföras av samtliga nämnder och helägda bolag och omfatta surfplattor, mobiltelefoner, datorer och skärmar.

Granskningsmetod

Varje nämnd/bolag ska svara på frågorna:

- Finns rutin för att hämta ut utrustningen?

- Finns rutin för återlämning av utrustningen?

- Finns register där det framgår vem som har vilken utrustning?

- Vilka uppgifter innehåller registret?

Om rutin finns ska varje nämnd göra en självskattning av huruvida dessa följs enligt följande:

- Tillfredsställande - Förbättringsområde

- Behöver ses över omgående

Uppföljningen av granskningen ska även inkludera reflektioner och analys kring resultatet på frågorna samt - om rutiner för utlämning och återlämning finns - resultatet av självskattningen av hur dessa rutiner fungerar.

Till stöd för att besvara granskningens frågeställningar har en överblicksbild tagits fram avseende förvaltningsövergripande register innehållande information om inköpt elektronisk utrustning.

Förvaltningen har även gjort en stickprovsundersökning på fem skolenheter (fyra gymnasieskolor och en enhet för kommunal vuxenutbildning), där ansvariga sektionschefer har fått besvara ett kort enkätformulär som inkluderar frågor:

- Om lokal rutin finns för att hämta ut utrustning - Om lokal rutin finns för återlämning av utrustning

- Om skolan/enheten för register där det framgår vem som har vilken utrustning

(10)

Resultat

Inom gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen finns ingen förvaltningsövergripande rutin för uthämtning och återlämning av de berörda typerna av elektronisk utrustning (datorer, surfplattor och mobiltelefoner). Respektive enhet ansvarar för att ha egna rutiner i detta syfte, medan huvudmannen genom olika leverantörsavtal tillhandahåller register för utrustningen.

Före sommaren 2018 har förvaltningen haft tillgång till ett centralt inventarieregister via en av sina leverantörer (avseende Apple-produkter och Chromebooks avsedda för pedagogisk verksamhet), medan motsvarande centrala register har saknats för övrig berörd elektronisk utrustning. Enheterna har dock haft egna register över denna utrustning.

Fr.o.m. mitten av juni 2018 har Malmö stad en leverantör för all berörd elektronisk utrustning, vilket innebär att tillhörande uppgifter samlas i ett gemensamt register. Detta register inkluderar per automatik alla inköp fr.o.m. 22 juni 2018 och innehåller stöd för att retroaktivt registrera tidigare inköpt utrustning, om förvaltningen beslutar att göra detta.

Förvaltningen har låtit genomföra en stickprovskontroll där ansvariga sektionschefer fått svara på ett antal frågeställningar.

Finns rutin för att hämta ut utrustningen?

Inga granskade enheterna saknar lokala rutiner för elevers uthämtning av datorer (laptops) och surfplattor (en Komvux-enhet uppger att man inte har elevdatorer och surfplattor för utlåning). Bland de fyra skolor som svarar att det finns lokala rutiner för uthämtning/återlämning av elevdatorer svarar två att rutinerna fungerar mycket bra och två att de fungerar ganska bra. Tre enheter svarar att rutinerna avseende hantering av surfplattor till elever fungerar mycket bra, en att de fungerar ganska bra.

Inga granskade enheter svarar att man saknar lokala rutiner för personalens uthämtning av datorer (laptops), tjänstemobiler och surfplattor. Samtliga granskade enheter svarar att rutinerna fungerar mycket eller ganska bra avseende personalens utrustning.

Finns rutin för återlämning av utrustningen?

Stickprovsgranskningen visar samma mönster avseende återlämning av utrustning som uthämtning;

d.v.s. samtliga granskade enheter som lånar ut laptops till elever uppger att man har lokala rutiner för detta ändamål. Samtliga enheter med utlåning av surfplattor till elever uppger att man har rutiner (en enhet har inte surfplattor för elever). Alla enheter svarar att man har rutiner för återlämning av personalens laptops, tjänstemobiler och surfplattor.

Finns register där det framgår vem som har vilken utrustning?

Genom stickprovskontrollen framgår att de enheter som lånar ut datorer och surfplattor till elever för register där det framgår vilka elever som har kvitterat ut utrustningen. Beträffande personalens elektroniska utrustning (laptops, mobiltelefoner och surfplattor) så uppger samtliga granskade enheter att man har register där det framgår vilken medarbetare som har vilken utrustning.

