RoS Remiss- och Svar i VGR

RoS

Remiss- och Svar i VGR

Verksamhetsutvecklingsprojekt med IT-stöd

2010 och 5 år framåt

Sammanhållen remisshantering i VGR Remiss och Svar (RoS)

Syfte: ”Att säkerställa patientsäkerheten genom införandet av enhetligt arbetssätt och informationsinnehåll som stödjer

remisshanteringsprocessen för samtliga remisstyper”

(ur Projektdirektivet)

Syfte med presentationen

• Bidra till engagemang och motivation för RoS

• Ge förståelse för arbetssättet

• Hur går vi vidare ?

”Att man ska behöva vänta flera månader på att få tid och svar. Det är ändå mitt liv som rinner iväg”

Bakgrund RoS

Nuläge - remisshantering

• 11 Lex Maria (2008-sep 2010)

• 147 klagomål till Patientnämnderna i VGR (2009 – sep 2010)

• 45 avvikelser i PV ^{( 2009)}

• Ca 2-3000 avvikelser inom sjukhusen (2009)

• Underrapportering av avvikelser !

• Totalt hanteras inom VGR ca 5 miljoner remisser, varav ca 850 000 – 1 miljon är konsultationsremisser.

Om 99% av konsultationsremisserna hanteras korrekt och 1

% felaktigt, innebär det drygt 6000 bristfälligt hanterade remisser.

Lex Maria

Patient med misstänkt cancer

Konklusion för patienten:

Försenad diagnos och behandling. Från första remissens beslutsdatum till provsvar = 105 dagar, som enligt remissbedömaren borde varit högst 14.

Grundläggande orsak

Konsultationsremissen registrerades inte i Elvis innan den scannades in i journalen.

Patienten fick själv kontakta vårdcentralen för att reda ut problemet med den borttappade remissen istället för att vårdpersonalen kontrollerar på de två ställen där remissen kunde finnas på (Elvis och journalen).

Bakgrund RoS ^(forts)

Patientperspektivet

• Försenad diagnos /behandling

• Vårdskada

• Bestående men

• Dödsfall

• Klagomål

• Oro, ängslan, dålig kundservice

Remissprocessen

•Ineffektivt remissflöde

•Långa hanteringstider

•Inget helhetsperspektiv

•Manuell hantering och bevakning av remisser

•Bundet till person – ej till funktion

•Ofullständig spårbarhet – många remisskopior

•Olika rutiner som ej överensstämmer i hela remissflödet

Bakgrund RoS ^(forts)

Syfte med RoS

Effektmål

• Komplett och aktuell remissinformation blir tillgänglig för all behörig personal

• Remissen inte kommer bort

• Remissen blir hanterad i tid

• Ledtiderna kortas i remisshanteringsprocessen

• Patient och behörig vårdpersonal kan följa flödet/status samt se vilken aktör som har ansvaret och ska agera för att föra flödet framåt

• Regionen får bättre förutsättningar för planering

• Resursanvändningen blir mer effektiv då onödig upprepning av åtgärder minskar

• Färre remisser återsänds till remittent för kompletterande uppgifter

Kritiska framgångsfaktorer (CSF)

“… the conditions that need to be met to assure success”

(Poon and Wagner, 2001)

CSF för Verksamhetsutvecklingsprojekt med IT-stöd (Aggestam, 2004):

• Att lära från tidigare projekt

• Delat, accepterat och väl definierat mål

• Motiverade och väl förberedda deltagare

Hur har vi då tänkt jobba?

Arbetssätt i RoS – dess motsats

Arbetssätt i RoS

A participatory approach ”… is characterised by user involvement at each stage of system development.” (Cherry and Macredie, 1999, p.106)

• Utvecklingsarbetet bedrivs tillsammans med verksamheterna - Införandet respektive förvaltnings ansvar, men ett gemensamt ansvar att få detta att fungera

• Möjliggör kunskapsutveckling där RoS och verksamheterna tillsammans är aktiva partners

• Ökar engagemang och motivation samt förståelse för målet

• Kräver en infrastruktur ut i

Arbetssätt i RoS ^(forts): Förslag organisation

RoS projektgrupp

Tvär-

professionell grupp 1

RoS- ansvarig

Förvaltningsnivå

Tvär-

professionell grupp n-1

RoS- ansvarig

Tvär-

professionell grupp n

RoS- ansvarig

Grupp som spänner över fler än en

förvaltning

RoS-ansvariga från samtliga förvaltningar

Adjungering vid behov…

Arbetssätt i RoS ^(forts)

Att skapa infrastrukturen:

• Tvärprofessionella grupp/er sätts samman i resp förvaltning

- Måste anpassas till respektive förvaltnings specifika behov

• Gruppen leds av RoS-ansvarig på förvaltningsnivå

Det handlar om att skapa förutsättningar för delaktighet!

Gruppens uppdrag 2011

• Inom ramen för remissreglerna, bidra till identifiering och utveckling av en remisshanteringsprocess som

säkerställer patientsäkerheten (jfr RoS syfte)

• Bidra till att förutsättningar för implementering av processen skapas

• Vara ambassadörer för RoS-programmet och dess intentioner

Mellan mötena har gruppen ”hemuppgifter”

Förslag på

gruppsammansättning

• Erfarenhet av och kunskap om remisshantering

• Tvärprofessionell

• Möjlighet avsätta tid för att delta

Hur ska RoS arbeta med de privata VC?

• Nästa steg???

• laila.mattiasson@vgregion.se

• eugenia.strandberg@vgregion.se

Tur att några hade tid…

Har inte tid, måste

arbeta…