Řízení zásob režijního materiálu ve vybraném podniku
Bakalářská práce
Studijní program: B6208 Ekonomika a management
Studijní obor: Podniková ekonomika
Autor práce: Martina Horáková
Vedoucí práce: Ing. Eva Štichhauerová, Ph.D.
Katedra podnikové ekonomiky a managementu
Liberec 2020
Zadání bakalářské práce
Řízení zásob režijního materiálu ve vybraném podniku
Jméno a příjmení: Martina Horáková Osobní číslo: E16000520
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: Podniková ekonomika
Zadávající katedra: Katedra podnikové ekonomiky a managementu Akademický rok: 2018/2019
Zásady pro vypracování:
1. Teoretická východiska oblasti řízení zásob. 2. Charakteristika vybraného podniku. 3. Analýza současného stavu v oblasti řízení zásob vybraných položek režijního materiálu. 4. Identifikace případných nedostatků či míst vhodných ke zlepšení. 5. Ekonomické zhodnocení.
Rozsah grafických prací: dle potřeby dokumentace Rozsah pracovní zprávy: 30 normostran
Forma zpracování práce: tištěná/elektronická
Jazyk práce: Čeština
Seznam odborné literatury:
FRAZELLE, Edward. 2016. World-class warehousing and material handling. 2nd ed. New York:
McGraw-Hill Education. ISBN 00-718-4282-9. KROPÁČ, Jiří. 2012. Statistika C: statistická regulace, indexy způsobilosti, řízení zásob, statistické přejímky. 2., přeprac. vyd. Brno: Akademické
nakladatelství CERM. ISBN 978-80-7204-789-5. EMMETT, Stuart. 2008. Řízení zásob: jak minimalizovat náklady a maximalizovat hodnotu. Brno: Computer Press. Praxe manažera (Computer Press). ISBN 978-80-251-1828-3. SIXTA, Josef a Miroslav ŽIŽKA. 2009. Logistika: metody používané pro řešení logistických projektů. Brno: Computer Press. Praxe manažera (Computer Press). ISBN
978-80-251-2563-2. SLATER, Phillip. c2010. Smart inventory solutions: improving the management of engineering materials and spare parts. 2nd ed. New York, N.Y.: Industrial Press. ISBN
978-08-3113-401-3. SLATER, Phillip. 2016. Spare parts inventory management: a complete guide to sparesology. Norwalk, CT: Industrial Press. ISBN 978-08-3113-608-6. PROQUEST. 2018. Databáze článků ProQuest [online]. Ann Arbor, MI, USA: ProQuest. Dostupné z: http://knihovna.tul.cz/
Vedoucí práce: Ing. Eva Štichhauerová, Ph.D.
Katedra podnikové ekonomiky a managementu
Datum zadání práce: 1. října 2018 Předpokládaný termín odevzdání: 31. srpna 2020
L.S.
prof. Ing. Miroslav Žižka, Ph.D.
vedoucí katedry
V Liberci dne 31. října 2018
Prohlášení
Prohlašuji, že svou bakalářskou práci jsem vypracovala samostatně jako původní dílo s použitím uvedené literatury a na základě konzultací s ve- doucím mé bakalářské práce a konzultantem.
Jsem si vědoma toho, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, zejména § 60 – školní dílo.
Beru na vědomí, že Technická univerzita v Liberci nezasahuje do mých au- torských práv užitím mé bakalářské práce pro vnitřní potřebu Technické univerzity v Liberci.
Užiji-li bakalářskou práci nebo poskytnu-li licenci k jejímu využití, jsem si vědoma povinnosti informovat o této skutečnosti Technickou univerzi- tu v Liberci; v tomto případě má Technická univerzita v Liberci právo ode mne požadovat úhradu nákladů, které vynaložila na vytvoření díla, až do jejich skutečné výše.
Současně čestně prohlašuji, že text elektronické podoby práce vložený do IS/STAG se shoduje s textem tištěné podoby práce.
Beru na vědomí, že má bakalářská práce bude zveřejněna Technickou uni- verzitou v Liberci v souladu s § 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů.
Jsem si vědoma následků, které podle zákona o vysokých školách mohou vyplývat z porušení tohoto prohlášení.
3. května 2020 Martina Horáková
Anotace
Řízení zásob režijního materiálu ve vybraném podniku
Tato bakalářská práce je zaměřena na řízení zásob režijního materiálu ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o. Cílem bakalářské práce je provést analýzu současného stavu v oblasti disponování kancelářským papírem a tiskárnami ve firmě a dle výsledku analýzy následně navrhnout opatření, jež by vedla ke snížení plýtvání kancelářským papírem a finanční úspoře. Práce je rozdělena do dvou hlavních částí. Rešeršní část je zaměřena především na charakteristiku zásob a režijního materiálu. Druhá část zahrnuje případovou studii ve společnosti Benteler, kde je hlavním tématem režijní materiál, konkrétně kancelářský papír. S využitím analýzy ABC bylo potvrzeno, že zaměřit se na kancelářský papír má smysl. Dále byl popsán systém objednávání, přebírání papíru, jeho vydávání pracovníky skladu a spotřeba zaměstnanci společnosti. Plýtvání bylo vypozorováno především v úseku logistiky, proto byly návrhy na omezení spotřeby aplikovány právě zde.
Autorkou práce byla navržena zlepšení týkající se úspory papíru. Nejdříve bylo vybráno několik úsporných opatření, která bylo možno ihned realizovat, a po uplynutí jednoho roku byl zhodnocen výsledek omezení spotřeby papíru jak po finanční stránce, tak z hlediska jeho efektivnějšího využití. Mimo to autorka práce navrhla i další možné změny, vedoucí ke zkvalitnění a ušetření kancelářského papíru. Tyto zlepšovací návrhy byly předány vedení společnosti Benteler Automotive Rumburk s.r.o., byly jím pozitivně přijaty a výsledkem je, že v roce 2020 probíhá plošná výměna a redukce tiskáren novým poskytovatelem těchto služeb.
Klíčová slova
Řízení zásob, logistika, režijní materiál, ABC analýza, životní prostředí
Annotation
Supply management of overhead material in a selected company
This bachelor thesis focuses on the supply management of overhead material in the company Benteler Automotive Rumburk s.r.o. The goal of this thesis is to do an analysis of the current state in the field of office paper disposal and the printers in the company, then based on the analysis results, suggest measures which would lead to minimizing the office paper waste and thus financial savings. The thesis is divided into two main parts. The research part mainly focuses on stock and overhead material characteristics. The second part involves a case study in Benteler, where the main theme is overhead material, office paper in particular. With the help of the ABC analysis, it was confirmed that it makes sense to focus on office paper, and in addition a system of orders and taking over the paper, its distribution of the warehouse workers and consumption by company employees. In particular, wasting was mainly observed in the logistics department and that is why the suggestion for paper waste cuts was applied there specifically. The author of this thesis suggested some improvements regarding wasting paper. Firstly, a few economical measures were selected, which were made effective almost immediately and after one year, the result in paper waste cuts was evaluated in terms of finances and also in terms of more effective use. Additionally, the author of this thesis suggested some other possible changes leading to better quality and saving of office paper. These improvement ideas were communicated to the company management of Benteler Automotive Rumburk s.r.o. where they were positively accepted, thus resulting in a complete change and reduction of several printers by a new printing services provider.