Som tidigare nämnts är varje enhet ålagd att föra register över sin stöldbegärliga egendom. Sammanställda uppgifter från enheterna ska rapporteras till redovisningsansvarig hos huvudmannen minst en gång om året, vanligtvis i samband med årsbokslutet. Registren ska uppdateras löpande av enheterna för att hållas aktuella, t.ex. i samband med att ny utrustning köps in, gammal utrustning kasseras, utrustning flyttas till nya enheter m.m. De objekt som exempelvis inte längre finns kvar i verksamheten måste alltså strykas från listan.

(11)

Vilka uppgifter innehåller registret?

Med den nya leverantören av elektronisk utrustning som Malmö stad har avtal med fr.o.m. 22:a juni 2018 så utvecklas ett kommunövergripande register. Detta bedöms ha stöd för att inkludera uppgifter som;

inventarietyp, fabrikat och/eller modell, tillverkningsnummer/serienummer, leverantör/fakturanummer, placering, inköpstillfälle, pris, stöldskyddsmärkning och mer. De uppräknade uppgifterna ingår idag i enheternas rapportering till huvudmannen.

Analys

Granskningen visar att de rutiner som finns hos förvaltningens enheter överlag är tillfredsställande och att skolornas självskattning av hur dessa fungerar varierar mellan ganska bra och mycket bra. Det faktum att förvaltningens verksamheter - i vissa delar - har egna register över elektronisk utrustning kan dock betraktas som ett förbättringsområde. Det kommunövergripande centrala register för elektronisk utrustning som Malmö stad är på väg att implementera bedöms ha förutsättning att stärka register- hållningen på sikt; ett stöd som granskningen kunnat konstatera är efterfrågat hos flera enheter.

Åtgärder

Som tidigare nämnts är all ny berörd elektronisk utrustning registrerad i ett centralt register fr.o.m. 22 juni 2018. Förvaltningen kommer under 2019 att närmare undersöka möjligheten att också inkludera äldre utrustning i samma register. Huvudmannen kommer även att utveckla blanketter för medarbetares och elevers kvittens i samband med utlåning av elektronisk utrustning.

(12)

Risk för att kommunen betalar felaktigt pris på grund av bristande kontroll vilket kan leda till ekonomiska konsekvenser.

Granskning att fakturerat pris överensstämmer med avtal/order/prislista eller motsvarande (enligt §8 i Malmö stads attestreglemente). Granskningen avser fakturerat pris (per enhet), inte huruvida rätt mängd fakturerats.

Syftet med granskningen är att undersöka om den kontroll som ska göras enligt attestreglementet i realiteten genomförs och om det finns typer av fakturor som är särskilt svårkontrollerade.

Granskningen omfattar samtliga nämnder, men inte bolagen, eftersom attestreglementet inte gäller bolagen. Bolagen avgör själva om motsvarande granskning ska göras och svarar då själva för urval av fakturor.

Granskningen genomförs av ett slumpmässigt urval av fakturor. Urvalet avser fakturor med fakturatyp L2 (elektroniska abonnemangsfakturor), L4 (elektroniska fakturor), LB (skannade/tolkade svenska fakturor) eller LC (manuellt skannade svenska fakturor) med belopp överstigande 1 000 kr.

Information om vilka fakturor som valts ut för granskningen tillhandahålls av stadskontorets ekonomi- avdelning i form av verifikationsnummer och/eller fakturanummer. Stadskontoret har vid beräkning av urvalets storlek tagit hänsyn till vad som får betraktas som rimlig felmarginal och konfidensnivå kopplat till granskningens syfte och rimlig arbetsbelastning. Urvalet är gjort för att kunna göra en bedömning på kommunövergripande nivå. Totalt för hela kommunen omfattar urvalet ca 400 fakturor. För gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen omfattar urvalet 30 fakturor.

För varje faktura som ska granskas:

• Ska underlag tas fram i form av avtal eller prislista som låg till grund för debiteringen

• Ska jämförelse göras av fakturan - rad för rad/artikel för artikel - med avtal/prislista och avvikelser noteras (antal och summa)

Resultat

Av de 30 fakturor som urvalet avsåg är 18 kontrollerade mot avtal och utan anmärkning. Tre fakturor avser inköp (fortbildningskurs matematik, teateruppsättning och kollektivtrafik) där direktupphandling ej är möjlig eftersom tjänsten var unik. En faktura gällande livsmedel från avtalad leverantör gick inte att kontrollera eftersom vissa artiklar i fakturan saknade korresponderande uppgifter om pris och måttenhet i avtalet. Leverantörens priser uppdateras även kontinuerligt, vilket medför att en del artiklar inte går att kontrollera eftersom det saknas historik om vad avtalat pris var vid inköpstillfället. Åtta fakturor som understeg 10 tkr omfattas inte av förvaltningens krav på dokumentation av direktupphandling i dokument- och ärendehanteringssystemet och har därför inte kunnat kontrolleras.

