Plan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2017
Institution/enhet Statsvetenskapliga institutionen
Innehåll
1. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet föregående år ... 2
1.1Uppföljningsfrågor ... 2
1.2Statistik, årlig uppföljning föregående år... 4
1.3 Uppföljning av handlingsplan för 2016………5
2. Mål för arbetsmiljöarbetet, centrala och lokala ... 9
3.Systematiskt arbetsmiljöarbete vid vår arbetsplats ... 9
3.1Handlingsplan för 2017 ... 13
4.Våra rutiner ... 17
1. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet föregående år
Arbetsmiljöombud och studerandearbetsmiljöombud ska vara delaktiga vid denna uppföljning. Mer information finns att tillgå på Umeå universitets intranät, systematiskt arbetsmiljöarbete.
Hela Arbetsmiljöplanen ska skickas in tillsammans med verksamhetsberättelsen till respektive fakultetskansli.
1.1 Uppföljningsfrågor
Uppföljningsfrågor Ja Nej Kommentar
Är arbetsmiljöuppgifterna skriftligt delegerade? (Se regel för SAM)
X Det övergripande ansvaret har av dekan delegerats till prefekten. Ansvaret för arbetsmiljön vid Centrum för skolledarutveckling har i delegationsordningen
delegerats vidare till Centrums föreståndare.
Har de som tilldelats uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet de
kunskaper, resurser och befogenheter som behövs för att kunna utföra uppgifterna?
(Se regel för SAM)
X
Har arbetstagare och arbetsmiljöombud fått möjlighet att medverka i
arbetsmiljöarbetet?
(Se arbetsmiljöombudsregistret)
X Är en stående punkt på lokala samverkansgruppens möten.
Behandlas också återkommande på APT
Har studenter och deras arbetsmiljöombud fått möjlighet att medverka i
arbetsmiljöarbetet?
(Se studerandearbetsmiljöregister)
X Deltog vid det årliga LSG (i år den 21 mars) som har
arbetsmiljö som huvudtema.
Avstämning av åtgärder under året har skett med
studentkåren vid träff den 2 december 2016.
Har regelbundna undersökningar av arbetsförhållandena genomförts för såväl studenter som anställda?
X Medarbetarundersökningen,
en särskild lika
villkorsundersökning som genomförts under 2016 och en arbetsmiljörond. Studenternas arbetsmiljö framkommer till en del vid kursvärderingarna
Finns fungerande rutiner för att i det dagliga arbetet identifiera faror och brister
X Vi vet hur vi ska göra om det blir problem även om det inte
samt göra riskbedömningar i arbetsmiljön? alltid finns formaliserat i handlingsplaner. Vid
medarbetarsamtalen tas alltid frågan om stress och hälsa upp.
Har medarbetarna och studenterna
kunskaper om risker i arbetet för att undvika ohälsa och personskador?
X
Inför eventuellt planerad förändring i verksamheten - har det gjorts
riskbedömningar av arbetsmiljön både för studenter och anställda?
X
Har åtgärderna i handlingsplanen genomförts enligt tidtabell?
X I huvudsak, se
handlingsplanen för föregående år Har vidtagna åtgärder gett förväntat resultat? X I huvudsak Har ev arbetsskador och tillbud anmälts
och utretts?
Ej förekommit någon arbetsskada
Uppföljningsfrågor Ja Nej Kommentar
Har resultatet från senast genomförd medarbetarundersökningen bearbetats och utmynnat i åtgärder (tas med i handlingsplanen)? Om inte, varför?
X
Har resultatet från genomförda studentundersökningar (ex
Studentbarometern) bearbetats och utmynnat i åtgärder (tagits med i handlingsplanen)?
X
Finns utsett brandskyddsombud/
utsedd föreståndare för brandfarlig vara? (Se under Brandskydd)
X
Finns skriftlig delegation till brandskyddsombud/föreståndare för brandfarlig vara?
(Se under Brandskydd)
Ej relevant
Är den årliga brandskyddsronden genomförd?
(Se under Brandskydd)
X
Har alla anställda gått grundläggande
brandskyddsutbildning?
(Se under Brandskydd; utbildningsplan)
X Möjligen något undantag
Om strålkällor hanteras: finns utsedd kontaktperson?
(Se under Strålskydd)
Ej relevant
Har de som arbetar med strålkällor gått grundläggande
strålskyddsutbildning?
(Se under Strålskydd)
Är den årliga inventeringen av strålkällor genomförd och inskickad?
