PROTOKOLLSUTDRAG. 233 Dnr KS/2019:345. Beslutsunderlag Missiv Förslag till verksamhetsplan 2020

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 233 Dnr KS/2019:345

Verksamhetsplan 2020 för kommunstyrelsens förvaltning

Bakgrund

Kommunstyrelsens förvaltning har arbetat fram en verksamhetsplan för år 2020.

Sammanfattning

Verksamhetsplanen utgår från kommunmålen och de åtaganden som

kommunstyrelsen fastställt. Utifrån beslutade åtaganden har resultatmått tagits fram med tillhörande aktiviteter. I verksamhetsplanen beskrivs vilken/vilka partners som förvaltningen samverkar med.

Beslutsunderlag Missiv 2019-12-09

Förslag till verksamhetsplan 2020

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

1. Arbetsutskottet överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beslut.

___

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelseförvaltningens ledningsgrupp Akten

Missiv

Datum Diarienummer

Kommunstyrelsens

förvaltning 2019-12-09 KS/2019:345

Po sta dr es s

Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mj ölb y ko m mu n

Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848 Ko

m mu nst yre lse ns för val tni ng

Telefax e-postadress 59

5 80 MJ ÖL BY

0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se Handläggare

Carina Åsman

Tfn 0142-853 73 Kommunstyrelsen

Verksamhetsplan kommunstyrelsens förvaltning 2020

Bakgrund

Kommunstyrelsens förvaltning har arbetat fram en verksamhetsplan för år 2020.

Sammanfattning

Verksamhetsplanen utgår från kommunmålen och de åtaganden som kommunstyrelsen fastställt. Utifrån beslutade åtaganden har resultatmått tagits fram med tillhörande aktiviteter. I verksamhetsplanen beskrivs vilken/vilka partners som förvaltningen samverkar med.

Beslutsunderlag Missiv 2019-12-09

Förslag till verksamhetsplan 2020

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen godkänner föreslagen verksamhetsplan 2020 för kommunstyrelsens förvaltning.

___

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelseförvaltningens ledningsgrupp Akten

Kommunstyrelsens förvaltning

Dag Segrell Kommundirektör

Datum Diarienummer Kommunstyrelsens förvaltning

KS/2019:345

Handläggare

Carina Brofeldt

Tfn 0142-851 56 Kommunstyrelsen

Verksamhetsplan för kommunstyrelsens förvaltning år 2020

Ansvarsområde

Kommunstyrelsen har en ledande, samordnande och verkställande roll, men också uppgiften att ha uppsikten över all kommunal verksamhet inklusive kommunala bolag. Kommunstyrelsen leder, samordnar planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet samt ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen kan liknas vid ett företags styrelse. Den är spindeln i nätet som ska se till att kommunens alla olika delar strävar efter de mål som fullmäktige uppställt.

Kommunstyrelsens förvaltning arbetar med både ett medborgar- och näringslivsperspektiv samt ett internt samordnande och serviceinriktat perspektiv. Förvaltningen har ett stödjande uppdrag gentemot förvaltningarna och ska fungera som interna konsulter inom många områden.

Omvärldsbevakning och kompetensutveckling är viktiga faktorer för förvaltningens verksamhet.

Exempel på ansvarsområden är kanslifunktionen för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och valnämnd samt personal-, ekonomi- och IT-verksamhet, näringslivsfrågor, markexploatering, verksamhetsutveckling, kommunikation och webb, marknadsföring, hållbarhetsfrågor, växel och medborgarservice samt trygghets- och säkerhetsfrågor.

Kompletterande information

Verksamhetsplanen beskriver de aktiviteter som under året ska bidra till att kommunstyrelsens åtaganden och kommunmål uppnås och knyts så långt som det är möjligt till måtten. I

normalfallet innehåller planen inte några uppgifter om hur förvaltningens grunduppdrag ska lösas d v s hur själva basverksamheten genomförs.

Aktiviteter är ett samlingsnamn som beskriver olika typer av insatser. Det kan t ex vara åtgärder ur en handlingsplan, ett projekt eller en förstudie till ett eventuellt kommande projekt.

