Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter. Richard Shelley Ekonomistyrningsverket

(1)

Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter

Richard Shelley

Ekonomistyrningsverket

(2)

2

(3)

3

(4)

Var befinner sig myndigheten i sitt effektiviseringsarbete?

Metoden ger en struktur för bedömning av effektiviseringsarbete.

1. Hur långt har myndigheten kommit i olika delar.

2. Kommunicera och visualisera resultaten av effektiviseringsarbetet.

4

(5)

Skalbarhet

5 Anpassa

metoden efter

behoven

(6)

Konceptet som metoden är grundad i

• Fokusområden (det som ska undersökas)

• Utvecklingstänk, (stadier, nivåer)

6

(7)

7 Resurser Processer Prestationer

Effekter Kvalitet Kompetens

Omvärlds- bevakning

Nivå 1

Medvetande

Nivå 2

Identifiering

Nivå 3

Upprättande

Nivå 4

Genomföran de

Nivå 5

Genomföran de- reflekterande

Nivå 6

Utveckling

(8)

Frågeställningar

• Undersökningsfrågor för att analysera arbetet.

• Dessa frågor ska kunna besvaras med ja, delvis eller nej.

• Exempel: Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?

• Svar: Ja (grönt), Delvis (gult), Nej, (ofärgat)

8

(9)

Hur metoden ska användas

• Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild

• Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild

9

(10)

Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild

10

(11)

Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild

11

(12)

Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras

• Färgläggning av matrisen

• Börja med fokusområde för fokusområde

12

(13)

Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras

• Sammanför sedan allt i den stora matrisen

13

(14)

Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild

14

(15)

Anpassning och utveckling

• Grundkonceptet i den framtagna metoden kan anpassas efter de behov som finns.

• T.ex. kan man använda nivåerna som ett stöd i annat arbete.

• Frågeställningarna som har tagits fram kan anpassas.

• Metoden utvecklas, en kompletterande metod

utarbetas som ska hjälpa att sortera olika steg/faser.

15

(16)

Kontakt:

richard.shelley@esv.se

16

(17)

Richard Shelley

richard.shelley@esv.se

(18)

Metod för att undersöka effektiviseringsarbete-

Arbetsförmedlingen

Lisa Löwgren

Håkan Martinsson

(19)

Valda områden

• Intern styrning och kontroll

• Årsredovisning 2014

2

(20)

Erfarenheter och fortsatt arbete

• Bra metod

• Vissa fokusområden mer reglerade än andra ur ett ÅR perspektiv, prestationer och kompetens

• Utfallet kan variera med bedömning av kraven, delar- helhet. Finns exempel från nivåer längre fram

• Möjliga användningsområden VP arbetet och för uppföljning av vår strategisk plan samt som

självskattningsmetod inom ISK.

(21)

När man vill få fram en detaljerad bild

Vid vissa tillfällen vill man få fram en detaljerad bild över effektiviseringsarbetet. Då kommer det krävas en djupare undersökning. Det kommer behöva göras intervjuer med anställda som har olika befattningar i myndigheten samt större inläsning på dokumentation. Förutom årsredovisningen ska man läsa andra interna dokument, som strategidokument, revisionsrapporter och externa granskningar om dessa finns.

Undersöka avdelningar inom myndigheten

Den detaljerade undersökningen kan användas vid de tillfällen när man vill få fram hur en specifik avdelning inom myndigheten jobbar med de sju fokusområden eller hur flera avdelningar jobbar med de sju fokusområden. Man kan också välja att undersöka hur avdelningarna jobbar med ett eller två fokusområden. Vad man vill undersöka kan myndigheten bestämma.

En detaljerad helhetsbild

En större undersökning kan inbegripa alla avdelningar för att sedan sammanfatta resultaten och på sådant sätt få fram en detaljerad helhetsbild. Om det är så att den första övergripande analysen visade att arbetet med resurshushållningen låg på lägre nivåer kan man då specifikt undersöka detta område och hur de olika avdelningarna jobbar med detta. På sådant sätt får man fram en detaljerad helhetsbild.

