• No results found

Underhåll av fastigheter

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Underhåll av fastigheter"

Copied!
13
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Revisionsrapport

Underhåll av fastigheter

Mjölby kommun

Lennart Elfving April 2012

(2)

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning och revisionell bedömning 1

2 Inledning 3

2.1 Bakgrund 3

2.2 Revisionsfråga och kontrollmål 3

2.3 Revisionsmetod 4

3 Resultat av granskningen 4

3.1 Fastighetsstrategier till grund för åtgärder i fastigheter 4

3.2 Rutiner för underhållsplanering 5

3.3 Ekonomisk planering (underhåll) 7

3.4 Fastighetsförvaltningens kostnadsbild 10

3.5 Investering kontra underhåll 11

3.6 Synpunkter på underhåll och fastighetsförvaltningen från lokalnyttjarna 11

(3)

1 Sammanfattning och revisionell bedömning

Den fråga som granskningen ska belysa är följande:

Säkerställer kommunstyrelsen att förvaltningen av kommunens verksamhetsfas- tigheter organiseras och genomförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt till- fredsställande sätt?

Granskningen visar följande:

- Det saknas dokumenterade riktlinjer i form av en fastighetsstrategi och lo- kalförsörjningsplan till underlag för såväl anskaffning och avveckling av lo- kaler som strategiska överväganden inför större underhållsåtgärder och in- vestering i fastigheter och flerårsplanering av fastighetsunderhållet

- En större andel av underhållsmedlen har under de senaste tre åren gått till felavhjälpande underhåll i stället för till planerat underhåll, vilket indikerar att underhållsåtgärder i stor utsträckning är händelsestyrt och inte i enlighet med en väl övertänkt årscykel. Detta tillsammans med den kritik som riktats mot Tekniska kontoret från de större lokalnyttjande förvaltningarna leder till slutsatsen att organisationen för fastighetsförvaltning inte fungerar op- timalt.

- I budget 2012 för fastighetsförvaltningen upptar felavhjälpande underhåll en större andel av de sammantagna underhållskostnaderna (felavhjälpande och planerat underhåll). Budgeterade kostnader för felavhjälpande under- håll överstiger väsentligt riktvärden för kommunal fastighetsförvaltning me- dan budget för planerat underhåll understiger motsvarande riktvärden. Ge- nomsnittet av de årliga sammantagna underhållskostnaderna under de se- naste fem åren inkluderande budget för 2012, överensstämmer i stort med den nivå som enligt vår erfarenhet är vanligt förekommande i kommuner.

Däremot har kostnaderna för felavhjälpande underhåll under samma period accelererat från en nivå motsvarande branschens riktvärden till den nu bud- geterade höga nivån.

Tekniska kontoret uppger att det finns ackumulerat eftersatt underhåll, vil- ket vi tolkar som ytterligare en förklaring förutom brister i organisationen, till att underhållet i stor utsträckning är händelsestyrt. Med hänvisning till eftersatt underhåll anger Tekniska kontoret att budgeterade medel för pla- nerat underhåll är för lågt och har angett nivån minst 90 kr/kvm som mål- sättning för 2011 att jämföra med utfall 54 kr/kvm. Vi konstaterar emellertid att eventuellt behov av särskilda medel för eftersatt underhåll eller nivåhöj- ning av underhållsbudgeten inte beaktats inför den sänkning av internhyran som genomfördes vid ingången av 2012. Vår slutsats mot bakgrund av Tek- niska kontorets uppgift om eftersatt underhåll är att vi ifrågasätter om den

(4)

ekonomiska planeringen av fastighetsförvaltningens kostnader och intäkter bygger på en realistisk bedömning.

- Begreppen investering respektive underhåll bör vara väl kända i organisa- tionen genom dokumenterade centrala riktlinjer

- Den uppfattning som lämnats från lokalnyttjare är att underhållsstatusen för kommunens fastigheter är hanterbar. Däremot riktas kritik mot Teknis- ka kontorets hantering av sitt förvaltaruppdrag avseende bl. a. brister i kommunikationen med lokalnyttjare och att åtgärder inte blir utförda.