Keywords
Supply management, overhead material, ABC analysis, environment
9
Obsah
Seznam obrázků ... 10
Seznam tabulek ... 11
Seznam zkratek ... 12
Úvod ... 13
1 Teoretická východiska v oblasti řízení zásob režijního materiálu ... 15
1.1 Logistika ... 16
1.2 Charakteristika zásob ... 17
1.3 Klasifikace zásob ... 17
1.4 Diferencované řízení zásob ... 20
1.5 Systémy řízení zásob ... 23
1.6 Režijní materiál ... 24
1.7 Systémy automatické identifikace ... 25
2 Analýza stávajícího stavu řízení zásob režijního materiálu ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o. ... 29
2.1 Představení firmy Benteler Automotive Rumburk s.r.o. ... 29
2.2 Režijní materiál ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o. ... 32
2.2.1 Proč zaměření na kancelářský papír: ABC analýza kancelářských potřeb ... 34
2.2.2 Proces zásobování kancelářským papírem. ... 36
2.2.3 Nakládání s kancelářským papírem ... 37
2.2.4 Třídění kancelářského papíru a vztah k životnímu prostředí ... 38
2.2.5 Identifikace zdrojů plýtvání kancelářským papírem ... 39
3 Návrh možných opatření ke zlepšení ... 43
3.1 Omezení tisku dodacích listů ... 43
3.2 Redukce tisku objednávek a dalších dokumentů ... 44
3.3 Plošná výměna a redukce počtu tiskáren ... 46
Závěr ... 49
Seznam citací ... 51
Seznam příloh ... 54
10
Seznam obrázků
Obrázek 1: ABC analýza ... 22
Obrázek 2: Mapa států, ve kterých má Benteler svůj závod ... 30
Obrázek 3: Skupina A položek ABC analýzy kancelářského zboží ... 34
Obrázek 4: Část grafu ABC analýzy kancelářských potřeb ... 35
Obrázek 5: Koláčový graf spotřeby papíru v BAR za měsíc (počet listů v kusech) ... 38
Obrázek 6: Četnost odpovědí na otázky položené logistikům ... 41
Obrázek 7: Příjem kancelářského papíru v roce 2018 a 2019 ... 46
11
Seznam tabulek
Tabulka 1: Tabulka procesu zásobování kancelářským papírem ... 36 Tabulka 2: Odpovědi zaměstnanců logistiky na otázky ... 40
12
Seznam zkratek
ASN Advanced Shipping Notice; avízo o dodávce BAR Benteler Automotive Rumburk s.r.o.
Benteler Benteler International Aktiengesellschaft
EDI Electronic Data Intercharge; elektronická výměna dat IT information technology; informační technologie LP Lieferplan; plán dodávek
MRO Maintenance, Repairs, Operations; sklad náhradních dílů SAI systém automatické identifikace
SAP Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung; název podnikového informačního systému
13
Úvod
Logistika si od svých počátků prošla velkými proměnami. Dospěla do stádia, kdy se stala jednou z významných součástí managementu podniku. Příčinou tak velkých změn v postavení logistiky je skutečnost, že se stala jednou ze základních funkcí v řízení dodavatelských systémů, operativně řeší problémy a hledá jejich příčiny. Stala se tudíž nenahraditelnou součástí strategického rozhodování.
Oblast zásob a jejich optimalizace jsou jedny z nejvýznamnějších oblastí, které značně ovlivňují konkurenční schopnost a finanční situaci každého podniku. Řízení zásob představuje jednu z velmi důležitých funkcí podnikové logistiky, bez níž by nebyla výroba možná. Jsou kladeny vysoké nároky na snižování nákladů na jednotlivé logistické procesy kvůli stále se zvyšující konkurenci na trhu.
Cílem bakalářské práce je provést analýzu současného stavu v oblasti disponování kancelářským papírem a tiskárnami ve firmě a dle výsledku analýzy následně navrhnout opatření, jež by vedla ke snížení plýtvání kancelářským papírem a finanční úspoře.
Práce se logicky dělí na dvě části: rešeršní a aplikační. Ve stručné rešerši, jíž se věnuje kapitola 1, je popsána oblast logistiky, jsou vysvětleny základní pojmy, uvedena charakteristika a klasifikace zásob. Dále je vzhledem k zaměření bakalářské práce teoreticky vymezen pojem režijní materiál a v poslední kapitole jsou stručně popsány systémy automatické identifikace, které jsou součástí autorkou navrhovaných zlepšení.
Následuje případová studie, ve které jsou aplikovány poznatky z části rešeršní. V kapitole 2 je nejprve představena firma Benteler Automotive Rumburk s.r.o., v níž se řízení zásob sleduje. Poté je popsán současný stav řízení zásob režijního materiálu se zaměřením na kancelářské potřeby, konkrétně na papír. Důležitost tohoto materiálu je ověřována ABC analýzou. Výsledkem rozboru současného stavu je identifikace zdrojů plýtvání. Na to navazuje návrhová část případové studie v kapitole 3, kde autorka uvádí opatření vedoucí k omezení plýtvání s kancelářským papírem.
14
15
1 Teoretická východiska v oblasti řízení zásob režijního materiálu
Řízení zásob je označováno jako nástroj sloužící k řízení toku výrobků v dodavatelském řetězci. Snaží se dosáhnout co nejmenší úrovně zásob. Tok materiálu je jeden z nejdůležitějších prvků jak v řízení zásob, tak v dodavatelském řetězci. Pokud se u režijního materiálu zastaví pohyb, vznikají dodatečné náklady skladování. I přesto, že je tok materiálu důležitý, je zde několik důvodů, proč je potřeba udržovat skladové zásoby.
Prvním důvodem je, že dochází k odstranění vazeb mezi nabídkou a poptávkou. Pokud mezi nabídkou a poptávkou stojí sklad, umožňuje vytvořit určitou skladovou zásobu do další dodávky režijního materiálu dodavatelem.
Dalším důležitým důvodem, proč materiál skladovat, je bezpečnost. Jedná se o preventivní opatření pro případ nespolehlivosti dodávek. Ne vždy se dodavateli podaří zboží doručit včas, a ne vždy je dodávka kompletní. Pokud se jedná o méně frekventované zboží, nemusí jej mít v případě potřeby dodavatel na skladě nebo vyrobený.
V některých případech se očekává zvýšení poptávky. Může to být z důvodu nové reklamy, sezónního zboží nebo slevy výrobku. V takovém případě se naskladní větší množství než obvykle (Synek, 2010). Co se týče režijního materiálu, zásobou lze také pokrýt nečekanou poptávku v případě rozbití stroje či zařízení (jako tiskárny, kopírky) a následné potřeby náhradních dílů na opravu.
Navzdory dnešní mentalitě při správě výroby v aktuálním čase (just-in-time), se snahou eliminovat sklady a jejich náklady na přepravu zásob, hraje efektivní skladování stále důležitou roli ve společnostech po celém světě. O světové sklady a manipulaci s materiálem se starají nejmodernější nástroje, metriky a metodiky pro co největší zvýšení efektivity, přesnosti a celkové produktivity skladovacích operací (Frazelle, 2016).
Řízením zásob režijního materiálu se zabývá logistika, a to především oddělení nákupu a zásobování (Sixta, Mačát, 2005).
16
Poté následuje stručná charakteristika zásob a jejich klasifikace. Je představen přístup k diferencovanému řízení zásob s využitím analýzy ABC a stručně uvedeny systémy řízení zásob. V závěru teoretické části se autorka věnuje systémům automatické identifikace, s jejichž aplikací jsou spojena navržená opatření na odstranění plýtvání v případové studii této bakalářské práce.
1.1 Logistika
Pojem logistika (z řeckého logos znamenající slovo, řeč, zákon, pojem, rozum) je označení pro organizaci, přípravu, použití a řízení informačních, transportních a materiálových zdrojů. Podle Evropské logistické asociace logistika zahrnuje organizaci, plánování, řízení a výkon toků zboží. Logistika je „pragmatická disciplína“ zabývající se plánováním, řízením a realizací toku výrobků, zboží a informací tak, aby správná komodita byla ve správný čas na správném místě s optimálními náklady (Halada, 2015).
První zmínky o logistice jsou zaznamenány v historických knihách o vojenství během 15. století, tehdy se tento proces nazýval „počítání s čísly“. Vývoj logistiky je dělen do čtyř hlavních časových intervalů. První je do roku 1950, poté do roku 1970, do roku 1985, poslední fáze je současnost.