Frågeställningar

Frågeställningarna kommer också att vara fler och merparten inledas med ”finns det...” och nu ska man leta mer explicit efter de operationaliserade

nivåbeskrivningarna i varje fokusområde.

Mallen

Om det uppstår frågetecken kring beskrivning av övergripande nivån och den operationaliserade nivån, var informationen kan hittas, vem ska intervjuas kan då informationen hittas i mallen. Vid genomförandet kan man använda både checklistan och mallen.

(22)

Här nedan är exempel på mallen kopplat till frågeställningen ”finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?”

Fokusområde

Arbete med resurser (resurshushållning)

Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag

med mera.

Nivå 1: Medvetande

Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet.

Medveten och erkänner behovet

Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet.

Undersökningsfråga

1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?

Svar

1. Ja, delvis, nej.

Dokument där informationen kan hittas

Årsredovisning.

Lämpliga intervjupersoner

Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GD- stab, verksamhetscontrollers.

(23)

En detaljerad matris

När det gäller den detaljerade undersökningen kommer också matrisen att ändra karaktär. Rutorna delas in efter antal frågeställningar och det blir en mer detaljerad färgläggning. Här nedan visas ett exempel:

Fokusområden Nivå 1:

Medvetande

Nivå 2:

Identifiering

Nivå 3: Upprättande

Arbete med resurser

Medveten och erkänner

behovet

Strategier och metoder identifieras

Upprättad dokumentation Operationalisering

av mål Metodbeskrivning

Matrisen visar då att myndigheten är delvis på nivå 3, det finns upprättad

dokumentation, men det finns ingen operationalisering av mål och det har inte gjorts en analys av valda metoder.

Sammanfattningsvis, den detaljerade undersökningen innehåller:

 Checklistan med frågeställningar.

 Mall.

 En detaljerad matris.

Följande checklista ska användas vid den detaljerade undersökningen:

Arbete med resurser Svar

Nivå 1: Medvetande 1. Finns ett medvetande och

erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?

Nivå 2: Identifiering

2. Identifieras resurshushållningsmål

(24)

och metoder för att arbeta med resurshushållning?

Nivå 3: Upprättande

3. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning?

4. Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål?

5. Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas?

Nivå 4 Genomförande

6. Har arbetet börjat genomföras?

7. Genomförs arbetet enligt instruktionerna?

8. Beaktas målen och metoderna i arbetet?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med

resurshushållning lett till?

Nivå 6: Utveckling

10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader?

11. Nämns något om utveckling av metoderna?

12. Finns sammanlänkning till andra fokusområden?

(25)

13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det?

Arbete med processer Svar

Nivå 1: Medvetande 14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer?

15. Vilka processer finns det ett medvetande om?

Nivå 2: Identifiering 16. Identifieras strategier för processförbättring?

17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade?

18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer?

19. Vilka processer beaktas?

20. Innehåller dokumentation operationalisering av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar?

21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet?

Nivå 4: Genomförande

24. Beaktas målen och metoderna i

(26)

arbetet?

25. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer?

28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet?

29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån

processarbetet?

30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas?

34. Till vilka andra områden är det sammanlänkat?

Arbete med prestationer Svar Nivå 1: Medvetande

35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

(27)

36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget?

37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta?

38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

39. Finns en koppling till myndighetens instruktion?

40. Identifieras urval och kommenteras detta?

41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

42. Finns det bedömningsgrunder?

43. Har man gjort en tolkning av instruktionen?

44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet?

45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

46. Används bedömningsgrunder?

(28)

47. Finns en koppling till myndighetes instruktion?

48. Kommenteras urvalet av prestationer?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna?

50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet?

51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden?

Arbete med effekter Svar

53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället?

54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning?

55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka?

56. Finns metoder för att undersöka

(29)

effekter?

57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder?

58. Vilka effekter kommer att undersökas?

59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter?

60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder?

61. Vilka effekter har undersökts?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter?

63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning?

64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena?

Arbete med kvalitet Svar

66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör?

67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer

(30)

och kriterier?