Förvaltningen har valt att dela in begreppet aktiviteter i tre underkategorier; aktivitet, projekt eller förstudie. I verksamhetsplanen förkortas de på följande sätt:

(A) Aktivitet (P) Projekt (F) Förstudie

En aktivitet, ett projekt eller en förstudie kan återkomma i verksamhetsplanen flera år i följd. Det kan bero på att aktiviteten är ett flerårigt projekt, att aktiviteten är av stor strategisk betydelse, eller att arbetet inte blivit klart i tid. I rutan ”sammanfattande kommentar för utfall” anges de aktiviteter/projekt som är pågående sedan föregående år. Men under rubriken ”nuläge 2020”

ligger fokus på det som ska presteras under innevarande år d v s år 2020 och utan hänsyn taget till vad som genomförts tidigare år.

Kommunmål: Mjölby kommun ska erbjuda attraktiva boendemiljöer och stimulera till ökad inflyttning

Nämndåtagande: Mjölby kommun attraherar allt fler invånare till inflyttning, varumärket Mjölby kommun ska stärkas.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvärd

e 191231 Målvärde

2020 Status Tillgängliggjorda bostäder

enligt

detaljplan, antal

140 175

Flyttnetto, antal 227 270

Företag som kommunen samarbetar med för att öka Mjölby kommuns

attraktionsvärde, antal samarbeten

30 32

Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge 2020 Samverkan med Ansvarig

Innovationsveckan v.45 (A) Ej inlett Tillväxtkontoret/

Markn/näringslivschef V 43 Tillväxtdag,

Besöksnäringsdag

Landsbygdsdag, Matmässa.(A)

Ej inlett

Swedbank/Företag

Tillväxtkontoret/

Markn/näringslivschef Boendekampanj ny målgrupp (A) Ej inlett SOT/KLK/företag Tillväxtkontoret/

Markn/näringslivschef Upplevelsecenter för mat.(P) Ej inlett Förvaltn, Regionen,

Lst, Vreta Kluster Tillväxtkontoret/Markn adschef

Mjölby kommuns styrelseledamot i

SERN.(A) Ej inlett SERN, Regionen,

Linköping Tillväxtkontoret/Markn adschef

Genomförande av 100 års jubileum

2020.(P) ^{Ej inlett Förvaltn./}Föreningar/Företag Kul&Fritid/Tillväxtkon toret

Implementera

samhällsbyggnadsmodellen (A) Ej inlett Byggnad, SoT KLK/exploatering Införa en administrativ modell för

planreserven (A) Ej inlett Byggnad, SOT KLK/exploatering

Framtagande av ny vision 20xx (P) Ej inlett Alla förvaltningar samt externt

Ekonomiavd

3

Tillsammans med regionala och lokala aktörer kommer Tillväxtkontoret samarbeta med företag och organisationer under v.45 även kallad Innovationsveckan som hela regionen arbetar med. Mjölby kommun kommer att diskutera med bl a Bris, Skatteverket och före detta representanter från RPS (Rikspolisstyrelsen) och Arbetsmiljöverket om att föreläsa i kommunen V 45 där säkerhet och ekonomi ska ingå utifrån deras verksamheter.

Tillväxtkontoret kommer under året bidra med olika förslag för samarbete mellan förvaltningar, företag och organisationen SERN.

Genomförandet av kommunens 100 års jubileum börjar 31.12 2019 och avslutas 31.12 2020.

Ide´n om ett Upplevelsecenter fortsätter, kommunen har ansökt om medel till att starta upp olika slags nätverk som skulle kunna bidra till ett Upplevelsecenter under perioden januari 2020 till september 2021. Införsäljning av ide till olika aktörer startas under våren 2020 samt till presumtiva ägare till projektet.

Målgruppen 50-70 åringar för boendekampanjer startas upp i samarbete med företag där bl a även ett nytt samarbete med Väderstad AB och Toyota Material Handling ingår.

Tillväxtvecka 43 blir under jubileumsåret bredare och arbetet startas under januari 2020.