Sammanfattningsvis är vår revisionella bedömning att förvaltningen av kommu- nens verksamhetsfastigheter inte är ändamålsenligt organiserat och att under- hållsplanering inte utförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt.

Vi rekommenderar att

- Kommunstyrelsen tar fram en ägarstrategi för fastigheter och en lokalför- sörjningsplan som kan ligga till grund för strategiska överväganden rörande anskaffning och avveckling av lokaler men också flerårig planering av större underhållsåtgärder och reinvesteringar

- Organisationen för fastighetsförvaltning inom Tekniska kontoret bör ses över för att skapa tydligt operativt ansvar för fastigheternas förvaltning in- kluderande ansvar för drift och underhåll och för att återskapa förtroendet för fastighetsförvaltningen hos verksamheterna/lokalnyttjarna. I översynen bör också ingå fördelningen av roller och ansvar mellan Tekniska kontoret och Serviceförvaltningen i syfte att skapa ett bättre och mer kostnadseffek- tivt samspel mellan parterna.

- Tekniska kontoret bör redovisa en inventering av aktuell underhållsstatus för verksamhetsfastigheterna tillsammans med en analys av orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll. Analysen bör innehålla förslag till åtgärder, inkluderande eventuellt behov av ytterligare underhållsmedel, för att uppnå en fördelning mellan felavhjälpande och planerat underhåll som överensstämmer med förekommande för kommunal fastighetsförvaltning.

- Kostnader för stöld/skadegörelse är anmärkningsvärt höga, vilket vi re- kommenderar att särskilt utreda och att utforma en handlingsplan för att hantera orsaker.

(5)

2 Inledning

2.1 Bakgrund

I kommunens balansräkning utgörs en stor del av tillgångsmassans värde av fastig- heter. Det är viktigt att kommunen har en ändamålsenlig organisation och rutiner för underhåll av dessa fastigheter både ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Tekniska kontoret uppger sig såväl för 2009 som 2010 inte uppfyllt må- let att underhålla verksamhetsfastigheterna så att skick och värde bibehålls över tiden. Som en effekt av minskat ekonomiskt utrymme för planerat underhåll uppger man att kostnaderna ökat för felavhjälpande underhåll (reparationer).

2.2 Revisionsfråga och kontrollmål

Granskningen ska besvara följande revisionsfråga:

- Säkerställer kommunstyrelsen att förvaltningen av kommunens verksam- hetsfastigheter är organiserad och genomförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt?

Kontrollmål/granskningsmål:

- Finns en övertänkt fastighetsstrategi som ligger till grund för beslut om åt- gärder i fastigheter (dvs. de fastigheter som omfattas av åtgärder och åtgär- dernas inriktning och ekonomiska omfattning baseras på en analys av verk- samhetens behov av ändamålsenliga lokaler för överskådlig framtid)?

- Finns rutiner som säkerställer att förvaltningen har kunskap om aktuell un- derhållsstatus och att planering och genomförande av underhållsåtgärder sker i enlighet med en väl övertänkt årscykel?

- Är den ekonomiska planeringen (budgeten) för fastighetsförvaltningen över- tänkt och bygger den på en realistisk bedömning av förvaltningens kostna- der och intäkter?

- Avviker fastighetsförvaltningens kostnadsbild väsentligt från jämförbara kommunala fastighetsförvaltningar?

- Hanteras gränsdragningen mellan investering och underhåll på ett korrekt sätt?

- Har framtida effekter, som den nuvarande underhållsnivån kan ge upphov till, analyserats och bedömts på ett realistiskt sätt?

(6)

2.3 Revisionsmetod

Den granskningsmetoden som tillämpats har byggt på intervjuer med kommunal- råd, fastighetschef på tekniska kontoret, förvaltningscheferna på förskole- och skol- förvaltningen, omsorgs- och socialförvaltningen samt studier av underhållsplaner, rutiner och styrdokument för verksamheten. Kompletterande information har in- hämtats från ekonomer vid Tekniska kontoret och Ekonomikontoret. Intervjuer har genomförts tillsammans med representant för revisorerna.

