Handbok E-beställningar Agresso. Karolinska institutet, Karolinska Institutet Sid 1 (49)

BESTÄLLNING-VARUKORG-REKVISITION- ATTEST-ORDER-VARUMOTTAGNING-RAPPORTER

Handbok – E-beställningar Agresso

Karolinska institutet, 2015-03-19

Utgivare:

Karolinska Institutet Version: 1.2, 2015-03-19

Innehåll

1 INLEDNING ... 4

1.1 VERSIONSHANTERING ... 4

1.2 SYFTE MED DOKUMENTET ... 4

1.3 MER OM AGRESSO, E-HANDELSPROJEKTET OCH INKÖPSSAMORDNARE ... 4

MER OM AGRESSO FINNER DU PÅ INTRANÄTET: HTTP://INTERNWEBBEN.KI.SE/SV/AGRESSO ... 4

2 INLOGGNING OCH AGRESSO SELF SERVICE ... 5

3 SELF SERVICE ... 6

3.1 VAD ÄR AGRESSO SELF SERVICE? ... 6

3.2 NAVIGERING ... 7

3.3 ÅTGÄRDSKNAPPAR OCH HJÄLP ... 7

4 SÖKA OCH VÄLJA PRODUKT ... 8

4.1 ÖPPNA AGRESSO E-HANDEL ... 8

4.2 SÖKA PRODUKTER ... 9

4.2.1 Fritextsökning ... 9

4.2.2 Avancerad sökning ... 10

4.2.3 Söka på kategorinamn ... 11

4.2.4 Söka på Leverantörsnamn ... 11

4.3 INSTÄLLNINGAR ... 12

4.4 HANTERA SÖKRESULTAT ... 14

4.5 JÄMFÖRA PRODUKTER ... 15

4.6 FORMULÄRARTIKEL OCH FRITEXTARTIKEL ... 16

4.7 INFORMATIONSARTIKEL ... 18

4.8 FÖRMEDLA BEHOV TILL BEHÖRIG BESTÄLLARE ... 18

5 SKAPA VARUKORG ... 18

5.1 GÖRA ÄNDRINGAR I VARUKORG ... 19

5.2 SPARA FAVORITVARUKORG ... 20

5.3 UPPDATERA FAVORITVARUKORG ... 21

5.4 DISTRIBUERA FAVORITVARUKORG ... 22

5.5 VARUKORGENS FÖRDELNING PER ARTIKELMARKERING ... 23

6 LEVERANTÖRS WEBBUTIK ... 24

6.1 VAD ÄR EN PUNCH-OUT? ... 24

6.2 SKAPA VARUKORG VIA PUNCH-OUT ... 24

7 REKVISITION ... 27

7.1 VAD ÄR EN REKVISITION? ... 27

7.2 REKVISITIONSHUVUD OCH REKVISITIONSDETALJER ... 27

7.3 HÄMTA VARUKORG ... 29

7.4 HANTERA REKVISITION ... 29

7.4.1 Ändra projekt... 29

7.4.2 Dela rad ... 30

7.4.3 Spara och skicka rekvisition för attest ... 31

7.5 FÖRATTESTERAD INKÖPSPLAN ... 31

7.6 INKÖPSORDER SKAPAS OCH SKICKAS TILL LEVERANTÖR ... 32

8 VARUMOTTAGNING ... 33

8.1 TA EMOT VARA GENOM UPPGIFT ... 33

8.2 DELLEVERANS... 35

8.3 TA EMOT VARA GENOM FUNKTION I MENYN ... 35

8.4 ORDERINFORMATION ... 37

8.5 VARURETUR ... 38

9 ATTEST AV REKVISITION ... 39

9.1 ATTESTERA ... 39

9.2 GÖRA ÄNDRINGAR I REKVISITIONEN ... 41

9.2.1 Byta projekt ... 42

9.2.2 Dela upp rad på flera projekt ... 43

9.2.3 Ändra tillbaka en delad rad till ett projekt ... 43

9.3 INKÖPSORDER SKAPAS OCH SKICKAS TILL LEVERANTÖR ... 44

10 ORDERSVAR ... 44

11 RAPPORTER ... 46

11.1 MINA BESTÄLLNINGAR ... 46

11.2 ALLA REKVISITIONER ... 47

11.3 INKÖPSORDRAR LEVERANSSTATUS... 48

1 Inledning

1.1 Versionshantering

Version Datum Kommentar

1.0 140701 Första version av handbok för hantering av e- beställningar.

1.1 141009 Kapitel 8 - Varumottagning har förtydligats. Tips om att kontrollera sin webläsare etc. har lagts in i kapitel 2.

1.2 150319 Kapitel 9 – Attestera rekvisition har uppdaterats

1.2 Syfte med dokumentet

Syftet med handboken är att den ska utgöra stöd för roller involverade i inköpsprocessen.

Behörig beställare och Attestant är primära roller vid beställning av varor. I handboken finns information om hur man söker artiklar, skapar en varukorg, gör en rekvisition, attesterar en rekvisition samt gör varumottagning.

