Sida 1 av 9
507.01 Styrelsens arbetsordning
Fastställd av styrelsen i Leksands Sparbank 2019-03-27 (ersätter 2018-05-30)
Dokumentägare:
Styrelsen
Rättslig grund
• Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om styrning, riskhantering och kontroll i kreditinstitut (FFFS 2014:1)
• Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om hantering av operativa risker (FFFS 2014:4)
• Finansinspektionens föreskrifter om värdepappersrörelse (FFFS 2017:2)
• Finansinspektionens föreskrifter om ägar- och ledningsprövning (FFFS 2009:3)
• EBA:s riktlinjer för intern styrning (EBA/GL/2017/11)
• Svensk kod för bolagsstyrning i tillämpliga delar
Interna regler
• Leksands Sparbanks Reglemente
• Policy för styrning och kontroll (507.04.01)
• Riskpolicy (507.04.22)
• Policy och instruktion för Compliance (507.04.29)
• Policy för styrelsens kompetens, sammansättning och mångfald (507.04.42)
• Policy för lämplighetsbedömningar (507.04.47)
Innehåll
1. Definitioner ... 2
2. Principer för Sparbankens företagsstyrning ... 3
3. Syfte ... 3
4. Styrelsens roll och ansvarsområden ... 4
5. Styrelsens arbetsuppgifter ... 4
6. Styrelsens utskott ... 5
6.1 Utskottens sammansättning ... 5
6.2 Utskottens arbetssätt ... 6
6.3 Revisionsutskott ... 6
6.4 Kreditutskott ... 6
6.5 Utskott för insatser för bygden ... 6
6.6 Särskilt utsedda ledamöter med ansvar för ersättningsfrågor……… 6
7. Hantering av risker ... 6
Bilaga 1: Styrelsens arbetsformer ... 7
1. Styrelseledamöter ... 7
2. Styrelseledamots finansiella ställning ... 7
3. Styrelseordförande ... 7
4. Styrelsens sammanträden ... 8
5. Kallelse ... 8
6. Beslutsförhet ... 8
7. Protokoll ... 8
Sida 2 av 9
1. Definitioner
Begrepp Definition
Affärsområdeschef En chef som ansvarar för en affärsenhet eller avdelning inom Sparbanken.
Anställd Alla personer, med gällande anställnings- eller uppdragsavtal där Sparbanken är angiven som arbets-/uppdragsgivare.
Beslutsfattare En funktion med mandat att fatta beslut om
ändring/antagande/uppdatering av ett Styrdokument.
Beslutsfattaren utgörs alltid av en funktion, inte av en namngiven person.
Dokumentägare En funktion eller person som äger dokumentet och är ansvarig för dess innehåll samt att detta revideras årligen. Dokumentägare utgörs av en funktion eller av en namngiven person.
Instruktionsgruppen Grupp inom Sparbanken som arbetar med att löpande analysera och informera om nya rutiner avseende de delar av Swedbank AB (publ) 502017-7753, (Swedbank) regelverk som Sparbanken tillämpar. De som ingår i gruppen är Ekonomichef, Kreditchef och Compliance 1,5.
EBA European Banking Authority, eller Europeiska bankmyndigheten
Medarbetare Anställda, konsulter/uppdragstagare och styrelseledamöter samt andra som arbetar inom Sparbankens verksamhet.
Oberoende ledamot Att ”vara oberoende” innebär att en ledamot i styrelsen inte har någon förbindelse eller några kopplingar av något slag, nuvarande eller från den senaste tiden, till Sparbanken eller dess ledning som skulle kunna påverka ledamotens objektiva och balanserade bedömningsförmåga och minska ledamotens förmåga att fatta självständiga beslut. Sparbankens VD utgör således inte en oberoende ledamot.
Personer som innehar nyckelfunktioner Personer som har ett betydande inflytande över institutets inriktning men som inte ingår i dess ledningsorgan eller är verkställande direktör för institutet. Härvid avses chefer för interna kontrollfunktioner, om dessa inte ingår i ledningsorganet, samt andra personer som innehar nyckelfunktioner när sådana identifieras på ett riskbaserat sätt av Sparbanken.
Riskaptit Den aggregerade risknivå och de risktyper som Sparbanken är villigt att ta inom ramen för sin riskkapacitet, i enlighet med sin affärsmodell, för att uppnå sina strategiska mål.
