Post- och besöksadress: Webb/E-post: Telefonnummer:
c/o Karolinska Institutet Science Park www.genteknik.se Växel: 08-508 846 30
Fogdevreten 2A, 171 65 Solna genteknik@genteknik.se Fax: 08-508 846 33
Upphandlingen avser: Konsulttjänster för modernisering och underhåll av webbplats Upphandlingsförfarande: Förenklad upphandling
Anbudsmärkning: Dnr 040/2015-2.2.2 Sista anbudsdag: 2015-08-12 kl. 15.30 Anbudets bindningstid: Minst till 2015-11-12 Hur anbud lämnas: Se punkt 10
Upphandling av konsulttjänster för modernisering av myndighetens webbplats
1 Inbjudan
Gentekniknämnden har för avsikt att upphandla konsulttjänster för modernisering och underhåll av nämndens webbplats genteknik.se. Nämnden bjuder in leveran- törer att lämna anbud enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag.
2 Upphandlande myndighet
Gentekniknämnden Organisationsnr 202100-4813 c/o KI Science Park
Fogdevreten 2A, Solna 171 65 Solna
e-post genteknik@genteknik.se www.genteknik.se
Kontaktuppgifter:
Kanslisekreterare Birgit Postol 08-508 846 32 birgit.postol@genteknik.se Kanslichef Marie Nyman 08-508 846 31 marie.nyman@genteknik.se
3 Beskrivning av myndigheten
Gentekniknämnden är en statlig myndighet. Dess organisation består en nämnd med 17 ledamöter samt personliga ersättare. Nämnden har ett kansli som bereder alla ärenden och ansvarar för administrationen även i övrigt. Vid kansliet finns det tre anställda.
Myndighetens huvudsakliga uppgift är att följa och informera regeringen och all- mänheten om forskning och utveckling inom genteknikens område. Vi informerar om genteknisk forskning på webbplatsen genteknik.se. På webbplatsen gentek- nik.nu finns mer grundläggande information om vad genteknik och genetik är.
Myndigheten har också en rådgivande funktion där nämnden bl.a. yttrar sig vid an- sökningar om tillstånd att få importera genmodifierade grödor.
4 Uppdraget
Uppdraget omfattar förstudie, konstruktion, införande, support och underhåll av webbplatsen.
Det finns möjlighet för leverantören lägga till funktionalitet som kan behövas men som inte är omnämnt i detta förfrågningsunderlag. Det kan göras i anbudet men även under arbetet med förstudien. Kravet är att förslaget ska vara inom ramen för anbudets totalkostnad.
5 Krav och förutsättningar för webbkonstruktionen
Allmänt
Nämndens uppdrag är att informera om genteknisk forskning till en bred allmänhet och vara rådgivande i frågan. Den information som finns på webbplatsen ska där- för i huvudsak vara kvar men vi är öppna för förbättringar och omstruktureringar.
Publiceringsverktyg
Nämnden föredrar Wordpress som publiceringsverktyg. Leverantören får dock, om det är lämpligare för att få bäst funktionalitet på webbplatsen, föreslå annat publi- ceringsverktyg. Kravet är att verktyget ska vara skrivet i öppen källkod (open- source).
Riktlinjer för webbutveckling
Den nya webbplatsen ska kodas i en av de senaste standardiserade HTML- koderna, företrädesvis HTML5.
Leverantören ska i lämplig omfattning följa de internationella standarder och rikt- linjer för webbutveckling som finns framtagna av världskonsortiet W3C, närmare bestämt utgå från WCAG 2.0 nivå AA.
Användning av enheter och webbläsare
Den nya webbplatsen ska utvecklas för att fungera väl i olika typer av enheter och webbläsare, dvs. enligt termen ”responsive web design”.
Bevarande av redan publicerad information
Sådan information som redan är publicerad ska bevaras och föras över till den nya webbplatsen. Anbudsgivaren ges därför i uppdrag att ge förslag i anbudet på hur anbudsgivaren kan utföra uppdraget.
Statistik
Google Analytics används på den befintliga webbplatsen och bör följa med till den nya. Leverantören ska åta sig detta. Leverantören får föreslå annat statistikverktyg.
I uppdraget ingår även att ta fram anpassade rapporter för nämndens behov.
Under förstudiearbetet diskuteras detta närmare med kansliet.
Bilder/foton på webbplatsen
Vi använder i dag företrädesvis egna foton eller sådana foton som får användas fritt på nätet. Den nya webbplatsen kan behöva förses med egna nytagna foton.
Anbudsgivaren får inkludera pris för fotografiska tjänster i offerten.
Tjänster
I uppdraget ingår att införa vissa webbplatstjänster, typ RSS och Twitter m.m.
Drift och support av webbplatsen
Vår nuvarande webbyrå sköter drift och support av genteknik.se. Vi har egen serverleverantör som kan anlitas i stället.
Anbudsgivaren ska offerera support och får inkludera drift av webbplatsen. Det senare är dock inte ett krav.
