Anställningsintervjuer, hur används de i rekryteringsprocesser?

rekryteringsprocesser?

En kvalitativ undersökning

Malin Brännholm

Psykologi, kandidat 2020

Luleå tekniska universitet

Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle

av anställningsintervjuer i en rekryteringsprocess. Genom 10 semistrukturerade intervjuer, 6 med rekryteringskonsulter och 4 med anställda på HR-avdelning samlades data in. Insamlade data transkriberades med hjälp av en ortografisk transkriberingsmetod, kodades och

analyserades genom en tematisk analys. Resultatet visade att alla respondenter använder kompetensbaserade rekryteringar vilket medför att det finns tydliga strukturer i intervjuerna.

Anställningsintervjuerna förbereds genom att skapa en kravprofil och intervjuguide baserat på de kompetenser tjänsten kräver av kandidaten. Under anställningsintervjuerna läggs all fokus på kandidaten för att få fram så mycket information som det går, bland annat genom att ställa följdfrågor och be kandidaten ge konkreta exempel. Efter intervjun ligger

kompetenserna från kravprofilen till grund för bedömningen av kandidaterna och den som bäst uppfyller kraven blir erbjuden tjänsten.

Nyckelord: Kompetensbaserad rekrytering, rekryteringskonsult, Human Resource, anställningsintervju

interviews in a recruitment process. Data was collected through semi-structured interviews, 6 with recruitment consultants and 4 with employees in the HR department. The transcription was conducted using an orthographic method. The data was coded and analyzed by using a thematic analysis. The results showed that a competency-based recruitment was used by all of the respondents, which means there are a clear structure of how to prepare the interviews.

The first step is to specify the required competencies and then create an interview guide.

During the job interview the recruiter needs to focus on the candidate to get as much

information as possible. After the interview the required competencies are used to execute the evaluations of the candidates, the one who best fits the profile should be offered the job.

Key words: competency- based recruitment, recruitment consultants, Human Resource, job interview

Inledning

Denna studie syftar till att ge en inblick i hur rekryterare använder sig av intervjuer i en rekryteringsprocess. Genom att låta rekryterare berätta om hur de använder sig av anställningsintervjuer kommer en förståelse för hur anställningsintervjuer används i en rekryteringsprocess skapas. Rapport utgår från ett kvalitativt förhållningssätt vilket medför möjligheten att genomföra semistrukturerade intervjuer för att skapa ett material med djup och fokus på intervjupersonernas egna tankar och åsikter (Howitt, 2016).

Eftersom det är personalen som bidrar med innehållet i en organisation genom sina

kunskaper, ansträngningar och bemötande är det av vikt att ha rätt person för rätt uppgift och att rekrytera fel kan bli ett dyrt misstag (Lindelöw, 2016). Under rekryteringsprocessen ska den kandidat som är mest lämpad för tjänsten sållas ut från alla de ansökningar som

inkommit (Kinnunen & Parviainen, 2016; Lindelöw, 2016).

Lindelöw (2016) redogör för hur rekryteringsprocessen ofta går till. Den startar med att företaget gör en inventering i organisationen för att ta reda på vad det är för tjänst som ska fyllas, en så kallad behovsanalys. Sedan skapas en kravprofil och en annons formas. Att göra en behovsanalys är ett viktigt första steg i rekryteringsprocessen, den kan enligt Pavur (2010) göra så att kandidaterna som söker tjänsten har rätt kompetenser. En ogenomtänkt

behovsanalys anses kunna leda till att rekryterarna får in många ansökningar från personer som är helt fel för tjänsten. Nästa steg av rekryteringsprocessen är enligt Lindelöw (2016) att kandidaterna får skicka in sina ansökningshandlingar med CV och ofta personligt brev. Dessa handlingar ska rekryteraren i det första urvalet gå igenom för att välja ut vilka kandidater som ska gå vidare till nästa steg i rekryteringsprocessen. Därefter är det dags att genomföra

intervjuer och ibland tester för att säkerställa vilken kandidat som är mest lämpad för

tjänsten. När rekryteraren gjort bedömningen av kandidaterna efter intervjuerna är det vanligt att intervjua kandidatens referenser för att få en möjlighet att klara ut frågetecken eller

bekräfta information som redan inhämtats. Därefter kan en kandidat anställas (Lindelöw, 2016).

Enligt Lindelöw Danielsson (2003) finns det saker en rekryterare kan dra nytta av att tänka på under intervjusituationer, till exempel att inta en sådan position att det fysiska avståndet mellan rekryteraren och kandidaten inte är för långt eller för nära. Men även att lägga fokus på kandidaten, att lyssna aktivt och inte prata för mycket själv, som von Platen uttryckte det

”Iaktta, lyssna, tig. Döm sällan. Fråga mycket. (August von Platen, refererat i Lindelöw Danielsson, 2003, s75). Rekryteraren kan genom detta få kandidaten att känna sig

avslappnad, trygg och respekterad, vilket gör att kandidaten blir mer öppen och rekryteraren kan samla in information av god kvalitet (Lindelöw Danielsson, 2003).

Rekryterare har genom sin yrkeserfarenhet en förmåga att vid första intrycket göra en bedömning av kandidatens personlighet (Schmid Mast, Bangerter, Bulliard, & Aerni, 2011).

För att säkerställa kvalitén på utkomsten av anställningsintervjuer bör rekryteraren enligt Lindelöw Danielsson (2003) ge alla kandidater samma förutsättningar. För att göra detta bör en tydlig intervjuguide skapas utifrån en kravspecifikation, det bör användas en effektiv frågeteknik samt att rekryteraren tänker på att agera på samma sätt vid varje intervju, för att inte påverka kandidaterna på olika sätt (Lindelöw Danielsson, 2003).

Enligt Dougherty, Turban och Callender (1994) samt Latu och Schmid Mast (2016)

kan utgången av en intervju påverkas av flera saker. Till exempel uppger Dougherty et al., (1994) att en rekryterares första intryck av en kandidats ansökningshandlingar tenderar att påverka hur rekryteraren uppträder vid intervjutillfället. Detta medför att en positiv bild av kandidaten leder till att rekryteraren har ett mer positivt tonläge och är mer uppmuntrande.

Rekryterarna med ett positivt första intryck tenderar även att ställa ett färre antal frågor, sälja in tjänsten till kandidaten på ett bättre sätt vilket även leder till att kandidaten uppträder på ett mer positivt sätt under intervjun genom att ha ett mer positivt tonläge (Dougherty et al., 1994). Latu och Schmid Mast (2016) beskriver att verbala och icke-verbala signaler från rekryteraren kan påverka hur kandidaten presterar under intervjun.

Ett induktivt och hermeneutiskt perspektiv antogs i denna studie. Valet av ett induktivt perspektiv gjordes för att fokus inte skulle ligga på tidigare forskning eller gamla teorier och det hermeneutiska perspektivet möjliggjorde skapandet av en djup förståelse då materialet studerades grundligt i sin helhet (Howitt, 2016).

Tidigare forskning

En kompetensbaserad intervjuteknik innebär att rekryteraren ställer frågor rörande kompetenser som är kopplade till den tjänst som kandidaten söker (Lindelöw, 2016).

Kompetenser kan delas upp i färdigheter och förhållningssätt som används för att utföra arbetsrelaterade uppgifter. Färdighetskompetenser är antingen analytiska, kognitiva eller berör personens kapacitet till att utföra en viss arbetsuppgift. Kompetenser kan även handla om förhållningssätt vilket grundar sig i personligheten, hur personen agerar och reagerar i olika situationer (Lindelöw, 2016).

Vanliga intervjuer utan en tydlig struktur har i tidigare forskning visat sig ha låg

tillförlitlighet eftersom det kan vara svårt att vara objektiv och bedöma alla kandidater på ett likadant sätt (Lindelöw, 2016). Det betyder dock inte att rekryteringen slutar i katastrof och ses som en felrekrytering som måste åtgärdas. Den person som anställs kanske inte har bästa tänkbara egenskaperna men ändå fungerar någorlunda bra. ”Forskningen talar sitt tydliga språk: vanliga anställningsintervjuer utgör mycket dåliga beslutsunderlag för rekrytering”

(Lindelöv Danielsson, 2003, s78). Används istället en intervjuteknik med en tydlig struktur, ingående förberedelser samt tydliga bedömningskriterier kan utgången av rekryteringsarbetet förbättras (Dougherty et al.,1994; Lindelöw, 2016). Att skriva anteckningar antingen under intervjun eller direkt efter intervjun rekommenderas enligt Lindelöw Danielsson (2003).

