Granskning av bolagets arbete med offentlighet och sekretess

(1)

Granskning av bolagets arbete med offentlighet och sekretess

Göransson Arena AB

Revisionsrapport December 2019

Magdalena Bergfors Tua Lennartsson

(2)

1. Sammanfattning s.3

2. Inledning s.7

3 Iakttagelser och bedömning s.10

4. Revisionell bedömning s.16

Innehållsförteckning

(3)

Sammanfattning

3

(4)

Revisionsfrågan som granskningen syftar till att besvara är huruvida Göransson Arena AB:s bolagsstyrelse har säkerställt att bolagets hantering av allmänna handlingar är ändamålsenlig och därmed i linje med lagstiftningens krav. Efter genomförd granskning gör vi följande revisionella bedömning:

Göransson Arena AB:s bolagsstyrelse i allt väsentligt har säkerställt att bolagets hantering av allmänna handlingar är ändamålsenlig och därmed i linje med lagstiftningens krav.

Vi kan konstatera att bolaget använder både kommungemensamma och egna styrdokument samt att de kommungemensamma styrdokumenten har fastställts vid årsstämman. Bolagets anställda har deltagit vid utbildningstillfällen med Sandvikens kommun och vi ser positivt på det faktum att bolaget arbetar med rutinbeskrivningar och att dokumenthanteringsplanen årligen ses över. Vi kan även konstatera att den stickprovskontroll som genomfördes hanterades ändamålsenligt och att den inte visade på några avvikelser.

Göransson Arena använder sociala medier och har en ansvarsfördelning kopplat till detta. Dock saknas skriftliga rutiner avseende sociala medier.

Bedömning av revisionsfrågan har gjorts utifrån de kontrollmål som presenteras på kommande sida:

Sammanfattning

(5)

PwC

Göransson Arena AB – Granskning av bolagets arbete med offentlighet och sekretess December - 2019

Bedömningar mot kontrollmål

5

Ändamålsenliga regler och riktlinjer Uppfyllt

Vi kan konstatera att det finns, av årsstämman fastställda, styrdokument kopplat till hanteringen av allmänna handlingar. Vi ser positivt på det faktum att

dokumenthanteringsplanen ses över årligen, vilket kan säkerställa både förankring och att bolaget har en ständigt aktuell dokumenthanteringsplan.

Berörd personal har givits tillräckliga förutsättningar

Uppfyllt

Bolaget har deltagit vid utbildningsinsatser via Sandviken kommun. Med

anledning av att mycket kunskap finns hos ett fåtal personer inom bolaget så blir dock hanteringen av allmänna handlingar sårbar. Vi ser positivt på det faktum att bolaget arbetar med rutinbeskrivningar och att dokumenthanteringsplanen årligen ses över.

Bolagets regler och riktlinjer tillämpas Uppfyllt

De allmänna handlingar som vi tog del av innehöll personuppgifter i form av namn och e-postadresser. Vi poängterar att det i de fall allmänna handlingar innehåller personuppgifter ska göras en prövning om sekretess gäller för personuppgifterna enligt Offentlighets- och sekretesslagen 21 kap 7 §. Då vi tagit del av de allmänna handlingarna, utgår vi från att en sekretessprövning gjorts. Den stickprovskontroll som genomfördes hanterades ändamålsenligt och visade inte på några

avvikelser.

Anpassning till nya

informationsteknikens krav

Delvis uppfyllt

Det finns ansvarsfördelning, rutiner och backup för hur bolaget arbetar med sociala medier, vilket vi ser som positivt. Vid tidpunkt för granskningen saknas dock skriftliga rutiner för arbetet.

(6)

Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

• Att bolaget säkerställer att utlämnade av allmän handling sker skyndsamt i enlighet med gällande lagstiftning och praxis.

• Att skriftliga rutiner tas fram för hur sociala medier ska användas.

Rekommendationer

(7)

Inledning

(8)

Inledning

Bakgrund

Kommunens lekmannarevisorer har ett ansvar att granska Sandvikens kommuns bolag. Lekmannarevisorerna ska granska om bolagen lever upp till det kommunala ändamålet, det vill säga att bolagen sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den kontroll som görs inom bolagen är tillräcklig. Offentlighetsprincipen innebär att myndigheternas verksamhet så långt som möjligt ska ske i öppna former. Ett uttryck för offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet. För att garantera allmänhetens insyn i de offentliga institutionernas verksamheter har principen om handlingars offentlighet skrivits in i Tryckfrihetsförordningen.