Intervjuade handläggare har givits tillfälle att sakgranska ett utkast till rapport.

3 Resultat av granskningen

3.1 Fastighetsstrategier till grund för åtgärder i fastigheter

Enligt uppgift förvaltar Tekniska kontoret ca 184 000 kvm varm yta, varav 179 549 kvm ”internhyreslokaler”. Till den sistnämnda kategorin inräknas lokaler för för- skola, skola, omsorg, kultur och fritidslokaler samt administration. Resterande 4 539 kvm är till lika delar fördelat på reglerings- och saneringsfastigheter respekti- ve industri- och affärslokaler. Lokalytan för internhyreslokaler utslagen på antal kommuninvånare ger nyckeltalet 6,9 kvm/invånare. Nyckeltal på 5-6 kvm är vanligt i kommuner, men det finns kommuner med nyckeltal understigande 5 kvm. Som jämförelse kan nämnas att Motala kommun har nyckeltalet 5,7 kvm beräknat på lokaler för kommunens primära verksamheter. Nyckeltal över 6 kvm avseende loka- ler för kommunens primära verksamhet indikerar enligt vår erfarenhet att det finns en potential för att förbättra lokalutnyttjande, dvs. det finns överskott på lokalyta i förhållande till verksamheternas reella behov. Antal kvadratmeter förvaltad lokalyta är intressant i sammanhanget då begränsade medel för underhåll ska fördelas över fastighetsbeståndet.

Ett som vi uppfattar centralt dokument för fastighetsförvaltningen är ”Riktlinjer för internhyressystemet1”. Dokumentet lägger ansvaret för avhjälpande och planerat underhåll på fastighetsförvaltningen avseende såväl invändigt som utvändigt un- derhåll. Skadegörelse bekostas av hyresgästen inom och på byggnader medan tek- niska kontoret står för all yttre skadegörelse fram till fasad.

För att återknyta till de inledningsvis beräknade nyckeltalen, är det vanligt i kom- muner att man upprättar strategier som rör kommunens fastigheter och lokaler.

Två exempel på strategier är

- att kommunen enbart ska äga fastigheter som inrymmer kommunal verk- samhet, såvida det inte finns särskilda skäl för annat. Strategin innebär att kommunen kontinuerligt omprövar fastighetsinnehavet och avvecklar när så anses befogat respektive ställer eget innehav mot att hyra från externa fas- tighetsägare.

1 Riktlinjer för internhyressystem, antagna av KS 2012-03-07, § 65

(7)

- att kommunen upprättar en flerårig lokalförsörjningsplan som årligen omarbetas inför budgetprocessen

Nämnda exempel på övergripande fastighetsstrategier ingår i beslutsunderlag inför planering av underhållsåtgärder och andra kostnadskrävande åtgärder i fastighe- terna. Detta för att inte lägga kostnader i åtgärder som ur verksamhetens perspektiv är ”bortkastade” om fastigheten kommer att avvecklas eller genomgå annan större förändring, t ex ombyggnad, inom överskådlig tid. Vi har inte tagit del av någon dokumenterad ägarstrategi eller lokalförsörjningsplan för Mjölby. Enligt kommu- nalrådet lämnades ett uppdrag till Tekniska kontoret inför budgetprocessen 2011 att ta fram en strategisk lokalförsörjningsplan avseende framtida behov av utbildnings- och omsorgslokaler. Något resultat av uppdraget har ännu inte redovisats. Däremot har Skolförvaltningen tagit fram en egen lokalförsörjningsplan.