År 2019 års arbete med att revidera exploateringsprocessen är i sin slutfas. Under år 2020 behöver implementeringen säkerställas så att den nya standarden efterlevs och förfinas. Införandet av en administrativ modell för planreserven handlar om att säkerställa att det alltid finns tillgänglig planlagd mark. Denna aktivitet har även bäring på det förbättrade näringslivsarbetet och måttet ”Ny planlagd mark för verksamheter (3- års genomsnitt), antal ha”.

Upptakt för arbetet med ny vision startade på omvärldsdagen 2019-11-26. Projektet kommer löpa under 2020 och avslutas under 2021.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

4

Kommunmål: Medborgarnas hälsa ska förbättras

Nämndåtagande: Samordna arbetet med folkhälsofrågor med utgångspunkt från Östgötakommissionen för folkhälsa.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvärde

191231 Målvärde

2020 Status Genomförda aktiviteter inom

beslutade fokusområden under året, antal

Nytt mått Målvärde sätts mars 2020 Andelen postombud i

kommunen som tagits del av stödmaterialet ”tillsammans mot nätfroger”, %

50 85

Andelen gym i kommunen som ingår i nätverket 100%

ren hårdträning, %

Nytt mått 85 Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge

2020 Samverkan med Ansvarig Genomföra fokusaktiviteter

inom området fysisk aktivitet barn och unga (A)

Ej inlett KSF, Utb, Plan, oms KLK/Hållbarhetsstrateg

Implementera metoden

projekt mot nätdroger (A) Ej inlett Externa aktörer KLK/

säkerhetssamordnare Rekryteringskampanj fler

gym till nätverket 100% ren hårdträning (A)

Ej inlett Externa aktörer KLK/

Säkerhetssamordnare Förstudie fallolyckor (F) Ej inlett Omsorg och social,

byggnad och SOT KLK/

Säkerhetssamordnare

5

Folkhälsorapporten om nuläget för jämlik folkhälsa för Mjölby kommun resulterade i fyra fokusområden däribland ökad fysisk aktivitet bland barn och unga. Förvaltningarna kommer att samverka kring insatser för att nå barn och unga som idag utöver lite eller ingen fysisk aktivitet.

Under år 2019 genomfördes projekt nätdroger där 50 % av kommunens postombud deltog. Projektet bidrog till att

kontaktvägarna mellan berörda parter det vill säga postombuden och polismyndigheten har blivit tydligare, att postombudens mandat vid misstanke om

narkotikaförsändelse har klargjorts samt att postombudens kunskap om misstänkta försändelser har ökat. Under år 2020 kommer arbetet inriktas mot att implementera metoden bland de postombud som tidigare inte deltagit.

Metoden 100% ren hårdträning har använts under flera år. År 2020 är inriktningen att ansluta nya gym och de gym som inte tidigare ingått i nätverket.

Förstudien avseende fallolyckor inriktas emot att identifiera den lokala problembilden samt innehålla förslag om hur kommunen kan förbättra sitt förebyggande arbete mot fallolyckor.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

6

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Kommunmål: Näringslivsklimatet i kommunen ska vara bland de 25 % bästa kommunerna i landet

Nämndsåtagande: Service och myndighetsutövning riktad till företag ska förbättras för ett bättre företagsklimat.

Mått Målvärd

e 191231

Målvärd

e 2020 Status Ny planlagd mark för

verksamheter (3- års genomsnitt), antal ha

Nytt mått 15

Samtal med företagslotsen i

Medborgarservice, antal Nytt mått 80 Genomförda företagsbesök

tillsammans med Kommunstyrelsens arbetsutskott, antal

Nytt mått 15 Aktiviteter/projekt/först

udie Nuläge

2020 Samverkan med Ansvarig

Informationsträffar för att underlätta upphandling för företag m.m. (A)

Ej inlett

Inköpssamverkan och Växtkraft

Tillväxtkontoret/Näri ngslivschef,

inköpsstrateg Aktualisera handlingsplan

för ett förbättrat näringslivsklimat (A)

Ej inlett Näringslivsrådet och Svenskt näringsliv

Tillväxtkontoret/närin gslivschef

Ta fram en handlingsplan för att utveckla Mjölby

centrum (A) Ej inlett Växtkraft Tillväxtkontoret/Näri

ngslivschef Fortsättningsaktivitet

”Förenkla helt enkelt”

Ej inlett Byggnadskontoret, miljökontoret, omsorgs- och socialförvaltningen, Service- och

teknikförvaltningen

Tillväxtkontoret/Näri ngslivschef

Införande av

kvalitetsdeklaration för företagslots

Ej inlett Byggnadskontoret, miljökontoret, omsorgs- och socialförvaltningen, Service- och

teknikförvaltningen

Tillväxtkontoret/med borgar-service

Sammanfattande kommentar till utfall

Projektet med en företagslotsfunktion startades upp under år 2018.