Logistika prošla během let velkým vývojem a jednotná definice pro ni neexistuje. Bude jich proto uvedeno hned několik. První je od americké společnosti „Council of Logistics Management“ z 60. let 20.století a uvádí ji Sixta a Mačát (2005, str. 22); podle nich je logistika „…proces plánování, realizace a řízení účinného, nákladově úspěšného toku a skladování surovin, inventáře ve výrobě, hotových výrobků a příslušných informací z místa vzniku zboží na místo potřeby. Tyto činnosti mohou zahrnovat službu zákazníkovi, předpověď poptávky, distribuci informací, kontrola zařízení, manipulaci s materiálem, vyřizování objednávek, alokaci pro zásobovací sklad, balení, dopravu, přepravu a prodej“.
Pernica (1998, str. 80) definuje logistiku jako „disciplínu, která se zabývá celkovou optimalizací, koordinací a synchronizací všech aktivit v rámci samo organizujících se
17 systémů, jejichž zřetězení je nezbytné k pružnému a hospodárnému dosažení daného konečného (synergického) efektu“.
1.2 Charakteristika zásob
Zásobami je myšlena ta část užitných hodnot, které byly vyrobeny, ale ještě nebyly spotřebovány. Zásoby jsou činitelem, který ovlivňuje hospodářský výsledek podniku.
Velikost zásob by měla být na jedné straně co nejmenší, kvůli vázání kapitálu a prostředků na její udržování, na druhé straně co největší, aby vyhověla možným požadavkům. Obě hlediska jsou ale protichůdná, takže vedení podniku musí mezi nimi volit určitý kompromis. Ten lze realizovat tím, že velikost zásob bude řízena (Kropáč, 2012).
„Zásoby vznikají v důsledku časového a prostorového nesouladu mezi vznikem požadavku dané položky a disponibilitou této položky. Zjednodušeně řečeno, dodavatel nemůže vykrýt objednávku bez časového zpoždění a bez dodatečných nákladů přesně v okamžiku vzniku potřeby daného zboží, materiálu, polotovaru či výrobku“
(Kislingerová a kol., 2007, s. 470).
Slater (2010) vysvětluje, že jednou z nejběžnějších záměn je záměna mezi pojmy zásoby a materiály. Management neprojevuje velký zájem na řízení zásob. Včasné dodávky těchto materiálů řídí logistika. Zásoby jsou fyzické části a komponenty. Zásobami je myšleno shromažďování fyzických částí a komponentů a včasné zásobovaní, kdykoli jsou zapotřebí.
Zásoby lze také definovat jako součástky zakoupené pro budoucí užití, aniž by bylo přesně známo, kde a kdy bude součástka použita. Řízení zásob je tudíž podmnožinou správy materiálu, jelikož je primárně zaměřena na řízení nákupu a zásob.
1.3 Klasifikace zásob
Zásoby lze klasifikovat dle několika hledisek a kritérií například podle stupně zpracování, účetních předpisů, funkčního hlediska a použitelnosti. Klasifikace dle uvedených hledisek je stručně představena níže. Při řízení je také nutné sledovat několik základních úrovní zásob.
18
V rámci českého účetnictví Mařík (2018) dělí zásoby na materiál, zásoby vlastní činnosti a zboží.
Materiál se dále člení na suroviny, pomocné látky, provozní látky (mazadla, palivo, čistící látky), náhradní díly, obaly;
zásoby vlastní činnosti zahrnují nedokončenou výrobu a polotovary (liší se od nedokončené výroby tím, že mohou být prodány samostatně nebo dokončeny jako výrobky); výrobky – na rozdíl od zboží jsou výsledkem výrobního procesu podniku;
mezi zboží patří movité i nemovité věci nakupované za účelem nákupu a prodeje.
Dle Sixty a Žižky (2009) se zásoby z hlediska stupně zpracování dělí následovně:
výrobní zásoby, což jsou suroviny, základní, pomocné a režijní materiály, paliva, náhradní díly, nástroje, obaly a obalové materiály;
zásoby rozpracovaných výrobků jako polotovary vlastní výroby a nedokončené výrobky;
zásoby hotových výrobků, distribuční zásoby;
poslední jsou zásoby zboží, to jsou produkty nakoupené za účelem jejich dalšího prodeje.
Podíl jednotlivých složek zásob závisí do značné míry na předmětu podnikání. V literatuře je za obvyklý poměr u výrobních podniků považováno zhruba 30 % nakupovaných zásob materiálu, 40 % zásob rozpracovaných výrobků a zhruba 30 % zásob hotových výrobků a zboží (Uhrová, 2002).
Z funkčního hlediska se zásoby podle teorie Lamberta, Stocka, Ellrama (2005) dělí na běžné zásoby, zásoby na cestě, pojistné či vyrovnávací zásoby, spekulativní, sezonní a mrtvé zásoby.
Běžné zásoby jsou takové, které vznikají na základě spotřeby současných zásob nebo nahrazováním již prodaných zásob. Množství zásob odpovídá potřebě k pokrytí poptávky v podmínkách jistoty.
19
Dalšími je zásoba na cestě. Nachází se na cestě z jednoho místa do druhého, tedy dokud nedojde z hlediska prodeje nebo dodávky k doručení. Jsou součástí běžných zásob.
Pojistné či vyrovnávací zásoby jsou ve firmě mimo rámec běžných zásob na doplnění zásob nebo vyrovnání poptávky.
Spekulativní zásoby se neudržují k potřebám běžné poptávky, ale například k nákupu většího množství materiálu nebo k předpokládanému růstu cen či dostupnosti zboží.
Sezonní zásoby podobající se spekulativním zásobám, jsou zakoupeny již před začátkem určitého specifického období, jako je sezonní zboží nebo zemědělské produkty.
Poslední tzv. mrtvé zásoby mohou vznikat ve firmě jako celku nebo jednoho skladovacího místa. Jedná se o položky, po kterých delší dobu nebyla zaznamenána žádná poptávka.
Podle použitelnosti lze dle Meluzína (2004) odlišit zásoby na použitelné a nepoužitelné:
mezi použitelné zásoby se řadí položky, u kterých se předpokládá, že budou spotřebovány nebo prodány; mohou se skládat ze dvou položek, a to přiměřené zásoby (norma zásob) a zásoby nadbytečné (rozdíl mezi celkovou průměrnou zásobou a přiměřenou zásobou dané položky.
Nepoužitelné zásoby zahrnují položky s téměř nulovou spotřebou nebo prodejem.
Je prakticky jisté, že nebudou moci být v podniku využity pro budoucí výrobu nebo prodány zákazníkům za obvyklou cenu. Tento typ zásob vzniká v důsledku změn ve výrobním programu, v případě inovací výrobků, v důsledku chybného rozhodnutí při koupi či špatného odhadu budoucí poptávky.
Při řízení zásob je také nutné sledovat několik základních úrovní zásob. Základní úroveň zásob představuje určité množství či stav dané položky, kterého dosahuje v průběhu skladování (Sixta, 2009).
Okamžitá zásoba ukazuje aktuální velikost skladové položky, tedy fyzickou zásobu. Ta udává okamžitou velikost skutečné zásoby ve skladu. Může se jednat
20
i o dispoziční zásobu, která se rovná té fyzické, zvětšené o registrované, ale ještě nevyřízené objednávky či zakázky nebo zmenšené o ještě nesplněné požadavky na výdej materiálu.
Aritmetickým průměrem denních stavů fyzických zásob za určité delší období, většinou ročního, je stanovena průměrná zásoba (Horáková, 1998).
Maximální zásoba je nejvyšší úroveň stavu zásob, kterého je dosaženo v okamžiku nové dodávky na skladě (Sixta, 2009).
Opakem maximální zásoby je minimální zásoba. Představuje nejnižší úroveň zásoby těsně před příchodem nové dodávky. V praxi bývá často totožná s pojistnou zásobou.
Signální stav zásoby nebo také bod objednávky znamená takovou výši zásoby, kdy je potřeba vystavit novou objednávku a zajistit dodání zboží dřív, než hladina dosáhne úrovně minimální zásoby (Sixta, 2009).