En muntlig strategi från fastighetschefen innebär att prioritera åtgärder som rör klimatskyddet för fastigheter, dvs. tak och fasader. Fastighetsförvaltningen har re- dovisat dokumentet ”Arbetsplan 2011-2013 Planerat underhåll” som på objektsnivå anger planerade åtgärder med uppskattad kostnad. Vidare en verksamhetsplan för 2012 med förteckning över åtgärder och ansvarig handläggare.

Vår bedömning:

Det saknas dokumenterade övergripande strategier till underlag för bl a planering av underhåll och andra kostnadskrävande större åtgärder i fastigheterna. Mot bak- grund av att kommunen har positiv befolkningsutveckling och nyckeltalen visar på jämförelsevis stor förvaltad lokalyta, finns det anledning att påskynda arbetet med en strategisk lokalförsörjningsplan och ägarstrategi.

Någon uppdaterad version av arbetsplan 2011-2013 har inte redovisats i gransk- ningen.

3.2 Rutiner för underhållsplanering

Tekniska kontoret anger i Mål och budget 2012-14 följande målsättning för förvalt- ningen av internhyresfastigheter:

- ………..förvaltas med tillgängliga medel på ett sätt att kvalité och värde bibe- hålls i ett långsiktigt perspektiv i enlighet med god ekonomisk hushållning - Energiförbrukningen ska minska med 5 % under planeringsperioden - Fastigheterna ska upplevas som en trygg och säker arbets- och boendemiljö - Tekniska kontoret ska vara aktivt och drivande i användning av lokaler för

kommunens verksamheter

- Tillgängligheten ska förbättras så att kraven på enkelt avhjälpta hinder upp- fylls under planperioden

(8)

Dokumentet innehåller vidare skrivningen ”Mjölby har ett ackumulerat under- hållsbehov som tillsammans med ökade myndighetskrav avseende bl a arbetsmiljö är en stor utmaning under de kommande åren. Under den kommande treårsperi- oden måste en diskussion föras om hur kommunen ska kunna finansiera underhåll och reinvesteringar”.

I intervju med fastighetschefen presenterades en organisationskiss för fastighetsav- delningen, som återgavs i det utkast till rapport som lämnades för sakgranskning.

Fastighetschefen anger emellertid efter sakgranskning att den tidigare organisa- tionsskissen inte ger en rättvisande bild och lämnar därför följande skriftliga be- skrivning av organisationen:

”Ena Fastighetsförvaltaren jobbar numer heltid åt hyresgästerna och driften av fastigheterna. En del mindre åtgärder såsom reparationer och underhåll sköter han också. Under de år 2009/2010 som snön orsakade vattenskador blev denna roll fullt upptagen med att sanera, reparera och hantera oroliga individer i och utanför organisationen, därav blev fastighetssyner inte fullt utförda i den ut- sträckning som borde gjorts. Den andra Fastighetsförvaltaren var vakant en kor- tare tid och blev nyligen tillsatt. I denna tjänst ingår även att vara VVS ansvarig.

Uppskattningsvis 65 % förvaltare, 25 % VVS frågor i driften och 10 % invester- ingsprojekt. El och teleingenjören jobbar i huvudsak med säkerhet, liten del i pro- jekt. Men även som en funktion i förvaltningen i frågor som inte förvaltarna själ- va klarar ut. Byggprojektledaren har i huvudsak investeringsprojekt på sitt bord.

2010 var inv. budgeten 75 miljoner varav endast 49 miljoner hanns med. Detta fördelat på 45 st. projekt, varav 19 lokalanpassningar. 2011 var budgeten 53 milj.

men 38 milj. hans med. Fördelat på 56 projekt varav 22 lokalanpassningar. Den som jobbar med bostadsanpassning lägger ner ca 50 % av sin tid på det övrigt småprojekt. Utöver detta sker en stor del i att serva kommunen, såsom politiker och förvaltningar med kompetens där de själva saknar inom fastighetsfrågor.

Fram till 2003 var det en som jobbade nästan heltid med planerat underhåll både strategiskt och operativt. Den personen fick andra uppgifter och underhållet lades över på en förvaltare som inte hade riktigt tid med det strategiska arbetet. Situa- tionen finns kvar i dag. Den person som är tänkt att tillföras organisationen är en teknisk assistent som kan upprätthålla den strategiska planeringen på sikt samt övriga rutiner.”

