Inventering av individ- och verksamhetsuppgifter

Inventering av individ- och verk- samhetsuppgifter inför undersök- ningarna

Vad tycker de äldre om äldreom- sorgen? och Enhetsundersökning- en om äldreomsorg och kommu- nal hälso- och sjukvård år 2017

Instruktion till Socialstyrelsens kontakt- personer i kommunerna

Innehåll

Din kommuns information behövs ... 3

När och för vad behövs er insats? ... 4

Steg 1-2: Inventering av individ- och verksamhetsuppgifter ... 5

Steg 1a. Kommunerna lämnar uppgifter om de personer som ingår i målpopulationen för undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? ... 5

Målpopulation för Hemtjänst ... 5

Målpopulation för Särskilt boende ... 6

Tillvägagångssätt för inrapportering av individer ... 7

Steg 1b. Förteckning över de verksamheter som utför insatser till personer med hemtjänst respektive bor i särskilt boende ... 10

Hemtjänstverksamheter som ska ingå i förteckningen ... 10

Tillvägagångssätt för inrapportering av hemtjänstverksamheter ... 11

Särskilda boenden som ska ingå i förteckningen ... 11

Tillvägagångssätt för inrapportering av särskilda boenden ... 12

Steg 1c. Indikator och respektive kommun går igenom och kvalitetssäkrar filerna ... 14

Steg 2. Kommunerna anger kontaktuppgifter för uppgiftslämnarna i enhetsundersökningen ... 14

Bilaga: Teknisk information om hur kommunerna levererar filer till Indikator ... 15

Steg 1a. Leverans av individdatafiler till Indikator genom säker filöverföring (för känsliga personuppgifter) ... 15

Steg 1b. Leverans av verksamhetsförteckningen till Indikator ... 19

Din kommuns information behövs

Socialstyrelsen har regeringens uppdrag att genomföra nationella undersök- ningar inom äldreomsorgen. Institutet för kvalitetsindikatorer i Göteborg AB (Indikator) genomför på uppdrag av Socialstyrelsen delmoment av reger- ingsuppdraget. För att kunna publicera resultat från undersökningarna Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? och Enhetsundersökningen om äldreom- sorg och kommunal hälso- och sjukvård behöver Socialstyrelsen kommuner- nas hjälp. Vi ber därför varje kommun om information om vilka personer och verksamheter som ska ingå i 2017 års undersökningar. Leveransen av denna information är en förutsättning för att Socialstyrelsen ska kunna redovisa resultat på verksamhetsnivå. Se processen för 2017 års undersökningar som är uppställd på nästa sida.

Vi hoppas att den här instruktionen ska vara användbar. Indikator finns också till hands på telefon 031-730 31 80 för frågor (måndag till fredag klockan 9- 16). Välkomna att höra av er.

När och för vad behövs er insats?

Vecka 2-4, 2017

Steg 1-2: Inventering av individ- och verksamhetsuppgifter

Steg 1a: Socialstyrelsen önskar att kommunerna identifierar de personer som ska ingå i 2017 års undersökningar utifrån Socialstyrelsens förutbestämda målpopulation. Socialstyrelsen vill även att ni anger vilken utförare som tillhandahåller tjänsterna åt respektive person. Leverans av uppgifter sker, med hänsyn till känsliga personuppgifter, via en säker filöverföring till Indikator i en Excelfil för hemtjänst respektive särskilda boenden.

Steg 1b: Kommunerna strukturerar verksamheterna i hierarkiska organisato- riska ”träd” i en Excelfil för hemtjänst respektive särskilda boenden. Dessa filer mailas till Indikator.

Steg 1c: Indikator och respektive kommun säkrar att varje individ är knuten till en verksamhet och att verksamheterna är strukturerade på ett lämpligt sätt för kommunen.

Vecka 7-8, 2017

Steg 2: Kommunerna uppger namn på uppgiftslämnare

(ofta verksamhetsansvariga/chefer på lokal nivå) för de verksamheter som ska delta i Enhetsundersökningen om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård för hemtjänst respektive särskilda boenden.

Vecka 11-22, 2017

Steg 3: Genomförande av undersökningarna

Undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

Postenkäter skickas ut till de äldre med start vecka 11 och undersökningen pågår fram till och med vecka 21, 2017.