Syftet med dokumentet är även att förklara hur man loggar in i systemet och hur portalen

”Self Service” fungerar och hur man navigerar i den. Målet med dokumentet är att sprida kunskap kring praktisk hantering och skapa förutsättningar att beställningar av varor i det nya systemet sker på ett korrekt sätt.

I dokumentet används begreppet vara som ett samlingsbegrepp för såväl fysiska varor (eller produkter) som för tjänster.

1.3 Mer om Agresso, e-handelsprojektet och inköpssamordnare

Mer om Agresso finner du på intranätet:

http://internwebben.ki.se/sv/agresso

Mer om e-handelsprojektet finner du på intranätet:

https://internwebben.ki.se/sv/e-handel

Mer om inköp och upphandling finner du på intranätet:

https://internwebben.ki.se/sv/ekonomi

Om du inte hittar information här, eller har andra frågor kring inköp av produkter, kan du kontakta inköpssamordnaren på din institution. En lista över alla inköpssamordnare finner du på intranätet:

https://internwebben.ki.se/sv/inkopssamordnare

Du kan också maila frågor till inköpsavdelningen:

inkopupphandling@ki.se

2 Inloggning och Agresso Self Service

För att logga in i Agresso krävs inloggning med KI-ID.

Länken för att logga in på self-service är:

https://agressoweb.user.ki.se/

Du kan också nå systemet från intranätets startsida. Välj Agresso web under rutan Välj system/verktyg.

Innan du börjar använda systemet behöver du kontrollera två saker för att undvika att onödiga problem ska uppstå.

1. Kontrollera och säkerställ att du använder en webläsare som stöds av applikationen

 För närvarande gäller följande: Internet Explorer v9, Mozilla Firefox (latest official release) Google Chrome (latest official release)

2. Första gången du loggar in kommer du att få en fråga om du vill tillåta pop-up fönster.

Svara Ja på detta.

3 Self Service

3.1 Vad är Agresso Self Service?

Self Service är Agressos webb-portal där du bl.a. skapar rekvisitioner för att göra beställningar, attesterar och hanterar dina fakturor.

Det finns två olika typer av leverantörsfakturor att hantera i Self service:

 Inköpsfaktura

 Orderlös faktura

En inköpsfaktura förekommer när en rekvisition har skapats och attesterats i systemet. Om inköpsfakturan är i linje med vad som beställts och attesterats kommer den inte att behöva skickas ut i fakturaflödet. Fakturan får status klar för betalning. Om inköpsfakturan inte stämmer kan fakturan behöva hanteras manuellt i fakturaflödet. Det kan vara aktuellt om leverantören fakturerat annan vara än vad som beställts.

En orderlös faktura förekommer när beställningen har skett helt utanför systemet och därmed inte har blivit attesterad elektroniskt. Det kan vara aktuellt med varor som inte ska beställas i systemet eller som kanske ännu inte har lagts in i systemet. En orderlös faktura behöver alltid godkännas och attesteras i efterhand i fakturaflödet.

Processen för en order som är lagd i systemet ser ut enligt nedan:

När du gör en beställning i systemet går rekvisitionen vidare till attest och skickas sedan som en inköpsorder till leverantören. När du fått din beställda vara gör du en registrering om varumottagning i portalen. Om fakturan, lagd order och mottagen vara matchar går fakturan in i ekonomisystemet med automatik med status klar för betalning. Fakturor som är ett resultat av en beställning i systemet kallas för inköpsfakturor.

3.2 Navigering

På Startsidan i Self Service (det stora fältet till höger) kan du lägga in genvägar och se dina nyligen öppnade dokument.

Om du saknar någon genväg kan du skapa egna genom att välja Inköp i Huvudmenyn längst ned till vänster. Uppe till vänster får du då ett antal val, t.ex. Leverantörs webbutik eller Varumottagning. Öppna den sida du vill skapa genväg till, klicka på Skapa genväg.

Genvägen läggs upp på Startsidan.

3.3 Åtgärdsknappar och hjälp

Åtgärdsknapparna i Agresso E-handel hittar du antingen precis under Fönsterhuvudet eller under Rekvisitionsdetaljer eller Kontering. Åtgärdsknapparna beskrivs mer i detalj under respektive kapitel.

I Fönsterhuvudet kan du få hjälp om du väljer E-handel hjälp eller Hjälp:

4 Söka och välja produkt

Det finns två sätt att söka produkter i Agresso Self Service:

 Via sökmotorn Agresso E-handel – här återfinns avtalade varor från alla de leverantörer som presenterar sitt sortiment i KIs systemlösning.

 Via en s.k. Punch-Out till en leverantörs webbutik – här återfinns avtalade varor från de leverantörer som presenterar sitt sortiment i sin egen systemmiljö.

4.1 Öppna Agresso E-handel

För att öppna Agresso E-handel klickar du på genvägen på startsidan eller under Rekvisitioner i Inköpsmenyn.

Du kan även nå sökmotorn via Åtgärdsknapparna längst ner i fönstret Rekvisitioner

4.2 Söka produkter

Då du valt Agresso E-handel hamnar du på startsidan:

Här finns olika möjligheter att söka efter produkter. I fältet högst upp till vänster kan du välja söksätt:

 Fritextsökning.