(13)

Analys

Av granskningen framgår att förvaltningen följer de egna rutinerna för inköp och dokumentation av direktupphandling. Vid inköp över 10 tkr har fakturapris kunnat kontrolleras mot avtal. För direkt- upphandlade avtal under 10 tkr har granskning mot pris ej utförts eftersom pris inte finns dokumenterat.

Försvårande faktor vid kontroll av det fakturerade prisets överensstämmelse med avtalat pris är det faktum att priserna revideras under avtalsperioden vilket inte görs synligt i Marknadsplatsen. Det hade även varit önskvärt om upphandlingsenheten gjorde en översyn av de måttenheter som används i livsmedelsavtalen så att de blir tydligare och överensstämmer med de måttangivelser som kommer med fakturorna.

Åtgärder

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen kommer tillsammans med grundskoleförvaltningen och förskoleförvaltningen under 2019 att göra en översyn av riktlinjerna för direktupphandlingar och då bland annat ser över om det kan göras enklare att spåra vilket ärendenummer en faktura har i dokument- och ärendehanteringssystemet.

(14)

Risk för bristfällig statsbidragsrapportering på grund av brister i registrering av uppgifter i det elevadministrativa systemet, vilket kan leda till att statsbidrag inte betalas ut. Risken blir större av att Skolverket inte fastställer vad som ska rapporteras förrän i slutskedet av perioden vilket innebär att systemstöd saknas.

Administration kring statsbidrag avseende produktion av verksamhet inom yrkesvux.

Granskningen syftar till att säkerställa att administrativa processer stödjer återrapporteringen av de statsbidrag som förvaltningen söker och inom vilka områden också producerar verksamhet.

Granskningen avgränsas till statsbidrag för yrkesvux som söks för 2018. Jämförelse mot regelverk för återrapportering 2016 och 2017.

Granskningen bygger på en genomgång av Skolverkets anvisningar för återrapportering av statsbidrag för yrkesvux 2016 och 2017 och avser att besvara:

- Hur anvisningarna skiljer sig åt över tid - Vilka delar i anvisningarna som är förutsägbara

- Om det finns krav på data utifrån anvisningarna, vilka förvaltningen inte har registrerat - Om det krav på data utifrån anvisningarna vilka förvaltningen inte har rätt att registrera Granskningen genomförs i tre steg:

1) Till rapporteringen av tertial 1 genomförs en analys av 2016 och 2017 års återrapportering av statsbidrag för yrkesvux i relation till förvaltningens administrativa rutiner för att stödja denna återrapportering. Analysen tar fäste på hur de administrativa rutinerna utvecklats för att framgent stödja återrapporteringen av statsbidrag för yrkesvux.

2) Till rapporteringen av tertial 2 så redovisas hur nya rutiner påverkar resultat av genomförd återrapportering för eventuell omfördelning av statsbidrag som gjorts i maj/juni 2018. Eventuell utveckling av nya administrativa rutiner redovisas också.

3) I samband med upprättande av årsanalys 2018 redovisas resultatet av genomförd återrapportering till Skolverket.

Resultat

Då risk finns för bristfällig statsbidragsrapportering - med återbetalning av statsbidrag för yrkes- utbildningar som följd - har förvaltningen genomfört en granskning under 2018. Risken består dels i brister i registrering av uppgifter i det elevadministrativa systemet och dels i att Skolverket historiskt inte fastställt vad som ska rapporteras förrän i anslutning till rapportering i slutet av verksamhetsåret.

Då granskningen genomförts i tre steg avser föreliggande redovisning en samlad rapportering för helåret 2018. För en detaljerad redovisning av de första två stegen av granskningen hänvisas till GVN 18-05-25

§66 respektive GVN 2018-09-21 §108.

(15)

En genomgång av rapporteringen 2016 och 2017 har genomförts för att belysa tidigare års skillnader i direktiv för redovisning och identifiera problem kopplad till återrapporteringen. Efter dialog mellan kommuner och Skolverket har Skolverket gjort justeringar i direktiv för redovisning och i tidplan, vilket underlättat arbetet under 2018. Ny funktionalitet i system har också levererats vilket gör att systemstödet är bättre än tidigare. Inom verksamheten har riktlinjer för registrering utarbetats och kommunicerats ut löpande på användarträffar med administrativ personal inom vuxenutbildningen.