Riskkapacitet Den maximala risknivå Sparbanken kan utsätta sig för med tanke på bankens kapitalbas, riskhantering och kontrollkapacitet samt gällande regleringsbegränsningar.
Riskkultur Sparbankens normer, attityder och beteenden kring
riskmedvetenhet, risktagande och riskhantering och de kontroller som formar beslut om risker. Riskkulturen inverkar på de beslut som ledningen och medarbetarna fattar i den dagliga
verksamheten och påverkar vilka risker de tar.
Styrdokument Med Styrdokument avses interna dokument som syftar till att ange hur verksamheten ska bedrivas. Policyer, instruktioner och rutinbeskrivningar benämns samlat som Styrdokument.
Sida 3 av 9
Styrelsen i sin ledningsfunktion Termen ledningsorgan i dess/sin ledningsfunktion används genomgående i riktlinjerna (GL11) och syftar inte på någon särskild styrstruktur. Hänvisningar till ledningsfunktionen (verkställande funktion) ska förstås som tillämpliga på de organ eller ledamöter i ledningsorganet som enligt nationell lagstiftning ansvarar för den aktuella funktionen.
I medlemsstater där ledningsorganet helt eller delvis delegerar de verkställande funktionerna till en person eller ett internt
verkställande organ (t.ex. verkställande direktör (vd)) ska de personer som utövar dessa verkställande funktioner anses utgöra ledningsorganets ledningsfunktion.
Styrelsen i sin tillsynsfunktion Termerna ledningsorgan i dess/sin tillsynsfunktion används genomgående i riktlinjerna och syftar inte på någon särskild styrstruktur. Hänvisningar till tillsynsfunktionen (icke verkställande funktion) ska förstås som tillämpliga på de organ eller ledamöter i ledningsorganet som enligt nationell lagstiftning ansvarar för den aktuella funktionen.
Verkställande ledamot Syftar på de uppgifter en ledamot arbetar med. I Sparbankens styrelse avses VD, då det är främst VD som arbetar med verkställande uppgifter.
Icke-verkställande ledamot Syftar på de uppgifter en ledamot arbetar med. I Sparbankens styrelse är det samtliga ledamöter, utom VD.
2. Principer för Sparbankens företagsstyrning
Styrelsen har det yttersta ansvaret för styrning och kontroll av Sparbankens verksamhet. Styrelsen ska förvalta Sparbankens angelägenheter i enlighet med vad som föreskrivits i vid var tid gällande regelverk.
Väsentliga förändringar avseende Sparbankens verksamhet och organisation samt ärenden som är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt beslutas av styrelsen. Väsentliga förändringar är exempelvis ändringar i
verksamhetsinriktning liksom öppning och stängning av kontor. Ärenden av principiell beskaffenhet avser t ex förvärv av näringsbetingade aktier, köp och försäljning av fast egendom eller utlokalisering av verksamhet med stor betydelse för Sparbanken.
VD ansvarar för den löpande förvaltningen av Sparbankens angelägenheter enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.
Alla ledamöter i styrelsen ska ha full kännedom om styrelsens struktur och ansvarsområden samt om
uppgiftsfördelningen mellan ledningsorganets olika funktioner och dess utskott. Styrelsens ledamöter ska ha god kännedom om och förståelse för företagets organisationsstruktur, verksamhet och processer samt arten och
omfattningen av de risker som Sparbanken är exponerad för. Styrelsen är även ansvarig för att säkerställa att dessa risker hanteras i enlighet med Sparbankens beslutade strategier och mål samt ramverk för riskhantering. Styrelsen ansvarar för att kritiskt sätta sig in i och bedöma Sparbankens risker och riskhantering och inte enbart förlita sig på externa bedömningar.Sparbanken ska tillsätta tillräckliga resurser för att kontinuerligt upprätthålla ledamöternas kompetens. Kraven på styrelseledamöterna beskrivs i Sparbankens Policy för styrelsens kompetens, sammansättning och mångfald (507.04.42) och Policy för lämplighetsbedömningar (507.04.47).
3. Syfte
Arbetsordningens syfte är
• att beskriva styrelsens ansvar, arbetsuppgifter och arbetsformer;
• att ange styrelsens metoder för att åstadkomma en effektiv styrning och kontroll med möjligheter att följa verksamhetens utveckling mot uppsatta affärsmål samt
• att tydliggöra riskexponering och ange metoder för riskhantering.