Detta för att inte glömma bort kandidatens svar eller anpassa sitt minne om informationen efter sitt eget tyckande. Enligt Simpson och Sheldon (2019) kan minnen förändras vid återkallning bland annat beroende av personens sinnesstämning. De uppger till exempel att detaljer som stämmer överens med personens aktuella humör återhämtas lättare än andra detaljer som inte överensstämmer.

Enligt Akhuly och Gupta (2014) kan användandet av kompetensbaserad rekrytering generera framgång, dock anser de att den empiriska forskningen runt ämnet är alltför liten. De har studerat vilka av kompetensområdena personorienterade, individuella eller

företagsorienterade som värderas högst och om kandidatens bakgrund har någon betydelse för kandidatens anställningsbarhet. De kandidater som upplevdes ha högst anställningsbarhet hade höga resultat på individuella och företagsorienterade kompetenser medan bakgrunden inte spelade någon roll. De som utförde rekryteringsprocesserna sökte alltså efter personer med en positiv attityd, god förståelse för företagsverksamhet samt god inlärningsförmåga.

Kompetenser som kopplas till personlighet, värderingar, attityd och tankeprocesser är alla

grundläggande vid rekrytering av administrativ personal som till exempel Human Resources (HR). Därför är det kompetenser som efterfrågas hos kandidater som söker tjänster av den sorten. Kandidatens bakgrund sades inte påverka ifall kandidaten blev anställda eller inte (Akhuly & Gupta, 2014).

Trots att kandidatens bakgrund enligt Akhuly och Gupta (2014) inte ska spela roll för anställningsbarheten finns tidigare forskning som studerat rekryterares attityder vid anställning av chefer, där resultatet visade att kandidatens bakgrund, föräldrarnas

utbildningsnivå, syskonens arbete och vilken typ av område kandidaten kom ifrån ändå spelar in i den slutliga bedömningen av vilken kandidat som skulle anställas (Jodhka & Newman 2007 refererat i Akhuly & Gupta, 2014).

Tidigare forskning har studerat om rekryterare är bättre än studenter på att vid första intrycket av en kandidat, bedöma kandidaters personlighet, ifall kandidaterna talade sanning samt om rekryterares arbetslivserfarenhet påverkar deras förmåga att bedöma kandidaterna (Schmid Mast et al., 2011). Allt kandidaterna säger vid en anställningsintervju är inte alltid sanning (Kinnunen & Parviainen, 2016; Mueller-Hanson, Heggestad & Thornton, 2003). Enligt Schmid Mast et al. (2011) visade det sig att rekryterare överlag var bättre än studenter på att bedöma kandidaternas personlighet. Rekryterarna var även bättre på att upptäcka lögner.

Arbetslivserfarenheten hos rekryterarna visades ha ett samband med deras förmåga att upptäcka ifall kandidaten talade sanning (Schmid Mast et al., 2011). Att en kandidat

framställer sig på ett sätt som är tillgjort kan enligt Mueller-Hanson et al. (2003) påverka hur kandidaterna rangordnas vid bedömningen. De genomförde ett experiment på studenter där två grupper utförde två olika personlighetstester, där instruktionerna inför testerna

konstruerades på ett sådant sätt att det skulle efterlikna en rekryteringssituation, visade resultatet att kandidater kan vara benägna att framställa sig på ett sätt som är attraktivt för arbetsgivaren (Mueller-Hanson et al., 2003).

I en jämförelse mellan hur rekryterare och personer som inte är rekryterare kunde utföra personlighetsbedömningar på kandidater efter en 30 minuters observation visade det sig enligt Barrick et al (2000, refererad i Schmid Mast et al., 2011) att rekryterare kunde bedöma kandidaters öppenhet, extraversion och kompatibilitet med arbetsgruppen. De som inte var rekryterare kunde däremot endast i låg grad bedöma kandidatens extraversion och

kompatibilitet med arbetsgruppen. Rekryterare tror, enligt Kinnunen och Parviainen (2016) att kandidater kan uppvisa en annan personlighet under en intervju utan att rekryteraren märker av detta. De anser därför att det är viktigt att ställa följdfrågor för att undersöka ifall kandidaten visar sin rätta personlighet.

Efter att rekryteraren utfört anställningsintervjuer är det dags att bedöma kandidaterna (Lindelöw, 2016). Detta innebär att rekryteraren ska utvärdera hur kandidaten står sig mot alla de kompetenser som tagits upp i kravprofilen. Till exempel genom en bedömningsskala på 1-5 där 1 betyder att kompetensen saknas och 5 betyder att kompetensen uppfylls till max.

Att sedan ställa upp resultaten i en bedömningsmatris ger en överskådlig bild (Lindelöw, 2016). För att sedan kunna utföra den slutliga bedömningen av kandidaterna som helhet måste hänsyn tas till flera faktorer, till exempel kandidaternas vilja att utvecklas, fel som kan ha uppstått i mätningen och vilka kompetenser som värderas högst (Lindelöw, 2016).

Det sista steget i rekryteringsprocessen är ofta referenstagning, referenstagning används som ett verktyg för att säkerställa att kandidaten är så som det uppfattats under intervjun

(Lindelöw, 2016). Referenstagningen går ut på att kandidaten på rekryterarens begäran

lämnar kontaktuppgifter till personer som till exempel kan styrka deras bakgrund gällande utbildning och tidigare arbetslivserfarenhet samt berätta om personens karaktär (Evuleocha, Ugbah, & Law, 2009).

Genom en observationsstudie av Barber, Hollenbeck, Tower & Phillips (1994) där det undersöktes ifall kandidaters intresse för en tjänst påverkades av om den inledande intervjun hade dubbelt fokus, till exempel att rekryteraren både delade relevant information om

företaget med kandidaten och gjorde tester som annars hade genomförts ifall kandidaten blev erbjuden tjänsten, eller om den endast var en vanlig intervju. Deras resultat visade att

kandidaternas intresse höll i sig längre om den första intervjun hade dubbelt fokus. Det var således få kandidater som tackade nej om de var aktuella för nästa steg av

rekryteringsprocessen (Barber et al., 1994).

För att en kandidat ska bli mer benägen att acceptera ett erbjudande om en tjänst spelar rekryterarens agerande in (Alderfer & McCord, 1970). En rekryterare som under anställningsintervjun visade genuint intresse för kandidaten, berättade om vilka

arbetsuppgifter som ingick i tjänsten och vilka utvecklingsmöjligheter kandidaten kunde förvänta sig ökade chansen att kandidaten som blev erbjuden tjänsten skulle tacka ja (Alderfer & McCord, 1970).

Rekryterarens agerande kan även påverka hur kandidaten agerar under intervjun. Latu och Schmid Mast (2016) undersökte hur kvinnliga kandidater presterade under en simulerad arbetsintervju beroende på hur rekryteraren agerar gällande faktorer som icke verbal- dominans. Deltagarna i studien var studenter vid ett Universitet i Schweiz, de delades i två grupper, en som skulle agera rekryterare, dessa var både kvinnor och män, och en som agerade kandidater, dessa var endast kvinnor. Deltagarna fick förbereda sig genom att rekryterarna fick exempel på frågor de kunde använda och kandidaterna fick information om den aktuella tjänsten. Kandidaterna fick efter intervjun själva bedöma hur bra de hade presterat. Resultatet av studien visade att manliga och kvinnliga rekryterare uppvisade lika mycket icke-verbal dominans. Det fanns dock ett negativt samband mellan manliga

rekryterares icke-verbala dominans och kandidaternas bedömningar om prestationerna hos kandidaterna. Latu och Schmid Mast (2016) menar således att manliga rekryterares icke- verbala dominans leder till att kvinnliga kandidater presterar sämre under en intervju.

Tidigare forskning har mestadels undersökt vilka kompetenser som rekryterare letar efter hos kandidat då de gör anställningsintervjuer. Eftersom vanliga intervjuer enligt tidigare

forskning har låg tillförlitlighet är det intressant att undersöka hur professionella rekryterare gör för att strukturera upp anställningsintervjuer, vad de tycker är viktigt att tänka på inför, under samt efter en intervju för att få fram vilken kandidat som är bäst för en tjänst. Denna studie kan då skapa ett komplement till den tidigare forskningen som beskriver vilka

kompetenser som kan vara relevanta för olika tjänster samt skapa en bredare bild av hur och varför anställningsintervjuer i praktiken används av de som är yrkesverksamma inom rekrytering.