Okamžitá zásoba ukazuje aktuální velikost skladové položky, tedy fyzickou zásobu. Může se jednat i o dispoziční zásobu. Ta je počítána odečtením rezervovaného, ale ještě nevydaného množství, a přičtením objednaného, ale nenaskladněného zboží od fyzické zásoby.
Aritmetickým průměrem většinou ročního období stavu denní zásoby je stanovena průměrná zásoba (Sixta, 2009).
1.4 Diferencované řízení zásob
Ve středně velkých a velkých podnicích skladové zásoby čítají tisíce položek. Není reálné věnovat každé stejnou pozornost. Je proto potřeba skladové položky rozdělit do jednotlivých skupin. K tomu se nejčastěji využívá ABC analýza (Pernica, 2017). Tento nástroj na podporu manažerského rozhodování souvisejícího s řízením zásob je popsán níže.
ABC analýza
ABC analýza vychází z Paretovy analýzy. Roku 1906 provedl italský ekonom Vilfredo Frederico Damaso Pareto (1848–1923) výpočetní odhad, že 80 % majetku spočívá v rukou
21 20 % obyvatel tzv. pravidlo 80:20. Je to jednoduchý a efektivní nástroj umožňující soustředit se na to, co je skutečně důležité pro firmu. Lze ji využívat při segmentaci zákazníků, třídění vlastních výrobků, ale i pro třídění skladových položek. Emmet (2008) doporučuje délku sledovaného období půl roku až rok. Vychází se ze sestavy položek zásob setříděných podle sledovaného statistického znaku. Aplikací ABC analýzy jsou položky roztříděny do tří, někdy až čtyř kategorií, které bývají označeny písmeny A, B, C (případně D).
Kategorie A (tj. rychloobrátkové položky) označuje klíčové, důležité položky zásob mající pro firmu zásadní význam. Tvoří přibližně 20 % položek a 80 % nákupního obratu (Krajáč, 2014). Tyto skladové položky je třeba neustále sledovat. Váží na sebe velké množství kapitálu, a proto se objednávají v malých dávkách s větší frekvencí. Zpravidla se u řízení těchto položek používá Q-systém řízení zásob. Obrátkovost je roční objem prodeje nebo průměrná hodnota zásob.
Kategorie B (tj. položky se střední obrátkovostí) zahrnuje středně důležité položky zásob.
Je to přibližně 20 % položek a 80 % nákupního obratu (Krajáč, 2014). Jedná se o méně časté dodávky než v kategorii A, velikost dodávek je naopak větší s menší frekvencí. Často se uplatňuje řídicí systém P-systém řízení zásob.
Kategorie C (tj. pomaloobrátkové položky) obsahuje velké množství málo důležitých položek zásob s nízkým obratem nákupu a možností nahrazení. Přibližně 65 % zbytek s přibližným 5 % nákupním obratem. K řízení položek kategorie C se uplatňují jednoduché metody jako odhad objednacího množství podle průměrné spotřeby, P-systém nebo systém dvou zásobníků (Sixta, 2009).
22
Obrázek 1: ABC analýza Zdroj: vlastní zpracování
Jak uvádí Jirsák (2012), striktní hranice 20 % příčin zodpovědných za 80 % důsledků, jak znázorňuje obrázek 1, v praxi někdy nebývá používána, ale jsou definovány intervaly.
ABC analýza řadí prvky do několika homogenních skupin, nemusí být splněn požadavek tří, záleží na charakteru analyzovaných dat. Také říká, že je důležité rozhodnutí, zda provést analýzu na základě vyjádření peněžní hodnoty nebo spotřeby v kusech. V případě této bakalářské práce je využita peněžní hodnota, neboť kancelářské potřeby mají rozdílné jednotky při zadávání do systému SAP a nebylo by možné je porovnat.
Horáková (1998, str. 196) uvádí, že „bývá účelné některé položky přeřadit do vyšší kategorie podle dalších hledisek, jakými jsou například vysoká cena položky, důležitost položky pro plynulost výroby či montáže (ta mnohdy nesouvisí s hodnotou její roční spotřeby), obtížnost opatřování (malý počet možných dodavatelů, velmi dlouhá dodací lhůta, nespolehliví či velmi vzdálení dodavatelé, …“. Autorka bakalářské práce toto doporučení aplikovala při vymezení souboru položek zásob podrobených analýze ABC.
23 Účelným se jeví místo vymezení souboru jako všech položek zásob (včetně výrobního materiálu) vzít pouze položky režijního materiálu.
1.5 Systémy řízení zásob
Pro vyrovnávání odchylek mezi skutečnou spotřebou a střední hodnotou spotřeby je využíváno dvou možností. Ve většině případů dochází ke kolísání spotřeby, neboť spotřeba mívá pravděpodobnostní charakter. Tento systém označujeme jako P-systém. Pokud je spotřeba zásob Q za určité období přesně známá a nejsou značné výkyvy ve spotřebě, jsou splněny hlavní předpoklady použití Q-systému. Oba tyto systémy jsou dle ABC analýzy vhodné pro položky z kategorie A a B. Pro zásoby z kategorie C je užíváno systému dvou zásobníků (Sixta, Žižka, 2009). Níže jsou tyto tři odlišné systémy řízení stručně představeny.
Q-systém řízení zásob je založen na daných velikostech objednávek a dodávek. Změny spotřeby řeší změnami četností objednávek. Považuje se za vhodný v případě rovnoměrné poptávky (Sixta, 2009). Je důležité neustálé sledování aktuální úrovně zásob na skladu.
Určí se signální výše zásoby, která má zjistit krytí poptávky v průběhu pořizovací lhůty, a když aktuální stav zásoby dosáhne této úrovně, vytvoří se nová objednávka (Plevný, 2010).
Naopak v případě P-systému řízení zásob je předem pevně stanovena délka objednávacích termínů. Je nutno sledovat aktuální stav zásob v pravidelných intervalech.
Při této strategii je konstantní intenzita objednávek, ale liší se velikost (Synek, 2010).
Gros (2016) uvádí i kombinaci P a Q systémů s využitím předností a nedostatků každého z nich. Popisuje nedořešené problémy týkající se objednávek režijního materiálu, kdy je běžné období s nulovou poptávkou, které střídá období s poptávkou průměrnou či větší.
V praxi je nutné předvídat vývoj poptávky u položek, které vykazují sezonní výkyvy.
Může se jednat o potravinářské výrobky (např. vánočka, zmrzlina), spotřebu pohonných hmot nebo zemního plynu.
24
Systém dvou zásobníků je založen na existenci dvou zásobníků, které se často liší velikostí. Běžná zásoba se skladuje ve velkém zásobníku, zatímco malý zásobník plní mj. úlohu pojistné zásoby (Sixta, 2009). Lze říci, že v malém zásobníku jsou zásoby ve výši, kterou lze také označit jako signální úroveň. Pokud dojde k vyprázdnění velkého zásobníku, je to podnětem pro vystavení požadavku na objednávku. Poptávka je prozatím kryta malým zásobníkem do doby přijetí objednaného materiálu. Novým materiálem se nejprve doplní pojistný zásobník a poté velký. Tento systém je vhodný pro položky kategorie C (Plevný, 2010).
1.6 Režijní materiál
V předchozích podkapitolách byly charakterizovány zásoby a byla představena vybraná hlediska jejich klasifikace. Tato podkapitola je zaměřena na definici pojmů režijní materiál a náhradní díly. Do kategorie režijní materiál jsou řazeny kancelářské potřeby, tedy i kancelářský papír, který je předmětem této bakalářské práce.
Podle Slatera (2016) nelze pojmy režijní materiál a náhradní díly jednotně formulovat.
Slater nejprve zavádí souhrnné označení MRO (angl. maintenance, repairs, operations;
česky údržby, opravy a operace) pro položky, které slouží k plnění funkcí údržby, oprav a podpory provozu. Používají se k nahrazení chybných součástek nebo výměně součástek při běžném udržování zařízení.
Podle Poura (2004) mají některé z prostředků pro údržbu a provoz (MRO) z hlediska daného podniku kritickou důležitost.