Enhetsundersökningen om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård Enkäterna till verksamheterna öppnas för deltagande vecka 12 och pågår till vecka 17 då undersökningen stängs. Mellan vecka 21-22 kan verksamheter- na kontrollera och eventuellt korrigera sina levererade uppgifter innan enkäterna slutligen stängs. Resultaten är tänkta att användas i arbetet med verksamhetsutveckling på enhetsnivå.

Steg 4: Publicering av resultat

Publicering av resultat sker preliminärt i slutet av oktober 2017 på Socialsty- relsens webbplats och i Indikators jämförelseverktyg.

I Äldreguiden, som i första hand vänder sig till allmänheten, publiceras valda delar av de båda undersökningarna.

Steg 1-2: Inventering av individ- och verksamhetsuppgifter

Steg 1a. Kommunerna lämnar uppgifter om de personer som ingår i

målpopulationen för undersökningen

Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

Aktiviteten sker preliminärt under perioden: vecka 2-4, 2017

Målpopulation

för Hemtjänst

Alla personer som bor i ordinärt boende och har verkställt biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 § (SoL) om hemtjänst den 31 december 2016, och som är 65 år eller äldre den 31 december 2016. Hemtjänsten ska omfatta minst en av insatserna service, personlig omvårdnad, ledsagning, avlösning av anhörig i hemmet.

Personer som får dessa hemtjänstinsatser från ett utförarkontor i en annan kommun eller stadsdel, och som er kommun/stadsdel har ett uppföljningsan- svar för.

Inkludera inte

Personer som enbart har insatserna matdistribution och/eller trygghetslarm, och/eller enbart har kvälls-/natt-/helginsats och/eller boendestöd.

Om det är svårt, av tekniska eller andra skäl, att urskilja personer som till exempel bara har insatserna matdistribution, larm och/eller nattinsats, får ni vid behov (om det är en lösning) sätta en tidsgräns för beviljad insats för att minska risken att få med dessa. Om ni är osäkra på hur ni ska göra, ta kontakt med Indikator eller Socialstyrelsen.

Personer som byter utförare

Det förekommer att personer byter utförare. Om ni redan vid uttaget den 31 december 2016 känner till den nya utföraren – ange denna. Om ni inte känner till vilken det blir, eller om personen byter senare under våren, ange den utförare som var aktuell den 31 december 2016 alternativt ange ”okänd utförare”. Svaren från personer som inte kan knytas till en verksamhet, läggs till kommunens resultat.

1 Målpopulation är individer eller verksamheter som undersökningen avser att beskriva.

Målpopulation

för Särskilt boende

Inkludera

Alla personer med verkställt biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 § SoL om perma- nent särskilt boende enligt 5 kap. 5 § SoL den 31 december 2016, och som är 65 år eller äldre den 31 december 2016.

Personer som får insatser i ett äldreboende i en annan kommun eller stadsdel, och som er kommun/stadsdel har ett uppföljningsansvar för.

Inkludera inte

Personer med beslut om bostäder med särskild service enligt 5 kap. 7 § SoL.

Personer med beslut enbart om korttidsboende.

Personer som flyttar till ett annat särskilt boende

Det förekommer att personer flyttar till ett annat äldreboende. Om ni redan vid uttaget den 31 december 2016 känner till det nya boendet – ange detta.

Om ni inte känner till vilket det blir, eller personen flyttar senare under våren, ange antingen det boende som var aktuellt den 31 december 2016 eller ange ”okänd utförare”. Svaren från personer som inte kan knytas till en verksamhet, läggs till kommunens resultat.