Syfte

Syftet med denna studie är att få en fördjupad förståelse för hur professionella rekryterare använder anställningsintervjuer i en rekryteringsprocess. Hur gör rekryterare i praktiken för att förbereda, genomför och analysera anställningsintervjuer. Detta kommer sedan ställas bredvid vad tidigare forskning säger om ämnet i en jämförande diskussion.

Frågeställningar

• Hur förbereds intervjuerna?

• Vad anser rekryterarna vara viktigt att tänka på under intervjutillfällena?

• Hur sker bedömningarna/utvärderingarna efter intervjuerna?

Metod Urval

Respondenterna till denna studie valdes ut genom att i första hand söka reda på

rekryteringsföretag. Ett antal större statligt ägda företag och verksamheter kontaktades även då det antogs att dessa hade en HR-avdelning med god insikt i rekryteringsprocessen. Den första kontakten togs genom e-post för att undersöka intresset att delta i studien. Flera företag tackade i detta stadium nej till att medverka, de som tackade ja kontaktades via telefon för att boka in en intervju. Ingen vikt lades på respondenternas kön eller ålder utan det enda som ansågs vara ett kriterium för deltagarna var att de skulle ha god insikt i hur rekryteringarna gick till på deras arbetsplats samt även deltog i minst vissa delar av rekryteringsprocessen.

Respondenter

I studien deltog tio respondenter, i tabell 1 visas en översikt av alla respondenter. Sex stycken respondenter arbetar som rekryteringskonsulter på rekryteringsbolag i varierande storlek med arbetsplats belägen i Luleå. Fyra arbetar på HR- avdelningar, en som HR-specialist, två HR- administratörer och en HR-partner. Alla dessa tre befattningar kommer benämnas som endast HR i senare delar av rapporten. Alla respondenter från HR arbetar med att stötta cheferna som utför rekryteringar, HR-administratörerna lite mer övergripande och HR-specialisten och HR-partnern mer med fokus ut mot verksamheten. Respondenterna från HR är anställda på statligt ägda verksamheter som har kontor i Luleå, på grund av att vissa verksamheter har centrala HR avdelningar som stöttar chefer på flera orter i landet var två av respondenterna från HR ej stationerade i Luleå.

Utbildningsgraden hos respondenterna varierade från universitetsstudier inom

personalvetenskap till civilekonom eller påbörjade men ej avslutade universitetsstudier. Hos rekryteringskonsulterna var arbetslivserfarenheten från två till 12 år inom rekrytering och hos HR från ett till 25 år inom HR och rekrytering.

Alla respondenter utförde ett varierat antal anställningsintervjuer, på grund av att de arbetade på olika stora företag. Rekryteringskonsulterna varierade från 5 anställningsintervjuer per månad upp till 15 intervjuer per vecka. De med endast några intervjuer per månad hade endast en rekryteringsprocess åt gången medan de som utförde flera intervjuer i veckan hade flera rekryteringsprocesser aktiva samtidigt. HR uppvisade samma tendenser, från 8

intervjuer per månad till 15 intervjuer per vecka. Antalet intervjuer kunde variera för alla respondenter beroende på säsong. Inför sommaren hade de flesta flera rekryteringsprocesser igång samtidigt vilket resulterar i fler anställningsintervjuer.

Tabell 1.

Översikt av respondenterna i studien.

Respondent Kön Yrke Utbildning Antal

år i yrket

Antal intervjuer

1 Kvinna Rekryteringskonsult Organisation, psykologi 1,5 15/vecka

2 Man Rekryteringskonsult Civilekonom 12 5/månad

3 Kvinna HR-specialist Sociologi: personal- och arbetsvetenskap

5+ 8/månad

4 Kvinna Rekryteringskonsult Psykologi: personal- och arbetsvetenskap

2 15/vecka

5 Man Rekryteringskonsult Ej avslutade studier 2+ 10-15/vecka

6 Kvinna HR-administratör Personalvetare 1 15 /vecka

7 Kvinna HR-partner Kommunikation 25 10/månad

8 Man Rekryteringskonsult Ej avslutade studier 3 10/vecka

9 Kvinna HR-administratör Personalvetare 7 10/vecka

10 Kvinna Rekryteringskonsult Psykologi: personal- och arbetsvetenskap

4 10-15/månad

Intervjuguide

Innan datainsamlingen startade skapades en intervjuguide (Appendix 1). De inledande frågorna var till för att samla in bakgrundsinformation om respondenterna och övergripande information om hur deras rekryteringsprocess ser ut. Sedan användes fördjupande frågor rörande de frågeställningar som är fokus för studien, d.v.s. hur anställningsintervjuer förbereds, vad som anses vara viktigt att tänka på under intervjutillfället och hur bedömningen av kandidater går till. Vid skapandet av intervjuguiden lades fokus på att använda öppna frågor för att möjliggöra för kandidaten att använda egna ord och beskriva skeenden på sitt eget sätt (Howitt, 2016)

Genomförande

För att samla in data till studien genomfördes tio stycken semistrukturerade intervjuer. De tog mellan 30 och 40 minuter att genomföra och skedde över telefon. Detta på grund av en rådande pandemi, covid-19, vilket betyder att befolkningen uppmanas att hålla avstånd till varandra och arbeta hemifrån om det är möjligt (Folkhälsomyndigheten, 2020).

Enligt Howitt (2016) kan telefonintervjuer vara att föredra i vissa situationer då det

underlättar för respondenten eftersom det inte krävs någon transport till en specifik plats, det blir därför med tidseffektivt. Respondenten kan även känna sig mer bekväm i situationen om

de får sitta på en plats som de själva valt ut. Däremot förloras all icke verbal kommunikation som annars kan ske i en intervjusituation (Howitt, 2016).

Alla intervjuer spelades in genom att telefonsamtalet hölls via högtalarfunktionen på en telefon och en annan telefon spelade in samtalet via inspelningsfunktionen. Vid starten av varje intervju fick respondenten veta att intervjun förväntades ta cirka 40 minuter att genomföra. De fick även veta att syftet med studien var att undersöka hur rekryterare

använder anställningsintervjuer i rekryteringsprocessen. Intervjuguiden användes som grund för alla intervjuer för att säkerställa att varje respondent fick svara på alla viktiga frågor.

Utöver de förutbestämda frågorna i intervjuguiden ställdes även följdfrågor för att komma ner på djupet och få så uttömmande svar som möjligt från varje respondent. Alla rekryterarna var tillmötesgående och bidrog med ingående information och svarade på alla frågor som

ställdes.

Analys av data

Bearbetningen av de inspelade intervjuerna genomfördes med hjälp av en tematisk analys som startade med en ortografisk transkribering. Transkriberingsmetoden valdes för att kunna lägga fokus på vad intervjupersonerna svarat istället för att studera hur det hade sagts

(Howitt, 2016). Nästa steg av den tematiska analysen startade med att all data lästes igenom och kodades, totalt skapades 28 koder. Där efter kategoriserades koderna ihop och teman identifierades (Braun & Clark, 2006; Howitt, 2016). För att skapa en tydlighet sorterades sedan temana in efter vilken av frågeställningarna de besvarade.

Valet föll på denna typ av analyserings- och transkriberingsmetod på grund av önskan att få en bred överblick av hur intervjupersonerna använder sig av intervjuer i

rekryteringsprocessen (Braun & Clark, 2006; Howitt, 2016).

Etiska överväganden

Respondenterna blev informerade om att deltagandet var frivilligt, anonymt och att de när som helst hade möjlighet att avbryta, om de skulle ångra sig. Alla fick även lämna sitt medgivande om att samtalet spelades in. Den insamlade informationen har behandlats konfidentiellt, ur rapporten går det inte att ta reda på vem någon av respondenterna är. De inspelade samtalen har endast använts till denna studie och direkt efter allt är färdigställt kommer inspelningarna att raderas (Vetenskapsrådet, 2002).

Resultat

Nedan kommer resultatet redovisas i 10 teman indelat i tre kategorier. Kategorierna speglar studiens frågeställningar och är Förberedelser, Att tänka på under intervjun och Bedömning av kandidaterna.

Förberedelser

Ett behov av att rekrytera ny personal kan uppstå av olika anledningar, till exempel att någon slutar eller att verksamheten ska utvecklas. För HR gäller det att vara stöd åt den chef som ska utföra rekryteringen och för rekryteringskonsulter vid rekryteringsföretag startar arbetet när de får in en kund som behöver hjälp med en rekrytering. I denna kategori presenteras hur arbetet med att förbereda intervjuerna ser ut i tre teman vilka är Struktur för

rekryteringsprocessen, Första urval och Utbildning för dem som genomför rekryteringar.