 Avancerad sökning

 Kategori

 Leverantör

4.2.1 Fritextsökning

Sökfältet möjliggör en fritextsökning bland beställningsbara varor. Använd gärna flera ord för att minska antalet träffar i listan. Systemet visar alla varor som innehåller eller hänvisar till aktuella ord oavsett ordningsföljd

4.2.2 Avancerad sökning

Avancerad sökning möjliggör detaljerad sökning baserat på rubrikerna nedan:

Fälten Leverantör, Avtal, Varugrupper och Övriga artikelmarkeringar ger förslag i takt med att du skriver i fältet. Du kan också söka genom att klicka på symbolen med

förstoringsglas.

Vid en avancerad sökning baserad på flera Artikelmarkeringar kombinerat med t.ex. Avtal, visas de varor som hänvisar till en eller flera av de valda markeringarna.

Ex: Varor i Avtalet 10054/UF, 4385/10-107-16 som antingen är Bra miljöval/Falken eller Svanen- märkt eller KRAV märkt:

Sökresultat enligt ovan:

Detta antingen-eller- villkor gäller både vid sökning med hjälp av

 Artikelmarkeringar med symbol (Bra miljöval/Falken, Svanen-märkt, EU- blomman, KRAV, Nyckelhålet)

 Övriga artikelmarkeringar (Anges enligt internationell standard, främst GS1)

4.2.3 Söka på kategorinamn

Kategori möjliggör sökning baserad på den hierarkiska kategori som alla artiklar är knutna till (UNSPSC). Använd pilarna för att klicka dig ned till aktuell nivå. Klicka på beskrivnings- texten för att söka efter artiklar för just den kategorin.

4.2.4 Söka på Leverantörsnamn

Leverantör möjliggör sökning på en utvald leverantörs alla artiklar, alternativt på artiklar inom en av leverantören egendefinierade artikelgrupper. Klicka på Leverantör och välj genom att klicka på namnet:

Du får då upp samtliga varor från leverantören. Observera att om det finns fler sidor syns detta i vänstra hörnet. Tryck på pilarna för att bläddra framåt. Om du klickar på någon av kolumnrubrikerna, t.ex. Artikelbeskrivning, sorteras resultaten i ökande eller fallande ordning.

4.3 Inställningar

I menyn hittar du inställningar för Agresso E-handel. Där styr du t.ex. vilken information och hur många kolumner du vill se i sökresultatet.

Bocka för den information du vill se under Inställningar - Fönsteralternativ och klicka på Spara. Inställningarna påverkar Sökresultat, Favorit och Varukorg.

Om du kryssar i Artikelmarkering visas t.ex. Svanen, KRAV eller annan märkning.

Sökresultat enligt inställningarna i Fönsteralternativ ovan ser t.ex. ut enligt följande:

Under Inställningar- Sökalternativ standardsök väljer du hur Fritextsökfältet ska söka:

 Fullständig sökning - ger fler resultat men kan ta längre tid.

 Artikelbeskrivning och synonymer - ger snabbare sökresultat men begränsar sökningen.

Avsluta genom att välja Spara.

4.4 Hantera sökresultat

När sökning har gjorts kan resultatet visas enligt nedan, beroende på dina inställningar.

 Det är möjligt att klicka på en kolumnrubrik för att ändra sorteringen.

 Om resultatlistan genererade fler än tjugo artiklar används pilarna ovanför sökresultatet för att bläddra mellan sidorna.

 Om artikeln har en bild kan denna förstoras genom ett klick.

 Om ikon visas, istället för en bild, är detta en klickbar länk till mer info om artikeln.

 Kolumnen Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar. Klicka en gång på ikonen för aktuella artiklar och gå därefter till motsvarande punkt i huvudmenyn för att se resultatet. (se mer information i separat kapitel).

 Om kolumnen Lägg i varukorg hänvisar till en ikon istället för varukorgssymbolen är det en Formulärartikel, d.v.s. en vara som ska kompletteras med extra information innan den läggs i varukorg (se mer information i separat kapitel).

 Om artikeln har annan rangordning än 1 då den läggs i varukorgen kommer du att bli ombedd att komplettera med en orsakskod och förklaring till varför avsteg från rangordning har gjorts (se separat kapitel för mer information).

 Vill du ha mer information om varan klickar du på varans namn under Artikelbeskrivning.

Genom att klicka på varans namn hittar du bl.a. information om avtal, UNSPSC och länk till avtalet i Tendsign:

Genom att klicka på UNSPSC-koden i fönstret är det möjligt att söka på alla artiklar med aktuell kod.

4.5 Jämföra produkter

Funktionaliteten Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar i sökmotorn. Markera alla varor du vill jämföra genom att klicka på Jämför.

Notera dock att ”Jämför”-symbolen inte tänds när du har valt en artikel. Man behöver själv hålla reda på vilka produkter man har valt.

