Dokumenthanteringsplan inköp och upphandling Gäller för:

(1)

Revisions nr: 3 Identifierare: 115094

Dokumenthanteringsplan inköp och upphandling

Gäller för: Region Kronoberg Utförs på: Region Kronoberg

Syftet med dokumenthanteringsplanen är att ge anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar för de handlingstyper som finns för processen 2.5 inköp - och upphandling.

Målgrupp är handläggare som arbetar med processer inom inköp och upphandling.

Ansvarig för dokumenthanteringsplanen är upphandlingsenheten tillsammans med regionarkivet. Dokumenthanteringsplanen revideras och följs upp efter verksamhetsbehov.

(2)

1 Innehåll

Dokumenthanteringsplan inköp och upphandling ...1

1 Inledning ...3

1.1 Användningsområde ...3

1.2 Beskrivning ...3

1.2.1 Nodnummer ...3

1.2.2 Process/handlingsslag/handlingstyp ...3

1.2.3 IT-stöd ...3

1.2.4 Medium ...4

1.2.5 Bevara/gallras ...4

1.2.6 Sekretess under upphandling ...5

1.2.7 Sekretess efter upphandling ...5

1.2.8 Diarieföring ...5

1.2.9 Anmärkning ...5

2 Dokumenthanteringsplan för processer kopplade till inköp och upphandling ...6

2.5.0 Leda, styra och organisera ...7

2.5.1 Upphandling ...7

2.5.2 Avropa och göra direktinköp ...19

2.5.3 Hantera reklamation ...19

(3)

1 Inledning

Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella råd för hur handlingar för processen 2.5 Inköp och upphandling inom Region Kronoberg ska hanteras. Råden är förvaltningsövergripande och gäller för alla verksamheter som hanterar handlingar som är kopplade till processen.

Dokumenthanteringsplanen ger anvisningar för hur handlingar ska hållas ordnande, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring av handlingstyper.

För vägledning om närliggande handlingar för processen 2.5 Inköp och upphandling se även:

- Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar (identifierare 118196) - Arkivbeständighet och arkivförvaring (identifierare 29449)

1.1 Användningsområde

Dokumenthanteringsplanen omfattar handlingar som förekommer i hanteringen av inköp- och upphandlingsprocesser. Dokumenthanteringsplanen omfattar även handlingar som fungerar som underlag för registrering i IT-system och handlingar som är utskrifter från IT-system.

1.2 Beskrivning

I de olika kolumnerna anges nodnummer, process, IT-stöd, medium, bevara/gallra, sekretess under upphandling, sekretess efter upphandling, diarieföring och anmärkning.

1.2.1 Nodnummer

Identifieringsnummer som är kopplade till den klassificeringsstruktur som gäller för processen 2.5 Inköp och upphandling.

1.2.2 Process/handlingsslag/handlingstyp

Process är den aktivitet som sker inom verksamhetsområdet för inköp och upphandling (2.5 Inköp och upphandling). Handlingsslag är en grupp av handlingar som finns inom processen. Handlingstyp är den specifika typen av handling som finns i processgruppen.

1.2.3 IT-stöd

Med IT-stöd eller IT-system menas det tekniska stöd som används som informationsbärare för informationen. Vilket IT-stöd som gäller anges här.

Informationen kan finnas i ett eller flera IT-stöd/IT-system. IT-stöd eller verksamhetssystem som finns i dokumenthanteringsplanen är:

(4)

 Platina – Region Kronobergs dokument- och ärendehanteringssystem. Systemet används bland annat för diarieföring och versionshantering av styrdokument

 Ekonomiportalen – Ekonomiportalen är Region Kronobergs gemensamma system för faktura- och beställningshantering (Raindance)

 Outlook – e-postprogram

1.2.4 Medium

Det format som handlingen finns bevarad i. Dokument kan finnas både som digital handling i IT-stöd/system eller som fysiskt papper. En handling kan vara digital, eller både digital och analog beroende på IT-stöd och medium. En originalhandling i pappersform behöver inte alltid bevaras i fysisk form efter

diarieföring utan kan gallras efter genomförd läsbarhetskontroll. För mer information se Gallring- och skanningsrutin för centralt diarieförda pappershandlingar (94616).

OBSERVERA att för att tillgodose Region Kronoberg behov av information ska alla digitala handlingar som bevaras, bevaras i det format som anges i rutinen Arkivbeständighet och arkivförvaring (identifierare 29449). Genom att använda sig av godkända filformat så som till exempel PDF/a vid bevarande har handlingar vid diarieföring bättre förutsättning för bevarande och kan där med eventuellt konverteras till nytt filformat i framtiden. För handlingar som bevaras i annat format än ovan nämnd rutin kan läsbarhet inte garanteras. Det innebär att bevarad information inte kommer att kunna garanteras för framtida användning och bruk för Region Kronoberg och där med likställas som gallrad, se även stycke 1.2.5 Bevara/gallra och 1.2.8 Diarieföring.