Režijní materiál se oproti náhradním dílům v definici liší. Podle Slatera (2016) se tento termín typicky vztahuje na položky, které jsou zakoupeny a nepoužívají se k výrobě.
Položky režijního materiálu nejsou nezbytně náhradními díly, protože mohou být spotřebním materiálem pro údržbu (olej, maziva, svařovací drát atd.) nebo zbožím zakoupeným k výrobě jako například ocel.
25
1.7 Systémy automatické identifikace
V případové studii BP je jedním z návrhů využití systémů automatické identifikace, dále SAI. Automatická identifikace je technologie využívaná ve výrobě, v distribuci a obchodě, ke zjišťování totožnosti výrobků a dílů a z nich vytvořených manipulačních, přepravních a skladovacích jednotek, palet, kontejnerů či totožnosti dopravních prostředků (Pernica, 2005).
Pro užívání SAI je důležité získání potřebných informací a jejich přenos z místa zdroje do místa jejich potřeby. Tyto informace se získávají při sledování technologických procesů nebo z povahy konkrétních vlastností zboží, materiálů, obalů konkrétní informací může být aktuální stav daného technologického procesu, počet druhů určitého sortimentu na skladě nebo poloha vozidla.
Prvotní informaci lze získat smyslovým vnímáním (hmatem, sluchem, pohledově), nebo pomocí čidel/snímačů. Takto se dá tedy získat činností člověka, poloautomaticky nebo zcela automaticky. Nositele informace mohou být nápisy, nálepky či štítky nebo paměťová média (např. čipy). Je snahou informace získané lidským činitelem zcela vytěsnit, neboť použitím automatické identifikace k získávání informací se výrazně snižuje chybovost přenášených informací a výrazně se zvyšuje rychlost přenosu dat. Automatické získávání informací o materiálu, polotovarech i hotových výrobcích probíhá s hlavním požadavkem včasné a správné informace, je potřeba předstihu toku informací před materiálovým tokem (Daněk, 2005).
Prvky SAI musí umožnovat jednoduché kódování, jednoduché čtení a následné zpracování dat v počítači bez rizika vzniku lidských chyb. Automatická identifikace se využívá hlavně při získávání velkého objemu dat a záznamů a má za cíl zvýšení spolehlivosti a efektivnosti oproti ručním pořizovacím metodám (Cempírek, 2009).
Lze shrnout, že v důsledku využití SAI je práce s daty rychlejší, efektivnější a lze ji jednoduše zálohovat. Přínos, který autorka BP vyzdvihuje v případové studii, je to, že oproti používání papírových dodacích listů není v případě SAI nutný prostor na
26
skladování, třídění, zakládání, uchování dokumentů, stejně jako následná archivace a ekologická likvidace dokumentů po vypršení skartační lhůty.
Systémy automatické identifikace se posouvají velmi rychle kupředu a firmy čím dál více tyto technologie zavádějí. Na trhu se snaží co nejrychleji reagovat na zvyšující se požadavky zákazníků a uspokojit jejich poptávku s maximální pružností. Proto je vyžadováno zlepšování informačních a řídicích systémů a jejich automatizace. Systémy jsou propojené s výpočetní technikou. Data se tak zpracují v aktuálním okamžiku a přenos informací pomocí komunikačních sítí probíhá i na velké vzdálenosti (Ježek, 1996).
K automatické identifikaci se dle Pernici (2005) využívají tyto technologie:
optický princip – jedná se o technologie založené na optickém rozpoznávání znaků. Metoda umožňuje pomocí snímače rozpoznávat a digitalizovat psané i tištěné znaky, s nimiž lze dále pracovat jako s běžným počítačovým textem.
Jedním z nejpoužívanějších způsobů optického principu je využití štítků s čárovým kódem a optické snímání informace pomocí stabilních nebo přenosných snímačů.;
Cempírek (2009) napsal, že se jedná o nejstarší technologii a jako jediná je ze SAI čitelná pouhým okem. Jedná se o levný způsob automatické identifikace, který lze zapisovat i rukou a používá se nejčastěji pro vyplňování a čtení dokumentů.
Největší význam má díky dvé rozšířenosti, protože na tomto principu funguje více než 80 % automatické identifikace.
Radiofrekvenční identifikace – tato technologie přenáší radiový signál mezi zařízením pro přenos tohoto signálu a speciálním štítkem s naprogramovanou zprávou.
Hlasová technologie.
Světelná technologie.
Magnetická technologie – bývá hojně využívána jako prostředek bezhotovostních plateb, kdy jsou karty opatřeny magnetickým proužkem; vyrábějí se i paměťové karty s čipem.
27
Biometrická technologie – převádí do digitalizované podoby určité fyziologické rysy člověka, například otisk prstu nebo oční sítnice. Využívá se v oblastech, kde je zapotřebí zvýšené bezpečnosti.
Nejrozšířenějším systémem automatické identifikace jsou čárové kódy. Řadí se mezi optické technologie, neboť jsou založeny na rozdílných vlastnostech tmavých a světlých ploch při ozáření optickým či laserovým paprskem (Daněk, 2005). Každý čárový kód je tvořený sekvencí čar a mezer, při čemž nosičem informací jsou čáry i mezery.
Důležitou roli pro správné přečtení čárového kódu je volba vhodného podkladového materiálu pro tisk a zajištění dostatečně kvalitního tisku (Cempírek, 2009). Podklad vhodný jako nosič musí být materiál odolný chemickým, teplotním, povětrnostním či jiným vlivům, jinak by mohl být zápis znehodnocen a nebylo by možné jej dekódovat.
Více než 73 % aplikací automatických identifikačních systémů využívá čárové kódy, a to především kvůli nejnižším provozovacím a provozním nákladům technologie. Používají se v logistických řetězcích na sledování zásilek. Při vstupu zboží do logistického řetězce jsou čárové kódy ručním skenerem sejmuty a údaj je přenesen do databáze. Od tohoto okamžiku je materiál sledován a logistici mohou podávat informace o jeho pohybu. Údaje lze přenést do informačního systému a prostřednictvím satelitu mohou účastníci přepravního řetězce sledovat materiál na internetu v reálném čase (Cempírek, 2009;
Daněk, 2005).
28
29
2 Analýza stávajícího stavu řízení zásob režijního materiálu ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o.
V případové studii této bakalářské práce bude nejprve představena společnost Benteler Automotive Rumburk s.r.o. a poté popsáno, jakým způsobem je režijní materiál objednáván. Konkrétně bude provedena ABC analýza kancelářských potřeb se zaměřením především na kancelářský papír. Bude rozepsán proces jeho spotřeby a následné třídění již nepotřebného papíru.
2.1 Představení firmy Benteler Automotive Rumburk s.r.o.
Společnost Benteler Automotive Rumburk s.r.o. je dceřinou společností německého koncernu Benteler. Firma Benteler International Aktiengesellschaft, dále jen Benteler, byla založena jako rodinný podnik před 140 lety. Původně se jednalo o malé železářství v německém Bielefeldu. Dnes je globální skupinou firem zabývajících se vývojem, výrobou a marketingem bezpečnostních produktů, systémů a služeb pro automobilový, energetický a inženýrský sektor.
Za tu dobu se firma rozrostla a od roku 2018, čítá na 30 000 zaměstnanců po celém světě.
30
Obrázek 2: Mapa států, ve kterých má Benteler svůj závod Zdroj: Interní data společnosti
Na obrázku 2 jsou modrou barvou označeny státy, na jejíž území se vyskytuje alespoň jeden závod Benteleru.
Skupina BENTELER je organizována do tří divizí: automotive, steel/tube a distribution, které jsou charakterizovány níže.
Benteler Automotive nabízí vývoj, výrobu a služby na celém světě v oblasti automobilové technologie od jednotlivých komponentů až po celé systémy, od částí tisku až po globální platformy. Podle přání zákazníků se specializují na podvozky, moduly, karoserie, motory a výfukové systémy.