Välj Jämför för att se resultat. Där information skiljer sig mellan artiklarna blåmarkeras raderna:

4.6 Formulärartikel och fritextartikel

En formulär- eller fritextartikel är en vara/produkt som måste kompletteras med information innan den läggs i varukorgen för vidare hantering, t.ex. om du gör ett avsteg från avtalet.

Informationen kommer att visas som artikeltext i både rekvisition och i inköpsordern till leverantör.

Formulär- och fritextartiklar kännetecknas genom Formulärikonen, som ersätter ikonen varukorg, visas i kolumnen Lägg i varukorg. Generellt skiljer man på Fritextartiklar, som består av ett stort fritextfält och Formulärartiklar som består av ett eller flera fält av olika karaktär.

När du klickar på formulärikonen öppnas formulärfönstret Artikelformulär:

Följande information kan urskiljas genom exemplet ”Pipettservice”.

 Fält som har en röd asterisk är obligatoriska.

 Fält med en rullista möjliggör val av ett värde.

 Det finns olika typer av fritextfält där du t.ex. kan ange vilken service som önskas.

 Knappen Rensa formulär används för att ta bort alla ifyllda värden i formuläret.

 Knappen Stäng används för att stänga ned formuläret utan att spara.

De flesta fält har någon form av validering som aktiveras i samband med att du lämnar aktuellt fält. Vid valideringsfel rödmarkeras fältet och ett meddelande visas. Det är inte möjligt att lägga en formulärartikel i varukorgen så länge det finns valideringsfel.

Klicka på knappen Lägg i varukorg när du fyllt i aktuella fält i formuläret med information.

Förutsatt att inga valideringsfel uppstår stängs fönster och du hamnar i skärmbilden Sökresultat, klicka sedan på Varukorg.

Det är möjligt att i Varukorgen öppna aktuellt formulär och göra eventuella förändringar innan man går Till rekvisition.

4.7 Informationsartikel

En Informationsartikel är en vara som publiceras i sökmotorn, men som inte är beställnings- bar. Informationsartikeln innehåller information om hur och var man ska beställa varan eller tjänsten.

Informationsartiklar utmärks i sökmotorn genom att ikonen för varukorg i kolumnen Lägg i varukorg har ersatts med en Informationsikon.

När man klickar på informationsikonen öppnas informationsfönstret. Här hittar du

information om hur du ska göra för att beställa varan. Här finns också information om varans avtal och ev. länkar.

4.8 Förmedla behov till behörig beställare

Sällananvändare, d.v.s. personer som inte är behöriga att beställa, behöver förmedla sitt inköpsbehov till dig som är behörig beställare. Det kan göras muntligen, med en blankett eller med ett mail. Lös det på det sätt som passar er bäst. Om det finns behov av fler behöriga beställare ska du vända dig till institutionens inköpssamordnare eller ekonom. I nästa version av E-handelslösning planerar KI att möjliggöra att behovet förmedlas i lösningen.

5 Skapa varukorg

När du har hittat den eller de produkter som du önskar beställa, kontrollera antalet och klicka på Lägg i varukorg. När en artikel har lagts i varukorgen grönmarkeras den i sökresultat- listan. I samband med detta uppdateras också varukorgsöversikten med aktuellt antal artiklar och beställningsbelopp.

Nu kan du söka ytterligare artiklar på samma sätt. När du är klar kan du välja Varukorg, för att spara eller göra justeringar, innan du väljer Till Rekvisition.

Notera att om artiklar i artikelregistret är rangordnade, och du lägger en artikel i varukorgen som har annan rangordning än 1, presenteras nedan fönster som kräver att orsakskod anges och eventuell kommentar läggs till innan artikeln läggs i varukorgen:

5.1 Göra ändringar i varukorg

Fönstret Varukorg innehåller de artiklar du har valt att lägga i varukorgen. Åtgärdsknapparna hittar du under fönsterhuvudet:

 Töm varukorg: Tar bort alla artiklar i varukorgen.

 Uppdatera varukorg: Observera att om du gör ändringar i varukorgen måste du klicka på knappen för att bekräfta dina ändringar.

 Spara/Uppdatera favorit: Sparar varukorgen som favorit

 Ta bort nollrader: Det är möjligt att ta bort alla nollrader i varukorgen genom att klicka på knappen. (Nollraderna tas annars bort automatiskt bort då rekvisitionen skapas).

För att ändra antal ställer du dig i kolumnen Antal, gör din ändring och trycker sedan på Tab tangenten. Glöm inte att uppdatera.

Om det finns felaktiga värden i fältet ”Antal” i förhållande till Minsta beställningskvantitet eller Minsta tilläggskvantitet markeras aktuella rader och ett felmeddelande visas:

Justera antal och uppdatera varukorgen. När du är nöjd klickar du på Till rekvisition för att skapa din beställning. Följ instruktionerna i kapitlet Rekvisition.

5.2 Spara Favoritvarukorg

Om du beställer samma varor vid flera tillfällen kan du skapa en favoritvarukorg. Du kan också utgå från favoritvarukorgen och sedan ta bort och lägga till varor efter behov. Gör enligt följande för att skapa en favoritvarukorg:

1. Lägg aktuella artiklar i varukorgen.

a. Notera att artiklarna kommer att sparas i favoriten enligt samma sortering som de lagts i varukorgen.

b. Notera att artiklar som hänvisar till annan rangordning än 1 kommer att sparas i favoriten men inte föras över till varukorgen.