Under våren 2019 startade företagslotsen upp, finns tillgänglig via telefon, besök och mail. Funktionen är endast i uppstartskede.

Arbetet med strategin för markberedskap har startats upp. Mål om volymer för tillgänglig mark behöver tas fram. Det finns stora planer vad gäller att ta fram ny verksamhetsmark bl a Hulje Västra

industriområde som omfattar mer än 200 ha.

Det finns en planering där Växtkraft kommer att genomföra en föreläsning inom området upphandling.

Näringslivsrådet arbetar aktivt med att aktualisera handlingsplanen för förbättrat företagsklimat.

Samordning av näringslivet och kommunen vad gäller förnyelse av kungsvägen pågår.

7

Det finns en planering där Växtkraft kommer att genomföra en föreläsning inom området upphandling. Denna kommer att utvärderas för att göra bedömning om näringslivet har intresse av ytterligare insatser.

Med utgångspunkt från rapporten från Svenskt Näringsliv som kom den 24 september ska näringslivsrådet identifiera ytterligare förbättringsmöjligheter.

Samordning av näringslivet och kommunen vad gäller förnyelse av Kungsvägen fortsätter år 2020.

För ett par år sedan genomfördes en satsning kring förenkla helt enkelt. För att hålla kunskapen vid liv och eftersom det tillkommit nya medarbetare planeras en ny utbildning att genomföras år 2020.

Företagslotsfunktionen vid medborgarservice infördes under år 2019. Ambitionen är att finnas tillgänglig för en god service dagligen till företagare. Tjänstens kvalitetsnivå behöver förtydligas; vad man som kund kan förvänta sig av tjänsten utifrån befintliga resurser, metoder, organisation och kompetens, Därför kommer en kvalitetsdeklaration upprättas.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

8

Kommunmål: Invånarna ska känna sig alltmer trygga och säkra

Nämndsåtagande: Genom kommunens hantering av risker och hot ska tryggheten förstärkas för människor och miljö.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvär

de 191231

Målv ärde 2020

Status

Genomförda

Kommunstyrelseinsatser i handlingsplan för trygghet och säkerhet, %

Nytt

mått 50

Andel genomförda lektioner i informationssäkerhet, alla medarbetare, %

70 60

(delm ål) Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge

2020 Samverkan

med Ansvarig

Krigsorganisation (P) Ej inlett Alla förvaltningar

KLK /

säkerhetssamordnare

Styrel (A) Ej inlett Alla

förvaltningar KLK/

säkerhetssamordnare Placemaking in the nordics

(P) Ej inlett Bygg, polisen KLK/

Säkerhetssamordnare Samordning hedersrelaterat

våld (A) Ej inlett OSF, UTB,

KoF KLK/

Säkerhetssamordnare Tillhandahålla lektioner i

informationssäkerhet (A)

En inlett Samtliga förvaltningar

KLK/

Säkerhetssamordnare

9

beredskap.

Styrel handlar om att ta fram ett planeringsunderlag för framtida bortkopplingar av elledningar i samband med elbrist.

Inom ramen för projektet placemaking in the nordics kommer otrygga miljöer identifieras som medborgare undviker. Detta för att skapa trygga mötesplatser och möjliggöra olika aktiviteter och en blandad användning av olika platser.

Arbetet med samordningen av aktiviteter rörande hedersrelaterat våld fortsätter enligt handlingsplan och med fokus på tidsperioden 2020-2021.