68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande?

69. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta?

70. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier?

71. Är de mätbara och uppföljningsbara?

72. Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen?

Nivå 4: Genomförande 74. Genomförs

kvalitetssäkringsarbetet?

75. Genomförs det genom bedömningsgrunder?

76. Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen?

77. Vilka aktörer?

78. Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen?

80. Har myndigheten visat tecken på

(31)

effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad?

81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet?

82. Utvecklas metoderna?

83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena?

84. Vilka områden?

Arbete med kompetens Svar

85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens?

86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling?

87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling?

88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling?

89. Finns erfarenhetsöverföring?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 91. Reflekterar myndigheten över

(32)

kompetensutvecklingsarbetet?

92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring?

93. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet?

95. Finns en sammanlänkning till andra fokusområden?

96. Vilka områden?

Arbete med omvärldsbevakning Svar Nivå 1: Medvetande

97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning?

Nivå 2: Identifiering 98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning?

99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning?

Nivå 4: Genomförande 100. Har arbetet med

omvärldsbevakning genomförts?

101. Utgår det från bedömningsgrunder?

Nivå 5: Genomförande-reflekterande 102. Finns reflektion kring

(33)

omvärldsbevakning?

103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten?

104. Används informationen för utveckling och beredskap?

107. Vilka områden?

Till denna checklista finns en mall som ska fungera som vägledning. Här är hela mallen:

(34)

Fokusområde

med mera.

Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet.

1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen?

Svar

1. Ja, delvis, nej.

Årsredovisning.

(35)

Fokusområde

med mera.

Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna.

Strategier och metoder identifieras

Målen för resurshushållning identifieras eller är identifierade.

Metoder som exempelvis bedömningsgrunder identifieras.

2. Identifieras resurshushållningsmål och metoder för att arbeta med resurshushållning?

Svar

2. Ja, delvis, nej.

Årsredovisning, interna dokument, interna PM.

(36)

Fokusområde

med mera.

Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Det kan utrycka sig i att det finns dokumentation som standarder, mätetal med mera.

Strategier/metoder är definierade. Upprättad dokumentation, Operationalisering, Metodbeskrivning

Det finns någon form av mätetal för att undersöka arbetet med resurshushållningen. Det finns instruktioner. Det finns också någon form av beskrivning av metoder.

Undersökningsfrågor

3. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning?

4. Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål?

5. Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas?

Svar

3. Ja, delvis, nej 4. Ja, delvis, nej 5. Ja, delvis, nej.

Årsredovisningen och/eller andra dokument som interna strategidokument.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers.

(37)

Fokusområde

med mera.

Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen.

Arbetet genomförs och är baserat på de framtagna instruktionerna.

Målen beaktas, metoder beaktas.

Underökningsfrågor

7. Genomförs arbetet enligt instruktionerna?

Svar

6. Ja, delvis, nej 7. Ja, delvis, nej 8. Ja, delvis, nej

Årsredovisningen och/eller andra dokument. Information kan hämtas från externa rapporter som granskning av verksamheten.

GD-stab, verksamhetscontrollers.

Fokusområde

med mera.

Nivå 5: Genomförande-reflekterande

Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat.

Arbetet genomförs och utvärderas

Någon form av utvärdering har gjorts angående arbetet med resurshushållning. Metoderna utvärderas. Myndigheten har kunnat visa på effekterna av vad metoderna har lett till. Det finns ett reflekterande synsätt.

9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med

(38)

resurshushållning lett till?

Svar

9. Ja, delvis, nej.

Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas som revisionsrapporter.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers

(39)

Fokusområde

med mera.

Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas.

Uppnåendet av kostnadseffektivitet. Metoderna utvecklas.

Sammanlänkning till andra fokusområden

Arbetet med resurshushållning har lett till kostnadseffektivitet i form av att myndigheten har minskat kostnader och har samma verksamhet eller att myndigheten har får ut mer av verksamheten för samma kostnader. Arbetet med metoderna utvecklas. Det finns

sammanlänkning.

10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått

kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader?

13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det?