Tekniska kontoret/fastighetsavdelningen köper skötsel- och hantverkstjänster in- ternt från Serviceförvaltningen.

Underhållsplanering beskrivs av fastighetschefen enligt följande:

Ambitionen är att genomföra en fastighetssyn varje år med förvaltare och represen- tanter från de verksamheter som nyttjar fastigheterna. Fastighetssyner har dock inte hunnits med under de senaste 1-2 åren.

På grundval av resultatet av fastighetssyn och övrig information som finns om fas- tigheterna, görs en underhållsplan av fastighetschefen tillsammans med respektive förvaltare och projektledaren för planerat underhåll. Förvaltningsavdelningen har

(9)

det IT-baserade underhållsprogrammet Xpand. En arbetsplan för 2011-2013 avse- ende planerat underhåll har redovisats med redovisade åtgärder på objektsnivå (fastighet) och med överslagsmässiga kostnader.

Vår bedömning:

Fastighetsavdelningen är bemanningsmässigt väl tillgodosedd och man kan uppvisa diverse dokument med fördelade arbetsuppgifter och ansvar. Trots detta får vi upp- fattningen att underhållsplanering inte sker löpande och med den effektivitet som bör förväntas av organisationen. Av den beskrivning som lämnats av fastighetsche- fen över hur arbetet organiseras inom avdelningen får vi intrycket av att ansvar för underhåll är otydligt utlagt i organisationen.

3.3 Ekonomisk planering (underhåll)

Sedan 1992 tillämpas intern prissättning (internhyra) för verksamhetslokaler i kommunen. Enligt den beskrivning som lämnats för internhyressystemet betrakta- des de initiala hyrorna 1992 som marknadsmässiga och innebar att fastighetsför- valtningen gav ett kalkylerat överskott, som benämns regleringspost. Överskottet, dvs regleringsposten, har alltsedan internhyressystemet infördes skickats in till den centrala ekonomifunktionen att fördelas ut på verksamheterna som ett ekonomiskt bidrag till lokalkostnader. Eftersom hyrorna räknats upp under åren som kompen- sation för kostnadsutveckling har regleringsposten årligen legat på 8-14 mkr. För- utom det ursprungliga syftet med ”marknadsmässig” hyressättning har reglerings- posten också haft som syfte att utjämna effekter av eventuella förändringar av in- ternräntan.

Konstruktionen med regleringspost innebär en rundgång av medel och internhyran motsvarar inte de verkliga lokalkostnaderna, vilket bl a dels innebär att felaktiga uppgifter lämnas till bl.a. SCB dels att privata verksamheter som har anledning att jämföra sina lokalkostnader med kommunens, t ex friskolor, kan dra fördel av kommunens ”höga” internhyra. Internhyran ger heller inte korrekt information som underlag för kalkylering av investering i befintliga fastigheter, verksamhetsanpass- ningar, etc.

F o m 2012 har internhyran sänkts, dock finns kvar en regleringspost som kalkyle- rats till 3 712 tkr. Motiveringen är att använda regleringsposten för utjämning av internränta och inflation. Utifrån den i föregående avsnitt refererade skrivningen i Mål och budget 2012-14, om behov av mer underhållsmedel, kan vi konstatera att hänsyn till detta ej tagits inför sänkningen av internhyran.

Inom kommunal fastighetsförvaltning är kostnader för planerat underhåll av intres- se i budgetprocessen och fördelningen av underhållsmedel mellan felavhjälpande och planerat underhåll är av särskilt intresse vid revisionella granskningar. Som alternativ till felavhjälpande underhåll används också benämningen akut underhåll.

Begreppen felavhjälpande respektive planerat underhåll är definierade åtgärder i förvaltningslitteraturen och definitionsmässigt avgränsade gentemot investerings- åtgärder.