Kommuners och andra offentliga institutioners hantering av allmänna handlingar och serviceskyldighet gentemot allmänheten regleras vidare genom Förvaltningslagen och Offentlighets- och sekretesslagen. Handlingsoffentligheten ger var och en rätt att begära att få del av allmänna handlingar, vanligtvis utan att behöva tala om varför eller vem man är. För att säkerställa att lagarna om handlingsoffentligheten följs är det väsentligt att de kommunala bolagen upprättar regler och riktlinjer för ändamålet.

Revisorerna har utifrån sin riskanalys 2019 gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av hur bolagen inom Stadshuskoncernen efterlever lagar och regler enligt ovan och tillämpar Offentlighets- och sekretesslagen.

Revisionsfråga

Revisionsfrågan är att bedöma om respektive styrelse inom bolagen i Sandvikens kommun har säkerställt att bolagets hantering av allmänna handlingar är ändamålsenlig och därmed i linje med lagstiftningens krav?

(9)

PwC

Inledning

Revisionskriterier

•

Tryckfrihetsförordningen

•

Förvaltningslagen

•

Offentlighet- och sekretesslagen

•

Kommuninterna styrdokument

Kontrollfrågor

•

Det finns ändamålsenliga regler och riktlinjer avseende hantering av allmänna handlingar.

•

Berörd personal har givits tillräckliga förutsättningar för att hantera allmänna handlingar.

•

Bolagets regler och riktlinjer tillämpas.

•

Bolaget har anpassat sig till den nya informationsteknikens krav avseende e-post, sms och sociala medier.

Avgränsning

Granskningen avgränsas till ovanstående kontrollfrågor och granskningsobjektet Göransson Arena AB.

Metod

Granskningen har genomförs genom dokumentstudier, intervjuer och stickprov av hanteringen av ärenden om begäran om att få ta del av allmänna handlingar. Intervju har genomförts med bolagets VD och ekonomichef.

Rapporten har varit föremål för sakgranskning av bolagets styrelseordförande och intervjuade.

9

(10)

Iakttagelser och

bedömningar

(11)

PwC

Iakttagelser och bedömningar

Kontrollmål 1 – Det finns ändamålsenliga regler och riktlinjer avseende hantering av allmänna handlingar.

Iakttagelser

Vid intervju framgår att bolaget främst använder de kommungemensamma styrdokument som finns kopplat till allmänna handlingar och offentlighetsprincipen. De kommungemensamma styrdokumenten är fastställda vid bolagets årsstämmor. Göransson Arena använder bland annat Informationssäkerhetspolicyn, vilken fastställdes av årsstämman den 8 juni 2015 § 13 och Riktlinjer för användning av dator, mobila enheter och epost samt fillagring inom Sandvikens kommun, som fastställdes av årsstämman den 12 juni 2017 § 14. Utöver dessa dokument har bolaget även en dokumenthanteringsplan som enligt intervju ses över årligen. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad per verksamhet och uppger hur de handlingar som finns inom bolaget ska hanteras, bland annat vad gäller diarieföring, gallringsfrister, bevaring samt förvaring. Det framgår att det är ekonomiavdelningen som ansvarar för att se över bolagets styrdokument.

Utöver ovan nämnda styrdokument finns även rutinbeskrivningar i bolagets personalhandbok. De rutiner som vi tagit del av berör dokumenthantering, begäran om allmän handling, telefoni och synpunktshantering. När det gäller rutinbeskrivningen för begäran av allmän handling framgår att det är ekonomichefen som hanterar dessa i ett första skede samt ansvarar för att lämna ut korrekt material. Dokumentet innehåller flödesscheman som stöd för hur processen ser ut vid en inkommen begäran. Även rutinbeskrivningen för synpunktshantering innehåller en förklaring av hur medarbetare ska hantera en inkommen synpunkt. Av rutinen framkommer att ansvarig tjänsteperson direkt ska återkoppla till personen att synpunkten är mottagen och att återkoppling med svar på ärendet ska ske inom tio dagar. Rutinen anger även hur mailkonversationer ska sparas samt att brev och svarsbrev ska diarieföras hos ekonomiavdelningen.

Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt.

Vi kan konstatera att det finns, av årsstämman fastställda, styrdokument kopplat till hanteringen av allmänna handlingar. Vi ser positivt på det faktum att dokumenthanteringsplanen ses över årligen, vilket kan säkerställa både förankring och att bolaget har en ständigt aktuell plan.

11

(12)

Iakttagelser och bedömningar

Kontrollmål 2 – Berörd personal har givits tillräckliga förutsättningar för att hantera allmänna handlingar.

Iakttagelser

När det gäller utbildningsinsatser har bolaget deltagit vid de tillfällen som tillhandahållits via Sandviken kommun. Vid intervju framgår även att dokumenthanteringsplanen diskuteras i ledningsgruppen en gång om året i samband med att den ska revideras. Detta är något som uppges bidra till en ökad medvetenhet och förankring.