2 Målpopulation är individer eller verksamheter som undersökningen avser att beskriva.

Tillvägagångssätt för inrapportering av individer

Gör så här: Sammanställ en Excelfil vardera för personer med hemtjänst respektive personer som bor i särskilt boende. Personuppgifterna (kolumn A) ska kopplas samman med Namn på hemtjänstutföraren/äldreboendet (kolumn B). Om individen kan knytas till del av hemtjänsten/äldreboendet så anges det i kolumn C. Se exempel nedan:

(Personuppgifterna i exemplet nedan är skapade genom en slumpgenerator och är endast fiktiva)

Exempel för hemtjänst

Exempel för särskilt boende  

Att tänka på

Kolumn A - Personnummer

Kolumnen för personnummer kan innehålla följande formateringar:

12 siffror med bindestreck 19XXXXXX-XXXX 12 siffror utan bindestreck 19XXXXXXXXXX 10 siffror med bindestreck XXXXXX-XXXX 10 siffror utan bindestreck XXXXXXXXXX

Fil innehållande personnummer som är felaktiga kommer inte vara möjligt att överföra till Indikator.

Kolumn B – Namnet på verksamheten (Enhet)

Namnet på verksamheten (i kolumnen B) behöver överensstämma med namnet (även versaler i namnet) som kommunen anger i

verksamhetsinventeringen, se steg 1b nedan (namnet i kolumnen C). Det är en förutsättning för att personens svar i undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? ska kunna registreras på rätt hemtjänstutförare eller särskilda boende.

Kolumn C - Del av verksamheten (Del av enhet)

Namnet på del av verksamheten (i kolumnen C) behöver överensstämma med beskrivningen (även versaler) som kommunen anger i

verksamhetsinventeringen, se steg 1b nedan (där i kolumn D). Det är en förutsättning för att personens svar ska kunna registreras på rätt

hemtjänstutförare eller särskilt boende, och eventuellt del av hemtjänst (team) eller avdelning på särskilt boende.

Innan leverans av uppgifterna

När individdatafilen med information om personer med hemtjänst är sammanställd, var noga med att kontrollera följande:

 Att samtliga personnummer är korrekt angivna

 Att samtliga personnummer har hemtjänstutförare samt, i förekom- mande fall, del av hemtjänstutförare specificerade

 Att varje person bara finns med en gång. Om någon person har fler än en utförare, välj i första hand den utförare som utför personlig omvårdnad och i andra hand den utförare som utför insatser flest an- tal timmar

 Att utförarnamnen är likadant stavade för alla personer som har samma utförare och stämmer överens med de utförarnamn som läm- nas i verksamhetsförteckningen enligt steg 1b, se nedan.

När individdatafilen med information om personer på särskilda boenden är sammanställd var noga med att kontrollera följande:

 Att samtliga personnummer är korrekt angivna

 Att samtliga personnummer har ett särskilt boende angivet samt eventuellt del av boende specificerat

 Att namnen på de särskilda boendena är likadant stavade för alla per- soner som bor på samma boende och stämmer överens med de namn på de särskilda boendena som lämnas i verksamhetsförteckningen en- ligt steg 1b, se nedan.

Steg 1b. Förteckning över de

verksamheter som utför insatser till

personer med hemtjänst respektive bor i särskilt boende

Aktiviteten sker preliminärt under perioden: vecka 2-4, 2017

Hemtjänstverksamheter som ska ingå i förteckningen

Inkludera

Alla verksamheter som utför insatser till personer som respektive kommun har uppföljningsansvar för, 65 år och äldre enligt 4 kap. 1§ SoL i ordinärt boende.

Ta även med verksamheter som har sitt utförarkontor geografiskt placerat i en annan kommun/stadsdel och som utför insatser till personer som kommu- nen/stadsdelen har uppföljningsansvar för.

Med alla verksamheter menas alla verksamheter som är aktuella vid den tidpunkt ni sammanställer listan med verksamheter, även de som tillkommit efter den 31 december 2016. Dessa verksamheter har då möjlighet att delta i Enhetsundersökningen om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård.

Inkludera inte

Verksamheter som enbart utför insatser i form av matdistribution, trygghets- larm, boendestöd och/eller ledsagning.

Verksamheter som enbart utför insatser kvällar, nätter och/eller helger. Även en kombination av endast kvällar, nätter och helger ska exkluderas.

Tillvägagångssätt för inrapportering av hemtjänstverksamheter

Lämna uppgifter i Excelfilen för hemtjänst enligt modellen nedan:

Kolumn H och I fylls i när utförarkontoret ligger i annan kommun/stadsdel än den egna.