Benteler Steel / Tube vyrábí ocelové trubky již 100 let a tyto výrobky dále rozvíjí. S touto zkušeností se stala předním výrobcem ocelových trubek bezšňůrové a svařované kvality pro automobilový, energetický a průmyslový sektor.
Benteler Distribution zahrnuje více než 310 000 m2 skladových prostorů v 50 pobočkách ve 30 zemích světa. Je jedním z nejlepších distributorů ocelových trubek po celém světě. Vedle globální prodejní a logistické sítě nabízí komplexní zpracování a doplňkové
31 služby pro zákazníky: od technického poradenství po společný vývoj a projektovou podporu. Tato divize byla ke dni 1.11.2019 odprodána.
Organizačně v rámci divize automobilového průmyslu Benteler, společnost Benteler Glass Processing Equipment vyvíjí a vyrábí stroje a systémy pro zpracování plochého skla, jako jsou například brusné a vrtací stroje, pračky na sklo a sítotiskové řešení a má zákazníky v automobilovém průmyslu a v oblasti architektonického a technického skla.
Od roku 2011 společnost Benteler Lightweight Protection nabízí řešení s vysokou kvalitou pro vyšší bezpečnost a nižší hmotnost. Jsou to součásti vyráběné za tepla s malými nebo dokonce žádnými svařovanými švy vyrobenými z různých ocelových slitin. Zákazníci jsou výrobci automobilů i nákladních automobilů, stejně jako výrobci obrněných vozidel.
Závody společnosti Benteler v České republice a na Slovensku patří k divizím Automotive a Distribution. Ty se specializují na výrobu automobilových dílů, konstrukci a výrobu strojů a robotů určených pro automobilový průmysl. V obou zemích v roce 2018 zaměstnávala společnost Benteler přibližně 2 700 lidí. V nedaleké Chrastavě u Liberce bylo zřízeno hlavní sídlo společnosti Benteler pro severní a východní Evropu. Jak již bylo zmíněno v úvodu, závod Benteler Automotive Rumburk s.r.o. byl založen 7. července 2004 jako dceřiná společnost německého koncernu Benteler. Zhruba od roku 2007 je největším zaměstnavatelem ve Šluknovském výběžku, kde díky němu klesá nezaměstnanost. Firma v roce 2018 zaměstnávala přibližně 1 200 lidí, neustále se rozrůstá a navyšuje kapacity výrobních hal.
Firma Benteler Automotive Rumburk s.r.o. (dále BAR), je významným dodavatelem podvozkových a bezpečnostních dílů pro přední výrobce osobních automobilů. Zabývá se především výrobou bezpečnostních dílů (výztuha palubní desky, výztuhy sloupků karoserie, výztuhy dveří, výztuhy nárazníků) a podvozkových dílů (zadní nápravy, spodní ramena, držáky tlumičů).
Firma používá více výrobních technologií, například tavné a odporové svařování, laserové a plasmové řezání, tváření za tepla a za studena pomocí lisů o lisovací síle 3 600 t, 2 900 t a 1 000 t. Vyrábí díly pro téměř všechny automobilové společnosti.
32
2.2 Režijní materiál ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o.
Impulzem k psaní o režijním materiálu ve firmě Benteler Automotive Rumburk s.r.o. (dále BAR) bylo pro autorku bakalářské práce nadbytečné plýtvání tímto materiálem. Je opomíjen kvůli materiálu výrobnímu, který je samozřejmě pro firmu přednější, je v něm uloženo více financí. Bez režijního materiálu ovšem výroba není možná. V 21. století je ale mnoho možností, jak plýtvání papíru omezit na minimum a zároveň ušetřit čas mnoha pracovníků i finanční prostředky firmy.
Pod pojmem režijní materiál, v BAR označovaném jako „zboží“, se v závodě v Rumburku skrývá přes 18 000 položek, např.:
matky, šroubky, závity různých tvarů i velikostí;
nářadí a náčiní potřebné k opravám;
ochranné pomůcky pro pracovníky (boty s kovovou špičkou, rukavice svářecí, proti prořezu, pogumované a k nim vhodné návleky na předloktí aj.);
pracovní oblečení (barevná trička dle dělnické pozice, montérky, reflexní vesty, vyztužené pokrývky hlavy a bezpečnostní ochranné brýle aj.);
sudy se svařovacím drátem;
vlnitá lepenka na proklady materiálu;
různé druhy sprejů na odmaštění a čištění strojů, mazací oleje;
prostředky k úklidu na hale jako mopy, košťata, hadry, dezinfekce, saponáty, gumové rukavice
a kancelářské potřeby.
V BAR se pracuje v nepřetržitém provozu a na směny. Výroba probíhá 24 hodin denně, 7 dní v týdnu po celý rok. Výjimku tvoří Štědrý den a Nový rok. S nepřetržitou výrobou je spojen i neustálý přísun materiálu, který je k ní zapotřebí. Během všedních dnů, tedy od pondělí do pátku, mimo svátky dorazí do BAR průměrně 70 kamionů denně. Většinou se jedná o vykládku objednaného zboží a následnou nakládku automobilových dílů zákazníkovi. Kamiony dováží až na výjimky výrobní materiál.
33 Proces zásobování režijním materiálem v BAR začíná příjezdem zásilkových služeb.
Zásilkových společností, jako je PPL, DHL, IN TIME, během dne dorazí kolem deseti.
Dopraví přes třicet balíků režijního materiálu denně. Ne všichni dodavatelé posílají zboží přepravními společnostmi. Dodavatelé, u nichž je objednáváno pravidelně, což může být týdně i denně, přiváží své zboží osobně. V dodavatelském dovozu je zahrnut materiál větších rozměrů, kde je pro dodavatele levnější zboží přivést osobně a nepřiplácet za přesažené rozměry či hmotnost zásilkovým službám. Osobní dovoz dodavatelem je hojně využíván při odběru velkého množství zboží najednou, což je, pro představu, závoz paletou kancelářského papíru. Dále jsou takto pořizovány psací potřeby, šanony či pořadače.
Režijní materiál je od pondělí do pátku přijímán především v kanceláři příjmu zásilek. Zde je překontrolována shodnost s dodacím listem a poté je režijní materiál zaevidován do systému SAP (udělá se tzv. příjem). Materiál může být objednán žadatelem, například vedoucím projektu, na jednorázovou objednávku, a v tom případě si jej žadatel, objednavatel, osobně vyzvedne v kanceláři příjmu materiálu. Další a častější možností je objednání disponentem, osobou pověřenou správou materiálu, na lieferplan, tedy plán dodávek. Jedná se o pravidelně objednávané zboží, materiál, které je zavedené ve skladu jako skladová položka. V tomto případě si zboží vyzvedne buď pracovník skladu náhradních dílů, nebo skladník nástrojárny, kde se umístí do systému Kardex. Kardex je automatizovaný systém skladování a vychystávání, kam se v Benteleru Rumburk zakládají kovové díly, určené pro oddělení nástrojárny. Jsou používány k sestavování a upravování lisovacích nástrojů jak na teplé, tak studené lisování.
Dodavatelé dovážející své zboží osobně nevozí zboží do kanceláře příjmu zásilek nýbrž přímo do skladu režijního materiálu (dále sklad MRO). Jedná se totiž o položky zavedené v plánu dodávek, tedy pravidelně dodávané, tj. skladové. V tomto případě zboží přebírá skladník a spolu s dodavatelem překontrolují shodnost zboží s dodacími listy. Dodací listy poté skladník předá do kanceláře příjmu zásilek a jsou také zapříjmovány, tj. naskladněny do informačního systému SAP.
34
2.2.1 Proč zaměření na kancelářský papír: ABC analýza kancelářských potřeb
Tato bakalářská práce popisuje řízení zásob režijního materiálu společnosti Benteler Automotive Rumburk se zaměřením na kancelářské potřeby, především kancelářský papír.
Kancelářský papír autorka zvolila jakožto jednu z nejfrekventovanějších položek kancelářských potřeb, což bude doloženo níže pomocí ABC analýzy kancelářských potřeb.