Det framkommer att mycket information och kunskap finns hos nyckelpersoner inom bolaget och att de därför har arbetat mycket med rutinbeskrivningar och lathundar. Samtliga rutiner kopplat till bolagets verksamhet finns samlade i personalhandboken som är tillgänglig för alla medarbetare. Vid frågor eller osäkerhet angående offentlighetsprincipen eller allmänna handlingar tas stöd av kommunjuristen.

Bedömning

Bolaget har deltagit vid utbildningsinsatser via Sandviken kommun. Med anledning av att mycket kunskap finns hos ett fåtal personer inom bolaget blir dock hanteringen av allmänna handlingar sårbar. Vi ser positivt på det faktum att bolaget arbetar med rutinbeskrivningar och att dokumenthanteringsplanen årligen ses över.

(13)

PwC

Iakttagelser och bedömningar

Kontrollmål 3 – Bolagets regler och riktlinjer tillämpas.

Iakttagelser

Vid intervju framgår att bolaget inte har ett digitalt ärendehanteringssystem. Istället registreras handlingar i en digital mappstruktur samt placeras i en pärm. De handlingar som sätts in i pärmen förses med försättsblad och numreras. Det är ekonomiavdelningen som ansvarar för detta. Inom avdelningen finns särskilt två personer som känner till rutinerna. Vid behov av backup finns även kunskap och kännedom hos bolagets VD.

Synpunktshanteringen hanteras separat, det vill säga i ett annat system. Det framgår att en stor del av de handlingar som inkommer till bolaget är just synpunkter. I de fall synpunkterna inkommer till receptionen skickas de vidare till berörd verksamhetschef. Bolagets allmänna e-post hanteras av receptionen som är bemannad måndag till fredag klockan 8.00-16.00. Inkomna mail fördelas ut till respektive verksamhet.

I de fall en handling omfattas av sekretess säkerställs att den inte blir tillgänglig för hela bolaget, utan endast för ledningsgruppen som har behörighet att se handlingen. Vid intervju framkommer att bolaget har en hel del tredjepartsavtal, vilka omfattas av sekretess. De har däremot aldrig fått in en begäran om allmän handling där något har behövt maskas/sekretessmarkeras. Det framgår att bolaget tar kontakt med kommunens jurist i de fall det föreligger någon osäkerhet kopplat till utlämnande av allmän handling. När det gäller begäran om att få ta del av allmän handling är det främst bolagets VD eller ekonomichef som hanterar detta.

Inom ramen för granskningen har vi genomfört en stickprovskontroll för att se hur begäran om utlämnande av en allmän handling hanteras inom bolaget. Stickprovskontrollen genomfördes från en fiktiv e-postadress.

Vid stickprovskontrollen begärde vi ut de två senast inkomna klagomålen rörande istider eller allmänhetens åkning. Begäran skickades den 7 november klockan 15:24. Svar, inklusive de senaste mailen som inkommit angående allmänhetens åkning, mottogs den 8 november klockan 08:59. Mailen som skickades innehöll personuppgifter i form av namn och e-postadresser. Efter fortsatt dialog framkommer att det inte inkommit några skriftliga klagomål på allmänhetens åkning.

13

(14)

Iakttagelser och bedömningar

Kontrollmål 3 – Bolagets regler och riktlinjer tillämpas.

Iakttagelser, fortsättning

Enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap 16 § anges att en begäran om att få en avskrift eller kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. Av Tryckfrihetsförordningen framgår inte någon definition av vad en skyndsam hantering innebär, men brukligt är att svar på en begäran ska lämnas samma dag som en begäran har gjorts. Det får dröja några dagar om det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna ta ställning till om handlingen är allmän och offentlig (exempel på uttalande om skyndsamhetskravet: JO 5308-11).

Efter genomförd stickprovskontroll kan vi konstatera att vår förfrågan och efterföljande korrespondens har hanterats i enlighet med rådande lagstiftning.

Bedömning

De allmänna handlingar som vi tog del av innehöll personuppgifter i form av namn och e-postadresser. Vi poängterar att det i de fall allmänna handlingar innehåller personuppgifter ska göras en prövning om sekretess gäller för personuppgifterna enligt Offentlighets- och sekretesslagen 21 kap 7 §. Då vi tagit del av de allmänna handlingarna, utgår vi från att en sekretessprövning gjorts. Den stickprovskontroll som genomfördes hanterades ändamålsenligt och visade inte på några avvikelser.