Särskilda boenden som ska ingå i förteckningen

Inkludera

Alla verksamheter som utför insatser till personer som respektive kommun har uppföljningsansvar för, 65 år och äldre enligt 4 kap. 1 § SoL i permanent särskilt boende, enligt 5 kap. 5 § SoL.

Verksamheter som har sitt utförarkontor geografiskt placerat i en annan kommun/stadsdel och som utför insatser till personer som kommu- nen/stadsdelen har uppföljningsansvar för.

Med alla verksamheter menas alla verksamheter som är aktuella vid den tidpunkt ni sammanställer listan med verksamheter, även de som tillkommit efter den 31 december 2016. Dessa verksamheter har då möjlighet att delta i Enhetsundersökningen om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård.

Inkludera inte

Verksamheter som enbart har bostäder med särskild service enligt 5 kap. 7 § SoL.

Verksamheter som är renodlade korttidsboenden.

Tillvägagångssätt för inrapportering av särskilda boenden

Lämna uppgifter i Excelfilen för särskilt boende enligt modellen nedan:

Kolumn H och I fylls i när äldreboendet ligger i annan kommun/stadsdel än den egna.

Vi rekommenderar

Om enheten ger insatser till ett fåtal personer så finns risk att antalet svar per utförare i undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? är så få att de inte kan redovisas på enhetsnivå, då risk finns för röjande av enskild persons svar. Genom att ange områden i kolumn B ökar möjligheten att få resultat på fler detaljerade nivåer än kommunnivå. Organisera därför gärna verksamheterna hierarkiskt med någon ”nivå” (kolumn B) mellan kommun (kolumn A) och Namn på hemtjänsten respektive Namn på äldreboendet (kolumn C). Det kan vara olika geografiska områden (till exempel Norr, Söder, Öster, Väster), varumärken, regiform eller andra uppföljningsområden som är relevanta och intressanta för kommunen att få resultat på.

I den mån personer kan kopplas till del av enhet, till exempel arbetsgrupp inom hemtjänsten eller en avdelning på särskilt boende, lämna gärna dessa uppgifter. I undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? redovi- sas resultat för alla nivåer i ”trädstrukturen” ner till grupper med minst 7 svar. På bilden nedan syns ett enkelt exempel på hur ”trädstrukturen” kan se ut vid publiceringen av resultat.

Kontroll innan leverans av Excelfiler med verksamhetsinformation Kontrollera att benämningarna för samma utförare/verksamhet är likadant stavade och stämmer överens med benämningarna i respektive fil med personuppgifter.

Steg 1c. Indikator och respektive

kommun går igenom och kvalitetssäkrar filerna

Aktiviteten sker preliminärt under perioden: vecka 2-6, 2017

Indikator matchar filerna med individ- och verksamhetsuppgifter och skickar sedan en sammanställning till kommunen för kontroll. Sammanställningen kommer att innehålla verksamhetsförteckningen med respektive antal individer samt en upplysning i de fall det förekommer dubbletter. Kommu- nen behöver kontrollera och ta bort eventuella dubbletter. Indikator kommer även att markera om någon individ inte går att koppla till en verksamhet. I de fallen behöver kommunen säkra att personen tillhör målpopulationen, och i så fall komplettera med information om rätt verksamhet (utförare).

Steg 2. Kommunerna anger

kontaktuppgifter för uppgiftslämnarna i enhetsundersökningen

Aktiviteten sker preliminärt under perioden: vecka 7-8, 2017

När sammanställningen enligt steg 1c ovan är komplett och godkänd av kommunen tar Indikator ut en lista baserad på kolumn C ”Namn på hem- tjänsten” eller ”Namn på äldreboendet”, eller om så önskas kolumn D, ”Del av hemtjänsten” och ”Del av äldreboendet” som underlag för Enhetsunder- sökningen om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård. Det är möjligt att delta i undersökningen och få resultat på en mer detaljerad nivå (kolumn D, del av verksamhet) men det förutsätter att samtliga ”Del av verksamhet” (team inom hemtjänsten eller avdelningar på ett särskilt boende) deltar. Listan skickas till kommunerna som kompletterar med kontaktuppgif- ter till uppgiftslämnare för enhetsundersökningen, ofta verksamhetscheferna för hemtjänstverksamheterna respektive de särskilda boendena. I Äldregui- den presenteras resultat för hemtjänstverksamheter respektive särskilda boenden som anges i kolumn C. För att få resultat från Enhetsundersökning- en om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård behöver verksamhe- ten utföra biståndsbeslutade insatser för minst fyra personer.