Sedan ett par år tillbaka genomförs regelbundet lektioner i informationssäkerhet. Eftersom andelen genomförda lektioner inte uppnått önskat målvärde återfinns aktiviteten i verksamhetsplanen även för år 2020.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

10

Kommunmål: Medborgarna ska få en god service och ges förutsättningar till inflytande

Nämndsåtagande Kommunstyrelsens förvaltnings tjänster och service ska utvecklas i takt med medborgares och kunders behov och förväntningar

Uppföljning

Aktiviteter/projekt - vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvär

de 191231

Målvär de 2020

Status

Totalt antal kartlagda processer i syfte att förbättra verksamheten, antal

130 160

Andel digitala ansökningar av färdtjänst av totala ansökningar av färdtjänst, %

9 9

Nya e-tjänster med ingång via mina sidor, antal per år

Nytt mått

15 Kundnöjdhet medborgar-

service, % 96 96

(delmål ) Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge

2020 Samverkan med Ansvarig Samordna, utbilda och stödja

kartläggning av processer (A)

Ej inlett

Alla förvaltningar KLK/verksamhetsutvecklare Införande av e-tjänster samt

automatiserade processer (P) Ej inlett

Alla förvaltningar KLK/ kommunsekreterare o verksamhetsutvecklare, IT avd.

Integration LEX och mina sidor

(F) Ej inlett KLK/kommunsekreterare och IT-

avd Medborgarservice 2.0 (F)

Ej inlett Alla förvaltningar Medborgarservice, KLK/bitr kommunchef,

tillväxtkontoret/näringslivschef Implementera ett arbetssätt för

idéverksamhet (F) Ej inlett

Alla förvaltningar KLK/verksamhetsutvecklare, ekonomiavd, IT-avd, personalavd Förstudie

ärendehanteringssystem inkl synpunktshantering (F)

Ej inlett Alla förvaltningar KLK, medborgarservice, ek avd, pers avd, IT-avd

Tillgängligt mjolby.se (P) Ej inlett Alla förvaltningar KLK/webbredaktionen Tillgänglighetsprojektet Funka

(P)

Ej inlett Ev omsorg mfl KLK/webbredaktionen Anordna utbildning i

barnkonventionen Ej inlett Alla förvaltningar KLK/kommunsekreterare Ta fram riktlinjer för färdtjänst Ej inlett - Medborgarservice

11

Verksamheterna har kommit olika långt i att arbetet med processer, några har tillsatt mer resurser. Därför bedöms aktiviteten återfinnas i verksamhetsplanen även år 2020.

Införandet av e-tjänster har pågått i flera år. Eftersom arbetet inte har kunnat hålla den takt som förväntats återfinns projektet i verksamhetsplanen för år 2020. Eftersom e-tjänster idag kan tillhandahållas på flera olika sätt har en fas med nyttoanalys tillförts processen. I den delen ingår bland annat bedömningen att avgöra om det är relevant att införa automatiserade processer.

Integrationen av Lex med mina sidor har inletts. Under en period har arbetet varit vilande p g a störningarna med mötesappen. Nya alternativa tekniska lösningar har framkommit vilket behöver beaktas i förstudien nu när arbetet återupptas..

En förstudie inleds för att utveckla ”En väg in” för att se om Medborgarservice kan ta över fler administrativa arbetsuppgifter från verksamheterna och på så sätt underlätta för dem och samtidigt möta medborgarnas krav på ökad tillgänglighet och service.

En modell för idéverksamhet finns framtagen som KSF prövat under år 2019. En förstudie genomförs nu om relevansen att införa modellen i hela kommunen.

P g a upphandlingskrav har en förstudie om system för klagomål och synpunkter inletts. Det som tillkommer under år 2020 är att undersöka om det går att kombinera ett sådant system med ett ärendesystem för löpande serviceärenden.

Tillgängligheten på Mjölby.se handlar om att höja kvaliteten på informationen på hemsidan samt göra den mer tillgänglighetsanpassad.

Tillgänglighetsprojektet i samarbete med Funka och Vinnova syftar till att utbilda användare ytterligare på webbtillgänglighet.

Barnkonventionen blir ny lag och det anordnas en utbildning för att öka kunskapen om hur den nya lagen ska tillämpas.

Nya riktlinjer för färdtjänst behöver tas fram. Eventuellt kommer dessa utmynna i en kvalitetsdeklaration som förtydligar kvalitetsnivån för arbetet.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

12

Kommunmål: Mjölby kommun ska arbeta med grön omställning samt ta ansvar för en hållbar framtid.