(10)

Vid jämförelse av underhållskostnader mellan kommuner är såväl den sammantag- na summan av felavhjälpande och planerat underhåll av intresse som fördelat på respektive underhållsbegrepp. Bristfällig underhållsplanering resulterar vanligen i att åtgärder genomförs som felavhjälpande underhåll även om åtgärden vid funge- rande rutiner skulle funnits med i en underhållsplan och då genomförts som plane- rat underhåll. Det finns också ett ömsesidigt samband genom att för snålt tilltagen budget för planerat underhåll kan resultera i att det uppstår behov av akuta åtgär- der, som belastar utfallet för felavhjälpande underhåll.

I tabell nedan redovisas uppgivna kostnader för planerat respektive felavhjälpande underhåll och summa underhåll för perioden 2005 t o m budget 2012.

Ett vanligt sätt att jämföra kostnader över åren och mellan fastighetsförvaltningar är med nyckeltalet kronor per kvadratmeter (kr/kvm). Från fastighetsavdelningen har lämnats uppgift om lokalytan 179 549 kvm för ”internhyreslokaler”, som inne- fattar kommunens primära verksamheter, dvs. kärnverksamheten. Lokaler för pri- mära verksamheter förutsätts underhållsmässigt bli prioriterade framför byggnader tillhörande reglerings- och saneringsfastigheter och kommersiella fastigheter. I ta- bellen beräknas därför nyckeltalet kr/kvm baserat på lokalytan för ”internhyreslo- kaler”. I felavhjälpande underhåll ingår kostnader för stöld/skadegörelse i fastighe- terna.

Tkr 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

budget 2012 Planerat underhåll 12 958 12 551 13 343 16 178 4 700 6 460 9 762 11 800 Felavhjälpande underhåll 5 676 5 842 6 955 8 486 9 500 22 078 22 299 12 350

Summa 18 634 18 393 20 298 24 664 14 200 28 538 32 061 24 150

Kr/kvm 104 102 113 137 79 159 179 134

Av tabellen framgår att den absoluta kostnaden för felavhjälpande underhåll ökat dramatiskt under de senaste 4-5 åren från en för kommunal förvaltning jämförelse- vis normal nivå 2005/2006 på ca 33 kr/kvm. Likaså har andelen felavhjälpande av sammantaget underhåll ökat från ca 30 % 2005/2006 till 70-77 % 2010/2011. I ab- soluta tal motsvarar detta 124 kr/kvm.

Enligt fastighetsavdelningen orsakade mängden snö under vintern 2009/10 fukt- skador i ett antal fastigheter för sammanlagt 8,4 mkr i återställningskostnader.

Fastighetschefens kommentar är enligt följande:

”I Östergötland kom det anmärkningsvärt mycket snö under två vintrar, det tala- des om krishantering, förändrat klimat, 1-årsregn istället för 10-årsregn. Allt är byggt enligt en viss byggnorm som inte riktigt kommer att fungera i framtiden.

2011 och hittills 2012 har fukt kommit istället nerifrån, marken. Våra grannar Linköping och Norrköping har haft exakt samma problem och skador som Mjölby kommun. Det är en ekonomisk omöjlighet att bygga om allt för kommande klimat- förändring. Det tänket finns då det byggs nytt, om eller till. Det som har utförts är besiktning av alla tak och reparationer samt några byten av ett femtiotal tak har skett.”

(11)

Tekniska kontoret skriver i budgetdokument för 2012:

För måluppfyllelse mot god ekonomisk hushållning ska planerat underhåll uppgå till minst 90 kr/kvm 2011.

Redovisat 2010 Prognos 2011 Budget 2012

Planerat underhåll 36 kr/kvm 47 kr/kvm 69 kr/kvm

Vår bedömning:

Tekniska kontorets uppgifter om underhållskostnader som de återges i tabellen vi- sar på att kontoret sammantaget disponerat betydande medel för underhåll och särskilt de senaste tre åren inkluderande budget för 2012. Enligt företaget REPAB:s nyckeltalsverk är ett vanligt nyckeltal för felavhjälpande underhåll ca 35-40 kr/kvm.

