3 Informationsytan
Val av informationsyta
När man valt person skall man välja informationsyta beroende på vad man vill se. Detta gör man i bilden ”Info?”.
När personsökningen är klar väljer man vilken informationsyta man vill ha genom att markera raden. Därefter trycker man på knappen OK eller på Return-tangenten.
Om man vill se ytan med anställningsinformation och arvoden/ersättningar (generella), dvs den översta raden, räcker det att trycka på Return-tangenten två gånger.
Gemensamt för alla informationsytor
Allmänt
Det finns fem olika informationsytor och var och en består av flera delar. Ytorna kallas:
• Informationsytan med anställnings-, arvode- och ersättningsinformation, dvs den
”Generella informationsytan”
• Generella informationsytan med ledigheter
• Generella informationsytan med semester
• Generella informationsytan med sjukdom
• Personinformationsytan
Den övre delen av ytorna är gemensam för alla, men de nedre delarna är olika.
Informationsytorna kan antingen visas automatiskt bredvid ärendeytan för de användare som har behörighet till menyn ”Ärenden” eller när man begär fram den från ”Visa”-menyn
För att komma tillbaka till den generella informationsytan för samma person skall man klicka på någon av månadsknapparna som finns i den övre delen av informationsytan. Vill man se informationsytan för någon annan person väljer man ”Visa/Infoyta/Annan...” i menyn eller ikonen i verktygsraden.
Knappar i den övre delen
Den övre gemensamma delen av informationsytan innehåller bl a personnummer och namn samt ett antal knappar (se exempel i ovanstående personinformationsyta). Vid val av dessa knappar visas bilder med personuppgifter av olika slag. Bilderna har samma bakgrundsfärg som informationsytan.
Adress
Bilden visar personens adress samt institutionsadresserna för personens samtliga anställningar.
Kompetens
Bilden visar personens kompetensområde samt utbildningar. Kompletterande uppgifter visas om man klickar på utbildningensraden.
Semester
Bilden visar information om personens semesterdagar. Den övre delen av bilden beskrivs i avsnittet ”Informationsyta för semester” i detta kapitel.
Intresseavdrag
Bilden visar de intresseavdrag som registrerats i personärendet.
Ackumulatorer
I bilden ”Ackumulatorer” visas de frivilliga ackumulatorer som har uppdaterats med belopps- eller antalsuppgifter för den anställde. Under rubriken ”A” anges numret på den anställningen som ackumulatorn gäller för. Om anställningsnumret saknas är ackumulatorn bunden till personen och inte till en anställning.
Personanteckningar
En ”Pers.ant”-knapp knuten till person finns till höger om namnet. Om det finns anteckningar inskrivna markeras detta genom att texten ”Pers.ant” är blå. Ändringar i anteckningarna görs i personärendet.
Bisyssla
Under denna knapp kan man se det som inrapporterats i personärendet angående bisysslor.
Texten ”Bisysslor” är blå om information om bisysslor finns.
Anhörig
Här skrivs namn och telefonnummer in till en närstående person
Månadsknappar och årtalslista
Under personnummer- och namnfältet finns en rad knappar med månadsbeteckningar.
Knappar med blå text visar vilka månader har löneberäknats under det år som är valt i årtalslistan till höger om knapparna. I och med att användaren klickar på beteckningen för en månad visas information som hämtas från lönerutinens databas till informationsytan.
Initialt visas information för innevarande månad.
Knappen för innevarande månad har alltid blå text.
Knapp för den månad som visas i informationsytan har vit bakgrundsfärg.
Lönespecifikation
Rutan i personärendet för lönespec måste vara markerad om lönespecifikation skall skickas till personen.
Bevakningsflaggor
De bevakningsflaggor som för tillfället finns för aktuell person visas i knapparna med symboler (ikoner) under månadsknapparna. Genom att klicka på en flagga visas underliggande bevakning.
Informationsyta för personuppgifter
Här beskrivs den nedre delen av den informationsyta som man erhåller med automatik när man arbetar med personärendet.
Den nedre delen av informationsytan som innehåller personinformation är uppdelad i två avsnitt:
Avsnitt 1: Här visas samtliga uppgifter som registrerats i personärendet utom adressuppgifter, intresseavdrag, bisysslor, anhörig och personliga anteckningar som visas i den övre delen av informationsytan.
Avsnitt 2: Här visas personens ackumulatorer för inkomst-, skatte- och semesteruppgifter för vald månad och år.
OBS! Initialt visas uppgifter för innevarande månad.
Även här finns en rad med månadsknappar som visar löneberäknade månader. Genom att klicka på en knapp hämtas ackumulatorernas värden för vald månad. Om innevarande månad väljs och löneberäkning ännu inte har gjorts visas i ackumulatorerna de värden som gällde föregående månad, dvs efter senaste månadsomställning.
Om man väljer föregående år kan man under månadsknappen för december t ex se läget angående semesteruttag föregående år.
Denna informationsyta nås efter val av personinformationsyta under
”Visa/Infoyta/Annan”. Man kan även nå den om man har den generella informationsytan öppen genom att klicka på det blåfärgade personnumret i den övre delen av denna yta.
För att komma till den generella informationsytan för den person man har i
personinformationsytan skall man klicka på någon av månadsknapparna i den övre delen av personinformationsytan.
Informationsyta för anställningar, arvoden/ersättningar
Denna informationsyta kallas även den generella informationsytan.
Här beskrivs den nedre delen av den informationsyta som man erhåller med automatik när man arbetar med person-, anställnings-, arvodes/ersättnings- och kompetensärenden samt minirapportering eller vid val av någon av månadsknapparna.