2. Gå till menypunkten Varukorg.

3. Klicka på knappen Spara/Uppdatera favorit:

a. Ge favoriten ett namn.

b. Lägg till eventuell beskrivningstext

c. Klicka på Spara.

Favoriten har sparats och finns nu tillgänglig fönstret Favoriter.

Om en favoritprodukt är märkt med varningstriangel innebär det att den innehåller artiklar som antingen:

 Är utgångna

 Är behörighetsstyrda, d.v.s. kräver specifik behörighet i samband med beställning.

 Ska kompletteras med orsakskod och förklaring till avsteg från rangordning.

Dessa artiklar förs inte över från Favorit till Varukorg och bör tas bort.

5.3 Uppdatera Favoritvarukorg

Om du vill göra förändringar i favoritvarukorgen gör du enligt följande:

 Gå till menypunkten Favoriter.

 Lägg aktuell favorit i Varukorgen.

 Gå till menypunkten Varukorg.

 Utför önskade ändringar:

a. För att ändra antal på en eller flera artiklar; fyll i det nya antalet på respektive artikelrad.

b. För att lägga till nya artiklar: gör en sökning enligt vanlig rutin och lägg aktuella artiklar i varukorgen.

c. För att ta bort artiklar: klicka på ikonen Ta bort på respektive rad.

 Klicka på knappen Spara/uppdatera favorit:

 Välj alternativet Uppdatera favorit.

a. Säkerställ att korrekt favorit är vald i rullistan och att beskrivningstexten är korrekt.

b. Klicka på Spara favorit. Favoriten är uppdaterad.

Notera att utgångna eller behörighetsstyrda artiklar automatiskt tas bort från favoriten i och med att den uppdateras eftersom de aldrig förs över till varukorgen. Artiklar som hänvisar till

annan rangordning än 1 kommer automatiskt att exkluderas ur favoriten då dessa inte ska vara regelbundet återkommande inköp.

5.4 Distribuera favoritvarukorg

Det är möjligt att skicka en Favoritvarukorg till en eller flera behöriga beställare genom funktionaliteten Distribuera favorit:

I fönstret Favoriter, klicka på Distribuera:

 Sök efter användaren som favoriten ska distribueras till. Välj aktuellt namn i listan genom att klicka på det en gång.

 Klicka därefter på knappen Lägg till. Användarens namn syns då i listan Valda användare.

 Om det är aktuellt att distribuera samma favorit till flera användare, upprepa sökning och utför tillägg enligt ovan beskrivning.

För att slutföra distributionen, klicka på knappen Distribuera.

Om mottagande användare redan har en favorit med aktuellt namn, kommer distribution ske med ett automatiskt tillägg av avsändande persons användar-ID samt tidpunkt i favoritnamnet.

Mottagaren kan då välja att spara denna som en ny favorit och ta bort den gamla.

5.5 Varukorgens fördelning per artikelmarkering

Om du valt någon eller några artikelmarkeringar i Avancerad sökning kan du se fördelningen när du skapat din Varukorg. Klicka på länken Fördelning per artikelmarkering under Varukorgens innehåll:

Ett nytt fönster visas där du markerar den artikelmarkering du är intresserad av att följa upp.

Om en artikel har flera markeringar inkluderas beloppet endast en gång, d.v.s. systemet kontrollerar om artiklarna i varukorgen hänvisar till någon av valda markeringar.

6 Leverantörs webbutik 6.1 Vad är en punch-out?

Vissa leverantörer kommer att vara anslutna i e-handelssystemet via s.k. punch-out. Det innebär att du skapar en varukorg i leverantörens webbutik. Dessa varukorgar kan inte sparas som Favoriter.

6.2 Skapa varukorg via punch-out

När du klickar på Leverantörs webbutik i Mina genvägar eller under Rekvisitioner i Inköps-menyn visas en lista på leverantörer som erbjuder handel via egen webbutik. När du klickar på aktuellt leverantörsnamn öppnas dennes webbutik.

Välj leverantör och skapa en varukorg enligt leverantörens instruktioner.

För att komma tillbaka till Agresso klickar du på knappen ”Skicka kundvagn” eller motsvarande. Du hamnar då automatiskt på sidan Rekvisitioner:

. 1) Fyll i Projekt i rekvisitionshuvudet

2) Klicka på Åtgärdsknappen Hämta varukorg 3) Följ instruktionerna i kapitlet Rekvisition

KI har tidigare beställt produkter inom IT och telefoni i beställningssystemet Wisum/IT- handel. Under en övergångstid kommer varor i Wisum att finnas som punch-out. Du plockar ihop din varukorg på samma sätt som för andra leverantörers webbutiker.

När inköp gjorts genom webbutik blir Attestanten informerad om detta i samband med attest av rekvisitionen. Detta för att säkerställa att manuell kontroll av rangordnad och/eller avtalad vara görs, då detta steg utgår vid köp i leverantörens webbutik.

