Intern kontrollplan 2014, FK – deluppföljning 2
De övergripande granskningsområdena har identifierats i en riskanalys, framtagen av den utökade ledningsgruppen den 20 januari 2014. Områdena kommer troligen att vara föremål för behov av granskning ur olika perspektiv under lång tid. För att effektivt kunna angripa dessa områden, bör den interna kontrollen – när så är möjligt - fokusera på om områdenas respektive befintliga processer, rutiner och regler fungerar och efterlevs.
I planen för 2014 har även de kontrollmål från 2013 som visade behov av fortsatt uppföljning tagits med.
Avvikelser i samtliga fall rapporteras till direktören efter att kontroll gjorts.
Granskningsområde Föremål för intern kontroll 2014
Kontroll- ansvar
Metod Resultat av kontroll Rapporteras till
tekniska nämnden 1. Samarbetet mellan
förvaltningarna i plan- och exploaterings- processen
Om gemensamma målbilder formulerats vid detaljplane- arbetenas startmöten
Exploaterings- chef
Kontroll av samtliga startmöten under 2014 genom intervjuer med projektledarna
Vid årsanalys
2. Efterfrågan på mark för näringslivet är större än tillgången
Omfattning på nya särskilda verksamhets- områden enligt ÖP 2012
Exploaterings- chef
Kontroll av omfattning på nya särskilda
verksamhetsområden i (förslag till) ÖP 2012
Vid årsanalys
3. Försäljning av byggklar tomtmark i lågkonjunktur
Om 200 mkr i exploateringsvinster inbringas
Exploaterings- chef
Kontroll genom
kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploateringsvinster till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen
Kontinuerlig uppföljning och information om prognoser för försäljningar och exploaterings- vinster sker enligt plan till tekniska nämnden, stadskontoret och kommunstyrelsen.
DR2 uppvisar ett utfall om 65 Mkr.
Prognosen pekar på en
exploateringsvinst om 210 Mkr för 2014.
Rutinen – kontinuerlig uppföljning
Vid DR1, DR 2 och årsanalys
och information om prognoser etc - har följts.
4. Lokalanskaffning i nyexploaterings- områden
Rutin - inför
detaljplanering av nya exploateringsområden, ska LiMa, expl, SBK gå igenom behov av kommunal service, beslut om äga/hyra
Avd chef LiMa Kontroll genom
uppföljning av rutinen i nya bostadsdetaljplaner under 2014
Vad gäller behov av kommunal service fungerar rutinerna bra.
Beträffande äga/hyra, avgörs det för närvarande från projekt till projekt. Det finns ett
utredningsuppdrag avseende strategi äga/hyra. Stadskontoret ansvarar.
Rutinen har följts.
Vid DR 2 och årsanalys
5. Lokalanskaffning externa objekt
Rutin för anskaffning av externa objekt
Avd chef LiMa Uppföljning av lokalsökningar och genom två stickprov kontrollera genomförda upphyrningar med prioritering av ev försenade projekt
Vid årsanalys
6. Lokalanskaffning Samarbete mellan förvaltningar
Rutin/processkarta för lokalanskaffnings- processen
Avd chef LiMa Uppföljning av om processkartan följts i ett förskoleprojekt och i ett skolprojekt som startat efter 2014-04-01
Uppföljning av projekt har visat att processkartan följs till vissa delar.
Konstaterad avvikelse från rutinen.
Åtgärd: Fortsatt implementering av rutinen sker genom PLASMA- arbetet.
Vid DR 2 och årsanalys
7. Befolkningsprognosen (risk för att förbygga sig - förskolor och skolor)
Genomförd topp- och basbehovsutredning ska kopplas till befintliga förskolor
Avd chef LiMa Kontroll av att topp- och basbehovs- utredning kopplats till befintliga förskolor
Vid årsanalys
8. Befintliga markföroreningar
Om exploaterings- handbokens rutiner avseende utredningar om markförorening följs
Exploaterings- chefen
Kontroll genom
stickprov av tre projekt
Kontrollerat tre projekt (Gyllins etapp 2, Segepark och
Stadionområdet).
Rutinen har följts.
Vid DR 2
9. Hot och våld mot medarbetare
Om Lägenhetsenhetens rutiner för hembesök följs
Enhetschef för Lägenhet
Kontroll genom fyra stickprov av hembesök
Kontroll utförd efter sex
hembesök, vid samtliga närvarade minst två personal från staden.
Vid DR 1 och årsanalys
10. Det ökade behovet av sociala lägenheter
Om frågan om
övertagsprocessen har behandlats av berörda förvaltningar
Enhetschef för Lägenhet
Kontroll av att frågan om övertagsprocessen har behandlats vid varje bochefsmöte
Diskussioner om övertag har förts vid varje bochefsmöte samt vid ett flertal övriga möten med
företrädare för berörda förvaltningar.
Vid DR 1 och årsanalys
11. Ekonomisk styrning Nya redovisnings- och styrprinciper för exploatering
Enhetschef för Ekonomi
Kontroll genom stickprov av att exploateringsvinster resultatförs till likviddag.
Av årets 33
försäljningar/köpeskillingar i exploateringsprojekt är 11 köpeskillingar resultatförda.
Resultatföring har skett med viss eftersläpning i tiden. Ej
resultatförda försäljningar beror på att återstående utgifter inte kan beräknas tillförlitligt. Under året kommer bilden att klarna och bedömningen är att
köpeskillingarna kommer kunna resultatföras i år.
Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras.
Vid DR 1, DR 2 och årsanalys
Kontroll genom stickprov av att anskaffningsvärdet för såld mark beräknas efter areal.
Kontroll genom stickprov av att det finns tillräckliga
beräkningsunderlag för resultatföring av köpeskilling,
anskaffningsvärde för såld mark samt avsättning till
gatukostnadsersättning.
Anskaffningsvärdet för såld mark har beräknats enligt projektets areal i samtliga fall förutom försäljningar inom Hyllie
centrumområde, vilka resultatförs enligt BTA efter överenskommelse med stadskontoret.
Rutinen har följts.
Beräkningsunderlag för att säkerställa anskaffningsvärdet för såld mark baseras på upparbetade utgifter för kvartersmark.
Beräkningsunderlag för avsättning till gatukostnadsersättning är projektledarens registrerade prognoser i Raindance. Vid avsättning till gatukostnads- ersättning har avstämning med projektledaren skett för att kvalitetsäkra den registrerade prognosen i Raindance. För några projekt saknas beräkningsunderlag som styrker registrerad prognos i Raindance. Arbete med att inhämta dessa underlag pågår.
Rutin att i samband med resultatföring av köpeskilling inhämta beräkningsunderlag som
styrker registrerad prognos i Raindance är framtagen.
Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras.
12. Upphandling enligt LOU
Lokalanskaffnings- projekt som LOU- upphandlas
Avd chef LiMa Kontroll genom utvärdering av ett pilotprojekt som LOU- upphandlas med fokus på tid och kostnad
Vid årsanalys
13. Allmänt Rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen
Utvecklings- sekreteraren
Kontroll av att
riskanalysen behandlats i enlighet med tekniska nämndens beslut 2014- 02-26
Något beslut eller uttalande om önskad rutin för att involvera förtroendevalda i riskanalysen togs inte den 2014-02-26. Efterfrågad rutin föreligger således inte i nuläget.
Konstaterad avvikelse.
Åtgärd: Förslag läggs om att FK:s riskanalys behandlas som en diskussionspunkt i Delegation 1 vid helårs- och halvårskifte.
Vid DR 2 och årsanalys
