RoS
Remiss- och Svar i VGR
Verksamhetsutvecklingsprojekt med IT-stöd
2010 och 5 år framåt
Sammanhållen remisshantering i VGR Remiss och Svar (RoS)
Syfte: ”Att säkerställa patientsäkerheten genom införandet av enhetligt arbetssätt och informationsinnehåll som stödjer
remisshanteringsprocessen för samtliga remisstyper”
(ur Projektdirektivet)
Syfte med presentationen
• Bidra till engagemang och motivation för RoS
• Ge förståelse för arbetssättet
• Hur går vi vidare ?
”Att man ska behöva vänta flera månader på att få tid och svar. Det är ändå mitt liv som rinner iväg”
(Patientkommentar)Bakgrund RoS
Nuläge - remisshantering
• 11 Lex Maria (2008-sep 2010)
• 147 klagomål till Patientnämnderna i VGR (2009 – sep 2010)
• 45 avvikelser i PV ( 2009)
• Ca 2-3000 avvikelser inom sjukhusen (2009)
• Underrapportering av avvikelser !
• Totalt hanteras inom VGR ca 5 miljoner remisser, varav ca 850 000 – 1 miljon är konsultationsremisser.
Om 99% av konsultationsremisserna hanteras korrekt och 1
% felaktigt, innebär det drygt 6000 bristfälligt hanterade remisser.
Lex Maria
Patient med misstänkt cancer
Konklusion för patienten:
Försenad diagnos och behandling. Från första remissens beslutsdatum till provsvar = 105 dagar, som enligt remissbedömaren borde varit högst 14.
Grundläggande orsak
Konsultationsremissen registrerades inte i Elvis innan den scannades in i journalen.
Patienten fick själv kontakta vårdcentralen för att reda ut problemet med den borttappade remissen istället för att vårdpersonalen kontrollerar på de två ställen där remissen kunde finnas på (Elvis och journalen).
Bakgrund RoS (forts)
Patientperspektivet
• Försenad diagnos /behandling
• Vårdskada
• Bestående men
• Dödsfall
• Klagomål
• Oro, ängslan, dålig kundservice
Remissprocessen
•Ineffektivt remissflöde
•Långa hanteringstider
•Inget helhetsperspektiv
•Manuell hantering och bevakning av remisser
•Bundet till person – ej till funktion
•Ofullständig spårbarhet – många remisskopior
•Olika rutiner som ej överensstämmer i hela remissflödet
Bakgrund RoS (forts)
Syfte med RoS
Effektmål
(ur Projektdirektivet)• Komplett och aktuell remissinformation blir tillgänglig för all behörig personal
• Remissen inte kommer bort
• Remissen blir hanterad i tid
• Ledtiderna kortas i remisshanteringsprocessen
• Patient och behörig vårdpersonal kan följa flödet/status samt se vilken aktör som har ansvaret och ska agera för att föra flödet framåt
• Regionen får bättre förutsättningar för planering
• Resursanvändningen blir mer effektiv då onödig upprepning av åtgärder minskar
• Färre remisser återsänds till remittent för kompletterande uppgifter
Kritiska framgångsfaktorer (CSF)
“… the conditions that need to be met to assure success”
(Poon and Wagner, 2001)
CSF för Verksamhetsutvecklingsprojekt med IT-stöd (Aggestam, 2004):
• Att lära från tidigare projekt
• Delat, accepterat och väl definierat mål
• Motiverade och väl förberedda deltagare
Hur har vi då tänkt jobba?
Arbetssätt i RoS – dess motsats
Arbetssätt i RoS
A participatory approach ”… is characterised by user involvement at each stage of system development.” (Cherry and Macredie, 1999, p.106)
• Utvecklingsarbetet bedrivs tillsammans med verksamheterna - Införandet respektive förvaltnings ansvar, men ett gemensamt ansvar att få detta att fungera
• Möjliggör kunskapsutveckling där RoS och verksamheterna tillsammans är aktiva partners
• Ökar engagemang och motivation samt förståelse för målet
• Kräver en infrastruktur ut i
Arbetssätt i RoS (forts): Förslag organisation
RoS projektgrupp
Tvär-
professionell grupp 1
RoS- ansvarig
Förvaltningsnivå
Tvär-
professionell grupp n-1
RoS- ansvarig
Tvär-
professionell grupp n
RoS- ansvarig
Grupp som spänner över fler än en
förvaltning
RoS-ansvariga från samtliga förvaltningar
Adjungering vid behov…
Arbetssätt i RoS (forts)
Att skapa infrastrukturen:
• Tvärprofessionella grupp/er sätts samman i resp förvaltning
- Måste anpassas till respektive förvaltnings specifika behov
• Gruppen leds av RoS-ansvarig på förvaltningsnivå
Det handlar om att skapa förutsättningar för delaktighet!
Gruppens uppdrag 2011
• Inom ramen för remissreglerna, bidra till identifiering och utveckling av en remisshanteringsprocess som
säkerställer patientsäkerheten (jfr RoS syfte)
• Bidra till att förutsättningar för implementering av processen skapas
• Vara ambassadörer för RoS-programmet och dess intentioner
Mellan mötena har gruppen ”hemuppgifter”
Förslag på
gruppsammansättning
• Erfarenhet av och kunskap om remisshantering
• Tvärprofessionell
• Möjlighet avsätta tid för att delta
Hur ska RoS arbeta med de privata VC?
• Nästa steg???
• laila.mattiasson@vgregion.se
• eugenia.strandberg@vgregion.se
Tur att några hade tid…
Har inte tid, måste
arbeta…