Nämndsåtagande: Driva, samordna och följa upp arbetet för en grön omställning.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvärd

e 191231

Målvär de 2020

Status

Deltagande barn i

miljöspanarprojekt, antal 300 300 Antal körda mil med

kommunens eldrivna leasingbilar i förhållande till totala andel körda mil med kommunens leasingbilar %

12 20

Rådgivningstillfällen och medborgarkontakter inom energirådgivningen, antal

Nytt mått 360

Företag som fått rådgivning/mindre energigenomgång, antal

Nytt mått 5 Aktiviteter/projekt/först

udie Nuläge

2020 Samverkan

med Ansvarig

Ta fram förstudie laddinfrastruktur (F)

Ej inlett SOT KLK/

hållbarhetsstrateg Slutföra energisparprojekt

för företag (P) Ej inlett

Utvalda företag KLK/

Energirådgivare Genomföra solvecka (P) Ej inlett SOT, byggnad KLK/

Energirådgivare Ta fram förstudie/nuläge

klimatanpassning (F) Ej inlett SOT, miljö,

byggnad KLK/

hållbarhetsstrateg Slutföra

miljöspanarprojekt (P)

Ej inlett Utbildning KLK/hållbarhetsstrateg

13

En förstudie genomförs då Mjölby kommun inte har någon utpekad riktning eller ställningstagande kring hur vi ska verka för utbyggnad av laddinfrastruktur.

Förstudien ingår i åtgärdspaketet i energi- och klimatstrategin.

Energisparprojektet startades upp under år 2019 och slutförs under år 2020. Det syftar till minska energianvändningen från små och medelstora företag.

Projektet solveckan startades upp 2019 och fortsätter under år 2020. Åtgärder som kommer genomföras är; solcellssafari, visning av olika anläggningar, informationskampanjer och föreläsningar.

Förstudien avseende klimatanpassning handlar om att ta fram en nulägesanalys och plan för framtida arbete som behandlar hur framtida klimatförändringar kommer att påverka lokalt.

Miljöspanarprojektet är flerårigt och en ny omgång startades hösten 2019 och slutförs våren 2020. Temat är energi

Datum Diarienummer

KS/2018:321

14

Kommunmål: Mjölby kommuns arbetsplatser ska kännetecknas av engagerade medarbetare.

Nämndsåtagande Kommunstyrelsen ska skapa förutsättningar för en effektiv organisation som använder tillgängliga resurser på bästa sätt.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge

2020 Samverkan med Ansvarig

Revidering Pensionspolicy Ej inlett KLG Personalavdelningen

Revidering

Kompetensförsörjningsstrategi Ej inlett KSF, KLG Personalavdelningen Heltid inom

omsorgsförvaltningen

Ej inlett Omsorgs- och socialförvaltningen

Personalavdelningen och ekonomiavdelningen Projektet ”Chefers förutsättningar

-ChefiM” (P) Ej inlett Alla förvaltningar Personalavdelningen

Medarbetarundersökning 2.0 Ej inlett De 4 stora

förvaltningarna samt övriga avd ksf

Personalavdelningen

Rutin våld i nära relation Ej inlett Omsorg- och

socialförvaltningen Personalavdelningen samverkan Trygg- och säker

Analys sjukfrånvaro och övertid Ej inlett Alla förvaltningar Personalavdelningen och ekonomiavdelningen

Mått Målvärd

e 191231 Målvär de 2020

Status

Följs upp med genomförda aktiviteter, engagerade medarbetare, %

100 100

15

.

Ny pensionsålder och ny ålder i lagen om anställningsskydd för hur länge man kan kvarstå i tjänst gäller från januari 2020 vilket innebär att pensionspolicyn behöver revideras. I den nya pensionspolicyn ska vi väva in det vi kan erbjuda för att medarbetare ska arbeta kvar längre alternativt jobba efter pension En del

omvärldsbevakning har påbörjats och en undersökning bland våra medarbetare mellan 57-65 har gjorts med syfte att undersöka uppfattningen om att jobba kvar längre.