(15)

PwC

Iakttagelser och bedömningar

Kontrollmål 4 – Bolaget har anpassat sig till den nya informationsteknikens krav avseende e-post, sms och sociala medier.

Iakttagelser

Bolaget har förutom telefon och e-post även ett konto på Facebook och en egen hemsida. Det framgår att bolaget har en kommunikatör som ansvarar för kontot och säkerställer att frågor som kommer in blir besvarade. Synpunkter och klagomål som inkommer via Facebook besvaras inte öppet utan det görs istället i personliga meddelanden till den person som ställt frågan/klagomålet. I de fall kommunikatören är frånvarande ansvarar bolagets VD eller evenemangsavdelningen för att kontrollera kontot.

När det gäller bolagets hemsida finns det där inte något direkt sätt att kommunicera med bolaget. Tidigare provade de att ha en chattfunktion några specifika timmar per dag. Denna togs bort då kommunikatören var frånvarande/föräldraledig under en längre period. Det framkommer att det finns planer på att återinföra chattfunktionen.

Inom ramen för granskningen har vi inte erhållit några skriftliga rutinbeskrivningar för hur bolagets sociala medie-konton ska hanteras, enligt uppgift från bolaget pågår arbete med att ta fram riktlinjer.

Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt.

15

(16)

Revisionell

bedömning

(17)

PwC

Revisionell bedömning

Revisionsfrågan som granskningen syftar till att besvara huruvida Göransson Arena AB:s bolagsstyrelse har säkerställt att bolagets hantering av allmänna handlingar är ändamålsenlig och därmed i linje med lagstiftningens krav. Efter genomförd granskning gör vi följande revisionella bedömning:

Göransson Arena AB:s bolagsstyrelse har säkerställt att bolagets hantering av allmänna handlingar är ändamålsenlig och därmed i linje med lagstiftningens krav.

Vi kan konstatera att bolaget använder både kommungemensamma och egna styrdokument samt att de kommun- gemensamma styrdokumenten har fastställts vid årsstämman. Bolagets anställda har deltagit vid utbildningstillfällen med Sandvikens kommun och vi ser positivt på det faktum att bolaget arbetar med rutinbeskrivningar och att dokumenthanterings- planen årligen ses över. Vi kan även konstatera att den stickprovskontroll som genomfördes hanterades ändamålsenligt och att den inte visade på några avvikelser. Göransson Arena använder sociala medier och har en ansvarsfördelning kopplat till detta. Dock saknas skriftliga rutiner avseende sociala medier.

Rekommendationer

Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

• Att bolaget säkerställer att utlämnade av allmän handling sker skyndsamt i enlighet med gällande lagstiftning och praxis.

• Att fortsätta arbetet som bolaget har påbörjat med att ta fram skriftliga rutiner för hur sociala medier ska användas.

17

(18)

Bedömningar mot kontrollmål

Ändamålsenliga regler och riktlinjer Uppfyllt

Vi kan konstatera att det finns, av årsstämman fastställda, styrdokument kopplat till hanteringen av allmänna handlingar. Vi ser positivt på det faktum att

dokumenthanteringsplanen ses över årligen, vilket kan säkerställa både förankring och att bolaget har en ständigt aktuell dokumenthanteringsplan.

Berörd personal har givits tillräckliga förutsättningar

Uppfyllt

Bolaget har deltagit vid utbildningsinsatser via Sandviken kommun. Med

anledning av att mycket kunskap finns hos ett fåtal personer inom bolaget så blir dock hanteringen av allmänna handlingar sårbar. Vi ser positivt på det faktum att bolaget arbetar med rutinbeskrivningar och att dokumenthanteringsplanen årligen ses över.

Bolagets regler och riktlinjer tillämpas Uppfyllt

De allmänna handlingar som vi tog del av innehöll personuppgifter i form av namn och e-postadresser. Vi poängterar att det i de fall allmänna handlingar innehåller personuppgifter ska göras en prövning om sekretess gäller för personuppgifterna enligt Offentlighets- och sekretesslagen 21 kap 7 §. Då vi tagit del av de allmänna handlingarna, utgår vi från att en sekretessprövning gjorts. Den stickprovskontroll som genomfördes hanterades ändamålsenligt och visade inte på några

avvikelser.

Anpassning till nya

informationsteknikens krav

Delvis uppfyllt

(19)

PwC

Presentation Title [View > Master and edit/delete on very top slide master] Date [View > Master and edit/delete on very top slide master]

19

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Sandvikens kommuns lekmannarevisorer enligt de villkor och under de

förutsättningar som framgår av projektplan från den 13 September 2019. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.

2020-01-dag

Hanna Franck Larsson, Uppdragsledare

Magdalena Bergfors, Projektledare