(Se under Strålskydd; inventeringsblankett)
1.2 Statistik, årlig uppföljning föregående år
Uppföljningsfrågor Svar Kommentarer
Genomförd arbetsmiljörond, (Ja/Nej) Ja Genomfördes den 9 februari 2016
Antal genomförda utvecklingssamtal (%)
71 % 41 av totalt 58 medarbetare har deltagit
Sjukfrånvaro (>6 gånger/år*, antal personer samt >28dgr, antal personer)
1 person Universitetslektor, sjukfrånvaro om 38 dagar
Arbetsskador (antal) Inga
Arbetsrelaterade tillbud (antal) Inga
Övrigt? Inget
*Korttidsfrånvaro pga. egen sjukdom, ej vård av barn eller föräldraledighet
1.3 Uppföljning av handlingsplan för 2016
Nedan sammanfattas handlingsplanen för 2016 samt de åtgärder som vidtagits under året.
Avvikelse/ problem Risk A, B, C
Åtgärd Ansvarig Klart när Uppföljning vid
årets slut
Anm
Arbetsmiljön bland de anställda Svag betoning av
arbetsmiljöfrågorna
Minst ett LSG per år har arbetsmiljö som huvudpunkt.
Arbetsmiljörond skall genomföras
Prefekt
Prefekt
Vt 2016
Vt 2016
Ja, genomfördes den 21 mars Ja, genomfördes den 9 februari Ryggproblem bland de
anställda
Utred möjligheten till höj- och sänkbara bord för alla som önskar
Prefekt 2016 Ja, och leverans
har skett i november 2016 Hög stressbelastning Hälsa och stress behandlas vid
medarbetarsamtalen Särskild APT genomförs om arbetsbelastning och
institutionen som arbetsplats
Prefekt
Prefekt
Pågående
2016
Ja
Ja, 9 mars
Formerna för deltagande och inflytande upplevs otydliga
Upprätta en årscykel för verksamhetsplanering och arbetsmiljöarbete
Prefekt Vt 2016 Ja Bör publiceras på
hemsidan
Bristande kollegialitet Institutionens lärare, forskare och doktorander delas in i fem tematiska forskargrupper
Prefekt 2015-16 Ja
Oklara förväntningar vid medarbetarsamtalen
Tydligare struktur på medarbetarsamtalen
Prefekt Pågående Ja
Bristfälligt fungerande IT- system
Påverka de ansvariga för Cambro och andra IT-system så att systemen fungerar pålitligt
Prefekt 2016 Pågår
Arbetsmiljön bland de studerande Studerandemedverkan
har hittills varit bristfällig
Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO) deltar i planering av arbetsmiljöåtgärder
Företrädare för de studerande adjungeras till det LSG som har arbetsmiljö som huvudpunkt (se ovan).
Prefekt
Prefekt
Pågående
Vt 2016
Ja, deltar i återkommande träffar
Ja, var med 21 mars
Bristfälliga
kunskapsunderlag för de studerandes arbetsmiljö
Studentbarometern och student- kårskrivelser används för att identifiera arbetsmiljöproblem
Prefekt 2016 Nej
Förekomst av kränkningar
Vid ett lärarkollegium diskutera hur sådant kan hanteras
Prefekt 2016 Nej
Bättre tillgång till grupparbetsplatser
Verka för att universitetet tillhandahåller fler och lättillgängliga grupp-
arbetsplatser för studerande
Prefekt 2016 Påpekat i husrådet
den 22 februari
Dålig information om vad man gör vid brand
Informationsinsatser för de studerande om rutiner för utrymning
Prefekt Ht 2016 Nej
Arbetsmiljön bland de som verkar på annan plats än Umeå
Oklart ansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än Umeå universitet
Utarbeta lathund (kom-i-håg- lista) om arbetsmiljö för de som arbetar eller studerar på annan plats med uppgifter om hur man säkrar en god arbetsmiljö Arbetsmiljöombud och prefekt utbildas i dessa frågor
Prefekt
Prefekt
2016
2016
Nej
Nej
Bättre bevakning av arbetsmiljön vid Centrum för skolledarutveckling
Arbetsmiljöfrågor diskuteras minst en gång per vid utbildarträffar
Eget arbetsmiljöombud vid Centrum
Centrums före- ståndare
Centrums före- ståndare
Pågående
2016
Ja
Nej, företräds också av institutionens arbetsmiljöombud
Arbetsrum vid Umeå universitet
Utbildarrum när de med annat tjänsteställe än Umeå är på tillfälligt besök
Centrums före- ståndare
Vt 2016 Ja
2. Mål för arbetsmiljöarbetet, centrala och lokala
Förutom de övergripande delmålen i universitetets Vision 2020 - har ni några lokala arbetsmiljömål vid er institution? Vilka? Hälsofrämjande insatser? Utnyttjande av friskvårdstimme?