Svar

10. Ja, delvis, nej.

13. Kommentar

Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers

(40)

Fokusområde

Arbete med processer (aktiviteter)

Med processer menas en myndighets

olika aktiviteter

Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att påbörja effektiviseringsarbete med sina processer/aktiviteter. Dock finns ingen struktur/organisering kring det arbetet.

14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer?

15. Vilka processer finns det ett medvetande om?

Svar

15. Besvaras med en kommentar.

Årsredovisning, interna dokument.

GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

(41)

Fokusområde

Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna

Strategier och metoder identifieras

Någon form av målsättning finns kring aktiviteterna, myndigheten identifierar hur aktiviteterna kan utvecklas.

16. Identifieras strategier för processförbättring?

17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade?

Svar

Årsredovisning, interna dokument, intervjuer.

(42)

Fokusområde

Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser.

Strategier och metoder är definierade. Operationalisering.

Rättsäkerhet och kvalitet beaktas

Det finns någon form av strategi för myndigheternas processer. Det finns också definierade metoder.

18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer?

20. Innehåller dokumentation målsättning av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar?

21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet?

Svar

(43)

Fokusområde

Arbetet genomförs, strategier och metoder beaktas. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas

Processerna styrs med till exempel bedömningsgrunder och utifrån mål.

Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Undersökningsfrågor

25. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet?

Svar

(44)

Fokusområde

Arbetet genomförs och utvärderas

Myndigheten reflekterar/utvärderar arbetet med processer. Metoderna utvärderas.

26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer?

Svar

Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas.

(45)

Fokusområde

Kostnadseffektivitet. Måluppfyllelse. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden.

Myndigheternas arbete med processer har lett till kostnadseffektivitet utan att rättsäkerheten och kvaliteten påverkats. Det finns någon form av sammanlänkning till andra fokusområden.

28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet?

29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet?

30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas?

Svar

Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter.

(46)

26/69

Fokusområde

Arbete med prestationer

Med prestationer menas det som

direkt lämnar myndigheter

Medveten och erkänner behovet om prestationsutveckling, uppdragstolkning, prestationsurval

Myndigheten är medveten om att den ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet men informationen är bristfällig. Det saknas en beskrivning av tolkning av uppdraget och motivering till urvalet.

35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget?

37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta?

Svar

Årsredovisning, andra dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

(47)

27/69

Fokusområde

Metoder identifieras, prestationsurval och uppdragstolkning identifieras

Myndigheten identifierar metoder för att kunna redovisa hur

prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Myndigheter identifierar vilka urval som ska göras och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion.

38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

39. Finns en koppling till myndighetens instruktion?

40. Identifieras urval och kommenteras detta?

Svar

Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev.

(48)

28/69

Fokusområde

Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Till exempel finns en genomarbetad dokumentation som berör viktiga delar som organisationen har att jobba med.

Metoder är definierade, urvalet definierat, tolkning definierat.

Bedömningsgrunder finns

Det finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Dessa metoder har någon form av bedömningsgrunder. Myndigheten har definierat urvalet och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion.

41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

43. Har man gjort en tolkning av instruktionen?

44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet?

Svar

43. Ja, delvis, nej 44. Ja, delvis, nej

(49)

29/69

Fokusområde

Arbetet genomförs baserat på metoder, urvalet kommenteras, tolkning kommenteras. Bedömningsgrunder beaktas

Myndigheten genomför arbetet med redovisning av prestationer utifrån metoder som undersöker hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Det finns ett urval som

kommenteras och är kopplat till myndighetens instruktion.

45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

46. Används bedömningsgrunder?

47. Finns en koppling till myndighetes instruktion?

48. Kommenteras urvalet av prestationer?

Svar

47. Ja, delvis, nej 48. Ja, delvis, nej.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

(50)

30/69

Fokusområde

Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras

Myndigheten reflekterar över redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet.

Myndigheten har också kunnat visa på vissa effektiviseringsresultat utifrån sitt arbete.

49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna?

Svar

(51)

31/69

Fokusområde

Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden.