Om vi antar 40 kr/kvm som normaltal för felavhjälpande underhåll för 2010, 2011 och budget 2012, är resterande underhållsmedel teoretiskt att betraktas som plane- rat underhåll och uppgår då till 119 kr/kvm, 139 kr/kvm respektive budgeterat 94 kr/kvm. Dessa teoretiskt beräknade nyckeltal för planerat underhåll ska jämföras med Tekniska kontorets ovan refererade uppgifter ur budgetdokument för 2012 som anges till 69 kr/kvm.

Uppgifterna styrker vår slutsats att flerårsplanering av underhåll inte fungerar än- damålsenligt, vilket resulterat i att åtgärder i alltför stor utsträckning är händelse- styrda och följaktligen genomförs som felavhjälpande.

En ytterligare förklaring till de höga kostnaderna för felavhjälpande underhåll kan vara ackumulerat eftersatt underhåll. Enligt uppgift genomfördes omfattande un- derhåll av verksamhetsfastigheterna under senare delen av 1990-talet, vilket inne- bar att fastigheterna bedömdes vara i gott skick vid ingången av 2000-talet. Detta kan inneburit en för låg ambitionsnivån för planerat underhåll under mitten av 2000-talet och att ambitionen inte höjts allteftersom underhållsbehovet ökat med tiden.

Vi efterlyser en analys av aktuellt underhållsbehov av fastigheterna och orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll.

Av det material vi tagit del av framgår att kostnader för stöld/skadegörelse i fastig- heter under perioden 2005-2010 som lägst uppgått till 1 181 tkr (2005) och som högst 2 129 tkr (2008). Vi saknar uppgift för 2011 men konstaterar att Tekniska kontoret budgeterat 1,650 mkr för 2012.

Enligt vår bedömning är kostnaderna anmärkningsvärt höga i förhållande till för- valtat fastighetsbestånd och vi har inte tagit del av någon kommentar eller plan för åtgärder. Detta mot bakgrund av att kostnaderna uppgått till sammanlagt 9,4 mkr under perioden 2005-2010.

(12)

Omfattningen av fuktskador orsakade av stora snömängder vintern 2009/10 är an- märkningsvärd. Vi har tagit del av en kortare redogörelse, men inte någon hand- lingsplan för vilka åtgärder som kommer att vidtas för att förebygga skador under kommande snörika vintrar. En hel del av skadorna tycks orsakade av brister i kon- struktioner, vilket innebär att åtgärder kan betraktas som investering om åtgärder- na inneburit förbättring av konstruktioner i syfte att förekomma nya skador.

3.4 Fastighetsförvaltningens kostnadsbild

Vi har tagit del av sammanställning med kostnader fördelade per kostnadsslag och åren 2001-10 och budget 2012. Sammanställningen indikerar högre kostnader fas- tighetsskötsel relativt jämförbara fastighetsförvaltningar. På grund av möjliga orsa- ker som ligger utanför vår kännedom, är vår bedömning endast indikativ och grun- das på erfarenhet från granskningar av ett antal fastighetsförvaltningar. Under- hållskostnader har kommenterats i föregående avsnitt.

Vår bedömning:

Drifts- och administrationskostnader avviker inte väsentligt relativt jämförbara kommunala fastighetsförvaltningar, med reservation för att tillsyn/skötsel indikerar en något högre kostnadsnivå. Sammantaget budgeterade kostnader för avhjälpande och planerat underhåll för år 2012 är på en jämförelsevis vanligt förkommande nivå för kommunal fastighetsförvaltning enligt vår bedömning. Dock finns en spridd uppfattning i kommuner om att anslagna underhållsmedel till den nivån är för snålt tilltagna för att undvika kapitalförstöring. Däremot är den budgeterade fördelning- en mellan felavhjälpande och planerat underhåll anmärkningsvärd genom att felav- hjälpande överstiger planerat. Eftersom Tekniska kontoret inte kan visa upp en in- ventering och plan för åtgärdande av eftersatt underhåll eller en analys av orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll, kan vi inte dra någon slutsats om huruvida sammantaget budgeterade underhållsmedel är på en rimlig nivå.