Struktur för rekryteringsprocessen

Alla respondenter uppger att de använder sig av kompetensbaserade rekryteringar. Det första steget i rekryteringsprocessen blir att göra en behovsanalys. Där utvärderas vad det är för person som behöver anställas, vilka kompetenser personen bör ha och sedan skapas en kravprofil. ”Om någon slutar så är det kanske inte en exakt likadan person som man behöver rekrytera utan man måste se över lite hur ser verksamhetens behov ut nu och kommande framåt med utmaningar” (HR).

Från intervjuerna fram kom HR skapar kravprofilen tillsammans med den rekryterande chefen i de rekryteringsprocesser HR är involverad i, annars gör rekryterande chef

kravprofilen själv. Rekryteringskonsulterna gör detta i samspel med kunden. De har ett möte för att diskutera förutsättningarna för rekryteringen, vilka arbetsuppgifter som kandidaten förväntas utföra sam vilka kompetenser som eftersöks. ”Jag skulle säga att det är jätte, jätte, viktigt att sätta en kravprofil. Det är grunden för hela rekryteringen, genom hela processen”

(HR).

Utifrån kravprofilen skapas sedan en annons, flera av rekryteringsföretagen använder sig även av kandidatdatabaser eller Linkedin för att hitta rätt kandidat för tjänsten. HR hade lite olika system för sina annonser. En av respondenterna från HR hade ett rekryteringssystem som annonsen publicerades i som automatiskt la ut den på företagets hemsida samt sociala medier för att öka spridningen av annonsen och möjliggöra för fler sökande. En annan använde sig av olika medier beroende på vart de antog att de skulle nå ut till rätt kandidater, de använde även rekryteringsgrupp bestående av 2-3 personer som ansvarade för stegen i rekryteringsprocessen och kunde diskutera frågor som till exempel hur rätt kandidater skulle nås. Rekryteringsgruppen eftersträvade en jämn könsfördelning för att utnyttja de

infallsvinklar som olika personer kan ha.

Alla respondenter anger att de har mallar och färdiga intervjufrågor som kan användas som grund när intervjuguiden ska skapas. Den som ansvarar för rekryteringen måste dock lägga ner tid på att skräddarsy intervjuguiden efter kravprofilen till den aktuella tjänsten. Samma intervjuguide används till alla kandidater men kompletteras vid varje intervju med

följdfrågor. ”Stressa inte igenom intervjun, det ska få ta sin tid, lyssna noga och ställa följdfrågor vid behov för att känna att du verkligen mäter de kompetenser som vi ska mäta och inget utöver det” (Rekryteringskonsult).

En av respondenterna från HR berättade att administratöryrket är ofta kvinnodominerat, därför är det många arbetsgivare som vill anställa män för dessa tjänster för att skapa en större jämställdhet. De flesta män som söker dessa tjänster har ofta mindre erfarenhet eller lägre grad av utbildning än kvinnorna som söker. När företaget då ska göra

kompetensbaserade rekryteringar som lägger fokus på kompetens och bortser från många andra faktorer, till exempel kön, så blir det svårt att anställa någon av männen. Genom att tänka på hur annonsen utformas, till exempel anses vissa formuleringar kunna attrahera fler män, så kan det resultera i att fler män anställas i denna typ av yrke.

Första urval

När annonsen publicerats och ansökningarna börjat komma in startar nästa steg av

rekryteringsprocessen, urvalet. Rekryteringskonsulterna uppger att de börjar urvalsprocessen med att kandidaterna sorteras efter om de är aktuella eller inte alternativt att de betygsättas med ett antal stjärnor för hur väl de verkar passa in i kravprofilen för tjänsten. Alla

respondenter från HR utförde detta steg tillsammans med rekryterandechefen förutom där det fanns en rekryteringsgrupp, då var det rekryteringsgruppen som gick igenom ansökningarna.

Det första urvalet utförs genom en telefonintervju av flera rekryteringskonsulter. "Vid första telefonavstämningen så ringer vi upp och ställer några frågor bara för att bekräfta att de uppfyller kraven, gör de det så kallar vi in dem till en personlig intervju”

(Rekryteringskonsult).

Det finns rekryteringar där tjänsten inte har några krav på utbildning eller specifika

erfarenheter utan det är en viss personlighet som kunden efterfrågar. En sådan rekrytering kan vara svår att genomföra, den är inte lika konkret som en med tydliga kompetenskrav.

Om det är en kravlös tjänst men du ska vara social och framåt. Och det skriver du att du är i personligt brev och cv men så ringer vi upp dem och de kan inte kommunicera bra i telefon.

Då känns det som att något inte stämmer (Rekryteringskonsult).

Kommer det in ett lågt antal ansökningar kan det skapa problem vid urvalet. Det blir svårare att jämföra kandidaterna mot varandra och det kan vara väldigt få som ens uppfyller

kompetenskraven som ställts.

Utbildning för dem som genomför rekryteringar

HR är de på sina företag som har utbildning och störst teoretisk grund att stå på gällande rekryteringar. Under intervjuerna framgår dock att de har väldigt stora ansvarsområden och fler arbetsuppgifter än rekrytering. Därför har de svårt att vara delaktiga i alla steg av varje rekryteringsprocess. Sammanhängande för alla HR var att de alltid deltog vid rekryteringar av chefer och tillsvidareanställningar samt även vid rekrytering av andra befattningar om den rekryterande chefen var ny eller bad om hjälp.

Respondenterna från HR menade att de kan upptäcka brister i rekryteringsarbetet när de är delaktiga i rekryteringsprocessen. Enligt HR kanske chefen själv inte alltid anser att de har bristande kunskaper kring rekrytering men det kan ändå finnas förbättringsområden. Ett exempel som belystes under intervjuerna var att förarbetet, bland annat kravprofilen, sällan utfördes korrekt. ”Man kör bara på, jag skulle säga att det brister i mycket även om det finns tydliga instruktioner på vårat intranät hur man ska gå tillväga, så följer man inte det” (HR).

En respondent från HR förklarade att nyanställda chefer brukar få information från HR om hur rekryteringsprocesser går till på företaget. Men på grund av att de inte genomför rekryteringar hela tiden kan det ta flera månader innan chefen gör sin första rekrytering.

Därför ansåg hon att det inte är någon idé att gå för djupt i rutiner och liknande vid chefens introduktion utan istället vara extra närvarande vid chefens första rekrytering. En chef som arbetat länge anses däremot ha en god grund att stå på och tillåts därför genomföra sina rekryteringar relativt självständigt på två av företagen. Två av företagen erbjöd även möjligheter för rekryterande chefer att genomgå kurser i till exempel intervjuteknik och kompetensbaserad rekrytering. ” Man kan inte bara styra efter vad som känns i magen utan det finns annat också som man ska ta hänsyn till. Det har vi jobbat jättemycket med cheferna med” (HR). Att utbilda de chefer som gör rekryteringar anses av HR vara viktigt eftersom de själva har stora ansvarsområden och inte alltid kan delta i alla rekryteringar eller endast några delar av rekryteringsprocessen. Det upplevs trots detta vissa problem med utbildningar av chefer eftersom cheferna ofta har fulla scheman och andra arbetsuppgifter anses ha högre prioritet.

Rekryterarna på rekryteringsföretag har alla någon form av universitetsutbildning som har gett dem en kunskapsgrund att stå på eller flera års erfarenhet av att utföra

rekryteringsprocessens alla steg. Under intervjuerna framkom att rekryteringsföretagen alltid har en person som ansvarar för en rekrytering. Den personen har kontakt med kunden och således har störst inblick i tjänsten som rekryteringen gäller därför är den personen mest lämpad att utföra anställningsintervjuerna för tjänsten.

Att kvalitetsgranska en intervju i efterhand anses vara svårt, där får HR förlita sig på chefens egenskattade bedömningar av hur det har gått de gånger HR inte har möjlighet att delta. En rekrytering tar lång tid och kostar pengar det är därför av vikt att rekrytera rätt kandidat. För att kvalitetssäkra rekryteringen krävs att det avsätts nog med tid för att genomgå hela

rekryteringsprocessen utan att skynda igenom eller hoppa över något steg. ” Vi har gjort ett antal felrekryteringar genom åren och det kostar pengar och både personen blir missnöjd och även arbetsgivaren” (HR).