Analys

Vid rapporteringen har felaktigheter upptäckts i ungefär samma omfattning som tidigare år men det rör sig huvudsakligen om andra fel än vad som observerats tidigare, vilket innebär att de varit svårförutsedda utifrån en genomgång av 2016 och 2017 års återrapportering. Felen har i de flesta fall rört grundläggande registrering av basuppgifter, inte själva statsbidragsregistreringen, men denna påverkas ändå indirekt av dessa fel. Det kan konstateras att det är svårt, även för vana administratörer, att registrera alla uppgifter korrekt då de hanterar statsbidragsregistrering vid få tillfällen under året. Under 2017 och 2018 har en större del av den registrering som är kopplad till statsbidrag gjorts förvaltningscentralt - jämfört med tidigare år - vilket har lett till färre fel. Detta föranleder en diskussion om hur arbetet ska fördelas inom förvaltningen för att uppnå en registrering av korrekta data.

Inför 2019 har Skolverket redan under hösten 2018 publicerat direktiv för rapportering och tidplan vilket ger helt nya förutsättningar att förbereda registrering och rapportering.

Åtgärder

Arbetet med rutinbeskrivningar och utbildning av administrativ personal kommer att fortgå även under 2019, men dessa insatser hanteras utanför ramen för internkontrollarbete i och med att en ny organisation av administrationen inom vuxenutbildningen förväntas leda till bättre styrning och kompetenshöjning i det administrativa arbetet.

(16)

Risk för bristande efterlevnad av nya diskrimineringslagen på grund av nytt arbetssätt med aktiva åtgärder, vilket kan leda till att diskriminering förekommer och att brott mot diskrimineringslagen begås.

Enheternas/avdelningars efterlevnad av krav på aktiva åtgärder för att motverka diskriminering utifrån diskrimineringslagen. Granskningen omfattar verksamheternas fortlöpande arbete med att undersöka, analysera, åtgärda och följa upp/utvärdera diskrimineringsrisker inom de fem områdena:

1) Arbetsförhållande

2) Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor 3) Rekrytering och befordran

4) Utbildning och övrig kompetensutveckling 5) Möjligheter att förena arbete med föräldraskap Syfte med granskningen

Kontrollera att krav på främjande aktiva åtgärder i enlighet med 3 kap. 4-14 §§ diskrimineringslagen efterföljs.

Granskningen omfattar medarbetarnas arbetsvillkor inom förvaltningen och vänder sig till alla ledningsgrupper inom förvaltningen.

Webbenkät riktas till verksamhetsansvariga chefer vid varje enhet och kansliavdelning. Enkäten behandlar enheternas/avdelningarnas arbete med aktiva åtgärder inom de fem områdena.

Resultat

Den planerade granskningen utgick då det i Malmö stad beslutats om "Aktiva åtgärder - Årlig workshop i alla ledningsgrupper med start 2018" (KS 2018-01-10 §7). Inom ramarna för aktiva åtgärder genomför alla ledningsgrupper en workshop varje år där verksamheten analyseras. Dessa granskningar och eventuella åtgärder sammanställs i en handlingsplan per enhet som sedan samverkas med lokala fackliga representanter. Workshopen tar sikte på attityder och normer i den egna verksamheten för att kunna identifiera strukturella risker för diskriminering. Under hösten har HR-avdelningen gått igenom handlingsplanerna och tagit fram en förvaltningsövergripande handlingsplan utifrån detta underlag, vilken samverkades i förvaltningsrådet i december 2018. Den förvaltningsövergripande handlingsplanen redovisas för nämnden i samband med årsanalysen av budgetuppföljningen.

Utöver arbetet med handlingsplanerna har förvaltningen under 2018 - inom ramverket för Malmö stads arbete med aktiva åtgärder utifrån diskrimineringslagen - genomfört en granskning av sina övergripande riktlinjer/styrdokument. Dessa har granskats av utsedda representanter från utbildningskontorets olika avdelningar, för att undersöka om dokumenten är fria från diskriminerande/uteslutande texter/

anvisningar. Vid konstaterade brister så uppmärksammas ansvarig handläggare och chef om behov av revidering.

Aktiva åtgärder är ett förebyggande och främjande arbete för att inom varje verksamhet motverka diskriminering, oavsett diskrimineringsgrund och verka för lika rättigheter och möjligheter.