Pracuje s ním každý člověk ve firmě, a především na oddělení logistiky BAR je využíván ve velkém množství (viz níže Nakládání s kancelářským papírem). Protože ale nestojí tisíce eur jako jiné skladové položky či hotové výrobky, nikdo se nezajímá o jeho mnohdy zbytečnou spotřebu.
Jak vyplývá z obrázku 3, na kterém je výsek z tabulky s kancelářskými položkami seřazenými sestupně dle hodnoty, kancelářský papír je druhou nejdražší položkou v sekci kancelářských potřeb. Řadí se tedy mezi A položky, rychloobrátkové. Podle tabulky cca 79 % spotřeby papíru v Kč je vyvoláno cca 19 % z počtu 91 položek (každá z nich má 2-20% podíl na spotřebě). Data použitá pro analýzu obsahují záznamy ze systému SAP od 1. 1. 2017 do 31. 12. 2017, tedy za jeden kalendářní rok. Kompletní přehled položek rozdělených do kategorií A, B a C je obsažen v příloze C.
Obrázek 3: Skupina A položek ABC analýzy kancelářského zboží Zdroj: vlastní zpracování
Na obrázku 4 je pomocí Lorenzovy křivky zřetelně vidět postavení kancelářského papíru mezi všemi kancelářskými potřebami. Dle obrázku 3 zaujímá hned druhou pozici v kategorii a řadí se do A položek v kategorii office supplies. Je tedy velmi důležitou položkou a ABC analýzou bylo potvrzeno, že je na místě se jeho spotřebou nadále zabývat.
35 Obrázek 4: Část grafu ABC analýzy kancelářských potřeb
Zdroj: vlastní zpracování
Nesmí být ovšem opomenuto, že kancelářský papír je v tomto případě porovnáván pouze mezi omezenou skupinou materiálů čítající 91 položek. Autorka BP se řídila doporučením Horákové (1998, str. 196), která připouští, že v některých případech je vhodné „některé položky přeřadit do vyšší kategorie podle dalších hledisek“.
Jak již bylo uvedeno výše, režijní materiál ve firmě čítá přes 18 000 položek. Pokud by byl porovnáván v rámci všech položek režijního materiálu, patřil by do kategorie B. Ty jsou
36
dle charakteristiky skupiny středně důležité. Porovnání s materiálem výrobním by bylo značně zkreslené, neboť jeho cena je mnohonásobně vyšší. Proto by položky patřící dle charakteristiky do kategorie B patřily do skupiny C.
2.2.2 Proces zásobování kancelářským papírem.
Papír je využíván ve velkém množství v každém oddělení firmy. Používán je bílý papír Xerox A4 Image Volume gramáže 80 g/m2. Dovážen je v kartonových krabicích po pěti baleních. Jedno balení obsahuje 500 listů papíru, v kartonu je tedy 2 500 listů. Zboží prochází přes sklad režijního materiálu, a proto je při výdeji klasicky odepisován ze SAP, jako většina kancelářských potřeb. Kancelářské potřeby má na starosti disponent skladu náhradních dílů, který dle potřeby papír objedná. Objednává se vždy stejně velké množství papíru v dodávce, je tedy využíván Q-systém řízení zásob.
Pro přehlednost je zpracován popis dílčích částí procesu zásobování do tabulky 1. Procesy jsou popsány od podnětu k objednání až po užití koncovým uživatelem v BAR. Vždy je doplněna osoba či skupina osob, která za určitý proces odpovídá a má jej na starosti.
Tabulka 1: Tabulka procesu zásobování kancelářským papírem
ČINNOST (KROK) ODPOVĚDNÁ OSOBA
Počáteční podnět. Dochází papír v kancelářích. Vznikla potřeba objednat další. Signální úroveň zásoby papíru je10 kartonů (informace ze systému SAP).
skladník MRO
Objednávka papíru u dodavatele, přes systém SAP. Objednává se vždy po100 kartonech (tj. 250 000 listů papíru).
disponent MRO Požadavek na objednávku je v okamžiku uložení v systému SAP
vytisknut, podepsán a odeslán dodavateli na e-mail.
disponent MRO Přijmutí požadavku na objednávku dodavatelem a jeho zpracování. dodavatel Zboží dodavatel doručí do BAR. Je převzato skladníkem a uloženo do
regálů ve skladu MRO.
skladník Kancelářský papír je spolu s dalšími položkami dodacího listu
pracovníkem oddělení příjmu zboží naskladněno v systému SAP.
Seznam těchto příjmů papíru lze vidět v příloze A.
pracovník příjmu zboží
Ze skladu MRO si již pracovníci BAR mohou tento papír odebírat. zaměstnanci BAR Zdroj: vlastní zpracování
37 Proces zásobování kancelářským papírem je zahájen v okamžiku, kdy úroveň zásoby dosáhne signální hladiny. Ta je v případě kancelářského papíru stanovena na 10 kartonů.
Disponent se o dosažení signální úrovně zásoby papíru dozví ze systému SAP. V tom okamžiku lze papír společně s dalším zbožím, které dosáhlo signální úrovně, zobrazit v transakci „hromadné uvolnění požadavků na objednávku“. Požadavek z transakce disponent zpracuje. V systému SAP doplní množství, které je třeba objednat, což je v případě papíru vždy 100 kartonů, tj. 500 balení, a požadovaný čas doručení. Objednávka je vytištěna, orazítkována a podepsána disponentem a zaslána dodavateli. Pořizovací doba od objednání po uskladnění se pohybuje kolem tří dnů.
2.2.3 Nakládání s kancelářským papírem
V podkapitole 2.2.1 byla pomocí ABC analýzy aplikované na kancelářské potřeby (office supplies), určeno zařazení kancelářského papíru do kategorie A. Za rok 2017 dosáhla hodnota nakoupeného kancelářského papíru částky 225 532 Kč. Z evidence příjmu kancelářského papíru v systému SAP (viz příloha A) zřetelně vyplývá, že společnost BAR využívá pro tuto položku zásob Q-systém řízení objednávek. V roce 2017 bylo provedeno celkem 12 objednávek, což je v průměru jedna měsíčně. Jak již bylo popsáno v podkapitole 2.2.1, jeden dovezený karton obsahuje 2 500 listů papíru. Dovážka je vždy ve výši 100 kusů kartonu, což čítá v průměru 250 000 listů papíru měsíčně. Při tomto objednávaném množství tedy připadá půl balení papírů na každého zaměstnance v BAR, ať už se jedná o dělníka, či expedienta. Ve skutečnosti je spotřeba papíru rozložena jinak, což je zobrazeno koláčovým grafem na obrázku 5.
38
Obrázek 5: Koláčový graf spotřeby papíru v BAR za měsíc (počet listů v kusech) Zdroj: vlastní zpracování
Největší spotřebu na obrázku 5 bezpochyby vykazuje oddělení logistiky. To čítá 25 zaměstnanců. Do oddělení logistiky spadá v BAR oddělení příjmu zboží, plánovači výroby, expedienti, dispečeři logistiky, disponent skladu náhradních dílů a skladníci.
Pracovníci mají dle své pozice určené, zda mají na starosti materiál výrobní či režijní.
V BAR spotřebuje 25 zaměstnanců, což jsou přibližně 2 % ze všech pracovníků, za měsíc 163 279 kusů papíru, tj. 65 % z celkem měsíčně spotřebovaných 250 000 listů.
2.2.4 Třídění kancelářského papíru a vztah k životnímu prostředí
Zhruba do roku 2018 se v BAR na třídění papíru v kancelářích nekladl velký důraz.
Zaměstnanci měli neomezený přístup k papíru a nikdo nekontroloval, kolik ho spotřebují k tisku. Špatně dodací listy končily většinou v koši na směsný odpad.
Každý pracovník má v kanceláři koš na směsný odpad u svého stolu a měl by mít k dispozici také speciální koš na papír. Někteří papír třídí do koše zvlášť, ostatní do směsného odpadu. Když jsou koše vynášeny externí úklidovou službou, bývají ovšem sesypány všechny do společného pytle, tedy nakonec i vytříděný papír končí ve směsném odpadu.