(13)

3.5 Investering kontra underhåll

Dokumentet Riktlinjer för redovisning av investeringar, avskrivningar m m, antaget av kommunstyrelsen 2009-10-28, innehåller tydliga anvisningar för vilka åtgärder som ska redovisas som underhåll respektive investering.

I granskningen har inte gjorts någon verifiering genom stickprovskontroll av att riktlinjer följts.

Vår bedömning:

Begreppen investering respektive underhåll finns dokumenterade och tillgängliga för befattningshavare.

3.6 Synpunkter på underhåll och fastighetsför- valtningen från lokalnyttjarna

Frågan har ställts till skolförvaltningen respektive omsorgsförvaltningen och svaren är i huvudsak lika och med innebörd att

- Fastigheternas underhållsstatus är hanterbar, dvs. det finns underhållsbe- hov men situationen är inte alarmerande

- Däremot uttalas kritik mot fastighetsavdelningen som i huvudsak kan sam- manfattas med att man saknar ett professionellt bemötande och hantering av förvaltningsuppdraget. Skolan har nyligen fört upp uteblivet åtgärdande av skador och tillbud till centrala samverkansgruppen.

Fastighetschefen kommenterar kritiken från verksamheterna enligt följande:

”Nya förvaltare är på plats vilket har uppskattats av verksamheterna, man anser att personkemin stämmer bättre. Är det nya eller gamla uppgifter från verksam- heten? Att fel som anmälts inte blir åtgärdade upplever även TK som ett stort pro- blem som det aktivt jobbas med. I dagarna kommer en webbaserad felanmälan implementeras så verksamheterna kan följa ärendet. Ansvarig för felanmälan ska även aktivt börja jobba med vår utförare varför inte vissa fel blir åtgärdade enligt beställning.”

Vår bedömning:

En samfällt allvarlig kritik mot Tekniska kontorets hantering av sitt förvaltnings- uppdrag kommer från de stora lokalnyttjande primära verksamheterna. Kritik från lokalnyttjarna bör tas på allvar då ändamålsenliga lokaler är en förutsättning för att bedriva en bra verksamhet. Verksamhetsansvariga har också ett arbetsmiljöansvar, varför de är beroende av stöd från en väl fungerande fastighetsförvaltning.

References

Related documents

Under genomförandet av våra intervjuer ute hos massa- och pappersbruken väcktes vårt intresse rörande de gemensamma svårigheter som upplevdes med underhåll

Identifiera krav och förutsättningar för att effektivt styra underhåll på containerkomponenter och underkomponenter. För att kunna styra underhåll på

Detta för att piloten skulle kunna genomföras och att projektgruppen därmed inte skulle köra fast och fokusera på sådant som skulle kunna påverka arbetet i framtiden vilket

Studien bidrar inte till någon ny kunskap utan lyfter upp och betonar vikten av underhåll och dess påverkan både på fastigheten men också på energianvändningen som framkommit

Vissa av dessa faktorer kan användas för att beräkna kostnader för åtgärder och effekter (Figur 3.1-2).. Figur 3.1-1 Viktiga faktorer som påverkar beslut

Ett viktigt utvecklingsområde inom ramen för att lösa det framtida behovet är att ta fram objektiva mätmetoder för att mäta relevanta mått som ojämnheter, damm och tvärfall

Om underlag saknas för bättre bedömning, får man anta att omhändertagandetider mindre än 1 dygn (24 timmar) efter ursprunglig djurpåkörning har begränsad betydelse,

Av stor betydelse fär lramtiden blev också ett nytt intresse ftir den äldre staden. Det val man då gjorde var den ftirindustriella staden. Idéerna om staden.