(17)

Aktiva åtgärder innebär att arbetsgivaren ska genomföra ett fortlöpande arbete i fyra steg (undersöka, analysera, åtgärda, följa upp/utvärdera) inom följande fem områden:

1. arbetsförhållanden

2. bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor 3. rekrytering och befordran

4. utbildning och övrig kompetensutveckling 5. möjligheter att förena arbete och föräldraskap

(18)

Risk för att kontaktuppgifter till medarbetarna inte uppdateras vid omorganisationen på grund av tidsbrist och bristfällig information vilket kan leda till att medborgarna inte kan nå rätt person

Utifrån urval som tillhandahålls av stadskontoret granskas kontaktuppgifter på intranätet Komin inklusive katalogtjänsten CMG Office Web. Utöver detta ska respektive nämnd svara på om det finns rutin för att lägga upp och uppdatera kontaktuppgifter.

Syftet med granskningen är dels att undersöka förekomsten av rutiner för att lägga upp och uppdatera kontaktuppgifter i Malmö stads intranät, dels att undersöka förekomst och omfattning av eventuella brister. Upptäckta brister i kontaktuppgifter ska åtgärdas direkt. Med granskningsresultatet som grund bedömer respektive nämnd om det finns behov av att upprätta eller förbättra befintliga rutiner för att ajourhålla kontaktuppgifterna.

Granskningen gäller samtliga nämnder, men inte bolagen.

Granskning av kontaktuppgifter genom kontroll i Komin och CMG Office Web av huruvida uppgifter finns och är korrekta, samt om det finns rutin som säkerställer att kontaktuppgifter läggs upp, ändras och tas bort när förändringar sker.

Resultat

Granskningen gjordes i november 2018 och urvalet avsåg för gymnasie- och vuxenutbildnings- förvaltningen 45 medarbetare. Urvalet består av två av utbildningskontorets avdelningar (avdelningen för ekonomi, IT och fysisk miljö samt avdelningen för kvalitet och utveckling), en enhet vid myndighetsavdelningen (antagningsenheten), samt en enhet inom en gymnasieskola. Utöver den kontroll som gjorts enligt stadskontorets anvisning så har berörda chefer besvarat ett antal frågor per mejl.

Komin

Granskningen av kontaktuppgifter på Komin visade på ett flertal brister:

• För de två av utbildningskontorets avdelningar som granskats i sin helhet inordnades inte berörda avdelningschefer under sina avdelningar, utan istället under kategorin "Chefer kansli".

• För myndighetsavdelningens antagningsenhet saknas kontaktuppgifter för en enhetschef.

• Besöksadress saknas för 10 av utbildningskontorets 25 berörda medarbetare och för samtliga medarbetare vid den enhet som valts ut vid en gymnasieskola.

• Beskrivning av arbetsuppgifter saknas för 10 av utbildningskontorets 25 berörda medarbetare.

• Vid avsaknad av fast telefon anges för många medarbetare istället telefonnummer till växel.

För antagningsenheten finns det ett gemensamt telefonnummer för alla medarbetare vid gymnasieantagningen och ett gemensamt telefonnummer för alla medarbetare vid vuxen- utbildningsantagningen.

• För ett fåtal medarbetare som har tjänstemobiltelefon saknas mobilnummer.

• För den enhet som valts ut vid en gymnasieskola så saknas 6 av 19 individer på Komin.

• Möjligheten att lägga upp profilbild på Komin är underutnyttjad.

(19)

CMG Office Web

Granskningen av kontaktuppgifter på CMG Office Web visade också på tydliga brister.

• Utbildningskontorets nybildade avdelning för kvalitet och utveckling saknas i CMG Office Web.

Granskningen har inte närmare undersökt kontaktuppgifter för de berörda 8 medarbetarna efter att denna brist konstaterats.

• Den enhet som valts ut vid en gymnasieskola saknas i CMG Office Web. Granskningen har inte närmare undersökt kontaktuppgifter för de berörda 19 medarbetarna efter att denna brist konstaterats.

• Vid både avdelningen för ekonomi, IT och fysisk miljö och antagningsenheten (vid myndighetsavdelningen) finns inaktuella medarbetare registrerade.

• För ovannämnd avdelning och enhet noteras sex brister avseende tjänstetitel, varav fem är kopplade till antagningsenheten.

• För samma avdelning och enhet konstateras också att det är vanligt förekommande att sökord är angivna, men inaktuella.

Analys

Granskningen visar på tydliga brister avseende medarbetares kontaktuppgifter, vilket medför bristande kontaktbarhet. Bristerna relaterar dels till medarbetares/chefers ansvar för att uppdatera kontaktuppgifter, dels till systembrister (otillräcklig användarvänlighet och otillräcklig integration mellan olika ytor/system för kontaktuppgifter).