Statsvetenskapliga institutionen har följande specifika mål för sitt arbetsmiljöarbete:
Institutionens arbetsmiljöansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än vid institutionen i Umeå har tydliggjorts
Den psykosociala miljön har förbättrats och faktorer som bidrar till stress har minskat
2. Systematiskt arbetsmiljöarbete vid vår arbetsplats
Beskriv hur ni bedriver ert systematiska arbetsmiljöarbete på er arbetsplats.
Namnge ansvarig chef/chefer och beskriv organisationen:
Prefekten, Anders Lidström, har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid institutionen.
Ansvaret är delegerat till föreståndaren för Centrum för skolledarutveckling, Olof Johansson, för den verksamhet som bedrivs av Centrum. Arbetsmiljöarbetet bedrivs i nära samarbete med
arbetsmiljöombud och personaladministratör.
Denna plan för systematiskt arbetsmiljöarbete har fastställts av prefekten vid beslutsmöte 2016-12- 09. Den har utarbetats i samråd med arbetsmiljöombudet och innan beslut har synpunkter inhämtats av SAMO och företrädare för Umeå studentkår (2016-02-02), arbetsplatsträffen (2016-12-07) och lokala samverkansgruppen (2016-12-09).
Namnge arbetsmiljöombud (ordinarie och ersättare):
Ombud: Christina Boström. Ersättare: Max Eriksson Namnge studerandearbetsmiljöombud:
Ludvig Lindmark. Dessutom har Lovisa Svensson, Umeå studentkår ett övergripande ansvar
Ett naturligt forum för att initiera och diskutera studenternas arbetsmiljö är i programråden. De kan sedan föras vidare till respektive prefekt eller annan ansvarig. Frågorna bevakas av Umeå Studentkår och kårföreningen Nordpol, som organiserar studenter i statsvetenskap och freds- och
konfliktstudier, samt av SOS, som organiserar de studerande i Sollefteå. De studerandes arbetsmiljöfrågor bevakas särskilt av Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO).
Namnge brandskyddsombud:
Christina Boström
Namnge ev kontaktperson för strålskydd:
Ej relevant
Namnge ev samordningsansvarig för gemensamma arbetsställen:
Ej relevant
Lokal samverkansgrupp (LSG) – hur arbetar ni för att arbetsmiljöperspektivet ska vara integrerat i arbetet med verksamhetsutveckling?
Frågan finns med som en stående punkt på dagordningen vid varje möte. En gång per år är dessutom arbetsmiljö huvudtema och då bjuds också företrädare för studentkåren in för att presentera hur våra studenters arbetsmiljö ser ut.
Om det finns universitetsanställda och landstingsanställda i gemensamma lokaler. Hur säkras arbetsmiljöansvaret för denna grupp? Vem är samordningsansvarig?
Ej relevant
Åtgärder för att kartlägga arbetsmiljön vid arbetsplatsen
Medarbetarsamtal: Frågor om arbetsmiljön tas upp vid varje medarbetarsamtal
Arbetsmijörond genomförs årligen
Längre sjukskrivningar och frånvaro följs upp av prefekten och personaladministratör
Medarbetarundersökningarna följs upp genom flera diskussioner vid APT och LSG och utmynnar i konkreta förslag till insatser som inarbetas i arbetsmiljöplanens åtgärdslista
Personalomsättning följs upp, men ger inte anledning till någon oro
Arbetsskador/tillbud följs upp, men har inte förekommit under senare år Arbetsmiljöansvarets omfattning
Huvuddelen av de anställda och studerande som omfattas av statsvetenskapliga institutionens arbetsmiljöansvar är verksamma i samhällsvetarhuset och berörs därmed av de villkor och åtgärder som gäller för arbetsmiljön vid detta hus. Många har emellertid sin verksamhet förlagd till annan ort.
Det gäller
Anställda som helt eller delvis bedriver sitt arbete på distans, främst i hemmet
Anställda som undervisar på annan ort än Umeå, t.ex. vid IKK-programmet i Sollefteå eller som lärare vid någon av Centrum för skolledarutvecklings utbildningar
Anställda som reser i tjänsten, bl.a. som deltagare i kurser och konferenser, för forskningsvistelser eller för att samla in material till forskningsprojekt.