1.2.5 Bevara/gallras

Bevara innebär att handlingen bevaras för all framtid. Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldersbeständigt eller arkivbeständigt papper, se rutin, Arkivbeständighet och arkivförvaring (29449).

Digitala handlingar ska bevaras i de format som anges i rutinen Arkivbeständighet och arkivförvaring (29449) se även stycke 1.2.4 Medium.

Gallra innebär att handlingen förstörs eller avlägsnas efter fastställda regler efter en viss tid. Papper strimlas eller skickas bort för bränning. Gallring kan också innebära att digital fil inte går att öppna eller konverters till annat läsbart format. Diarieförda handlingar gallras inte. När en handling är gallrad/raderad ska den aldrig kunna återskapas. När handlingen kan gallras framgår av den gallringstid som anges för just den typen av handling, det vill säga, vad handlingen har för gallringsfrist. Om det står att en handling kan gallras efter 5 år innebär det 5 hela kalenderår efter innevarande år måste har gått innan handlingen får gallras.

Digital information som gallras raderas.

(5)

För vissa handlingstyper kan det till exempel anges att de kan gallras vid ”vid inaktualitet”. Det innebär att handlingen kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när de inte längre behöver dessa handlingar. Det kan röra sig om till exempel handläggarens arbetsmaterial, adresslistor eller information som inte är av betydelse för verksamheten (så att säga ”ringa karaktär”).

1.2.6 Sekretess under upphandling

Det lagrum som kan styra upphandlingssekretessen under upphandlingsprocessen. Under upphandling styr lagrum OSL 19 kp 3§ om upphandlingssekretess. Vid tilldelningsbeslut bryts upphandlingssekretessen.

1.2.7 Sekretess efter upphandling

Det lagrum som kan gälla för sekretess efter tilldelningsbeslutet för diarieförda handlingar. Efter tilldelningsbeslut kan lagrum OSL 31 kap 16 § om enskild affärsförbindelse med myndighet råda.

1.2.8 Diarieföring

Handlingar som ska diarieföras registreras i Region Kronobergs ärendehanteringssystem. Dokument som ska diarieföras kan antingen lämnas till diariet för vidare hantering och registrering eller direkt-diarieföras av ansvarig handläggare. Innan digital handling överlämnas till diariet eller diarieförs av handläggare ska handlingen vara i rätt format. För handlingar som inte uppfyller regionens uppställda formatkrav ska handlingen konverteras till rätt format så långt detta är möjligt, se rutinen Arkivbeständighet och arkivförvaring (29449).

En originalhandling kan vara både i papper eller digital beroende på handlingens ursprung.

En diarieförd handling får inte gallras utan ska bevaras för all framtid (se även 1.2.4 Medium och 1.2.5 Bevara/gallra). Om handlingen ska diarieföras framgår det av denna kolumn.

1.2.9 Anmärkning

Anmärkningsfältet används som tilläggsinformation för att hantera dokumentet rätt. Här anges till exempel när dokument blir allmän handling eller annan information som är till för att hjälpa handläggare eller andra personer som hanterar dokument kopplade till upphandlingsprocessen på rätt sätt.

Anmärkningsfältet kan även ange vilka regler som styr hanteringen och som processen tar hänsyn till.

(6)

2 Dokumenthanteringsplan för processer kopplade till inköp och upphandling

Giltig från och med: 2018-08-21 Version: 1.0 Beslut: Regionstyrelsen, 2018-08-21, Dnr 18RGK1129 Klassificeringsstruktur, version 1.0 Beslut: Regionstyrelsen, 2017-12-19, § 251, Dnr 17RK1657

Verksamhetsområde

2.0 Stödjande verksamhet

Process

2.5 Inköp och upphandling

Beskrivning

Region Kronoberg genomför upphandling och tecknar avtal för köp, varor och tjänster på uppdrag.

Syftet med upphandlingsprocessen är att upphandla varor och tjänster med rätt kvalitet till rätt pris. Vid all upphandling ska fokus vara att upphandlingen sker professionellt, effektivt och med god affärsetik.