För att bli bra på att fånga upp signaler och ställa rätt följdfrågor anser både rekryteringskonsulter och HR att det krävs erfarenhet. Med erfarenhet förfinas intervjutekniken hos dem som rekryterar och de blir bättre. ”När man jobbar på ett

rekryteringsbolag som jag gör så sitter man med intervjuer kanske inte tio per dag men i alla fall tre till fyra stycken per dag. Man får träffa hemskt mycket människor och får lite olika infallsvinklar” (Rekryteringskonsult).

Att tänka på under intervjun

Alla kandidater har olika mycket erfarenhet av rekryteringsprocesser, den som har stor vana av att gå på intervjuer kan upplevas vara bättre på att hantera intervjusituationen. Det betyder dock inte att den kandidaten är bättre än någon annan för den aktuella tjänsten. Den som utför rekryteringen har därför ett stort ansvar i att försöka ta reda på allt som går om kandidaten.

I denna kategori kommer tre stycken teman rörande rekryterarens agerande under intervjun beskrivas, de är Skapa ett bra samtalsklimat, Följdfrågor och Anteckningar.

Skapa ett bra samtalsklimat

Respondenterna beskriver att en kandidat som kommer på intervju ofta kan vara nervös då situationen att bli intervjuad kan upplevas konstig. Risken är då att kandidatens svar på frågor kan bli knapphändiga eller svårtydda. Därför anses det vara viktigt att skapa en bekväm och avslappnad miljö direkt när kandidaten anländer så att kandidaten känner sig väl mottagen.

Ett bra samtalsklimat främjas enligt respondenterna genom att, till exempel börja med att ta en kopp kaffe och småprata lite innan den riktiga intervjun startar. En rekryteringskonsult föreslog att man ska prata med kandidaten som att det är någon man redan känner, då anses samtalet bli mer avslappnat och kandidaten kan ge genomtänkta svar på frågorna. ”Är det då så att det inte upplevs som en bekväm situation så blir det ofta en dålig intervju”

(Rekryteringskonsult).

Under intervjun är det även vanligt att samtalet styrs så att övergångarna inte blir så hårda från ett ämne till ett annat. Det ger ett samtal som inte känns så uppstyltat och brukar resultera i att kandidaten ger djupare svar på frågor. ”Jag vill att kandidaterna ska känna sig avslappnade när de kommer hit, vi ska inte kännas som någon Gestapo-instans som bara matar utan jag vill ju att de ska känna sig välkomna” (Rekryteringskonsult).

Varje intervju bör enligt HR inledas med att beskriva företaget och ge en rättvis bild av den aktuella tjänsten som kandidaten har sökt. Kandidaten bör även ges möjligheten att ställa frågor för att vara säker på att de verkligen är intresserade av tjänsten. Genom att använda sig av intervjuguider kan alla intervjuer hållas så lika som det går vilket anses fastställa att varje kandidat får samma förutsättningar att lyckas leverera ett bra resultat. ”Det är ju inte bara vi som ska välja dem utan de ska välja oss också” (HR).

Följdfrågor

Intervjufrågorna utgår alltid från kompetenserna i kravprofilen men respondenterna uppger att de kompletteras med fördjupande följdfrågor och att kandidaten får ge konkreta exempel på situationer där de använt den aktuella kompetensen. Kandidaten får även berätta om sina styrkor och svagheter. För att styra samtalet åt rätt håll används följdfrågor. En av

rekryterarna tror att förmågan att ställa rätt följdfrågor blir bättre med erfarenhet, det gäller även att vara fokuserad på vad kandidaten säger.

Det är både hur kandidaten besvarar frågorna men även att jag ska kunna ställa motfrågor på det som de svarar, att jag inte bara hoppar vidare till nästa fråga utan att jag har gjort en djupare analys av deras svar. För där kan man missa mycket om man inte fullföljer svaren som de ger och vara lite uppmärksam på det (Rekryteringskonsult).

Det finns en risk att kandidater svarar vad de tror är rätt svar eller vad rekryterarna vill höra.

Att även följa upp information från kandidatens CV kan vara viktigt, för att känna av ifall det är kandidatens egna ord som står i ansökningshandlingarna.

Det var inte allt för länge sen som jag råkade ut för en där jag tror att kandidaten inte hade skrivit sin ansökan. Det var så tydligt under intervjun. Så jag tycker det är jätteviktigt att man återkopplar deras ansökan och fördjupa sig i hur de tänker …. För att gräva vidare och inte bara checka av direkt (HR).

Under de intervjuer där flera personer, till exempel rekryterande chef och HR, är närvarande för att utföra intervjun delas ansvarsområdena upp. Chefen fokuserar på att ställa frågor kring kompetenserna medan HR studerar kroppsspråk och ställer fördjupande följdfrågor.

Anteckningar

Under intervjun anser respondenterna att det är viktigt att skriva anteckningar. Dock måste en avvägning göras så att inte blicken är ner i pappret hela tiden, då anses kontakten mellan rekryteraren och kandidaten kunna försvinna. Av den anledningen ansåg de flesta, både rekryteringskonsulter och HR, att papper och penna var den bästa metoden för att skriva anteckningar. ”Du kan med hjälp av symboler och understrykningar snabbt göra anteckningar under intervjuns gång” (HR). Anteckningarna kan innehålla kandidatens svar på frågor eller något som väcker en reaktion under intervjun, antingen något som bekräftar en känsla som uppstått eller något som skapar ett frågetecken. Två av rekryterarna använder sig dock av dator för att skriva anteckningar, de skriver inte ordagrant ner svaren som kandidaten ger utan endast stödord att använda som en påminnelse under resten av rekryteringsprocessen. En upplevd risk med att inte skriva anteckningar kan vara att fokus läggs på rekryterarens egna åsikter och inte på kandidatens faktiska svar.

Direkt efter intervjun brukar de som varit närvarande under intervjun från arbetsgivarens sida sitta ner och diskutera vad de tyckte om kandidaten. De gör det direkt efter intervjun för att ha allt färskt i minnet. Eftersom respondenterna intervjuar flera personer till varje tjänst anser

de att det är bra att ha anteckningar så att ingenting faller i glömska eller att kandidaterna blandas ihop.

Bedömning av kandidaterna

Denna kategori delas in i fyra teman som behandlar hur kandidaterna utvärderas. Temana är Jämföra kandidater, Magkänsla, Referenstagning och Undvika fördomar. Efter genomförda intervjuer ska den bästa kandidaten väljas ut. Till grund för bedömningen av kandidaterna ser rekryterarna över helheten som de får från cv, personligt brev, intervjuer, tester samt

referenstagning.

Jämföra kandidater

Vid analysen av kandidaterna lägger respondenterna fokus på hur väl varje kandidat uppfyller kraven från kravprofilen, om de har rätt kompetenser. Är två kandidater väldigt lika varandra berättade två respondenter från HR och en rekryteringskonsult att de har system där de kan poängsätta varje kandidat och få en bild av likheter och skillnader där. De övriga gjorde jämförelser men sällan skriftligt, utan bara muntligt mellan de som var involverade i

rekryteringsprocessen. En respondent från HR berättade i intervjun att det ofta infinner sig en känsla direkt efter anställningsintervjun om kandidaten är rätt eller inte. En annan ansåg att det ibland kan kännas som att en person är rätt men när analysen utförs och alla kandidater ställs mot varandra så kan det framkomma något helt annat.

Ett rekryteringsföretag kan ha flera personer som utför rekryteringar, det anses dock vara av vikt att en person har huvudansvaret för anställningsintervjuerna och bedömningen av

kandidaterna. Detta för att ge alla samma förutsättningar då rekryteringskonsultens bakgrund och tankesätt anses kunna påverka rekryteringsprocessen.

När man jobbar på ett rekryteringsbolag som jag gör så sitter man med intervjuer kanske inte tio per dag men i alla fall tre till fyra stycken per dag. Man får träffa hemskt mycket

människor och får lite olika infallsvinklar. Annat om man sitter på ett företag så anställer du inte så mycket folk och har kanske inte intervjuer så ofta, då har du inte samma erfarenhet (Rekryteringskonsult).

Rekryteringsföretagen använder sig inte av någon form av bedömningsmatriser eller poängsystem om det inte efterfrågas från kunden vid den inledande kommunikationen av rekryteringsprocessen. Rekryteringskonsulten sätter ihop en topplista med de kandidater som anses vara mest lämpliga för tjänsten utifrån ansökningshandlingarna, intrycket vid intervjun och referenstagningen samt någon egen kommentar om rekryteringskonsulten har något specifikt som framkommit. Detta lämnas sedan över till kunden som tar det slutliga beskedet om vilken kandidat de vill gå vidare med. Rekryterarna ansåg att det var viktigt att känna sig trygg i resultatet som lämnas över till kunden. För att göra det var en stor del att säkerställa att kompetenserna från kravprofilen uppfylls. ”Alla delar i en rekryteringsprocess är

komplement åt varandra så intervju, referenser och tester, det är då man får helhetsbilden av kandidaten.” (Rekryteringskonsult).