Sida 4 av 9
4. Styrelsens roll och ansvarsområden
Leksands Sparbanks styrelse har det yttersta ansvaret för Sparbanken. Styrelsen definierar, övervakar och är ansvarig för genomförandet av de styrformer inom Sparbanken som ska säkerställa att banken leds på ett effektivt och
ansvarsfullt sätt. Styrelsen ansvarar för att: Sparbankens rörelse organiseras och bedrivs på ett sådant sätt att
Sparbankens ställning kan överblickas, att Sparbankens rörelse även i andra avseenden än vad som sägs här bedrivs på ett sätt som är sunt, d.v.s. uppfyller de kvalitetskrav som ställs på en Sparbank.
För att makten över styrelsen ska kontrolleras och balanseras på ett lämpligt sätt ska dess beslutsfattande inte domineras av en enskild ledamot eller en liten grupp av ledamöter.
Det ingår särskilt i styrelsens ansvarsområden att fastställa, godkänna och övervaka genomförandet av:
• Sparbankens övergripande affärsstrategi och viktigaste policyer inom ramen för tillämpliga lagar och förordningar, med beaktande av Sparbankens långsiktiga ekonomiska intressen och solvens.
• En övergripande riskstrategi, inbegripet Sparbankens riskaptit och bankens ramverk för riskhantering och åtgärder för att säkerställa att styrelsen ägnar riskfrågorna tillräckligt med tid.
• Ett lämpligt och effektivt ramverk för intern styrning och internkontroll med en tydlig organisationsstruktur och välfungerande oberoende interna funktioner för riskhantering, regelefterlevnad och revision som har tillräckligt med befogenhet, tyngd och resurser för att kunna utföra sina uppgifter.
• Mängden, typerna och fördelningen av både internt kapital och lagstadgat kapital som krävs för att täcka Sparbankens risker.
• Mål för Sparbankens likviditetsförvaltning.
• En ersättningspolicy som ligger i linje med regelverk.
• Metoder för att säkerställa att den individuella och kollektiva lämplighetsbedömningen av styrelsen utförs på ett effektivt sätt, att styrelsens sammansättning och successionsplaner är lämpliga och att styrelsen utför sina uppgifter på ett effektivt sätt.
• En process för urval och lämplighetsbedömning av personer med nyckelfunktioner.
• Metoder för att säkerställa den interna funktionen hos var och en av de utskott som inrättas under styrelsen, inbegripet redogörelser för:
1. Varje utskotts roll, sammansättning och uppgifter.
2. Ett lämpligt informationsflöde, inbegripet dokumentationen av rekommendationer och slutsatser och rapporteringsvägarna mellan var och en av utskotten och styrelsen, behöriga myndigheter och andra parter.
• En sund och konsekvent riskkultur som omfattar Sparbankens riskmedvetenhet och riskbeteende.
• En företagskultur och värderingar som främjar ett ansvarstagande och etiskt beteende, inklusive en uppförandekod eller ett liknande dokument.
• En policy för intressekonflikter på institutnivå.
• Metoder för att säkerställa tillförlitligheten hos systemen för redovisning och finansiell rapportering, inbegripet finansiella och operativa kontroller och efterlevnaden av lagstiftning och relevanta standarder.
Styrelsen ska övervaka, regelbundet se över och åtgärda eventuella identifierade brister när det gäller genomförandet av processer, strategier och policyer med koppling till punkterna ovan.
Styrelsen ska övervaka processen för offentliggörande av upplysningar och kommunikation med externa intressenter och behöriga myndigheter.
Samtliga ledamöter i styrelsen ska vara informerade om Sparbankens verksamhet i allmänhet, bankens finansiella situation och dess risksituation, med beaktande av det ekonomiska klimatet, samt om fattade beslut med betydande inverkan på Sparbankens verksamhet.
5. Styrelsens arbetsuppgifter
Det åligger styrelsen att minst årligen utvärdera och, om det behövs, uppdatera de interna regler som den har att besluta om och som finns angivna i Sparbankens styrdokumentation.
Den verkställande direktören ska regelbundet, minst årligen, utvärdera de interna regler som Styrelsen beslutat om och om det behövs föreslå förändringar..
Styrelsen ska:
Sida 5 av 9
• Fastställa och övervaka mål och strategier för Sparbankens verksamhet.