(7)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

IT-stöd Medium Bevara/

gallra Sekretess under upphandling

Sekretess efter

upphandling

Diarieföring, PDF/A- format

Anmärkning

2.5.0 ^Process

2.5.0 Leda, styra och organisera

Platina Digital Bevara - - - Övergripande

styrdokument/ärenden för samtliga processer tillhörande 2.5 Inköp och upphandling

Styrdokumenten hålls reviderad och uppdaterad enligt

verksamhetsbehov

Se även Dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar, identifierare 118196

2.5.1 ^Process

2.5.1 Upphandling

Inköp och upphandling som sker inom Region Kronobergs

samtliga verksamheter 2.5.1.0 Leda, styra och

organisera

Platina Digital Bevara - - - Övergripande

styrdokument/ärenden för samtliga processer tillhörande 2.5 Inköp och upphandling

(8)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.1 ^Process

Hantera direktupphandling

Direktupphandlingsgränsen enligt LUF/LOU är den som styr.

Gäller inte bara det aktuella köpet, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret.

Antagna offerter eller anbud håll samman som ett ärende

2.5.1.1 Skriftlig offertförfrågan

Platina/

TendSign/

ekonomiportalen

Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

expediering

Gäller för direktupphandlingar över 100 000 kr

2.5.1.1 Skriftlig offert eller

anbud – antaget Platina/

TendSign Digitalt/

papper

Bevaras 19 kap. 3 §

OSL Ev. 31 kap.

16 § OSL Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.1 Skriftlig offert eller

anbud - ej antagna TendSign/

Outlook Digitalt/

papper Gallras,

1 år 19 kap. 3 §

OSL Ev. 31 kap.

16 § OSL Nej Hålls ordnat i TendSign eller hålls ordnade systematiskt i Outlook

Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

(9)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.1 Blankett för dokumentation av direktupphandling

Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig när beslut om

leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts 2.5.1.2 ^Process

Hantera upphandling under/över tröskelvärde

Upphandling enligt LOU/LUF/LOV/LUK

Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En

originalhandling kan även vara digital

2.5.1.2 Upphandlings-

uppdrag Platina Digitalt/

papper Bevaras 19 kap. 1 §

OSL Nej Ja Lämnas i original till diariet

2.5.1.2 Fullmakt vid samupphandling (inkommen till Region Kronoberg)

Platina Digitalt/

papper Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet

Blir offentlig handling vid inkommen

(10)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2 Fullmakt vid samupphandling (upprättad av Region Kronoberg)

Platina Digitalt/

Blir offentlig handling vid expediering

2.5.1.2 Beslut om samupphandling (inkommen till Region Kronoberg)

Platina Digitalt/

papper

Bevaras Nej Nej Ja Inkommit beslut och eventuell

tillhörande handlingar till beslutet Blir offentlig handling vid

inkommen 2.5.1.2 Beslut om

samupphandling (upprättad av Region Kronoberg)

Platina Digitalt/

papper Bevaras Nej Nej Ja Upprättat beslut och eventuell

tillhörande handlingar till beslutet Blir offentlig handling vid

expediering eller vid fastställande av protokoll

2.5.1.2 Sekretess- och

jävsdeklaration Platina Digitalt/

OSL Nej Ja Lämnas i original till diariet

2.5.1.2 Upphandlingsstrategi

/kategoristrategi Platina Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §

OSL Nej Ja Blir offentlig handling när beslut

om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

(11)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2 Annons/Förfrågning s-underlag inkl.

bilagor

Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

expediering 2.5.1.2 Bekräftelsemail

annonsering Platina/

inkommande 2.5.1.2 Frågor & svar Platina/

TendSign

Digitalt Bevaras 19 kap. 3 § OSL

Nej Ja Fråga och svar inkommer via i

TendSign

Uppgifter om frågeställare - när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts 2.5.1.2 Komplettering av

förfrågningsunderlag

Platina/

TendSign

Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Svar ges i TendSign

2.5.1.2 Förtydligande av

förfrågningsunderlag Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Svar ges i TendSign

(12)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2 Anbudsöppnings-

protokoll Platina/

TendSign Digitalt/

OSL Nej Ja Ska lämnas i original till diariet.

2.5.1.2 Förhandlings- protokoll och/eller mötesanteckningar från möte med leverantör

Platina/

TendSign Digitalt/

OSL Ev. 31 kap.

16 § OSL Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.2 Upphandlingsrapport inkl.

utvärderingsrapport

Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Bilaga till tilldelningsbeslut

2.5.1.2 Tilldelningsbeslut Platina/

TendSign Digitalt/

2.5.1.2 Avbrytande av

upphandling Platina/

TendSign Digitalt/

papper Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

expediering

(13)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2 Underrättelse om beslut -

bekräftelsemail om tilldelning

Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja ”TED-mejl” ska bevaras

2.5.1.2 Antaget/antagna anbud inkl. bilagor och förtydligande

Platina/

TendSign

Ev. 31 kap.

16 § OSL

Ja Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.2 Ej antaget/

antagna anbud inkl.

bilagor

TendSign Digitalt Bevaras 19 kap. 3 §

OSL Ev. 31 kap.

16 § OSL Nej Anbudet ska finnas i TendSign Behöver ej skickas till diariet Finns registrerade i TendSign.

2.5.1.2 Inbjudan att lämna

anbud Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv

upphandling

När beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts.

(14)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2 Ansökningsinbjudan Platina/

OSL Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv

upphandling

2.5.1.2 Anbudsansökningar – antagna

Platina/

TendSign

31 kap. 16§

OSL

Ja Gäller för urvals- och selektiv upphandling

Blir offentlig när beslut om leverantör fattats eller om ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.2 Anbudsansökningar – ej antagna

TendSign Gallras,

5 år

Nej Nej Nej Gäller för urvals- och selektiv

upphandling

2.5.1.2 Urvalsbeslut Platina/

TendSign Digitalt/

OSL Nej Ja Gäller för urvals- och selektiv

upphandling

Urvalsbeslut skickas individuellt till varje anbudsansökande Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller om ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.2 Efterannons Platina/

expediering

(15)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2.1 ^Process

Avtal inkl. bilagor

Avtal kopplade till upphandlingar enligt LOU. Se 2.5.1.2

För avtal som gäller

Direktupphandling, se 2.5.1.1 Offerter/Anbud

Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En

2.5.1.2.1 Avtal Platina/

TendSign Digitalt/

papper Bevaras Nej Ev. 31 kap.

16 § OSL Ja Lämnas i original till diariet

2.5.1.2.1 Ev. tillägg eller

ändring av avtal Platina/

TendSign Digitalt/

papper Bevaras Nej Ev. 31 kap.

16 § OSL Ja Lämnas i original till diariet

2.5.1.2.1 Avtalsförlängningar Platina/

TendSign

Digitalt/

papper

Bevaras Nej Nej Ja Lämnas i original till diariet

(16)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.2.1 Prisjustering - begäran från leverantör samt bekräftelse

Platina/

Outlook Digitalt/

2.5.1.2.2 ^Process

Överprövningar

Överprövningar av upphandlingar i domstol.

Avtal kopplade till upphandlingar enligt LOU. Se 2.5.1.2

2.5.1.2.2 Föreläggande Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

inkommande

2.5.1.2.2 Yttrande Platina Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

expediering

2.5.1.2.2 Beslut Platina Digitalt Bevara Nej Nej Ja Blir offentlig handling vid

inkommande

(17)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.3 ^Process

Hantera övrig upphandling Gäller för LOV

Gäller för ersättningsetablering Anmärkningen Lämnas i original till diariet gäller för pappershandlingar som ska bevaras i akt. En

2.5.1.3 Anmälan om

ersättningsetablering Platina Digitalt/

papper Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering

2.5.1.3 Annons Platina/

TendSign Digital Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering

2.5.1.3 Frågor & svar Platina/

OSL Nej Ja Gäller för ersättningsetablering

Fråga och svar inkommer via i TendSign/post/e-post Blir offentlig handling vid expediering

Uppgifter om frågeställare - när

(18)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.1.3 Antaget/antagna

anbud inkl. bilagor Platina/

OSL Ev. 31 kap.

16 § OSL Ja Gäller för ersättningsetablering Blir offentlig handling när beslut om leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts

2.5.1.3 Anbudsansökningar - ej antagna

TendSign Digitalt Gallras, 5 år

19 kap. 3 § OSL

Nej Nej Gäller för ersättningsetablering Behöver ej skickas till diariet.

Finns registrerade i TendSign.

2.5.1.3 Öppningsprotokoll Platina/

TendSign Digitalt/

OSL Nej Ja Gäller för ersättningsetablering

Lämnas i original till diariet.

2.5.1.3 Beslut Platina/

TendSign Digitalt Bevaras Nej Nej Ja Gäller för ersättningsetablering

Diarieförs

Beslut vinner laga kraft 10 dagar efter fattat beslut

(19)

Nod Process/

handlingsslag/

handlingstyp

Sekretess efter

upphandling

Anmärkning

2.5.2 ^Process

2.5.2 Avropa och göra direktinköp

Avrop genom ekonomiportalen utifrån ramavtal

2.5.2 Rekvisition/

inköpsanmodan Ekonomi-

portalen Digitalt Gallras,

2 år Nej Nej Nej Hålls ordnat genom IT-stöd

2.5.3 ^Process

2.5.3 Hantera reklamation

Reklamationer på upphandlad vara eller material

2.5.3 Korrespondens med

leverantör Outlook Digitalt Vid in-

aktualitet Nej Nej Nej Informationen gallras vid

inaktualitet. Informationen hålls ordnad av handläggare i

Outlook. Gäller information och åtgärd av ringa betydelse.