Vid de tillfällen där det är mer än en person som gör intervjuerna skapas en trygghet för rekryterarna då de kan dela sina tankar och diskutera sina uppfattningar om varje kandidat. I vissa rekryteringsprocesser kan det vara svårt att bedöma vilken kandidat som är den bästa, för att lösa detta finns några olika lösningar. En sak kan vara att ta in en annan av cheferna i organisationen som får göra en intervju med kandidaterna för att få en andra åsikt. En annan

kan vara att gå på magkänsla och känna efter vilken kandidat som skulle passa bäst in i arbetsgruppen. En tredje är att ringa referenser.

Magkänsla

Bedömningarna av kandidaterna sker enligt respondenterna efter rekryterarens personliga överväganden och magkänsla. Positiva och negativa känslor runt personen ställs mot varandra tills rekryteraren har fått en bild av vilka kandidater de anser passar bäst in på tjänsten. Vid en rekrytering av en administratör kan kandidatens personlighet ha en stor inverkan på resultatet av bedömningarna. En rekryteringskonsult anser att personligheten hos kandidaten upptäcks tidigt vid mötet med kandidaten, då är det magkänslan som styr.

En av rekryteringskonsulterna uppger att det ibland kan infinna sig en känsla under intervjun att kandidaten inte har rätt kompetenser som eftersöks trots att hen tagit sig vidare från första urvalet. Det anses vara viktigt att fortsätta följa intervjuguiden och låta kandidaten svara på alla frågor för att alla ska få samma chans att ge en bild av sig. Under analysen kan det i slutändan visa sig att kandidaten uppfyllde alla kraven, trots känslan som uppstod. Det att visar även respekt för kandidaten som lagt ner mycket tid på in sin ansökan som skickats in och sedan även tagit sig till en intervju.

Referenstagning

Alla respondenter använder sig av referenstagning. De utför referenstagningen i slutskedet av rekryteringsprocessen, oftast för slutkandidaten men ibland de två till tre sista som är kvar.

Referenser kontaktas för att bekräfta uppgifter som kommit in under rekryteringsprocessen, det sker på de flesta företagen manuellt genom att referenserna rings upp och rekryteraren ställer sina frågor. På tre av företagen kan referenstagningen ske digitalt. De skickar ur ett meddelande till referensen med en länk till en enkät som är skräddarsydd till den aktuella kandidaten. Referensen kan även välja att bli uppringd ifall de skulle föredra detta. En av rekryterarna med digital referenstagning som alternativ väljer oftast att ringa sina referenser själv, eftersom hon tyckte att det är en rolig del av rekryteringsprocessen och att resultatet blir bättre eftersom möjligheten till att ställa följdfrågor försvinner om referenstagningen sker digitalt. Vid referenstagningen kan det uppkomma en annan bild av kandidaten än den som skapats vid den tidigare delen av rekryteringsprocessen. En av rekryteringskonsulterna brukar då ringa upp kandidaten och meddela vilken information som framkommit och ge kandidaten en möjlighet att förklara och ge sin egen bild av situationen.

Respondenterna uppger att det liksom för intervjuguider finns mallar för hur en

referenstagning ska gå till. De måste dock även anpassas för varje kandidat då det kan uppstå frågetecken kring olika delar av informationen som inkommit. Kandidaterna får lämna kontaktuppgifter till personer som kan svara på frågor rörande kandidatens tidigare arbete samt kompetenser och övriga egenskaper. HR ser helst att detta inte är vänner utan

exempelvis en chef från en tidigare arbetsplats.

Undvika fördomar

I bedömningen av kandidater gäller det enligt respondenterna att vara öppen och inte fastna i fördomar. ”Det kan komma någon och säga att de haft ett dåligt liv men vill så gärna vidare och då kan jag inte döma den människan i första läget ” (Rekryteringskonsult).

Alla respondenter anser att det är kompetenserna som ska lägga grunden för bedömningarna av varje kandidat men det anses vara svårt att undvika fördomar då det är något som alla har, i någon utsträckning. Respondenterna uppger att det inte ska spela någon roll ifall kandidaten är kvinna eller man, vilken ålder de har eller vad de har för bakgrund. Att använda

kompetensbaserade intervjuer tror de alla hjälper, då kandidaterna får samma frågor blir förutsättningarna lika för alla. Att vara två personer under intervjun anser två personer, en HR och en rekryteringskonsult, är ett steg mot att undvika fördomar. När de diskuterar resultatet från intervjun kan de hjälpa varandra att vara objektiva. Att även ha anteckningarna som ett stöd för vad de upplevde under intervjun anses vara en bra grund.

Men alla har ju fördomar och ibland kanske man inte märker av det själv. Men jag tror att om man är tydlig och konsekvent, ställer samma frågor och är mer än en som håller i intervjun så tror jag att man kan undvika det lite (HR).

Ett av rekryteringsföretagen hade riktlinjer kring att undvika fördomar, där en viktig del var att endast fokusera på kompetenser. ” Alla har sina underliggande värderingar och bakgrund, jag tror att det är ingen människa som är helt neutral även fast man försöker vara det så har man det i ryggmärgen på ett eller annat sätt” (Rekryteringskonsult).

Diskussion

Syftet med denna studie var att ta reda på hur rekryterare använder sig av

anställningsintervjuer i en rekryteringsprocess. Därför intervjuades rekryteringskonsulter och HR-personal för att besvara syftet utifrån frågeställningarna ”Hur förbereds intervjuerna?”

Vad är viktigt att tänka på under intervjutillfällena?” och ”Hur sker bedömningarna efter intervjuerna?”

Resultatdiskussion

Resultatet i studien är på de flesta punkter i linje med hur tidigare forskning anser att kompetensbaserade rekryteringar bör gå till. Den empiriska forskningen i ämnet är dock knapphändig och denna studie kan ses som ett komplement till redan existerande studier.

Förberedelser

Vanliga intervjuer utan struktur där rekryteraren ställer de frågor som faller in i stunden har enligt Lindelöw (2016) låg tillförlitlighet. Tidigare forskning säger att kompetensbaserade rekryteringar däremot ger en struktur som är bra att utgå ifrån i en rekryteringsprocess för att säkerställa att anställningsintervjun håller hög standard (Dougherty et al.,1994; Lindelöw, 2016). Därför går rekryteringskonsulternas arbete i linje med rekommendationerna från tidigare studier. Även HR arbetar med kompetensbaserade rekryteringar. Dock uppger HR att de inte alltid är delaktiga i hela rekryteringsprocesserna och kan därför inte säkerställa att den rekryterande chefen utför allt arbete så som det är tänkt. En respondent från HR uppgav till och med att det fanns brister hos deras chefer vid rekryteringar då inte alla genomförde den inledande behovsanalysen och formade en tydlig kravprofil. Dessa två steg är viktiga delar i rekryteringsprocessen eftersom kompetenserna som tas upp i kravprofilen ska ligga till grund både för intervjuguiden men även för bedömningen av kandidaterna (Lindelöw, 2016).

Eftersom tidigare forskning anser att en anställningsintervju behöver vara välstrukturerad och att alla kandidater får samma frågor för att intervjun ska vara tillförlitlig (Dougherty et al.,1994; Lindelöw, 2016). Därför kan det anses viktigt att informera alla cheferna om vikten av att genomföra behovsanalysen och kravspecifikationen för att det kan säkerställa att kandidaten som har bäst förutsättningar blir rekryterad.

Resultatet visar även att HR har utbildningar med de chefer som ska genomföra rekryteringar, speciellt de som är nyanställda, vilket är positivt så att de nya cheferna får lära sig företagets rutiner. Att cheferna som arbetat längre däremot i större utsträckning blir lämnade för sig själva kan dock ses som problematiskt, de kan ha glömt bort information som de fått lära sig ifall det är lång tid mellan chefens rekryteringar. Det kan även ha dykt upp ny information som cheferna inte får ta del av, ifall de inte regelbundet får gå utbildningar eller kurser. Att det verkar vara ont om tid och att utbildningar prioriteras bort kan anses vara ett problem som de borde se över eftersom rekryteringar är en viktig del av att skapa en fungerande

arbetsgrupp med rätt person på rätt plats (Lindelöw, 2016). De kan även överväga att anlita ett rekryteringsbolag för att genomföra rekryteringsprocessen.