Med support menas att anbudsgivaren ska åta sig att löpande besvara frågor om publiceringsverktyget, lösa uppkomna fel och buggar, göra mindre justeringar, lägga till tjänster på webbplatsen m.m.
6 Krav på leveranstider, genomförande och leveranskontroll
Merparten av uppdraget ska utföras under hösten och bör vara klart december 2015, eller senast februari/mars 2016. Av anbudet ska det framgå under vilken tidsperiod anbudsgivaren kan utföra uppdraget. Den detaljerade tidsplanen kan diskuteras före kontrakt tecknas men först efter det att tilldelningsbeslut har meddelats.
Tjänsten för support och eventuell drift tar vid när uppdraget är godkänt och klart, dvs. någon gång i början av 2016. Denna del av kontraktet är tänkt att gälla i två år för att sedan vara möjligt att förnya i ytterligare två år.
Förstudien bör starta så snart kontrakt har tecknats.
Leverantören ska i samråd med kansliet:
• ta fram en skiss på en mall/ram/struktur/design för webbplatsen
• föreslå lämpligt publiceringsverktyg
• ta fram förslag på standardiserad information enligt webbriktlinjerna som ska finnas på webbplatser
• specificera nödvändiga kompetenser, programvaror, tilläggsprogram eller annat som kan behövas
• ta fram en tidsplan för konstruktion, överföring och justering av befintlig textmassa, införande, systemdokumentation och förvaltning med förslag på lämplig underhållsplan
• avsätta tid för utbildning av kansliets personal samt
• skapa en enklare användarhandledning av verktyget
Resultatet av förstudien ska dokumenteras i en projektplan. Förstudien ska vara klar och godkänd av kansliet före konstruktionen av webbplatsen påbörjas.
Kansliets personal skriver ny text vid behov och bistår med justering av överförd textmassa.
Leverantören ska utföra uppdraget i egna lokaler och med egen testutrustning.
Anbudsgivaren får efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden anlita under- konsult för att utföra viss del av uppdraget. Anbudsgivaren ansvarar för under- konsults arbete som för eget arbete. Avtalat pris ska täcka sådana kostnader.
7 Krav på yrkesmässig kompetens
Anbudsgivaren ska styrka att företaget har tillräcklig erfarenhet och förmåga att ut- föra uppdraget. Med det menas att anbudsgivaren ska presentera företaget och informera om relevanta avslutade uppdrag som utförts för tidigare uppdragsgivare under de senaste två åren samt bifoga kontaktuppgifter till minst två av dessa
uppdragsgivare. Med avslutade uppdrag avses även avslutade deluppdrag i pågående projekt.
8 Kommersiella villkor
Pris
Anbudsgivaren ska dela upp offererade priser i anbudet i två avsnitt. En del som avser förstudie samt konstruktion av webbplatsen fram till skarp drift och en del som avser support och underhåll av webbplatsen efter konstruktionsfasen är levererad. Pris anges i svenska kronor exklusive moms.
Anbudsgivaren får offerera uppdraget i löpande timpris.
Kostnaden för uppdraget, undantaget support och underhåll, får inte uppgå till mer än 300 000 kr, vilket anbudsgivaren ska kunna garantera i anbudet.
Betalning och betalningsvillkor
Ersättning för uppdraget bör ske enligt följande modell:
1) När förstudien är klar och godkänd av kansliet.
2) När webbplatsen är färdigkonstruerad och godkänd för skarp drift.
3) Support, månadsvis eller enligt överenskommelse
Fakturering kan göras antingen elektroniskt eller med post. Betalningsvillkor 30 dagar netto.
Av fakturan ska det tydligt framgå vad som avses, tidsperiod samt med hänvisning till avtalets diarienummer. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte.
Dröjsmålsränta
Om nämnden inte betalar i rätt tid betalar nämnden dröjsmålsränta enligt svensk räntelag, vilket är gällande referensränta plus åtta (8) procent.
Immateriella rättigheter etc.
Nämnden har exklusiv rättighet till webbplatsen.
Handlingarnas inbördes ordning
Följande handlingar betraktas som ingående delar i ett avtal. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa skulle visa sig vara motsägelsefulla gäller de i denna ordning:
1. Skriftliga ändringar eller tillägg till upprättat avtal, undertecknat av båda parter
2. Upprättat avtal inklusive eventuella bilagor
3. Eventuellt kompletterande skriftliga uppgifter till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor
5. Anbud
Bekräftelse av kommersiella villkor
Anbudsgivaren bekräftar i sitt anbud att denne accepterar uppställda kommersiella villkor i avtalsutkastet, under samtliga punkter.
Om anbudsgivaren vill komplettera med ytterligare kommersiella villkor som inte är kommenterade i detta förfrågningsunderlag ska villkoren anges i anbudet för att kunna utvärderas av nämnden.
9 Upphandlingsprocessen
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Förfarandet innebär att alla anbudsgivare har rätt att lämna anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhand- ling.