Studerande vid de två första åren på IKK-programmet, förlagt till Sollefteå och studerande på distans
Studerande som fullgör studier eller praktik vid annan ort, t.ex. som utbytesstudent eller MFS-stipendiat.
Rektorer och andra vuxenstuderande som deltar i någon av Centrums utbildningar.
Även den som längre eller kortare perioder har sin arbets- eller studieplats vid annan ort än Umeå omfattas av rätten till en god arbetsmiljö.
Riskbedömning Fysisk arbetsmiljö
Den verksamhet som bedrivs vid institutionen innebär inte några direkta fysiska arbetsmiljörisker.
Lokalerna är genomgående väl anpassade för verksamheten. Vad som dock uppmärksammats är bl.a.
att lokaler och korridorer kan vara mörka samt förekomst av damm i undervisningslokaler med krittavla. Nästan alla medarbetare har egna arbetsrum. Gemensamma utrymmen som
sammanträdesrum, posthörna, vilrum och personalrum är ändamålsenligt utrustade. Den fysiska arbetsmiljön vid institutionen bevakas kontinuerligt, bl.a. genom att personalen rapporterar om eventuella problem, en årlig brandskyddsrond och via representation i samhällsvetarhusets husråd.
Klimat- och temperaturmätningar görs vid behov och störningar åtgärdas fortlöpande. Vid behov gör universitetets hälsovård bedömningar av bl.a. ergonomi. Under de senaste åren har ytterst få fysiska arbetsmiljöproblem rapporterats. Besvär i rygg, axlar och armar åtgärdas genom inköp av
ergonomiska hjälpmedel, höj- och sänkbara bord samt individuellt utprovade stolar som möjliggör en bättre arbetsställning.
De som inte har sin arbetsplats vid samhällsvetarhuset omfattas också av rätten till en god
arbetsmiljö. I detta avseende ställs emellertid större krav på att den anställde själv tar initiativ när det förekommer brister i arbetsmiljön. Åtgärder måste också anpassas till de individuella behov som föreligger. De som är verksamma som lärare vid Centrum för skolledarutveckling befinner sig ofta på resande fot och får ofta bära tung utrustning och materiel.
Institutionen har även ansvar för de studerandes fysiska arbetsmiljö vid Umeå universitet, eller i förekommande fall vid annan studie- eller praktikort. Det kan bl.a. handla om att verka för goda och ändamålsenliga studielokaler och informera om rutiner vid utrymningar. Särskilda risker föreligger när IKK-programmets studenter genomför fältövningar. Studerande inom IKK-programmet och utresande studenter omfattas av Kammarkollegiets försäkringsskydd. Rektorer inom ramen för
rektorsprogrammet har försäkringsskydd via arbetsgivaren.
Organisatorisk och social arbetsmiljö
Den största hälsofrågan för personalen är stress, främst på grund av hög arbetsbelastning.
Höga krav ställs på den forskande personalen som kontinuerligt befinner sig i en konkurrensutsatt situation. För den undervisande personalen är arbetsbelastningen hög på grund av ändrade kursåtaganden, färre timmar per kurs samt studenter med specifika krav och önskemål. Till detta kommer ökade krav på registrering, bokningar av lokaler samt kunnande i informations- och kommunikationsteknik. Ett stressmoment är också att det är svårt att ersättas vid sjukdom. Dåligt fungerande it-system kan också bidra till stress för både personal och studenter.
För lärarpersonal i Sollefteå eller inom rektorsprogrammet kan ytterligare arbetsuppgifter tillkomma som har att göra med att man befinner sig nära studenterna på distans. Lärarpersonal vid Centrum bedriver huvuddelen av sitt arbete på distans, ofta långt från hemorten. Detta ställer särskilda krav på en gynnsam arbetsmiljö.
För den administrativa personalen medför decentralisering av arbetsuppgifter samt införandet av nya administrativa stödprocesser att arbetsbelastningen ökar. Detta gäller även för anställda med
arbetsledande funktioner.
Trots att institutionen nyligen genomfört en organisationsförändring för att förtydliga beslutsvägar och inflytandeformer upplevs fortfarande att formerna för deltagande och inflytande ibland är otydliga. Inte minst är det viktigt att personalen har möjlighet att påverka i ett tidigt skede i beslutsprocesserna.
Bland de studerande är den organisatoriska och sociala arbetsmiljön det största problemet. Vi saknar emellertid bra instrument för att kartlägga hur denna ser ut, men enligt rapporter tycks två typer av problem vara särskilt framträdande. Det ena gäller förekomst av stress som beror på
studiesituationen. Det andra handlar om kränkningar mellan studerande och mellan lärare och studerande.