163 279 71 498
15 223
logistika kvalitáři a team leadeři dělníci
39 Ve výrobní hale se papíry běžně odhazují do směsného odpadu nebo do kontejnerů na papír. Do kontejneru se vyhazují papírové krabice od zboží, zbytky papírových proložek a další papírové zbytky. Kancelářský papír sem ovšem přijde minimálně. Kontejner má na starosti správce budov, který po naplnění takového kontejneru obstará odvoz do sběrného dvora. Na ostatní odpad, jako jsou plasty, špinavý a zamaštěný textil či prázdné nádoby od sprejů jsou po hale rozmístěny kontejnery označené štítky, kam se příslušný odpad vyhazuje. Ty bývají pravidelně po naplnění odváženy, na papír se ovšem takový důraz neklade. Autorka konstatuje, že podmínky k třídění papíru v BAR jsou zavedené, ale pracovníci k němu nejsou nijak vedeni ani podporováni ze strany vedení.
V BAR existuje na bezpečnost, zdraví při práci a ekologii specializované oddělení SHE (z angl.Safety, Health & Environment). Oddělení SHE ale především dbá na dodržování bezpečnostních předpisů, zajišťování bezpečnostních tabulí a ukazatelů, snaží se zvýšit bezpečnost na výrobních halách. V případě podání zlepšovacích návrhů pracovníky firmy, které spadá do kategorie zdraví zaměstnanců a bezpečnost při práci či ekologie je stanoveno vysoké peněžní ohodnocení. Na třídění odpadů, a především papíru, však oddělení neklade žádný důraz.
2.2.5 Identifikace zdrojů plýtvání kancelářským papírem
Jak již bylo zmíněno v podkapitole 2.2.3, oddělení logistiky se svými 25 zaměstnanci spotřebuje čtvrt milionu listů papíru měsíčně. Nicméně nelze jednoznačně určit, který list papíru byl vytištěn zbytečně.
Z toho důvodu byla autorkou této bakalářské práce na začátku měsíce ledna 2018 každému pracovníkovi předána papírová krabice, kam měli zaměstnanci oddělení logistiky po dobu jednoho měsíce vyhazovat veškerý papír, který by jinak mířil do koše. Ke konci měsíce února byla svolána schůzka všech zaměstnanců logistiky. Schůzky se zúčastnilo 20 osob, 5 bylo z pracovních či osobních důvodů omluveno. Nejprve byla logistika seznámena s množstvím spotřebovaného papíru. Byl prezentován koláčový graf (viz obrázek 5) a každý člen musel zodpovědět dvě následující otázky:
40
1. Kolik papíru denně vytisknete?
2. Kolik z uvedeného množství denně vyhodíte?
Anketa probíhala ústní formou a jednalo se pouze o orientační odhad samotných pracovníků. Výsledky jsou zobrazeny v tabulce se záznamy (viz tabulka 2).
Tabulka 2: Odpovědi zaměstnanců logistiky na otázky
Počet ↓ listů
Otázka A: Kolik papíru denně vytisknete?
četnost odpovědí Otázka B: Kolik z uvedeného množství vyhodíte?
Osoba→ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A B
0 < 10 B B B B 0 4
11-20 B B B B A B 1 5
21-30 A B A A B B A 4 3
31-40 A B A B B B A B 3 5
41- 60 A A B A B A B 4 3
61-80 A A A 3 0
81-100 A A A 3 0
111 a více A A 2 0 Zdroj: Vlastní zpracování
Na obrázku 6 jsou graficky znázorněny četnosti odpovědí na otázky položené logistikům.
Červené hodnoty zobrazují počty vyhozených papírů do krabic na tříděný odpad.
V tabulce 2 je šedou barvou znázorněno, že jednotlivec často vyhodí více než 50 % papíru (11 osob označilo, že vyhodilo 50 % a více potištěných listů papíru). Bylo opravdu potřeba potisknout celé množství papíru ze sloupce B, tedy papíru, který se vyhodil? Pro zhodnocení tohoto aspektu byl autorkou BP zkontrolován vyhozený papír v krabicích.
41 Obrázek 6: Četnost odpovědí na otázky položené logistikům
Zdroj: Vlastní zpracování
Největší zastoupení v krabicích měly dodací listy. Jsou tištěné k veškerému materiálu, který odjíždí z BAR. Každý dodací list se tiskne dokonce ve třech kopiích a každý z nich může mít i několik stránek. Jedna zůstává založena v šanonech zaměstnanců expedice, další dvě kopie dostává řidič kamionu, který pro materiál přijel. Dodací listy jsou založeny, vytištěny a předány na dispečink několik hodin před odjezdem. Expedice se v průběhu dne často mění, ať už kvůli zákazníkovi, nevyrobeným dílům nebo nedostatečnému místu na kamiónu. Dodací listy se tudíž aktualizují a vytisknou znovu.
Další skupinou byly natištěné objednávky. U materiálu výrobního probíhají objednávky materiálu pouze elektronicky. U materiálu režijního tento proces zavedený není. Po vytvoření se objednávka systémem automaticky vytiskne, následně je orazítkována a ručně podepsána. Přes tiskárnu je elektronická kopie zaslána dodavateli. Objednávky jsou evidovány v systému SAP, takže papírová verze je vyhozena.
Zbylé papíry ve sběrné krabici byly potištěné daty ze SAP, vytištěnými e-maily, fakturami a tabulkami. Dle pracovníků se v 90 % jednalo o tisk zbytečný. Dokumenty sloužily pouze k lepší vizuální kontrole dat. Dokumenty se natiskly a po kontrole byly vyhozeny.
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
0 < 10 listů
11-20 listů
21-30 listů
31-40 listů
41- 60 listů
61- 80 listů
81-100 listů
111 a více listů
otázka A otázka B
42
43
3 Návrh možných opatření ke zlepšení
V kapitole 2 bylo stručně popsáno řízení zásob režijního materiálu ve společnosti BAR.
V analýze ABC byla potvrzena důležitost kancelářského papíru a jeho nadměrná spotřeba, a to především oddělením logistiky. V podkapitole 2.2.5 byly identifikovány hlavní zdroje plýtvání kancelářským papírem. Autorkou práce byla navržena zlepšení, která jsou představena v následujících v podkapitolách: omezení tisku dodacích listů, redukce tisku objednávek a dalších dokumentů a plošná výměna a redukce počtu tiskáren.
Aby bylo možné plýtvání vyjádřit také v peněžních jednotkách, po konzultaci s pracovníkem IT pro BAR byla autorkou cena jedné potištěné stránky vyčíslena v průměru na 1,84 Kč. V této sumě je započítána cena papírů, která činí cca 0,1 Kč, zbylá částka zahrnuje pronájem tiskáren (příloha B Seznam tiskáren v BAR), spotřebu tonerů a pravidelný servis tiskáren.
Výsledkem opatření je snížení objednávaného množství papíru, které je vidět na obrázku 7.
Dále jsou vyčísleny finanční úspory jednotlivých opatření v každé podkapitole (3.1, 3.2 a 3.3).
3.1 Omezení tisku dodacích listů
Největší spotřeba papíru byla zjištěna při tisku dodacích listů. Pokud je nutné nakládku materiálu pozměnit a dodací listy aktualizovat, vyhodí se všechny dodací listy a jejich dvě kopie.
Jako o opatření vedoucím k omezení spotřeby papíru by se dalo uvažovat o systémech automatické identifikace, jak jsou popsány v kapitole 1.7. Pokud by dodavateli odešla dodávka s čárovým kódem místo několika dodacích listů a jejich kopií, byla by úspora papíru značná. Výhodou, kterou by přinesla digitalizace dokumentů, je lepší vytěžování dat, zrychlená komunikace s dodavateli a odběrateli, automatické zálohování. Tím by se eliminovaly ztráty či poškození dat. Dokumenty by se rychle vyhledávaly, došlo by ke zrychlení procesů.