Merparten av de chefer som berörts av granskningen och intervjuats uppger att förvaltningens rutin gällande nyanställningar används bristfälligt ifråga om att säkerställa att korrekta kontaktuppgifter för medarbetarna är registrerade. En majoritet av cheferna uppger även att ansvarsfördelningen för att uppdatera kontaktuppgifter är oklar; det framgår inte tydligt vilka uppgifter som genereras automatiskt, vilka som ingår i chefens ansvar att uppdatera och vilka medarbetaren själv ansvarar för att uppdatera.

Granskningen visar också på att kontaktuppgifter inte i tillfredsställande grad uppdateras i samband med omorganisation eller då medarbetare byter jobb inom förvaltningen. Förvaltningen har en rutin för introduktion av nyanställda, vilken inkluderar att rekryterande chef ska informera om e-post, brev, telefon, Komin, Office Key och aktuella IT-behörigheter. Det kan dock konstateras att rutinen utgår ifrån nyanställningar vid förvaltningen, inte byten av tjänst inom förvaltningen eller förändringar kopplade till omorganisation. I några fall finns kontaktuppgifter kvar till medarbetare som sedan länge lämnat förvaltningen. Vid granskningen av kontaktuppgifter på CMG Office Web kunde även konstateras att systemet inte omfattade vare sig avdelningen för kvalitet och utveckling eller den enhet som valts ut vid en gymnasieskola.

Medarbetare som arbetar på skolenheterna saknar i större utsträckning än kanslipersonal egen tjänstemobil och/eller fast telefon. Flertalet har i stället Malmö stads växelnummer som kontaktuppgift.

Åtgärd

Förvaltningen avser att uppdatera rutinen för introduktion av nyanställda och inkludera information om hur kontaktuppgifter ska ajourhållas vid byte av tjänst inom förvaltningen samt i samband med omorganisation. I den uppdaterade rutinen bör det ingå som en aktivitet i checklistan att ansvarig chef säkerställt att medarbetarens kontaktuppgifter är uppdaterade och korrekta.

De brister som konstaterats genom granskningen återrapporteras till ansvarig chef för korrigering.

(20)

Risk för att Vuxwebb och ansökningswebb inte stämmer överens informationsmässigt på grund av bristande kommunikation mellan medarbetare som hanterar respektive sida, vilket kan leda till felaktig eller missvisande information för kommande elever.

Översyn av funktionalitet/kursutbud som tillgängliggörs på vuxenutbildning.malmo.se (Vuxwebben) sett i relation till ansökningswebben för vuxenutbildningen.

Syftet med granskningen är att undersöka möjligheten att samla all information om kursutbudet inom vuxenutbildning på en webbplats (ansökningswebben).

Översynen omfattar endast befintliga digitala kanaler, d.v.s. Vuxwebb och ansökningswebb.

Granskningen kontrollerar om ansökningswebben klarar av att tillhandahålla likvärdig funktionalitet som Vuxwebben. Granskningen tar fäste på vilken funktionalitet ansökningswebben har och analyserar vilka möjligheter respektive konsekvenser det får att samla all information om kursutbud på ansökningswebben.

Bakgrund

För att Malmöbon som söker information om vuxenutbildning ska kunna planera sin utbildning på ett bra sätt krävs korrekt och lättförståelig information. Under 2015 skapades därför Vuxwebben (vuxenutbildning.malmo.se) för Malmöbon att söka information i, samt för att hitta kurser och planera sin utbildning. Denna plattform skapades som ett stöd och komplement för ansökningswebben som vid tillfället saknade dessa funktioner. Efter hand har leverantören av ansökningswebben uppdaterat sitt system, vilket gjort att förvaltningen har haft två webbplatser med näst intill likvärdig funktionalitet.

Båda webbplatserna har kunnat visa ett sökbart kursutbud, men endast en av dem har kunnat visa ett framtida kursutbud. Dessa två webbplatser har behövt uppdateras manuellt, vilket ibland inneburit att information om specifikt kursutbud uppdaterats av olika personer. Vid upprepade tillfällen har informationen i dessa system visat olika utbud av kurser på respektive webbplats. Detta har kunnat orsaka att Malmöbon fått missvisande information gällande vilka kurser som erbjudits inom vuxenutbildningen.