Arbetet med prestationer är kostnadseffektivt och uppfyller mål. Arbetet med förfining av metoderna pågår. Det finns sammanlänkningar till andra fokusområden.

50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet?

51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden?

Svar

52. Kommentar.

Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev, externa rapporter.

(52)

32/69

Fokusområde

Arbete med effekter

Med effekter menas yttre förhållanden

som myndighetens arbete lett till

Myndigheten är medveten om att den måste börja arbete med effekter, som till exempel effektmätning, men ännu finns ingen

strukturering/organisering kring arbetet.

53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället?

Svar

Årsredovisningar, interna dokument.

(53)

33/69

Fokusområde

Metoder identifieras

Myndigheten identifierar metoder, exempelvis operationaliserar mål, tar fram indikatorer för att börja undersöka effekter.

54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning?

55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka?

Svar

(54)

34/69

Fokusområde

Metoder är definierade, bedömningsgrunder finns

Metoder för att undersöka effekter är definierade. Exempelvis är mål operationaliserade och det finns bedömningsgrunder.

56. Finns metoder för att undersöka effekter?

57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder?

58. Vilka effekter kommer att undersökas?

Svar

(55)

35/69

Fokusområde

Arbetet genomförs baserat på metoder

Myndigheten har börjat undersöka effekter. Undersökningen är baserad på bedömningsgrunder.

59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter?

60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder?

61. Vilka effekter har undersökts?

Svar

(56)

36/69

Fokusområde

Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras

Myndigheten reflekterar över undersökningen av effekter. Det finns material som kommenteras.

62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter?

Svar

(57)

37/69

Fokusområde

Verksamheten utvecklas genom effektmätning. Metoderna utvecklas.

Informationen används för att utveckla verksamheten, sammanlänkning till andra fokusområden.

63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning?

64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena?

Svar

65. Kommentar.

(58)

38/69

Fokusområde

Arbete med kvalitet

Med kvalitet menas egenskaper

hos något objekt

Myndigheten är medveten om att den måste arbeta med kvalitet och kvalitetsäkringen, men ännu finns ingen organisering kring arbetet.

66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör?

Svar

Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete.

(59)

39/69

Fokusområde

Identifiering av metoder och aktörer

Myndigheten identifierar metoder för kvalitetssäkringen som

kvalitetsindikatorer och kriterier. Myndigheten identifierar också aktörer som ska ges inflytande över kvalitetsbedömningen.

67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer och kriterier?

68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande?

Svar

Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande.

(60)

40/69

Fokusområde

Metoderna är upprättade. Kvalitetsindikatorer och kriterier finns.

De är mätbara och uppföljningsbara. Aktörer har inflytande.

Myndigheten har upprättad kvalitetssäkringen som kvalitetsindikatorer och kriterier. Det finns aktörer som ges inflytande över

kvalitetsbedömningen.

70. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier?

71. Är de mätbara och uppföljningsbara?

72. Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen?

Svar

73. Kommentar.

(61)

41/69

Fokusområde

Arbetet genomförs och är baserat på bedömningsgrunder. Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen

Myndigheten genomför kvalitetssäkringen genom kvalitetsindikatorer och bedömningar. Kvalitetssäkringen kontrolleras av aktörer.

74. Genomförs kvalitetssäkringsarbetet?

75. Genomförs det genom bedömningsgrunder?

76. Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen?

77. Vilka aktörer?

78. Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen?

Svar

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal.

(62)

42/69

Fokusområde

Reflektering över arbetet

Myndigheten reflekterar över kvalitetssäkringen, metoder utvärderas, aktörernas synpunkter beaktas och reflekteras. Det finns resultat som kommenteras.

79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen?

Svar

(63)

43/69

Fokusområde

Effektivitet. Strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden

Verksamheten utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad. Myndighetens kvalitetssäkring berör strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet.

Kvalitetsarbete är sammanlänkat till de andra fokusområdena.

Metoderna utvecklas.

80. Har myndigheten visat tecken på effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad?

81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet?

83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena?

