Samlad översyn av formkrav i lagar och förordningar i syfte att undanröja
onödiga hinder för elektronisk
kommunikation och elektronisk
dokument- och ärendehantering
FORMEL
Uppdrag
reg.beslut 2002-01-24 Ju 2002/462
Departementen ska
• se över gällande formkrav i lagar och förordningar
• överväga behov av förändringar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation etc.
Arbetsgruppen ska
• Göra principiella ställningstaganden
• Rapportera arbetet till regeringen
Projektdeltagare
• Ordförande: GD Sture Johansson
• Arbetsgrupp: rättschefer eller chefer för rättssekretariat
• Sekreterare: Gustaf Johnssén, Hans Sundström
• Författningsansvariga handläggare
Formkrav
Krav att en kommunikation eller dokumentation måste ha en viss
form eller tillkomma på visst sätt för
att få en viss rättslig status.
4 kap. 1 § jordabalken
Köp av fast egendom slutes genom upprättande av köpehandling som
underskrives av säljaren och köparen.
Handlingen skall innehålla en uppgift om köpeskilling och förklaring av
säljaren att egendomen överlåtes på
köparen.
3 § förvaltningsprocesslagen
Ansökan, besvär, anmälan,
underställning och annan åtgärd,
varigenom mål anhängiggöres, skall ske skriftligen.
En ansöknings- eller besvärshandling från en enskild skall vara egenhändigt undertecknad av honom eller hans
ombud.[---]
Problem
• Föreskriver viss teknik
• Rättslig osäkerhet, motstridiga tolkningar
• Onödiga stoppregler (ibland utan att det varit avsikten)
Norge
• Gemensam inventering
• Gemensam proposition
• Ändringar i enskilda bestämmelser
Danmark
• Kommitté såg över utvalda departementsområden
• Arbete i departementen med viss samordning
• Ändring i enskilda bestämmelser
Finland
• Generell lagbestämmelse att
– Elektronisk kommunikation är tillåten i förvaltningen
– Att vissa formkrav kan fullgöras med
elektroniska signaturer
Inventeringsresultat
Ca. 2000 förekomster i lagar och förordningar
• 1200 bestämmelser som bedömts inte hindra elektroniska rutiner
• 190 bestämmelser som bedömts hindra elektroniska rutiner, och bör anpassas
• 650 bestämmelser som f.n. inte bör ändras
Generella drag
• Oklar innebörd och brist på tydlighet
• Svårt att utröna syften (ofta outtalade)
• Implicita formkrav
• Indirekta formkrav
• Ibland komplicerade samband mellan
författningar
Termer som inte är formkrav
• Anmaning
• Anmälan
• Ansökan
• Begäran
• Inlaga
• Meddelande
• Underrättelse
• Uppgift
• Utdrag
• Utlåtande
• Yttrande
Kommunikationstermer
Generella
• Sända (vidare, över)
• Överlämna
• Inge
• Inkommen
• Till handa
• Tillställa
• Ta emot
Specifika
• Brev (vanligt brev)
• Post
• Rekommenderad Försändelse
• Muntlig
Skriftlig
• Skilda tolkningar
• Syfte: tillgänglighet, beständighet, kommunicerbarhet
• Omfattar uppenbarligen inte t.ex.
– muntlig kommunikation – pantomim
• Kan inte anses hindra elektroniska rutiner
Underskrift
• Många implicita krav intyg, bestyrkt, ansökan, skriftlig, heder och samvete
• Straffrättslig koppling (heder och samvete)
• Oklar innebörd, dock utställarangivelse
• Hindrar elektroniska rutiner
• 17 § lagen om elektroniska signaturer gör ingen skillnad
Underskrift
• Explicita krav
Bör ersättas med krav på annan form av utställarangivelse
• Implicita krav
Anpassningsbehovet olika från område till område
• Heder och samvete
Kräver straffrättslig lagstiftning
Beslut
• Beslutshandling
• Dokumentation
• Underrättelse
• Hindrar ej elektroniska rutiner
Handling m.m.
• Handling
Ej hinder (jfr TF)
• Beteckningar på handlingar
– Teknisk beteckning: karta, tabell, fotografi Generellt förmodligen ej hinder
– Rättslig beteckning: skuldsedel, faktura Avgörs från fall till fall
• Presentationshandlingar
Kopia m.m.
• Kopia, avskrift – Svårtolkade – Ej hinder
• Original
– Mindre meningsfullt – Kan hindra
• Exemplar
– Mer teknikneutralt
Intern hantering, dokumentation m.m.
• Akt
• Anteckning
• Dokumentation
• Förteckning
• Liggare
• Längd
• Protokoll
• Rulla
• Sammanställning
• Bör normalt inte anses hindra elektroniska rutiner
• Kan ha samband med regler om inspektion, revision