Aktivitet för att sänka sjukfrånvaron. Analysen av sjukfrånvaro och övertid kommer ske under 2020. Ekonomiavdelningen har tagit fram ett enklare sätt att få fram siffror på sjukfrånvaro och övertid i ekonomisystemet. Meningen är att det ska vara enklare att analysera sjukfrånvaro och övertid i samband med uppföljning av ekonomin. Personalavdelningen har tagit fram analysfrågor som ska besvaras vid varje uppföljning av ekonomin.

Arbete med heltidsfrågan pågår. En återrapportering från Omsorgs-och socialförvaltningens arbete och diskussion i frågan har förts i personalutskottet. Omsorg- och socialnämnden har fastställt ett bemanningstal i december 2018. Förvaltningen bemannar nu alla enheter utifrån de fastställda bemanningstalen. Under en period kommer fasta schema införas för att få kontroll på att bemanningstalen stämmer, att det är bemanningen dygnet alla timmar. Utifrån rätt bemanningstal ska sedan frånvarotimmarna tas fram utifrån de nya bemanningstalen. Den frånvaro som finns över tid är den tid som kan erbjudas dem som önskar högre sysselsättningsgrad som sedan nyttjas som interna vikarier. I december 2019 sker en rapport till Omsorg-och socialnämnden och därefter en rapport i personalutskottet.

Projekt Chefers förutsättningar förkortat ”ChefiM”: Efter chef- och ledardagen i december 2019 ska arbetet med projektet in i en ny fas. Arbetet går enligt projektplan och nu ska delprojekt/aktiviteter tas fram utifrån några prioriterade områden.

Kompetensförsörjningsstrategin ska revideras enligt den nu gällande.

Medarbetarundersökning 2.0: Under 2020 behöver beslut fattas om medarbetarundersökningar framåt. Det kommer krävas olika slags medarbetarundersökningar, årliga, temperaturmätare etc. Personalavdelningen kommer ta fram behov och förankra i personalutskottet, CSG, Kommunens ledningsgrupp (KLG).

Rutin för våld i nära relation är egentligen inte för beslut i KS men intresset för frågan gör att rutinen är med i verksamhetsplanen. Det handlar om vilka rutiner vi ska ha om en medarbetare drabbas av våld i nära relation privat och vilket stöd vi kan ge som arbetsgivare.

Datum Diarienummer

KS/2018:321

16

Kommunmål: Ekonomiska mål - resultatmål, mål för låneskuld och investeringsmål.

Nämndsåtagande: Kommunstyrelsen ska skapa förutsättningar för en effektiv organisation som använder tillgängliga resurser på bästa sätt.

Uppföljning

Aktiviteter/projekt – vad ska vi göra/hur ligger vi till? Resultat – hur väl har vi lyckats?

Mått Målvärd

e 191231 Målvär de 2020

Status

Andel genomförda projekt enligt projektportfölj via IT- rådet, %

Nytt mått 100

Kundundersökning KSF, % 87 87

Utbildningar i MINT, nöjda

deltagare, % Nytt mått 80

Aktiviteter/projekt/förstudie Nuläge

2020 Samverkan med Ansvarig Rutin, metod för uppföljning av

effektiviseringar (A)

Ej inlett Alla förvaltningar, bolag

Ekonomiavdelningen Vägval e-handel (P) Ej inlett Alla förvaltningar Ekonomiavdelningen/

inköpsstrateg Kartläggning av

uppföljningsprocessen av investeringar (P)

Ej inlett SOT, UTB, OSF,

KOF Ekonomiavdelningen

Fördelning av interna verksamheter (t ex lokaler, IT)

Ej inlett SOT, UTB, OSF, KOF

Ekonomiavdelningen Arbetad tid i Raindance (P) Ej inlett SOT, UTB, OSF,

KOF Ekonomiavdelningen,

personalavdelningen Ta fram riktlinjer för

verksamhetsplan (P) Ej inlett Alla förvaltningar Ekonomiavdelningen Handbok ärendehantering (P) Ej inlett Alla förvaltningar KLK/kommunsekreterare/ad

ministratör Slutföra projekt ordning och reda

bland styrdokument (P)

Ej inlett Alla förvaltningar KLK/kommunsekreterare/ad ministratör

Implementering av mallar (A) Ej inlett Alla förvaltningar KLK/webb och tillväxtavd.