2.1 Handlingsplan för 2017
Utifrån er arbetsmiljökartläggning ska en riskbedömning genomföras. I nedanstående handlingsplan dokumenteras uppkomna avvikelser/problem som inte kan åtgärdas på en gång.
Vilka är de mest övergripande riskerna i er arbetsmiljö? Finns det något som enligt er riskbedömning bör prioriteras i arbetsmiljöarbetet?
I arbetet med att ta fram en handlingsplan bör ansvarig chef säkra att medarbetarna görs delaktiga. Arbetsmiljöombud för anställda och studenter ska vara delaktiga och utgöra ett bollplank till ansvarig chef i detta arbete.
Se även Arbetsmiljöverkets information om riskbedömning
Avvikelse/ problem Risk A, B, C
Åtgärd Ansvarig Klart när Uppföljning vid
årets slut
Anm
Arbetsmiljön bland de anställda Formerna för deltagande
och inflytande upplevs otydliga
B Publicera årscykeln för verksamhetsplanering och arbetsmiljöarbete på hemsidan
Prefekt Vt 2017
Oklara förväntningar vid medarbetarsamtalen
B Utvärdera hur
medarbetarsamtalen fungerar
Prefekt och Centrums föreståndare
2017
Brister i fråga om lika villkor
B Kontinuerliga diskussioner om detta. Uppföljning av lika villkorsenkäten
Revidering av lika villkorsplanen
Prefekt
Prefekt
Vt 2017
2017 Dålig kunskap om
samlingsplatser vid brand
B Informationsinsatser om samlingsplatser och rutiner vid utrymning i Samhällsvetarhuset och andra lokaler
Prefekt 2017
Arbetsmiljön bland de studerande
Studerandemedverkan har hittills varit bristfällig
B Årligt möte med de studerande om arbetsmiljöfrågor till vilket alla studerande bjuds in
Prefekt 2017
Bristfälliga
kunskapsunderlag om de studerandes arbetsmiljö
B Studentbarometern används för att identifiera
arbetsmiljöproblem
I kursvärderingar läggs en fråga in om förekomst av stress bland de studerande
Prefekt
Prefekt
2017
2017
Förekomst av kränkningar
B Vid ett lärarråd diskuteras hur sådant kan hanteras.
Företrädare för studenterna närvarar
Studierektor 2017
Dålig kunskap om vad man gör vid brand
B Informationsinsatser för de studerande om samlingsplatser och rutiner för utrymning, både i Samhällsvetarhuset och andra undervisningslokaler
Prefekt 2017
Arbetsmiljön bland de som verkar på annan plats än Umeå
Oklart ansvar för de som arbetar eller studerar på annan plats än Umeå universitet
B Utarbeta lathund (kom-i-håg- lista) om arbetsmiljö för de som arbetar eller studerar på annan plats med uppgifter om hur man säkrar en god arbetsmiljö Arbetsmiljöombud och prefekt utbildas i dessa frågor
Prefekt
Prefekt
2017
2017
Risknivåer:
A: Tolerabel risk (acceptabel tills vidare/viss tid) B: Måttlig (ej acceptabelt än under kortare tid) C: Avsevärd/oacceptabel (omedelbara åtgärder)
3. Våra rutiner
De centralt utarbetade rutinerna framgår bl.a. av universitetets webbsidor: t.ex. finns rutiner om ensamarbete, arbetsglasögon etc. Se Regler och riktlinjer för arbetsmiljö.
Beskriv era egna rutiner som är av vikt för arbetsmiljöarbetet, bl.a. ska ni beskriva hur och när ni gör riskbedömningar och var de dokumenteras.
Egna rutiner för arbetsmiljöarbetet innefattar
Samtal om arbetsmiljön vid medarbetarträffarna
Årlig arbetsmiljörond
Arbetsmiljön en stående punkt vid LSG och behandlas också återkommande vid APT
Ett LSG per år har arbetsmiljö som tema och då deltar också företrädare för de studerande
Studerandearbetsmiljöombudet (SAMO) deltar i planering av arbetsmiljöåtgärder
Synpunkter från de studerande om arbetsmiljö fångas upp i programråden och utbildningsutskottet
Arbetsmiljöfrågor diskuteras minst en gång per år vid Centrums utbildarträffar
Umeå den
……….
Underskrift av ansvarig chef
………... ………..
Underskrift arbetsmiljöombud (ev) Underskrift
studerandearbetsmiljöombud (ev)