Att tänka på under intervjun

Under intervjuerna ansåg alla att det var viktigt att se till så samtalsklimatet var bra.

Respondenterna hade lite olika tekniker för att hjälpa kandidaten att känna sig avslappnad och mindre nervös. Till exempel genom att sitta ner och dricka en kopp kaffe innan intervjun startade. Detta går i linje med vad tidigare forskning enligt Lindelöw Danielsson (2003) säger, när kandidaten känner sig trygg blir de mer öppna i samtalet. Något alla rekryterare bör ha i åtanke är dock det som framkom i studien utförd av Dougherty et al. (1994), att

rekryterarens första intryck av en kandidat kan påverka hur rekryteraren agerar gällande följdfrågor och vad som tolkas in i kandidatens svar. Det kan även göra att kandidaten känner sig mer bekväm och därför ger ett bättre intryck under intervjun.

Det är viktigt att rekryteraren även funderar över sitt eget agerande under

anställningsintervjun eftersom kandidaten kan ha sökt flera tjänster och kommer troligtvis välja det erbjudande där kandidaten fått bäst upplevelse av hela situationen (Alderfer &

McCord, 1970). Trots att detta är information inhämtat från 1970-talet kan det fortfarande anses aktuellt eftersom en av respondenterna från HR belyste detta då de sa att kandidaten ska välja arbetsgivare, det är inte bara rekryterarna som ska välja en kandidat. Ytterligare en anledning till att rekryteraren behöver vara uppmärksam på sitt agerande påvisas av Latu och Schmid Mast (2016) då de beskriver hur kandidatens prestation under en intervju kan

påverkas av icke verbal dominans, specifikt om det är en manlig rekryterare och en kvinnlig kandidat. Denna studien utfördes dock inte med professionella rekryterare utan endast men studenter utan tidigare erfarenhet av att genomföra rekryteringar, därför kan överförbarheten av studien diskuteras. Det är möjligt att vana rekryterare inte förmedlar icke verbal dominans i samma utsträckning som deltagarna i studien av Latu och Schmid Mast (2016).

Rekryteraren behöver vara medveten om att kandidatens personlighet kan vara en påklistrad fasad, något som en av respondenterna från HR varit med om. Vilket även går i linje med tidigare forskning av Kinnunen och Parviainen (2016) samt Mueller-Hanson et al. (2003), kandidaten försöker visa upp vad de tror att rekryteraren vill se. Rekryteraren behöver därför använda intervjutillfället för att ta reda på så mycket de kan om kandidaten genom att ställa följdfrågor och inte bara acceptera alla kandidatens påståenden. Däremot kan det vara en fin gräns att inte gå över, att rekryteraren inte upplevs som för påträngande vilket kan påverka kandidatens beslut ifall de erbjuds tjänsten vilket styrks av tidigare nämnda forskningen utförd av Alderfer och McCord (1970).

För att underlätta arbetet vid intervjuerna anser flera respondenter att det är bra att vara två rekryterare. Då kan en person ansvara för att följa intervjuguiden och hålla koll på att alla

förbestämda frågor besvaras medan den andra ställer följdfrågor och noterar icke-verbal kommunikation. Vilket jag skulle vara benägen att hålla med om, av flera anledningar kan det vara bra med två par ögon och öron under en intervju, det är lätt att missa information annars.

Detta trots att Schmid Mast et al. (2011) uppger att rekryterare har bättre förutsättningar än personer som inte utför rekryteringar att avgöra ifall en person är ärlig.

Under anställningsintervjuerna anger alla respondenter att de skriver anteckningar, vilket kan anses vara bra eftersom bland annat känslomässiga signaler enligt Simpson och Sheldon (2019) kan påverka hur minnen återkallas. Upplevelsen av ett minne kan alltså förändras efter att det har skapats. Därför kan det vara viktigt att även lägga ner tid efter intervjun för att gå igenom anteckningarna och förtydliga det som har skrivits ner medan minnet av intervjun fortfarande är färskt minimera risken att minnet har hunnit justeras. De flesta av

respondenterna uppgav även att de la stor vikt vid att skriva anteckningar under och efter anställningsintervjuerna.

Bedömning av kandidaterna

De flesta rekryteringskonsulter och några från HR arbetar med rekryteringar varje dag och utför flera intervjuer i veckan. Deras yrkeserfarenhet medför att de är mycket vana att

genomföra stegen i rekryteringsprocessen, vilket enligt alla respondenter ska betyda att de är duktiga på arbetet som de utför. Det går även i linje med den tidigare forskningen som hävdar att rekryterares förmåga att bedöma ifall kandidater talar sanning förfinas tack vare deras arbetslivserfarenhet (Schmid Mast et al., 2011).

Flera av respondenterna uppgav att de i olika sammanhang använder sig av en känsla som de får för kandidaterna. Tidigare forskning har kommit fram till att rekryterare är bättre än andra på att göra en korrekt bedömning av det första intrycket av en kandidat (Schmid Mast et al., 2011). Rekryterare är även bättre än andra på att bedöma vissa kompetenser hos kandidater (Barrick et al., 2000, refererad i Schmid Mast et al., 2011). Dessa studier är dock inte utförda i Sverige och det är därför svårt att fastställa om kulturella skillnader kan påverka resultaten från de studierna. Även om resultaten skulle vara överförbara på svenska förhållanden så var inte rekryterarna alltid 100% rätt. Rekryterare bör därför vara försiktiga med att lägga allt för stor vikt på vilken magkänsla de får vid intervjuer med kandidater, speciellt vid

kompetensbaserade rekryteringar.

Att undvika fördomar vid rekryteringar anser alla respondenter är svårt. Samma

förutsättningar ska ges till alla kandidater och ett bra sätt att göra det är enligt Lindelöw Danielsson (2003) att använda sig av kompetensbaserade rekryteringar. Följs intervjuguiden och rekryteraren agerar på samma sätt vid varje intervju blir förutsättningarna så lika som det går. Att vara två personer som genomför intervjuerna kan enligt några av respondenterna hjälpa till att undvika fördomar. Jodhka och Newman (2007 refererat i Akhuly & Gupta, 2014) menar i sin studie att trots att rekryterarna säger att de inte lägger någon vikt vid kandidaternas bakgrund eller liknande så har dessa faktorer en roll i vilken kandidat som blir anställd. Därför är det viktigt att vara medveten om detta och försöka arbeta fram rutiner specifikt kring fördomar. Alla kandidater förtjänar samma chans utan att bli bedömda på förhand.

Metoddiskussion

I den rådande situationen med Covid-19 upplevdes det svårt att få tag på respondenter, över 20 företag kontaktades men de flesta uppgav att de inte hade möjlighet att delta just nu, de

flesta angav Covid-19 som orsak. Därför blev det inte en jämn fördelning mellan rekryteringskonsulter och HR, något som vid starten eftersträvades. Dock svarade alla respondenter från HR väldigt lika samtidigt som respondenterna som var

rekryteringskonsulter svarade lika, därför är det inte säkert att snedfördelningen hade någon inverkan på resultatet. Alla respondenter var medvetna om syftet redan efter första kontakten, de kan därför i förväg till viss del planerat vad de skulle berätta om, till exempel genom att läsa igenom företagets rutiner kring ämnet.

Valet att genomföra kvalitativa semistrukturerade intervjuer bidrog till att all insamlad data fick ett djup. Ett övervägande att istället använda kvantitativa enkäter gjordes, då hade ett större antal deltagare kunnat nås men utgången ansågs inte nå ett tillräckligt djup för att möta studiens syfte. Däremot hade det möjligtvis varit bra att vara två personer som utförde

intervjuerna. Det finns risk att viss information missades på grund av att fokus vid vissa tillfällen kan ha varit för stor på att följa intervjuguiden. Genom tre år med universitetsstudier där runt tio kvalitativa studier med intervjuer genomförts hade en viss erfarenhet och

förkunskap av att utföra intervjuer införskaffats hos författaren. Det märktes att alla respondenter var väldigt vana att vara delaktiga i intervjuer, ingen upplevdes nervös alla lyssnade uppmärksamt på frågorna och avbröt aldrig när jag pratade. Eftersom de alla hade större erfarenhet än mig på att genomföra intervjuer och är vana att styra samtal så finns det en risk att de, utan att det märktes, styrde samtalet till de delar av ämnet som de själva kände sig trygga i.

Eftersom alla intervjuer genomfördes över telefon kunde ingen icke-verbal kommunikation observeras. Möjligheten till att genomföra videointervjuer undersöktes men inget system med tillfredsställande funktioner hittades i tid för att fungera.