Högst upp, under den gemensamma delen för alla informationsytorna, visas personens anställningsnummer och under dem befattningsnumret om det finns något. Dessa uppgifter är markerade med blå färg. Genom att klicka på anställningsnumret visas
anställningshistorik.
Till höger i samma del av informationsytan finns en knapp för kontering. Klickar man på knappen visas bilden ”Kontering infoytan” med personens samlade kontering för den månad man valt via någon av månadsknapparna i den övre delen av ytan.
Om man valt innevarande månad och har släckt löneberäkningen syns anställningens kontering (från 000101) fram till och med den senast inrapporterade konteringen. Har personen haft flera anställningar visas även de konteringarna.
Om man har löneberäknat personen syns innevarande månads anställningskontering i den nedre rutan och ev andra lönehändelser (t ex sjukvårdsersättningar, reseersättningar) i den övre rutan.
I nedre halvan av informationsytan finns en listbox med löneuppgifter. Den översta raden visar de anställningsuppgifter som gäller för den valda månaden. Om det finns flera anställningsposter som gäller efter den valda månaden finns ytterligare rader där även anställningens eventuella slutdatum visas. Om man har valt att titta på innevarande månad visas samtliga framåtrapporterade anställningsposter.
En anställningsrad innehåller följande uppgifter från vänster till höger:
• Anställningsnummer
• ”x”, ”m” eller blank där ”x” betyder att raden är markerad för att ingå i retroaktiv löneberäkning och ”m” betyder att raden är makulerad
• Anställningens fr o m-datum
• Anställningens slutdatum eller blankt
• Befattning
• Omfattning
• Grundlönebelopp
• (Lönetillägg). Om det finns lönetillägg kopplat direkt till anställningen skrivs beloppet inom parentes
• Lönegrupp
Nedanför anställningsraden visas de lönehändelser som ingår i löneberäkningen för den valda månaden. Först redovisas de bruttolönepåverkande lönehändelserna per anställning och för personen. Om personen är löneberäknad finns en rad med texten ”BRUTTOLÖN”
och bruttolönesumman.
Därefter redovisas de nettolönepåverkande lönehändelserna per anställning och för personen. Om personen är löneberäknad eller om månadsomställningen har gjorts finns en rad med texten ”ATT UTBETALA” och nettolönesumman.
Innan en löneberäkning har gjorts visas enbart fasta/framåtrapporterade uppgifter samt de uppgifter som eventuellt har rapporterats in som månadens lönehändelser.
Om en förändring eller någon ny lönehändelse rapporteras för personen ”släcks”
löneberäkningen.
På vissa rapporteringsrader finns en inledande markering som innebär följande:
• Ett ”N” betyder att lönehändelsen inte finns med på den anställdes lönespecifikation
• Ett ”f” innebär att posten är framåtrapporterad
• Ett ”k” innebär att avvikande kontering är registerad
• Ett ”i” innebär att ”Ingen skatt” (avvikande skatteberäkning) är begärd
• Ett ”e” innebär att ”Engångsskatt” (avvikande skatteberäkning) är begärd
• Ett ”t” innebär att ”Tabellskatt” (avvikande skatteberäkning) är begärd
• Ett ”p” innebär att procentskatt är begärd. Sist på raden finns procentsatsen
• Ett ”r” innebär att posten är en korrigeringspost (=rättelse)
• Ett ”a” innebär att posten har fast kontering (endast om löneberäknat)
Informationsyta för semester
Här beskrivs den nedre delen av informationsytan för semester.
Under den del som är gemensam för alla informationsytor, är ytan uppdelad i två delar.
Den övre delen av dessa visar samma information som den generella informationsytan.
Den nedre delen innehåller information som är specifik för semester.
I nedre delen finns en listbox som innehåller registrerade semesteruttag för den senaste 12- månadersperioden med den senast inrapporterade överst i listan.
Därunder visas årssemester, betald semester, uppgifter om sparade och kvarvarande semesterdagar samt uppgift om obetald semester. Uppgifterna som redovisas inom parentes är beviljad men ej uttagen semester.
Informationsyta för sjukledigheter
Här beskrivs den nedre delen av informationsytan för sjukledigheter.
Under den del som är gemensam för alla informationsytor, är ytan uppdelad i två delar.
Den övre delen av dessa visar samma information som den generella informationsytan.
Den nedre delen innehåller information som är specifik för sjukdom.
I nedre delen finns en listbox som innehåller den anställdes lönehändelser avseende sjukfrånvaro under den senaste 12-månadersperioden med den senast inrapporterade överst i listan.
Därunder visas per anställning information om antal dagar i följd för pågående sjukledighet, antal sjuktillfällen senaste 12 månaderna samt datum för påbörjad
rehabiliteringsutredning. Överstiger ”Sjuktillfällen” och ”Sjukdagar” gällande gränsvärden (fn 9 sjuktillfällen resp 30 sjukdagar) visas siffrorna röda.
Adress- och telefonuppgifter till försäkringskassa visas i en listbox om dessa uppgifter rapporterats in i personärendet.
Informationsyta för ledigheter
Här beskrivs den nedre delen av informationsytan för ledigheter.
Under den del som är gemensam för alla informationsytor, är ytan uppdelad i två delar.
Den övre delen av dessa visar samma information som den generella informationsytan.
Den nedre delen innehåller information som är specifik för ledigheter.
I nedre delen finns en listbox som innehåller den anställdes lönehändelser avseende ledigheter under den senaste 12-månadersperioden med den senast inrapporterade överst i listan.
Därunder finns en presentation av de begränsade ledigheter myndigheten valt att visa grafiskt. En begränsad ledighet är en frivillig ackumulator med begränsning på antal