• Fastställa riskstrategi och riskaptit för respektive väsentlig riskkategori som Sparbanken är exponerad för samt Sparbankens ramar för att hantera risk. Därutöver ska styrelsen regelbundet och minst årligen utvärdera och vid behov uppdatera Sparbankens riskaptiter samt årligen besluta om Sparbankens interna regler för hantering av risker. Styrelsen ska också övervaka att Sparbankens riskkultur genomförs på ett konsekvent sätt.
• Styrelsen ska uppdra till Sparbankens VD att fastställa, löpande utvärdera och vid behov uppdatera Sparbankens risklimiter i verksamhetens riskhantering samt att kommunicera Sparbankens principer/ramverk för riskhantering till verksamheten.
• Fastställa interna regler för hantering av limit- och mandatöverträdelser.
• Fortlöpande utvärdera VD:s arbete och vid behov tillsätta eller entlediga VD och VD:s ställföreträdare.
• Se till att Sparbanken har en oberoende funktion;
1. för riskkontroll 2. för compliance 3. för internrevision
• Besluta om interna regler för Riskkontroll- och Compliancefunktionerna samt intern revision, d.v.s. Instruktion för Riskkontrollfunktionen, Instruktion för Compliancefunktionen och Instruktion för internrevision.
• Fastställa årsplan för Riskkontroll- och Compliancefunktionen samt intern revision och övervaka genomförandet av planen för internrevision, efter det att revisionsutskotten, först har involverats.
• Fastställa etiska riktlinjer för Sparbankens verksamhet.
• Fastställa interna regler för hantering av intressekonflikter samt identifiera och se till att intressekonflikter hanteras.
• Fastställa interna regler för Sparbankens hantering av risker i verksamheten.
• Föreslå vinstdisposition.
• Bedöma om det är lämpligt och, i så fall, utse resp. vid behov ersätta Riskchef
• Besluta om ersättning till personer verksamma inom kontrollfunktionerna: Riskkontroll-, Compliancefunktionen och internrevision.
• utföra riskutskottets och ersättningsutskottets uppgifter och roller i de fall där sådana utskott inte har inrättats,
• säkerställa och regelbundet utvärdera effektiviteten hos Sparbankens ramverk för intern styrning och vidta lämpliga åtgärder för att avhjälpa eventuella brister,
• ha uppsikt över den finansiella informationens och den finansiella rapporteringens tillförlitlighet
6. Styrelsens utskott 6.1 Utskottens sammansättning
Alla utskott i Sparbanken ska som ordförande ha en icke-verkställande ledamot av styrelsen som kan göra objektiva bedömningar. Utskotten ska bestå av minst tre ledamöter. Oberoende, icke-verkställande, ledamöter i styrelsen ska vara aktivt involverade i utskotten. Sparbanken ska med beaktande av styrelsens storlek och antalet oberoende ledamöter i styrelsen, säkerställa att inget av utskotten består av samma grupp av ledamöter som någon annat utskott.
Sparbanken bör överväga att då och då byta ordförande och ledamöter i urskotten, med beaktande av de specifika krav på erfarenhet, kunskap och färdigheter som var och en av utskotten, individuellt eller kollektivt, kräver.
Sida 6 av 9
6.2 Utskottens arbetssätt
Sparbankens utskott ska regelbundet rapportera till styrelsen.
Utskotten ska samverka med varandra på lämpligt sätt. Utskottens ledamöter ska föra öppna diskussioner präglade av ett kritiskt förhållningssätt där avvikande åsikter diskuteras på ett konstruktivt sätt.
Utskotten ska dokumentera dagordningarna för sina möten samt de huvudsakliga resultaten och slutsatserna från mötena (protokoll).
6.3 Revisionsutskott
Sparbankens styrelse har valt att inrätta ett revisionsutskott. Se 507.01B1 Styrelsens revisionsutskott Instruktion.
6.4 Kreditutskott
Sparbankens styrelse har valt att inrätta ett kreditutskott. Se 507.01B2 Styrelsens Kreditutskott Instruktion.
6.5 Utskott för insatser för bygden
Sparbankens styrelse har valt att inrätta ett utskott för insatser för bygden. Se 507.04.24 Policy för insatser för bygden.