84. Vilka områden?

Svar

84. Kommentar.

(64)

44/69

Fokusområde

Arbete med kompetens

Med kompetens

menas utveckling av de anställdas kompetens

Medvetenhet finns om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens, men det saknas beskrivning av vilka metoder och hur man går tillväga.

85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens?

Svar

Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete.

Medarbetarundersökningar.

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga.

(65)

45/69

Fokusområde

Myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling

Det kan handla om kompetenshöjande insatser, utbildningar med mera.

86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling?

Svar

(66)

46/69

Fokusområde

Upprättade metoder som utbildningar med mera

Det finns upprättade metoder för kompetensutveckling för personalen.

Det har gjorts en analys av metoderna.

87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling?

Svar

(67)

47/69

Fokusområde

Kompetensutvecklingsarbete genomförs. Det finns erfarenhetsöverföring. Det finns bedömningsgrunder

Myndigheten genomför kompetensutvecklingsarbete bland personalen som till exempel utbildningar.

88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling?

89. Finns erfarenhetsöverföring?

Svar

GD-stab, avdelningschefer, personal, fack.

(68)

48/69

Fokusområde

Reflektering kring kompetensutveckling och erfarenhetsöverföring Myndigheten genomför kompetensutveckling och reflekterar över resultatet.

91. Reflekterar myndigheten över kompetensutvecklingsarbetet?

92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring?

Svar

(69)

49/69

Fokusområde

Lärande organisation, kompetensutveckling integrerad i arbete, Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden

93. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet?

95. Finns en sammanlänkning till andra fokusområden?

96. Vilka områden?

Svar

96. Kommentar.

(70)

50/69

Fokusområde

Arbete med omvärldsbevakning

Med omvärldsbevakning menas att hålla koll

på skeenden utanför och ha

beredskap

Det finns ett medvetande om att börja jobba med

omvärldsbevakning. Men ingen organisering finns kring det arbetet.

97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning?

Svar

(71)

51/69

Fokusområde

beredskap

Metoder identifieras

Metoder för omvärldsbevakning identifieras. Bedömningsgrunder tas fram.

98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning?

Svar

(72)

52/69

Fokusområde

beredskap

Metoder är definierade Undersökningsfrågor

99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning?

Svar

Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.

(73)

53/69

Fokusområde

beredskap

Arbetet med omvärldsbevakning genomförs. Det finns bedömningsgrunder

100. Har arbetet med omvärldsbevakning genomförts?

101. Utgår det från bedömningsgrunder?

Svar

(74)

54/69

Fokusområde

beredskap

Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av

effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat.

Reflektion kring omvärldsbevakning.

Information från omvärldsbevakning används i verksamheten.

Metoder utvärderas.

102. Finns reflektion kring omvärldsbevakning?

Svar

(75)

55/69

Fokusområde

beredskap

Omvärldsbevakning är en integrerad del i verksamheten.

Informationen används för utveckling och beredskap.

Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden

103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten?

104. Används informationen för utveckling och beredskap?

107. Vilka områden?

Svar

107. Kommentar.

Här nedan är den detaljerade matrisen som färgläggs. Man färglägger först fokusområde var för sig för att sedan färglägga hela matrisen.

(76)

56/69

Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- reflekterande

Nivå 6: Utveckling

Arbete med resurser Medveten och erkänner behovet

Strategier och metoder identifieras

Upprättad dokumentation

Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas.

Uppnåendet av kostnadseffektivitet

Operationalisering Instruktionerna beaktas Metoderna utvecklas

Metodbeskrivning Sammanlänkning till

andra fokusområden

Kommentar:

(77)

57/69

Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförande- reflekterande

Nivå 6: Utveckling

Arbete mer processer

Enkla processer

Medveten och erkänner behovet

Strategier, metoder identifieras

Strategier, metoder är definierade

Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas

Arbete med processer har lett till kostnads-effektivitet

Arbete med processer har lett till måluppfyllelse

Rättsäkerhet och kvalitet beaktas

Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna

Rättsäkerhet och kvalitet beaktas

Sammanlänkning till andra fokusområden

Kommentar: