VERKSAMHETSPLAN Samhällsbyggnadsnämnden

0

VERKSAMHETSPLAN 2021

Samhällsbyggnadsnämnden

1

INNEHÅLL

INNEHÅLL 1

INLEDNING 1

Vår verksamhetsplan och styrmodell ... 1

Ansvarsområde ... 1

Förvaltningsorganisation ... 2

Nämndens grunduppdrag ... 3

Våra viktigaste styrande dokument ... 4

VERKSAMHETEN 2021 5 Omvärld, förutsättningar och utmaningar ... 5

Budget med kommentarer ... 7

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDESMÅL 11 Verksamhetsperspektivet... 11

Medarbetarperspektivet ... 13

Ekonomiperspektivet ... 15

Prioriterade områden 16

RISKHANTERING 17

VERKSAMHETSFAKTA 19

© Köpings kommun Rapporten skriven av:

Gun Törnblad, samhällsbyggnadschef samt Katarina Sohlman, kvalitetssamordnare 2020-11-23

Antagen av:

Samhällsbyggnadsnämnden 2020-12-17 § 106

1

INLEDNING

Vår verksamhetsplan och styrmodell

I verksamhetsplanen tydliggörs samhällsbyggnadsnämndens grunduppdrag utifrån reglemente som fastställts av kommunfullmäktige, aktuell lagstiftning för nämndens olika ansvarsområden, statliga styrverktyg samt kommunala styrdokument.

I dokumentet beskrivs samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden och uppgifter enligt gällande reglemente. Nämndens verksamhetsområden (huvudprocesser) anges i avsnitt som delas in i rubrikerna: grunduppdrag, verksamhetsbeskrivning, styrande lagstiftning, viktiga kvalitetsfaktorer/nyckelbegrepp, nämndens mål/ fokusområden samt form för uppföljning av dessa.

Grunduppdraget preciserar ansvar och uppgifter för verksamhetsområdet enligt reglementet. Under rubriken styrande lagstiftning anges ansvar och uppdrag för verksamhetsområdet, som styrs av lag och föreskrifter samt i förekommande fall andra typer av statliga styrverktyg. För varje verksamhetsområde identifieras kritiska kvalitetsfaktorer eller nyckelbegrepp för kvalitet. Faktorerna har bedömts som viktiga för att verksamheten ska upprätthålla en god kvalitet.

Slutligen formuleras mål eller fokusområden som nämnden fastställt för det

kommande året, för respektive verksamhetsområdet samt formen för uppföljning av dessa genom föreslagna indikatorer.

Kommungemensamma utvecklingsmål

Köpings kommun har tre gemensamma utvecklingsmål där fokus ligger på

samhällsutveckling och medborgarperspektiv. Arbetet leds av kommunchefen med stöd av kommunledningsgruppen. Rapporteringen av resultatet sker till

kommunstyrelsen. Till varje utvecklingsmål ska en handlingsplan arbetas fram.

Handlingsplanerna är styrande för arbetet med utvecklingsmålen. Varje

utvecklingsmål har en målsamordnare som leder arbetet samt en målkoordinator.

Medarbetarna i förvaltningen kan komma att bli delaktiga i arbetet med de kommungemensamma målen.

Ansvarsområde

Samhällsbyggnadsnämnden ska

• Fullgörande av kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet och ha det närmaste överinseendet över byggnadsverksamheten inom kommunen enligt plan- och bygglagen.

• Fullgörande av de övriga uppgifter som enligt annan lag eller författning ska fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggväsendet.

• Fullgörande av kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet och i naturvårdsfrågor.

2

• I nära samverkan med kommunstyrelsen, arbeta stödjande, samordnande och strategiskt med miljöfrågor.

• Medverka i planering där miljö-, hälsoskydds- och naturvårdsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområde berörs.

• Allmänt följa utvecklingen inom kommunen vad avser plan- och byggväsendet, miljö, hälsoskydd, naturvård, och andra frågor inom nämndens ansvarsområde samt utarbeta de förslag och vidta de åtgärder som är påkallade.

• Kommunstyrelsen ansvarar för den fysiska översiktsplaneringen och därmed sammanhängande frågor.

Förvaltningsorganisation

Samhällsbyggnadsförvaltningen besår av fyra enheter, där plan, bygglov och miljö lyder under samhällsbyggnadsnämnden medan mark och fastighet lyder under kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsförvaltningens administration och verksamhetsstöd består av funktioner inom exempelvis ekonomi, nämndadministration, kvalité och strategiska miljöfrågor.

3

Nämndens grunduppdrag

Samhällsbyggnadsnämnden ska enligt plan-och bygglagen m.fl. lagar:

• särskilt verka för en god byggnadskultur samt en god stads- och landskapsmiljö,

• uppmärksamt följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och ta initiativ inom hela kommunen i frågor om planläggning, byggande och

fastighetsbildning,

• övervaka efterlevnaden av plan- och bygglagen och med stöd av lagen meddelade föreskrifter och beslut,

• anta, ändra eller upphäva detaljplaner och områdesbestämmelser i enlighet med de riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om i sin delegation, för

närvarande fullmäktiges beslut den 22 juni 1987, § 145,

• påkalla fastighetsreglering, fastighetsbestämning och förrättningar i enlighet med de riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om i sin delegation, för

närvarande fullmäktiges beslut den 22 juni 1987, § 145,

• besluta om ortsnamn, adressättning och övrig namnsättning,

• ansvara för kommunens primärkarta,

• ansvara för ajourhållning av byggnadsregister, adressregister, lägenhetsregister och liknande.

Samhällsbyggnadsnämnden ska inom miljö-, hälsoskydds- och naturvårdsområdet svara för:

• utarbetande av förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas av kommunen och svara för kommunens provtagning med anledning av

miljökvalitetsnormer enligt 5 kap miljöbalken.

• prövning och tillsyn inom naturvården som ankommer på kommunen enligt 7 kap miljöbalken, i den mån uppgiften inte lagts på annan nämnd.

• att initiera och bereda ärenden om inrättande av naturreservat, naturminne eller djur- och växtskyddsområde enligt 7 kap miljöbalken.

• prövning och tillsyn som ankommer på kommunen inom miljö- och hälsoskyddsområdet enligt 9 kap miljöbalken.

• den tillsyn som ankommer på kommunen avseende förorenade områden enligt 10 kap miljöbalken.

• tillsyn som ankommer på kommunen vad gäller täkter och skötsel av jordbruksmark enligt 12 kap miljöbalken.

• prövning och tillsyn som ankommer på kommunen avseende kemiska produkter och biotekniska organismer enligt 14 kap miljöbalken.

• prövning av ansökningar om tillåtelse, tillstånd, dispens eller undantag från vad som annars gäller i fråga om transport, återvinning eller bortskaffande av avfall, samt för kommunens tillsyn vad gäller avfallshantering, producent-ansvar, nedskräpning, dumpning och deponering av avfall enligt 15 kap miljöbalken.

Samhällsbyggnadsnämnden ska fullgöra kommunens uppgifter avseende prövning samt tillsyn och kontroll enligt följande lagstiftningar:

• livsmedelslagen

4

• smittskyddslagen

• lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa

• 19a § tobakslagen såvitt gäller miljöer och lokaler där Statliga Folkhälsomyndigheten har den centrala tillsynen

• 4 och 5 §§ lagen med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning.

Våra viktigaste styrande dokument

Lagar och förordningar

Plan- och bygglag (2010:900) Miljöbalk (1998:808)

Livsmedelslag (2006:804) Strålskyddslag (2018:396)

Lag om tobak och liknande produkter (2018:2088)

Lag om skydd mot internationella hot mot människors hälsa (2006:1570)

Kommunala styrande dokument

Reglemente Mål och budget Riktlinjer Policys

Översiktsplanen

Bostadsförsörjningsplanen

5

VERKSAMHETEN 2021

Omvärld, förutsättningar och utmaningar

Samhällsbyggnadsnämnden är en viktig aktör för att skapa en hållbar kommun som är attraktiv att bo, leva och verka i, för både nuvarande och kommande invånare.

Köpings kommun är just nu i ett expansivt skede där mycket strategiskt arbete i form av planering av bostads- och verksamhetsområden sker samt framtagande av

omfattande utredningar som kommer ligga till grund för framtida planering av kommunens fortsatta utveckling.

I och med att kommunen växer och utvecklas behöver även kulturhistoriska miljöer bevaras och skyddas för framtida generationers möjlighet att ta del av kommunens kulturarv. Likväl behöver de offentliga miljöernas utsmyckning tas i beaktande vid utveckling och skapande av nya livsmiljöer, då dagens gestaltning blir det som vi lämnar vidare till kommande generationer.

Under 2018 beslutade regeringen om en politik för gestaltad livsmiljö som går att likna vid en nationell arkitekturpolicy för hela den samlade gestaltade livsmiljön.

Ambitionen med beslutet är att arkitektur, form, design, konst och kulturmiljö ska stärka varandra för att hantera de samhällsutmaningar vi står inför och tillsammans bidra till ett hållbart, jämlikt och mindre segregerat samhälle där alla ska få möjlighet att påverka vår gemensamma miljö. Förvaltandet och utvecklingen av den så kallade gestaltade livsmiljön i kommunen skulle gynnas av att tydliggöras i strategiska och styrande dokument för att säkerställa en gemensam hantering och målsättning av kommunens offentliga miljöer. Detta skulle exempelvis kunna klarläggas i en arkitekturpolicy eller en strategi för kommunens offentliga byggnader och miljöer som är ett vanligt styrdokument inom den kommunala sektorn.

Bemötande och service

Samhällsbyggnadsnämnden sätter kommunens invånare och företagare som kommer i kontakt med samhällsbyggnadsnämndens tjänster i fokus. Det ska vara lätt att vara invånare och nyttjare av tjänster i kommunen. Respekt, öppenhet och ett gott bemötande, utan avkall på professionalitet, ska prägla mötet med invånare och företag, såväl i förvaltningens utbud av service och tjänster som i vårt

myndighetsutövande. Förhållningssättet innebär en lyhördhet för vad invånare och företag vill, tycker och tänker, och en tydlighet i vad man kan förvänta sig.

Kommunikation och dialog är därmed särskilt viktiga.

Under 2021 kommer nämnden genomföra olika dialog-och kommunikationsinsatser för att framförallt få en helhetsbild över nämndens utvecklingsområden inom

bemötande och service. Ambitionen är även att öka kunskapen hos kommuninvånare och näringsliv om bland annat verksamhetens förutsättningar och lagkrav för att skapa en större förståelse om hur processerna ser ut.

6

Det går att utläsa i olika undersökningar riktade till företagare, att det finns en del att utveckla inom den kommunala verksamheten gällande handläggning samt service och bemötande. Under 2021 kommer därför olika genomlysningar vid

samhällsbyggnadsnämnden att genomföras för att öka förståelsen för vilka områden som behöver utvecklas samt utöka dialogen med näringslivet.

Arbetet för en mer hållbar kommun

Miljö-och hållbarhetsfrågor blir allt viktigare för att kunna möta framtidens

utmaningar. I samhället går det att utläsa en hållbarhetstrend som bland annat yttrar sig genom hållbart resande, hållbara kostval samt ändrade konsumtionsmönster.

Detta ställer även krav på ett strukturerat miljö-och hållbarhetsarbete inom den kommunala verksamheten för att leva upp till de förväntningar som

kommuninvånarna har.

Samhällsbyggnadsnämnden svarar för samordning, stöttning och utveckling av kommunens samlade miljöarbete. Nämnden är en resurs i olika miljöfrågor i kommunen och svarar även för fysisk planering och frågor inom miljöövervakning.

Inom naturvårdsfrågor och vattenförvaltning är nämnden ett stöd och en del i att driva arbetet framåt.

Det miljöstrategiska arbetet kommer under 2021 att vara ett huvudområde för samhällsbyggnadsförvaltningen där framtagande av strategiska dokument samt insatser för en mer hållbar kommun kommer vara givna aktiviteter. Arbetet ställer krav på samarbete med andra aktörer såväl inom den kommunala verksamheten som externa parter.

Effekter av coronapandemin

Med anledning av coronapandemin har nämnden fått ett nytt tillsynsområde att kontrollera, trängsel på serveringsställen i syfte att minska smittspridningen. (Lag om tillfälliga skyddsåtgärder på serveringsställen). Lagen anges i nuläget gälla fram till 1 juli 2021, men i och med osäkerheten kring pandemins utveckling är bedömningen att tillsynsansvaret inom området kommer kvarstå under hela 2021.

I och med den begränsning av tillsynsbesök inom miljö-, hälso-och

livsmedelsområdet som varit under coronapandemin, har viss tillsyn behövt skjutas fram. Detta innebär att antalet tillsynsbesök kommer vara fler under 2021, för att dels genomföra de kvarvarande från 2020 men samtidigt genomföra de som är planerade för 2021. Det osäkra läget med pandemin gör det dock ovisst om nämnden kan genomföra all denna tillsyn under 2021.

Digital samhällsbyggnadsprocess

Från regeringen och nationella myndigheter är digitalisering en stor fråga de kommande åren. En digital samhällsbyggnadsprocess är en förutsättning för att

7

bemöta både de krav som lagstiftaren har gentemot kommunen, men även de krav som kommuninvånarna och näringsidkarna har i sin kontakt med nämndens

verksamheter. Alla nya detaljplaner ska exempelvis vara digitala år 2022 och ett par år senare är det krav på att äldre detaljplaner ska ha digitaliserats för att fortsatt vara giltiga. Många kommuner erbjuder även e-tjänster i kontakten med exempelvis bygglovshandläggare där digitala lösningar snabbt återkopplar till sökande om handlingar saknas, behöver kompletteras etc. Att digitalisera de interna

arbetsprocesserna är en förutsättning för att kunna erbjuda digitala tjänster gentemot kommuninvånare och näringsidkare i framtiden.

Under 2021 kommer implementeringen fortsätta av ärendehanteringssystemet Ecos2 som påbörjades att implementeras under 2020. Ytterligare ett

ärendehanteringssystem kommer behöva implementeras under 2021 som

upphandlats under slutet av 2020. De båda systemen skapar förutsättningar för ett mer digitalt arbetssätt som på sikt bedöms kunna erbjuda kommuninvånare och näringsidkare än bättre service.

Kompetensförsörjning

Både näringsliv och kommuninvånare är de primära målgrupperna för

samhällsbyggnadsnämndens verksamhet. Det är viktigt att förvaltningen erbjuder service, vägledning och rättssäker handläggning för båda målgrupperna.

Medarbetarna är de som ytterst kommer i kontakt med kunden och därför är

kompetensförsörjning en viktig kärnfråga för nämnden, då medarbetarna behöver ha rätt kompetens för att kunna genomföra en effektiv handläggning och ge kunderna rätt service. Det finns en stor konkurrens om kompetenser som nämnden är i behov av, därmed behöver ett aktivt arbete ske med strategier för kompetensförsörjning för att rekrytera och behålla medarbetare.

Organisatoriska frågor

Under 2021 fortsätter implementering och verkställighet av ny fastighetsorganisation samt uppbyggande av verksamhet. Även organisering av de miljöstrategiska frågorna kommer att vara ett huvudområde inom organisationsfrågorna 2021.

Budget med kommentarer

Nämndens budgetram för 2021

Nämndens budgetram 2021 tkr Budgetram 2020 27 223

Löneuppräkning 350 Budgetram 2021 27 523

8

Analys av resultat 2019 och helårsprognos 2020

Budgetöverskott Samhällsbyggnadsnämnden (SBN): 480 tkr

Året 2019 präglades av svårigheter att rekrytera på vakanta tjänster. För att upprätthålla bygglovsverksamheten har externa upphandlade resurser använts.

Budgetöverskott Miljökontoret (MK): 149 tkr

Överskottet kan i huvudsak förklaras med mindre personalkostnader än budgeterat på grund av vakanser, i samband med föräldraledigheter och personalomsättning.

Helårsprognosen för 2020 visar ett överskott (500 tkr) som beror på lägre utbetalda arvoden och en vakant tjänst.

Förvaltningen kommer att få ökade konsultkostnader och en utredning kommer att ske för att utreda fastighetsgränser inför kommande lagkrav på digitala detaljplaner.

Nämndens prioritering utifrån omvärldsanalys

Miljöenheten har det sista året påbörjat arbetet med att byta verksamhetssystem och fortsätter med implementering även under 2021. Arbetet innebär att ”städa” i befintligt system för att underlätta övergången, utbildning för all personal i det nya systemet samt hitta former för nya arbetssätt. Syftet med ett nytt verksamhetssystem är att miljöenhetens ärendehantering och arbetsrutiner effektiviseras och digitaliseras i större utsträckning.

Bygglovenheten har precis handlat upp ett ärendehanteringssystem och kommer att implementera och utveckla det under 2021. För både miljö- såväl som

bygglovsenheten kommer även upphandling på sikt göras avseende e-arkiv, för att kunna arkivera effektivare och mer digitalt.

Jämförelse med andra

Nämndens verksamheter är i nuläget till stor del analog och ligger något efter avseende digitalisering och tillsynsverksamhet på myndighetssidan, jämfört med andra kommuner. Det är något som kommer att prioriteras upp under de närmaste åren.

Nämndens samlade prioriteringar

Driftbudget

Verksamhet Bokslut

2019 Budget

2020 Budget 2021 Nämndens Prioritering ar

Samhällsbyggnads- nämnden

482 501 501

9

Administration 15 001 17 851 24 272 300

GIS 2 693 2 750 2 750

Energirådgivning 0 0 0

Miljöenheten** 6 641 6 121 0

Summa 24 817 27 223 27 523 300

*Förutom prioriteringar har justeringar gjorts för kapitalkostnader och löneutveckling mellan åren.

**Miljöenheten ingår i Administrationen fr. o. m. 2021.

Kommentar av prioriteringar

Anslås 300 tkr för utredningar inom arkitektur och kulturmiljö, infrastruktur och andra frågor inom fysisk planering, för att kunna fortsätta bygga upp en planreserv och strategisk planering.

Investeringsbudget

Område Bokslut

2019 Budget

2020 Budget 2021 Inventarier, möbler, datorer, Ecos,

ByggR, webbtjänster GIS 437 995 300

Cykelräknare 200 0 0

Geoarkiv 200 200 0

Digitalisering av alla befintliga

detaljplaner till en sömlös planmosaik i databasformat.

0 0 1 000

Upphandling av nytt system för primärkarta. Konsultstöd vid

strukturering av geografisk information enligt standarder. Implementering av nytt system.

0 0 700

Upphandling av nytt diariesystem för bygglovhantering med kopplade E- tjänster

0 0 1 000

Summa 637 1 195 3 000

Kommentar investeringsbudget

Ramen för investeringar är beslutad till 3 mkr.

Komplettering av utrustning, möbler och arbetsmiljöåtgärder (0,3 mkr).

Digitala detaljplaner blir lagkrav för nya detaljplaner 2022 och för samtliga äldre detaljplaner ett par år senare (1 mkr).

10

Nuvarande tekniska lösning upphör att fungera under 2021. Ett modernt databas- och tjänstebaserat system för geografisk information ger handläggning med högre effektivitet och kvalitet (0,7 mkr).

Ärendehanteringssystemet måste, enligt LOU, upphandlas. Digitalisering och E- tjänster är en förutsättning för att klara framtidens utmaningar och för att inte hamna i ett vikande resultat, med sämre service och längre handläggningstider till

kommuninvånare och företagare (1 mkr).

Taxor och avgifter

Samhällsbyggnadsnämnden har taxor och avgifter för följande verksamheter:

Verksamhet Taxa/Avgift Budget 2021 Föränring i % Kart-, mät och

bygglovtaxa Samma som tidigare. Ev. översyn

Miljöbalken 1040 kr/timme 2,4

Livsmedelslagstiftningen,

normal offentligkontroll 1120 kr/timme 2,4 Livsmedelslagstiftningen,

extra offentlig kontroll 1040 kr/timme 2,4

Strålskyddslagen 1040 kr/timme 2,4

Skydd mot

internationella hot mot människors hälsa

1040 kr/timme 2,4

Animaliska biprodukter 1040 kr/timme 2,4

11

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDES MÅL

Verksamhetsperspektivet

Viktiga kvalitetsfaktorer och indikatorer

Viktig kvalitetsfaktor: Vi har ett bra bemötande och en bra service Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål Totalt, nöjd kund

index (NKI)¹ 74 74 70 Högre

Bygglov, nöjd kund

index (NKI)² 84 68 72 Högre

Miljö och hälsoskydd, nöjd kund index (NKI)³

70 62 75 Högre

Livsmedelskontroll, nöjd kund index (NKI)⁴

72 87 71 Högre

Totalt, bemötande, nöjd kund index (NKI)⁵

80 82 74 Högre

1 Företagsklimat enligt SKR:s öppna jämförelser (undersökning Insikt i samarbete med Stockholm Business Alliance SBA), nöjd kund index, företagarnas helhetsbedömning av

myndighetsutövningen

2 Företagsklimat enligt SKR:s öppna jämförelser (undersökning Insikt i samarbete med Stockholm Business Alliance SBA), nöjd kund index bygglov

3 Företagsklimat enligt SKR:s öppna jämförelser (undersökning Insikt i samarbete med Stockholm Business Alliance SBA), nöjd kund index miljö och hälsoskydd

4 Företagsklimat enligt SKR:s öppna jämförelser (undersökning Insikt i samarbete med Stockholm Business Alliance SBA), nöjd kund index livsmedelskontroll

5 Företagsklimat enligt SKR:s öppna jämförelser (undersökning Insikt i samarbete med Stockholm Business Alliance SBA), nöjd kund index, företagarnas totala bedömning av bemötandet inom myndighetsutövningen

12

Viktig kvalitetsfaktor: Vi skapar förutsättningar för en god bostadsmiljö och en attraktiv livsmiljö i kommunen

Indikatorer Utfall

2018 Utfall

2019 Utfall

2020 Mål Planberedskap för

nya bostäder som kan byggas med stöd av alla gällande detaljplaner den 31/12, antal

284 407 407 300

Bostäder som

planlagts 28 105 0 Högre

Antal färdigställda (antagna)

detaljplaner

4 6 5 Lika nivå

Färdigställda

bostäder under året, antal⁶

71 3 5 Lika nivå

Nöjd regionindex-

trygghet 40 42 Lika nivå

Nöjd regionindex -

bostäder 49 50 Lika nivå

Viktig kvalitetsfaktor: Vi är rättssäkra och har en effektiv handläggning Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål Handläggningstid

(median) från när ansökan betraktas som fullständig till beslut för bygglov för nybyggnad av en-och tvåbostadshus, antal dagar

62 dagar 17

dagar Lika nivå

6 Indikatorn beräknas på antalet slutbesked exkl. fritidshus. För 2020 redovisas antalet för januari- oktober

13 Mediantid från

samrådsstart till antagande under de två senaste åren, mediantid i månader

5 6 Kortare tid

Tid från inspektion till dess att

kontrollrapport skickas ut⁷

10 arbetsdagar

Tid i dagar, från det ansökan kom in, till dess att ansökan förgranskats och beslut om eventuella komplettering

skickats till sökande ⁸

Kortare tid än lagkravets 21 dagar

Andel överklagade ärenden där rättsinstans ändrar nämndens beslut

0 1 2 0

Medarbetarperspektivet

Viktiga kvalitetsfaktorer och indikatorer

Viktig kvalitetsfaktor: Vi har motiverade medarbetare Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål 2021 Motivationsindex

HME/SBF⁹ 85 82 80

7 Egen undersökning från och med 2021, därav finns inga tidigare värden

8 Egen undersökning från och med 2021, därav finns inga tidigare värden.

9 Gäller för samhällsbyggnadsförvaltningen innan sammanslagning med miljöenheten

14 Motivationsindex

HME/Miljö¹⁰ 83 69,6 80

Motivationsindex

HME/SBF¹¹ 82

Viktig kvalitetsfaktor: Vi har engagerade ledare som visar tillit Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål 2021 Ledarskapsindex

HME/SBF 88 84 85

Ledarskapsindex

HME/Miljö 83 86,3 85

Ledarskapsindex

HME/SBF¹² 85

Viktig kvalitetsfaktor: Vi har tydliga mål som kommuniceras på rätt sätt Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål 2021 Styrningsindex

HME/SBF 90 88 90

Styrningsindex

HME/Miljö 89 90

Styrningsindex

HME/SBF¹³ 90

Viktig kvalitetsfaktor: Vi har friska medarbetare

10 Då miljöenheten var en egen förvaltning fram till 1 januari 2020, redovisas enhetens siffror separat fram till datumet då sammanslagningen skedde

11 Gäller för hela samhällsbyggnadsförvaltningen, inkluderat miljöenheten, från och med 1 januari 2020

12 Gäller för hela samhällsbyggnadsförvaltningen, inkluderat miljöenheten, från och med 1 januari 2020

13 Gäller för hela samhällsbyggnadsförvaltningen, inkluderat miljöenheten, från och med 1 januari 2020

15 Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Utfall

2020¹⁴ Mål 2021 Sjukfrånvaro SBF

(%) 2,35 2,88 3,08 2,6 2,4

Sjukfrånvaro (%)¹⁵

MK 0,74 1,5 1,72

Frisknärvaro¹⁶

SBF 0,42 0,36 0,26 0,56 0,56

Frisknärvaro¹⁷ Mk 0,65 0,44 0,42 Frisknärvaro (1-5

dagar)¹⁸ SBF 0,21 0,27 0,35 0,22 0,20

Frisknärvaro (1-5

dagar)¹⁹ MK 0,29 0,39 0,42

Ekonomiperspektivet

Viktiga kvalitetsfaktorer och indikatorer

Viktig kvalitetsfaktor: Tilldelad budgetram hålls

Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål

Budgetavvikelse (Mkr) 0,838 0,690 0,629 0

Samhällsbyggnadsnämnden/

Miljö- och

byggnadsnämnden²⁰

0,090 0,032 0,129 0

14 Siffrorna avser perioden januari-september 2020

15 Sjukfrånvaron för miljöenheten inkluderas i den totala sjukfrånvaron för förvaltningen från och med 1 januari 2020

16 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro

17 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron för miljöenheten inkluderas i den totala sjukfrånvaron för förvaltningen från och med 1 januari 2020

18 Andel medarbetare med 1-5 dagars sjukfrånvaro

19 Andel medarbetare med 1-5 dagars sjukfrånvaro 20Samhällsbyggnadsnämnden fr. o. m. 2019-01-01

16

Administrationen 0,042 0,293 0,294 0

GIS -0,008 0,106 0,057 0

Energirådgivningen 0 0 0 0

Miljökontoret/Miljöenheten²¹ 0,714 0,259 0,149 0

Viktig kvalitetsfaktor: Resurser nyttjas effektivt

Indikatorer Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Mål Antal fakturor som kopplas

mellan

ärendehanteringssystemen och ekonomisystemet

600

Prioriterade områden

Bemötande och dialog

Köping kommuns vision är ”Tillsammans skapar vi vår framtid”. En positiv utveckling sker i samspel mellan olika aktörer, så som kommunanställda, näringsliv och enskilda invånare. Genom att ta tillvara på alla aktörers erfarenheter och kunskap kan vi oavsett vilken roll vi har bidra till att göra Köpings kommun till en bra plats att bo och leva i.

I olika undersökningar och rankingar går det att utläsa att näringslivet önskar förbättring av service och bemötande från kommunens verksamheter. I exempelvis Svensk Näringslivs årliga undersökning av näringslivsklimatet hamnar Köpings kommun på plats 277 av 290 och kommunen har sjunkit i rankingen de senaste åren.

I undersökningen Insikt, som Sveriges kommuner och regioner (SKR) genomför, som grundar sig på företagens upplevelse av kommunens myndighetsutövning, visar resultaten på en hög nivå i kundnöjdhet. Nämnden vill dock förbättra sig ytterligare och därför är området valt som ett prioriterat område under året.

Under 2021 kommer nämnden att prioritera olika dialog-och

kommunikationsinsatser för att framförallt få en helhetsbild över nämndens utvecklingsområden utifrån näringslivs-och kundperspektiv. Ambitionen är att öka

21Miljökontoret/Miljöenheten ingår i Administrationen fr. o. m. 2021.

17

kunskapen om verksamheten för att skapa en större förståelse hos kunderna för att undvika missförstånd och misstolkningar.

Service och effektiv handläggning

Ett annat prioriterat område för 2021 är service och effektiv handläggning. Nämnden vill att såväl kommuninvånare som företagare ska uppleva en bra service och en rättssäker handläggning i sin kontakt med kommunen. Det ska vara lätt att ta kontakt med verksamheterna och uppleva en trygghet i att ärendehanteringen sker rättssäkert och effektivt. Ambitionen är att korta handläggningstiderna samt skapa en

helhetsbild över vilka områden som verksamheten har ett bra resultat inom och vilka områden som nämnden behöver utveckla ytterligare.

RISKHANTERING

Samhällsbyggnadsnämnden har identifierat nedanstående risker i sin verksamhet.

Identifieringen har skett utifrån de viktiga kvalitetsfaktorerna.

Analys av riskfaktorer

Samhällsbyggnadsnämnden har identifierat kompetensbrist och hög arbetsbelastning som de två största riskerna inom verksamheten. Kompetensbrist är vald utifrån rekryteringsläget där det till vissa nyckeltjänster är svårt att rekrytera lämplig personal.

Har nämnden inte rätt kompetens inom förvaltningen kommer handläggningstiderna att förlängas samtidigt som det finns risk för brister i handläggningen. För att

motverka risken behöver ett förebyggande arbete ske där nämnden är aktiv i det kommungemensamma rekryteringsarbetet för att locka medarbetare till kommunen.

Nämnden satsar även på att förbättra arbetsmiljön för medarbetarna för att behålla befintlig personal.

Risk Orsak Påverkan Hantering av risk

Kompetensbrist Brist på utbildad personal och därmed svårrekryterat till vissa tjänster

Brister i

rättssäkerheten och förlängd handläggningstid

Kommungemensamt rekryteringsarbete samt förbättringar i arbetsmiljö

Hög arbetsbelastning Ökat antal

ärenden Verksamhetens resultat och medarbetares hälsa

Aktivt arbete med arbetsmiljö

18

Hög arbetsbelastning är vald som risk då nämnden ser att den expansiva fasen som kommunen befinner sig i ger fler ärenden till nämnden och därmed högre

arbetsbelastning. Ökar antalet ärenden i stor omfattning finns risk för medarbetarnas hälsa samt svårigheter att nå de resultat som satts upp för verksamheten. Under hösten 2020 genomfördes en chefsenkät inom kommunen, där resultatet bland annat visar att tid för reflektion är ett utvecklingsområde inom

samhällsbyggnadsförvaltningen. För att förebygga hög arbetsbelastning arbetar nämnden aktivt med arbetsmiljön, däribland genom utbildning inom teamutveckling och nämndspecifika medarbetarundersökningar inom psykosocial arbetsmiljö.

19

VERKSAMHETSFAKTA

Verksamhet Utfall 2019 Budget

2020 Budget

2021

Detaljplaner 16 18 15

Översiktsplaner och program 1 2 3

Bygglov 223 300 250

Anmälan 85 100 100

Förhandsbesked 10 10 10

Strandskydd 8 10 15

Fastighetsbildningsärenden 33 40 40

Miljöbalken, planerade inspektioner om miljöfarlig verksamhet, A-C objekt

58 62 65

Miljöbalken, planerade inspektioner hälsoskydd, anmälningspliktiga

48 47 57

Livsmedelslagsstiftelsen,

planerade kontroller 165 175 172