6.6 Särskilt utsedda ledamöter med ansvar för ersättningsfrågor
Styrelsen har beslutat att utse två styrelseledamöter som ansvariga för ersättningsfrågor. Uppdraget genomförs i enlighet med Ersättningspolicy 507.04.33
7. Hantering av risker
Att hantera risker är en del av Sparbankens verksamhet och affärsidé. En felaktig, bristande eller utebliven hantering av risker kan snabbt leda till ödesdigra och svåröverblickbara konsekvenser för Sparbanken, för kunder, för andra
intressenter och för allmänhetens tilltro till det finansiella systemet. Sparbankens styrelse axlar därför det mycket viktiga uppdraget att ytterst ansvara för Sparbankens hantering av risker i hela Sparbanken. Styrelsen har ansvaret för
uppbyggnaden av ett tillförlitligt rapportsystem och att snabbt och effektivt agera på avlämnade rapporter från därtill utsedda medarbetare i organisationen. Styrelsens ordförande har i detta avseende ett speciellt ansvar. Varje
styrelseledamot i Sparbanken är emellertid skyldig att bidra till riskhanteringen samt att självständigt granska processen och komma med synpunkter och förslag till förbättringar. Förutom att en god kännedom om Sparbanken krävs av varje styrelseledamot, måste ledamoten också ha kunskaper kring riskhantering och kapitalallokering och regelbundet uppdateras. Den omfattande komplexiteten i Sparbankens verksamhet innebär också att styrelsen måste besitta en stor mängd samlad kunskap. En sådan kunskapsnivå uppnås genom en diversifierad sammansättning av styrelsens ledamöter.
Sida 7 av 9
Bilaga 1: Styrelsens arbetsformer 1. Styrelseledamöter
Antalet styrelseledamöter som Sparbankens styrelse ska ha framgår ur Sparbankens Reglemente. Ledamöterna utses av sparbanksstämman. Ledamot får inte samtidigt vara huvudman och styrelseledamot i Sparbanken. Enskild
styrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att på bästa sätt tillvarata Sparbankens intressen. Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar och göra de ställningstaganden detta ger anledning till.
Styrelseledamot ska begära den kompletterande information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelseledamot är skyldig att tillägna sig den kunskap om Sparbankens verksamhet, organisation, marknad m.m. som erfordras för uppdraget. Ny styrelseledamot ska genomgå behövlig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner
nödvändig. I god tid innan ny styrelseledamot eller suppleant utses, ska ansökan om ägar- och ledningsprövning inges till Finansinspektionen.
Styrelseledamöter och suppleanter har tystnadsplikt, vilket gäller all information som erhållits om Sparbanken och inte enbart sådan som erhållits på styrelsesammanträdena.
En styrelseledamot får inte handlägga frågor om
• avtal mellan styrelseledamoten och Sparbanken;
• avtal mellan Sparbanken och tredje man, om styrelseledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot Sparbankens samt
• avtal mellan Sparbanken och tredje man, som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med annan får företräda.
En styrelseledamot får inte heller i övrigt delta i behandling av ett ärende i vilket denne kan ha ett intresse som kan strida mot Sparbankens. I tveksamma fall ska styrelseledamoten hellre avstå från att delta än att närvara.
Vid jäv eller annan orsak till förfall vid behandling av viss punkt på dagordningen, ska styrelseledamoten omgående underrätta ordföranden.
Styrelsen väljer inom sig vice ordförande. Huvudmännen utser styrelseordförande.
Styrelseledamot ska ha gott anseende och finansiell ställning enligt nedan.
2. Styrelseledamots finansiella ställning
Om styrelseledamot eller något företag, där styrelseledamot är befattningshavare, styrelseledamot eller på annat sätt har kontroll över, rapporteras på Sparbankens bevakningslista över osäkra fordringar, ska styrelsens ordförande rapportera förhållandet till ordföranden i valberedningen.
Om belopp reserveras för befarad kreditförlust för styrelseledamot eller något företag, där styrelseledamot är befattningshavare, styrelseledamot eller på annat sätt har kontroll över, ska styrelseledamot ställa sin plats till förfogande.
3. Styrelseordförande
Styrelsens ordförande ska leda ledningsorganet, bidra till ett effektivt informationsflöde inom styrelsen och mellan styrelsen och dess kommittéer i fall där sådana inrättats samt ansvara för att styrelsen i stort fungerar effektivt.