Resultat

Granskningen visade att sidan vuxenutbildning.malmo.se och ansökningswebben endast marginellt skiljt sig åt då det gäller möjligheten att visa ett framtida utbud av kurser. Leverantören av antagningssystemet har varit villig att titta på lösningar för att utveckla systemet så att det framöver bättre ska kunna visa ett framtida kursutbud. Förvaltningen har tillsammans med leverantören av ansökningswebben undersökt hur denna plattform går att vidareutveckla.

Analys

Förvaltningen har fått indikationer på att den administrativa personalen som skött respektive system i vissa fall i brist på tid endast hunnit uppdatera ett av systemen. Detta har berott på olika faktorer, t.ex. att tidsperioden varit för kort mellan det att kursutbudet fastställts tills att det ska kunna visas som sökbart.

Efter dialog med systemleverantören konstateras att ansökningswebben har funktionalitet för att visa både aktuellt och kommande kursutbud. När vuxenutbildningens utbud för ett år framåt är fastställt kan det registreras på webben vilket förbättrar Malmöbons möjligheter att planera sina studier. På så sätt får Malmöbon en samlad ingång för information kring framtida planerade utbildningar, nuvarande sökbara utbildningar samt ansökning till utbildningar.

(21)

Åtgärder

I och med att förvaltningen tillsammans med systemleverantören kunnat slå fast att ansökningswebben har funktionalitet för att visa både aktuellt och kommande kursutbud konstaterade förvaltningen att det inte längre fanns ett behov av webbplatsen vuxenutbildning.malmo.se, vilket lett till att denna sida har kunnat stängas ner. Webbplatsen vuxenutbildning.malmo.se stängdes ner 15 november 2018.

Förvaltningen avser att förstärka planeringen av det framtida kursutbudet så att publiceringen av utbudet går att genomföra i god tid innan ansökning. När vuxenutbildningens utbud för ett år framåt är fastställt kan det registreras på webben vilket gör Malmöbons möjlighet att planera sina studier bättre. För att framöver kunna försäkra oss om att Malmöbon får den bästa tänkbara möjligheten till att planera sina studier jobbar nu antagning, rektorer, kommunikationsavdelning samt berörda verksamhetschefer i en gemensam projektgrupp för att säkerställa en publicering av kursutbud på årsbasis. I detta arbete ingår även en genomlysning av all den information som Malmöbon möter från ansökan till antagningsbesked.

I samband med att Komvux Malmö samlokaliserades till kvarteret Margareta har dessa enheters webbplatser uppdaterats, vilket även lett till att den övergripande informationen som fanns gällande Komvux flyttades från vuxenutbildning.malmo.se till Komvux Malmös sidor på malmo.se.

(22)

Beskrivning av risk

Risk för att direktupphandlingar som avser samma vara/tjänst genomförs samtidigt av olika personer inom förvaltningen på grund av bristande kommunikation/parallella processer, vilket kan leda till att gränsvärde för direktupphandling överskrids.

Följsamheten till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens rutin för direktupphandling avseende övre beloppsgräns.

Syftet med granskningen är att undersöka huruvida gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens rutin följs avseende övre gräns för direktupphandling.

Minst 20 slumpmässigt utvalda inköp ur ekonomisystemet (Ekot) som överstiger 10.000 kr men understiger 586.907 kr (den övre direktupphandlingsgränsen enligt LOU). Granskningen avser kontogrupperna ”Fastighetskostnader och fastighetsentreprenader” och ”Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial”.

Granskningen omfattar slumpvis utvalda inköp överstigande 10.000 kr och understigande 586.907 kr (den övre direktupphandlingsgränsen 2018 enligt LOU) ur ekonomisystemet avseende kontogrupperna

”Fastighetskostnader och fastighetsentreprenader” och ”Förbrukningsinventarier och förbruknings- material”. För att avgöra om inköpen omfattas av kommunövergripande avtal görs kontroll mot avtals- katalogen i Komin. För att avgöra om inköpen omfattas av förvaltningsspecifika avtal görs avstämning med förvaltningens kontaktperson i upphandlingsfrågor.

När minst 20 inköp har identifierats så görs kontroll av huruvida direktupphandling genomförts enligt rutin. Till grund för denna kontroll ligger a) den dokumentation som enligt rutin ska diarieföras i

dokument- och ärendehanteringssystemet (Platina) och b) riktade enkätfrågor till berörda budgetansvariga.