Utbildningar i MINT Ej inlett Alla förvaltningar KLK/Webb Hantering av nätverksdrift Ej inlett Alla förvaltningar IT-avdelningen Utveckla samverkan i regionen

kring IT-tjänster

Ej inlett IT-avdelningen

Molntjänster (F) Ej inlett Alla förvaltningar IT-avdelningen Implementering av

digitaliseringsstrategi Ej inlett Alla förvaltningar IT-avdelningen

17

Effektiviseringar kommer att krävas kommande år för att klara vårt uppdrag. Vi behöver ta fram metod/modell för att beräkna dessa effektiviseringar och skapa underlag för beslut för eventuella omprioriteringar av resurser.

Förstudie e-handel redovisas i kommunens ledningsgrupp 2019-12-17. Diskussion kommer ske 2020 kring vilken väg och i vilken takt vi ska närma oss/införa e-handel.

Kartläggning av uppföljningsprocessen avseende investeringar syftar till att ”knyta ihop säcken” från kartläggningen av investeringsprocessen som utfördes 2019.

Samla ihop kvarstående frågor kring hur projekten följs upp och redovisas med avseende på vilka kostnader som bokförs och när i tiden.

Fördelning av interna verksamheter påverkar verksamhetsnämndernas driftbudgetar. Otydligheter kring dessa fördelningar tar mycket tid i anspråk och skapar oreda.

Syftet är att hitta en enkel, transparent modell för att minimera tiden till dessa interna angelägenheter så att förvaltningarna kan lägga allt fokus på att styra och leda sin kärnverksamhet.

Arbetad tid i Raindance innebär att analys av personaldata ska kunna utföras i ekonomiportalen i stället för i personalsystemet. Nya bilder/rapporter och arbetssätt tas fram för att förenkla för alla chefer att planera och analysera sina personalkostnader.

Arbetet med riktlinjer för verksamhetsplan innebär att ta fram en standard för vad en förvaltningsövergripande verksamhetsplan ska innehålla.

Då det finns ett behov av att tydliggöra processer och rutiner i frågor rörande ärendehantering inleds arbetet med en kommungemensam handbok.

Slutförandet av projektet ordning och reda bland våra styrdokument handlar om att revidera innehållet i styrdokumenten, föra samman styrdokument då det bedöms vara möjligt och tillgängliggöra dem.

Arbetet med att uppdatera kommunens mallar i office-paketet och LEX har startats upp. Ett omtag behöver dock ske bland annat på grund av webbtillgänglighetsdirektivet.

Utbildningsinsatser tillhandahålls under år 2020 för att användare ska lära sig mer om hur kommunens intranät, MINT ska användas.

Mjölby behöver höja tillgänglighet och säkerhet i infrastrukturen. Våra verksamheter är beroende av detta för att kunna utföra sitt uppdrag. Särskilt gäller detta Omsorg och Skola. IT-avdelningen siktar mot att genomföra en upphandling av Nätverksdrift som tjänst i enlighet med riktlinjerna i genomförd RFI.

För att kunna effektivisera IT-avdelningen, särskilt med tanke på IT-Drift, måste vi uppnå större volym att fördela kostnaderna på. Detta kan göras genom samverkan med övriga kommuner i regionen. IT-avdelningen kommer aktivt att söka samverkansområden med andra kommuner och formalisera dessa i avtal.

Vi behöver ändra vår licensmodell och strukturera om användningen av kontorsstödsapplikationer. Modernare och kraftfullare kontorsstöd och

samverkansapplikationer ger stöd för modernt och effektivt arbetssätt. Stegvis övergång till Microsoft 365 med kontorsstödsapplikationer i molnet. Inför varje steg görs risk och konsekvensanalyser. Särskilt hänsyn tas till den säkerhetsutredning som genomförts under hösten 2019.

KSF behöver ytterligare informera och inspirera till arbete med digitalisering av verksamheterna. Vi behöver stödja initiativ och peka på områden där effektiviseringsvinster kan göras