Frågor, svar och kompletteringar
I upphandlingsärenden ska alla anbudsgivare behandlas lika. Frågor bör skickas skriftligen med e-post helst till myndighetens centrala e-postlåda gentek-
nik@genteknik.se. Övriga kontaktpersoners angivna e-postlådor möter inget hin- der men viss fördröjning kan uppstå. Svar på frågor, kompletteringar av förfråg- ningsunderlaget m.m. publiceras fortlöpande på nämndens webbplats gentek- nik.se.
Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden.
Sekretess
Upphandlingssekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver information för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
Kommersiell sekretess
Anbudsgivare har i sitt anbud möjlighet att begära att delar av anbudet ska sekretessbeläggas även efter att upphandlingen har avslutats. Tydliga skäl för sekretess ska specificeras i anbudet för uppgifter som rör affärs- eller driftför- hållanden. Observera att Gentekniknämnden i enlighet med offentlighetsprincipen inte kan garantera sekretess.
Avbrytande av upphandling
Gentekniknämnden har rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen har ett pris som överstiger takpriset i detta förfrågningsunderlag eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad an- ledning inte kan fullföljas.
Underrättelse om tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av Gentekniknämnden och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare med e-post innan upphandlingskontrakt tecknas.
10 Viktiga formella krav för att lämna anbud
Tidsfrister och giltighetstid
Anbud ska lämnas in till Gentekniknämndens kansli senast 2015-08-12 kl. 15.30.
Anbudet ska vara bindande till 2015-11-12. I händelse av överprövning bör an- budsgivaren ange förlängd tidsfrist i anbudet.
Hur anbud ska lämnas och märkas
Anbud ska märkas ”Anbud” och skickas i neutralt omslag till följande adress:
Gentekniknämnden c/o KI Science Park Fogdevreten 2A 171 65 Solna
Lämpligast är att leverera anbud personligen eller med bud till nämnda adress. För att säkra tillgänglighet ska budet kontakta kansliet per telefon före leverans.
Gentekniknämnden godkänner inte anbud inlämnade genom e-postmeddelande eller via fax.
Anbudets form och innehåll
Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Med det menas att ska-kraven i förfråg- ningsunderlaget ska vara uppfyllda. Erbjudande om andra tjänster än de efter- frågade kan antas endast om förfrågningsunderlagets krav är uppfyllda.
• Anbudet ska lämnas skriftligen på svenska I anbudet ska följande uppgifter finnas om anbudsgivaren:
• Företagets namn och adress och kontaktuppgifter till ansvarig för upp- handlingen
• Person-/organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller VAT- nummer
• Presentation av anbudsgivaren/företaget med referenser och/eller be- skrivning av tidigare liknande uppdrag
11 Prövning, kontroll, utvärdering och tilldelning
För att anbudsgivaren ska komma ifråga för en utvärdering prövas anbudet i föl- jande steg:
1. Prövning att anbud inkommit i rätt tid och på rätt sätt.
3. Prövning av att anbudets form och innehåll motsvaras av uppgifterna i förfrågningsunderlaget
4. Prövning att anbudet innehåller efterfrågade ska-krav 5. Kontroll och prövning av uteslutningsgrunder
Därefter utvärderar kansliet anbuden. En sammantagen bedömning görs med hän- syn tagen till
1. Yrkesmässig kompetens
2. Förmåga att utföra uppdraget inom efterfrågad tid 3. Pris
Gentekniknämnden kommer att anta det anbud som bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt.
Tidpunkt för kravuppfyllelse
Om inget annat angivits förutsätts att krav är uppfyllda när anbudet avlämnas, med undantag för kontraktskrav som ska vara uppfyllda vid avtalets tecknande.
Uteslutningsgrunder
Anbud som inkommer efter den tidpunkt då anbudet senast ska vara inlämnat får enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte prövas och kommer därför att uteslutas från vidare kvalificering och utvärdering.
Om anbudsgivaren inte följer anvisningarna om hur anbud ska lämnas kan det leda till att den absoluta sekretessen bryts på grund av att inkommen brevför- sändelse inte går att identifiera som anbud och därmed måste öppnas för att identifiera innehållet. Gentekniknämnden ansvarar inte för handling som inte in- kommit.
Gentekniknämnden ska utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott, enligt 10 kap 1 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, som sammanfattningsvis innefattar minst en av följande:
1. deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning
3. bedrägeri eller 4. penningtvätt
Nämnden kan även utesluta den anbudsgivare som är föremål för konkurs, har betalningsanmärkningar eller inte betalat skatter och sociala avgifter m.m. (10 kap.
2 § LOU).
Om det finns betalningsanmärkningar kan nämnden ändå anta en anbudsgivare som leverantör under förutsättning att det finns en godtagbar förklaring.
Anbudsgivaren bör därför om det är aktuellt, antingen bifoga en skriftlig godtagbar förklaring i anbudet, som bilaga till anbudet eller på kansliets uppmaning
omedelbart skicka in en sådan.
För svenska anbudsgivare gör nämnden nödvändiga kontroller hos behöriga myndigheter. Anbudsgivare med hemvist utanför Sverige ska i anbudet bifoga motsvarande bevis från register som förs i hemlandet.