Granskningen i dokument- och ärendehanteringssystemet bygger på en kontroll av:

- om identifierade inköp har diarieförts

- om diarieförda inköp inkluderar skriftlig offertförfrågan till minst tre företag

- om diarieförda inköp inkluderar skriftligt avtal i de fall inköpet avser flera leveranser under en längre tidsperiod

- om eventuella inköp som överstiger 100.000 kr dokumenterats i enligt med lagkraven för dessa direktupphandlingar

Enkätundersökningen riktad till berörda budgetansvariga inkluderar frågorna (per identifierat inköp):

- Har beräkning av inköpets värde per räkenskapsår eller per fyra räkenskapsår (om inköpet avser ett återkommande långsiktigt behov) gjorts? Ja/Nej/Vet ej

- Om "Ja" på föregående fråga: Har kontroll gjorts av att det sammanlagda värdet av likvärdiga inköp av varor/tjänster inom förvaltningen inte överskrider den övre direktupphandlingsgränsen enligt LOU (586.907 kr)? Ja/Nej/Vet ej

- Har pris och andra uppgifter om varan/tjänsten inhämtats från minst tre företag och dokumenterats?

Ja/Nej/Vet ej

- Har de företag som lämnat offert fått skriftlig information om val av leverantör? Ja/Nej/Vet ej

- Om "Ja" på föregående fråga: Har beslutet motiverats objektivt utifrån grund för tilldelning av kontrakt?

Ja/Nej/Vet ej

(23)

Resultat

28 fakturor har slumpmässigt valts ut och kontrollerats. Av de kontrollerade fakturorna följer 22 stycken ramavtal som är upphandlade av Malmö stads upphandlingsenhet och som därmed uppfyller kraven för övre gräns för direktupphandling.

För resterande sex fakturor har enkätfrågorna skickats ut till respektive budgetansvarig attestant, vilka i denna granskning motsvarar sex medarbetare. Av dessa kontaktade medarbetare har fem återkommit med svar.

Fyra av fem beslutattestanter uppger att de kontrollerat att inköpets värde per räkenskapsår (eller per fyra räkenskapsår i de fall inköpen avser flera leveranser under en längre tidsperiod) inte överstiger den övre beloppsgränsen för direktupphandling enligt LOU. Av de fyra medarbetare som svarat att de kontrollerat att inköpets värde inte överskrider beloppsgränsen uppger tre att de kontrollerat att det sammanlagda vädret av liknande inköp understiger direktupphandlingsgränsen för LOU.

Två av fem attestanter har svarat att pris och andra uppgifter om varan/tjänsten har diarieförts, vilket i det ena fallet har kunnat styrkas efter kontroll i dokument- och ärendehanteringssystemet (då attestant angivit diarienummer i enkäten), men inte i det andra fallet (då attestant inte angivit diarienummer). För det ärende som har kunnat identifieras ingår skriftlig offertförfrågan till tre företag. I och med att avtalet avser en enskild leverans så erfordras inte skriftligt avtal i dokument- och ärendehanteringssystemet.

Två av fem attestanter uppger att återkoppling har gjorts till de företag som lämnat offert. I bägge dessa fall uppger attestanterna att beslutet har motiverats objektivt utifrån grund för tilldelning av kontrakt.

Analys

Granskningen tyder på att förvaltningens rutin för direktupphandling följes i delar, men noterar samtidigt brister ifråga om efterlevnad av dokumentationskraven. Även om beslutsattestanterna för merparten av de fakturor som kontrollerats i granskningen uppger att de säkerställer att inköpen inte överstiger den övre beloppsgränsen - samt att de beräknar inköpets värde över fyra kalenderår - så har inte detta kunnat säkerställas genom kontroll mot dokument- och ärendehanteringssystemet i annat än ett fall p.g.a.

avsaknad diarieföring.

Svaren på de två första frågorna i enkätundersökningen tyder på att det inom förvaltningen finns en medvetenhet om den övre gränsen för direktupphandling och att budgetansvariga i en majoritet av fallen kontrollerar så att gränsen inte överskrids. Att tre av fem budgetansvariga uppger att de inte dokumenterat direktupphandlingen i dokument- och ärendehanteringssystemet - vilket Malmö stad har som krav - indikerar dock tydligt ett utvecklingsbehov.

Åtgärder

Under 2019 kommer information om förvaltningens regelverk för direktupphandling gå ut till budgetansvariga och övriga tjänstemän som är involverade vid direktupphandlingar med syfte att tydliggöra dessa bestämmelser. Utöver dessa åtgärder arbetar förvaltningen med att starta upp en ny inköpsorganisation vilken innefattar en begränsning av antalet inköpare, med syftet att förvaltningen ska ha ett fåtal inköpare som är specialister på hela inköpsledet (vilket även innefattar direktupphandlingarna).

(24)