Respondenterna för studien kom från företag av olika storlek vilket även gav en bredd i materialet som gör det mer generellt överförbart på andra verksamheter. Att alla hade

verksamhet belägen i Luleå anses inte direkt påverka studien då vissa av respondenterna även utförde arbete på annan ort men trots det gav liknande svar som de respondenter som endast arbetade i Luleå

Slutsatser

Alla respondenter i denna studie anser att anställningsintervjuerna är en viktig del av rekryteringsprocessen, det är där en bild skapas om vem kandidaten är. Alla respondenter använder sig av kompetensbaserade rekryteringar och därför ser rutinerna relativt lika ut i alla företagen. Inför intervjun anses det vara viktigt att utföra en behovsanalys, detta för att ta reda på vad personen behöver ha för kompetenser för att passa tjänsten. Sedan skapas en kravprofil som ska användas till grund för annonsen, intervjuguiden och bedömningen av kandidaterna.

När kandidaten anländer till intervjun ska rekryteraren se till att skapa en trygg miljö så kandidaten kan släppa en del av sin nervositet, till exempel genom att ta en kopp kaffe, prata om lite annat och sedan starta intervjun. Under intervjun ska rekryteraren lägga fokus på kandidaten, rekryteraren bör vara uppmärksam på signaler som kandidaten kan uppvisa och det är viktigt att ställa följdfrågor. Följdfrågor kan till exempel ge svar på frågetecken om kandidaten som uppstått vid genomgången av ansökningshandlingarna. Att skriva

anteckningar under eller direkt efter intervjun ses som ett krav, annars är det svårt att komma ihåg vad som faktiskt sades under intervjutillfället.

Efter intervjuerna är det dags att göra en bedömning, oftast sker den muntligt enligt respondenterna i studien. Innan beslut fattas om vem som ska erbjudas tjänsten kontaktas oftast kandidatens referenser för att säkerställa att den inhämtade informationen stämmer.

Fortsatt forskning

För att bygga vidare på denna studie skulle det vara intressanta att även utföra observationer av rekryterarnas intervjusituationer. Observationerna kan ge en annan inblick i hur

anställningsintervjuerna faktiskt går till, det skapas en förstahandsinformation som inte kan hämtas från en intervju. Det kan vara så att rekryteraren gör de saker som de själva inte är medvetna om och därför inte tagit upp när de blir intervjuade om ämnet. Det skulle även vara intressant att intervjua de rekryterande chefer som respondenterna från HR gör sina

anställningsintervjuer tillsammans med, för att få en bild av deras upplevelse av utbildningar, instruktioner och mallar som HR tillhandahåller. En tredje synvinkel som också skulle vara intressant att studera är den från kandidatens perspektiv. Hur de upplever situationen och om rekryteraren lyckas skapa ett bra samtalsklimat, ställa fördjupande frågor utan att bli alltför påträngande och om kandidaterna känner att de får en ärlig chans att visa vem de är. Fortsatt forskning borde även gå djupare in i hur det går att säkerställa att bedömningarna av

kandidaterna sker på ett kvalitetssäkert sätt. Kan till exempel bedömningsmatriser eller någon annan skriftlig form vara att rekommendera.

Referenser Artiklar

Akhuly, A., & Gupta, M. (2014). Competency based recruitment decisions: A lens model approach. The Psychologist-Manager Journal, 17(4), 279-306. doi:10.1037/mgr0000024 Alderfer, C. P., & McCord, C. G. (1970) Personal and Situational Factors in the Recruitment Interview. Journal of Applied Psychology, 54(4), 377-385. doi: 10.1037/h0029690

Barber, A. E, Hollenbeck, J. R., Tower, S. L., & Phillips, J. M. (1994). The effects of interview focus on recruitment effectiveness: A field experiment. Journal of Applied Psychology, 79(&), 886-896. doi:10.1037/0021-9010.76.6.886

Braun, V., & Clarke, V. (2006). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology, 3(2), 77-101. doi: 10.1191/1478088706qp063oa

Dougherty, T. D., Turban, D. B., & Callender, J. C. (1994). Confirming First Impressions in the Employment Interview: A Field Study of Interviewer Behavior. Journal of Applied Psychology, 79(5), 659-665. doi: 10.1037/0021-9010.79.5.659

Evuleocha, S. U., Ugbah, D. S., & Law, S. (2009). Recruiter perceptions of information that employment references should provide to assist in making selection decisions. Journal of Employment Counseling. 46(3). 98-106. doi: 10.1002/j.2161-1920.2009.tb00072.x Folkhälsomyndigheten. (2020). hämtad 25/4 från

https://www.folkhalsomyndigheten.se/nyheter-och-press/nyhetsarkiv/2020/april/nya- allmanna-rad-hall-avstand-och-ta-personligt-ansvar/

Hotaling, J. M. (2020). Decision field theory-planning: A cognitive model of planning on the fly in multistage decision making. Decision, 7(1), 20-42. doi: 10-1037/des0000113

Howitt, D. (2016). Introduction to Qualitative Research Methods in Psychology. (Third Edition). Edinburgh: Pearson Education Limited.

Kinnunen, T., & Parviainen, J. (2016). Feeling the Right Personality: Recruitment

Consultants´ Affective Decision Making in Interviews with Employee Candidates. Nordic Journal of Working Life Studies, 6(3), 5-21. doi: 10.19154/njwls.v6i3.5525

Latu, I. M., Schmid Mast, M. (2016). Male interviewers’ nonverbal dominance predicts lower evalutaions of female applicants in simulated job interviews. Journal of Personnel

Psychology, 15(3), 116-124. doi: 10.1027/1866-5888/a000159

Lindelöw Danielsson, M. (2003). Kompetensbaserad rekrytering, intervjuteknik och testning.

Stockholm: Natur & Kultur.

Lindelöw, M. (2016). Kompetensbaserad personalstrategi: hur du tar reda på vad organisationen behöver, bemannar den rätt och utvecklar den inför framtiden. (Andra utgåvan). Stockholm: Natur & Kultur.

Mueller-Hanson, R., Heggestad, E. D., & Thornton, G. C., (2003). Faking and selection:

Considering the use of personality from select-in and select-out perspectives. Journal of Applied Psychology, 88(2), 348-355. doi: 10.1037/0021-9010.88.2.348

Pavur, E. J., (2010). Use job descriptions to support leadership. The Psychologist-Manager Journal, 13(2), 119-122l. doi:10.1080/10887151003776596

Schmid Mast, M., Bangerter, A., Bulliard, C., & Aerni, G. (2011). How Accurate are

Recruiters’ First impressions of Applicants in Employment Interviews? International Journal of Selection and Assessment, 19(2), 198-208. doi: 10.1111/j.1468-2389.2011.00547.x

Simpson, S., & Sheldon, S. (2019). Testing the Impact of Emotional Mood and Cue

Characteristics on Detailed Autobiographical Memory Retrieval. Emotion. Advance online publication. doi: 10.1037/emo0000603

Vetenskapsrådet. (2002). Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning. Stockholm: Vetenskapsrådet.

Appendix Appendix 1. Intervjuguide

Inledande frågor

• Kan du berätta om vad du har för tjänst?

• Kan du berätta om vilken roll du har vid rekryteringar?

• Hur länge har du haft denna roll?

• Har du någon utbildning eller arbetat med rekrytering tidigare?

• Hur ofta skulle du uppskatta att du gör intervjuer till en rekrytering?

• Kan du berätta om vilka steg en rekryteringsprocess har där du jobbar?

Huvudfrågor

• Kan du berätta om hur förberedelserna ser ut inför intervjun?

- Behovsanalys?

-Kravspecifikation?

-Studerar CV?

• Kan du berätta om vad du tycker är viktigt att tänka under intervjun?

-Ser alla likadana ut?

-”kontrollerar” det som uppgetts i cv/personligt brev?

-Be du om konkreta exempel?

-Använder ni följdfrågor, studera personens agerande osv.?

-Undviker fördomar?

-Skriver anteckningar?

• Kan du berätta om hur bedömningen/utvärderingen efter intervjun går till?

-Bedömningsmatriser?

-Poängsystem?

-Magkänsla?

-Referenser?

• Vad är ditt bästa tips för att göra en bra intervju?

• Är det något du tycker fungerar extra bra med erat upplägg?

• Är det något du tycker fungerar mindre bra med erat upplägg?

Avslutning

Är det något mer du tror skulle vara relevant rörande intervjusituationerna?

Har du några frågor?