Ordförande ska tillse att styrelsen fullgör sina arbetsuppgifter. Ordföranden ska främja en öppen diskussion och en kritisk granskning och se till att avvikande åsikter kan uttryckas och diskuteras under beslutsprocessen.
Styrelseordförande ska vara en icke verkställande ledamot.
Ordföranden ska se till att styrelsen fattar sina beslut på sund och välinformerad grund och att dokument och information erhålls i tillräckligt god tid före det aktuella mötet. Styrelseordföranden ska bidra till en tydlig
uppgiftsfördelning mellan styrelseledamöter och till ett effektivt informationsflöde dem emellan så att ledamöterna i styrelsen kan ge ett konstruktivt bidrag till de diskussioner som förs och avlägga sina röster på sund och välinformerad grund.
Styrelseordförande ska löpande ha kontakt med ansvarig för val av huvudmän i kommunen.
Sida 8 av 9
Ordföranden ska också:
• se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om Sparbanken och dess verksamhet samt i övrigt att varje ledamot får den individuella utbildning som behövs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt;
• fastställa och följa upp den minimitid som uppdraget kräver samt föra notering över nedlagd tid och närvaro vid sammanträden;
• hålla fortlöpande kontakt med och fungera som diskussionspartner och stöd för VD;
• ha utvecklingssamtal och lönesamtal årligen med VD;
• tillse att styrelsen får tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete;
• efter samråd med VD, fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden och se till att strategiska frågor diskuteras med vederbörlig prioritet;
• kontrollera att styrelsens beslut verkställs effektivt samt
• tillse att ledamöternas arbete årligen utvärderas och att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen.
4. Styrelsens sammanträden
Styrelsen ska hålla konstituerande sammanträde omedelbart efter ordinarie stämma.
Vid konstituerande sammanträde ska följande ärenden behandlas
• val av vice ordförande i styrelsen
• beslut om firmateckning.
Styrelsen sammanträder därefter i regel en gång i månaden. Vid varje styrelsemöte kan ett fokusområde bearbetas djupare. Därutöver sammanträder styrelsen vid behov och på begäran av ledamot eller av VD. Varje sammanträde ska inledas med en kortfattad genomgång av dagordningen och ställningstagande till den tidsdisposition som ordföranden föreslår. Om väsentlig avvikelse från tidigare beslut förekommer, ska VD särskilt påtala detta i anslutning till VD:s rapport. Om fullständigt beslutsunderlag inte tillsänts styrelsen, ska ärendet bordläggas om inte styrelsen beslutar annat.
Alla föredragningar ska utgå ifrån att utsänt beslutsunderlag är inläst. Föredragandens uppgift är att fästa
uppmärksamhet på särskilt viktiga aspekter och ge styrelsens ledamöter möjlighet att ställa kompletterande frågor och lämna synpunkter innan beslut fattas. VD ska tillse att föredraganden är medveten om styrelsens krav på föredraganden samt att denne är medveten om vilken tid som står till förfogande. Kallelser, beslutsunderlag, protokoll och övrig
information är arbetsmaterial för styrelsen och ska behandlas konfidentiellt. Varje styrelseledamot ansvarar för att sådant material makuleras.
5. Kallelse
Förslag till dagordning och beslutsunderlag ska sändas till styrelseledamöter senast 5 arbetsdagar före
sammanträdesdagen Ordföranden kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver.
6. Beslutsförhet
Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder.
7. Protokoll
Styrelsen ska biträdas av en kompetent styrelsesekreterare med uppgift att föra protokoll vid styrelsens sammanträden och att svara för att styrelsearbetet bedrivs på ett korrekt sätt. Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilka underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Styrelsens protokoll justeras av ordföranden och vald justeringsman, som styrelsen utser. Styrelseledamot har rätt att få avvikande
Sida 9 av 9
mening antecknad till protokollet.
Vid beslut per capsulam undertecknas protokollet av samtliga ordinarie ledamöter.
Mötesordförande och utsedd protokolljusterare ska låsa alla protokollsidor genom signering. Mötesordförande ska också låsa aktuella bilagor genom signering.
Protokoll ska, efter att ha undertecknats av styrelseordföranden och justeringsman, sändas eller göras tillgängligt för styrelseledamöterna så snart som möjligt.
Protokoll ska föras i nummerordning per kalenderår och arkiveras tillsammans med beslutsunderlag på ett betryggande sätt av VD.