Bilaga: Teknisk information om hur kommunerna levererar filer till

Indikator

Steg 1a. Leverans av individdatafiler till Indikator genom säker filöverföring (för känsliga personuppgifter)

I samband med att den här instruktionen skickas ut till Socialstyrelsens kontaktpersoner i kommunerna, får också en av kontaktpersonerna i kommu- nen ett e-postmeddelande från oss på Indikator. E-postmeddelandet innehål- ler den egna e-postadressen, som också fungerar som inloggningsnamn, och ett lösenord. I meddelandet finns också en länk till webbplatsen för säker överföring. Genom att klicka på länken kommer du till webbplatsen.

Fyll i din e-postadress och lösenord, och logga in.

OBS: skriv in ditt lösenord istället för att kopiera och klistra in, så att inte några eventuella blanksteg följer med.

När du loggar in för första gången får du upp en demo. Navigera igenom den genom att klicka på ”Nästa” på varje ruta. Klicka sedan på ”Mina undersök- ningar”.

Nu visas vilka undersökningar (grupper) du ska leverera personuppgifter för.

Det syns också när undersökningen är skapad och när du senast gjorde ändringar i respektive undersökning.

  Välj den undersökning (grupp) du vill ladda upp personuppgifter för. I

exemplet nedan väljer vi Hemtjänst. Du ser nu de 3 kolumner som du kan leverera data till. Personnummer, Enhet, del av enhet.

  För att ladda upp din excelfil med personuppgifter klickar du på knappen Verktyg och väljer ”Ladda upp”.

  Tryck på ”Bläddra” för att leta upp din fil på datorn och välj därefter ”Gå vidare”.

  Innan du läser in filen ska du para ihop rätt kolumn i din Excelfil med rätt

kolumn i webbverktyget. Om du har följt de tidigare instruktionerna är detta redan korrekt matchat. Om du har haft rubriker i ditt excelblad klickar du i

”Översta raden är en rubrikrad” så att den inte kommer med vid överföringen av filen. Notera att endast de fem första raderna syns på skärmen vid detta steg. All data kommer dock med! Klicka sedan på ”Gå vidare”.

Systemet kontrollerar nu de uppgifter som du har överfört och rödmarkerar eventuella felaktigheter. Detta kan exempelvis vara ofullständiga person- nummer, personnummer som är ogiltiga enligt Skatteverkets kontrollsiffra eller tomma celler. Är det endast mindre felaktigheter kan dessa korrigeras direkt i verktyget. Du kan hoppa mellan de röda rutorna med knapparna

”Föregående fel” och ”Nästa fel”. Om systemet upptäcker många felaktighe- ter kan det vara bättre att göra en ny import efter att du korrigerat felen i Excelfilen. Observera, i exemplet nedan blir alla personnummer rödmarkera- de då de är slumpgenererade för demoversionen.

  När du korrigerat eventuella felaktigheter klickar du på ”Gå vidare”. Du får då upp en lista på hur många personer som du angivit för varje utförare.

  Du kan använda knappen ”Tillbaka till dokument” för att gå tillbaka och korrigera eventuella fel. När du är färdig, klicka på ”Skicka in dokument” för att överföra data till Indikator. När du överfört data klickar du antingen på

”Logga ut”, eller på Indikators logotyp i vänster hörn om du vill komma tillbaka till sidan med dina undersökningar. Här finns kvittot på vad du skickat in samt möjlighet att skicka in data för den återstående filen. Kvittot finns kvar när du klickar på namnen med den rad som är markerad inskickad, men filen, som innehåller personuppgifter är inte längre åtkomlig då den förflyttats till Indikators server.

Steg 1b. Leverans av

verksamhetsförteckningen till Indikator

E-posta excelfilerna med verksamhetsförteckningarna till följande e-postadress: aldreundersokning@indikator.org.