7 Rekvisition

7.1 Vad är en rekvisition?

En rekvisition är en fråga, beställning eller begäran för vanligtvis pengar eller varor, ofta skriftligt på en förtryckt blankett. Inom företag kan rekvisitioner användas i form av ett elektroniskt dokument, som genom sin väg i företagets arbetsprocess lämnas till ansvariga avdelningar för att färdigställa och godkänna den innan den omvandlas till en beställning/- order.

Genom att klicka på menypunkten Till rekvisition i Sökmotorn Agresso E-handel eller motsvarande i Leverantörs webbutik avslutas beställningsprocessen och du hamnar i Agresso Self Service – Rekvisitioner

7.2 Rekvisitionshuvud och Rekvisitionsdetaljer

I rekvisitionsbilden finns ett antal fält som innehåller information och som är förifyllt av systemet.

 Rekvisitionshuvud: Övre delen i fönstret rekvisitioner

 Rekvisitionsdetaljer: Nedre i fönstret rekvisitioner

 Rekvisitionsnummer: Rekvisitionen tilldelas ett nummer automatiskt när den färdiga beställningen sparas.

 Rekvirent: Ditt namn.

Börja dock alltid med att fylla i Projekt genom att skriva i de första siffrorna eller

bokstäverna i projektnamnet. Du får då upp alternativ i rullgardinsmenyn. Välj projekt och tryck sedan på Tab-tangenten. Värdet i detta fält kopieras till alla varor när du hämtar varukorg. Projekt kan ändras för en eller flera varor senare.

Välj sedan leveransadress genom att leta upp önskad adress i rullgardinsmenyn. Välj rätt adress och tryck sedan på Tab-tangenten.

Om du skulle glömma att byta leveransadress går rekvisitionen inte iväg till attestanten utan du kommer få en ”uppgift” om att byta adress.

Du fortsätter sedan med att ange följande valfria information:

 Godsmärke: Anges i de fall där det behövs ytterligare information utöver leveransadress för att varor ska levereras på rätt plats. T.ex. namn på den som beställningen är till.

 Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i attest av rekvisition, varumottagning samt attest av inköpsfaktura.

 Meddelande: Här kan du skriva upplysningar till attestanten. T.ex. om du delat en produkt på flera projekt.

7.3 Hämta varukorg

Klicka på åtgärdsknappen Hämta varukorg i Rekvisitionsdetaljer. Dina varor från varukorgen importeras till rekvisitioner.

Konteringen på varje produkt visas i Rekvisitionsdetaljer. Projekt hämtas från det ifyllda fältet i Rekvisitionshuvudet och konto hämtas automatiskt från varans artikelgrupp.

7.4 Hantera rekvisition

Om du vill kan du ändra, eller dela upp konteringen av en vara på flera projekt. Du hanterar detta under Kontering, längst ned på sidan.

7.4.1 Ändra projekt

1. Klicka någonstans på raden med den vara som ska belasta ett annat projekt i Rekvisitionsdetaljer:

2. Klicka sedan på Kontering för att öppna upp konteringsfältet.

3. Markera kopierad rad

4. Ändra projekt på den nya raden.

5. Tryck på Tab för att uppdatera

Om du vill byta projekt på flera rader klickar du någonstans på raden med det projekt du vill byta till. Markera raden där du vill ändra projekt genom att bocka i rutan.

Klicka sedan på Uppdatera kontering

7.4.2 Dela rad

Om du vill dela upp en kostnad för en vara på flera projekt behöver du dela konteringsraden.

Markera kopierad rad från Rekvisitionsdetaljer och tryck på Dela upp raden.

Fortsätt sedan med att:

1) Ändra projekt på rad 2.

2) Ändra procent eller belopp på samma rad.

3) Tryck på Tab för att uppdatera. Den övre raden räknas automatiskt om.

4) Observera att den delade konteringen enbart syns i Konteringsfältet, inte i Rekvisitionsdetaljerna.

7.4.3 Spara och skicka rekvisition för attest

När hela rekvisitionen är klar klickar du på knappen Spara (högst upp till vänster). När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på vilken samverkansform som är överenskommen med leverantören.

Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.

Vid en eventuell avvisning av attestanten informeras du om detta via mail och processen avslutas.

7.5 Förattesterad inköpsplan

För att korta ledtiden i godkännandeflödet, samt för att undvika att attestanter blir alltför belastade, finns stöd att hantera Förattesterade inköpsplaner. Det innebär att behöriga beställare i förväg har fått attest upp till en överenskommen beloppsnivå, för ett givet projekt och konto, leverantör samt period.

Om du bedömer att du frekvent beställer samma typ av artiklar kontaktar du din

inköpssamordnare eller administrativa chef. Givet att de bedömer att du uppfyller kraven för att få förattesterade inköpsplaner kontaktar de därefter Centrala inköp.

7.6 Inköpsorder skapas och skickas till leverantör

När attestanten mottagit och attesterat rekvisitionen skapas en Inköpsorder per automatik.

Beställningen tilldelas ett ordernummer för att sedan skickas iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör.

Använd frågan ”Mina beställningar” eller ”Alla beställningar” i Rapporter för att se vilket ordernummer en beställning har fått. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.

8 Varumottagning

Inköp Inköpsorder Varumottagning

För att en inköpsfaktura och order ska kunna matchas i systemet måste du när dina varor levererats göra en Varumottagning. Vid varumottagning kan antingen hela eller delar av beställningen registreras.

8.1 Ta emot vara genom uppgift

I anslutning till att leverantören skickar en beställd vara till dig kommer leverantören samtidigt att skapa och skicka en faktura till KI. Så fort denna faktura tas emot i

inköpssystemet kommer en s.k. uppgift att skapas och publiceras i Self Service hos dig som har gjort beställningen. Det kan innebära att uppgiften ”Varumottagning” kan komma att skapas innan du har fått paketet. I de fallen får du betrakta uppgiften som en signal på att paketet är på väg.

Utgångspunkten är att du, i de allra flesta fall, gör varumottagning på det sätt som beskrivs nedan.

1. Gå in i Self Service under Dina uppgifter för att se vilka uppgifter som har skapats.

Uppgifterna visas till vänster i bilden.

2. Välj ut den uppgift som har rätt ordernummer d.v.s. det ordernummer dom framgår av följesedeln. Du får då en uppmaning ”Bekräfta varumottagningsförslaget eller klicka på Varumottagning på verktygsmenyn för att korrigera mottagningen”.

3. Om paketets innehåll stämmer överens med ordern klickar du på knappen Varan mottagen/Receive goods.

4. När det är gjort visas nedanstående bild där status har uppdaterats.

8.2 Delleverans

Om pakets innehåll avviker från vad som framgår av ordern trycker du på knappen Varumottagning:

Du får nu möjlighet att registrera en delleverans.

Ange antal i ”Mottagen kvantitet” och välj orsakskod och sedan Spara.

8.3 Ta emot vara genom funktion i menyn

Under vissa omständigheter kan det finnas behov av att istället göra varumottag genom en funktion i inköpsmenyn.

 Ett exempel är att paketet har kommit, verksamheten önskar ta paketet i bruk men beställaren är inte på plats

 Paketet har kommit, beställaren är på plats, men ingen uppgift har skapats i systemet 1. Öppna Varumottagning i inköpsmenyn:

2. Skriv in ordernumret eller sök fram ordern med hjälp av fälthjälpen (den blåa ikonen):

Du kan sortera sökresultatet genom att klicka på rubrikerna i Fälthjälp:

3. Klicka på raden med den vara som du mottagit. Ordern kopieras då till fönstret Varumottagning:

4. Fyll i mottagen kvantitet och klicka därefter på Spara i fönsterhuvudet.

5. När ovanstående är gjort kommer det skapas en uppgift hos beställaren att acceptera att matchning sker.

8.4 Orderinformation

För att titta på en kopia av din inköpsorder, klicka på Dokument och därefter på aktuell fil i dokumentarkiv ”Inköpsorderkopia”.

Öppna filen genom att trycka OK. En kopia av inköpsordern öppnas som PDF-fil:

Om du bara mottagit delar av din beställning fyller du i antal levererade varor och väljer sedan Spara.

Då resterande leverans mottagits fyller du i resterande varor enligt ”Registrera leverans”.

Välj Spara.

Restannullerad bockas i och kompletteras med en orsakskod om leverantören meddelat att resterande antal inte kommer att levereras. När restannulleringen är sparad kan inga

ytterligare artiklar tas emot på den specifika orderraden.

8.5 Varuretur

Om du vill göra en varuretur gör du detta utanför Agresso. Kontakta leverantören för följ deras rutiner.

Knappen Avvisa används endast om det är något fel på fakturaunderlaget, d.v.s. att någon registreringsinformation är felaktig och kräver korrigering av ekonomiavdelningen. Vid avvisning är kommentar obligatorisk.

9 Attest av rekvisition

Mina uppgifter Uppgifter arbetsflöde Attest rekvisition

De rekvisitioner du ska attestera hittar du under Dina uppgifter. Det är viktigt att du skyndsamt attesterar dina rekvisitioner för att beställningen snabbt ska nå leverantören.

9.1 Attestera

Attest av rekvisition skall ske utifrån av KI beslutad delegationsordning och inom givna beloppsgränser.

Har rekvisitionsraderna konterats på olika sätt sänds varje konteringsrad till respektive attestant.

Attestanten får information om de rekvisitioner som ska attesteras i sin uppgiftslista eller via e-post. Genom att klicka på Attest rekvisition får du upp den eller de rekvisitioner du ska attestera.

Följande information finns:

 Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i varumottagning samt attest av inköpsfaktura.

 Logg arbetsflöde: Här syns vad som har skett tidigare i attestflödet. Om någon har skrivit in en kommentar syns den här.

 Rekvisitionsdetaljer: Visar vilka artiklar som beställts, antal och pris. Längst till höger på raderna syns kontering av raden.

 Varningsinformation : Om denna symbol visas, för muspekaren över varningstriangeln för att visa info om artikeln. Du kan få information om:

o Ej avtalad artikel - indikerar att artikelns pris inte är avtalat.

o Extern webbshop - indikerar att artikeln kommer från extern webbshop och innebär att artikeln och priset inte godkänts på förhand och att eventuell kod för rangordning saknas.

o Avsteg från rangordning – Om artikeln är rangordnad men inte är

förstahandsval. Klicka på Orsak avsteg rangordning som ger en förklaring till avsteget.

 Kontering: Detta fält visar konteringen för den aktiva rekvisitionsraden.

I Normalt läge hittar du åtgärdsknapparna högst upp, under fönsterhuvudet:

Gör följande för att attestera rekvisitionen:

1. Kontrollera konteringen genom att klicka och markera en rad. I Konteringsfältet visas konteringsinformation, t.ex. om en vara är delad på en eller flera projekt.

Om du är nöjd med konteringen och vill attestera rekvisitionen, klicka på åtgärds- knappen ”Attestera”. Beställningen går nu vidare som order till leverantören.

Om du vill ändra någonting i konteringen, t.ex. projekt, väljer du Avancerat läge och följer beskrivningen nedan.

9.2 Göra ändringar i rekvisitionen

Välj Till avancerat läge i huvudmenyn:

I avancerat läge hittar du åtgärdsknapparna längst ned i bilden, under konteringsfältet.

Vill du avvisa någon rad, bockar du i den och väljer Avvisa. Bocka för resterande rader och välj Attestera och sedan Spara under konteringsfältet.

9.2.1 Byta projekt

Markera aktuell rad i Rekvisitionsdetaljer genom att klicka någonstans på raden.

Markera kopierad rad i Konteringsfältet.

Ändra projekt genom att skriva i de första siffrorna eller bokstäverna i projektnamnet. Du får då upp alternativ i rullgardinsmenyn. Välj projekt och tryck sedan på Tab-tangenten. Värdet i detta fält kopieras till Rekvisitionsdetaljer.

Bocka sedan för alla rader du vill attestera i Rekvisitionsdetaljer, välj Attestera och sedan Spara för att skicka order till leverantör.

9.2.2 Dela upp rad på flera projekt

Markera aktuell rad i Rekvisitionsdetaljer genom att klicka någonstans på raden. Markera sedan kopierad rad i Konteringsfältet och välj Dela upp raden.

Ändra projekt genom att skriva i de första siffrorna eller bokstäverna i projekt namnet. Tryck på Tab-tangenten och ändra procent i nästa fält:

Bocka sedan för alla rader du vill attestera i Rekvisitionsdetaljer, välj Attestera och sedan Spara för att skicka order till leverantör.

9.2.3 Ta bort en delad rad

Om attestanten önskar ta bort en delad rad, som rekvirent har skapat, gör du enligt nedan:

Byt till samma projekt på båda raderna och dela upp beloppet genom att ange t.ex. 50 % på vardera rad.

Välj ”Attestera” under Rekvisitionsdetaljer eller under Kontering (båda raderna) och sedan Spara.

9.3 Inköpsorder skapas och skickas till leverantör

När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör.

Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsordrar, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.

10 Ordersvar

Det finns möjlighet att ta emot ordersvar i AGRESSO. Dock är det inte alla leverantörer som gör det eller där KI har bedömt att det är önskvärt med ordersvar.

Om ordersvar har mottagits från leverantör återfinns det under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn.

Möjliga svar från leverantören är:

 Mottaget: Leverantörens system har tagit emot ordern.

 Accepterat: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern som den är.

 Accepterat med ändringar: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern, men med angiven ändring (ändrat leveransdatum, kvantitet etc.) i aktuella kolumner. Vilka ändringar leverantören får göra står i affärsavtalet eller rutinbeskrivning.

 Avvisat: Leverantören avvisar ordern.

 Leveransaviserad: Leverantören har skickat en leveransavisering (elektronisk följesedel).

11 Rapporter

Rapporter  Globala rapporter  E-handel

Rapporter i Agresso svarar på frågor om din beställning och inköpsordrar.

11.1 Mina beställningar

I Rapporten Mina beställningar hittar du bl.a. information om vem som attesterat, order- nummer och vilket projekt som belastats. Välj Sök så får du upp alla dina beställningar:

11.2 Alla rekvisitioner

I Rapporten Alla rekvisitioner hittar du bl.a. information om var i attestflödet din beställning befinner sig eller vem som har, eller ska, attestera.

Klicka på raden i kolumnen Status arbetsflöde. Då öppnas ett nytt fönster med information om flödet:

11.3 Inköpsordrar leveransstatus

Här finns information om din beställnings ordernummer och status på varumottagning. Välj Rekvirent lika med och sedan Sök, för att se dina beställningar eller bara Sök, för att se din institutions ordrar.

Du kan också söka på Leverantörsnamn för att endast få sökresultat från en specifik leverantör. Skriv in leverantörens namn, tryck på Tab-tangenten och sedan Sök:

Om du inte kan det fullständiga namnet på leverantören kan du skriva in den första delen av namnet och sedan * för att få träff på din sökning.